Wandel in der digitalen Welt

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: F-B

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Dokumente in Cloud-Anwendungen syn-

chronisiert, so dass Mitarbeiter jeder-

zeit und von überall darauf zugreifen

können. Hier beginnt die Prozessopti-

mierung, die sich über das Rechnungs-

wesen bis ins Archiv mit der Möglichkeit

einer jederzeit verfügbaren Volltextsu-

che fortsetzt.

Papierbasierte Vorgänge zu digitali-

sieren und sie nahtlos in digitale Pro-

zesse einbinden bedeutet allerdings

auch, dass man einen leistungsfähigen

Scanner einsetzt. Sowohl die Geschwin-

digkeit, als auch die Qualität sind für

die nachfolgenden Prozesse von ent-

scheidender Bedeutung. Durch diese

Prozessoptimierung kann man in jedem

Unternehmen Einsparungen realisieren,

am Scanner sollte man damit aber nicht

anfangen.

Durchgängig digital

Mit den heutigen intelligenten Doku-

mentenlösungen kann man eine nahtlo-

se digitale Wertschöpfungskette — von

Scan-to-Process bis zur Archivierung

aufbauen. Diese Komplettlösungen

werden als einzelne Komponenten an-

geboten und sind somit modulartig bei

Bedarf integrierbar.

Alle Unternehmen mit Außendienstmit-

arbeitern, Projekttätigkeiten, Niederlas-

sungen, Geschäftsstellen oder Filialbe-

trieben werden von diesen Lösungen am

meisten profi tieren.

Zentrale Wissenbasis

Mit einem jederzeit verfügbaren Do-

kumenten-Management entsteht ein

ideales Fundament, um das unterneh-

mensweite Wissen zentral zusammen-

zuführen, revisionssicher aufzubewah-

ren und effi zient zu nutzen. Schneller

Datenzugriff und durchgängige Prozess-

gestaltung unterstützen gezielte Re-

cherchen.

Weitere Vorteile der Lösung sind nach-

vollziehbare dokumentenbasierte Ge-

schäftsprozesse sowie transparente

und fl exibel abrechenbare Kosten. Beim

Thema Kosten wird sich in fast allen Fäl-

len herausstellen, dass ein Outsourcing

als webbasierte Lösung oder als Cloud

Service sich betriebswirtschaftlich

günstiger darstellt als eine Investition in

eine Inhouselösung.

Angesichts immer strengerer ge-

setzlicher Regelungen bieten solche

Lösungnen auch die notwendige Ab-

sicherung. Vor Risiken wie Verlust,

Zerstörung oder Zugriff durch Unbe-

fugte schützen umfassende Sicher-

heitkonzepte.

apierbasiertes Wissen, das

sich jeden Tag anhäuft und

an lokalen Arbeitsplätzen, in Bücher-

schränken und überfüllten Archiven

lagert, ist nur schwer zugänglich und

nutzbar. Diese Erkenntnis ist zwar nicht

neu, so dass sich viele Unternehmen

Gedanken machen, wie man diese his-

torisch gewachsenen Strukturen auf

die neuen Technologien transportieren

kann.

Digitalisierung aller Dokumente

Am Anfang des Dokumentennanage-

ments stehen häufi g immer noch Pa-

pierdokumente. Wurden bisher mit ei-

nem Scanner nur elektronische Archive

gefüllt, hat seit geraumer Zeit ein neuer

Denkprozess eingesetzt.

Heute gilt es, Papierdokumente mög-

lichst früh in die digitale Prozesskette

einzugliedern. „Scan-to-Process“ heißt

dieser neue Ansatz. Der Scan-Vorgang

spielt damit eine gänzlich neue Rolle: Er

steht am Anfang eines elektronischen

Geschäftsprozesses, an den sich das

gesamte Dokumentenmanagement und

Enterprise-Content-Management (ECM)

sowie der angeschlossene Workfl ow

nahtlos anschließen.

Natürlich ist es auch mit dem Scan-

Workfl ow möglich die gesamten Doku-

mente in der „Cloud“ zu verwalten.

Dem aktuellen Trend für das mobile Ar-

beiten folgend, werden alle gescannten

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Mit Apps die neue IT-Welt erobern

Gerade die im Frühjahr anstehenden

Ausstellungen und Messen werden uns

mit völlig neuen technologischen Ange-

boten versorgen.

Die Mobilisierung der Geschäftsprozes-

se wird eine gewaltige Herausforderung

an die IT werden.

Die Entwicklung von Apps wird sich sehr

schnell weiter entwickeln.

Genau wie sich das Dokumentenmana-

gement verändert, werden sich Unter-

nehmensabläufe verändern und wir alle

in mobilen Strukturen denken müssen.

Neben Anwendungen für die klassi-

schen elektronischen Kanäle kommen

heute Apps für mobile Endgeräte hinzu.

Diese sind einerseits eine sinnvolle und

hilfreiche Unterstützung für externe Pro-

jektarbeiten und Außendienstmitarbei-

ter, anderseits aber auch eine zukünfti-

ge Verkaufshilfe in vielen Branchen.

Kann man sich heute schon mit einem

2-D-Barcode auf mobilen Endgeräten

ergänzende Video- / Audiofi les oder an-

dere Dateien ansehen, werden

mit Apps weitere Möglich-

keiten angeboten.

So kann man mit

Hilfe einer App

3-D-animierte Ar-

tikel betrachten,

aus einer Arti-

k e l d a t e n b a n k

automatisch den

dazugehörigen

Preis ermitteln,

via Online-

Shop bestellen

und über ange-

schlossene Payment-Systeme bezahlen.

Regionale Unabhängigkeit ist mit die-

sen App-Lösungen auch für Sportler

denkbar. Alle Vielreisende können sich

ein App downloaden und feststellen

wo an ihrem Zielort der nächste Golf-

platz ist und einen Termin zum Abschlag

reservieren oder buchen. Im regiona-

len Sportumfeld ist es meistens recht

schwierig, sich einen Überblick der

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Sportangebote in einem

bestimmten Zeitraum zu besorgen. Eine

App hilft bei der Suche nach der ge-

wünschten Veranstaltung, gibt Tipps zur

Anreise, Beginn und Ende des Events so-

wie aktuelle Änderungen des Program-

mablaufs.

Ein Winzer stellt seinen Kunden und In-

teressenten sein Sortiment als App zur

Verfügung mit allen wichtigen Hinter-

grundinformationen und Bestellmög-

lichkeiten.

Im Hotel-, Gastronomiebereich sind die

Ausfl ugs- und Veranstaltungsbereiche

interessant. Eine App gibt auf Nachfrage

Auskunft über die Lokalitäten, Öffnungs-

zeiten, Speise- und Getränkevariationen

und Reservierungsmöglichkeiten.

Im Geschäftsleben und in der Freizeit

werden wir uns immer mehr und inten-

siver mit dieser Technologie anfreunden

und sie zu nutzen wissen, allein in den

USA wurden seit 2008 insgesamt 25 Mil-

liarden Apps runtergeladen.

Die einzelnen Bausteine sind vorhanden

und bieten eine kostengünstige Ergän-

zung im Bereich Kundengewinnung und

Kundenbindung. Foto

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