SharePoint Governance

SharePoint Governance

Samuel Zürcher, Sen. Consultant

Experts Inside GmbH

Einführung Das Governance Rad Richtlinien Rollen Rechte Prozesse Lifecycle Verantwortung Q & A

Agenda

Samuel Zürcher

Senior Consultant / Evangelist

SharePoint und SQL Server

MCTS, MCITP, MCT, MVP

Kontakt und Webauftritte

szu@expertsinside.com

Samuel.Zuercher@sharepointcommunity.ch

Blog: http://sharepointszu.com

Community: http://www.sharepointcommunity.ch

Konferenz: http://www.collaborationdays.ch

XING: https://www.xing.com/profile/Samuel_Zuercher3

Facebook: http://www.facebook.com/sharepointszu

Twitter: @sharepointszu

Samuel Zürcher [MVP] hat Langjährige Erfahrung mit SharePoint seit der Version 2.0, breites Technologie Know-how und ist seit 15 Jahren in der IT tätig. Er ist im Projektmanagement in verschiedenen Projektgrössen und Komplexitätsstufen daheim, kennt sich aber auch mit dem innersten Kern von SharePoint aus. Verschiedene Zertifizierungen für SharePoint und der Microsoft Certified Trainer runden sein Profil ab (MCT, MCTS, MCIPT). Er ist der Initiant und zusammen mit Stefan Heinz Begründer der www.sharepointcommunity.ch und Co-Organisator der Collaboration Days.

Speaker

(von frz. “gouverner” verwalten, leiten, erziehen aus lat. “gubernare”; gleichbed. griech. “kybernan”: das Steuerruder führen; vgl. Kybernetik)bezeichnet allgemein das Steuerungs- und Regelungssystem im Sinn von Strukturen (Aufbau- und Ablauforganisation) einer politisch-gesellschaftlichen Einheit wie Staat, Verwaltung, Gemeinde, privater oder öffentlicher Organisation. Häufig wird es auch im Sinne von Steuerung oder Regelung einer jeglichen Organisation (etwa einer Gesellschaft oder eines Betriebes) verwendet. Der Begriff governance wird häufig unscharf verwendet.(Quelle: Wikipedia)

Begriffserklärung

Die Realität zeigt, dass SharePoint «zu einfach» ist

Rasantes Wachstum und Destabilisierung der Struktur ist die Folge

Wildwuchs, Datengräber, Unklare Zuständigkeiten und Informationschaos

Eine nachträgliche Strukturierung wird schwierig

Einführung

No Chance to Manage

Zitat: «Wer nicht weiss was er will, bekommt das was er nicht braucht»

Grundsatzfragen: Was wollen wir mit SharePoint machen? Welche Ziele sollen erreicht werden? Welche Daten sollen in SP verwaltet werden? Wer soll mit SharePoint arbeiten?

Grundsatzfragen

Richtlinien

Rollen

RechteProzesse

Lifecycle

Ver-antwortung

Das Governance Rad

Was darf manipuliert bzw. geändert werden und was nicht

Richtlinien grenzen grundsätzlich mehr ein als Rechte

Regeln aufstellen ist besser als Berechtigungen einschränken

Richtlinien

In einer Projektseite dürfen Elemente hinzugefügt, aber nicht entfernt oder bestehende verschoben werden

Die Navigation darf angepasst werden, aber nur beim Punkt «A»

Externe Mitarbeitende dürfen keine als intern klassifizierten Dokumente sehen

Beispiele

Eine Rolle definiert den Aufgabenrahmen einer Person

Der Aufgabenrahmen wird später für die Berechtigungsstruktur sorgen

Eine Person kann 1-n Rollen innehaben Pro Webseite kann die Rolle einer Person

unterschiedlich sein

Rollen

Projektleiter Projektassistenz Projektmitarbeiter Externe Beteiligte Besucher Spezialrolle X

Beispiel

Rolle Aufgabengebiet

Projektleiter Der Projektleiter ist für die Struktur einer Projektseite zuständig. Er bestimmt zusätzliche Bibliotheken, Listen oder Webdatenbanken.

Für den Projektleiter ist ein PL Ordner reserviert, in welchem er vertrauliche Dokumente ablegen kann.

Projektassistenz Die Projektassistenz ist direkt der Projektleitung unterstellt. Sie erhällt nach Ermessen der Projektleitung Zugriff auf den PL Ordner.

Die Projektassistenz ist für die Rollenverteilung im Projekt zuständig.

Rollenbescheibung

Die Rollen bestimmen die Rechte Grundsätzlich existieren zwei Extreme

der Rechtevergabe Alles über Einzelberechtigungen direkt in

SharePoint Alles über Active Directory Gruppen

Die Goldene Mitte ist hier der richtige Ansatz. Verbinden Sie die beiden Arten

Rechte

Folgen Sie einer klaren Strategie Halten Sie das Berechtigungsmodell fest Dokumentieren Sie die Rechte

Entweder im System direkt per Notation Oder über ein externes System

Stellen Sie die Verantwortlichkeiten der Rechtevergabe sicher

Rechtevergabe macht NICHT die IT

Wichtige Aspekte

Rolle Berechtigung Berechtigunsart

Projektleiter Gesamte Struktur eines Projektes

Einzelberechtigung auf einem Projekt

Projektmitarbeiter Gesamte Struktur eines Projektes, ohne PL Ordner

Einzelberechtigung auf einem Projekt

Abteilungsmitarbeiter Gesamte Struktur einer Abteilung, ohne Leitungsordner

AD Gruppe der jeweiligen Abteilung

… … …

Beispiel

Ordner Projektleiter Assistenz Mitarbeiter Besucher

Ordner 1 Voll Mitarbeit Mitarbeit Lesen

Ordner 1.1 Voll Mitarbeit Mitarbeit Lesen

Ordner 1.2 Voll Mitarbeit Mitarbeit Lesen

Ordner 1.3 Voll Mitarbeit

Ordner 1.3.1 Voll

Ordner 2 Voll Mitarbeit Mitarbeit Lesen

Ordner 2.1 Voll Mitarbeit Mitarbeit

Ordner 2.2 Voll Lesen

Ordner 2.2.1 Voll Lesen Lesen

Ordner 2.2.2 Voll Mitarbeit Mitarbeit Lesen

Ordner 2.3 Voll Mitarbeit Mitarbeit

Klassisch

Minimale Prozessstruktur festlegen Keine Prozessuniversen schaffen Einfache und klar verständliche

«Anweisungen» Sollte den gesamten Informationslifecycle

abbilden Gut sichtbar platzieren

Prozesse

Wie entsteht ein neuer Workspace auf SharePoint

Wie bestellt man einen externen Account für ein Kooperationsprojekt

Wie ist das Vorgehen nach Projektabschluss

Wie wird ein Workspace archiviert

Beispiele

Informationslifecycle

Lifecycle

Dokument erstellen

Dokument freigeben

Dokument verwenden

Dokument suchen

Dokument archivieren

Dokument löschen

Wer ist verantwortlich? Projektleiter Projektseite Abteilungsleiter Abteilungsseite Leiter Kommunikation Intranet

Klare Aufgabenkataloge erstellen Trennen zwischen Inhaltsverantwortung

(Leitungspersonen) und Strukturverantwortung (Super User)

Verantwortung

Questions & Answers

….noch Fragen?!

Kontakt:

szu@expertsinside.com

Mehr zum Thema:

http://sharepointszu.com/category/die-serie-sharepoint-governance/