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eBS, elektronischer BelegService im Wandel der digitalen Welt
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: F-B
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Wissenschaft & TechnikWissenschaft & Technik | Wissensmanagement | Wissensmanagement
Dokumente in Cloud-Anwendungen syn-
chronisiert, so dass Mitarbeiter jeder-
zeit und von überall darauf zugreifen
können. Hier beginnt die Prozessopti-
mierung, die sich über das Rechnungs-
wesen bis ins Archiv mit der Möglichkeit
einer jederzeit verfügbaren Volltextsu-
che fortsetzt.
Papierbasierte Vorgänge zu digitali-
sieren und sie nahtlos in digitale Pro-
zesse einbinden bedeutet allerdings
auch, dass man einen leistungsfähigen
Scanner einsetzt. Sowohl die Geschwin-
digkeit, als auch die Qualität sind für
die nachfolgenden Prozesse von ent-
scheidender Bedeutung. Durch diese
Prozessoptimierung kann man in jedem
Unternehmen Einsparungen realisieren,
am Scanner sollte man damit aber nicht
anfangen.
Durchgängig digital
Mit den heutigen intelligenten Doku-
mentenlösungen kann man eine nahtlo-
se digitale Wertschöpfungskette — von
Scan-to-Process bis zur Archivierung
aufbauen. Diese Komplettlösungen
werden als einzelne Komponenten an-
geboten und sind somit modulartig bei
Bedarf integrierbar.
Alle Unternehmen mit Außendienstmit-
arbeitern, Projekttätigkeiten, Niederlas-
sungen, Geschäftsstellen oder Filialbe-
trieben werden von diesen Lösungen am
meisten profi tieren.
Zentrale Wissenbasis
Mit einem jederzeit verfügbaren Do-
kumenten-Management entsteht ein
ideales Fundament, um das unterneh-
mensweite Wissen zentral zusammen-
zuführen, revisionssicher aufzubewah-
ren und effi zient zu nutzen. Schneller
Datenzugriff und durchgängige Prozess-
gestaltung unterstützen gezielte Re-
cherchen.
Weitere Vorteile der Lösung sind nach-
vollziehbare dokumentenbasierte Ge-
schäftsprozesse sowie transparente
und fl exibel abrechenbare Kosten. Beim
Thema Kosten wird sich in fast allen Fäl-
len herausstellen, dass ein Outsourcing
als webbasierte Lösung oder als Cloud
Service sich betriebswirtschaftlich
günstiger darstellt als eine Investition in
eine Inhouselösung.
Angesichts immer strengerer ge-
setzlicher Regelungen bieten solche
Lösungnen auch die notwendige Ab-
sicherung. Vor Risiken wie Verlust,
Zerstörung oder Zugriff durch Unbe-
fugte schützen umfassende Sicher-
heitkonzepte.
apierbasiertes Wissen, das
sich jeden Tag anhäuft und
an lokalen Arbeitsplätzen, in Bücher-
schränken und überfüllten Archiven
lagert, ist nur schwer zugänglich und
nutzbar. Diese Erkenntnis ist zwar nicht
neu, so dass sich viele Unternehmen
Gedanken machen, wie man diese his-
torisch gewachsenen Strukturen auf
die neuen Technologien transportieren
kann.
Digitalisierung aller Dokumente
Am Anfang des Dokumentennanage-
ments stehen häufi g immer noch Pa-
pierdokumente. Wurden bisher mit ei-
nem Scanner nur elektronische Archive
gefüllt, hat seit geraumer Zeit ein neuer
Denkprozess eingesetzt.
Heute gilt es, Papierdokumente mög-
lichst früh in die digitale Prozesskette
einzugliedern. „Scan-to-Process“ heißt
dieser neue Ansatz. Der Scan-Vorgang
spielt damit eine gänzlich neue Rolle: Er
steht am Anfang eines elektronischen
Geschäftsprozesses, an den sich das
gesamte Dokumentenmanagement und
Enterprise-Content-Management (ECM)
sowie der angeschlossene Workfl ow
nahtlos anschließen.
Natürlich ist es auch mit dem Scan-
Workfl ow möglich die gesamten Doku-
mente in der „Cloud“ zu verwalten.
Dem aktuellen Trend für das mobile Ar-
beiten folgend, werden alle gescannten
P
Journal aktiv · 40| 41
Mit Apps die neue IT-Welt erobern
Gerade die im Frühjahr anstehenden
Ausstellungen und Messen werden uns
mit völlig neuen technologischen Ange-
boten versorgen.
Die Mobilisierung der Geschäftsprozes-
se wird eine gewaltige Herausforderung
an die IT werden.
Die Entwicklung von Apps wird sich sehr
schnell weiter entwickeln.
Genau wie sich das Dokumentenmana-
gement verändert, werden sich Unter-
nehmensabläufe verändern und wir alle
in mobilen Strukturen denken müssen.
Neben Anwendungen für die klassi-
schen elektronischen Kanäle kommen
heute Apps für mobile Endgeräte hinzu.
Diese sind einerseits eine sinnvolle und
hilfreiche Unterstützung für externe Pro-
jektarbeiten und Außendienstmitarbei-
ter, anderseits aber auch eine zukünfti-
ge Verkaufshilfe in vielen Branchen.
Kann man sich heute schon mit einem
2-D-Barcode auf mobilen Endgeräten
ergänzende Video- / Audiofi les oder an-
dere Dateien ansehen, werden
mit Apps weitere Möglich-
keiten angeboten.
So kann man mit
Hilfe einer App
3-D-animierte Ar-
tikel betrachten,
aus einer Arti-
k e l d a t e n b a n k
automatisch den
dazugehörigen
Preis ermitteln,
via Online-
Shop bestellen
und über ange-
schlossene Payment-Systeme bezahlen.
Regionale Unabhängigkeit ist mit die-
sen App-Lösungen auch für Sportler
denkbar. Alle Vielreisende können sich
ein App downloaden und feststellen
wo an ihrem Zielort der nächste Golf-
platz ist und einen Termin zum Abschlag
reservieren oder buchen. Im regiona-
len Sportumfeld ist es meistens recht
schwierig, sich einen Überblick der
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Sportangebote in einem
bestimmten Zeitraum zu besorgen. Eine
App hilft bei der Suche nach der ge-
wünschten Veranstaltung, gibt Tipps zur
Anreise, Beginn und Ende des Events so-
wie aktuelle Änderungen des Program-
mablaufs.
Ein Winzer stellt seinen Kunden und In-
teressenten sein Sortiment als App zur
Verfügung mit allen wichtigen Hinter-
grundinformationen und Bestellmög-
lichkeiten.
Im Hotel-, Gastronomiebereich sind die
Ausfl ugs- und Veranstaltungsbereiche
interessant. Eine App gibt auf Nachfrage
Auskunft über die Lokalitäten, Öffnungs-
zeiten, Speise- und Getränkevariationen
und Reservierungsmöglichkeiten.
Im Geschäftsleben und in der Freizeit
werden wir uns immer mehr und inten-
siver mit dieser Technologie anfreunden
und sie zu nutzen wissen, allein in den
USA wurden seit 2008 insgesamt 25 Mil-
liarden Apps runtergeladen.
Die einzelnen Bausteine sind vorhanden
und bieten eine kostengünstige Ergän-
zung im Bereich Kundengewinnung und
Kundenbindung. Foto
: Mar
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