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Effektives Beschlusscontrolling

Karl-Heinz BreuchBreuch@somacos.com

Inhalt

• Definition

• Einfache Beschlusskontrolle

• Erweiterte Beschlusskontrolle

• Recherche

• Kontakt

Definition - Beschlusscontrolling bedeutet

• die Beauftragung von Personen oder Abteilungen der Verwaltung zur Umsetzung der Beschlüsse der Gremien

• die Verwendung eines Wiedervorlagesystems als Unterstützung bei der Umsetzung der Beschlüsse

• ein flexibles und dynamisches Berichtswesen für die Verwaltung und/oder die Gremien

• Suchen und Finden von Beschlüssen und deren Umsetzung

Einfache Beschlusskontrolle - Funktionen

• Basis ist der Tagesordnungspunkt einer Sitzung

• Beauftragung einer Abteilung oder einer Person zur Umsetzung des Beschlusses

• Delegieren der Aufgabe an Dritte durch Teilaufgabe

• Wiedervorlagesystem

• Beschlussausführung mit Erfassung eines Kurzberichts

• Berichtswesen in Listenform

Einfache Beschlusskontrolle - Voraussetzungen

• Session Sitzungsdienst

• Session Listen

• SessionNet (Optional)

Einfache Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung

• Einstellungen Systemdaten Definition der Aufgabe zur Beschlusskontrolle Festlegung der Texte, die zur Beschlusskontrolle angezeigt werden

• Einstellungen Stammdaten Aufgabe und ggf. Teilaufgabe zur Beschlusskontrolle

• Beschlusskontrolle einleiten Aufruf der Tagesordnung einer Sitzung Aufgabe starten über „Kontrolle“

• Aufgabe bearbeiten

• Berichtswesen über Session Listen

Einfache Beschlusskontrolle – Vor- und Nachteile

• Vorteile

Einfaches Handling Übersichtliches Wiedervorlagesystem Schnelle und übersichtliche Berichte

• Nachteile

Kein Workflow Keine Möglichkeit längere Berichte zu verfassen Zwischenberichte werden nicht historisiert Deine Dokumentengenerierung Keine Anlagenverwaltung „Ungefilterte“ Veröffentlichung im Internet Kein umfangreiches Berichtswesen

Erweiterte Beschlusskontrolle - Funktionen

• Basis ist die Vorlage zu einem Tagesordnungspunkt einer Sitzung

• Erstellung eines „Controllingprojekts“

• Bearbeitung des Workflows

• Erfassung von ausführlichen (Zwischen-)Berichten

• Dokumentenerstellung

• Anlagenverwaltung

• Standardberichte

• Erweitertes Berichtswesen über Druckauftrag

Erweiterte Beschlusskontrolle - Voraussetzungen

• Session Sitzungsdienst

• Session Projekte

• Session Listen

• Session Druckauftrag (Optional)

• SessionNet (Optional)

Erweiterte Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung

• Einstellungen Stammdaten Neuer Vorgangstyp „Projekte“

• Beschlusskontrolle einleiten Aufruf der Tagesordnung einer Sitzung Aufgabe starten über „Projekte“

• Projekt bearbeiten

• Texterfassung über Standard-Textverarbeitung Auftragstext Zwischenberichte Realisierungstext

• Dokumente Dokumentenerstellung Anlagenverwaltung

• Projektstatus festlegen

• Einfaches Berichtswesen über Session Listen

• Falls das nicht reicht: Workflow über Controllingvorlagen

• Ausführliches Berichtswesen: Session Druckauftrag

Recherche - Session

- Suchfelder Projekte

Erweiterte Beschlusskontrolle – Vorteile

• Vorteile

Unbegrenzte Texterfassung Flexibler Workflow Unterstützung mehrerer Workflows bei größeren Projekten Statusanzeige mit „Ampelfunktion“ Flexible Dokumentenerstellung Anlagenverwaltung Einbindung Druckauftrag Recherche Gezielte Veröffentlichung im Informationssystem

„Projekte“ auch nutzbar als Sammelmappe

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Kontakt SOMACOS GmbH & Co. KG

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