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Einführung in die Praktische Ausbildung
Einführung in die Praktische Ausbildung nach § 4 PsychTh-APrV
Anträge, Abrechnung, PsychoDat
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Inhaltsverzeichnis1. Zuständigkeitsbereiche
2. Allgemeine Informationen
3. Kartenlesegeräte
4. Patientenaufnahme
• Terminvereinbarung/Vorbereitung Erstgespräch
• Anleitung Terminkalender (PD)
• Zugangsmöglichkeiten
5. Erstgespräch
• eGK einlesen
• Behandlungsschein
• eGK G2
• Erstgesprächspaket EGP
• EGP (Inhalt)
6. Psychotherapeutische Sprechstunde
• Info Psychotherapeutische Sprechstunde
• Ausnahmen
• Ablaufbeispiel
• Erstellung PTV11
7. Probatorik
• Info Probatorik
• Ablaufbeispiele
• Konsiliarbericht (Vorbereitung)
• Biographische Anamnese
8. Antragstellung
• Formularübersicht
• Antragsunterlagen (Übersicht)
• Antragsunterlagen (Erstellung PTV1+2)
• Einzel-/Kombinationsbehandlung
• Sitzungsfrequenz und Abweichung
• Externe Sitzungen
• Bezugspersonen bei KJP
• Bewilligungsschritte
• Bericht an den Gutachter
• Konsiliarbericht (Kontrolle)
• Vorbefunde (Anonymisierung)
• Umschlag für den Gutachter PTV8
• Abgabe in der Verwaltung
9. Antragsverfahren
• Weiterleitung an die Krankenkasse
• Gutachterverfahren (GV)
• Gutachten (GA)
• Abweichungen im Gutachten
• Leistungszusage (LZ) der Krankenkasse
10. Psychotherapeutisches Gespräch (PG)
• Info und Anwendung
• Durchführung und Anwendungsbeispiele
11. Videobehandlung
• Info und Begriffserklärung
• Durchführung, Ausschluss, Voraussetzungen
12. Therapieende
• Ablauf und Abgabe der Patientenakte
13. Dokumentation
• Dokumentation Therapie (Sitzungsprotokolle)
• Supervision
14. Quartalsabrechnung
• Stichtage
• Vorbereitung Quartalsabrechnung (Plausi)
• Übersicht Abrechnungsmöglichkeiten
15. Wechselhaftes
• Therapeutenwechsel (extern/intern)
• Krankenkassenwechsel
• Lehrpraxiswechsel
• Supervisorenwechsel
16. Sonstiges
• Schweigepflichtentbindungen (SPE)
• Sonderfälle Kostenträger
• Ergänzungsqualifikationen KJP und Gruppe
• Übende Verfahren (PMR)
• Therapie-/Anwesenheitsbestätigungen
• Anforderung Vorbefunde
17. Aktuelles
• Besonderheiten während der Corona-Pandemie
2
1. Zuständigkeitsbereiche
Katrin Horak – Candidplatz Institutsleitung Praktische Tätigkeit
089 - 62171376
katrin.horak@dgvt-muenchen.de
Silke Bergler – Bad Tölz Betreuung aller Ausbildungsteilnehmer*innen
08041 - 7938202 der Ambulanzen Bad Tölz und Augsburg (PP und KJP)
silke.bergler@dgvt-muenchen.de Quartalsabrechnung PsychoDat
Regina Oswald – Bad Tölz Betreuung aller Ausbildungsteilnehmer*innen
08041 - 7960759 alle Lehrpraxen (PP und KJP)
regina.oswald@dgvt-muenchen.de
Stefanie Etzenberger – Bad Tölz Betreuung aller Ausbildungsteilnehmer*innen
08041 – 7938202 der Ambulanz Candidplatz (PP und KJP)
stefanie.etzenberger@dgvt-muenchen.de
Christian Merod – Bad Tölz IT-Administrator bei technischen Problemen, RED
08041 – 7995835 Abrechnung und Auszahlung der Honorare
christian.merod@dgvt-muenchen.de Erstellung Honorarverträge
Claudia Otto – Bad Tölz Kontrolle Supervision
08041 - 7960765
claudia.otto@dgvt-muenchen.de
Carola Repinazky – Bad Tölz Verteilung Kartenlesegeräte
08041 - 7938202 Betreuung Lehrpraxen
carola.repinazky@dgvt-muenchen.de
Johanna Tränkner – Candidplatz Patientenaufnahme und Zuteilung der Patient*innen
Zuteilung über PsychoDat aller 3 Ambulanzen
johanna.traenkner-stefanko@dgvt-muenchen.de
3
2. Allgemeine Informationen• Vorgaben des Instituts - Unterscheidung zu „Niedergelassenen“
• Selbstverständlich gelten für die Ausbildungsinstitute auch alle rechtlichen Grundlagen wie z.B. Psycho-
therapie-Vereinbarung, Psychotherapie-Richtlinie, EBM-Katalog. Dennoch gibt es vor allem im Bereich der
Antragstellung und Abrechnung gravierende Unterschiede und einige Einschränkungen im Vergleich zu den
„Niedergelassenen“.
• Bitte wendet euch deshalb bei allen Fragen rund um die Fallarbeit direkt an eure/n Sachbearbeiter*in des
Instituts. Die Vorgaben des Instituts sind während eurer Ausbildungszeit in jedem Fall bindend.
• Fortwährende Änderungen beachten• Diese Unterlagen sind immer eine „Momentaufnahme“, die den Stand zum Zeitpunkt der Quartalsschulung
abbildet. Der gesamte Bereich der ambulanten Fallarbeit ist fortwährend Änderungen unterworfen, wie z.B.
gesetzliche und/oder institutsinterne Änderungen.
• Diese Änderungen geben wir euch auf unserer Homepage www.dgvt-muenchen.de im internen Bereich
(Intranet) bekannt. Bei Änderungen, die das laufende Quartal betreffen und zeitnah weitergegeben werden
müssen, erhaltet ihr eine Rundmail. Bitte lest euch diese beiden „Informationsquellen“ sorgfältig durch und
meldet euch bei Rückfragen gerne bei eurem/eurer Sachbearbeiter*in.
• Zudem stellen wir die aktuellen Schulungsunterlagen zu jedem Starttermin neu zur Verfügung, so dass ihr
euch auch hier immer über Änderungen informieren könnt.
• Datenschutz beachten! Datenschutzrechtlich einwandfreie Kommunikation• Ein wichtiger Punkt während und auch nach eurer Ausbildung ist der Datenschutz. Alle Vorgaben des Instituts
den Datenschutz betreffend sind immer in Zusammenarbeit und nach Genehmigung unseres Datenschutz-
beauftragten erstellt worden und sind für euch bindend.
• Wichtig ist dabei, dass aus datenschutzrechtlichen Gründen etwa kein Austausch mit/zwischen
Institutsmitarbeiter*innen, Ausbildungskolleg*innen, Patient*innen, etc. per E-Mail stattfinden darf, wenn es
um Patientendaten geht! Bitte beachtet dabei, dass bereits die Angabe der Chiffre des/der Patient*in in
einer E-Mail gegen den Datenschutz verstößt. Bitte verwendet für die interne Kommunikation
(Institutsmitarbeiter*innen, Ausbildungskolleg*innen) immer das Nachrichtensystem in PsychoDat. Bitte bei
Anfragen/Informationen zu Patient*innen immer den Vor- und Zunamen des/der betreffenden Patient*in
angeben.
• Ein externer Austausch kann über Telefon (Telefonate/SMS) und (noch) über Telefax erfolgen. Der Austausch
via WhatsApp und andere soziale Medien ist nicht gestattet! 4
2. Allgemeine Informationen
• Dokumentation und Eintragungen in PsychoDat zeitnah• Die Dokumentation eurer Sitzungen in PsychoDat muss zeitnah erfolgen, das bedeutet immer am gleichen
Tag der Leistung und nur im Ausnahmefall spätestens am darauffolgenden Tag. Dabei bucht ihr die
entsprechende Leistung und tragt eure Mitschrift/Sitzungsnotiz umgehend (am besten direkt nach der
Sitzung) ein.
• Vertragspartner der Krankenkassen ist Institut, Kontakt nur über Verwaltung• Vertragspartner der Krankenkassen ist das Institut und nicht der/die einzelne Ausbildungsteilnehmer*in.
Somit muss jegliche Korrespondenz (schriftlich oder mündlich) mit den Krankenkassen über die Verwaltung
laufen. Bitte wendet euch bei Bedarf an eure/n Sachbearbeiter*in.
• Änderungen persönlicher Daten umgehend der Verwaltung mitteilen• Bitte teilt Änderungen eurer persönlichen Daten und weitere relevante Informationen umgehend der
Verwaltung mit. Dazu zählen u.a.:• Änderung der Kontaktdaten (Adressänderung, Änderung der E-Mail-Adresse, Handy-Nr.)
• Personenstandsänderung (Heirat, sonstige Namensänderung)
• Schwangerschaft/Elternzeit (bitte Termin mit der Institutsleitung Katrin Horak vereinbaren)
• Erkrankung (bei Arbeitsunfähigkeit von mehr als 1 Woche)
• Urlaub
• Beendigung der während der Ausbildung begonnenen Therapien• Alle während der Ausbildung begonnene Therapien müssen auch nach der Prüfung/erfolgter Approbation als
Ausbildungsfall unter Supervision zu Ende geführt werden! Die Prüfungsanmeldung/Approbation begründet
keinen Therapeutenwechsel und stellen keinen Grund dar, laufende Therapien abzubrechen.
• Info zu den Schulungsunterlagen• In der Schulung der Firma Ergosoft lernt ihr die Oberfläche des Programms PsychoDat (PD) kennen, kurze
Info‘s zur Programmnutzung erhaltet ihr in diesen Unterlagen farbig markiert
5
2. Allgemeine Informationen PsychoDat Dashboard/Startseite
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Übersicht Dashboard / IconsTerminkalenderRaumreservierungenEintragung sämtlicher Termine (Therapie, SV, etc.)Buchung aller Leistungen für die Abrechnung (nach Einlesen der eGK und Anlegen des Scheins), außer Diagnostik (siehe Therapiedaten)
Stammdaten
Leistungen: Kassenleistungen (Abrechnung)
Persönliche Daten: Patientendaten
Kostenträger: Angaben zur Kasse, Versicherung
Termine: Terminübersicht (vergangene und zukünftige)
Anträge: anlegen und ausdrucken/verwalten
Diagnosen: eintragen/verwalten
Behandler: intern (Therapeut), extern (Hausarzt/Facharzt)
Chronik: chronologische Auflistung aller Eintragungen
Therapiedaten
Sitzungsprotokolle: Übersicht und Ausdruck
Therapie-Aufzeichnungen: Therapiedaten für z.B.
Antrag/Berichte
Berichte: bitte Dokumentenverwaltung verwenden!
Arzneimittel: gesperrt
Testverfahren: Zugang zu Embloom, Durchführung,
Auswertung und Buchung Diagnostik für Abrechnung
eMP: gesperrt
Dokumentenverwaltung
Verwaltung und Ausdruck aller Dokumente
Archiv: Übersicht aller Unterlagen/Berichte
Vorlagen: KBV-Formulare (z.B. PTV11), EGP,
Sitzungsprotokolle, etc.
Textbausteine: Eigene Vorlagen für Berichte, etc.
Gruppenverwaltung
Nur bei Durchführung der Gruppenergänzung
Nachrichtensystem
Mail-Korrespondenz, internes Nachrichtensystem
Dashboard (schnelle Rückkehr zum Dashboard)
Dashboard / Startseite
Terminkalender
Stammdaten
Therapiedaten
Dokumentenverwaltung
Adressverwaltung (gesperrt)
Karten einlesen (gesperrt)
Privatabrechnung (gesperrt)
Gruppenverwaltung
Dashboard
Nachrichtensystem
Startseite ist immer das Dashboard, das Dashboard wirdautomatisch nach Anmeldung in PsychoDat geöffnet.
Auf der Startseite befinden sich links die Icons zu den einzelnenProgrammteilen
Über den Icon Dashboard könnt ihr jederzeit wiederzur Startseite zurückkehren
Auf der rechten Seite befindet sich die Infoleiste mit aktuellenInformationen zu Änderungen etc. und Links zu den Anleitungenund Vorlagen.
3. Kartenlesegeräte
Zu den folgenden Terminen muss jeweils die eGK eingelesen werden:
Erstgespräch: der 1. Termin mit Patient*innen bei Neuaufnahme
Ersttermin: jeweils der 1. Termin im neuen Quartal
Lesegeräte stehen für die Lehrpraxen in den folgenden Zeiträumen zur Verfügung und
müssen spätestens am genannten Enddatum zurückgesendet/zurückgegeben werden:
• 01.01. bis 20.03.
• 01.04. bis 20.06.
• 01.07. bis 20.09.
• 01.10. bis 15.12.
In den Ambulanzen stehen die Lesegeräte in der Regel bis zum vorletzten Arbeitstag (Mo
bis Fr) vor Quartalsende zur Verfügung (Ausnahme: Augsburg, hier läuft die Rückgabe
individuell).
Alternative: eGK des Patienten an die Verwaltung Bad Tölz senden (per Einschreiben!)
Erstgespräche und -termine sind entsprechend so zu planen,
dass ein Lesegerät vorhanden ist!
7
4. Patientenaufnahme Terminvereinbarung und Vorbereitung Erstgespräch
Vor der Patientenneuaufnahme:
• Kartenlesegerät vorhanden?
• Therapieraum organisiert und Termin eingetragen?PD: Terminkalender → Tag/Uhrzeit wählen → Doppelklick → Fenster „Termin anlegen“ öffnet sich → Patient
auswählen (Patienten-Navigation) → Zeitpunkt prüfen und ggf. ändern → gewünschten Raum auswählen
(Ambulanzen: bitte unbedingt Anleitung auf den Folgeseiten verwenden!) → Ziffer auswählen (siehe
Ziffernliste) → ggf. Angaben im Memo eintragen (z.B. Info‘s zum Termin) → Speichern
• Supervision vereinbart?
Bei der Terminvereinbarung Patient*in erinnern an:
• Gesundheitskarte (eGK) G2
• Kopie PTV11 (Nachweis Psychotherapeutische Sprechstunde) – falls bereits extern erfolgt
• Die Sprechstunde wird in den Lehrpraxen oft von den Lehrpraxisinhaber*innen bereits durchgeführt, bevor
die Patienten den Ausbildungsteilnehmer*innen zugeteilt werden. Wenn das der Fall ist, bitte eine Kopie des
PTV11 mit dem EGP zusammen abgeben.
PD: Die von euch abgegebenen externen PTV11 werden von der Verwaltung eingescannt, ihr habt darauf also
auch über PsychoDat jederzeit Zugang über → Dokumentenverwaltung → Archiv → KBV-Muster
• Kopie vorliegende Entlass-/Klinikberichte (der letzten 2 bis 5 Jahre)
PD: Die von euch abgegebenen Klinikberichte/PTV11 werden von der Verwaltung eingescannt, auch hier habt ihr
über PsychoDat jederzeit Zugang über → Dokumentenverwaltung → Archiv → Patientenvorlagen
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Neue Patient*innen werden euch von Johanna Tränkner zugeteilt (Ambulanzen)Kontakt über PsychoDat-Nachricht, bitte immer angeben:
euer voller Name, Kurs, welche Ambulanz, wie viele Patient*innen wollt ihr aufnehmen
In den Lehrpraxen nach Absprache mit Lehrpraxisinhaber*in
4. Patientenaufnahme Anleitung Terminkalender (TK) / Startseite
1. Icon Terminkalender anwählen
Tagesansicht:
Buchung aller
Leistungen für
die Abrechnung!
(zeitnah!)
Wochenansicht:
Raumreservierung
Lehrpraxen
Eintragung aller
Termine OHNE
Raum (z.B. SV,
Seminare, etc.)
Monatsansicht:
Kalenderansicht
für die eigene
Übersicht
Quartalsansicht:
Kalenderansicht
für die eigene
Übersicht
Jahresansicht:
Kalenderansicht
für die eigene
Übersicht
Raumplanung:
Raumreservierung
Ambulanzen
Übersicht aller
Raumreservierungen
4. Patientenaufnahme Anleitung Terminkalender (TK) / Startseite
Wochenansicht
In der Wochenansicht erhaltet ihr einen Überblick über eure Termine,
dies ist auch die „Startseite in der Terminplanung.
Bitte beachten:
Die Raumreservierung in den Ambulanzen (!) wird ausschließlich
über den Reiter „Raumplanung“ durchgeführt!
Dazu die Info „Anleitung TK / Raumreservierung Ambulanzen“
verwenden!
Die Raumreservierung in den Lehrpraxen (!) erfolgt über die
Wochenansicht (siehe „Anleitung TK / Raumreservierung Lehrpraxen“)
Über die Wochenansicht könnt ihr Termine eintragen, die KEINE
Raumreservierung benötigen (z.B. SV-Termine, Seminare, etc.)
1. Icon Terminkalender anwählen
4. Patientenaufnahme Anleitung TK / Raumreservierung Lehrpraxen
Lehrpraxis auswählen
(LP Name)
gewünschten Termin
auswählen - Doppelklick
Fenster „Termin anlegen“ öffnet sich
4. Patientenaufnahme Anleitung TK / Raumreservierung Lehrpraxen
2. Ziffer auswählen, die
abgerechnet werden soll
1. Patient über Navigation
auswählen
3. Termin speichern*
* VOR dem Speichern immer nochmal prüfen:
- Richtiger Patient?
- Richtiger Raum?
- Richtiger Tag/Uhrzeit/Dauer?
- Richtige Ziffer?
Den reservierten
Raum/eingetragenen Termin
seht ihr jetzt in eurem
Terminkalender
4. Patientenaufnahme Anleitung TK / Raumreservierung Lehrpraxen
4. Patientenaufnahme Anleitung TK / Raumreservierung Ambulanzen
4. Auswahl freier Raum
durch Doppelklick
3. Datum gewünschter
Termin anwählen
Legende Räume:
A = Ambulanz Augsburg B1 = Behandlungsraum 1
T = Ambulanz Bad Tölz S1 = Seminarraum 1
M = Ambulanz Candidplatz Zusatz K = Kinderraum
LP = Lehrpraxis
1. Icon Terminkalender anwählen
2. Reiter „Raumplanung“ anwählen
Fenster „Reservierung
vornehmen“ öffnet sich
4. Patientenaufnahme Anleitung TK / Raumreservierung Ambulanzen
IMMER „Als Termin erfassen“ anwählen!
Fenster „Termin anlegen“ öffnet sich
4. Patientenaufnahme Anleitung TK / Raumreservierung Ambulanzen
2. Ziffer auswählen, die
abgerechnet werden soll
1. Patient über Navigation
auswählen
3. Termin speichern*
* VOR dem Speichern immer nochmal prüfen:
- Richtiger Patient?
- Richtiger Raum?
- Richtiger Tag/Uhrzeit?
- Richtige Ziffer?
Den reservierten Raum/eingetragenen Termin
seht ihr jetzt in eurem Terminkalender
4. Patientenaufnahme Anleitung TK / Raumreservierung Ambulanzen
4. Patientenaufnahme Anleitung TK / Termin eintragen ohne Raum
gewünschten Termin
auswählen - Doppelklick
Fenster „Termin anlegen“ öffnet sich
4. Patientenaufnahme Anleitung TK / Termine eintragen ohne Raum
2. Bezeichnung für diesen Termin
(z.B. SV Name des Supervisors,
Seminar, etc.) eintragen
1. Terminkategorie „Sonstiges“ anwählen
5. Termin speichern
3. angegebenen Raum rausnehmen (Pfeil
anklicken und ganz nach oben scrollen,
leere Zeile auswählen)
Die Farbe des Terminfelds kann geändert
werden (zur besseren Übersicht)
4. Datum, Uhrzeit, Dauer ggf.
anpassen (hier: SV mit 45
Minuten)
4. Patientenaufnahme Anleitung TK / Termine eintragen ohne Raum
Der Termin erscheint jetzt
in eurem Terminkalender
4. Patientenaufnahme Zugangsmöglichkeiten
(teil-)stationärer
Klinikaufenthalt*(psychiatrisch, psychosomatisch)
innerhalb der letzten 12 Monate
Probatorik
Sprechstunde
Therapie
Überweisung,
Eigeninitiativ(Keine Vorbehandlungen)
Therapeutenwechsel*(z.B. nach Umzug)
innerhalb der letzten 6 Monate
Externe Sprechstunde*(z.B. Lehrpraxisinhaber*in)
innerhalb der Frist
* Genaue Beurteilung/Klärung erfolgt in der Verwaltung!
21
Je nach Sachverhalt
5. Erstgespräch eGK einlesen
eGK einlesen:
• Lesegerät muss nicht eingeschaltet werden• eGK entsprechend dem Symbol auf dem Lesegerät einstecken, das Lesegerät schaltet sich ein und zeigt die
Daten des/der Patient*in auf dem Display an. Es erfolgt zudem ein kurzer Quittungston. Bitte generell den
Einlesevorgang auf dem Display verfolgen!
• Lesegerät schaltet sich von selbst aus
Prüfung der eGK G2 vor dem Einlesen:
• Kartengeneration G2
• Identität des/der Versicherten• Karte des/der Patient*in und nicht versehentlich eines Familienangehörigen?
• eGK muss unterschrieben sein (ist nur mit Unterschrift gültig!)
• Ablaufdatum der eGK• Ist die eGK noch gültig? Bei bereits abgelaufener eGK diese bitte trotzdem einlesen und den/die Patient*in
darauf hinweisen, dass eine neue eGK bei der Krankenkasse angefordert werden muss. Bei abgelaufener
Gültigkeit der eGK soll der/die Patient*in in jedem Fall eine Ersatzbescheinigung der Krankenkasse
anfordern und zur nächsten Sitzung mitbringen.
• Name der Krankenkasse
PD: die Info, dass die eGK eingelesen wurde, erscheint erst nachdem das mobile Lesegerät in der Verwaltung Bad Tölz
ausgelesen wurde. Bei der Datenübertragung wird ein Behandlungsschein für das laufende Quartal angelegt – dieser ist
die Grundlage für eure Quartalsabrechnung.22
Die eGK muss von jedem Patienten in jedem Quartal eingelesen werden!
5. Erstgespräch Behandlungsschein
Voraussetzung für die Abrechnung der durchgeführten Leistungen
• Bei der Übertragung der Kartendaten der eingelesenen eGK wird automatisch von der Verwaltung ein
Behandlungsschein für das laufende Quartal angelegt. Dieser ist Voraussetzung für die Abrechnung der
durchgeführten Leistungen. Sobald der Schein angelegt wurde, können die Leistungen des betreffenden
Quartals gebucht werden.
• Leistungen können erst eingetragen werden, wenn ein Schein angelegt wurde! Bis dahin kann über den
Kalender dokumentiert werden, die Leistungen können jedoch erst auf den Schein übertragen werden, wenn
dieser angelegt wurde.
• Eine Abrechnung über Ersatzbescheinigung oder Behandlungsausweis ist bei der Institutsabrechnung nicht
möglich. Die Abrechnung der Leistungen kann nur über die eingelesene eGK erfolgen.
PD: Eintragung von Leistungen auf den Schein:
Terminkalender → Reiter mit Tagesansicht auswählen (Datum), dabei immer zu Quartalsbeginn anfangen! → Termine auf
der linken Seite (Kalender) prüfen und ggf. Ziffer korrigieren (Doppelklick auf Termin, Änderungen vornehmen) →
Leistungen auf der rechten Seite prüfen und ggf. Multiplikator/Zuschläge/Grundpauschale anpassen → Haken setzen bei
„Leistungen ohne Uhrzeit erfassen“ → „Ausgewählte Leistungen erfassen“ wählen (kein Doppelklick!) → Farbe der Ziffer
wechselt von rot auf blau
Auf diese Weise können alle Tagesleistungen auf einmal erfasst werden. Sollte einer der angezeigten Termin noch nicht
buchbar sein, bleibt er stehen (rot) und kann zu einem späteren Zeitpunkt nachgebucht werden (bitte auch beim
Nachbuchen immer zu Quartalsbeginn anfangen)
23
Hier ist erkennbar, welche
„Generation“ der eGK vorliegt. Die
Karten der 1. Generation (G1) sind
nicht mehr gültig, bitte beim Einlesen
darauf achten und den Patienten ggf.
darauf hinweisen.
Die eGK muss unterschrieben
sein, damit sie gültig ist!
Bitte die Patient*innen die
eGK unterschreiben lassen,
falls die Unterschrift noch
fehlt.
5. Erstgespräch elektronische Gesundheitskarte G2
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5. Erstgespräch Erstgesprächspaket EGP
Das EGP (Erstgesprächspaket):
• muss von jedem/jeder Patient*in beim Erstgespräch neu erstellt werdenVorlage in PD: Dokumentenverwaltung→ Vorlagen→ Vereinbarungen
• EGP mit den Patient*innen/den Eltern zusammen ihm Rahmen des Erstgesprächs
ausfüllen• Bitte das EGP nicht zur Bearbeitung den Patient*innen/den Eltern mit nach Hause geben!
• Wenn bei KJP mehrere Unterschriften notwendig sind, bitte das EGP komplett ausfüllen und unterschreiben
lassen, das Original zur Einholung einer weiteren Unterschrift mitgeben. Für diesen Fall bitte vorab eine
Kopie des EGP anfertigen und abgeben. Das Original nachreichen, sobald alle Unterschriften erfolgt sind.
• Jugendliche ab 14 Jahre müssen mit den Eltern zusammen unterschreiben!• Ab dem vollendeten 14. Lebensjahr dürfen die Eltern keine Erklärungen mehr für ihre Kinder abgeben und
somit das EGP auch nicht mehr alleine unterschreiben. D.h. hier müssen die Jugendlichen auf jeden Fall
selbst mit unterschreiben! Bei Patienten zwischen dem 14. und 16. Lebensjahr müssen demnach immer
Patient*in und der/die Sorgeberechtigte/n unterschreiben!
• Jugendliche ab 16 Jahre dürfen alleine unterschreiben!• Ab dem vollendeten 16. Lebensjahr dürfen die Jugendlichen alles alleine unterschreiben, die Unterschrift der
Eltern ist nicht mehr notwendig.
Die Patient*innen der Ambulanzen werden bei Patientenaufnahme über die Warteliste in
PsychoDat angelegt.
Patient*innen aus Lehrpraxen werden mit den Daten vom Datenblatt Patientenaufnahme
von der Verwaltung zunächst ohne eGK in PsychoDat angelegt. Dazu bitte das leserlich
und komplett ausgefüllte Datenblatt mit Angabe eures Namens und der Lehrpraxis an die
Verwaltung faxen (08041-795208).
27
5. Erstgespräch Erstgesprächspaket EGP
Zum EGP gehören:
• Datenblatt Patientenaufnahme• Ist immer blanko, bitte vom Patienten/Elternteil komplett ausfüllen lassen
• Patientenerklärung• Bereits vorausgefüllt von PsychoDat
• Datenschutzerklärung• Bereits vorausgefüllt von PsychoDat
• Sorgerechtsklärung (nur KJP)• Bereits vorausgefüllt von PsychoDat
• ggf. Kopie vom externen PTV11
• ggf. Kopie der Berichte vorheriger Klinikaufenthalte
Die Vorlagen zum EGP findet ihr unter PD: Dokumentenverwaltung → Vorlagen → Vereinbarungen
Bitte druckt die Vorlagen immer kurz vor dem Erstgespräch aus und tragt vorher den
zuständigen Supervisor in PsychoDat ein (sobald SV-Modul verfügbar).
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Im Rahmen der Besprechung des EGP händigt ihr beim Erstgespräch den
Patient*innen/Eltern zudem den PTV10 (Patienteninformation) aus!PD: Dokumentenverwaltung → Vorlagen → KBV-Muster → PTV10
5. Erstgespräch Erstgesprächspaket EGP (Inhalt)
Inhalt des EGP PD: Dokumentenverwaltung → Vorlagen → Vereinbarungen:
• Patientenerklärung• Die Patientenerklärung bitte immer zusammen mit den Patient*innen/Eltern ausfüllen und das Formular
kurz erklären.
• Mit der Patientenerklärung wird angegeben, welcher Haus-/Kinderarzt den/die Patient*in behandelt und ob
dieser einen regelmäßigen Bericht über die Therapie erhalten soll. Dabei handelt es sich nicht um einen
ausführlichen Therapiebericht, sondern um einen kurzen Zweizeiler mit Angabe der Diagnose und der
Information, ob die Therapie andauert oder beendet wurde. Da diese Berichte nicht sehr aussagekräftig
sind und von den Ärzt*innen meist gar nicht gewünscht werden, ist hier der Verzicht auf den Bericht die
beste Wahl.
• Die Hausarztberichte werden von der Verwaltung (nur bei angegebener Zustimmung der Patient*innen zum
Bericht) lediglich auf Anfrage des Hausarztes ausgestellt und versendet.
• Bitte bei jedem Wechsel des Haus-/Kinderarztes eine neue Patientenerklärung ausfüllen lassen und
abgeben
• Zusätzlich zum Haus-/Kinderarzt/-ärztin kann ein/e Facharzt/Fachärztin angegeben werden, der/die eine
Kopie des Hausarztberichtes erhalten soll. Voraussetzung dafür ist aber, dass überhaupt ein Bericht an
den/die Hausarzt/Hausärztin erstellt und versendet wurde. Die Daten des/der Facharztes/Fachärztin
können generell eingetragen angegeben werden, diese werden (wie die Daten des Haus-/Kinderarztes) in
PsychoDat erfasst.
• Der/Die Haus-/Kinderarzt/-ärztin bzw. ggf. weitere Fachärzt*innen werden bei Bearbeitung des EGP von
der Verwaltung in PsychoDat eingetragen.
29
5. Erstgespräch Erstgesprächspaket EGP (Inhalt)
Inhalt des EGP PD: Dokumentenverwaltung → Vorlagen → Vereinbarungen:
• Datenschutzerklärung (Achtung: besteht aus 2 Dokumenten!)• Die Datenschutzerklärung bitte immer zusammen mit den Patient*innen/den Eltern ausfüllen und hier die
Besonderheiten (Behandlung unter Supervision, etc.) erklären.
• Zur Datenschutzerklärung gehört die Patienteninformation zum Datenschutz. Diese bitte den
Patient*innen/den Eltern aushändigen (der Erhalt wird mit Unterschrift auf der Datenschutzerklärung
bestätigt).
• In der Datenschutzerklärung werden zusätzlich zum Supervisor auch die Verwaltungsmitarbeiter*innen und
die Instituts-/Ausbildungsleitung von der Schweigepflicht entbunden, so dass die Antragstellung/Abrech-
nung überhaupt möglich ist. Zudem kann so bei Problemen immer mit der Instituts-/Ausbildungsleitung
über einen Fall gesprochen werden, falls der/die Supervisor*in nicht greifbar sein sollte.
• Klärung Sorgeberechtigung (nur KJP)• Die Klärung der Sorgeberechtigung muss immer komplett ausgefüllt werden (auch bei Patient*innen über 18
Jahre, die als KJP-Fall laufen).
• Patient*innen über 16 Jahre müssen zudem Punkt 2 ausfüllen und können sich für oder gegen eine
Einbindung der Eltern in die Behandlung entscheiden. Der/Die Sorgeberechtigte/n müssen dennoch die
Sorgerechtsklärung unterschreiben. Bei Patient*innen über 18 Jahre ist die Unterschrift der Eltern nicht
mehr notwendig.
• Empfehlenswert ist es, wenn bei gemeinsamem Sorgerecht, der überwiegend in die Behandlung
eingebundene Elternteil (der das Kind z.B. regelmäßig begleitet und/oder holt und bringt) vom anderen
Elternteil die Vollmacht erhält, alleine unterzeichnen zu dürfen. Somit entfällt das zeitraubende Einholen
beider Unterschriften (vor allem bei getrennt lebenden Eltern).
30
Das EGP ist direkt nach dem Erstgespräch in der Verwaltung abzugeben,
auch wenn keine weitere Behandlung stattfindet!
6. Sprechstunde Psychotherapeutische Sprechstunde (Info)
Info:Die Psychotherapeutische Sprechstunde soll Patient*innen den zeitnahen niederschwelligen Zugang zur ambulanten
psychotherapeutischen Versorgung sichern. Die Sprechstunde dient dabei der Abklärung, ob ein Verdacht auf eine
krankheitswertige Störung vorliegt und ggf. weitere Hilfen im System der GSK notwendig sind. Patient*innen müssen
deshalb vor der Aufnahme einer Psychotherapie eine psychotherapeutische Sprechstunde in Anspruch nehmen.
Zur Klärung eines Verdachts auf eine seelische Krankheit findet im Rahmen der Sprechstunde eine orientierende
Diagnostik statt (PP: Fragebogen BSI, KJP: Fragebogen CBCL/YSR). Somit erfolgt eine erste Diagnosestellung
(Verdachtsdiagnose) und eine dementsprechende Behandlungsempfehlung. Der individuelle Behandlungsbedarf wird mit
dem/der Supervisor*in geklärt und im Anschluss an die Sprechstunde, der Auswertung und Besprechung der Diagnostik
sowie mind. 1 Supervision wird der PTV11 erstellt und unterschrieben. Die Ausfertigung für den Patienten wird zusammen
mit dem PTV10 dem/der Patient*in ausgehändigt, die Ausfertigung für den Therapeuten wird der Verwaltung
gesendet/abgegeben.
Psychotherapeutische Sprechstunde:
• Voraussetzung für die Aufnahme einer psychotherapeutischen Behandlung (Probatorik)
• PTV11 als Nachweis erforderlich
• 6 x 25 Minuten bei PP• Die Sprechstunden bei PP werden in der Regel aufgeteilt in 3 Sprechstundentermine á 50 Minuten
• 10 x 25 Minuten bei KJP• Die Sprechstunden bei KJP werden in der Regel aufgeteilt in 3 Sprechstundentermine á 50 Minuten für
den/die Patient*in und zusätzlich 2 Sprechstundentermine á 50 Minuten für die Bezugspersonen.
• Werden keine Bezugspersonen in die Behandlung eingebunden, entfallen diese zusätzlichen Termine und es
bleibt bei den 3 Sprechstundenterminen á 50 Minuten. Sprechstundentermine für Bezugspersonen können
nicht alleine mit dem Patienten durchgeführt werden!
PD: EBM-Ziffer 35151 für den Termin und die Buchung wählen, bei der Buchung den Multi 2 wählen
31
6. Sprechstunde Psychotherapeutische Sprechstunde (Ausnahmen)
Ausnahmen:
• Stationäre Vorbehandlung (psychiatrisch/psychosomatisch) innerhalb der letzten 3 bis 12 Monate
• Voraussetzung ist die Vorlage der Kopie des Klinikberichtes in der Verwaltung. Hier wird geprüft, ob der
Klinikbericht den Vorgaben entspricht und als stationäre Vorbehandlung anerkannt werden kann. Bitte
generell ALLE vorhanden Klinikberichte in der Verwaltung abgeben.
• Wenn die Sprechstunde wegen vorherigem stationärem Aufenthalt entfällt, wird das auf dem PTV1 bei
Antragstellung angegeben. Die Krankenkasse teilt dem Gutachter alle stationären Aufenthalte bei Einleitung
des Gutachterverfahrens zusätzlich mit.
• Während der Ausbildung werden stationäre Vorbehandlungen nur anerkannt, wenn diese innerhalb der
letzten 3 Monate beendet wurden.
• Sollte trotz Klinikaufenthalt nicht sicher sein, ob eine VT notwendig/erforderlich ist, kann dennoch die
Sprechstunde durchgeführt werden.
• Teilnahme an der Sprechstunde (laufendes Quartal + 3 Vorquartale)
• Falls der/die Patient*in innerhalb der o.g. Frist bereits am Institut oder extern an einer Sprechstunde teilge-
nommen hat, kann gleich mit der Probatorik begonnen werden. Dies ist z.B. in Lehrpraxen der Fall, wenn
der/die Lehrpraxisinhaber*in die Sprechstunde selbst durchführt, bevor ein/e Patient*in einem/einer
Ausbildungsteilnehmer*in zugeteilt wird. Voraussetzung ist auch hier die Vorlage eines gültigen PTV11.
Bitte eine Kopie des vorgelegten PTV11 mit dem EGP abgeben oder ggf. nachreichen.
• ggf. Übernahme restlicher Therapiesitzungen bei Therapeutenwechsel• Wenn bei einem Therapeutenwechsel die bereits genehmigte Therapie weitergeführt werden soll und somit
die restlichen Leistungen übernommen werden sollen, kann ggf. auf die Sprechstunde verzichtet werden.
PD: Informationen zu stationären/ambulanten Vorbehandlungen werden eingetragen in Stammdaten → Persönl. Daten
→ Vortherapie → Neu. Zudem findet ihr die Vorbefunde in der Dokumentenverwaltung → Archiv → Patientenvorlagen
32
Generell gilt: Im Zweifelsfall ist die Sprechstunde durchzuführen.
6. Sprechstunde Ablauf (Beispiel)
Nr. Sitzung Ziffer Dauer (Min.) Bemerkung
11. Sprechstunde
(Erstgespräch)35151 50
• eGK einlesen
• EGP ausfüllen und abgeben
• Vorbefunde kopieren
2 1. Sprechstunde (B) 35151B 50 Nur KJP!! Variabel im Ablauf
3 Screening (BSI/CBCL) 35600 -- Testung BSI/CBCL durchführen
4 2. Sprechstunde 35151 50 Besprechung weiteres Vorgehen
5 Supervision Besprechung weiteres Vorgehen
6 3. Sprechstunde 35151 50Besprechung weiteres Vorgehen
Verdachtsdiagnose eintragen
7 2. Sprechstunde (B) 35151B 50 Nur KJP!! Variabel im Ablauf
8 Erstellung PTV11 • Ausdruck
Die Sprechstunde muss komplett mit allen Sitzungen, Screening und Supervision
durchgeführt und eingetragen sein, bevor der PTV11 erstellt wird!
33
6. Sprechstunde Voraussetzungen PTV11 (Ablauf)
Ablauf für die Erstellung des PTV11 in PsychoDat:
Vor der Erstellung des PTV11 muss folgendes erledigt sein:
• Alle Sprechstundentermine wurden durchgeführt, gebucht und dokumentiertPD Leistungen buchen: siehe 5. Erstgespräch - Behandlungsschein
PD Leistungen dokumentieren: siehe 13. Dokumentation
• Screening (BSI/CBCL) wurde durchgeführt, ausgewertet, besprochen, gebuchtPD: Therapiedaten → Testverfahren → Verwaltung → Akte
Bei Testzugang per E-Mail-Link an Patient*in zuerst eintragen:
Klient → Bearbeiten → unter „E-Mail-Adresse“ (unteres Drittel) nur die E-Mail-Adresse der/des Patient*in eintragen
(keine weiteren Daten erfassen!) → speichern
PD: zu Reiter „Tests“ wechseln → Übersicht → Tests bereitstellen → Respondent auswählen (Patient oder andere
Person – bei KJP z.B. Mutter/Vater/Lehrer, etc., Testzuteilung nacheinander durchführen also immer erst einen
Respondent komplett zu Ende bearbeiten) → Test auswählen durch Eingabe im Suchfeld oder anklicken des Hakens
„Erwachsene“ (BSI) oder „Kinder & Jugendliche“ (CBCL/YSR) → Auswahl Einladungsmail versenden ODER Log-In-
Code erstellen (damit kann sich der Patient auf der Homepage von embloom einloggen und die Testung durchführen)
→ Weiter
34
6. Sprechstunde Voraussetzungen PTV11 (Ablauf)
• Fortsetzung Screening (BSI/CBCL) wurde durchgeführt, ausgewertet, besprochen,
gebucht
Bei Auswahl Log-In-Code erscheint dieser mit einer kurzen Anleitung → als PDF speichern (z.B. auf dem Desktop) →
PDF öffnen → ausdrucken → Patient*in mitgeben oder Patient*in mit dem Log-In-Code an einen PC setzen und
Testung in der Ambulanz durchführen lassen (z.B. ältere Patient*innen, die keinen PC haben oder Kinder, die bei der
Testung „betreut“ werden müssen)
Datum „Abgeschlossen am“ erscheint, sobald der/die Patient*in den Test durchgeführt hat → Auswertung über Pfeil
rechts neben dem Datum „Abgeschlossen am“
Auswertung ansehen über Tests → Punktzahlen → ggf. Normgruppe wählen
Buchung der Testung über Therapiedaten → Testverfahren → Leistungen erfassen (unten rechts) → Ziffer 35600 →
Zeitaufwand (Multi) auswählen (Zeitaufwand = für Bereitstellung, Auswertung, Besprechung des Tests), z.B. Multi 3
für 15 Minuten Zeitaufwand → Datum ändern (Empfehlung: Datum „Abgeschlossen am“ übernehmen) → Erfassen →
Zeile mit der Buchung erscheint → 1 x anklicken (markieren) → Editieren (oder Doppelklick auf die Zeile) → Fenster
„Kassenleistung bearbeiten“ öffnet sich → Zusatzangaben → in die Leistungsbegründung „ODA“ eintragen →
Speichern
Die ODA ist damit gebucht, bitte nochmal kontrollieren unter Stammdaten – Leistungen – Kassenleistungen (hier
erscheint die Eintragung für die Quartalsabrechnung). Bei Fehlern in der Eintragung zunächst über Doppelklick auf
die Zeile zum Fenster „Kassenleistung bearbeiten“ gehen und Änderungen vornehmen (z.B. falsches Datum). Falls
Änderungen nicht über die Bearbeitung der Kassenleistung möglich sind, muss die Zeile vom Behandlungsschein
gelöscht werden und über Therapiedaten – Testverfahren – Leistungen erfassen neu gebucht werden (z.B. falscher
Multi).
35
6. Sprechstunde Voraussetzungen PTV11 (Ablauf)
Ablauf für die Erstellung des PTV11 in PsychoDat (Fortsetzung):
• Supervision mit Besprechung der Ergebnisse der Sprechstunde, des Screening und
weiteres Vorgehen ist erfolgt und eingetragenPD: derzeit noch nicht möglich, Anleitung folgt
• Verdachtsdiagnose/n (max. 3) wurde/n festgelegt und eingetragenPD: Stammdaten → Reiter „Diagnosen“ anwählen → Neu → ICD-Brower öffnet sich → Über anklicken der Pfeile
Diagnose wählen → gewünschte Diagnosebeschreibung auswählen → Diagnose und –beschreibung erscheint auf der
rechten Seite → Haken setzen bei „Behandlungsdiagnose“ und „Akutdiagnose“ → Diagnosesicherheit auf
„Verdacht auf/zum Ausschluss von“ setzen → bei „Schein zuordnen“ muss der Schein vom laufenden Quartal
erscheinen (erst wenn dieser angelegt wurde, also die eGK-Daten bereits übertragen wurden, kann eine
Verdachtsdiagnose eingetragen werden!) → Speichern und schließen → Die eingetragene Verdachtsdiagnose
erscheint jetzt als Zeile unter dem Reiter „Diagnosen“ → ggf. weitere Verdachtsdiagnosen nach dem gleichen
Prinzip eintragen (max. 3 insgesamt)
• Der PTV11 (2 Seiten!) wird erstellt, ausgedruckt und unterschrieben (nur Therapeut*in)
Ausfüllhilfe siehe nächste Seite!
• Ausfertigung für den/die Versicherten wird beim nächsten Termin den
Patient*innen/Eltern ausgehändigt (Original)
• Ausfertigung für den Therapeuten in der Verwaltung abgeben (Original)
• Der unterschriebene PTV11 wird von der Verwaltung in PsychoDat abgelegt PD: Dokumentenverwaltung → Archiv → KBV-Muster
• Mit der Probatorik kann begonnen werden (frühestens 1 Tag nach der letzten Sprechstunde)
36
6. Sprechstunde Erstellung PTV11 (Erstellung und Ausfüllhilfe)
PD: Dokumentenverwaltung → Vorlagen → KBV-Muster → PTV11 anwählen → Dokument erscheint auf der linken Seite →
über „Bearbeiten“ öffnen → ausfüllen nach Anleitung → Weiter → Drucken
Bitte beachten: Den PTV11 nur erstellen, wenn ihr ihn auch gleich drucken könnt! Die Vorlage wird durch das
Drucken gespeichert! Der PTV11 wird NUR von den Therapeut*innen unterschrieben!
• Datum der letzten 50 Minuten Sprechstunde• Termin wird automatisch von PsychoDat aufgrund der bisherigen Eintragungen übernommen, bitte ggf.
anpassen, falls die letzten beiden Termine angezeigt werden. In Feld 1 steht immer das Datum der letzten
Sprechstunde, Feld 2 bleibt leer!
• Ergebnis der Sprechstunde• Angabe der Verdachtsdiagnose/n: ICD-Nr. (wird von PsychoDat automatisch übernommen) und Klartext
(Beispiel: V.a. F43.2 Anpassungsstörung)
• Empfehlungen zum weiteren Vorgehen (bitte nur jeweils zutreffendes angeben)
• Keine Maßnahme notwendig
• Präventionsmaßnahme
• Ambulante Psychotherapie (Verfahren ggf. auswählen)
• Hausärztliche Abklärung
• Fachärztliche Abklärung (mit Angabe Fachgebiet)
• Ambulante Psychotherapeutische Akutbehandlung (während der Ausbildung nur im Ausnahmefall und anch
persönlicher Rücksprache mit der Institutsleitung möglich)
• Stationäre Behandlung (Krankenhaus oder Rehabilitation)
• Andere Maßnahmen außerhalb der GKV (z.B. Beratungsstelle)
• Nähere Angaben zu den Empfehlungen (optional)
• Ihr nächster Termin• Behandlung kann durchgeführt werden: Datum und Uhrzeit (Doppelpunkt mit eingeben) der geplanten 1.
Probatorischen Sitzung
• Behandlung kann nicht durchgeführt werden: Weitervermittlung oder zeitnah erforderlich, bzw. frei lassen
37
7. Probatorik Info Probatorik
Info Probatorik:Probatorische Sitzungen sind Gespräche, die zur weiteren diagnostischen Klärung des Krankheitsbildes, zur weiteren
Indikationsstellung und zur Feststellung der Eignung der Patient*innen für ein bestimmtes Psychotherapieverfahren
dienen. Dabei sind auch weitere differenzialdiagnostische Abgrenzungen des Krankheitsbildes (Prämessung mit mind.
3 Testungen, davon 2 störungsspezifische Tests) sowie eine Einschätzung der Prognose vorzunehmen. Innerhalb der
Probatorik erfolgt zudem die Klärung der Motivation, der Kooperations- und Beziehungsfähigkeit der Patient*innen,
der tragfähigen Arbeitsbeziehung von Patient*in und Therapeut*in. Entscheidungen zu weiteren Behandlungen sollten
nach entsprechender Information des/der Patient*in gemeinsam mit diesem nach erfolgter Supervision getroffen
werden.
Probatorik:
• KEINE Doppelstunden möglich!• Probatorische Sitzungen dürfen nicht als Doppelstunde oder 2 Sitzungen am gleichen Tag durchgeführt
werden (Ausnahme: bei KJP ist eine davon eine Bezugspersonenstunde). Im Ausnahmefall ist es möglich,
2 Probatorische Sitzungen in einer Woche an unterschiedlichen Tagen durchzuführen.
• Auch die Durchführung von Probatorischer Sitzung und Biographischer Anamnese am gleichen Tag ist nicht
möglich!
• Gesicherte Diagnose/Behandlungsdiagnose (vor Antragstellung)
• Vorbereitung des Antrags (weitere Info‘s auf den nächsten Seiten)
• Antragsunterlagen erstellen (PTV1 und 2)
• Konsiliarbericht organisieren (Patient*in/Hausarzt/-ärztin)
• Bericht an den/die Gutachter*in erstellen
PP: 4 x 50 Minuten Probatorische Sitzungen + 1 Biographische Anamnese
KJP: 6 x 50 Minuten Probatorische Sitzungen (davon 2 x 50 Minuten für Bezugspersonen)
+ 1 Biographische Anamnese
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7. Probatorik Ablauf Beispiel nach eigener Sprechstunde
Nr. Sitzung Ziffer Dauer (Min.) Bemerkung
1 1. Probatorik 35150 50 Konsiliarbericht an Patient
2 Diagnostik/Prämessung 35600 -- Im Rahmen der Probatorik
3 1. Probatorik (B) 35150B 50 Nur KJP!! Variabel
4 2. Probatorik 35150 50
5 Biograph. Anamnese 35140 50/75 Im Rahmen der Probatorik
6 Supervison Besprechung Antrag
7 Antragsunterlagen erstellen Ausdrucken und unterschreiben
8 3. Probatorik 35150 50 PTV1 unterschreiben lassen!
9 ausgefüllte Antragsunterlagen abgeben
• PTV1/PTV2/PTV8
• Konsiliarbericht
• Bericht Gutachter
• ggf. anonym. Vorbefunde
10 4. Probatorik 35150 50
11 2. Probatorik (B) 35150B 50 Nur KJP!! Variabel
39
Nr. Sitzung Ziffer Dauer (Min.) Bemerkung
11. Probatorik
(Erstgespräch)35150 50
• eGK einlesen
• EGP ausfüllen und abgeben
• Vorbefunde kopieren/abgeb.
• Verdachtsdiagnose eintragen
2 1. Probatorik (B) 35150B 50 Nur KJP!! Variabel
3 2. Probatorik 35150 50
4 Diagnostik/Prämessung 35600 -- Im Rahmen der Probatorik
5 Biograph. Anamnese 35140 50 Im Rahmen der Probatorik
6 Supervision Besprechung weiteres Vorgehen
7 3. Probatorik 35150 50 Konsiliarbericht an Patient
8 Antragsunterlagen erstellen Ausdrucken und unterschreiben
9 4. Probatorik 35150 50 PTV1 unterschreiben lassen!
10 6. Probatorik (B) 35150B 50 Nur KJP!! Variabel
11 Antragsunterlagen abgeben
• PTV1/PTV2/PTV8
• Konsiliarbericht
• Bericht Gutachter
• ggf. anonym. Vorbefunde
7. Probatorik Ablauf Beispiel nach vorheriger, externer Sprechstunde
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7. Probatorik Konsiliarbericht (Vorbereitung)
Der Konsiliarbericht wird vom Konsiliararzt (Haus- oder Facharzt/-ärztin) ausgefüllt und
besteht zusammenhängend aus den folgenden 4 Seiten:
• Ausfertigung für den/die Therapeut*inAusschließlich die folgenden Felder müssen von euch vor Weitergabe an den Konsiliararzt ausgefüllt werden:
• Vor- und Nachname des/der Therapeut*in (leserlich!)
• Arztnummer: 9 9 9 9 9 9 9 0 0
• Betriebsstättennummer: 6 4 7 4 0 3 1 0 0
• Ausfertigung für den/die Gutachter*in• Chiffre des/der Patient*in eintragen!
• Ausfertigung für den/die Vertragsarzt/ärztin
• Ausfertigung für die Krankenkasse
Bitte im Patientenfeld (oben links) keine Daten eintragen (auch nicht den Namen
des/der Patient*in!), da das Patientenfeld vom Konsiliararzt bedruckt wird. Der Druck
ist nicht mehr lesbar, wenn bereits handschriftliche Eintragungen vorgenommen
wurden.
Den so vorbereiteten Konsiliarbericht gebt ihr euren Patient*innen rechtzeitig vor
Antragstellung zusammen mit der Überweisung zur Abgabe beim Konsiliararzt mit
41
7. Probatorik Konsiliarbericht (Überweisung)
Zusammen mit dem Konsiliarbericht gebt ihr den Patient*innen die Überweisung vor
Aufnahme einer Psychotherapie zur Abklärung somatischer Ursachen mit.
Die Überweisungen liegen in den Ambulanzen aus bzw. könnt ihr diese in der Verwaltung
Bad Tölz bei eurem Sachbearbeiter anfordern.
Erstellung/Ausdruck über PsychoDat:PD: Stammdaten → Patient*in über Navigation wählen → Reiter „Persönl. Daten“ anwählen → Patientenfeld drucken
(unten links) → Druckprofil „Standard“ wählen (= A5) → Drucken → Drucker wählen → Überweisung in Drucker
einlegen (meist Einzelblatteinzug) → OK (wird gedruckt)
Sollte es euch im Ausnahmefall nicht möglich sein, die Vorlage zu bedrucken, meldet euch bitte bei eurem Sachbe-
arbeiter, wir schicken euch die mit den Patientendaten bedruckte Überweisung zu.
Folgende Felder im Anschluss handschriftlich ausfüllen:
• Diagnosen/Indikation zur Psychotherapie
• Informationen für den Arzt
• Ausstellungsdatum
• Unterschrift nicht vergessen!
Eine Kopie der komplett ausgefüllten und unterschriebenen Überweisung gebt ihr
(spätestens zusammen mit den Antragsunterlagen) in der Verwaltung ab!
44
7. Probatorik Biographische Anamnese (Info)
• Erhebung der Biographischen Anamnese• Erhebung lebensgeschichtlicher und sozialer Daten
• Bestimmung verhaltensanalytischer bzw. psychodynamischer Status
• Aufteilung in 2 EBM-Ziffern (35140+ 35141)
• Während der Ausbildung ist nur die Verwendung/Buchung der Ziffer 35140 möglich!
• Abrechnung 1 x pro Krankheitsfall (Therapie) möglich
• Abrechnung nicht am gleichen Tag wie Probatorische Sitzung möglich!
• Dauer: mind. 50 Minuten (35140)• zählt nicht zu den Fallstunden
• Reiner Patient*innen/Therapeut*innenkontakt nicht notwendig bei 35140 (siehe Info Folgeseiten)
• Anamneseheft• Das entsprechende Anamneseheft (PP oder KJP) ausdrucken oder ggf. in der Verwaltung anfordern und den
Patient*innen (bei KJP den Eltern) mitgeben. Die Bearbeitung und Besprechung des Anamneseheftes gehört zur
Zeitanrechnung der Biographischen Anamnese (35140).
Eintragung Termin für 35140 in PD: Terminkalender → Tag/Uhrzeit wählen → Doppelklick → Fenster „Termin anlegen“
öffnet sich → Patient auswählen (Patienten-Navigation) → Zeitpunkt prüfen und ggf. ändern → gewünschten Raum
auswählen, falls notwendig! (Ambulanzen: bitte Anleitung verwenden!) → Ziffer auswählen (hier den Strich anwählen,
also keine Ziffer) → Im Memo das Stichwort „Biographische Anamnese“ eintragen → Speichern
Buchung der 35140 in PD: Terminkalender → Termin auswählen → Doppelklick → Fenster „Termininformation“ öffnet sich
→ Leistungen (Stern) anwählen → Fenster „Leistungen erfassen“ öffnet sich → Ziffer suchen: 35140 eingeben → Ziffer
auswählen (siehe Ziffernliste) → Speichern → Fenster „Termininformation“ ebenfalls Speichern
Die Biographische Anamnese ist jetzt gebucht (bitte nochmal kontrollieren über Stammdaten – Leistungen –
Kassenleistungen), im Terminkalender bleibt aber der rote Strich stehen (keine blaue Ziffer)
46
8. Antragstellung Formularübersicht
• PTV1 Antrag auf Psychotherapie
• PTV2 Angaben Therapeut
• PTV3 Leitfaden zum Erstellen des Berichts an die Gutachterin oder den Gutachter
• PTV4 Auftrag zur Begutachtung
• PTV5 Gutachten
• PTV6 nicht besetzt
• PTV7 nicht besetzt
• PTV8 Unterlagen für das Gutachterverfahren (Umschlag)
• PTV9 nicht besetzt
• PTV10 Ambulante Psychotherapie in der Gesetzlichen Krankenversicherung (Information für Patienten)
• PTV11 Ihre individuelle Information zur Psychotherapeutischen Sprechstunde
• PTV12 Anzeige einer Akutbehandlung
47
Weitere Ausfüllhilfen für die Formulare findet ihr auf der Homepage der KBV
(www.kbv.de) unter „Formulare in der ambulanten Psychotherapeutischen Versorgung“
8. Antragstellung Antragsunterlagen (Übersicht)
Zum Antrag auf Psychotherapie gehören die folgenden Unterlagen:
• PTV1 (Antrag auf Psychotherapie)
• Erstellung in PsychoDat
• PTV2 (Angaben Therapeut*in)
• Erstellung in PsychoDat
• Bericht an den/die Gutachter*in• Siehe Leitfaden (PTV3)
• Konsiliarbericht• Nur bei Erstantrag (KZT1 oder Erstantrag LZT)
• ggf. anonymisierte Vorbefunde• z.B. Klinikberichte, Epikrisen
• PTV8 (Unterlagen für das Gutachterverfahren/Umschlag)
• Ausgefüllt und unterschrieben
Die Antragsunterlagen schickt ihr zusammen im Original,
mit allen Ausfertigungen (auch die Ausfertigung für den/die Therapeut*in!)
und unterschrieben an die Verwaltung!
48
8. Antragstellung Antragsunterlagen (Erstellung PTV1+2)
Ablauf für die Erstellung der Antragsunterlagen (PTV1+2) in PsychoDat:
Vor der Erstellung der Antragsunterlagen (PTV1+2) muss folgendes erledigt sein:
• PTV11 wurde erstellt und abgeben
• Alle bisherigen Probatorischen Sitzungen (mind. 1) wurden durchgeführt, gebucht und
dokumentiertPD Leistungen buchen: siehe 5. Erstgespräch - Behandlungsschein
PD Leistungen dokumentieren: siehe 13. Dokumentation
• Prämessung (mind. 2 störungsspezifische Tests) wurde durchgeführt, ausgewertet, besprochen,
gebuchtPD: Ablauf wie beim Screening: siehe 6. Sprechstunde – Voraussetzungen PTV11 (Ablauf)
• Supervision mit Besprechung der Ergebnisse der Sprechstunde/Probatorik, der
Prämessung und weiteres Vorgehen ist erfolgt und eingetragenPD: derzeit noch nicht möglich, Anleitung folgt
• Gesicherte Diagnosen (max. 3) wurde/n festgelegt und eingetragen
Es werde alle Diagnosen als gesicherte Dauerdiagnosen eingetragen, die im Bericht an
den Gutachter angegeben werdenPD: Stammdaten → Reiter „Diagnosen“ anwählen → ist die gewählte Diagnose bereits als Verdachtsdiagnose
eingetragen → Doppelklick auf die Verdachtsdiagnose → Fenster „Diagnose bearbeiten“ öffnet sich → Auswahld der
Behandlungsdiagnose ändern von „Akutdiagnose“ zu „Dauerdiagnose“ → Diagnosesicherheit auf „Gesicherte
(Diagnose)“ setzen → Speichern
49
8. Antragstellung Antragsunterlagen (Erstellung PTV1+2)
Fortsetzung Ablauf für die Erstellung der Antragsunterlagen (PTV1+2) in PsychoDat:
Vor der Erstellung der Antragsunterlagen (PTV1+2) muss folgendes erledigt sein:
• Fortsetzung Gesicherte DiagnosenFalls die Diagnose von der/den Verdachtsdiagnose/n abweicht, bitte die Verdachtsdiagnose löschen und die neue/n,
gesicherte/n Diagnose/n neu eintragen:
Stammdaten → Reiter „Diagnosen“ anwählen → Neu → ICD-Brower öffnet sich → Über anklicken der Pfeile
Diagnose wählen → gewünschte Diagnosebeschreibung auswählen → Diagnose und –beschreibung erscheint auf der
rechten Seite → Haken setzen bei Behandlungsdiagnose und Dauerdiagnose wählen → Diagnosesicherheit auf
„Gesicherte (Diagnose)“ setzen → bei „Schein zuordnen“ erscheint in der Regel der Schein vom laufenden Quartal,
falls die eGK-Daten noch nicht übertragen wurden, erscheint der Schein vom Vorquartal. Ist noch kein Schein vom
laufenden Quartal angelegt, können die Diagnosen im Ausnahmefall auf dem Schein des Vorquartals geändert
werden (da das ggf. die Abrechnung des Vorquartals betrifft, bitte kurze Rücksprache mit eurem zuständigen
Sachbearbeiter halten) → Speichern und schließen → die eingetragene/n gesicherte/n Diagnose/n erscheint jetzt
als Zeile unter dem Reiter „Diagnosen“ → ggf. weitere gesicherte Diagnosen nach dem gleichen Prinzip eintragen
(max. 3 insgesamt)
• Datum der letzten Sprechstundensitzung und der ersten beiden Probatorischen
Sitzungen notieren (zum Abgleich bei Erstellung der Antragsunterlagen)
• Die Antragsunterlagen (PTV1+2, 7 Seiten!) werden erstellt, ausgedruckt und unter-
schrieben (PTV1 Patient*in, PTV2 Therapeut*in)
Ausfüllhilfe siehe nächste Seite!
50
8. Antragstellung Antragsunterlagen (Erstellung PTV1+2)
Erstellung von PTV1+2 über PsychoDat:PD (Beispiel: Antrag auf LZT = PTV1 und 2): Stammdaten → Anträge → Antragsart (unten links!) auswählen → Neu
→ Fenster „Neuer LZT“ öffnet sich
Antrag gestellt am: Datum so stehen lassen (wird von der Verwaltung bei Absendung des Antrags geändert)
Genehmigt am: Datum bleibt leer (wird von der Verwaltung bei Eingang der Leistungszusage (LZ) ausgefüllt)
Diagnosenauswahl: prüfen und ggf. korrigieren (über Feld … neben der Diagnose, ggf. Haken neu setzen)
Fachrichtung: prüfen (Erwachsene / Kinder- und Jugendliche) und ggf. ändern
Art der Therapie: prüfen (Einzel- oder Kombinationsbehandlung) und ggf. ändern (Info siehe S. 42)
Rezidivprophylaxe: bleibt auf „nicht absehbar“
Bei Erstantrag ausfüllen: ggf. Haken setzen bei ambulanter Vortherapie innerhalb der letzten 2 Jahre → Datum der
eingetragenen Probatorischen Sitzungen prüfen
In diesem Bewilligungsschritt werden beantragt: Therapieeinheiten (Anzahl Sitzungen) für den Bewilligungsschritt
eintragen (siehe Antragstellung – Bewilligungsschritte, S. 45)
Einbezug von Bezugspersonen: Therapieeinheiten (Anzahl Sitzungen) für den Bewilligungsschritt für die
Bezugspersonen eintragen (siehe Antragstellung – Bewilligungsschritte, S. 45)
Angaben des Patienten zur Sprechstunde: „ja“ → Datum der letzten 50 Minuten Sprechstunde in das 1. Feld
eintragen (vorausgefülltes Datum ggf. korrigieren) → 2. Feld bleibt leer (ggf. vorausgefülltes Datum löschen) →
Alternativ (bei Entfallen der Sprechstunde wegen vorherigem Klinikaufenthalt) → „nein“ → Haken setzen bei
stationärer Vorbehandlung
Bisheriger Behandlungsumfang: bleibt bei Erstantrag leer, bei KZT2, Umwandlungs-, Fortführungsanträgen,
Therapeutenwechsel wird hier die aktuelle Anzahl der bisher durchgeführten Leistungen eingetragen (in der Regel
vorausgefüllt vom Programm)
Letzte gutachterliche Stellungnahme: Name des Gutachters und Datum der letzten Stellungnahme wird von der
Verwaltung ausgefüllt
Ich führe die beantragte Psychotherapie …: Haken muss gesetzt sein!
Therapeuten-Stempel wählen!
Speichern
Zeile mit Antragsdaten markieren (1x anklicken) → Drucken (rechts unten) → Antragsunterlagen öffnen sich →
Haken muss bei allen 7 Seiten gesetzt sein → Drucken → Drucker wählen → OK 51
8. Antragstellung Einzel-/Kombinationsbehandlung
Bei Antragstellung kann zwischen einer reinen Einzel- und einer Kombinations-
behandlung mit Gruppe gewählt werden:
Einzelbehandlung:
• Alle beantragten Sitzungen werden nur im Einzelsetting durchgeführt
Kombinationsbehandlung mit Gruppe*:
• Alle beantragten Therapieeinheiten werden in Kombination von Einzel- und
Gruppensetting durchgeführt
• Der/Die Therapeut*in kann die Anzahl der Einzel- und Gruppeneinheiten frei
aufteilen (Angabe lediglich „überwiegend“ Einzel / „überwiegend“ Gruppe)
• Kommt keine Gruppe zustande, bleibt es bei reiner Einzelbehandlung
• Der/Die Einzeltherapeut*in muss auch Gruppenleiter*in sein
• Die Kombinationsbehandlung ist sinnvoll für alle Ausbildungsteilnehmer*innen, die
während der Ausbildung die Gruppenergänzung erlangen oder beginnen möchten
*Aufgrund gravierender Änderungen bei der Gruppentherapie zum 01.07.2021 ist die Ergänzungsqualifikation
„Gruppe“ derzeit ausgesetzt und kann voraussichtlich zum 01.01.2022 aufgenommen werden. Weitere
Informationen geben wir über unseren Blog bekannt.
56
8. Antragstellung Sitzungsfrequenz und Abweichung
Die Sitzungsfrequenz beträgt in der Regel 1 Sitzung pro Woche.Gelegentliche (und therapeutisch notwendige) Abweichungen von der Sitzungsfrequenz sind nach vorheriger
Rücksprache mit dem/der Supervisor*in möglich und müssen vorab von der Institutsleitung genehmigt werden.
Eine durchgehend hochfrequente Behandlung ist dabei ausgeschlossen!
PD: Vorlage in Dokumentenverwaltung – Vorlagen – Sonstige – Abweichende Sitzungsfrequenz
In der Zusatzinformation zur abgerechneten Sitzung muss als Begründung eine der u.g. Methoden
eingetragen werden.
PD: Doppelstunde als 2 einzelne Termine im Terminkalender erfassen → Sitzungen auf den Schein buchen →
Stammdaten – Leistungen – Kassenleistungen aufrufen → Doppelklick auf die jeweilige Sitzung → Fenster
„Kassenleistung bearbeiten“ öffnet sich → Zusatzangaben wählen → Fenster „Zusatzangaben zur Leistung“
öffnet sich → im Feld „Leistungsbegründung“ die Begründung (s.u.) eintragen→ Übernehmen→ Speichern
Doppelstunden sind möglich bei den folgenden Methoden der VT:
• Stimulusbezogene Methoden• z.B. systematische Desensibilisierung
• Responsebezogene Methoden• z.B. operante Konditionierung, Verhaltensübung
• Methoden des Modelllernens
• Methoden der kognitiven Umstrukturierung• z.B. Problemlösungsverfahren, Immunisierung gegen Stressbelastung
• Selbststeuerungsmethoden• z.B. psychologische und psychophysiologische Selbstkontrolltechniken
Die Notwendigkeit einer abschnittsweisen höheren Wochenfrequenz
ist in der Antragstellung differenziert zu begründen
und muss vom/von der Gutachter*in befürwortet werden!57
8. Antragstellung Externe Sitzungen
• Expositionen in vivo
• Müssen immer gesondert beantragt und im Bericht an den Gutachter angegeben werden
• Im Bericht dabei den Gutachter darum bitten, die Befürwortung der Expositionen der Krankenkasse im
Gutachten explizit mitzuteilen
• Es sind max. 4 Sitzungen am Stück möglich
• Hausbesuche• Können generell aus wichtigem Grund nach Rücksprache mit dem/der Supervisor*in durchgeführt werden
Alle externen Therapieeinheiten (Sitzungen außerhalb der Ambulanz oder Lehrpraxis) müssen
vorab bei der Institutsleitung angemeldet und von dieser genehmigt werden (rechtzeitig
Vorlage ausfüllen, genehmigen lassen und in der Verwaltung abgeben)
PD: Vorlage in Dokumentenverwaltung – Vorlagen – Sonstige – Externe Sitzungen
Die externen Therapieeinheiten müssen ebenfalls gegenüber der Krankenkasse
begründet werden (Zusatzinformation zur entsprechenden Abrechnungsziffer)
PD: Doppelstunde als 2 einzelne Termine im Terminkalender erfassen → Sitzungen auf den Schein buchen →
Stammdaten – Leistungen – Kassenleistungen aufrufen → Doppelklick auf die jeweilige Sitzung → Fenster
„Kassenleistung bearbeiten“ öffnet sich → Zusatzangaben wählen → Fenster „Zusatzangaben zur Leistung“ öffnet
sich → im Feld „Leistungsbegründung“ die Begründung (z.B. Exposition in vivo oder Hausbesuch) eintragen →
Übernehmen→ Speichern
Externe Sitzungen können nur abgerechnet werden, wenn zur Quartalsabrechnung die
entsprechende Genehmigung der Institutsleitung vorliegen!
59
8. Antragstellung Bezugspersonenstunden (B) bei KJP
Bezugspersonenstunden:Bei der Behandlung von Kindern und Jugendlichen kann es zur Erreichung des Therapieziels notwendig sein, relevante
Bezugspersonen einzubeziehen. Die für diese Einbeziehung vorgesehen Anzahl der Therapieeinheiten soll ein
Verhältnis von 1:4 zur Anzahl der Therapieeinheiten des/der Patient*innen nicht überschreiten (siehe
„Therapieschritte“). Ist eine höhere Anzahl für die Einbeziehung der Bezugspersonen therapeutisch geboten, ist dies
im Bericht an den/die Gutachter*in zu begründen. Durch eine Erhöhung der Anzahl Bezugspersonenstunden reduziert
sich die Anzahl der Therapieeinheiten für den/die Patient*in entsprechend.
Im Sinne der Richtlinie sind Kinder Personen, die noch nicht 14 Jahre alt sind und Jugendliche Personen, die 14
Jahre, aber noch nicht 21 Jahre alt sind. Grundsätzlich haben Patienten ab 18 Jahren Anspruch auf eine
Erwachsenentherapie.
Bezugspersonen können auch bei „Menschen mit einer geistigen Behinderung“ (Diagnose des Abschnitts
Intelligenzstörung F70-F79 muss vorliegen) beantragt werden.
Dabei bitte beachten:
Genehmigte Einzeltherapiesitzungen können nur durchgeführt werden:
• mit dem/der Patient*in alleine
• mit dem/der Patient*in und Bezugsperson/en
Genehmigte Bezugspersonenstunden können nur durchgeführt werden:
• mit Bezugsperson/en alleine
• mit Bezugsperson/en und dem/der Patient*in
PD: Bei der Auswahl der EBM-Ziffer auf die Endung „B“ achten (z.B. Einzeltherapie LZT = 35425, Einzeltherapie LZT
mit Bezugspersonen = 35425B), siehe auch Ziffernliste!
61
8. Antragstellung Bewilligungsschritte
Therapieabschnitt LZT KZT
Erstantrag LZT
Antrag KZT1
60 (+ 15B)1
12 (+ 3B)3
Antrag KZT2 12 (+ 3B)2
Umwandlungsantrag 36 (+ 9B)1
1. Fortführungsantrag 20 (+ 5B)3 20 (+ 5B)3
Stundenzahl gesamt 80 (+ 20B) 80 (+ 20B)
62
1Gutachterpflichtig: Für diese Anträge muss das Gutachterverfahren eingeleitet werden
2Nicht Gutachterpflichtig: Für diese Anträge liegt die Entscheidung über die Einleitung des Gutachterverfahrens
bei der Krankenkasse.
3Während der Ausbildung muss für die folgenden Anträge dennoch (auch bei Verzicht der Krankenkasse auf das
Gutachterverfahren) ein Bericht an den Gutachter geschrieben und zusammen mit dem PTV8 abgegeben werden:
KZT1 und 1. Fortführungsantrag
8. Antragstellung Bericht an den/die Gutachter*in
Siehe PTV3 „Leitfaden zum Erstellen des Berichts an den Gutachter“PD: Vorlage in Dokumentenverwaltung – Vorlagen – KBV-Muster – Muster PTV03 → rechte Bildschirmseite erscheint
die Vorlage → Drucken
In der Überschrift muss vermerkt sein:
• Bericht zum Erstantrag auf (z.B.) Langzeittherapie VT
• Chiffre des/der Patient*in (1. Buchstabe Nachname, Geburtsdatum = XTTMMJJ)
Unter dem Bericht bitte angeben:
• Ausstellungsdatum (OHNE Ortsangabe)
• Angabe des/der Supervisor*in (links)
• Titel, Vor- und Zuname, ggf. Stempel
• Angabe des/der Therapeut*in (rechts)
• Titel, Vor- und Zuname
Bitte generell die Unterlagen nicht tackern und nicht doppelseitig ausdrucken.
Die Chiffre und Seitenzählung sollten auf jeder Seite oben angegeben werden63
Beispiel:
TT.MM.JJJJ
Dr. Vorname Zuname M. Sc. Max Mustermann
-Supervisor*in-
8. Antragstellung Konsiliarbericht (Kontrolle)
Nachdem ihr den Konsiliarbericht ausgefüllt vom Konsiliararzt zurück erhalten habt,
prüft ihr folgende Punkte:
• Ist das Patientenfeld korrekt ausgefüllt (richtiger Patient)?
• Sind alle Durchschläge von Vertragsarzt/ärztin gestempelt?
• Sind alle Ausfertigungen von Vertragsarzt/ärztin unterschrieben?
• Sind alle Seiten lesbar?
• Sind patientenbezogene Daten (Namen, etc.) im Fließtext angegeben?
• Wenn ja: Bitte ausschließlich auf der Ausfertigung für den/die
Gutachter*in schwärzen!
Der Konsiliarbericht darf bei Antragstellung nicht älter als 3 Monate sein!Eine kurzfristige Überschreitung der Frist ist hier meist jedoch kein Problem. Die Krankenkassen/Gutachter*innen
akzeptieren in der Regel auch Konsiliarberichte, die bis zu 6 Monate alt sind. Das sollte aber die Ausnahme sein.
Bei Überschreitung der Frist von mehr als 1 Monat sollte ein neuer Konsiliarbericht angefordert werden.
Formulare:Die Konsiliarärzte/-ärztinnen verwenden oft für die Ausstellung des Konsiliarberichtes eigene Formulare
(Laserdrucker). Diese können natürlich auch verwendet werden. Es kann also sein, dass ihr dem/der Patient*in das
Durchschreibeformular mitgebt und ein anderes Formular zurück erhaltet. Bitte prüft auch hier alle Angaben.
Wenn das Feld „Aufgrund somatischer/psychiatrischer Befunde bestehen derzeit Kontraindikationen für eine
psychotherapeutische Behandlung“ angekreuzt ist, kann der Konsiliarbericht nicht verwendet werden bzw. kann
keine Therapie stattfinden! Bitte klärt das entsprechend mit dem/der ausstellenden Arzt/Ärztin ab und lasst euch
einen neuen Konsiliarbericht schicken (meist kreuzen die Ärzt*innen das Feld aus Versehen an).
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8. Antragstellung Vorbefunde (Anonymisierung)
Vorbefunde (Klinikberichte, Epikrisen, etc.) über stationäre oder ambulante Vorbehandlungen
der letzten 2 Jahre müssen dem Antrag in einer anonymisierten Ausfertigung
beigefügt werden.
Anonymisierung:
Schwärzen aller personenbezogenen Daten (Empfehlung: Korrekturroller)
Pseudonymisierung:
„Erstellung“ der Chiffre (1. Buchstabe Nachname und Geburtsdatum)
Dabei wie folgt schwärzen:
Vorname komplett, Nachname ab 2. Buchstabe (1. Buchstabe Nachname bleibt lesbar)
Adresse komplett, Geburtsdatum Patient bleibt lesbar
Generell gilt: Alle Vorbefunde müssen in Kopie mit dem EGP bzw. spätestens nach
Erhalt der Verwaltung abgeben werden („Original“ – also nicht anonymisiert!)
Unterbrechungen während einer laufenden Therapie wegen einer
(teil-)stationären Behandlung bitte immer in der Verwaltung melden
und den Entlassbericht in Kopie umgehend nach Erhalt abgeben!
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8. Antragstellung Vorbefunde (Begriffserklärungen)
“Der Begriff Anonymisierung umfasst das Verändern personenbezogener Daten derart, dass die
Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse nicht mehr oder nur mit einem
unverhältnismäßig großen Aufwand an Zeit, Kosten und Arbeitskraft einer bestimmten oder
bestimmbaren natürlichen Person zugeordnet werden können. Der Begriff Pseudonymisierung
umfasst das Ersetzen des Namens und anderer Identifikationsmerkmale durch ein Kennzeichen
zu dem Zweck, die Bestimmung des Betroffenen auszuschließen oder wesentlich zu
erschweren.
Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse
einer bestimmten oder bestimmbaren Person. Anonyme oder anonymisierte Daten, die keinen
Rückschluss auf eine bestimmte oder bestimmbare Person erlauben, unterfallen nicht (oder
nicht mehr) den gesetzlichen Vorschriften. Für die Bestimmbarkeit wird vorausgesetzt, dass die
verantwortliche Stelle die konkrete Möglichkeit hat, durch zumutbare Aktivitäten den
Personenbezug herzustellen. Dafür sind alle Mittel zu berücksichtigen, die vernünftigerweise
entweder von dem Verantwortlichen für die Verwendung oder von einem Dritten eingesetzt
werden können. Dabei sind die gleichen Anforderungen zu stellen, wie bei der Anonymisierung.
Zu den persönlichen und sachlichen Verhältnissen gehören sowohl äußerliche, körperliche
Merkmale als auch innere, geistige Zustände (Einstellungen, Motive, Wünsche), ferner
Handlungen, Äußerungen und sonstige Verhaltensweisen der Person, unabhängig davon, wie
lange sie zeitlich zurückliegen. Schließlich sind auch Angaben einbezogen, die ausschließlich
der Identifizierung der Person dienen, ohne etwas über sie auszusagen. Nummern
(Personalnummer, Sozialversicherungsnummer) stehen den Namen gleich.“
Behnsen et. al. (MHP), Januar 2017
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8. Antragstellung Umschlag für den/die Gutachter*in PTV8
• „Chiffre des/der Patient*in“ eintragen:• 1. Buchstabe Nachname
• Geburtsdatum 6-stellig (TTMMJJ)
• „Begutachtung einer“ wählen/entsprechend ankreuzen:• VT
• KiJu (KJP) oder Erw (PP)
• Einzel- oder Gruppenbehandlung/Kombinationsbehandlung
• „Antragsart“ wählen/entsprechend ankreuzen:• Entsprechend dem zu stellenden Antrag
• „Inhalt“ ankreuzen:• Die erforderlichen Unterlagen sind entsprechend den Angaben im Leitfaden PTV3 vollständig
enthalten
• „Erklärung Therapeut*in“ ankreuzen:• Ich erkläre, den Bericht entsprechend den Angaben im Leitfaden PTV3 vollständig persönlich
verfasst zu haben
• „Ausstellungsdatum“: frei lassen!
• „Name und Anschrift Krankenkasse“: frei lassen!
• Unterschrift nicht vergessen!
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Bitte keine Antragsunterlagen in den Umschlag legen
und den Umschlag auch nicht zukleben!
8. Antragstellung Abgabe in der Verwaltung
Bitte kontrolliert alle Unterlagen vor Abgabe an die Verwaltung auf Vollständigkeit!
Unterschriften nicht vergessen!
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Wenn euch alle erforderlichen Antragsunterlagen vorliegen, gebt ihr diese in der
Verwaltung ab oder sendet sie uns per Post:
• PTV1 (Antrag auf Psychotherapie)
• 2 Seiten (Ausfertigung Krankenkasse, Therapeut*in)
• PTV2 (Angaben Therapeut*in)
• 3 Seiten (Ausfertigung Krankenkasse, Gutachter*in, Therapeut*in)
• Bericht an den Gutachter*in• Bericht muss datiert und von Therapeut*in sowie Supervisor*in unterschrieben sein
• nicht doppelseitig ausdrucken, nicht tackern!
• Konsiliarbericht• 3 Seiten (Ausfertigung Therapeut*in, Gutachter*in, Krankenkasse)
• ggf. anonymisierte Vorbefunde• z.B. Klinikberichte, Epikrisen
• PTV8 (Unterlagen für das Gutachterverfahren/Umschlag)
• Ausgefüllt und unterschrieben
Eure Unterlagen werden von uns geprüft und euch ggf. fehlerhafte Unterlagen zur
Überarbeitung zurückgesandt.
9. Antragsverfahren Weiterleitung an die Krankenkasse
• Wenn alles passt, werden die Antragsunterlagen von der Verwaltung an die
zuständige Krankenkasse gesendet
• Das Datum der Antragstellung in PsychoDat wird von der Verwaltung korrigiertPD: Stammdaten – Anträge
• Ab dem Folgetag der Absendung des Antrags können als Übergang bis zur
Genehmigung der Therapie durch die Krankenkasse ggf. Psychotherapeutische
Gespräche (PG) mit dem/der Patient*in stattfinden. Weitere Info‘s zur Verwendung
der PG siehe Punkt 10.
• Der komplette Antrag wird (so wie er von der Verwaltung an die Krankenkasse gesendet wurde)
eingescannt und abgespeichertPD: Dokumentenverwaltung – Archiv - Antrag
• Falls der Behandlungsschein schon angelegt wurde, wird von der Verwaltung der
Antrag auf dem Schein eingetragen (für die Abrechnung)PD: Stammdaten – Leistungen – Kassenleistungen
• Ihr erhaltet ggf. eine Rückmeldung über die von der Verwaltung vor Absendung
des Antrags noch vorgenommenen Korrekturen (zur Berücksichtigung für zukünftige Anträge)
PD: Nachrichtensystem
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9. Antragsverfahren Gutachterverfahren (GV)
Nach Eingang eures Antrags bei der zuständigen Krankenkasse entscheidet diese ggf. ob
das Gutachterverfahren (GV) eingeleitet wird (siehe auch Punkt 8 Antragstellung Therapieschritte).
Dabei muss generell bei folgenden Anträgen das GV eingeleitet werden:
• Erstantrag LZT
• Umwandlungsantrag (nach komplett durchgeführter KZT1 + 2)
• 2. Fortführungsantrag• Wenn nach Ablauf des Höchstkontingents von 80 Therapieeinheiten noch eine weitere Verlängerung
notwendig ist, können über einen 2. Fortführungsantrag noch einmal max. 20 Therapieeinheiten beantragt
werden. Dieser 2. Fortführungsantrag ist immer gutachterpflichtig.
Bei diesen Anträgen liegt es im Ermessen der Krankenkasse, ob sie das GV einleitet:
• KZT1
• 1. Fortführungsantrag (auch nach Probetherapie)
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9. Antragsverfahren Gutachten (PTV5)
• Sofern die Krankenkasse das Gutachterverfahren einleitet, sendet sie den PTV8
zusammen mit einer Auflistung der Vorbehandlungen/stationären Aufenthalte
des/der Patient*in an eine/n Gutachter*in ihrer Wahl.
• Der/Die Gutachter*in bearbeitet den Antrag und sendet das Gutachten an die
Krankenkasse und zeitgleich an das Institut. In der Regel werden die Anträge positiv
entschieden und vom/von der Gutachter*in auch befürwortet wie beantragt.
• Der Eingang des Gutachtens wird von der Verwaltung in PsychoDat eingetragenPD: Stammdaten – Anträge – Doppelklick auf den entsprechenden Antrag – Angaben zum Gutachter und Datum
des Gutachtens wurden von der Verwaltung eingetragen
• Das Gutachten wird eingescannt und gespeichert:PD: Dokumentenverwaltung – Archiv – Antrag
• Bitte ggf. ausdrucken und Supervisor*in vorlegen/mit Supervisor*in besprechen
Mit der Therapie darf erst begonnen werden
wenn die Krankenkasse den Antrag genehmigt hat
(Eingang der Leistungszusage)!
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9. Antragsverfahren Abweichungen im Gutachten
Kürzung der beantragten Leistungen (Probetherapie):
• Bei Kürzung der Leistungen von LZT auf KZT („1“ oder „1 und 2“) folgen die weiteren
Anträge wie bei den „Therapieabschnitten“ aufgelistet• Ausnahme: Der/Die Gutachter*in gibt die nächste Antragsart vor
• Bei Kürzung der Leistungen von• z.B. Erstantrag LZT (60 Therapieeinheiten) auf 10 Therapieeinheiten Probetherapie (z.B. bei
Alkoholismus/Substanzmissbrauch ohne ausreichende Klärung der Abstinenz) wird im Anschluss ein
Fortführungsantrag mit 50 Sitzungen gestellt
• z.B. Erstantrag LZT (60 Therapieeinheiten) auf 30 Therapieeinheiten Probetherapie (z.B. bei Mängeln im
Bericht) wird im Anschluss ein Fortführungsantrag mit 30 Sitzungen gestellt
Ablehnung des Antrags (hier gibt es 2 Möglichkeiten):
• Einleitung Zweitgutachten:• Der/Die Patient*in legt Widerspruch gegen den Bescheid der Krankenkasse ein und die Krankenkasse kann ein
Zweitgutachten einleiten. Ihr erstellt einen neuen Antrag (unter Berücksichtigung der Anmerkungen des/der
ablehnenden Erstgutachter*in) und dieser wird von der Krankenkasse an eine/n Zweitgutachter*in nach Wahl
gesendet.
• Erneuter Antrag:• In manchen Fällen lehnt der/die Gutachter*in den Antrag zwar ab, weist aber auf die Möglichkeit der
„Nachbesserung“ hin. In diesem Fall überarbeitet ihr euren Antrag noch einmal und stellt diesen erneut. Der
Antrag geht dabei noch einmal an den/die ablehnende/n Gutachter*in, meist erfolgt daraufhin die volle
Befürwortung.
Bitte besprecht die Kritikpunkte des/der Gutachter*in mit dem/der zuständigen Supervisor*in und besprecht die
Erstellung der weiteren Antragsunterlagen für das Zweitgutachten oder einen erneuten Antrag mit der Verwaltung.
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9. Antragsverfahren Leistungszusage (LZ) der Krankenkasse
Nach Eingang des Gutachtens (PTV5) bei der zuständigen Krankenkasse stellt diese eine
Leistungszusage (LZ) aus. In der Regel erhält der/die Patient*in und das Institut eine
eigene Leistungszusage.
• Der Eingang der LZ wird von der Verwaltung in PsychoDat eingetragenPD: Stammdaten → Anträge → Datum „Genehmigt am“ ist eingetragen
• Die LZ wird eingescannt und gespeichertPD: Dokumentenverwaltung → Archiv → Antrag
Die LZ ist eure Abrechnungsgrundlage!
Die LZ verliert ihre Gültigkeit, wenn der/die Patient*in die Krankenkasse wechselt!
Die „neue“ Krankenkasse ist verpflichtet, die restlichen Stunden zu übernehmen.
Hierfür muss dennoch ein Antrag auf Übernahme der restlichen Sitzungen gestellt werden,
bitte wendet euch dafür an die Verwaltung
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10. Psychotherapeutisches Gespräch (PG) Info + Anwendung
Info Psychotherapeutisches Gespräch (PG):
PG können generell nur vor einer Psychotherapie und im Ausnahmefall vor einem neuen
Bewilligungsschritt (KZT2/Umwandlungs-/Fortführungsantrag) stattfinden. Nach Beendi-
gung einer Psychotherapie sind PG nicht mehr möglich! Sie stellen eine eigenständige
Leistung dar und können deshalb nicht am gleichen Tag mit anderen Leistungen
abgerechnet werden! Ausnahme: Diagnostik darf am gleichen Tag durchgeführt werden wie PG.
Anwendung von PG:
• Vor Beginn einer Psychotherapie• Als 50minütige „Übergangsziffer“ zwischen der Antragstellung und der Genehmigung der Therapie, sofern
keine anderen Ziffern mehr zur Verfügung stehen
• PG‘s dürfen erst durchgeführt werden, wenn der Antrag von der Verwaltung an die Krankenkasse gesendet
wurde (= Antragsdatum der Verwaltung!) – ggf. ist bis dahin zu pausieren*.
• Vor der Verlängerung einer Psychotherapie• Als 50minütige „Übergangsziffer“ zwischen der Beendigung eines Therapieschrittes und der Genehmigung des
Umwandlungs-/Fortführungsantrags, sofern die genehmigten Leistungen des Vorantrags aufgebraucht
wurden*
• Bei der Verlängerung einer Psychotherapie MUSS der Antrag so rechtzeitig vorbereitet und abgegeben
werden, dass noch genügend Leistungen aus dem Vorantrag übrig sind (ca. 5-7 Sitzungen VOR dem Ende
des letzten Therapieschrittes)!
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PG‘s vor Antragstellung und vor einer Verlängerung der Psychotherapie
müssen immer vorab von der Institutsleitung genehmigt werden (Vorlage verwenden)!PD: Vorlage in Dokumentenverwaltung – Vorlagen – Sonstige – PG vor Antragstellung
10. Psychotherapeutisches Gespräch (PG) Durchführung
Durchführung von PG (Allgemein):
• Dauer: mind. 50 Minuten• Abrechnung nur in 10minütigen Schritten möglich: ein PG mit 50 Minuten Dauer hat somit den Faktor 5
• max. 3 x im Behandlungsfall (= Quartal)• Pro Quartal sind also möglich: 3 x 50 Minuten PG (in der Abrechnung: 15 x 10 Minuten PG) = max. 150 Minuten
• Durchführung als Videosprechstunde möglich• Obergrenzen beachten (entfällt ggf. derzeit wegen Ausnahme Corona-Pandemie)!
• PD: Bei der Buchung in PsychoDat Ziffer entsprechend wählen (23220V)
• Persönlicher Arzt-Patienten-Kontakt erforderlich• Keine telefonische Behandlung!
• nur Einzelbehandlung
• Leistungsinhalt:• Syndrombezogene therapeutische Intervention
• Krisenintervention
• Anleitung der Bezugsperson/en (auch ohne Anwesenheit Patient*in) zu Lasten des Kontingents des Patienten
• Keine Abrechnung aller möglichen Gespräche (wie Terminabsprachen, etc.)!
• Nicht am gleichen Tag wie andere Leistungen abrechenbar• PG stellen eine eigenständige Leistung dar, dürfen nicht als „Ergänzung“ bei überschrittener Sitzungsdauer
von Einzeltherapiesitzungen verwendet werden (z.B. 60-minütige Einzeltherapiesitzung LZT: Kann nur mit 50
Minuten Dauer Ziffer 35425 abgerechnet werden, nicht zusätzlich dazu mit 10 Minuten PG)
• dürfen generell nicht am gleichen Tag durchgeführt werden wie alle anderen Leistungen (auch Anträge)
• PG können am selben Behandlungstag zu verschiedenen Zeiten stattfinden (z.B. persönliches PG mit Patient*in
am Vormittag, Video-PG mit Elternteil am Nachmittag)
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10. Psychotherapeutisches Gespräch (PG) Anwendungsbeispiel
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Datum Sitzung Ziffer Dauer(Min.)
Bemerkung
01.04. 3. Probatorische Sitzung 35150 50
04.04. Antrag LZT 35131 -- Antrag an Kasse gesendet
08.04. 4. Probatorische Sitzung 35150 50
15.04. PG 23220 50 Übergang bis Genehmigung
23.04. Gutachten -- -- Gutachter befürwortet Antrag
25.04. Leistungszusage -- -- Datum Leistungszusage Kasse
30.04. VT LZT Einzel 35425 50
22.04. VT LZT Einzel 35425 50
Hier wurden alle Vorgaben für PG beachtet:
Vor der Genehmigung der Therapie als Übergang 50minütige PG möglich
PG nicht am gleichen Tag wie andere Leistungen
11. Videobehandlung Info und Begriffsklärung
Info Videobehandlung:Videobehandlungen dürfen lediglich aufgrund der Corona-Pandemie durchgeführt werden. Die Genehmigung erfolgt
quartalsweise, wir informieren euch jeweils für ein neues Quartal, sobald wir die Info erhalten haben.
Psychotherapeutische Leistungen können auch als Videobehandlung erbracht werden, wenn die Leistung nicht den
unmittelbaren persönlichen Kontakt erfordert. Die Entscheidung zur Durchführung einer psychotherapeutischen
Leistung als Videobehandlung erfolgt nach Rücksprache mit dem zuständigen Supervisor unter Berücksichtigung des
individuellen Krankheitsgeschehens und der Lebensumstände des/der Patient*in. Die Teilnahme an der
Videobehandlung ist freiwillig.
Videobehandlungen finden für den/die Therapeut*in zwingend in der Ambulanz/Lehrpraxis statt, der/die Patient*in
wählt sich von zu Hause aus ein. D.h. der/die Therapeut*in muss sich in der Ambulanz/Lehrpraxis für eine
Videobehandlung befinden, der/die Therapeut*in darf keine Videobehandlung von zu Hause aus durchführen.
Eine Videobehandlung kann nur stattfinden, wenn die Datenschutzbestimmungen erfüllt sind. Die Videobehandlung hat
zur Gewährleistung der Datensicherheit und eines störungsfreien Ablaufes in geschlossenen Räumen, die eine
angemessene Privatsphäre sicherstellen, stattzufinden. Zu Beginn der Videobehandlung hat auf beiden Seiten eine
Vorstellung aller im Raum anwesenden Personen zu erfolgen. Aufzeichnungen jeglicher Art sind während der
Videobehandlung nicht gestattet!
Unser zertifizierter Anbieter für die Durchführung von Videobehandlungen ist die Firma RED medical systems GmbH,
hier nutzen wir das Modul RED connect. Bitte beachtet den Ablauf vor der Durchführung von Videobehandlungen auf
der folgenden Seite.
80
Begriffsklärung:
Für die Durchführung von psychotherapeutischen Leistungen als Videobehandlung sind mehrere Begriffe im Umlauf.
Die KBV spricht im BMV-Ä von Videosprechstunde, in der Psychotherapie-Vereinbarung werden diese Videosprech-
stunden Videokonferenzen genannt. Beide Begriffe benennen das gleiche, sind aber beide eher irreführend.
Wir haben uns deshalb entschieden, den Begriff „Videobehandlung“ zu verwenden.
Wenn wir also von Videobehandlung sprechen, handelt es sich um Videosprechstunden/Videokonferenzen
11. Videobehandlung Durchführung, Ausschluss, Voraussetzungen
Durchführung als Videobehandlung ist möglich:
• Psychotherapeutische Gespräche
• Einzeltherapiesitzungen (auch Bezugspersonen) KZT1, KZT2, LZT
• Verlaufsmessungen
• Psychotherapeutische Sprechstunde (außer Erstgespräch!)
• Probatorische Sitzungen (außer Erstgespräch!)
Ausschluss der Videobehandlung:
• Erstgespräch (unabhängig ob Sprechstunde oder Probatorik)
• Psychotherapeutische Akutbehandlung
• Gruppenpsychotherapie
Voraussetzungen Videobehandlung:
• Ausdruck der Einwilligungserklärung RED• Achtung: Die Erklärung besteht aus 2 Seiten, bitte möglichst doppelseitig ausdrucken!
• Ausfüllen der Einwilligungserklärung RED• Bitte vom/von der Patient*in leserlich ausfüllen lassen und ggf. behilflich sein!
• Stempel: wird von der Verwaltung gestempelt (Institutsstempel dgvt), auch wenn die Videobehandlung in einer
Lehrpraxis stattfindet. Bitte deshalb hier keinen Stempel der Lehrpraxis verwenden bzw. hier bitte nichts
eintragen!
• Ausdruck Antrag auf Videobehandlung• PD: Stammdaten – Persönliche Daten – Kontakt – Bearbeiten (rechts) – E-Mail-Adresse Patient*in eintragen -
Speichern
• Im Anschluss Vorlage drucken: Dokumentenverwaltung – Vorlage – Vereinbarungen – Antrag Videobehandlung PD
81
Achtung!
Videobehandlungen
werden für die Institute
nur für jeweils ein Quartal
während der Corona-
Pandemie genehmigt!
12. Therapieende Ablauf
Bei der Beendigung der Therapie sind folgende Schritte notwendig:
• Postmessung durchführen
• Ca. 5 Sitzungen vor Therapieende
• PD: Diagnostik durchführen: siehe 6. Sprechstunde – Voraussetzungen PTV11 (Ablauf)
• Mitteilung Therapieende
• Per Nachricht über PsychoDat, bitte kurze Begründung angeben
• Epikrise (nicht verpflichtend)
• Für jeden abgeschlossenen Fall solltet ihr eine Epikrise erstellen und abgeben
• Die Epikrise muss vom Therapeuten und vom Supervisor unterschrieben werden
• Abgabe eurer kompletten Patientenakte
• Bitte sortiert und aufgearbeitet abgeben (siehe nächste Seite)
Eure Patientenakte ist Eigentum des Instituts wird für 10 bis 30 Jahre archiviert.
Bitte die Unterlagen nach Therapieende automatisch und zeitnah abgeben!
84
12. Therapieende Abgabe Patientenakte
Zur Akte gehören:
• Epikrise (falls eine geschrieben wurde)
• Ausgedruckte Dokumentation (Sitzungsprotokolle)• Möglichst doppelseitig ausdrucken und alle Sitzungen auf einmal
PD: Therapiedaten → Sitzungsprotokolle → Feld „Datum“ 1 x anklicken (dadurch wird die Sortierung
verändert, die Sortierung muss für den Ausdruck immer zeitlich abwärts vom Erstgespräch aus
erfolgen) → Haken setzen bei Chronologisch anzeigen → Drucken
• Jede Seite (auch Rückseite) unterschreiben!
• Weitere Unterlagen, die ihr noch nicht (z.B. mit dem EGP) abgegeben habt• z.B. Arbeitsblätter, Tagebücher, zusätzliche Aufzeichnungen/Zeichnungen
• Chiffre des Patienten und ggf. zugehöriges Sitzungsdatum auf jeder Seite angeben!
• Kopien von Unterlagen die der Verwaltung bereits vorliegen bitte raus nehmen• z.B. Antragsunterlagen, EGP, Klinikberichte, etc.
• Flipcharts: Bitte fotografieren und den Ausdruck abgeben
Auch die Patientenakten der Prüfungsfälle müssen nach Therapieende
abgegeben werden. Bitte kopiert euch die für die Prüfung notwendigen
Unterlagen vor Abgabe und gebt die Originalunterlagen zeitnah ab.
Bitte kontrolliert und sortiert eure Patientenakte VOR Abgabe
wie oben angegeben!
85
13. Dokumentation Therapie (Sitzungsprotokoll)
Dokumentation:
• Dokumentation jeder Sitzung/Leistung in PsychoDat• Jede Leistung muss in PsychoDat gebucht und dokumentiert werden, die Anwendung der Vorlage ist
verpflichtend!
PD: Leistungen dokumentieren: Therapiedaten → Sitzungsprotokolle → Sitzungsdatum auswählen (1x anklicken/
markieren) → Bearbeiten (unten rechts) → Textvorlage „Sitzungsprotokoll Vorlage dgvt“ einfügen (Verwendung
der Vorlage ist verpflichtend!) → in die Textvorlage die Dokumentation eintragen:
Dauer der Sitzung mit z.B. 50 Minuten (mit Zeiteinheit) eintragen
Sitzungsteilnehmer*innen mit Namen der Patient*innen (oder Pat.), bei Bezugspersonen den Bezug zum/zur
Patient*in (z.B. Mutter) mit angeben. Der Name der Therapeut*in muss NICHT angegeben werden!
Videobehandlung: Präsenzsitzung mit nein, Videobehandlung mit ja angeben
Alle weiteren Felder entsprechend ausfüllen oder z.B. einen Strich eintragen oder frei lassen, wenn einer der
angegebenen Punkte nicht bei dieser Sitzung durchgeführt wurde (Überschrift nicht löschen!)
Suizidalität ist jeweils abzuklären und zu dokumentieren
• Die Dokumentation muss zeitnah erfolgen• Die Sitzungsnotizen müssen idealerweise im Anschluss an die Sitzung, auf jeden Fall am gleichen Tag und nur
im Ausnahmefall spätestens am Folgetag eingetragen werden!
• Ausdruck der Dokumentation• Erfolgt idealerweise über den gesamten Zeitraum nach Therapieende, Abgabe in der Verwaltung
PD: Ausdruck aller Sitzungsprotokolle am Stück: Therapiedaten → Sitzungsprotokolle → 1 x auf Überschrift
„Datum“ klicken (Sortierung nach Datum) → Haken setzen bei „Chronologisch anzeigen“ (unten) → Drucken
über Druckersymbol (oben) → Bitte jede Seite (bei doppelseitigem Druck auch Rückseite) unterschreiben!
86
Ihr könnt in PsychoDat auch Telefonate, SMS, Notizen, Mails, etc. dokumentieren, die nicht im
Terminkalender stehen: Therapiedaten – Sitzungsprotokolle – Neuer Eintrag – Protokoll-Art aufrufen –
Auswählen – Zeitpunkt eintragen/ändern - Speichern
13. Dokumentation Supervision
Die Einzelsupervision wird wie folgt dokumentiert:
• Eintragung in Vorlage „Dokumentation von Supervisionsstunden“• Diese Dokumentation bleibt bei euren Unterlagen
• Gehört nicht zur Patientenakte und muss nicht bei Therapieende abgegeben werden
• Abrechnung der SV-Stunden direkt mit dem Supervisor
Die Gruppensupervision wird wie folgt dokumentiert:
• Eintragung in Vorlage „Dokumentation von Supervisionsstunden“• Diese Dokumentation bleibt bei euren Unterlagen
• Gehört nicht zur Patientenakte und muss nicht bei Therapieende abgegeben werden
• Abrechnung der SV-Stunden über Vorlage „Anwesenheitsliste Gruppen-SV“• Die Anwesenheitsliste wird vom Supervisor erstellt und zusammen mit seiner Rechnung in der Verwaltung
abgegeben
• Die Abrechnung der Gruppen-SV-Stunden erfolgt zwischen Supervisor und Verwaltung (bis 100 Stunden)
• Ab dem Erreichen der Grenze von 100 Gruppen-SV-Stunden erfolgt die Abrechnung mit dem Therapeuten
87
Die Dokumentation der Supervision über PsychoDat ist zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht möglich.
Wir halten euch auf dem Laufenden und geben Bescheid, sobald das entsprechende Modul zur Verfügung steht.
14. Quartalsabrechnung Stichtage
Es gibt 2 Stichtage im Rahmen der Quartalsabrechnung:
Abgabestichtag:
• 20. im letzten Monat des abzurechnenden Quartals (Ausnahme: Dezember – hier 15.)
• 20.03., 20.06., 20.09., 15.12.
• Rücksendung der Kartenlesegeräte• Die Lesegeräte müssen spätestens am Abgabestichtag nach Bad Tölz zurückgesendet oder in einer der
Ambulanzen Bad Tölz/Candidplatz abgegeben werden
• In den Ambulanzen Bad Tölz/Candidplatz liegt bis kurz vor Quartalsende noch ein Lesegerät aus (genauer
Termin wird im Newsletter mitgeteilt)
• In den Ambulanzen Bad Tölz/Candidplatz ist das Einlesen von eGK noch bis zur vor dem Quartalende
möglich
• Abgabe der EGP• Alle noch fehlenden EGP und/oder fehlende Unterlagen aus bereits abgegebenen EGP müssen spätestens
jetzt abgegeben werden (Klinikberichte, PTV11, etc.)
• Bis zum neuen Quartal dürfen keine neuen Patienten mehr aufgenommen werden!
Abrechnungsstichtag:
• 3. Werktag nach Quartalsende (Folgemonat)
• Bis zu diesem Tag muss die interne Abrechnung durchgeführt worden sein!
88
14. Quartalsabrechnung Plausibilitätsprüfung (Plausi)
89
Patientenakten/
Eintragungen prüfen
Alle Eintragungen müssen
vorgenommen worden sein
- Therapieleistungen
- Sitzungsprotokolle
- Diagnostik
- Supervision
Plausibilitätsprüfung
durchführenHonorarabrechnung
Fehler ausdrucken und
korrigieren. Bei Problemen
bitte mit der Verwaltung
Kontakt aufnehmen
Nach Kontrolle eurer Eingaben
wird die Quartalsabrechnung
von der Verwaltung
durchgeführt
Nach Abschluss der
Quartalsabrechnung durch
die Verwaltung erhaltet ihr
euren Abrechnungsbeleg
von Christian Merod
(Ausdruck kann für das
Finanzamt verwendet werden)
Die Plausibilitätsprüfung KANN beliebig oft
(auch während des laufenden Quartals zur Überprüfung bisher eingetragener Leistungen)
durchgeführt werden!
Die Plausibilitätsprüfung MUSS nach Eintragung aller Leistungen im abzurechnenden Quartal
durchgeführt werden!
14. Quartalsabrechnung Übersicht Abrechnungsmöglichkeiten
eGK eingelesen
Bescheinigung„Erklärung bei fehlender
Krankenversichertenkarte“
liegt vor
Behandlungsausweis/
Ersatzbescheinigungder Krankenkasse
liegt vor
eGK nicht eingelesen
Überweisungliegt vor
Abrechnung
über
KrankenkasseNur im Ausnahmefall
und nicht jedes
Quartal möglich!
Abrechnung über
KrankenkasseNur im Ausnahmefall und
einmalig für das
ausgestellte Quartal gültig!
Fristen beachten!
Abrechnung über
Krankenkasse
Privatabrechnung an
PatientenKeine Anrechnung von
Fallstunden!
90
Sollten in Anspruch genommene Leistungen wegen nicht erfüllter Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße Abrechnung
(z.B. eGK nicht eingelesen) nicht abgerechnet werden können und auch nicht rückwirkend abrechenbar sein, werden
diese storniert und die Abrechnung muss korrigiert werden. Nicht abrechenbare Sitzungen können nicht als Fallstunden
anerkannt werden!
15. Wechselhaftes Therapeutenwechsel (extern)
Externer Therapeutenwechsel (Patient*in wechselt von externer Praxis zu dgvt):Bei einem externen Therapeutenwechsel sollte zunächst geklärt werden, was in der bisherigen Therapie gelaufen ist
und warum diese beendet wurde. Hierfür bitte eine Schweigepflichtentbindung (SPE) vom/von der Patient*in
ausfüllen lassen (Zweck: Therapeutenwechsel, Austausch mit Vorbehandler*in) und am besten selbst Kontakt mit
dem/der Vorbehandler*in aufnehmen. Für eine Übernahme von Reststunden darf die letzte Sitzung nicht länger als 6
Monate zurückliegen.
Bitte wendet euch bei einem Therapeutenwechsel immer an eure/n Sachbearbeiter*in zur Klärung des weiteren
Vorgehens!
• Sprechstunde durchführen• Falls kein gültiger PTV11 vorliegt und noch nicht klar ist, dass der Wechsel stattfinden kann
• Probatorik durchführen• Auch bei einem Therapeutenwechsel findet die reguläre Probatorik statt
• Vor Antrag auf Übernahme der restlichen Sitzungen müssen mind. 2 Probatorische Sitzungen stattgefunden
haben
• Unterlagen vom/von der Vorbehandler*in anfordern• SPE vom/von der Patient*in ausfüllen und unterschreiben lassen
• Kontakt mit dem/der Vorbehandler*in aufnehmen
• Kopie der Antragsunterlagen anfordern
• Abfragen, wie viele Therapieeinheiten noch übrig sind und wann die letzte Sitzung war
• Antragsunterlagen für Übernahme der Reststunden anfordern• Wenn alles geklärt wurde, in der Verwaltung die Antragsunterlagen für die Übernahme der Reststunden
anfordern (wie bei Erstantrag)
Bei jedem externern Therapeutenwechsel immer eine Schweigepflichtentbindung
(gegenseitig) unterschreiben lassen (bleibt in eurer Akte)!
91
15. Wechselhaftes Therapeutenwechsel (intern)
Interner Therapeutenwechsel (innerhalb des Instituts):Soll ein interner Therapeutenwechsel erfolgen, bitte ebenfalls eine SPE ausfüllen und unterschreiben lassen (siehe
externer Therapeutenwechsel). Die SPE wird jedoch in der Verwaltung abgegeben! Hier kann mit der Vorlage der SPE
eine Kopie der bisherigen Patientenakte angefordert werden.
Bitte wendet euch bei einem Therapeutenwechsel immer an eure/n Sachbearbeiter*in zur Klärung des weiteren
Vorgehens!
• Vorlage „Therapeutenwechsel“ ausfüllenPD: Dokumentenverwaltung → Vorlagen → Sonstige → Therapeutenwechsel
• Ein interner Therapeutenwechsel muss vorab von der Instituts-/Ausbildungsleitung genehmigt werden!
• Ein interner Therapeutenwechsel darf nur aus triftigem Grund erfolgen (z.B. Schwangerschaft oder Umzug
des/der Ausbildungsteilnehmer*in)
• KEINE neue Probatorik möglich• Eine neue Sprechstunde ist hier meist nicht notwendig
• Eine neue Probatorik kann bei einem internen Therapeutenwechsel nicht erfolgen!
• Bis zur Klärung der Übernahme können lediglich PG durchgeführt werden
• Antrag auf Übernahme der Reststunden anfordern• Auch bei einem internen Therapeutenwechsel muss die Übernahme der Reststunden bei der Krankenkasse
beantragt werden (siehe externer Therapeutenwechsel)
Bei jedem internen Therapeutenwechsel immer eine Schweigepflichtentbindung
(gegenseitig) unterschreiben lassen und in der Verwaltung abgeben!
92
15. Wechselhaftes Krankenkassenwechsel
• Wechsel innerhalb eines Quartals:• Die eGK der „alten“ Krankenkasse muss im Zeitraum der Gültigkeit eingelesen werden
• Die eGK der „neuen“ Krankenkasse muss im Zeitraum der Gültigkeit eingelesen werden
• Beispiel: Ein/e Patient*in wechselt am 01.08. (also im 3. Quartal) von der DAK zur AOK
Die eGK der DAK muss zwischen 01.07. und 31.07. eingelesen werden
Die eGK der AOK muss zwischen 01.08. und 20.09. eingelesen werden
• Zum Quartalswechsel:• Hier ist es einfacher: Es muss nur die eGK der „neuen“ Kasse eingelesen werden
Bitte teilt jeden Krankenkassenwechsel umgehend
eurem/eurer Sachbearbeiter*in mit!
94
Wenn bereits ein genehmigter Antrag vorliegt, ist die neue Krankenkasse
verpflichtet, die restlichen Leistungen zu übernehmen. Dennoch muss in jedem
Fall ein Antrag auf Übernahme der restlichen Sitzungen gestellt werden und es
wird eine neue LZ für die Abrechnung der Leistungen benötigt.
15. Wechselhaftes Lehrpraxiswechsel
Zu Beginn der ambulanten Fallarbeit legt ihr die Ambulanz fest, in der ihr eure
Fallarbeit ableistet. Wenn ihr statt in einer der Ambulanzen in einer Lehrpraxis eure
Fallarbeit durchführen wollt, muss das von der Institutsleitung genehmigt werden
(bei Anmeldung).
Solltet ihr nach Beginn der Fallarbeit die Lehrpraxis wechseln wollen bzw. von einer
Ambulanz in eine andere Ambulanz oder Lehrpraxis wechseln wollen oder
umgekehrt, muss das ebenfalls von der Institutsleitung genehmigt werdenPD: Dokumentenverwaltung→ Vorlagen→ Sonstige → Lehrpraxiswechsel
Gleiches gilt auch, wenn ihr zusätzlich zu eurer Tätigkeit in einer Ambulanz in eine
Lehrpraxis gehen wollt und umgekehrt.
Bitte meldet euch bei einem voraussichtlichen oder geplanten Wechsel zunächst in
der Verwaltung Bad Tölz.
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15. Wechselhaftes Supervisorenwechsel
Jeder „Fall“ hat seine/n eigene/n Supervisor*in, dieser wird von euch bei der
Neuaufnahme eines/einer Patient*in festgelegt. Sollte aus wichtigem Grund ein
Supervisorenwechsel notwendig werden, muss dieser beantragt und von der
Institutsleitung genehmigt werden. Ausnahme: Der Wechsel findet VOR der ersten
Supervision statt (in diesem Fall bitte die Verwaltung über die Änderung des/der Supervisor*in informieren).
Bitte beachtet zudem, dass ihr bei Prüfungsanmeldung die Supervision durch mind.
drei unterschiedliche Supervisor*innen nachweisen müsst!
Es ist nicht möglich, einen „Fall“ von zwei verschiedenen Supervisor*innen
supervidieren zu lassen. Ausnahme: Der/Die Patient*in befindet sich in Einzel- und
Gruppentherapie bei euch in Behandlung. Hier kann nur die Gruppentherapie auch
von einem/einer „eigenen“ Supervisor*in supervidiert werden.
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Der/Die Supervisor*in muss bereits feststehen, bevor das Erstgespräch mit dem/der Patient*in stattfindet.
Bis zur Antragstellung ist der Wechsel des/der Supervisor*in noch relativ leicht möglich,
da erst bei Antragstellung der/die zuständige Supervisor*in mitgeteilt wird.
Bitte prüft deshalb bereits während der Probatorik, ob ggf. ein/e andere/r Supervisor*in die Therapie betreuen soll
(z.B. „Berner Modell“, Spezialisierung auf bestimmte Störungsbilder).
Bei jedem Supervisorenwechsel muss immer eine neue Datenschutzerklärung ausgefüllt und abgegeben werden!
16. Sonstiges Schweigepflichtentbindung (SPE)
Es gibt zwei Arten von Schweigepflichtenbindungen (SPE):PD: Dokumentenverwaltung → Vorlagen → Sonstige → entsprechende SPE wählen
• Die einseitige SPE:• Findet Verwendung bei der Anforderung von Klinikunterlagen, Befunden
• Die gegenseitige SPE• Bei Gesprächen mit Vorbehandlern, Klinikärzten (SPE bleibt in eurer Akte)
• Bei Terminen mit dem Jugendamt, etc. (SPE bleibt in eurer Akte)
• Für den Austausch mit Lehrer*innen, Erzieher*innen, Betreuer*innen, etc. (SPE bleibt in eurer Akte)
• Bei einem externen Therapeutenwechsel (SPE bleibt in eurer Akte)
• Bei einem internen Therapeutenwechsel (SPE in der Verwaltung abgeben)
• Bei Gruppentherapien (SPE wird euch von der Verwaltung zur Verfügung gestellt)
Die Datenschutzerklärung entbindet euch ggü. der Institutsleitung, dem/der
Supervisor*in und der Verwaltung von der Schweigepflicht! Für den Austausch mit diesen
muss demnach keine eigene SPE erstellt werden!
Bitte achtet auf die Gültigkeit der SPE!
Jede SPE ist zweckgebunden und nur für den angegebenen Zweck gültig!
Es dürfen nur die Personen angegeben werden, die für den genannten Zweck notwendig sind!
„General-SPE“ mit mehreren Personen und unterschiedlichen Zwecken sind rechtlich ungültig!
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16. Sonstiges Sonderfälle Kostenträger
Bundeswehr/Bundespolizei:
• Versicherte haben keine eGK!• Die Abrechnung erfolgt über Behandlungsscheine, die dem/der Patient*in bereits vor der Terminvereinbarung
von der zuständigen Behörde zur Verfügung gestellt werden und beim Erstgespräch abgegeben werden
• Die Behandlung ist nach Rücksprache mit der Verwaltung generell möglich. Bitte meldet euch vor dem
Erstgespräch bei eurem/eurer Sachbearbeiter*in, wenn sich ein/e Patient*in der Bundeswehr/Bundespolizei
meldet
Asylbewerber*innen/Flüchtlinge:
• keine Abrechnung über Behandlungsschein möglich!• Asylbewerber*innen und Flüchtlinge haben oftmals dringenden Therapiebedarf und aufgrund des
Aufenthaltsstatus noch keine Krankenversicherung in der GKV. Aus diesem Grund gibt es spezielle
„Behandlungsscheine“ für die Psychotherapeutische Behandlung. Leider ist die Abrechnung über diese
Behandlungsscheine nur für Niedergelassene Psychotherapeut*innen zugelassen und somit ist eine Behandlung
durch Ausbildungsteilnehmer*innen nicht möglich
• Behandlung ist nur möglich, wenn der/die Patient*in bereits „anerkannt“ wurde und eine eGK erhalten hat
Berufsgenossenschaft (BG):
• keine Abrechnung über die eGK!• Patient*innen, die eine Psychotherapie aufgrund eines Arbeitsunfalles benötigen, müssen über die zuständige
BG abgerechnet werden
• Dies bedeutet einen höheren Verwaltungsaufwand, die Behandlung ist aber generell nach Absprache mit der
Verwaltung möglich
Privatpatient*innen können während der Ausbildung generell nicht behandelt werden!101
16. Sonstiges Ergänzungsqualifikation KJP
Voraussetzung:
• Informationsgespräch bei der Institutsleitung• Terminvereinbarung über die Verwaltung (Rainer Hykes)
Bedingungen:
• 5 abgeschlossene Fallbehandlungen bei Kindern und Jugendlichen
• mind. 180 Fallstunden KJP insgesamt
• selbständig und unter regelmäßiger SV durchgeführt
• 212 Stunden Theorie (teils durch zusätzliche, kostenpflichtige Seminare)
Patient*innen unter 18 Jahren werden automatisch als KJP-Fall angelegt. Um als
KJP-Fall anerkannt zu werden, muss der Antrag vor der Vollendung des 18.
Lebensjahrs gestellt und genehmigt werden!
Die Fallstunden aus der Ergänzungsqualifikation KJP werden mit max. 180 Fallstunden
für die bei der Prüfungsanmeldung notwendigen 600 Fallstunden anerkannt.
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16. Sonstiges Ergänzungsqualifikation Gruppe
Voraussetzung:
• Informationsgespräch bei der Institutsleitung• Terminvereinbarung über die Verwaltung
Bedingungen:
• siehe Infoblatt „Ergänzung Gruppe“
• mind. 60 Doppelstunden Gruppenbehandlung
• selbständig und unter regelmäßiger SV durchgeführt
Die Fallstunden aus der Ergänzungsqualifikation Gruppe werden mit max. 60
Fallstunden für die bei der Prüfungsanmeldung notwendigen 600 Fallstunden
anerkannt.
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Aufgrund gravierender Änderungen bei der Gruppentherapie zum 01.07.2021 ist
die Ergänzungsqualifikation „Gruppe“ derzeit ausgesetzt und kann voraus-
sichtlich zum 01.01.2022 aufgenommen werden. Weitere Informationen geben
wir über unseren Blog bekannt.
16. Sonstiges Übende Verfahren (PMR)
PMR (Relaxationsbehandlung nach Jacobson) kann generell und ohne Genehmigung während
einer laufenden Therapie (also nicht während der Probatorik oder im Anschluss an eine
abgeschlossene Therapie) wie folgt durchgeführt werden:
• höchstens 12 Sitzungen
• Nur Einzelbehandlung
• Dauer mind. 25 Minuten
• Leistung kann nur 1 x abgerechnet werden, egal wie lang sie dauert
• nicht genehmigungspflichtige Leistung
• EBM-Ziffer 35111
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16. Sonstiges Therapiebestätigung, Anwesenheitsbescheinigung
Befundberichte/Therapiebestätigungen für eure Patient*innen werden von
Monika Schäfer erstellt. Bitte wendet euch bei Bedarf immer zunächst an sie.
Alle Berichte müssen von der Institutsleitung unterschrieben werden und sind
kostenpflichtig.
Kostenfrei sind Anwesenheitsbescheinigungen für einzelne Sitzungen (z.B. für
Arbeitgeber oder Schule). Dazu bitte Vorlagen zum Ausdruck beim/bei der jeweiligen
Sachbearbeiter*in anfordern. Es können pro Patient bis zu 10 Anwesenheits-
bescheinigungen auf einmal angefordert werden. Die Anwesenheits-
bescheinigung kann von euch selbst ausgedruckt/ausgefüllt werden. Bitte
unbedingt vor der Weitergabe an den/die Patient*in eine Kopie für eure
Patientenakte anfertigen!
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16. Sonstiges Anforderung Vorbefunde
Für die Anforderung von Vorbefunden (z.B. bei Kliniken oder Vorbehandlern) steht euch
die Vorlage „Anforderung einer Epikrise“ zur Verfügung.
Wichtig: Schweigepflichtentbindung nicht vergessen!
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17. Aktuelles Besonderheiten während der Corona-Pandemie
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Während der Corona-Pandemie gibt es einige Besonderheiten zu beachten. Die gesetzlichen Vorgaben ändern sich oft
schnell und sind meist zudem zeitlich begrenzt. Wir halten euch über alle relevanten Änderungen per Rundmail und
dem Newsletter auf dem Laufenden. Zum jetzigen Zeitpunkt bestehen keine Ausgangsbeschränkungen, so dass jede/r
Patient*in in die Ambulanz/Lehrpraxis kommen darf. Die Vorgaben zu den derzeit bestehenden Kontakt-
beschränkungen sind zu beachten!
• Maskenpflicht in den Ambulanzen/Lehrpraxen• Bitte beachtet die jeweiligen Bestimmungen!
• Von dem Tragen einer Maske während einer Therapiesitzung im Therapieraum kann ggf. verzichtet werden
PD: Vorlage in Dokumentenverwaltung – Vorlagen – Vereinbarungen – Abweichung Maskenpflicht
• Unabhängig davon besteht außerhalb der Therapieräume für Therapeut*innen und Patient*innen eine
generelle Maskenpflicht!
• Videobehandlungen• Patient*innen, die sich in Quarantäne befinden oder aus gesundheitlichen Gründen nicht an
Präsenzsitzungen teilzunehmen, können an Videobehandlungen teilnehmen
• Bitte beachtet die dabei geltenden Bestimmungen und Vorgaben zu Videobehandlungen (siehe S. 70-72)!
• Hygienebestimmungen beachten• Bitte beachtet die jeweils gültigen Hygienebestimmungen und weist auch eure Patient*innen darauf hin!
• Einlesen der eGK• Auch bei der Durchführung von Videobehandlungen muss die eGK eingelesen werden
• Die eGK kann unabhängig von einer Sitzung in den Ambulanzen auch in der Verwaltung eingelesen werden
(Patient*in soll sich mit der jeweiligen Verwaltung in Verbindung setzen)
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