Kennzahlen für stationäre Einrichtungen · von Michael Wipp und Andrea Roskosch-Schenker) 23...

A. Roskosch

Kennzahlen

für stationäre Einrichtungen

Referentin:

Andrea Roskosch-Schenker

www.Andrea-Roskosch.de

Volkssolidarität, Bundesverband e.V.

Fachtagung am 06. Mai 2010 in Potsdam

Wie viel Controlling verträgt

- braucht die Pflege?

2

Andrea Roskosch-Schenker

Diplom-Betriebswirtin (FH)

Sozialgerontologin

(Master of Gerontology Sciences)

3

Einführung

Qualität geht vor Quantität …

wichtige und richtige Kennzahlen

Flexibilität …

aussagekräftige Kennzahlen

Kommunikation …

transparente Kennzahlen (Zielvorgaben)

4

Inhaltliche Eingrenzung

des Vortrags

Kennzahlen für das

operative Controlling

Keine Investitionskosten

Keine Sachkosten

5

große Kostenblöcke bzw. klar abgrenzbar

Stellgrößen, die eine wirtschaftliche Betriebsführung im Allgemeinen adäquat unterstützen

Einrichtungsindividuelle Besonderheiten

machen es sicherlich notwendig, das

Management-Instrumentarium entsprechend

zu ergänzen.

Inhaltliche Eingrenzung

des Vortrags

6

Inhalt

1) Kennzahlen unter der Lupe

- Auslastung

- Fachkraftquote

- Personelle Ausstattung

- Personalkosten

2) Der Blick nach vorne und der Blick über den Tellerrand

7

Kennzahl: Auslastung

Die Wirtschaftlichkeit eines Pflegeheims hängt

von der Auslastung ab.

Bei Schwankungen flexibles Agieren

Voraussetzung: Präzision

„Schlüsselkennzahl“

8

Kennzahl: Auslastung

Als Grundlage für die Ermittlung der

Auslastung sollte die Kapazität der

Einrichtung herangezogen werden.

Formel:

Platzzahl der Einrichtung

X

Anzahl der Tage im betrachteten Zeitraum

9

Kennzahl: Auslastung

Aus betriebswirtschaftlicher Sicht können

3 Varianten der Auslastung errechnet werden:

• Auslastung nach Belegungstagen

• Auslastung nach Pflegetagen (Anwesenheitstagen)

• Auslastung nach Berechnungstagen

Jede Variante für sich gibt dem Einrichtungs-

management Aufschlüsse über entsprechende

Steuerungsnotwendigkeiten.

10

Kennzahl: Auslastung

Variante 1: Auslastung nach Belegungstagen

Summe aller Tage, an welchen Heimplätze an Bewohner vermietet waren.

Die tatsächliche Anwesenheit der Bewohner in der Einrichtung spielt bei dieser Variante keine Rolle.

Belegungstage

Gesamtkapazität der Einrichtung= x %

11

Kennzahl: Auslastung

Kennzahl „Auslastung nach Belegungstagen“

Aussagekraft?

Aufschluss über die Etablierung der Einrichtung auf dem Pflegemarkt.

Maßnahmen zur Verbesserung (Bsp.):

Werbung

Steigerung des Bekanntheitsgrades

Image verbessernde Maßnahmen

organisatorische Verbesserungen bzgl. Neubelegungen

12

Kennzahl: Auslastung

Variante 2: Auslastung nach Pflegetagen

Summe aller Tage, an welchen Bewohner tatsächlich anwesend waren.

Die Pflegetage werden ins Verhältnis gesetzt zur Gesamtkapazität der Einrichtung.

13

Kennzahl: Auslastung

Kennzahl „Auslastung nach Pflegetagen“

Wozu?

„Niedrigste“ Auslastung

Besonders bei weiterführenden Kennzahlen, die auf Basis des Auslastungsgrades errechnet werden, sollte diese Variante als Untergrenze (!) angesetzt werden.

14

Kennzahl: Auslastung

Variante 3: Auslastung nach Berechnungstagen

Basis: zu erwartende Einnahmen

Berücksichtigung von:

- Einrichtungs-individuellem Pflegesatz

- Rahmenvertrags-Regelungen

Die Abwesenheitstage von Bewohnern werden

mit dem „anteiligen Tageswert“ angesetzt.

vgl. § 75 Abs. 2 Ziffer 5 SGB XI;

(z.B. zeitliche Begrenzungen der Vergütung bei Bewohnerabwesenh.)

15

Kennzahl: Auslastung

Kennzahl „Auslastung nach Berechnungstagen“

Aussagekraft?

- Wirtschaftlich „sauberste“ Herangehensweise

- zu erwartende Einnahmen

- Möglichkeit des Abgleichs von Soll-Einnahmen und Kontenbewegungen

16

Kennzahl: AuslastungCheckliste „Auslastungsvarianten“:

Auslastung nach Belegungstagen (Variante 1)

i.d.R. „höchste“ Auslastung

ermöglicht Marktvergleich bzgl. Etablierung des Hauses

Auslastung nach Pflegetagen (Variante 2)

i.d.R. „niedrigste“ Auslastung

Untergrenze(!) für die Berechnung weiterer Kennzahlen

Auslastung nach Berechnungstagen (Variante 3)

„wirtschaftlich“ berechnete Auslastung

Hilfskennzahl zur Überwachung des Umsatzziels

17

Kennzahl: Auslastung

… rund um die Kennzahl „Auslastung“ …

• Begriffsklärungen sind notwendig!

• Je kleiner die Einrichtung, desto höher die Schwankungen

• Die Gesamtkapazität der Einrichtung ist im Versorgungsvertrag „fest“ vorgegeben

• Doppelzimmer nicht (dauerhaft) als Einzelzimmer vermieten

• Empfohlen wird die monatliche Darstellung der Auslastung im Jahresverlauf

- - - - - - - - - - - -

18

Personelle Ausstattung

Kennzahl:

Personal-Soll-/Ist-Vergleich

Dem Personal-Soll-/Istvergleich sind

2 Bausteine vorgeschaltet:

Baustein 1: Darstellung des Personal-Ist

Baustein 2: Ermittlung des Personal-Soll

19

Personelle AusstattungBaustein 1:

Darstellung des Ist-Personal in VZK

(Beispiel: Bayern)

20

Personelle Ausstattung

Baustein 2:

Ermittlung des Personal-Soll

a) Vergütungsvereinbarung der Einrichtung

b) Kalkulations-Schema der letzten Pflegesatzverhandlung

c) Rahmenvertrag für das Bundesland

d) „Richtgrößen“, „Richtlinien“, „Vereinbarungen“

e) Erfahrungswerte i.V.m. Budgetabgleich

KEINE „starren“ Lösungen …

21

Personelle AusstattungBaustein 2:

Ermittlung des Personal-Soll

Verschiedene Varianten zur Berechnung des Personalsolls

sind möglich und sinnvoll …

– Obergrenze: Einrichtungskapazität (nur für die nichtpflegerischen Bereiche möglich)

– Personal-Soll nach Belegungstagen der Bewohner (alle Tage, an welchen ein Bett nicht frei war für einen neuen Bewohner)

– Personal-Soll nach Pflegetagen (alle Tage, an welchen Bewohner anwesend waren)

– Personal-Soll nach Berechnungstagen (Anwesenheitstage + „bezahlte“ Abwesenheitstage-Anteile)

22

Personelle Ausstattung

Wie oft sollte der Personal-Soll/Ist-Vergleich von der

Einrichtungsleitung „gesichtet“ werden ?

Der Soll-Ist-Vergleich sollte monatlich durchgeführt

werden, um Abweichungen und damit Unwirtschaftlich-

keiten rechtzeitig zu erkennen.

Wie wird mit Abweichungen umgegangen?

Keine Über- bzw. Unterdeckungen in der Quartals-

betrachtung!

(vgl. hierzu: „Controlling und Einsatzplanung eng verzahnen“

von Michael Wipp und Andrea Roskosch-Schenker)

23

KENNZAHLEN-BERICHTAuslastung "nicht freie Betten" 94,8% = 28,45 Betten

Ausl. inkl. bez. Betten anteilig: 93,4% = 28,02 Betten

Auslastung nur Pflegetage: 86,9% = 26,06 Betten

Soll-Ist-Vergleich der Personalzahlen (in VZK):Pl = nach Plätzen (Obergrenze)

NFB = nach nicht freien Betten

PTa = nach Pflegetagen + anteiligen PS-Erlösen

PT = nach Pflegetagen

Leitung + Verwaltung inkl. Rezeption Pl 1,00 0,75

NFB 0,95 0,80 1,75

0,93 0,82

Pflegefachkräfte 5,58 1,22

5,50 1,30 6,80

5,07 1,73

Pflegehilfskräfte 5,58 -1,92

5,50 -1,84 3,66

5,07 -1,41

Pflege gesamt 11,17 -0,71

11,00 -0,54 10,46

10,13 0,33

Küche 1,67 0,00

1,58 0,09 1,67

1,56 0,11

PT 1,45 0,22

PTa

PT

PTa

Pl

NFB

PTa

NFB

PTa

PT

NFB

PTa

PT

NFB

SOLL ABWEICHUNG IST

24

Personelle Ausstattung

… rund um den Personal-Soll/Ist-Vergleich …

• vorab: klare Zuordnung des Personals in Bereiche bzw. Funktionen

• Die Kennzahl „Auslastung“ ist unverzichtbare Basis

• Für die Ermittlung des Soll-Personals in der Pflege muss die Bewohnerstruktur, nach Pflegestufen aufgeteilt, für den betreffenden Zeitraum vorliegen.

• Outgesourcte (Teil-)Bereiche sollten, ggf. mit einer Näherungsrechnung, berücksichtigt sein.

• Basis für die Kennzahl: „Durchschnittliche Personalkosten“.

- - - - - - - - - - - -

25

Personalkosten

• Betrachtung aller VZK eines

Bereichs ist obligatorisch

• parallel

Berechnung verschiedener

„Varianten“

(z.B. mit / ohne Personal auf hohem/niedrigem Lohn-Niveau, …)

26

PERSONALKOSTEN in € # 12

PERSONALKOSTEN A A + B A + B

Urlaubsgeld pro VZK ("Jul") in € : Direkt zurechenb. Anz. Aufwand Kosten-Hochr.

Monatsbericht Kosten VZK dieser Monat gesamtes Jahr

Summe pro VZK pro VZK

LEITUNG und VERWALTUNG: 6.705 1,75 3.905 48.043

Verwaltung: 3.025 1,25 2.491 29.930

Verwaltung ohne geringf. Beschäftigte: 2.876 1,11 2.671 31.206

Verwaltung geringf. Beschäftigte: 149 0,14 1.066 19.193

ALLE PFLEGEKRÄFTE: 24.538 10,46 2.421 26.826

Alle Pflegefachkräfte: 16.391 6,80 2.490 27.539

Pflegefachkräfte ohne geringf. Besch.: 16.391 6,80 2.490 27.539

Pflegefachkräfte ohne Leiharbeit: 16.391 6,80 2.490 27.539

Pflegefachkräfte fest angestellt: 16.391 6,80 2.490 27.539

Pflegefachkräfte fest angestellt ohne PDL: 13.783 5,80 2.470 26.997

Pflegefachkr. fest angest. ohne PDL u. Ther.: 13.783 5,80 2.456 26.980

Pflegefachkräfte geringfügig beschäftigt: 0 0,00 0 0

Pflegefachkräfte Leiharbeit: 0 0,00 0 0

27

Personalkosten

Fehlerquellen:

– Unvollständige Zuordnung des Personals in vorgegebene Bereiche und Funktionen

– Unterschiedliche Zuordnung von Personalmengen und Personalkosten in den betreffenden Bereichen bzw. Funktionen

– Fehlende bzw. ungenaue Anrechnung von geringfügig beschäftigtem Personal

– Fehlende Berücksichtigung von ggf. Leiharbeitskräften

- - - - - - - - - - - -

28

Kennzahl: Fachkraftquote

50% 52%

29

Kennzahl: Fachkraftquote

12,00 VZK Fachkr.

12,00 VZK Hilfskr.

?

12,00 VZK Fachkr.

11,00 VZK Hilfskr.

50% 52%

30

Kennzahl: Fachkraftquote

12,00 VZK Fachkr.

12,00 VZK Hilfskr.

12,00 VZK Fachkr.

11,00 VZK Hilfskr.

50% 52%

Soll: 23,50 VZK Soll: 24,50 VZK

?

31

Kennzahl: Fachkraftquote

12,00 VZK Fachkr.

12,00 VZK Hilfskr.

12,00 VZK Fachkr.

11,00 VZK Hilfskr.

51% 49%

Soll: 23,50 VZK Soll: 24,50 VZK

32

Kennzahl: Fachkraftquote

Basis: Soll-Personal

Vorhandene Personalüberhänge /-unterdeckungen

beeinflussen die Fachkraftquote. (Eine augenscheinlich vorhandene Unterdeckung der Fachkraftquote

kann auch dadurch begründet sein, dass eine Überdeckung in der

Personaldecke existiert.)

Monatliche Soll-/Ist-Vergleiche der Personaldecke

bilden eine solide Grundlage(Fachkraftquote auf Basis der tatsächlichen Bewohnerstruktur)

- - - - - - - - - - - -

33

Der Blick nach vorne

Frühwarnsystem

34

Der Blick nach vorne

Frühwarnsystem

Inhalt (Bsp.):

A Kennzahlen-Kommunikation

B Interventionsindikatoren

C Berichtswesen

35

Der Blick nach vorne Frühwarnsystem

Formulierungsbeispiel:

B Interventionsindikatoren

Auslastungsgrad

„Unterschreitung des im Wirtschaftsplan vorgegebenen

Auslastungsgrades um mehr als 2% in 2 aufeinander

folgenden Monaten. …“

Personaldecke

„Unbegründete Personalüberhänge in der Quartals-

betrachtung bzw. Personalüberhänge mit steigender

Tendenz bei Betrachtung der Monatsverläufe …“

36

Der Blick über den Tellerrand

Benchmarking

„harte“ Zahlen und

„weiche“ Faktoren

37

Benchmarking

von „weichen“ Faktoren

Regional: 5-10 (Haupt-)Konkurrenten / Umkreis ca. 20 km

Welche Gemeinsamkeiten bzw. Unterschiede

lassen sich neben der Höhe der Heimentgelte

und den anderen „harten“ Kennzahlen

herausarbeiten?

Beispiele:

– Baujahr, Struktur und Ausstattung

– Bewohnerklientel, Einrichtungskonzepte

– Leistungen und Standort

– Personelle Ausstattung (qualitativ)

38

Das Pflegeheim-Management

sollte seine Konkurrenzhäuser kennen, um die

relative Marktstellung einschätzen zu können:

– Möglicherweise können relative Schwächen mit wenig Aufwand abgestellt werden

– Relative Stärken können erkannt und entsprechend selbstbewusst kommuniziert werden

– Es wird möglich, Interessenten das Preis-/ Leistungsverhältnis im Vergleich aufzuzeigen

Benchmarking

von „weichen“ Faktoren

39

Benchmarking

40

Literaturempfehlung:

41

Vielen Dank

www.Andrea-Roskosch.de