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Leitfaden zur Maximierung der Produktivität durch die Automatisierung von Dokumenten-Workflows
Produktivitäts- steigerung durch die Automatisierung von Workflows
02 Ricoh – Einführung zur Automatisierung von Workflows
Unternehmen nutzen mehr und mehr die Vorteile der digitalen Technologie, um ihre Produktivität zu steigern und einen schnelleren Zugang zu neuen Märkten zu ermöglichen. Von Kontakten, Reklamationen und Schriftverkehr bis hin zu Berichten, Bestellungen, Rechnungen und Servicetickets sind Dokumente das Herzstück vieler Geschäftsprozesse. Die Anforderungen des Wettbewerbs in der neuen Arbeitswelt erfordern jedoch, dass Organisationen den Zugang zu Informationen jederzeit und überall erleichtern, wenn sie langfristig erfolgreich sein wollen. Unternehmen können mit ineffizienten veralteten Prozessen zur Verwaltung, Weiterleitung und Genehmigung von Papierdokumenten einfach nicht das erforderliche Arbeitstempo erreichen.
Die Digitalisierung dokumentenintensiver Prozesse
innerhalb einer Organisation ist ein grundlegender
Schritt auf dem Weg zur digitalen Transformation,
den alle Unternehmen gehen sollten. Damit wird
die Grundlage für die Informationsmobilität im
gesamten Unternehmen geschaffen, die zu mehr
Geschwindigkeit, Genauigkeit und Effizienz führt
und eine effektive Zusammenarbeit unterstützt. Viele
kleine und mittelgroße Unternehmen versenden
ihre Dokumente wie Rechnungen, Hypotheken- und
Darlehensanträge oder Verträge innerhalb ihrer
Organisation noch immer manuell. Die Vergangenheit
hat gezeigt, dass dieser Ansatz unweigerlich zu
Dokumentenverlusten, unvollständigen Daten,
Engpässen und Zahlungsausfällen führt. Viele
Unternehmen haben jedoch Bedenken bei der
Einführung einer technologischen Lösung zur
Automatisierung und Verbesserung dieser manuellen
Prozesse.
Häufig geht es um Kosten, Kompatibilitätsprobleme
und die Akzeptanz bei Mitarbeiterinnen und
Mitarbeitern. Die Alternative wird jedoch immer
bedrohlicher. 2017 haben Untersuchungen im
Auftrag von Ricoh Europe ergeben, dass 59 %
der Angestellten denken, dass sich eine bessere
Technologie am positivsten auf ihren Arbeitstag
auswirken würde. Diese Angestellten sind begeistert
von der Aussicht auf mehr Geschwindigkeit und
Flexibilität durch neue Technologien: schnellerer
Zugriff auf Daten (44 %), Reduzierung von
sich wiederholenden Aufgaben (41 %) und
Automatisierung von Verwaltungsaufgaben (36 %).
Zusätzlich zu den Kosten für die Produktivität durch
langsamere Verarbeitung, verpasste Termine und
verlorene Dateien stellen manuelle Prozesse mit dem
Inkrafttreten der DSGVO ein Sicherheitsrisiko dar.
Der unsachgemäße Umgang mit Daten kann im
Rahmen dieser neuen Verordnung zu Geldbußen von
bis zu € 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten
Jahresumsatzes eines Unternehmens führen.
Zur Einführung von einheitlichen und optimierten
elektronischen Dokumentenverwaltungsprozessen
innerhalb eines Büros oder in mehreren
Niederlassungen gehören typischerweise die
Indexierung und Archivierung von Datensätzen. Mit
diesem Schritt können Unternehmen sicherstellen,
dass sie die Vorschriften einhalten und jederzeit
nachprüfbar sind. So reduziert sich auch die Zeit,
welche die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für
administrative Aufgaben aufwenden müssen,
wodurch sie sich komplexeren, höherwertigen
Aufgaben im Unternehmen widmen können. 80 %
der Angestellten sehen die Steigerung der Effizienz
von Geschäftsprozessen als einen sehr wichtigen
Faktor bei der Digitalisierung, dicht gefolgt von der
Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften und
der Senkung der Betriebskosten.
€ 20 Mio.Unsachgemäßer Umgang mit Daten kann zu Geldbußen von bis zu € 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes eines Unternehmens führen
03 Ricoh – Einführung zur Automatisierung von Workflows
Die effiziente und schlanke Verwaltung physischer
Dokumente ist eine wesentliche Aufgabe für
Unternehmen jeder Größe. Große Unternehmen
haben bei der Durchsetzung von digitalen
Veränderungen eine breite Unterstützung und können
Berater einsetzen, um ihre Investitionen zu verwalten
und einen maximalen Nutzen zu erzielen. Kleinere
Unternehmen hingegen haben den entscheidenden
Vorteil einer erhöhten Agilität und Flexibilität. Dadurch
können sie neue technologische Innovationen
einfacher nutzen und schneller auf Marktchancen
reagieren. Einige der wichtigsten Trends, die heute
die Geschäftsentwicklung vorantreiben, sind die
Anforderungen der Kunden, insbesondere im Hinblick
auf eine stärkere Personalisierung.
Sie erwarten immer mehr, dass das Unternehmen, bei
dem sie Kunde sind, schnell und individuell mit ihnen
interagiert. Automatisierte Workflows unterstützen
Unternehmen bei der individuellen Betreuung ihrer
Kunden. Unsere Marktuntersuchung hat ergeben,
dass 64 % der Verbraucher glauben, dass Marken
mehr tun sollten, um die Kommunikation auf
ihre individuellen Anforderungen abzustimmen.
Workflow-Tools stellen sicher, dass dem Personal
die richtigen Informationen automatisch zur
Verfügung stehen. Dadurch wird die Kommunikation
und Interaktion mit dem Kunden bequemer und
die Kundenbindung und Folgegeschäfte werden
gefördert.
Obwohl Technologien eine große Rolle spielen
werden, sind sie nur so effektiv wie ihre Integration in
bestehende Arbeitswelten und Kulturen. Laut unseren
Untersuchungen fördern Führungskräfte aktiv eine
Atmosphäre der Flexibilität in ihrem Unternehmen.
Die Stärkung dieser Kultur ist ein wichtiger Schritt,
damit Unternehmen schnell auf Kundenbedürfnisse
und Marktveränderungen reagieren können. Jedes
erfolgreiche Programm zu Automatisierung von
Workflows muss durch ein effektives Change-
Management und Schulungen unterstützt werden,
um die Akzeptanz neuer Technologien bei den
Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu fördern.
Kleine und mittelständische Unternehmen sollten
ihre Agilität und Flexibilität nutzen und diese immer
ausgefeilteren Tools einsetzen, um die Leistung und
das Datenmanagement zu verbessern. Wir zeigen
Ihnen einige strategische Vorteile und Ergebnisse
der Einführung digitaler Speicherlösungen und
automatisierter Dokumenten-Workflows.
64 %der Verbraucher glauben, dass Marken mehr tun sollten, um die Kommunikation auf ihre individuellen Anforderungen abzustimmen.
04 Ricoh – Einführung zur Automatisierung von Workflows
Strategische Vorteile durch automatisierte Dokumenten-Workflows
Reduzierung von Ineffizienzen und menschlichen Fehlern
Manuelle Arbeitsabläufe führen fast immer zu
Ineffizienzen und Fehlern. Dokumente werden
an den falschen Empfänger gesendet, E-Mails
und Dateien gehen verloren oder Informationen
sind nicht mehr auffindbar. Die Automatisierung
von Workflows verhindert oder minimiert die
Möglichkeit von Fehlern, beschleunigt die
Weiterleitung von Dokumenten und hilft den
Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, ein Dokument
optimal zu nutzen, wenn es am Ziel ankommt. Die
Services von Ricoh zum Scannen und Archivieren
sind darauf ausgelegt, den Mitarbeiterinnen
und Mitarbeitern das Arbeiten zu erleichtern,
indem sie von Aufgaben des Dokumenten- und
Informationsmanagements entlastet werden. Sie sind
anpassbar, benutzerfreundlich und mobil, wodurch
die Zusammenarbeit unterstützt und die Produktivität
enorm gesteigert wird.
Optimierung von Prozessen zur Verbesserung des Kundenservice
Bei vielen Unternehmen sind Kundenkontakt
und Auftragsabwicklung, Support und
Reklamationsbearbeitung Punkte auf der
Tagesordnung. Ein automatisierter Workflow für
diese Prozesse kann die Geschwindigkeit und
Personalisierung, mit denen Unternehmen mit ihren
Kunden interagieren, deutlich verbessern. Durch
die automatische Erfassung und Verarbeitung von
Kommunikationspräferenzen können Einzelhändler
die Zufriedenheit verbessern, indem sie Informationen
und Neuigkeiten in einem Format und einer
Häufigkeit bereitstellen, die perfekt zum Kunden
passen. So ist zum Beispiel “Document Workflow
Management” eine einfach zu verwendende Lösung,
mit der Sie mit dem Kunden über seinen bevorzugten
Kanal kommunizieren können. Der Prozess bietet
volle Transparenz und Kontrolle und schafft ein
konsistentes Markenerlebnis für Ihre Kunden.
Optimierung von Prozessen zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
Genau wie Kosteneinsparungen und die Steigerung
der Produktivität durch die Digitalisierung spielt die
Technologie eine Schlüsselrolle bei der Rekrutierung
und Bindung von Spitzen- und Fachkräften. 62 %
der europäischen Angestellten stimmen darin
überein, dass die besten Unternehmen viel für neue
Technologien ausgeben. Die Angestellten von heute
erwarten, dass sie auf mehr Information schneller
als je zuvor über eine Vielzahl von Geräten und
Anwendungen Zugriff haben, wenn sie ihr Bestes
geben sollen. Auch die Arbeitgeber orientieren sich
weitgehend an dieser Denkweise; 70 % glauben, dass
produktivitätsfördernde Arbeitsplatztechnologie das
wichtigste Element für ein erfolgreiches Wachstum
ihres Unternehmens ist; und 64 % glauben, dass sich
Dokumentenmanagement-Technologien am positivsten
auf die Geschäftsabläufe auswirken werden.
Verbesserter Zugang zu Informationen für den Innendienst
Routineaktivitäten können optimiert und eine
Abfolge von Schritten innerhalb jedes automatischen
Prozesses kann konfiguriert werden, um Konsistenz,
Vollständigkeit und Effizienz zu gewährleisten. Diese
Vorteile des Back-Offices werden verstärkt, wenn sie sich
über mehrere Abteilungen und Geschäftsfunktionen
erstrecken. Einfach ausgedrückt: Wenn Mitarbeiter in
einem Unternehmen von einem schnelleren Zugriff auf
genauere oder detailliertere Informationen profitieren
können, steigt die Produktivität rasant an. Bei der Druck-
Output-Management-Lösung “Streamline NX” von
Ricoh zum Beispiel handelt es sich um eine ganzheitliche
Lösung. Diese Lösung reduziert Fehlablagen und
Dokumentenverluste, was die interne Kommunikation
beschleunigt und die Reaktionszeiten der Kunden
verbessert.
05 Ricoh – Einführung zur Automatisierung von Workflows
Geschäftskontinuität
In einer Wirtschaft, die immer in Bewegung ist, ist
Geschäftskontinuität für den langfristigen Erfolg
unerlässlich. Mit digitalisierten Workflows können
Kopien und Backups einfach erstellt und gespeichert
werden. Dadurch werden nicht nur die Lagerkosten,
sondern auch das Risiko eines unwiederbringlichen
Datenverlustes im Falle eines schwerwiegenden
Zwischenfalls reduziert. Durch die Verwendung
von digitalen Speicherlösungen zur Erstellung
von Datensicherungen und zur Erleichterung
des Mehrfachzugriffs können Unternehmen die
Verfügbarkeit von Informationen im gesamten
Unternehmen verbessern.
Einhaltung von Vorschriften
Mit zunehmender Verfügbarkeit steigt auch die
Verantwortung. Automatisierte Workflows bieten
Unternehmen nachweislich regelkonforme Systeme.
Prüffähige, transparente Systeme sind ein wesentlicher
Bestandteil der Datenschutzbestimmungen. Dies
gilt insbesondere für Branchen, die mit dem Schutz
sensibler, personenbezogener Daten betraut
sind. Vorschriften wie die DSGVO bestimmen,
dass Unternehmen für die Informationen, die sie
aufbewahren, zu jedem Zeitpunkt verantwortlich
sind. Die Erfassung aller relevanten Daten, wie z. B.
der Zeitpunkt des letzten Zugriffs, der Änderung, der
Freigabe oder des Ausdrucks einer Datei kann sich für
den Nachweis des Audit-Trails als ausschlaggebend
erweisen. Dies ist für viele Unternehmen mit
manuellen oder älteren Systemen einfach nicht
machbar. Die Installation eines automatisierten
Workflow-Systems erleichtert es internen und
externen Prüfern, die Datenschutzrichtlinien eines
Unternehmens zu auditieren.
Minimierung unstrukturierter Daten
Die Möglichkeit, papierbasierte und manuell
eingegebene Informationen in digitale Dokumente zu
überführen ist in modernen Unternehmen unerlässlich.
Im laufenden Betrieb sammeln Unternehmen eine
große Menge an unstrukturierten Daten. Bei der
manuellen Eingabe wird immer nur ein Bruchteil
dieser Daten erfasst. Abgesehen von der Gefahr
regulatorischer Sanktionen fehlt den Unternehmen
eine wichtige Einnahmequelle, indem sie diese Daten
durch das Netz rutschen lassen. Dabei sind Daten der
Kern des modernen Unternehmens und können jeden
Aspekt des Geschäftsbetriebs beeinflussen. Durch Investitionen in automatisierte Workflow-Prozesse können Unternehmen unstrukturierte, verlorene Daten in wertvolle Geschäftsinformationen wandeln. Dadurch kann die Produktivität gesteigert und die Entscheidungsfindung im gesamten Unternehmen
verbessert werden.
06 Ricoh – Einführung zur Automatisierung von Workflows
Projektstudie:
Esaote gehört zu den weltweit führenden Anbietern von medizinischen Diagnosesystemen und
Informationstechnologie für das Gesundheitswesen mit Niederlassungen in der ganzen Welt. Im
Jahr 2016 bezog das Unternehmen seine neue High-Tech-Zentrale und nutzte die Gelegenheit,
seine Geschäftsprozesse zu optimieren. Ricoh unterstützte Esaote bei der Umgestaltung seiner
Druckumgebung. Zahlreiche Einzeldrucker, Kopierer und Scanner wurden durch eine Flotte aus
Multifunktionssystemen (MFPs) ersetzt. Mit Hilfe eines Ausweises zum Authentifizieren können die
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihren Ausdruck jederzeit an jedem MFP freigeben und abholen. Die
multifunktionale Technologie bot eine Plattform für weitere Verbesserungen. In Absprache mit Esaote
stellte Ricoh einige papierbasierte Dokumentenprozesse, einschließlich der Rechnungsfreigabe, auf eine
digitale Plattform um. Statt Rechnungen von Schreibtisch zu Schreibtisch weiterzureichen, werden sie
nun beim Empfang gescannt und in einem effizienten elektronischen Workflow verarbeitet. Der Nutzen
ist unermesslich. Die Angestellten von Esaote sind nun viel engagierter, die Produktivität ist gestiegen
und Esaote ist in der Lage, schneller auf Marktanforderungen zu reagieren.
Analysieren großer Datenmengen
Mit Tools zur Workflow-Automatisierung schaffen
Sie die äußerst nützliche Grundlage, mehr über
die Daten zu erfahren, die Sie als Unternehmen
besitzen. Unstrukturierte Daten können unglaublich
wertvoll sein, wenn sie gesammelt, analysiert und
effektiv eingesetzt werden können. Gleiches gilt für
alle Datenspeicher innerhalb eines Unternehmens,
in denen Informationen anderweitig genutzt
werden können. Durch die Digitalisierung
und Automatisierung der Datenerfassung
und -verarbeitung werden diese Speicher zu
intelligenten Daten-Knotenpunkten. Mit Hilfe
dieser Informationen können Geschäftseinheiten
fundierte Vorhersagen über Aktivitäten treffen,
intelligente Prozesse oder Protokolle entwerfen
und viele andere Möglichkeiten zur Schaffung
von Wettbewerbsvorteilen nutzen. Mit einem
transparenten Workflow-Automatisierungssystem
wird es viel einfacher, ineffiziente Abläufe von
Workflows zu erkennen, bei denen Probleme
auftreten. Effizienzsteigerungen und Einsparungen
können in Abteilungen erzielt werden, bei denen
man nie daran denken würde, nachzuschauen. So
können beispielsweise Finanzabteilungen besonders
von der Prozessautomatisierung profitieren. Der
Rechnungsstellung Service von Ricoh bieten
maßgeschneiderte Rechnungsprozesse, um die
Bearbeitungskosten zu senken und die Zahlungsfristen
zu verkürzen. Diese Software erhöht die Transparenz
hinsichtlich Zahlungs- und Lieferantengewohnheiten
und gibt Unternehmen die Möglichkeit, diese Prozesse
im Hinblick auf Effizienz und Einsparungen zu
optimieren.
CSR und Umweltauswirkungen
Automatisierte Dokumenten-Management-
Services unterstützen Unternehmen dabei, die
Energieeffizienz, die Ressourcennutzung und
das menschliche Wohlbefinden im Einklang mit
den Nachhaltigkeitszielen des Unternehmens
zu verbessern. Durch die Digitalisierung haben
Organisationen die Möglichkeit, ihre Arbeitsweise
umweltfreundlich zu gestalten. Moderne
Unternehmen produzieren eine erstaunliche Anzahl
von Dokumenten. Diese Dokumente verbrauchen
durch das Ausdrucken Energie. Die Digitalisierung
und Automatisierung von Arbeitsabläufen minimieren
diese Umweltbelastung auf natürliche Weise und
tragen direkt zu den Nachhaltigkeitszielen bei.
07 Ricoh – Einführung zur Automatisierung von Workflows
Wo setzen Sie am besten mit der Automatisierung von Workflows an?Die Workflow-Automatisierung beschäftigt sich mit der Optimierung Ihrer Informationsflüsse – also der Erfassung,
Verarbeitung sowie Transformation und Verwendung Ihrer Daten. Die Workflow Services von Ricoh beginnen mit der Auswertung, wie Informationen in Ihrem Unternehmen fließen. Dabei werden Sie bei der Neugestaltung, Implementierung und Verwaltung von Geschäftsprozessen, welche die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens
widerspiegeln, unterstützt.
Neue Anwendungen und Technologien sind nur dann effektiv, wenn Sie in Ihre Arbeitsumgebung integriert werden.
Unsere Services schaffen die bestmögliche Kombination aus Geschäftsanwendungen, innovativen Technologien
und Prozessen. Letztendlich geht es darum, Kosten, Zeitaufwand und Risiken zu reduzieren und gleichzeitig den
Kundenservice und die Kundenzufriedenheit zu verbessern.
Dokumenten-eingabe
Dokumenten-verarbeitung
Dokumenten-ausgabe
Geschwindigkeit
Genauigkeit
Informationen& Dokumente
Fehler & Verzögerungen
Multifunktions-systeme
Leistung fürWorkflow-Systeme
Automatisierung von sich wieder-holendenAufgaben
Scannen,Klassifizierung,Identifizierung,Extraktion & Validierung
Weiterleiten vonDokumenten
Keine manuelleInteraktion
Informations-zugriff
Abteilungenprofitieren
www.ricoh.de
In dieser Broschüre genannte Fakten und Zahlen beziehen sich auf spezifische geschäftliche Szenarien. Individuelle
Bedingungen führen eventuell zu abweichenden Ergebnissen. Alle Firmen-, Marken-, Produkt- und Servicenamen sind das
Eigentum von und eingetragene Marken Ihrer jeweiligen Eigentümer. Copyright © 2019 Ricoh Europe PLC. Alle Rechte
vorbehalten. Diese Broschüre, deren Inhalt und/oder Layout dürfen ohne vorherige schriftliche Erlaubnis von Ricoh Europe PLC
nicht verändert und/oder angepasst, teilweise oder vollständig kopiert und/oder in andere Dokumente eingefügt werden.
Ricoh bietet Services zur Automatisierung von Workflows, mit denen Sie Ihre Arbeitsweise, die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch in Ihrem gesamten Unternehmen optimieren können. Von der zentralen Infrastruktur bis hin zu den Tools, die Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nutzen, verbinden die Services von Ricoh Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit den richtigen Informationen, zur richtigen Zeit, in der richtigen Form, egal wo sie sich befinden. Erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen von Workflow-Lösungen profitieren und Informationen effektiv nutzen kann.
Wir unterstützen Sie bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens. Kontaktieren Sie uns:
www.ricoh.de +49 511 6742 0 info@ricoh.de
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