Lernendes Workflow durch teil-autonome Koordination3.11.99 1 Lernendes Workflow durch teil-autonome...

Lernendes Workflow durch teil-autonome Koordination 3.11.99 1

Lernendes Workflow durch teil-autonome Koordination

Thomas HerrmannInformatik und Gesellschaft

FB InformatikDortmund

Forschung und Entwicklung bei Informatik und Gesellschaft

WebGuideSeeMe

Ziel: ergonomische Gestaltung der Wechselwirkungen zwischen Mensch, Technik und Organisation

Überblick

• Rückblick auf Move

• Ein Konzept teil-autonomer Koordination

• Beispiel

• Ansätze der Realisierung

Ausgangspunkt: Mögliche Rolle von Mitarbeitern auf der Ausführungsebene

Mitwirkung bei der Erhebung

Beteiligung bei der Einführung

Ausführung

Anpassung

Feedback

Erhebung

Schon bei der Erhebung entscheidet sichdie Bereitschaft der Mitarbeiter zur Mitwirkung

Zyklisches Vorgehen

Erheben

Modellieren

Betriebswirt-schaftlicheKennzahlen

Mitarbeiter-orientierte

Kennzahlen

Erhebungs-methoden

Modellierungs-methoden

BeteiligungPrototypischer Fahrplan für Beteiligung

bei der Einführung von Workflow-Management

Phasen der Beteiligung Methoden anwenden

Informierung

Vorschlags-wesen

Workshops

Qualifizierung

Beratung

Interviews

Visualisierung

Projektetablierung und Erhebung

Modellierung und Soll-Konzeption

Probephase und Feedback

Evaluation und Feedback

Regelbetrieb

Anpassung

• von Abläufen (z.B. Eskalation)

• der Aufgabenzuteilung bzw. Aufgabenübernahme

• der (Menge der) genutzten Dokumente

meistens bei Sonderfällen

Fazit zum Stand der Dinge

Qualifizierte Mitwirkung bei der Verbesserung von Geschäftsprozessennur in besonderen Phasen oder bei Sonderfällen

Gleichförmiges Routinehandeln ist bei der Fallbearbeitung vorherrschend und erwünscht

Ungeeignete Grundlage für kontinuierliches und unternehmensweites Lernen

Zukunftsperspektive: Lernendes Workflow durch teil-autonome Koordination

Statt Arbeit mit vorgegebenen Workflows:

Mitarbeiter entwerfen selbst semi-strukturierte Workflows

als partielle Abbildung ihrer Arbeit

Geeignete Aufgaben

• nur ein Teil des Prozesses wiederholt sich nach dem gleichen Muster

• regelmäßig und häufiger auszuführen

• potentiell ganzheitliche Aufgabe, die fallweise auch arbeitsteilig erledigt werden muß

• geeignete Auswahl und Abfolge von Tätigkeiten nicht vorab festlegbar

• wechselnde Ressourcen und Zuständigkeiten

• elektronische Unterstützung einer vollständigen und effizienten Aufgabenausführung

– wünschenswert

– möglich

Groupware reicht nicht

Viele Groupware-Systeme enthalten zu wenige

Elemente, die

• Koordinierung unmittelbar unterstützen

• zur Koordinierung anregen

• Koordination systematisieren

und zwar für die Endnutzer selbst

Diagramme für semi-strukturierte Workflows selbst gestalten

– Beispiel –

Besprechung vorbereiten

Teilnehmerfestlegen

Terminfestlegen

Diagramme verfeinern

Termin festlegen

Terminauswählen

Terminbestätigen

lassen

Terminmitteilen

Raumbuchen

Diagramme erweitern

Teilnehmerfestlegen

Themennachfragen

Einladungerledigen

Rollenfestlegen

Inhalt vorbereitenRaum und

Ausstattung kontrollieren

Terminfestlegen

WorkflowFlexibilität beim Festlegen der Abfolgen

Teilnehmerfestlegen

Themennachfragen

Einladungerledigen

Rollenfestlegen

Terminfestlegen

Flexible Aufgabenverteilung

Teilnehmerfestlegen

Themennachfragen

Einladungerledigen

Rollenfestlegen

Terminfestlegen

Initiator Referent SekretariatTeilnehmer

Flexible Parallelarbeit

Besprechungvorbereiten

Initiator Teilnehmer

Termin bestätigen

Flexible ParallelarbeitInitiator Teilnehmer

Termin bestätigen

Besprechungvorbereiten

Flexible Nutzung von Ressourcen

Dokumente

Protokoll Letzte Einladung Teilnehmerliste

Teilnehmerfestlegen

Themennachfragen

Einladungerledigen

Rollenfestlegen

Terminfestlegen

Termin festlegen

Terminauswählen

Terminbestätigen

lassen

Terminmitteilen

Raumbuchen

Integration der Anwendungen

Termin festlegen

Terminauswählen

Terminbestätigen

lassen

Terminmitteilen

Raumbuchen

Integration der Anwendungen

Das abstrakte Prinzip ist ausschlaggebend

Initiator C DB

Checklisten reichen nicht

• Unangemessene Sequenzialisierung wird

nahegelegt

• Visualisierung eingeschränkt

• Eindimensionale Navigation

• Geringe Flexibilität bei der Zuordnung und

Gruppierung

Geeignete Unterstützung

• Automatisches Vorbereiten

• Verfügbarkeit eines integrierten Editors

• Angebot von Vorlagen zur Erzeugung von Varianten

• Regeln können vorgegeben werden

• Einzelmodelle miteinander verknüpfen

Lernendes Workflow und teil-autonome Koordination ist durch übergeordnete

Geschäftsprozesse zu unterstützen

• Verwaltung individuell erzeugter und angepaßter

Workflows

• Wissensmanagement und kontinuierliche

Verbesserung: Best-Practices werden dokumentiert

und fortentwickelt

• Datenschutz

Übergeordnete Aktivitäten

InstantiierenSpeziali-

sierenVerallge-meinern

AnpassenAbgleichen,Aushandeln

Teilnehmerfestlegen

Themennachfragen

Einladungerledigen

Rollenfestlegen

Terminfestlegen

Grundlagen für die Unterstützung

• Geeignete Modellierungsmethode– kommunizierbar

– semi-strukturiert

– flexibel

• Qualifizierung zur Modellierung– Modelle verstehen

– verändern

– erzeugen

• Anleitung zur Selbst-Koordination

Zusammenfassung

Grundidee:

Mitarbeiter entwickeln selbst Ausschnitte von

Workflowmodellen,die sie für aktuelle Fälle konkretisieren und ggf. miteinander verknüpfen

Ziel:Unternehmensweites, kontinuierliches Lernen in Sachen Prozeßoptimierung

Voraussetzung:effiziente Selbst-Koordination und Prozeßsicht in der Belegschaft verankern

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