Dr. Gerhard Keck Kommunikationsbüro Ulmer GmbH Neue Weinsteige 18 70180 Stuttgart E-Mail:...

Dr. Gerhard Keck

Kommunikationsbüro Ulmer GmbH

Neue Weinsteige 18

70180 Stuttgart

E-Mail: post@kommunikationsbuero.com

Telefon (Sekretariat): 0711 – 259 717 – 22

Die wichtigsten Grundlagen undRegeln des Projektmanagements

Kommunikationsbüro Ulmer GmbH

Strategieberatung von Politik (Berater Nachhaltigkeitsstrategie Baden-Württemberg)

Bürgerbeteiligung (Integriertes Projekt- und Beteiligungsmanagement)

Führungskräftecoaching Projektmanagement Schulungen

Agenda des Seminars

Meta-Ebene von Projektmanagement Grundregeln des PM Aufbauorganisation des PM Ablauforganisation des PM Definitionsphase Planungsphase Berichtswesen

Meta-Ebene von Projektmanagement

Orga.-Soziologie

Prozess-Management

Konflikt-Management

Moderation

Teamwork

ÖkonomischesPrinzip

PM

Best Practices,Lessons learned

Return on Project ROP

Teamfähigkeit,Teambuilding

Projektleiter als Moderator,Methodenkompetenz

Regulierunglatenter u. offenerKonflikte

Organigramm, Aufbau eines Unternehmens

Regel # 1

Projektmanagement lebt von Ordnung (Strukturen schaffen), Disziplin (Strukturen einhalten) und Verbindlichkeit

Regel # 1a

Ordnung wird eingelöst durch die Projektarchitektur:

Gremienlandschaft Berichtswesen Templates

Regel # 1b

Disziplin wird eingelöst durch die konsequente Befolgung der Berichtswege (Prozesse) sowie der Templates

Regel # 1c

Verbindlichkeit ist die Grundvoraussetzung für nachhaltiges Projektmanagement. Die Planung muss konsequent umgesetzt werden. Das gilt insbesondere für den Projektterminplan.

Regel # 2

Projekte sind dynamisch – aber keinesfalls flexibel! Gleiches gilt für die Projektleiter als Repräsentanten des Projektes.

Regel # 3

Aus dem Magischen Dreieck des PM gibt es kein Entrinnen!

Goal Achievement

Within theFinancial FrameworkOn Time

Regel # 3a

Projektmanager sind dynamisch. Sie zeichnen sich ferner durch folgende Eigenschaften aus: Eigenmotivation Selbstbeauftragung Belastbarkeit Selbständigkeit

Regel # 4

In Teamarbeit gilt:

Man muss sich nicht mögen müssen –

Professionalität muss gewährleistet sein!

Regel # 4a

Teamarbeit:

Teambuilding ist kein Wunschkonzert. Ressourcen – insbesondere gute Mitarbeiter – sind knapp.

Regel # 4b

Teamarbeit:

Teamentwicklung kann keine Wunderdinge vollbringen. Es geht bei der TE darum, Professionalität sicher zu stellen.

Regel # 4c

Teamarbeit:

Sicherstellung der Professionalität im Team ist eine der wichtigsten Führungsaufgaben des Projektleiters.

Regel # 5

Führung des Projektteams:

Die Verantwortung muss auf mehrere Schultern verteilt werden, beispielsweise durch die Funktionen:

Teilprojekt-Leiter Arbeitspaket-Verantwortliche(r) Meilenstein-Verantwortliche(r)

Aufbauorganisation

Totale Projektorganisation Stabs-Projektorganisation Matrix-Projektorganisation

Totale Projektorganisation

Die Projektgruppe wird für die Projektdauer vollständig aus der Fachabteilung herausgelöst.

Für die Dauer eines Projektes wird eine ‚Abteilung auf Zeit‘ gegründet (mit eigenem Abteilungskürzel und Abbildung im Organigramm).

Der Projektleiter hat großen Einfluss.

Kompetenzabgrenzungsprobleme sind weniger häufig, weil die Projektgruppen voll dem Projektleiter unterstehen.

Projekt verfügt über eigenes Budget / eigene Kostenstelle / eigene Mitarbeiter.

In akuten Problemsituationen: Task Forces!

Stabs-Projektorganisation

Die Projektgruppe wird für die Projektdauer nicht aus ihrer Abteilung herausgelöst, d. h. sie untersteht wie bisher der Fachabteilung.

Der Projektleiter hat nur die Aufgabe der Koordination und damit weniger Einfluss auf das Projektgeschehen.

Die Macht liegt bei der Fachabteilung.

Matrix-Projektorganisation

Die Projektgruppe wird für die Dauer des Projektes aus der Abteilung teilweise herausgelöst.

In Spezialfragen untersteht sie der Fachabteilung (z. B. kaufmännisch bezogen) und in Projektfragen dem Projektleiter (z.B. bei Problemen mit technischem Bezug).

Matrix-Projektorganisation

Beschaffung Produktion Absatz

Projekt B

Projekt A

Projekt C

Unternehmensleitung

disziplinarischeWeisungsbefugnis

fachlicheWeisungsbefugnis

Ablauforganisation – P. Phasen

Phasen-Modell

Projekt-Definition

Projekt-Organisation

Projekt-Planung

Projekt-Durchführung

Projekt-Abschluss

Projekt-Ziel-Erreichung

Projektphasen

Voraussetzung für einen guten Projektstart ist die Definitionsphase. Hier klärt der

Projektleiter mit seinem Auftraggeber die Ziele ab und prüft das Projekt auf seine

Durchführbarkeit und Wirtschaftlichkeit. Ergebnis ist der verabschiedete

Projektauftrag.

Definitionsphase, umfasst

• Projektgenese• Zielbestimmung• Stakeholderanalyse• Potentialanalyse• Grobplanung• Durchführbarkeitsprüfung• Wirtschaftlichkeitsnachweis• Projektauftrag• Lasten-/ Pflichtenheft

Planungsphase

Die Projektplanung ist die vorausschauende Festlegung der Projektdurchführung im Rahmen der Projektablauforganisation – durchdacht, gründlich, belastbar

Die PP umfasst folgende Bereiche:

• Aufgabenplanung

• Terminplanung

• Personalplanung

• Sachmittelplanung

• Kostenplanung

Planungsphase

Ablauf-,Terminplanung

Aufbau-organisation

Kapazitätsplanung Kostenplanung

Aufg./Kompet.

Balkenpläne

NetzpläneProjektteam

Personal

Material

Maschine

Projektbudget

Entw.-budget

Controlling

Steuerung

Planung

Projektstrukturplan (Aufgabenplanung)

Planungsphase - Methoden

Eine systematische, zielorientierte Planung auf der Basis des Projektauftrages ist Grundlage jeder erfolgreichenRealisierung. Die Planung muss sorgfältig Schritt für Schritt und realitätsbezogen durchgeführt werden, um die im Projektauftrag definierten Ziele zu erreichen (vgl. S. 25).

Planungsarten, -methoden:

- Projektstrukturplan was? (Teilaufgaben)- Projektablaufplan was? in welcher Abfolge?- Terminplan was? wer? wann?- Kapazitätsplan was? wer? wie viel?- Kostenplan wann? wie viel?- Qualitätsplan wie?

Planungsphase – Methoden (I)

Zunächst wird das Projekt in überschaubare und abgrenzbare Aufgaben zerlegt, um eine Übersicht aller Aktivitäten zu erhalten. Anschließend sind die gesamten Aktivitäten zu ordnen. Die geordneten Aktivitäten werden durch eine hierarchische Gliederung zu einem Projektstrukturplan (PSP) zusammengeführt. Der PSP ist die Basis für die Ablauf-, Zeit-, Kapazitäts- und Kostenplanung.

Bsp.: Hausbau

Hausbau

2 Ausbau 3 Außenanlagen1 Rohbau

1.1 Erdarbeiten

1.2 Fundament, Mauerwerk

1.3 Dach

1.4 Fenster, Türen

3.1 Garten2.1 Estrich

3.2 Zaun2.2 Sanitär, Heizung

3.3 Vorplatz2.3 Elektro

2.4 Innen-, Außenputz

Planungsphase – Methoden (II)

1.1 Erdarbeiten 1.2 Fundament, Mauerwerk

1.3 Dach

1.4 Fenster, Türen

3.1 Garten

2.1 Estrich

3.2 Zaun

2.2 Sanitär, Heizung

3.3 Vorplatz

2.3 Elektro

2.4 Innen-, Außenputz

t

Nachdem Sie festgestellt haben, was Sie alles machen müssen,ist nun die Reihenfolge der Abarbeitung Ihrer Arbeitspakete zu bestimmen. Dazu wird ein Projektablaufplan erstellt.

Projektablaufplan ‚Hausbau‘

Planungsphase – Methoden (III)

Projektterminplanung: Der Terminplan gibt Auskunft, wann und von wem welche Ergebnisse vorliegen müssen (vgl. ‚Aktionsplan‘). Sie ermitteln dazu für jedes Arbeitspaket• den Anfangs- und Endtermin,• die Verantwortlichen und Beteiligten.Die Arbeitspakete können als Balkendiagramm (Gantt-Diagramm) über die Zeitachse dargestellt werden.

Excel oder

MS Project

Nr. Vorgang Dauer/W. Jahr / Monate / KW 1.1 Baggern 1 1.2 Mauern 11 1.3 Zimmern 3 1.4 Schreinern 1 2.1 Betonieren 2 2.2 Heizung/Sanit 5 2.3 Elektrik 4 2.4 Verputz 3 3.1 Garten 3 3.2 Schreiner 1 3.3 Pflastern 2

Berichtswesen

► Für alle Berichte werden entsprechende Formulare (Templates) angelegt. Die Templates (s.u., Kap. III. und IV., ebenso Anlage) enthalten nur die wesentlichen Informationen.

► Für jedes Projekt ist ein Projektordner anzulegen. Darin werden alle Berichte, unterteilt nach den jeweiligen Projektphasen, übersichtlich gesammelt.

Templates

Projektauftrag Stakeholderanalyse Risikoanalyse Berichtswesen Formular ‚Aufbau des Projektteams‘ Checkliste ‚Kick-off-Meeting‘ Arbeitspaketbericht Meilensteinbericht Statusbericht Projektabschlussbericht Checkliste ‚Projektabschlusssitzung‘

… geordnet nach P.-Phasen

Literatur

Baguley, P.: Optimales Projektmanagement, Niedernhausen/Ts. 1999

Boy, J., Dudek, C., Kuschel, S.: Projektmanagement, 6. Aufl., Offenbach 1999

Gassmann, O. (Hrsg.): Praxiswissen Projektmanagement. Bausteine – Instrumente – Checklisten, München 2005

Litke, H.-D.: Projektmanagement: Methoden, Techniken, Verhaltensweisen, München 1991

Meier, R.: Projektmanagement; Offenbach 2004

Peipe, S.: Crashkurs Projektmanagement, 2. Aufl., Freiburg i. Br. 2005

Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. [www.gpm-ipma.de]

Project Management Institute (PMI) [www.pmi.org]

www.projektmagazin.de

www.pm-handbuch.com

www.ganttproject.biz

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Kontakt:

Dr. Gerhard Keck

Kommunikationsbüro Ulmer GmbH

Neue Weinsteige 18

70180 Stuttgart

E-Mail: post@kommunikationsbuero.com

Telefon (Sekretariat): 0711 – 259 717 – 22