FÖRDERUNGSGUIDE Start. FÖRDERUNGSGUIDE FörderprogrammeProjektmanagement

FÖRDERUNGSGUIDE

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FÖRDERUNGSGUIDE

Förderprogramme Projektmanagement

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► Steirische Wirtschaftsförderungsgesellschaft mbH

► Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft mbH

► Austria Wirtschaftsservice Gesellschaft mbH

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Rat!Geber

Geistes!Blitz

Groß!Tat

Einfalls!Reich

Start!Klar

Start!Klar Spinn-off

Erfolgs!Team

Zukunfts!Reich Wissens!Wert

Oplus

Lebens!Nah

Teil!Haben

Viel!Versprechend

Welt!Weit

Nummer!Sicher

► Unterstützung von Beratungsleistungen im Bereich Innovation

► Förderung von innovativen F&E Aktivitäten

► Förderung von Investitionsprojekten und Ansiedelungen

► Förderung kreativer Ideen und der Kreativitätswirtschaft

► Gründerförderung zum Aufbau neuer Unternehmen

► Unterstützung beim Start nach einer erfolgten Ausgliederung

► Förderung für Mitarbeiter-Beteiligung

► Unterstützung der strategischen Entwicklung von KMUs

► Förderung für Wissens- und Informationsmanagement

► Qualifizierungsscheck für betriebliche Weiterbildung

► Förderung für umfassende Nahversorgung

► Stille Beteiligung für Innovationsprojekte

► Venture Kapital für Klein- und Kleinstunternehmen

► Förderung zur Erschließung neuer Märkte

► Übernahme von Ausfallshaftungen von KMUs

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Basisförderung

BRIDGE

Feasibility Studies

Innovationsscheck

Young Experts

Start-up-Förderung

COIN

EraSME

protec-NETplus

Basisprogramme

► Förderung wirtschaftlich verwertbarer Forschungsprojekte

► Einzelprojekte mit überwiegender Grundlagenforschungsnähe

► Förderung der Erstellung von Machbarkeitsstudien

► Unterstützung zur Zahlung von Forschungsleistungen

► Förderung der Zusammenarbeit mit Jungwissenschaftern

► Förderung für junge KMUs

Strukturprogramme

► Förderung der F&E-Tätigkeiten von Unternehmen

► Förderung von Kooperationsprojekten zwischen KMU / F&E

► Förderung von Technologietransfer-Projekten von KMUs

► Thematische Programme

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AT:net

benefit

FIT-IT

GEN-AU

NANO

IV2Splus

TAKE OFF

KIRAS

Neue Energien 2020

Alpine Schutzhütten

Haus der Zukunft +

Thematische Programme

Generische Technologien

► Förderung von Breitbanddiensten und -anwendungen

► Programme zur Unterstützung älterer Menschen

► Kooperation IKT-Unternehmen und Forschungseinrichtungen

► Verbundprojekten mit biologischem Schwerpunkt

► Förderung von Tätigkeiten im österreichischen NANO-Bereich

Verkehr und Luftfahrt

► Förderung im Bereich Mobilitäts- und Verkehrstechnologien

► Unterstützung der österreichischen Luftfahrt

Sicherheit, Energie und Nachhaltigkeit

► Förderprogramm für die österreichische Sicherheitsforschung

► Förderung von Forschung und Technologien zum Klimaschutz

► Ökologisches Förderprogramm für alpine Schutzhütten

► Programmfamilie zum Energiesparen im Gebäudesektor

► Start

Double Equity

Eigenkapitalgarantien

erp-Infrastrukturförderung

erp-Internationalisierung

erp-Kleinkredit

erp-KMU-Förderung

Vorgründungsfinanzierung

seed financing

Gründungsbonus

KMU-Innovationsförderung

KMU-Haftung

KMU-Stabilisierung

Kombinierter Güterverkehr

Management auf Zeit

Mikrokredit

Nachfolgebonus

Ost-West-Fonds/Direkt

Ost-West-Fonds/Finanzierg

Pro Trans

► Finanzierung in der Gründungsphase von KMUs

► Verbesserung der Finanzstruktur von KMUs

► Förderung von Technologie- und Forschungsinfrastruktur

► Unterstützung und Initiierung v. Internationalisierungsinvestitionen

► Kleinkredit für selbstständige, gewerbliche, kleine Unternehmen

► Unterstützung des Wachstums und der Technologie von KMUs

► Förderung von Hochtechnologieprojekten junger Unternehmen

► Förderung zur Gründung von innovativen Hightech-Unternehmen

► Gründungsförderung unter Einbringung von Eigenkapital

► Unterstützung von innovativen Investitionen in Unternehmen

► Maßnahme zur Erleichterung der Fremdfinanzierung

► Unterstützung bei Restrukturierungsmaßnahmen von Unternehmen

► Förderung der Verlagerung des Straßengüterverkehrs

► Unterstützung von Beratungsleistungen für Hightech-Unternehmen

► Erleichterung der Inanspruchnahme von Kleinkrediten

► Förderung bei der Übernahme oder Nachfolge von KMUs

► Hilfe bei strategischen Beteiligungsinvestitionen im Ausland

► Hilfe bei strategischen Beteiligungsinvestitionen im Ausland

► Förderung zur Verbesserung des Technologietransfers zu KMUs

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Projektmanagement

Einführung in das Projektmanagement

(Ausführlich im PDF-Format)

GrundlagenwissenProjektmanagement(Überblick im Powerpoint-Format)

ProjekthandbuchÜbungsbeispiel

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Grundlagenwissen

ProjektmanagementWolfgang Schabereiter

www.brainplus.at

April, 2009 Weiter mit Pfeiltaste

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Inhalt

(1)EINFÜHRUNG

(2)PROJEKTPLANUNG

(3)PLANUNGSINSTRUMENTE IN DEN EINZELNEN PHASEN

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(1) EINFÜHRUNG

• Was sind Projekte?

– Definierte Anfangs- und Endtermine.

– Nicht – Routine, Innovation.

– Ein Ziel, welches arbeitsteilig zu erreichen ist.

– Übergreifende Gestaltung bezüglich mehrerer

Dimensionen.

Routinevorhaben sind keine Projekte!!!

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Projekttypen• Projekte können sein:

– nach außen gerichtet

(Leistungen für Externe)– nach innen gerichtet

(Organisation, Infrastruktur, Personal, Leistungen für interne Kunden)

Output:

materiell

erneuerte Prozesse

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Aufbau eines Projektes

In Projekten überwiegt der Innovationscharakter!!!

Innovation Risiko Methode+ +

Projekt=

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Was ist Projektmanagement ?

• Qualität, Termin und Kosten müssen im Planungsrahmen bleiben.

• Ressourcen müssen zur Verfügung stehen.

• Die Vision, das Ziel darf nicht aus den Augen verloren werden.

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Arten von Projektmanagement

a) Projektmanagement = Management eines einzelnen, neuartigen Vorhabens!

b) Multiprojektmanagement = Management mehrer, einander beeinflussender Projekte!

c) Management projektorientierter Unternehmen

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Zieldreieck für jedes Projekt

Projektarbeit

Projektmanagement

Qualität

Zeit Kosten

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Projektmanagement - AufgabenPM- Aufgaben PM- Teilaufgaben

Projektplanung Projektdefinition ( Ziele Aufgaben ) Umfeldanalyse und Planung der Umfeldbeziehungen Aufgabengliederung Gestaltung der Arbeitsaufträge Qualitätsplanung Terminplanung Ressourcenplanung Kostenplanung Finananzplanung

Projektorganisation Rollendefinition Kompetenz- und Verantwortungsverteilung Gestaltung der Kommunikation im Projektteam umd mit

dem Projektumfeld Schnitt- bzw. Nahtstellenmanagement Gestaltung von werten, Normen, Regeln ( Porjektkultur)

Projektteamführung Mitarbeiterauswahl Förderung der Zielklarheit und Zielakzeptanz Förderung der Entwicklung der Teammitglieder Förderung der Zusammenarbeit der Teammitglieder

( Motivation, Coaching, Konfliktbehandlung ) Förderung der Arbeitsbedingungen Teamauflösung

Projektcontrolling Integrierte Überwachung Maßnhamenplanung zur Steuerung von: Qualität,

Terminen, Ressourcen, Kosten, Finanzmitteln Verfolgung der Entwicklung kritischer Erfolgsfaktoren

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(2) Projektplanung

Projektphasen-Modell nach Boy Gliederung in:

AbschlussRealisierungPlanungDefinition

Jede dieser Phasen ist nach Aufgabe und Problemstellung gekennzeichnet!

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Definitionsphase

• Problemanalyse

• Zielklärung

• Definition des Projektes

• Grobplanung

• Durchführbarkeitsprüfung

• Wirtschaftlichkeitsprüfung

• Projektauftrag

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Planungsphase

• Definition der Arbeitspakete

• Pflichtenhefte

• Feinplanung

• Klärung der Verantwortlichkeiten

• Risikoanalyse

• Definition der Schnittstellen

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Realisierungsphase

• Meilensteininformation

• Abnahme des Projektes

• Aktualisierung der Planung

• Steuerung der Abweichungen

• „Abarbeiten der Arbeitspakete“

► Start

Abschluss

• Auflösung des Projektes

• Projektabschlussbericht

► Start

Überblick ProjektphasenInformations- und Definitionsphase

Zielformulierung

ProjektumfeldanalyseSituationsanalyse ProjektauftragPlanungsphase

Terminplanung

RessourcenplanungProjektstrukturplan Kostenplanung

Realisierungsphase

Projektcontrolling

Abschluss

Projektabschlussbericht

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(3) Planungsinstrumente

3.1 Informations- und Definitionsphase

3.2 Planungsphase

3.3 Durchführungsphase

3.4 Projektabschluss

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3.1. Informations- und Definitionsphase

AbschlussDefinition Planung Realisierung

• Auftrag klären• Projekt formulieren• Arbeitstitel festlegen• Ziele- Nicht Ziele grob definieren• Projektaufgabe skizzieren

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Situationsanalyse

Grundfragen zur Situationsanalyse:

Was ist passiert? Was ist gemeint, eingetreten? Was wurde bereits getan?

Wie äußert sich das Problem? Wie stellt sich die Situation dar?

Wer ist betroffen? Welche Personen, Abteilungen, Projekte sind beteiligt?

Wo ist das Problem entstanden? Welcher Ort? Welche Stelle?

Wann ist das Problem aufgetreten? Zu welchem Zeitpunkt?

WAS?

WIE?

WER?

WO?

WANN?

► Start

Zielformulierung

• Ziele werden mit dem Auftraggeber festgelegt• Das Projekt wird auf Realisierbarkeit geprüft

Ein Ziel ist eine Richtschnur und Maßstab für alle Projektaktivitäten!

WICHTIG: Ziele sind nicht Maßnahmen oder Lösungen !!!

► Start

Leitfragen zur Zielerreichung• WAS genau ist das Problem ?• WAS wollen wir erreichen ?• WIE wollen wir es erreichen ?• WER macht was, bis wann ?• Gedankenstütze „SMART“-Modell:

S = spezifischM = messbarA = ausführbarR = relevant

T = terminisiert

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Der Projektauftrag

Ein Projektauftrag ist eine Absichtserklärung des Auftraggebers mit Veranlassung und

Begründung über das zu erreichende Ergebnis und damit das Grobziel des Projektes !!!

Kein Projekt ohne schriftlichen Projektauftrag und kein Projektstart ohne Klarheit über den Projektauftrag !!!

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Beispiel eines Projektauftrages:PROJEKTAUFTRAG

Projektname: Projektnummer:

Ausgangsituation und Problemstellung für das Projekt:

Projektziele:

Projektbeschreibung (Hauptaufgaben, Inhalte, Leistungsumfang)

Kritische Erfolgsfaktoren:

Projektbudget:

Ereignis: Datum: Projektauftraggeber:Projektstart Projektleiter: Meilenstein 1 Projektteam: Meilenstein 2 Projektende

Projek- Nichtziele:

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Projektumfeldanalyse

Projekt

Behörden

Kunden

Mit-bewerber

InternerAuftraggeber

Lieferant

Medien

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3.2. Planungsphase

Planen heißt:

• „Probehandeln“, das zukünftige Handeln im Projekt zu durchdenken,• den langen Weg zwischen Ausgangspunkt und Ziel zu suchen und

abzuschreiten,• mit den zur Verfügung stehenden Mitteln das erforderliche Ziel zu

erreichen.

AbschlussRealisierungPlanungDefinition

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Planungsphase klärt folgende Fragen

• Was muss getan werden? Was ist Ziel, Gegenstand und Inhalt des Projektes? Welche Arbeitspakete müssen wir unter der gegebenen Zielformulierung schnüren und bearbeiten?

• Welche Zielparameter setzen wir als Messkriterien fest?• Wer trägt für welche Aufgaben Verantwortung? Wie sind die

Kompetenzen verteilt? Wer kann an dem Projekt mitarbeiten?• Wie sind die Maßnahmen durchzuführen? Sind besondere Verfahren,

Vorschriften oder Auflagen zu beachten?• Womit sind die Aufgaben zu erledigen? Welcher Mitteleinsatz, welche

Ressourcen sind einzuplanen?• Wann soll die Arbeit erledigt werden? Bis wann muss sie spätestens

erledigt werden? Welchen Zeitplan stellen wir auf?

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Folgende Unterpläne werden erstellt:

a) Projektstrukturplan

b) Terminplanung

(Balkenplan, Meilensteinplan)

c) Ressourcen- und Kostenplanung (Funktionendiagramm)

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a) Der Projektstrukturplan

Ziele:

• Systematische Erfassung (Zerlegung/Sammlung) aller das Projekt beinhaltender Aufgaben,

• Untergliederung des Projektes bis zu plan- und kontrollierbaren Arbeitspaketen,

• übersichtliche Darstellung des Projektinhaltes,• Definition einer Struktur, die für das gesamte

Projekt gilt und Basis für nachfolgende Managementaktivitäten ist.

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Vorgehen in zwei Schritten

a1) Zerlegungsmethode

( top down )

a2) Zusammensetzungsmethode

( bottom up )

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a1) Zerlegungsmethode

• Benennung des Gesamtprojektes

(1.PSP-Ebene)

• Auswahl der Projektphasen

(2. PSP-Ebene)

• weitere Zerlegung in Arbeitspakete

• Zuordnung eines numerischen Grades

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a2) Zusammensetzmethode• Sammlung von im Projekt auszuführenden

Aufgaben beliebiger Aggregationsebenen• Analyse der Beziehung mit der Frage:

„Was ist Teil davon?“• Aufbau und Zusammensetzung einer

Projektstruktur in Form einer Hierarchie • Ergänzung von nicht genannten, offensichtlich

jedoch erforderlichen Aufgaben bzw. Projekt-teilen, Streichung von versteckten Doppelnominierungen

• Zuordnung eines numerischen Codes

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Phasenorien tie rte r P ro jektstrukturp lan

P ro je kta b sch lie ß en

1 300

P ro je ktd u rch füh ren

1 200

P ro je k tp la nu ngu nd

-g rün du ng1 100

P ro je k tm a n ag e m e nt1 000

E rg e bn isbe rich tm a rke t re se a rch

e rs te llen2 400

A n fo rd e ru ng enU n ive rs itä ten

e rhe ben2 300

A n fo rd e ru ng enS tude n tene rhe ben

2 200

A n fo rd e ru ng enW irtsch a fts fö rde ru ng

E in rich tun g en2 100

m a rke t re se a rch2 000

U n te rla g enC ra sh -K u rs

e rs te llen3 500

C ra shku rskon ze p te rs te llen

3 400

K a ta logb e s t p rac tice

e xa m p le s e rste llen3 300

A w a re n e ss-M a ßn a hm en

b e u rte ilen3 200

K rite riene rs te llen

3 100

b e s t p rac ticea w a ren e ss-M a ß na m en

3 000

L e hrg a ng s-u n te rlag en

e rs te llen4 400

D id a k tis ch esK o nze p te rs te llen

4 300

M o d u lea u sa rb e iten

4 200

G ro bko nze p te rs te llen

4 100

L e hrga ngp ro du ct d eve lop m e nt

4 000

M o d u lea d ap tie ren

5 300

T e stu ngd u rch füh ren

u nd5 200

T e stu ngp lan en5 100

T e stu ng5 000

P e rsö n lichK o n ta kt

a u fn eh m en6 600

A rtike lve rfassen

6 500

D ire c t-m a ilin gsa b se nd en

6 400

M e ssenp rä se n tie ren

6 300

C o n tro llin g -K o nze p t

6 200

C Ie rs te llen

6 100

V e rb re itu ng6 000

E va lu ie ru n g s-b e rich tee rs te llen

7 300

P h a se n rep o rtse rs te lle n u nd

ü b erp rü fen7 200

A ufb au d esR e g e lk re ism o d e lls

7 100

E va lu ie ru ng7 000

SPO T

► Start

b) Terminplanung

Die am häufigsten angewandten Instrumente sind:

b1.) Terminliste

b2.) Balkenplan

► Start

b1) Terminliste• Zweck: Festhalten der Ereignisse im Projektablauf

Zentrales Kommunikationsinstrument mit dem Auftraggeber

Listung von Aufgaben und/oder Ereignissen im Projektablauf

Festlegung des Endtermins jeder Aufgabe als Vereinbarung mit dem jeweils Verantwortlichen

• Vorgehensschritte:

► Start

Beispiel einer Terminliste:AP.NR AP- Beschreibung Termin

9.100 Projektauftrag schriftlich erteilt 4/95

9.200 Projektplanung beendet 5/95

4.200 PM- workshop für TOP- Management 6/95

3.300 PM- Grundlagenseminar abgeschlossen 7/95

6.000 Pilotprojekt II abgeschlossen 10/95

2.300 PM- Software bestellen 1/96

8.400 Vorschlag PM einschließlich Anweisungen erstellen

2/96

9.400 Projekthandbuch fertigstellen 3/96

► Start

b2) Balkenplan• Zweck: Darstellung der Aufgaben und Termine in grafischer Form

Wesentliches Kommunikationsinstrument mit dem Auftraggeber und innerhalb der Projektorganisation

• Vorgehensschritte: Listung aller Aufgaben, evtl. Beschränkung auf die groben

Ebenen des Projektstrukturplanes

Abschätzung der Dauer je Aufgabe

Festlegung von Starttermin und Endtermin je Aufgabe

► Start

Beispiel eines Balkenplanes:

► Start

c) Ressourcen- und Kostenplanung

Ressourcen

Alle im Projekt eingesetzten Mittel, welche Zeit und Kostenaufwand oder direkte Geldausgaben

verursachen, sind:

interne und externe Projektmitarbeiter

Benutzung bzw. Miete von speziellen

Einrichtungen

Anschaffungen

übrige, direkte Kosten

in der richtigen Art und Qualität

in der richtigen Menge

zur richtigen Zeit

am richtigen Ort

► Start

Kostentabelle nach Projektpartnern:Alle Zahlen in Euro Insgesamt % P1 P2 P3

A. Personalkosten insgesamt (bitte aus Tabelle E.2.2 übernehmen)

Durchführung:

1. Reisen2. IKT3. Produktion4. Gemeinkosten5. Sonstiges (bitte spezifizieren)

B. Betriebskosten insgesamt

Unterverträge:

1. ……………….2. ……………….…….

C. Kosten von Unterverträgen insgesamt

Gesamtkosten des Projekts = A + B + C 100

► Start

Kostentabelle nach Projektphasen:Arbeitsphase Personal Durchführung Unterverträge Insge samt

IProjekt

management

116200 21452,56 137652,56

IIMarket

research

45600 8492,25 54092,25

IIIawareness

39000 16959,31 55959,31

IVLehrgang

75400 21295,4 96695,40

VTestung

62600 35800,24 12000 110400,24

VIVerbreitung

37400 3167,33 40567,33

VIIEvaluierung

14000 1532,91 15532,91

Gesamt 390200 108700 12000 510900

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Gestaltung der Projektorganisation

• Wann, wie oft treffen wir uns?

• Wer hat welche Verantwortlichkeiten?

• Wie gehen wir vor?

• Welche Rollen werden übernommen? Wer übernimmt sie?

• Welche Informationen werden zu welchem Zeitpunkt weitergegeben?

In der Projektorganisation wird das Zusammenspiel der Beteiligten geregelt !!!

► Start

Gestaltung der Projektorganisation

• klare Zielvorgabe oder gemeinsame Zielerarbeitung• klare organisatorische Einbindung der Teilnehmer • klare Definition der Kompetenz des Projektleiters und

Teams• Festlegen der Kompetenzen der Gruppe im

Unternehmen• Einbindung von Benutzern und Betroffenen• eine Kultur des Umgangs miteinander pflegen, die

Kommunikation und Kreativität fördert

Jede Projektorganisation sollte folgende Kriterien erfüllen:

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Organisationstypen

• Projektkoordination

• reine Projektorganisation

• Matrix - Projektorganisation

► Start

Die ProjektkoordinationEs bleibt innerhalb der Primärorganisation die

funktionale Hierarchie unverändert und wird lediglich um eine Stabsstelle ergänzt.

P ro jek tko ord in a to r

A b te ilu ng A A bte ilu ng B A bte ilu ng C

G e sch ä fts le i tu ng

► Start

Die Projektkoordination• Vorteile:

– hohes Maß an Flexibilität hinsichtlich des Personaleinsatzes,

– relativ einfacher Erfahrungsaustausch und einfache Erfahrungssammlung über verschiedene Projekte,

– keine organisatorische Umstellung.

• Nachteile:– niemand fühlt sich für das Projekt verantwortlich,– geringe Reaktionsgeschwindigkeit,– organisationsübergreifende Sichtweise erschwert,– kein eigenes Projektteam.

► Start

Die reine ProjektorganisationDer Projektleiter wie auch die Teammitglieder sind

hauptamtlich im Projekt tätig, wobei der Projektleiter mit sämtlichen das Projekt betreffenden Führungs- und

Entscheidungskompetenzen ausgestattet ist.

P ro jek tle i tung

A bte ilu ng A A bte ilu ng B A bte ilu ng C

G e sch ä fts le i tu ng

► Start

Die reine Projektorganisation

• Vorteile:– effiziente Organisation für Großprojekte,– schnelle Reaktion bei Störungen,– hohe Identifikation des Projektteams mit dem Projekt.

• Nachteile:– wenig Personalflexibilität bes. bei zeitweise benötigten

Spezialisten,– Rekrutierung von Mitarbeitern kann schwierig sein,– Gefahr einer autoritären, nicht teamorientierten

Führung.

► Start

Matrix-ProjektorganisationMischform aus reiner Projektorganisation und

Projektkoordination. Projektbezogen sind die Kompetenzen zwischen Teamleiter und

Linieninstanzen aufgeteilt.

P ro jek tle i tung

A b te ilu ng A A bte ilu ng B A bte ilu ng C

G e sch ä fts le i tu ng

► Start

Matrix-Projektorganisation• Vorteile:

– Projektleiter und Team fühlen sich verantwortlich,

– eindeutige Aufteilung der Entscheidungskompetenzen,

– flexibler Personaleinsatz,

– Kontinuität der fachlichen Weiterbildung,

– zielgerichtete Koordination verschiedener Interessen,

– Förderung der ganzheitlichen Betrachtung.

• Nachteile:– Gefahr von Kompetenzkonflikten,

– Verunsicherung von Vorgesetzten und Mitarbeitern,

– hohe Anforderungen an die Kommunikationsbereitschaft.

► Start

Der Projektleiter

Methodische Kompetenzen:

PM-MethodenProjektplanungProjektsteuerungProjektcontrolling

Persönliche Kompetenzen:

ImprovisationsgabeEntscheidungsfreudeSelbstorganisationSelbstdisziplin

SozialeKompetenzen:

Fähigkeit zu motivierenKonfliktmanagement

PL

Fachliche Kompetenzen:

FachwissenOrganisationstalentFührungseigenschaften

► Start

Durchführungsphase

• Fragen während der Projektlaufzeit:– Stimmen die Werte mit den Plandaten überein ?– Wo und wann treten Abweichungen auf ?– Welchen Einfluss haben diese Abweichungen ?– Warum treten Abweichungen auf ?– Welche Gegenmaßnahmen sind möglich ?

RealisierungPlanungDefinition Abschluss

► Start

DurchführungsphaseDer Projektleiter muss alles daran setzen, dass das Projekt

zum geplanten Termin abgeschlossen, das Budget nicht überschritten und das Ergebnis in der vereinbarten

Qualität geliefert wird !!!

KONTROLLE

Qualität Stunden

LeistungenTermine

Kosten

► Start

Projektabschluss

Durch die Rückschau auf das Gesamtprojekt werden gewonnene Erfahrungen und

Erkenntnisse noch einmal betrachtet, um sie bei neuen Projekten anzuwenden !!!

Definition Planung Realisierung Abschluss