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MOVE - Arbeitskreis Interne Revision

an Universitäten und Hochschulen -

16. Mai 2006

MOVE1

1. Was ist MOVE?

2. Warum gibt es MOVE?

3. Wie arbeitet MOVE?

4. Was geschah bisher?

5. Was geschieht aktuell?

Überblick

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1. Was ist MOVE?

• MOVE = Moderne Verwaltung

• Organisationsentwicklungsprozess

• Im März 2005 vom Rektorat initiiert

• Koordinierung:

Strategisch: Lenkungsgruppe

Operativ: MOVE-Team

1. Was?

2. Warum?

3. Wie?

4. Rückblick

5. Aktuelles

MOVE3

2. Warum gibt es MOVE?

Herausforderungen für Verwaltung:

• Einführung des Globalhaushalts

• Neue Studienstrukturen

• Integrierte Prüfungs-, Studierenden- und

Lehrveranstaltungsverwaltung

• Raumhandelsmodelle

• W-Besoldung

• ...

1. Was?

2. Warum?

3. Wie?

4. Rückblick

5. Aktuelles

MOVE4

2. Warum gibt es MOVE?

• erheblicher Aufgabenzuwachs in allen

Verwaltungsbereichen

• maximal gleich bleibende Ressourcen

Ziel: Geschäftsprozesse optimieren, um

vorhandene Ressourcen effektiver zu

nutzen!

1. Was?

2. Warum?

3. Wie?

4. Rückblick

5. Aktuelles

MOVE5

3. Wie arbeitet MOVE?

Geschäftsprozesse...

• ganzheitlich

• über aufbauorganisatorische Grenzen hinweg

• ergebnisoffen

• unter Einbeziehung aller Beteiligten

...betrachten und ggfls. optimieren!

1. Was?

2. Warum?

3. Wie?

4. Rückblick

5. Aktuelles

MOVE6

Juni 2005

– Konstituierung der MOVE-Lenkungsgruppe

Juni/Juli 2005

– Vorstellung von MOVE in allen Fachbereichen verbunden mit Vorschlagswesen

Juli 2005

– Sammlung & Auswertung von über 100 eingegangenen Vorschlägen

– Erste Umsetzung von Verbesserungsvorschlägen

4. Was geschah bisher?

1. Was?

2. Warum?

3. Wie?

4. Rückblick

5. Aktuelles

MOVE7

4. Was geschah bisher?

Sept./Okt. 2005

– Vorstellung von MOVE in den Dezernaten der

Universitätsverwaltung verbunden mit

Vorschlagswesen

– Beginn der Zusammenarbeit mit

Projektseminar am Lehrstuhl von Prof.

Becker (Wirtschaftsinformatik)

1. Was?

2. Warum?

3. Wie?

4. Rückblick

5. Aktuelles

MOVE8

4. Was geschah bisher?

Ende 2005

– Auswahl erster zu optimierender Geschäftsprozesse

– Umsetzung schnell zu realisierender Verbesserungsvorschläge

Februar 2006

– Planungssitzung Öffentlichkeitsarbeit (Verfahrensabstimmung/Leitfaden)

März 2006

– Abschluss des MOVE-Projektseminars Präsentation von „MOVE ProVi“

1. Was?

2. Warum?

3. Wie?

4. Rückblick

5. Aktuelles

MOVE9

5. Was geschieht aktuell?

Einzelprojekt „Verwaltung von

Veranstaltungsräumen“:

Ziele:

• Optimierung des Vergabeverfahrens

• bedarfsgerechte Auslastung

• Erhöhung der Zufriedenheit aller Beteiligten

• Abschluss bis Ende 2006

1. Was?

2. Warum?

3. Wie?

4. Rückblick

5. Aktuelles

MOVE9

5. Was geschieht aktuell?

Einzelprojekt „Hilfskräfteverwaltung“:

Ziele:

• Vermeidung von Doppelarbeiten in den

Instituten und der Personalverwaltung

• Vereinfachung/Beschleunigung des

Einstellungsverfahren unter bestmöglicher

Nutzung der EDV

• Vorlage eines konkreten

Optimierungsvorschlags Ende Mai 2006

1. Was?

2. Warum?

3. Wie?

4. Rückblick

5. Aktuelles

MOVE9

5. Was geschieht aktuell?

Einführung des Softwaretools „MOVE ProVi“

Funktionen

• Abbildung von Geschäftsprozessen

• einfache Neumodellierung

• Übersicht über Ansprechpartner,

Zuständigkeiten, Abläufe und Formulare in der

Universitätsverwaltung

„MOVE ProVi“ derzeit in der Testphase

1. Was?

2. Warum?

3. Wie?

4. Rückblick

5. Aktuelles

MOVE9

5. Was geschieht aktuell?

• Weiterbildung Öffentlichkeitsarbeit

• Optimierung Intranet

• Umsetzung weiterer Sofortmaßnahmen

(Vereinheitlichung E-Mailverkehr, Verbesserung

Erreichbarkeit, Tagungsvorbereitung)

• ...

1. Was?

2. Warum?

3. Wie?

4. Rückblick

5. Aktuelles

MOVE

E-Mail: moveuv@uni-muenster.de

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