Steuerung des Vertriebs-Außendienstes mit ExsoForm ® Thomas Sporbeck EXSO. business solutions...

Steuerung desVertriebs-

Außendienstes mitExsoForm®

Thomas SporbeckEXSO. business solutions GmbH, Düsseldorf

ExsoForm® & ExsoFlow: Technische Hintergründe

Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung

Vorstellung des Kunden:

• Außendienstmitarbeiter sollen ihre Besuchsberichte elektronisch erfassen.

• Außendienstmitarbeiter sollen ihre Besuchsberichte elektronisch erfassen.• Die Besuchsberichte sollen zentral gespeichert werden

und auch statistisch ausgewertet werden können.

und auch statistisch ausgewertet werden können.• Die Besuchsberichte sollen an Microsoft CRM übergeben werden.

und auch statistisch ausgewertet werden können.• Die Besuchsberichte sollen an Microsoft CRM übergeben werden.• Es sollen in Microsoft CRM (oder Outlook) Terminaktionen angelegt werden

anhand der Vorgaben des Außendienst-Mitarbeiters

und auch statistisch ausgewertet werden können.• Die Besuchsberichte sollen an Microsoft CRM übergeben werden.• Es sollen in Microsoft CRM (oder Outlook) Terminaktionen angelegt werden

anhand der Vorgaben des Außendienst-Mitarbeiters• Kundenstammdaten sollen mit CRM und eEvolution abgeglichen werden

Mögliche Lösungsansätze:

- Microsoft CRM benutzen

- Adobe PDF-Formular verwenden

- Speziallösung finden

- Microsoft CRM benutzen- Problem mit Joint Venture im Vertrieb (Systeme, Kunden)- Transparenz und „gemeinsames Datenerfassen“ mit Kunden- Antwortzeitverhalten

- Adobe PDF-Formular verwenden

- Adobe PDF-Formular verwenden- Hohe Investitionskosten für „komplette Lösung“- Schnittstellenproblematik nicht zufriedenstellend gelöst

- Speziallösung finden- hoher administrativer Aufwand für diverse Lösungen- Akzeptanz durch Mitarbeiter

- ExsoForm®- Integrierte Versionierung- Leichte Anpassbarkeit- Gute Offline-Fähigkeit/Transport auch asynchron möglich- Kunde mochte das Produkt

Anwendungsidee für ExsoForm: Vertriebs-Steuerung1:1 Umsetzungdes bisherigen Papierformulars

So könnte es aussehen!

InnendienstVorerfassung

Einstellen in

ExsoForm

Außendienstfüllt aus

Rücksendung an

ExsoForm

Veranlassungen

SpeichernÜbergabe

eEvoÜbergabe CRM

InnendienstVorerfassung

Einstellen in

ExsoForm

Außendienstfüllt aus

Rücksendung an

ExsoForm

Veranlassungen

SpeichernÜbergabe

eEvoÜbergabe CRM

Direktes Erzeugen aus

Anforderungen des Kunden an die Software im Projektverlauf

- Außendienst-Mitarbeiter sieht nur „seine“ Kunden

- Außendienst-Mitarbeiter sieht nur „seine“ Kunden- Außendienst-Mitarbeiter darf nur Schritt 1 bearbeiten

- Außendienst-Mitarbeiter sieht nur „seine“ Kunden- Außendienst-Mitarbeiter darf nur Schritt 1 bearbeiten- Innendienst-Mitarbeiter darf nur vorbereiten und Schritt 2 bearbeiten

- Außendienst-Mitarbeiter sieht nur „seine“ Kunden- Außendienst-Mitarbeiter darf nur Schritt 1 bearbeiten- Innendienst-Mitarbeiter darf nur vorbereiten und Schritt 2 bearbeiten- Änderungen müssen nachvollziehbar sein

- Außendienst-Mitarbeiter sieht nur „seine“ Kunden- Außendienst-Mitarbeiter darf nur Schritt 1 bearbeiten- Innendienst-Mitarbeiter darf nur vorbereiten und Schritt 2 bearbeiten- Änderungen müssen nachvollziehbar sein- Vertriebsleiter darf alles sehen aber nichts bearbeiten

- Außendienst-Mitarbeiter sieht nur „seine“ Kunden- Außendienst-Mitarbeiter darf nur Schritt 1 bearbeiten- Innendienst-Mitarbeiter darf nur vorbereiten und Schritt 2 bearbeiten- Änderungen müssen nachvollziehbar sein- Vertriebsleiter darf alles sehen aber nichts bearbeiten- Vertriebsleiter darf doch alles bearbeiten

- Außendienst-Mitarbeiter sieht nur „seine“ Kunden- Außendienst-Mitarbeiter darf nur Schritt 1 bearbeiten- Innendienst-Mitarbeiter darf nur vorbereiten und Schritt 2 bearbeiten- Änderungen müssen nachvollziehbar sein- Vertriebsleiter darf alles sehen aber nichts bearbeiten- Vertriebsleiter darf doch alles bearbeiten- Bestimmte Veranlassungen müssen freigegeben werden

- Außendienst-Mitarbeiter sieht nur „seine“ Kunden- Außendienst-Mitarbeiter darf nur Schritt 1 bearbeiten- Innendienst-Mitarbeiter darf nur vorbereiten und Schritt 2 bearbeiten- Änderungen müssen nachvollziehbar sein- Vertriebsleiter darf alles sehen aber nichts bearbeiten- Vertriebsleiter darf doch alles bearbeiten- Bestimmte Veranlassungen müssen freigegeben werden- …

Problem:

Anforderungen formulieren ohne die Software zu kennenist immer problematisch…

ExsoForm® Editor Plus!(Anwender)

Was Anwender und Administrator sehen

ExsoFlow-Server(Management Console für den Administrator)

2. Das Ganze als Funktionsübersicht

NeuanlageÖffnen

BearbeitenSpeichern

Sendenvon Vorgängen

2. Das Ganze als Funktionsübersicht

NeuanlageÖffnen

BearbeitenSpeichern

Sendenvon Vorgängen

OrdnerstrukturUnternehmensstruktur

BerechtigungenVorgangs-Datenbank

StammdatenWorkflow/Jobs

2. Funktionsweise im Workflow

Entwurf von Formularen

Diverse Controls (dynamisch/statisch)- Textfeld- Kalenderfeld- Checkbox, Radiobutton- Langtext (optional HTML)- Bild- Scribble- Diagramme (Torte/Balken)- Verteiler- Zähler

Festlegen des Workflows

- Beliebige Schritte- Auswahl aus Stati, die

- Weiterleiten- zum Ende verweisen- Zurückverweisen- zum Anfang verweisen- nichts tun

2. Funktionsweise im Workflow

Festlegen des Datenmodells2. Funktionsweise im Workflow

Anlage von Ordnern undUnterordnern

Funktionsweise im Workflow

Zuweisung der Formularezur Ordnerstruktur

Unternehmensorganisation

Berechtigungen erfolgenimmer auf Abteilungs-Ebene

Unternehmensorganisation

Berechtigungen erfolgenimmer auf Abteilungs-Ebene

Frei definierbare Felderzur Überprüfung im Workflow

Jobs definieren zumDatenaustausch mit Drittsystemen

Beispiel: Import von CSV-Daten

Jobs definieren zumDatenaustausch mit Drittsystemen

Beispiel: Übergabe einer Buchung

ExsoFlow-Server Komponenten

Server Core Komponenten

Server Core KomponentenIntegrations-Komponenten

Job-Engine

Workflow-Engine

Job-Engine

SQL-DatenbankWorkflow-Engine

Job-Engine

SQL-Datenbank

Dokumenten-Datenbank

Workflow-Engine

Job-Engine

SQL-Datenbank

Workflow-Engine

Datenbank-Connectivity

Job-Engine

SQL-Datenbank

Workflow-Engine

WebServices

Job-Engine

SQL-Datenbank

Workflow-Engine

Plug-In

WebServices

Job-Engine

SQL-Datenbank

Workflow-Engine

Plug-In

OData*

WebServices

Daten austauschen mit ExsoForm® und ExsoFlow

ExsoFlowExsoForm Drittsystem

ExsoFlowExsoForm

Editor

embedded SQL-Datenbank

Drittsystem

ExsoFlowExsoForm

Editor

Drittsystem

ExsoFlowExsoForm

Editor

Drittsystem

ExsoFlowExsoForm

Editor WebServices

Drittsystem

WebServices

ExsoFlowExsoForm

Editor WebServices

Drittsystem

WebServices

Kosten der Realisation des Projektes

Lizenzen (Releasepflege = 15% des Lizenzpreises p.a.)- ExsoFlow Professional (EUR 4.980,00 zzgl. MwSt.)- ExsoStatistics (EUR 1.280,00 zzgl. MwSt.)- CRM- und Exchange-PlugIn * (EUR 3.960,00 zzgl. MwSt.)- 15x Client (à 279,00 bzw. 229,00 EUR) (EUR 3.935,00 zzgl. MwSt.)

Dienstleistungen- Installation (EUR 490,00 zzgl. MwSt.)- Formular, Workflow, Jobs (EUR 2.450,00 zzgl. MwSt.)- Schulung (EUR 1.720,00 zzgl. MwSt.)

Summe EUR 18.815,00 zzgl. MwSt.*) CRM-Plugin beinhaltete projektspezifische Entwicklungen

Nutzen der Realisation des Projektes

- Qualität der Besuchsberichte wurde deutlich erhöht- Versand von Informationsmaterial wurde besser organisiert- Umsatz pro Kunde erhöhte sich (subjektive Wahrnehmung?)- Es musste kein neuer Vertriebs-Innendienst-Mitarbeiter eingestellt werden

Nutzen der Realisation des Projektes

- Qualität der Besuchsberichte wurde deutlich erhöht- Versand von Informationsmaterial wurde besser organisiert- Umsatz pro Kunde erhöhte sich (subjektive Wahrnehmung?)- Es musste kein neuer Vertriebs-Innendienst-Mitarbeiter eingestellt werden

- ExsoForm® wird auch in anderen Bereichen eingesetzt:• Serviceberichte• Eingangsrechnungen

Steuerung des Vertriebs-Außendienstes mit ExsoForm ® Thomas Sporbeck EXSO. business solutions...

Documents

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