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Stammdatenmanagement und

Dokumentation mit MUSEmobile

im OP

Agenda:

Kurzvorstellung Klinikum Mutterhaus der

Borromäerinnen gGmbH

Problemstellung/Ausgangssituation und rechtliche

Rahmenbedingungen

Alternativen zur möglichen Problemlösung

Projektumsetzung mit MUSEmobile

Entstandene Probleme und deren Lösung

Fragen

Klinikum Mutterhaus

der Borromäerinnen gGmbH

Kennzahlen:

Insgesamt 1054 Betten an 3 Standorten

~2500 Mitarbeiter

19 Hauptfachabteilungen

ca. 38.000 stationäre und 86.000 ambulante Patienten

OP-Bereich mit 14 Sälen und separatem ambulantem OP

17.000 OP´s pro Jahr

Gesamtvolumen Implantate im OP: ca. 2,5 Mio. € pro Jahr.

Gesamtbewertungsrelationen: ca. 35.500 pro Jahr

Geburten: ca. 2600 pro Jahr

Umsatz: ca. 160 Mio. € pro Jahr

Struktur

Einkauf / Lager

Der Einkauf ist organisatorisch dem Geschäftsbereich Zentrale

Dienste zugeordnet. Diesem gehören die folgenden Bereiche an:

Einkauf (inkl. Versicherungs- und Vertragswesen)

Zentrallager

Logistik (Ver- und Entsorgung)

Küche + Cafeteria

Technik inkl. Projektsteuerung und Bauwesen

Hauswirtschaft mit Bettenzentrale

Fuhrpark

Im Einkauf sind insgesamt 5,5 VK, im Zentrallager 8,5 VK + Azubi

beschäftigt. Das Zentrallager beliefert ca. 60 Stationen und

Abteilungen in Vollversorgung.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Änderung der MPBetreibV ab 01.10.2015 (§10)

Betrifft alle aktiven Implantate sowie Herzklappen, nicht

resorbierbare Gefäßprothesen und –stützen, Hüft- und

Kniegelenke sowie Spine- und Brustimplantate.

Dokumentiert werden muss:

Ref-Nummer

LOT-Nummer

Bezeichnung des Produktes

Hersteller

Behandelnder Arzt

Patientendaten

Datum der Implantation

Name der Einrichtung die die Implantation durchgeführt hat

Die Dokumentation muss im Bedarfsfall innerhalb von 3 Werktagen

zu ermitteln sein.

Ausgangssituation

Alle vorgenannten Produkte werden manuell per

Klebezettel in mehreren Implantatebüchern dokumentiert

und archiviert.

Wenn der Patient bekannt ist, kann das implantierte

Produkte relativ schnell identifiziert werden.

Bei einem Produktrückruf seitens der Industrie ist diese

Identifikation nicht ohne weiteres möglich, da hier der

Patient nicht bekannt ist, und somit theoretisch alle

Implantatebücher manuell durchsucht werden müssten.

Keine Kostenträgerrechnung

Alternativen zur Problemlösung

Weiterführen des Implantatebuches, mit der

Konsequenz, dass ggf. notwendige Informationen nicht

innerhalb von 3 Werktagen ermittelt werden können.

Einführen eines Scannersystems, mit dem die Artikel bei

der OP dem Patienten direkt zugeordnet werden

können.

Projektumsetzung mit MUSEmobile Präsentation des Systems durch Aescudata vor Ort

Abstimmen der internen Prozesse im OP

Festlegen der Anzahl der Scanner (Hauptkostenblock)

Klärung der technischen Infrastruktur (WLAN oder

Dockingstation) mit der IT-Abteilung

Nach Auftragserteilung erfolgte Lieferung, Installation

und Customizing der Scanner durch Aescudata

Import der Barcodestammdaten nach AMOR3 mit Hilfe

von Medical Columbus

Schulung der OP-Mitarbeiter

Testphase von einem Monat ab 12.2015

Echtbetrieb ab 01.01.2016

Problemstellung: Um die Artikel scannen zu können, ist

es zwingend notwendig, dass die jeweiligen

Barcodestammdaten (GTIN, EAN, HIBC) in AMOR3

hinterlegt werden.

Da eine manuelle Eingabe für alle Artikel nur theoretisch

möglich ist, hat sich das Klinikum Mutterhaus für den

Dienstleister Medical Columbus entschieden.

Über eine Schnittstelle werden die entsprechenden

Barcodestammdaten zur Verfügung gestellt und direkt in

die jeweiligen Artikelstammsätze importiert.

Import der Barcodestammdaten

Vorgehensweise Barcodeimport

- Aktive Implantate

- Herzklappen

- nicht resorbierbare Gefäßprothesen

und –stützen,

- Hüft- und Kniegelenke

- Spine- und Brustimplantate.

Prozess MUSEmobile im OP Sämtliche Artikelstammdaten (inkl. Barcodes) werden

über die Standardschnittstelle täglich an die MUSE

übertragen.

Die Scanner werden zu festgelegten Intervallen mit

diesen Artikeldaten gespeist.

Anschließend können die Mitarbeiter der OP-Pflege die

entsprechenden Artikel per Scanner erfassen.

Erfasste Artikel landen automatisch im Warenkorb der

MUSE und können dort über den Einkauf nachbestellt

werden.

Über eine weitere Schnittstelle werden die gescannten

Daten in das KIS übertragen.

MUSEmobile

Weitere Einsatzmöglichkeiten

MUSEmobile

Die Scanner sind auch für die Versorgungsassistenten

nutzbar.

Scannergestützte Kostenstelleninventuren können

durchgeführt werden.

Update der Scanner: Bei fehlgeschlagenem Artikelupdate

funktionieren die Scanner bis zum nächsten erfolgreichen

Update nicht mehr.

Lösung: Kein Update zu festen Zeiten, sondern zeitversetzt für

alle Geräte.

Fehlende Barcodeinformationen bei Medical Columbus. Nicht alle

Lieferanten liefern die Stammdaten zu MC.

(Teil)-Lösung: „Der Kunde“ fragt aktiv bei den entsprechenden

Lieferanten an.

Implantatepass. In MUSEmobile muss der behandelnde Arzt

manuell ausgewählt werden. Bei einer Vielzahl von Ärzten ist dies

nicht praktikabel.

Lösung: Noch offen. Derzeit wird der Pass dezentral in den CA-

Sekretariaten ausgestellt.

Nicht alle Artikel sind zum Zeitpunkt des Scannens in AMOR3

vorhanden und können somit nicht gescannt werden. (Leihsets)

Lösung: keine

Häufiges Anmelden mit den MUSE-Login-Daten der einzelnen OP

Mitarbeiter ist an den Scannern aufgrund der kleinen Touch-Tastatur

mühselig.

Lösung: Es ist angedacht diese Anmeldung über einen

persönlichen Login-Barcode zu tätigen den jeder Mitarbeiter bei

sich trägt.

Fehlende Kostenartenübermittlung durch MUSEMobile in das

KIS.

Lösung: Es wird derzeit geprüft diese Informationen über das

Data Warehouse zu erhalten.

Erfasste Implantate in der MUSE

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