Institut für Innovations- und InformationsmanagementMichaela Scheeg (Geschäftsführerin)

Magdeburger Str. 50, D-14770 Brandenburg, Germanywww.drei-i-m.de

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Dokumente digital

verwalten

Bedienung von Zoom

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Bitte beachten Sie

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− Sie haben ein Chatfenster, in dem Sie sehr gerne Fragen stellen können

− Wir machen regelmäßig kurze Pausen, um Ihre Fragen zu beantworten

− Bitte schalten Sie Ihr Mikrofon stumm, wenn Sie nicht sprechen wollen

− Softwareanbieter nennen wir nur exemplarisch – wir machen keine Werbung

− Nach dem Webinar –> Feedbackbogen mit Foliensatz

Vorstellungsrunde und

Erwartungen

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Dieses Projekt wird unterstützt durch das Land Brandenburg mit Mitteln der Europäischen Union aus dem Europäischen Fonds für regionale Entwicklung (EFRE).

Das Digitalwerk wird betrieben durch das Institut für Innovations- und Informationsmanagement

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Kostenlose Unterstützung für Unternehmen aus Handwerk und Mittelstand im Land Brandenburg bei Digitalisierungsvorhaben, Geschäftsmodell-, Dienstleistungs- und Produktinnovationen.

An Erlebnisstationen, in Workshops und Veranstaltungen können im Digitalwerk digitale Technologien für das Handwerk und den Mittelstand erlebt und ausprobiert werden.

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Das Digitalwerk Team

Anastasia Schad

Workshopentwicklung & Konzeptiona.schad@drei-i-m.de

Sebastian Enger

Entwicklung & Programmierungs.enger@drei-i-m.de

Daniela Dieckmann

Administrationd.dieckmann@drei-i-m.de

Alexander Skambath

Koordinator Handwerksthemena.skambath@drei-i-m.de

Michaela Scheeg

Strategie & Leitungm.scheeg@drei-i-m.de

Prof. Jochen Scheeg

Konzeption & Strategiej.scheeg@drei-i-m.de

Thomas Hettwer

Kommunikationstechnik und Medien

t.hettwer@drei-i-m.de

Colette Hampel

Grafik & Fotografie

c.hampel@drei-i-m.de

Jan Wagener

Projektmitarbeiter

j.wagener@drei-i-m.de

Sophia Klix

Organisation & Assistenzs.klix@drei-i-m.de

Anatol Reinke

Projektmitarbeiter

a.reinke@drei-i-m.de

Juri Shyshlin

UX Creative Designerj.shyshlin@drei-i-m.de

Sebastian Peschke

Öffentlichkeitsarbeits.peschke@drei-i-m.de

My Linh Huynh

Projektmitarbeiterin

m.huynh@drei-i-m.de

mailto:a.schad@drei-i-m.demailto:s.enger@drei-i-m.demailto:d.dieckmann@drei-i-m.demailto:a.skambath@drei-i-m.demailto:m.scheeg@drei-i-m.demailto:j.scheeg@drei-i-m.demailto:t.hettwer@drei-i-m.demailto:c.hampel@drei-i-m.demailto:j.wagener@drei-i-m.demailto:s.klix@drei-i-m.demailto:a.reinke@drei-i-m.demailto:j.shyshlin@drei-i-m.demailto:s.peschke@drei-i-m.demailto:m.huynh@drei-i-m.de

AnschauenAnfassenAusprobieren

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An unseren Erlebnisstationen können die neuesten technischen Lösungen getestet werden.

In Workshops und Veranstaltungen erfahren Sie, welche Lösungen für Ihr Unternehmen am besten geeignet sind.

Gemeinsam finden wir heraus, wie die digitale Zukunft Ihres Unternehmens aussehen kann.

Unsere Erlebnisstationen

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Unsere heutige Agenda

Teil 1: Dokumente digital verwalten ohne Dokumentenmanagement System (DMS)

− Einleitung ins Thema

− Strukturiert arbeiten mit Dateien und Ordnern

− Welche Möglichkeiten zur Verwaltung von Dokumenten gibt es?

− Diskussion

Quelle: https://www.rawpixel.com

Unsere heutige Agenda

Teil 2: Dokumente digital verwalten mit Dokumentenmanagement System (DMS)

− Auswahl passender DMS-Lösungen

− Interaktiv: Blick in ein DMS

− Rechtliches

− Fördermöglichkeiten

Teil 1: Dokumente digital verwalten

ohne Dokumentenmanagement

System (DMS)

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Warum ist das Thema wichtig?

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− „Dokumentenflut“ (intern und extern)

− verschiedene Eingangskanäle →Medienbrüche (telefonisch, digital, Papierform)

− Dokumente durchlaufen verschiedene Prozesse im Unternehmen

− gestiegener Wettbewerb durch Globalisierung und die zunehmende weltweite Vernetzung erfordert Optimierung der Prozesse

− Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

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Warum ist das Thema wichtig?

Verteilung von Informationen im Unternehmen

Strukturiert arbeiten mit Dateien

und Ordnern

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Exkurs: Wie benenne ich meine Dateien, um diese wiederzufinden?

Eindeutige und konsistente Benennung

− Groß- und Kleinschreibung, Sonderzeichen oder Leerzeichen beachten

− Zuordnung zum Inhalt

− keine uneindeutigen Namen

− nicht zu lange Bezeichnungen

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Exkurs: Wie benenne ich meine Dateien, um diese wiederzufinden?

Bezeichnung Beispiel

Datum der Erstellung/ Änderung + Kurztitel 2019-09-30 Angebot Grünbau

Name oder eindeutiges Kürzel des Erstellers/ Verantwortlichen

2019-09-30 Angebot Grünbau_PEN

Bearbeitungsstadium 2019-09-30 Angebot Grünbau_Entwurf

Versionierung 2019-09-30 Angebot Grünbau_V1

Projektzuordnung 2019-09-30 Angebot Grünbau_Ausschreibung 12345

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Zeit für Ihre Fragen

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Exkurs: Wie schaffe ich eine sinnvolle Ordnerstruktur?

− optimaler Weise hierarchisch gegliedert

− sollte inhaltlich aufeinander aufbauen

− folgende Ordnungskategorien kommen in Betracht:1. Teilprojekte, Arbeitspakete oder Funktionseinheiten innerhalb eines Projektes2. Personen3. Datum oder Zeitraum (z. B. Monate, Quartale)4. Inhalte der Ordner bzw. Ordnertypen (z. B. Veranstaltungen) 5. Art der Dateien (Formate)

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Exkurs: Wie schaffe ich eine sinnvolle Ordnerstruktur?

Tipps

− Wichtige Ordner oben anlegen

− Verknüpfungen schaffen und nicht doppelt anlegen

− Archivordner anlegen → nur neuste Version behalten

− Systematik einbehalten

− Keine Sammelordner (z. B. Verschiedenes)

− 7-Ordner System anlegen

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Sinnvolle Ordnerstrukturen

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Quelle: http://www.buero-organisation-hamburg.de/tipps-tricks/pc-organisation/ordner-uebersichtlich-gestalten.php

http://www.buero-organisation-hamburg.de/tipps-tricks/pc-organisation/ordner-uebersichtlich-gestalten.php

Zeit für Ihre Fragen

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Welche Möglichkeiten zur

Verwaltung von Dokumenten gibt

es?

Diskussion/Chat: Beschreiben Sie bitte einen Tag, an dem das Arbeiten mit Dokumenten in der Firma perfekt läuft?

Quelle: https://www.rawpixel.com/

Lösungsmöglichkeiten

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Alles in einen Ordner, aber nachvollziehbare Dateinamen

(z.B. 2019-09-23 Angebot Werder.docx)

− einfach durchsuchbar

− lokal und auf einem Cloud Server umsetzbarbar

− einfache Sicherung möglich

Vorteil:

− Einfach

− Schnell

− Leicht speicherbar/einfaches Backup

Nachteil:

− Unübersichtlich

− Unstrukturiert

https://www.rawpixel.com

Lokale Ordnerstrukturen

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Quelle: https://hilfe.crps-software.de/interface/6__ordnerstruktur_print.htm

Quelle: https://blog.nupis.de/autodesk-vault-komplette-ordnerstrukturen-kopieren/

Lösungsmöglichkeiten

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Nutzung von lokalen Ordnerstrukturen

− lokale Ordner im Dateisystem

− hierarchische Ordnerstruktur mit Unterordnern

− leicht durchsuchbar

Vorteile:

− Einfach

− leicht zu sichern (z. B. auf USB-Stick)

− Realisierbar mit Bordmitteln

Nachteil:

− Datenverlust bei Abstürzen oder Viren

Zeit für Ihre Fragen

Quelle: https://www.rawpixel.com

Nutzung der Funktion „Office –Nachverfolgung“

29 Quelle: https://www.turn-on.de/tech/ratgeber/den-korrekturmodus-in-word-aktivieren-und-verwenden-232914

https://www.turn-on.de/tech/ratgeber/den-korrekturmodus-in-word-aktivieren-und-verwenden-232914

Lösungsmöglichkeiten

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Nur eine Datei vorhalten, diese mittels Office „Nachverfolgung“ verändern und anpassen

− kostengünstig

− Zugriff via MS Office

− einfach Zusammenarbeit möglich

− einfache Sicherungen möglich

Folgende Software bieten ebenfalls Nachverfolgung an:

− https://www.wps.com/ (WPS Office)

− https://www.literatureandlatte.com/(Scrivener)

− https://de.libreoffice.org/ (Libre Office)

https://www.wps.com/https://www.literatureandlatte.com/https://de.libreoffice.org/

Lösungsmöglichkeiten

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Online-Ordnerstrukturen mit Filehosting (z. B. Owncloud)

− einfach durchsuchbar

− mit Extrakosten verbunden (z. B. Hosting)

− Zugriff via Browser und Mobile

− integrierbar in Windows Explorer

− Weitere Anbieter:− https://nextcloud.com/ (NextCloud)

− https://www.google.com/drive/ (Google Drive)

− https://www.dropbox.com/ (Dropbox)

Quelle: http://glatzopatzo.de/2014/09/09/owncloud-php-5-2-netzwerkkalender-synchronisierte-ordner-und-symlinks/

https://nextcloud.com/https://www.google.com/drive/https://www.dropbox.com/http://glatzopatzo.de/2014/09/09/owncloud-php-5-2-netzwerkkalender-synchronisierte-ordner-und-symlinks/

Praxis: Filehosting mit Owncloud

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− Bitte öffnen Sie in Ihrem Webbrowser die Webseite https://demo.owncloud.org/login

− Bitte geben Sie als Benutzer ein: demo

− Bitte geben Sie als Passwort ein: demo

Quelle: https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Owncloud-logo.png

https://demo.owncloud.org/loginhttps://commons.wikimedia.org/wiki/File:Owncloud-logo.png

Zeit für Ihre Fragen

Quelle: https://www.rawpixel.com

Lösungsmöglichkeiten

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Kollaboration

(z.B. Office 365 mit SharePoint Integration)

− einfach durchsuchbar

− Server basiert

− mit Extrakosten verbunden (z.B. Hosting)

− Zugriff via Browser, Mobile und MS Office

− einfache Zusammenarbeit mit mehreren Menschen an einem Dokument

Weitere Anbieter:

− https://docs.google.com/ (Google Docs)

− https://www.thinkfree.com/ (Thinkfree Office)

− https://www.zoho.com/ (Zoho Office)

https://docs.google.com/https://www.thinkfree.com/https://www.zoho.com/

Lösungsmöglichkeiten

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Dateien und Ordner auf einem NAS (Network Attached Storage) speichern

− einfach durchsuchbar

− Datensicherheit (z. B. Hardware RAID)

− mit Extrakosten verbunden (z. B. Anschaffung)

− Zugriff via Browser, Mobile und MS Office

− einfach Zusammenarbeit möglich

− VPN Zugriff möglich

Weitere Anbieter:

− www.synology.com

− www.qnap.com

− www.netgear.de

http://www.synology.com/de/http://www.qnap.com/http://www.netgear.de/

Exkurs: Sicherungskopien im NAS

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Funktionen:

+ Ausfallsicher

+ Stationär, mit Internetanschluss

- Preisintensiv

- Erfordert erweiterte IT Kenntnisse

Diskussion/Chat: Nennen Sie die größten Herausforderungen bei Ihrer täglichen Zusammenarbeit an Dokumenten mit Ihren Kollegen!

Quelle: https://www.rawpixel.com

Teil 2: Dokumente digital verwalten

mit Dokumentenmanagement

System (DMS)

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Quelle: https://www.rawpixel.com

CMS - DMS - ECM

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CMS:

− Verwaltung von Informationseinheiten/-blöcken

− Ziel: unterschiedliche Informationsblöcke sinnvoll gruppieren

DMS:

− Verwaltung & Archivierung von Dokumenten

− Daten aus CMS können ins DMS integriert werden

− CMS -> DMS („Entwicklung“)

ECM:

− DMS mit erweitertem Funktionsumfang („Workflows“)

RG

LS

Miet-verträge

Proto-kolle

…

Sicht CMS

Sicht DMS

ECM

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Enterprise-Content-Management (ECM)

− ergänzt das DMS um u. a. folgende Funktionen:

1. Collaboration (=Zusammenarbeit) 2. Web-Content-Management (z.B.

Anbindung an ein Intranet)

3. Workflow

Dokumenten Mgtm.

Workflows (Input, Output, Freigabe, etc.)

Records-Mgtm. (rechtssicheres

Archiv)

Collaboration

Quelle: Elemente des ECM nach AIIM International 2012

Auswahl der passenden DMS-Lösung

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− Anzahl der Implementierungen des Anbieters

− Größe und Sitz des Anbieters

− Branchenspezialisierung

− Funktionsumfang

− Betriebs- und Folgekosten der Lösung

− Verfügbarkeit der Lösung als on-premiseInstallation oder als Cloud-Varianten

− Schnittstellen der Lösung

Auswahl von Anbietern von DMS Lösungen

− https://www.ecodms.de/ (ecoDMS)

− https://edoc.de/ (d.3ecm)

− https://registratur.com/ (doRIS Business)

− https://www.docbox.eu/ (DOCBOX®)

Dokumentenmanagementsystem (DMS) – mögliche Auswahlkriterien

https://www.ecodms.de/https://edoc.de/https://registratur.com/https://www.docbox.eu/

Zeit für Ihre Fragen

Quelle: https://www.rawpixel.com

Warum Dokumentenmanagement Systeme (DMS)?

Quelle: https://www.youtube.com/watch?v=C2zRNkHBmdA&t=8s

https://www.youtube.com/watch?v=C2zRNkHBmdA&t=8s

Mitmachen: die Scanbot App

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− https://apps.apple.com/de/app/scanbot-scanner-app-fax/id834854351#?platform=iphone

− https://play.google.com/store/apps/details?id=net.doo.snap&hl=de

Google Play

Apple iOS Store

https://apps.apple.com/de/app/scanbot-scanner-app-fax/id834854351#?platform=iphonehttps://play.google.com/store/apps/details?id=net.doo.snap&hl=de

Blick in das DMS „ecoDMS“

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Was machen wir?

1. Dokument einlesen2. Dokument verarbeiten3. Archivieren

Quelle: https://www.rawpixel.com

ecoDMS

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− Herr Enger nimmt die Beispielrechnung und überträgt Sie ins ecoDMS

− Er zeigt, wie die Rechnung im ecoDMSverarbeitet wird

Quelle: www.ecodms.de

Gesetze und Rechtliches

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Einhaltung gesetzlicher Vorgaben §§

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Zahlreiche Vorgaben sind zu beachten: HGB, AO und GoBS, GoBD, BGB, SigG, ZPO, sowie weitere Gesetze und Verordnungen.

Was bedeutet revisionssicher?

− Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Prüfbarkeit, Nachvollziehbarkeit

− Schutz vor Veränderung und Verfälschung

− Sicherung vor Verlust

− Nutzung nur durch Berechtigte

− Einhaltung der Aufbewahrungsfristen

− Dokumentation des Verfahrens

https://de.m.wikipedia.org/wiki/Revisionssicherheithttps://de.m.wikipedia.org/wiki/Aufbewahrungsfrist

Einhaltung gesetzlicher Vorgaben §§

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Beispiel Email-Archivierung (muss aufbewahrt werden):

− Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,

− Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,

− Buchungsbelege,

− sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind,

− sowie Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.

− Weitere Informationen: https://www.lexware.de/artikel/e-mail-archivierung-das-muss-rechtssicher-aufbewahrt-werden/

https://www.lexware.de/artikel/e-mail-archivierung-das-muss-rechtssicher-aufbewahrt-werden/

Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

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Beispiel Eingangsrechnung-Archivierung

− Für elektronische Rechnungen gilt die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gem. § 147 (3) AO

− Schaffung von revisionssicherer Archivierung (gemäß §§ 239, 257 HGB, §§ 146, 147 AO und GoBS).

− Elektronisch eingegangene Rechnung darf nicht ausgedruckt und archiviert werden, sondern muss gemeinsam mit der E-Mail elektronisch abgelegt werden!

− Papierrechnung darf gescannt und archiviert werden, die Papierrechnung muss nicht aufbewahrt werden.

− Weitere Informationen: https://www.lexware.de/artikel/aufbewahrungsfristen/

https://www.lexware.de/artikel/aufbewahrungsfristen/

Fördermöglichkeiten

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Quelle: https://www.rawpixel.com

Fördermöglichkeiten

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− Mittelstand digital Kompetenzzentren

− Digitalwerk

− IMI

− Brandenburger Innovationsgutschein (BIG)

− ProFIT Brandenburg

− GRW-G Wachstumsprogramm für kleine Unternehmen

− go-digital

− Zentrale Innovationsprogramm Mittelstand (ZIM)

− KMU-innovativ

− EIC: Fast Track to Innovation (FTI)

− Nachhaltige Entwicklung von Stadt und Umland (NESUR-KMU)

− Wirtschaftsförderung Land Brandenburg GmbH (WFBB)

Fördermöglichkeiten

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− Brandenburger Innovationsgutschein (BIG)

− Webseiten: − https://www.ilb.de/de/wirtschaft/zuschuesse/br

andenburgischer-innovationsgutschein-big/

− https://www.wdb-brandenburg.de/Brandenburgischer-

Innovationsgutschein-BIG-BIG-Digital.1038.0.html

− go-digital

− Webseiten:− https://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Artikel/Digi

tale-Welt/foerderprogramm-go-digital.html

− https://www.innovation-beratung-foerderung.de/INNO/Navigation/DE/go-

digital/go-digital.html

https://www.ilb.de/de/wirtschaft/zuschuesse/brandenburgischer-innovationsgutschein-big/https://www.wdb-brandenburg.de/Brandenburgischer-Innovationsgutschein-BIG-BIG-Digital.1038.0.htmlhttps://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Artikel/Digitale-Welt/foerderprogramm-go-digital.htmlhttps://www.innovation-beratung-foerderung.de/INNO/Navigation/DE/go-digital/go-digital.html

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Vorteile von Dokumentenmanagement Systemen

Sofortiger Informationszugriff

(Transparenz)

Reduktion der Suchzeiten

Beschleunigung der

Arbeitsprozesse

Optimierung der Kommunikation

Medienbrüche minimieren

Senkung der Kosten

Höhere Effizienz

und Produktivität

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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• Sie werden dann auf unsere kurze Umfrage weitergeleitet, an dessen Ende Sie Zugriff

auf die Präsentation bekommen

HIER SCANNEN:

Digitalwerk

Eisenbahnstr 109

Im Bahnhof

14542 Werder (Havel)

E-Mail: info@digital-werk.org

Internet: www.digital-werk.org

Institut für Innovations- und

Informationsmanagement GmbH

Magdeburger Straße 50

14770 Brandenburg an der Havel

Registergericht: Amtsgericht Potsdam

Registernummer: HRB 29937 P

UstID: DE312107476

E-Mail: kontakt@drei-i-m.de

Internet: drei-i-m.de

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