WEBINAR „Wie Sie Überraschungen im SAP Audit vermeiden“€¦ · SAP Lizenzverbrauch ist immer...

WEBINAR

„Wie Sie Überraschungen im SAP-Audit vermeiden“

2

Programm

SAP im Jahr 2018

Besteht für mein Unternehmen die Gefahr von indirekter Nutzung?

Passen die Vermessungsergebnisse von SAP mit den erwarteten Ergebnissen meiner Lizenzoptimierung zusammen?

Stimmen meine zugewiesenen Lizenzen mit der tatsächlichen SAP Nutzung/ Berechtigung überein?

Bekomme ich Probleme, wenn ich die Named User Lizenzen anhand der SAP Nutzeraktivitäten zuordne?

Welche gängigen Auslöser für ‚unfriendly‘ Audits gibt es? Wie kann man diese vermeiden?

Kundenbeispiele

Diskussion

3

Gastgeber

Peter RatteySAP Lizenzexperte

peter.rattey@voquz.com +49 30 925 191-831

Martin KögelBusiness Development

martin.koegel@voquz.com +49 89 925191-417

4

Was sollen Sie heute mitnehmen?

Warum führt die SAP überhaupt Audits durch?

Die ABC Methode - audit, bargain, cloud

… oder auch die „Schnappenmethode“

Mit Echtzeitdaten Verhandlungen gewinnen

Nichts lässt ‚Angst‘ schneller verschwinden als Handeln

Lassen Sie sich nicht „erwischen“,sondern demonstrieren Sie aktives Lizenzmanagement aufgrund von

vorhandenen Basisdaten

5

Kurzumfrage zum Start

Indirekte Nutzung

7

Audits, indirekte Nutzungund Non-Compliance

Wo stehen wir heute?

Aufsehenerregende SAP Lizenzkonflikte im Jahr 2017

Diageo in Großbritannien mit ~€60M Risiko

AB InBev in den USA mit ~ €500M Risiko

8

Eine Fremdsoftware wird genutzt…

Quelle: Anglepoint

Customer/ Suppliers

Call Center

Agents

Sales Orders Supermarkets Breweries Logistics Partners Employees

“Connect” application

9

DIAGEO

Gerichtsurteil: „Nur Named User sind dazu autorisiert, auf mySAP ERP zuzugreifen oder es zu nutzen.”

Betonung darauf, dass „Zugriff“ direkt und indirekt erfolgen kann

Diageo lizensierte mySAP ERP durch das Named User Preismodell

Callcenter-Mitarbeiter, die zuvor Aufträge bearbeiteten, wurden als Named User gezählt

Kunden, die Bestellungen durch Drittprogramme einreichten, gelten ebenfalls als Named User

„SAP ist berechtigt, zusätzliche Lizenz- und Wartungsgebühren zu verlangen.”

SAP v. Diageo Urteil: http://www.bailii.org/ew/cases/EWHC/TCC/2017/189.html

10

Audits, indirekte Nutzungund Non-Compliance

Wo stehen wir heute?

SAPPHIRE SAP Ankündigung, Preisänderungen + White Paper

Rasante Verbesserungen von SAP Lizenzmanagement-Lösungen (SAM)

Was bedeutet das für Ihr Unternehmen / wohin führen diese Entwicklungen?

11

Besteht für mein Unternehmendie Gefahr von indirekter Nutzung?

SAP Politik ist weiter eine Lizenzpolitik der ‘offenen Schnittstellen’

Für den Vertrieb der kostspieligen Cloud und HANA Produkte werden offene Schnittstellen zur Verhandlung benötigt

Eine grundsätzliche Definition für indirekte Nutzung gibt es nicht

Fehlende Transparenz in den Bereichen: Preisbildung, Nutzungsrechte, Ermittlung, Auflösung/Entschluss

…leider immer

Es kann jeden treffen

Immer verhandlungsoffen

Planung kaum möglich

Ob benötigt oder nicht

12

SAP White Paper

13

Indirekte Nutzung lizenzieren – wie?

Situation 1800.000 Aufträge bei 2.000 indirekten

„S/4HANA Functional use“ Usern

Situation 21,4 Mio. Aufträge bei 25.000 indirekten

S/4HANA Functional use“ Usern

User-Variante ! Package-Variante !

Named User basiertes Modell2.000 x 1.250€ = 2.5 Mio. €

Auftragsbasiertes Modell800.000 x 4€ = 3,2 Mio.€

Named User basiertes Modell25.000 x 1.250€ = 31,3 Mio. €

Auftragsbasiertes Modell1.400.000 x 4€ = 5,6 Mio.€

14

Was tun gegen indirekte Nutzung?

SchnittstellenuntersuchungTechnische User (RFC, PI, XML, iDocs) sie

werden nicht bei der Vermessung erfasst

Third Party ApplicationsHier können von außen Aktivitäten im SAP getriggert werden, die lizenzpflichtig sind

Unlizenzierte Mitarbeiterprozesse

Neue Schnittstellen

z.B. Zeiterfassung, Aktualisierung persönlicher Daten direkt ins SAP

Neue bis dato unbekannte Prozesse werden generiert

15

Automatische samQ-Unterstützung

Ständige Überwachung von definierten technischen Usern, die als kritisch erkannt wurden

Kritische Schwellwerte können definiert und automatisch überwacht werden Automatische Alerts werden generiert, wenn Schwellwerte überschritten

werden

Wird eine neu zu bewertende Quelle angelegt, erkennt das samQautomatisch und schlägt diese Quelle zur Überprüfung auf indirekte Nutzung vor

Plötzliche Änderung einer bisher unkritischen Quelle erkennt samQ sofort. Mittels vordefinierter Schwellwerte wird die Gefahr automatisch angezeigt

Per Job werden täglich hinzukommende Daten gelesen und fließen automatisch in die Quellen für indirekte Nutzung ein

von als Expertenlösung empfohlen

Überprüfung der Vermessungsergebnisse

17

Wurde richtig vermessen?

▪ Professional▪ Limited Professional▪ Employee▪ …

Most common Standard licenses

Price list

Additional Standard licenses

Contractual agreements

Additional license allocation

▪ Worker▪ Logistics▪ Project Self Service▪ ….

▪ Multi-client system▪ Test▪ Basis administration

▪ Individual license A▪ Individual license B▪ …

USMMLAW

Result

Vorbild für Automatisierungund Optimierung

Nutzer-Eingruppierung

EUR 3.500EUR 1.500EUR 400…

EUR 600

▪ In Bezug auf die Anforderungen der SAP hat jeder User seine compliance-gerechte Lizenz

▪ Sind alle Möglichkeiten ausgeschöpft in Bezug auf das eigene Lizenzportfolio und auf die zu nutzenden Lizenzvarianten

▪ Geben USMM, LAW oder auch LAW2 das wirkliche Spektrum wieder?

▪ Jeder SAP Vertrag ist individuell. Sind wirklich alle Details bei der Lizenzverteilung beachtet worden?

18

Hat jeder User seine richtige Lizenz?

Ist optimieren überhaupt möglich und sinnvoll?

▪ Es gibt kaum zu überblickende Anzahlen von verschiedenen Usertypen

▪ Verschiedenste Wege zur Lizenzierung Nutzungsmenge, begrenzte Tätigkeiten gruppierte Tätigkeiten, systembegrenzte Tätigkeiten u.v.m.

▪ Bleibt man beim Lizenzieren konservativ reichlich lizenzieren hilft letztlich nur, wenn man allen Usern die höchste, also die teuerste Lizenz gibt, denn

ein User mit zu hoher Lizenz ist im Audit egal ein einziger User mit zu geringer Lizenz ist im Audit ein „Finding“ und

führt zur Nachzahlung, selbst wenn genug Lizenzen vorhanden sind

Dafür gibt es Software

19

Passen die Vermessungsergebnisse?

Mit samQ ist bereits im Vorfeld zu sehen,welche Lizenzen fehlen. somit kann frühzeitig reagiert werden nötige neue Lizenzen können kostengünstig

geordert werden es wir sichergestellt dass compliance-

konform immer die günstigsten Lizenztypengeordert werden

samQ optimiert selbständig

20

LAW Vergleich

▪ SLAWs Konsolidierungsmethoden sind fehleranfällig und nicht transparent

▪ SLAW liest einfach bestehende Lizenzeinstufungen aus oder gruppiert Lizenzen nach alten Regeln und nicht anhand der tatsächlichen Nutzung

▪ Nicht eingestufte Nutzer mit unausgefülltem Lizenzfeld werden stillschweigend standardmäßig als ‚Professional‘ User gezählt

▪ Vermessungs-Richtlinien ändern sich laufend, so ist nie sicher, ob die LAW Ergebnisse dem wirklichen Lizenzbestand widerspiegeln

samQ bietet die Überprüfung

21

Beispiel neue Vermessung von techn. Usern

▪ Seit 2017 werden Nicht-Dialog-Nutzer von USMM gezählt

▪ Der Kunde muss selbst lizenzieren, was er als Named User dort vergeben hat

▪ Es besteht die Gefahr, nicht richtig oder auch zu wenig zu lizenzieren

▪ SAPs erster Schritt, um die Regelung von indirekter Nutzung zu automatisieren

Lizenzierung nach Aktivität bzw. Berechtigung?

23

Richtige Lizenzverteilung

„Um alle Ihre SAP-User korrekt erfassen zu können, müssen Sie Ihre Nutzer vor jeder Systemvermessung zuerst gemäß der aktuellen Nutzung und der zugrunde liegenden Preisliste richtig einstufen.“

Quelle: https://help.sap.com/saphelp_nwmobile71/helpdata/en/4e/c34d40e2b32571e10000000a155106/frameset.htm?frameset=%2Fen%2Fd5%2Fa83f403f0a9354e10000000a155106%2Fframeset.htm

Ich schätze, wir müssen mehr

Leute einstellen...

24

Lizenzierung nach Aktivitäten

samQ korrigiert permanent selbstständig falsch zugewiesene Lizenztypen und sorgt so für eine compliance-konforme Lizenzvergabe

Die Bedingungen dazu sind im Customizing granular justierbar

25

Lizenzierung nach Berechtigungen?

Ein Audit wird bisher immer auf genutzten Aktivitäten in den SAP-Systemen realisiert

Allerdings gibt es auch Fälle, in denen es Vereinbarungen mit der SAP gibt, dass nach vergebenen Berechtigungen lizenziert wird

samQ kann beides…

Analysiert automatisch genutzte

Komponenten und Transaktionen

26

Lizenzierung nach Berechtigungen?

Die Vergabe von Lizenzen nach Berechtigungen ist eine Grundfunktion von samQ

Die Bestimmung von genutzten Rolleninhalten eines Users ist ebenfalls eine Grundfunktion von samQ

samQ kann beides…

samQ unterstützt die

Vergabe von Lizenzen nach

Berechtigungen und

unterstützt gleichzeitig die

Aktualisierung von Rollen

und Sammelrollen.

27

Besuchen Sie blog.voquz.com

Erwartungsgemäß gibt die SAP auch zu diesem Thema unterschiedliche Hinweise.

Zum einen bezieht man sich in Walldorf gern auf eine geläufige Passage, die in jeder Lizenzbeschreibung zu finden ist: „… ist ein definierter Nutzer, der berechtigt ist, folgende von der Software, von der Nutzungsrechte erworben wurden…“.

Zum anderen schreibt SAP in der Erläuterung zur Systemvermessung¹: „Um alle Benutzer Ihrer SAP-Systeme eindeutig und exakt vermessen zu können, müssen Sie Ihre Benutzer vor jeder Systemvermessung entsprechend der aktuellen Nutzung und der zugrunde liegenden Preisliste mit dem entsprechenden vertraglichen Nutzertyp klassifizieren.“

Warum eine Lizenzvergabe nach Berechtigungen nicht funktionieren kann

Im Blog der VOQUZ finden sich Überlegungen, warum aus einer Lizenzierung nach Berechtigungen häufig eine Überlizenzierung resultiert.

http://blog.voquz.com/language/de/lizenzvergabe-berechtigungen-vs-nutzung/

Audit Trigger

29

Welche gängigen Auslöserfür ‚unfriendly‘ Audits gibt es?

Keine Nachkäufe von neuen Lizenzen in den letzten 12 Monaten (Gartner)

User-Bereinigungen kurz vor der Vermessung

Großangelegte Lizenzverschiebungen kurz vor der Vermessung

Eingesetzte Branchenlösungen mit Spezialusern

Nutzung von Konkurrenzprodukten im Gegensatz zu SAP Lösungen

z.B. Salesforce vs. SAP CRM

30

Gegen Audits hilft nur„Aktives Lizenzmanagement“

Objektives, regelbasierendes Vorgehen: kein Raten oder manuelle Vorbereitungen samQ Customizing unterstützt alle gängigen Vertragsinhalte

SAP Lizenzverbrauch ist immer kosteneffizient optimiert samQ überprüft täglich, ob die Lizenzverteilung noch valide ist

Compliance-Sicherheit und termingerechte Benachrichtigungen beseitigen Überraschungen und geben Ihnen die Kontrolle zurück samQ steuert Alerts, wenn Vertragsinhalte drohen überschritten zu werden

Vorausplanen, passende Strategien entwerfen und das Timing für die Gesprächsführungen mit der SAP so wählen, dass es für Sie zum Vorteil wird samQ liefert durch eine Vielzahl an Reports die entsprechende Datengrundlage

… und so funktioniert es mit samQ

3 Beispiele

32

Kundenbeispiel 1:

Internationaler Konsumgüterhersteller mit 6.500 Named User Lizenzen. Der Kunde ging davon aus, dass er viele Nutzer hat, die sich nur einloggen, um Rechnungen zu stellen oder alltägliche Aufgaben zu erledigen.

Durch Lizenzoptimierung konnte der Verbrauch von benötigten Professional Lizenzen auf 1.000 reduziert werden

Eine Analyse der Indirekten Nutzung deckte 250 externe unlizenzierte User auf

Der vorhandene Bestand wurde umgeschichtet, um Non-Compliance zu vermeiden

33

Kundenbeispiel 2:

Ein US Lebensmittelhersteller mit 1.000 Named User Lizenzen. Der Kunde investierte in eine 3rd party Trade Promotion Lösung, die von 200 externen Business Partnern genutzt wird.

samQ Lizenzoptimierung sortierte Nutzer durch Create-, Change- and Display-Nutzung um und stimmte Berechtigungen auf die Vertragsbedingungen ab

Eine Analyse der Drittanbieter-Nutzung zeigte eine Übereinstimmung für bestehende „Limited Professional“ Berechtigungen

Der Kunde entschied sich, die Lizenzierung weiterhin auf Basis der Named User Lizenzen fortzuführen (anstatt eine neue Metrik für Drittanbieter-Integration zu übernehmen, die auf dem Volumen basiert) und schloss damit finanzielle Nachteile aus

34

Kundenbeispiel 3:

‚Unfriendly‘ Audit

Dateneingang und -ausgang: täglich max. 6.201 Mal über die Schnittstelle

Schlussfolgerung: Kunde muss 6.201 (Professional, Employee, …?) Lizenzen kaufen

= $2.4M (bei $400 pro Lizenz)

Gründliche technische Analyse

Die 6.201 Transaktionen wurden von max. 3.200 Leuten durchgeführt

Davon sind 1.800 bereits aktive SAP User

Schlussfolgerung: Max. 1.400 ESS Lizenzen werden benötigt

= $175.000

Indirekte Nutzung – Zeit-& Anwesenheitserfassung

35

Worüber wir heute gesprochen haben:

SAP im Jahr 2018

Besteht für mein Unternehmen die Gefahr von indirekter Nutzung?

Passen die Vermessungsergebnisse von SAP mit den erwarteten Ergebnissen meiner

Lizenzoptimierung zusammen?

Stimmen meine zugewiesenen Lizenzen mit der tatsächlichen SAP Nutzung/

Berechtigung überein?

Bekomme ich Probleme, wenn ich die Named User Lizenzen anhand der SAP

Nutzeraktivitäten zuordne?

Welche gängigen Auslöser für ‚unfriendly‘ Audits gibt es? Wie kann man diese

vermeiden?

Kundenbeispiele

„So sind Sie zu jeder Zeit bereit für ein Audit“

36

Vielen Dank!

Peter RatteySAP Lizenzexperte

peter.rattey@voquz.com +49 30 925 191-831

Martin KögelBusiness Development

martin.koegel@voquz.com +49 89 925191-417