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Rolf-Jürgen Krome, BBS Verden 1
Einführung Einführung in dasin das
ProjektmanagementProjektmanagement
Nach: A. Beiderwieden: Projektmanagement
R-J Krome, BBS Verden
Einführung in das Projektmanagement
Abschluss
Definition
Durchführung
Planung
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Projekte:Projekte:Umfangreiche Vorhaben zur Umfangreiche Vorhaben zur
Lösung eines komplexen Lösung eines komplexen ProblemsProblems
Einmaligkeit der Bedingungen Genaue Zielvorgabe Begrenzungen:
- zeitlich (konkreter Endtermin) - personell und - finanziell
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Einführung in das Projektmanagement
Abschluss
Definition
Durchführung
Planung
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Mögliche Ausgangssituation I:Mögliche Ausgangssituation I:
Ein Produktionsunternehmen beabsichtigt, im kommenden Geschäftsjahr die Gesamtkosten um 10% zu reduzieren. Daher sollen die Abteilungen Einkauf, Lager und Produktion gemeinsam Vorschläge zur Optimierung der logistischen Prozesse entwickeln.
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Einführung in das Projektmanagement
Abschluss
Definition
Durchführung
Planung
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Mögliche Ausgangssituation II:Mögliche Ausgangssituation II:
Von den Mitarbeitern wird zunehmend ein verbessertes innerbetriebliches Kommunikations- und Informationssystem gefordert. Der Betriebsrat schlägt daher die Einführung eines Intranets vor.
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Einführung in das Projektmanagement
Abschluss
Definition
Durchführung
Planung
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Die vier Phasen eines ProjektsDie vier Phasen eines Projekts::
1. DefinitionDas Projektmanagement bereitet das Projekt vor
2. PlanungEs werden verschiedene Teilpläne für das Projekt erstellt
3. DurchführungUmsetzung der Projektplanung
4. AbschlussAbnahme durch den Kunden und Erfahrungsauswertung
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Einführung in das Projektmanagement
Abschluss
Definition
Durchführung
Planung
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Phase 1:Phase 1:Definition des ProjektsDefinition des Projekts
1. Problembeschreibung und Analyse
2. Klärung der Projektziele
3. Projektauftrag
4. Projektorganisation
5. Kick-Off-Meeting
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Abschluss
Definition
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1.1. Problembeschreibung1.1. Problembeschreibung
Welches Problem tritt konkret auf?
Auf welche Weise kann die derzeitige Situation dargestellt werden?
Seit wann tritt das Problem auf? Welche Personen sind beteiligt?
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Definition
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1.1. Analyse1.1. Analyse Wie konnte es zu der Abweichung
zwischen „Ist“ und „Soll“ kommen?
Hängen die Ursachen mit den beteiligten Personen zusammen?
Liegt die Ursache in der Organisation des Unternehmens?
Liegen Ursachen in den verwendeten Sachmitteln, Verfahren oder technischen Hilfsmitteln?
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1.2. Projektziele I1.2. Projektziele I
„Wer nicht weiß, wo er hin will, darf sich nicht wundern, wenn er
nicht ankommt.“
(Volksweisheit)
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1.2. Projektziele II1.2. Projektziele II
Auftraggeber und Auftragnehmer müssen gleiche Vorstellungen von den Projektzielen haben, um am Ende böse Überraschungen zu vermeiden.
Die Übereinstimmung der Ziele wird konkret über die Formulierung und Vereinbarung von Projektzielen erreicht.
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1.2. Projektziele III1.2. Projektziele III
Bei den Zielen unterscheidet man in drei Gruppen:
Sachziel(was soll erreicht werden?)
Kostenziel(was darf das Projekt kosten?)
Terminziel(wann sind die Ergebnisse vorzulegen?)
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1.2. Checkliste zur 1.2. Checkliste zur Formulierung der Projektziele:Formulierung der Projektziele:
Das Ziel muss verständlich und klar formuliert werden (keine undeutlichen Formulierungen, hinter denen sich weitere Ziele verstecken können)
Das Ziel muss tatsächlich erreichbar sein
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Einführung in das Projektmanagement
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1.2. Checkliste zur 1.2. Checkliste zur Formulierung der Projektziele:Formulierung der Projektziele:
Das Ziel soll positiv formuliert werden(„Was wollen wir erreichen“ statt „Was wollen wir vermeiden?“)
Das Ziel muss objektiv messbar sein.Das Ziel darf keine Lösungswege vorwegnehmen(nicht das „wie“ sondern das „was“ muss geklärt werden.
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Abschluss
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Stiftung SchülertestStiftung Schülertest
Handytest:
Marktuntersuchung, Vergleich und Veröffentlichung auf der Schulwebsite.
Formulieren Sie die möglichen Projektziele.
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Lösung: Projektziele HandytestLösung: Projektziele Handytest Sachziel
Vorbereitung, Durchführung und Auswertung eines Produkttests sowie dessen Veröffentlichung in Form einer Website incl. Veröffentlichung auf der Schulhomepage. (Details: siehe Lastenheft).
Kostenziel(mit der Schulleitung abzustimmen)
TerminzielDie website soll am 22. November hochgeladen werden.
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Lastenheft ILastenheft I
Es sollen mindestens sechs Produkte getestet werden.
Es sollen mindestens drei Anbieter berücksichtigt werden.
Es sollen mindestens sechs für Schüler wichtige Testkriterien formuliert werden.
Das Testverfahren soll konkret beschrieben und begründet werden.
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Lastenheft IILastenheft II
Mittelpunkt der Auswertung soll eine übersichtliche Matrix (Produkte, Kriterien) sein.
Bemerkenswerte Erlebnisse im Rahmen des Projekts sollen aufgenommen werden.
Die Ergebnisse sollen in einer Dokumentation veröffentlicht werden.
Die Ergebnisse müssen aussagefähig und sachlich korrekt sein.
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1.3. Projektauftrag1.3. Projektauftrag
Er wird von beiden Beteiligten unterschrieben und ist für alle verbindlich!
Größtmögliche Genauigkeit! Bsp. eines Formulars:
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1.4. Projektorganisation1.4. Projektorganisation
Wie ist das Projekt in das Unternehmen integriert?
Wer leitet das Projekt? Wer hält den Kontakt zum Auftraggeber? Wer arbeitet am Projekt mit? Wer informiert wen? Welche Arbeitsbedingungen sind
erforderlich?
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Wer informiert wen wann Wer informiert wen wann wie worüber?wie worüber?
Klärung der Informationswege(e-mail, Protokolle, ...)
Wo werden die bisherigen Informationen gesichert?(Einrichtung eines Projektordners)
Festlegung von festen Besprechungsterminen
Terminfestlegung für das Darstellen von Zwischenergebnissen
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Kick-Off-MeetingKick-Off-Meeting
= Erste gemeinsame Sitzung des gesamten Projektteams
Kennenlernen der Teilnehmer Rolle und Erwartungen untereinander Vereinbaren von Spielregeln Verteilung von Aufgaben und
Qualifizierungsmaßnahmen
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Definition Ende: Definition Ende: Stiftung SchülertestStiftung Schülertest
Treffen Sie sich als Projektgruppe „Handytest“ zum Kick-Off-Meeting:
Erarbeiten Sie in 6er-Gruppen Antworten auf die Fragen zur Projektorganisation.
Vereinbaren Sie dann die notwendigen Spielregeln.
Verteilen Sie die Aufgaben und legen Sie die notwendigen Qualifizierungen fest.
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Phase 2: PlanungPhase 2: Planung
1. Identifizierung der Arbeitspakete
2. Projektstrukturplan (PSP)
3. Ablauf- und Terminplan (PAP)
4. Kapazitätsplan (KAP)
5. Kostenplan (KOP)
6. Qualitätsplan (PQP)
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Durchführung
Planung
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Zu 1: Identifizierung der Zu 1: Identifizierung der ArbeitspaketeArbeitspakete
1. Ermittlung aller erforderlichen Aktivitäten im Projekt = vollständige – unsystematisierte -Liste aller Maßnahmen, die zur Erreichung der Projektziele notwendig sind.
2. Zusammenfassung dieser Aktivitäten zu überschaubaren Teilaufgaben (Arbeitspakete)
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ArbeitspaketeArbeitspakete
Es sind überschaubare Teilaufgaben Sie sind jeweils für sich alleine
steuerbar und kontrollierbar Sie werden eindeutig einem
Verantwortlichen zugeordnet
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Durchführung
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Stiftung SchülertestStiftung Schülertest
1. Listen Sie in Ihren Gruppen alle Maßnahmen auf, die zur Erreichung des Handy-Vergleichtests notwendig sind.
2. Fassen Sie dann diese Aktivitäten zu Arbeitspaketen zusammen.
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Abschluss
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Zu 2:Zu 2: ProjektstrukturplanProjektstrukturplan (PSP)(PSP)
Er schafft durch seine Visualisierung (z.B. als Baumdiagramm) eine Übersichtlichkeit
Hierarchische Ordnung Benennung von Oberbegriffen Auf einen Blick lassen sich alle
Arbeitspakete erfassen und einordnen Beispiel: Erstellung einer Homepage
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Durchführung
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Bsp.: Projektstrukturplan - HomepageBsp.: Projektstrukturplan - Homepage
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Zu 3: Ablauf- und TerminplanZu 3: Ablauf- und Terminplan
Für jedes Arbeitspakt wird eine Zeitdauer benannt
Es werden logische Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen ermittelt
Als Ergebnis wird eine Vorgangsliste erstellt
Bsp.: Vorgangsliste Homepage
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Vorgangsliste - HomepageVorgangsliste - Homepage
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