Lernendes Workflow durch teil-autonome Koordination3.11.99 1 Lernendes Workflow durch teil-autonome Koordination Thomas Herrmann Informatik und Gesellschaft

Lernendes Workflow durch teil-autonome Koordination 3.11.99 1

Lernendes Workflow durch teil-autonome Koordination

Thomas HerrmannInformatik und Gesellschaft

FB InformatikDortmund


Forschung und Entwicklung bei Informatik und Gesellschaft

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Ziel: ergonomische Gestaltung der Wechselwirkungen zwischen Mensch, Technik und Organisation


Überblick

• Rückblick auf Move

• Ein Konzept teil-autonomer Koordination

• Beispiel

• Ansätze der Realisierung


Ausgangspunkt: Mögliche Rolle von Mitarbeitern auf der Ausführungsebene

Mitwirkung bei der Erhebung

Beteiligung bei der Einführung

Ausführung

Anpassung

Feedback


Erhebung

Schon bei der Erhebung entscheidet sichdie Bereitschaft der Mitarbeiter zur Mitwirkung

Zyklisches Vorgehen

Erheben

Modellieren

Betriebswirt-schaftlicheKennzahlen

Mitarbeiter-orientierte

Kennzahlen

Erhebungs-methoden

Modellierungs-methoden


BeteiligungPrototypischer Fahrplan für Beteiligung

bei der Einführung von Workflow-Management

Phasen der Beteiligung Methoden anwenden

Informierung

Vorschlags-wesen

Workshops

Qualifizierung

Beratung

Interviews

Visualisierung

Projektetablierung und Erhebung

Modellierung und Soll-Konzeption

Probephase und Feedback

Evaluation und Feedback

Regelbetrieb


Anpassung

• von Abläufen (z.B. Eskalation)

• der Aufgabenzuteilung bzw. Aufgabenübernahme

• der (Menge der) genutzten Dokumente

meistens bei Sonderfällen


Fazit zum Stand der Dinge

Qualifizierte Mitwirkung bei der Verbesserung von Geschäftsprozessennur in besonderen Phasen oder bei Sonderfällen

Gleichförmiges Routinehandeln ist bei der Fallbearbeitung vorherrschend und erwünscht

Ungeeignete Grundlage für kontinuierliches und unternehmensweites Lernen


Zukunftsperspektive: Lernendes Workflow durch teil-autonome Koordination

Statt Arbeit mit vorgegebenen Workflows:

Mitarbeiter entwerfen selbst semi-strukturierte Workflows

als partielle Abbildung ihrer Arbeit


Geeignete Aufgaben

• nur ein Teil des Prozesses wiederholt sich nach dem gleichen Muster

• regelmäßig und häufiger auszuführen

• potentiell ganzheitliche Aufgabe, die fallweise auch arbeitsteilig erledigt werden muß

• geeignete Auswahl und Abfolge von Tätigkeiten nicht vorab festlegbar

• wechselnde Ressourcen und Zuständigkeiten

• elektronische Unterstützung einer vollständigen und effizienten Aufgabenausführung

– wünschenswert

– möglich


Groupware reicht nicht

Viele Groupware-Systeme enthalten zu wenige

Elemente, die

• Koordinierung unmittelbar unterstützen

• zur Koordinierung anregen

• Koordination systematisieren

und zwar für die Endnutzer selbst


Diagramme für semi-strukturierte Workflows selbst gestalten

– Beispiel –

Besprechung vorbereiten

Teilnehmerfestlegen

Terminfestlegen


Diagramme verfeinern


Termin festlegen

Terminauswählen

Terminbestätigen

lassen

Terminmitteilen

Raumbuchen


Diagramme erweitern


Teilnehmerfestlegen

Themennachfragen

Einladungerledigen

Rollenfestlegen

Inhalt vorbereitenRaum und

Ausstattung kontrollieren

Terminfestlegen


WorkflowFlexibilität beim Festlegen der Abfolgen


Teilnehmerfestlegen

Themennachfragen

Einladungerledigen

Rollenfestlegen



Terminfestlegen

...


Flexible Aufgabenverteilung


Teilnehmerfestlegen

Themennachfragen

Einladungerledigen

Rollenfestlegen



Terminfestlegen

Initiator Referent SekretariatTeilnehmer


Flexible Parallelarbeit

Besprechungvorbereiten

Initiator Teilnehmer

Termin bestätigen


Flexible ParallelarbeitInitiator Teilnehmer

Termin bestätigen

Besprechungvorbereiten



Flexible Nutzung von Ressourcen

Dokumente

Protokoll Letzte Einladung Teilnehmerliste

Teilnehmerfestlegen

Themennachfragen

Einladungerledigen

Rollenfestlegen



Terminfestlegen



Termin festlegen

Terminauswählen

Terminbestätigen

lassen

Terminmitteilen

Raumbuchen

Integration der Anwendungen



Termin festlegen

Terminauswählen

Terminbestätigen

lassen

Terminmitteilen

Raumbuchen

Integration der Anwendungen


Das abstrakte Prinzip ist ausschlaggebend

X Y Z

Initiator C DB


Checklisten reichen nicht

• Unangemessene Sequenzialisierung wird

nahegelegt

• Visualisierung eingeschränkt

• Eindimensionale Navigation

• Geringe Flexibilität bei der Zuordnung und

Gruppierung


Geeignete Unterstützung

• Automatisches Vorbereiten

• Verfügbarkeit eines integrierten Editors

• Angebot von Vorlagen zur Erzeugung von Varianten

• Regeln können vorgegeben werden

• Einzelmodelle miteinander verknüpfen


Lernendes Workflow und teil-autonome Koordination ist durch übergeordnete

Geschäftsprozesse zu unterstützen

• Verwaltung individuell erzeugter und angepaßter

Workflows

• Wissensmanagement und kontinuierliche

Verbesserung: Best-Practices werden dokumentiert

und fortentwickelt

• Datenschutz


Übergeordnete Aktivitäten

InstantiierenSpeziali-

sierenVerallge-meinern

AnpassenAbgleichen,Aushandeln


Teilnehmerfestlegen

Themennachfragen

Einladungerledigen

Rollenfestlegen



Terminfestlegen


Grundlagen für die Unterstützung

• Geeignete Modellierungsmethode– kommunizierbar

– semi-strukturiert

– flexibel

• Qualifizierung zur Modellierung– Modelle verstehen

– verändern

– erzeugen

• Anleitung zur Selbst-Koordination


Zusammenfassung

Grundidee:

Mitarbeiter entwickeln selbst Ausschnitte von

Workflowmodellen,die sie für aktuelle Fälle konkretisieren und ggf. miteinander verknüpfen

Ziel:Unternehmensweites, kontinuierliches Lernen in Sachen Prozeßoptimierung

Voraussetzung:effiziente Selbst-Koordination und Prozeßsicht in der Belegschaft verankern

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