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Modernes HochschulmanagementAirport Conference Center / Flughafen Zürich
16. November 2005 / Seite 1
Prozessmanagement an Fachhochschulen am Beispiel
Fachhochschule Nordwestschweiz
von Richard Wettmann
Leiter Personal FHNW
Modernes HochschulmanagementAirport Conference Center / Flughafen Zürich
16. November 2005 / Seite 2
Zum Inhalt
1. Einsichten und Ansichtenzu prozessorientierten Managementsystemen
2. Der Wegzum prozessorientierten Managementsystem an der FH Aargau und an der FH Nordwestschweiz
3. Das BeispielPersonalprozess der Fachhochschule Nordwestschweiz
Modernes HochschulmanagementAirport Conference Center / Flughafen Zürich
16. November 2005 / Seite 3
Der Weg: Das Prozessmodell
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16. November 2005 / Seite 4
Der Weg: Das Dokumenten-Management
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16. November 2005 / Seite 5
Der Weg: Zwei wichtige Rollen
Prozesseigner/innenDie Prozessverantwortlichen gestalten, optimieren, pflegen, messen, steuern und dokumentieren die Prozesse. Sie sind für die Implementierung und Einhaltung der Prozesse zuständig.
Prozesskoordinator/inDer/die Prozesskoordinator/in koordiniert den Aufbau und die Pflege aller Prozesse und sorgt für die Konsistenz des Prozessmodells. Er/sie stellt sicher, dass die Prozesse vollständig und kompatibel aufgebaut sind.
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16. November 2005 / Seite 6
Der Weg: Konventionen
Beispiele
Flussdiagramm:
Nummerierung / Layoutder Dokumente:
Seite: 8 von 2Verbindlich ist nur das aktuelle Dokument im online-PMS!
Gültig ab: tt.mm.jjjjVersion: x-yVerantwortlich: Hans Muster
##-XX-YYY-vv-Name des DokumentsStatus: In KraftCopyright by FHNW
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16. November 2005 / Seite 7
Der Weg: Das Tool
• Relationale Datenbank für alle Businessobjekten• Client-/ Serverapplikation für alle technischen Plattformen• Kundenspezifisch anpassbar -> unterstützt Methodik und
Darstellung der Dokumentinhalte gemäss FHNW Anforderungen• Integrierter Freigabe-Workflow:
Editor Redaktionsstelle Publikation• Integriertes Dokument- und Linkmanagement • Assistenten für wiederkehrende Standardfunktionen• Situative Datenbankanalysen nach Bedarf• Publikation auf Intranet und in Druckformat (seitenorientiert)• Einfache Werkzeuge für Dokumenterstellung und Navigation• Endbenutzer verwenden nur den Standard Internetbrowser• Intuitive Navigation und schnelle Darstellung
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16. November 2005 / Seite 8
Der Weg: Tool-Übersicht
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16. November 2005 / Seite 9
Das Beispiel: HR-Prozessmodell
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PersonalführungPersonalfunktion
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Vision, Mission, Grundwerte, Personalpolitik
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16. November 2005 / Seite 10
Das Beispiel: Der Personalprozess
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16. November 2005 / Seite 11
Das Beispiel: DEMI - Diagramm
P/SAL02-FO-FHA-60Referenzauskunft
Referenz-auskunft
Referenzen einholen
BeurteilungBewerberInnen
P/SAL02-AA-FHA-09 Anstellungs-bedingungen
BeurteilungBewerbende
Erst-Interviewsführen
BewerberInnen-liste inkl. Dossiers
Terminplan
P/SALA= einladen
B= Reserve
Terminplan
Einladungen zuInterviews
A/B Analysedurchführen
Interviews vorbereiten
BewerberInnen-liste inkl. Dossiers
SAL
PMusterbrief:Absage C Kandidat
AbsagebriefeC-KandidatInnenabsagen
Ergebnis Vorselektion
SAL
PA, B = an Linie weiterleiten
C= Sofortabsage
Liste ÜbersichtBewerbungen inkl. Dossiers
Vorselektion durchführen
(AB/C-Analyse)
Bewerbungs-dossiers
6.1 Auswahlverfahren
IMEDHinweise,Referenzen
ErgebnisseProzess-schritt
VorgabenNr.
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16. November 2005 / Seite 12
Das Beispiel: Funktionendiagramm
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16. November 2005 / Seite 13
Das Beispiel: Flussdiagramm
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16. November 2005 / Seite 14
Das Beispiel: Prinzipien für Organisationen, Prozesse, Strukturen• in Prozessketten denken und durchgängige Prozesse
gestalten• Organisation den Prozessen anpassen• flache Hierarchien schaffen• hohe Selbststeuerung und lernende Organisation • lockere Spielregeln statt starre Vorschriften• Informationen für jeden offen zugänglich machen, der sie
gebrauchen kann
In Zeiten des häufigen, schnellen und radikalen Wandels istFlexibilität das Gebot der Stunde,
d.h. die Fähigkeit für rasche Veränderungen und für rasche und auf den Kunden abgestimmte Lösungen.
(Klaus Doppler „Der Change Manager“)
Modernes HochschulmanagementAirport Conference Center / Flughafen Zürich
16. November 2005 / Seite 15
Das Beispiel: Wichtige Regeln für die Prozessgestaltung
• Durchführungsverantwortung immer nur in einer Hand(= klare Verantwortung)
• Wenig Wechsel bei der Durchführungsverantwortung(= wenig Nahtstellen, direkte Wege)
• Zentrale Lösungen müssen begründet sein(= Autonomie der einzelnen Fachbereiche)
• Visualisieren(= Prozesse sichtbar machen)
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