Zeitmanagement Seminar: Techniken wissenschaftlichen Arbeitens Dozentin: Christiane Eichenberg SS...

Zeitmanagement

Seminar: Techniken wissenschaftlichen ArbeitensDozentin: Christiane EichenbergSS 2005Referenten:Karo KitzeElitsa UzunovaThomas Dratsch

Gliederung:

1. Einführung2. Funktionen des Zeitmanagement - Regelkreis

a) Zielsetzungb) Planungc) Entscheidungd) Realisation und Organisatione) Kontrollef) Information und Kommunikationg) Transfer

3. Goldene Zeitgewinn-Tipps

1. Einführung

„Nothing is easier than being busy and nothing more difficult than being effective…“

(R. Alec Mackenzie)

1. Einführung

„Zeitmanagement ist die konsequente und zielorientierte Anwendung bewährter Arbeitstechniken in der täglichen Praxis, um sich selbst und die eigenen Lebensbereiche so zu führen und zu organisieren, dass die zur Verfügung stehende Zeit sinnvoll und optimal genutzt wird.“

1. Einführung

Selbstanalyse als dreistufiges Verfahren:

Zeitinventur Tätigkeiten

Zeit“wert“analyse

(1) Zeitnutzungsanalyse Messung des Störungen

Zeitverbrauchs Unterbrechungen

(2) Zeitverlustanalyse Fehlerquellen für Zeitverluste

Checklisten

(3) Zeitfresseranalyse Ursachen unnötigen Zeitverbrauchs Zeitmanagement

Techniken

2. Funktionen des Zeitmanagement - Regelkreis

Kontrolle Zielsetzung 5 1

Information und Kommunikation

Realisation 6Planungund Organisation 2

4Entscheidung 3

2. Funktionen des Zeitmanagement - Regelkreis

1. ZielsetzungAnalyse und Formulierung der persönlichen Ziele

2. PlanungErstellung von Plänen und Handlungsalternativen für die eigenen Tätigkeiten

3. EntscheidungTreffen der Entscheidung über die durchzuführenden Aufgaben

4. Realisation und OrganisationTagesgestaltung und Organisation der persönlichen Arbeitsabläufe zur Realisierung der anstehenden Aufgaben

5. KontrolleKontrolle seiner selbst und der erzielten Ergebnisse

6. Information und KommunikationKommunikation als Austausch von Information

2. (a) Zielsetzung

Kontrolle Zielsetzung 5 1

Information und Kommunikation

Realisation 6Planungund Organisation 2

4Entscheidung 3

2.(a) Zielsetzung

Ziele setzen heißt:

• Bedürfnisse, Interessen, Wünsche und Aufgaben in klare Absichten zu fassen und in präzisen Formulierungen auszudrücken sowie

• unsere Handlungen auf diese Ziele und ihre Erfüllung hin auszurichten.

2.(a) Zielsetzung

Voraussetzung der Planung – und auch des Erfolges – ist, genau zu wissen,

• was man• bis wann• in welchem Ausmaß

erreicht haben will.

2.(a) ZielsetzungZielanalyse Ziel-Mittel-Analyse Situationsanalyse

Was will ich? Was kann ich?

Wunschziele Stärken und Schwächen

Zielformulierung Zielplanung

ausbauen abbauen

Handlungsziele

2.(a) ZielsetzungTipps zur Zielformulierung:• Konkreten Termin oder Zeitpunkt festlegen!• Die angestrebten Ergebnisse formulieren!• Realistische Ziele setzen!• Nicht zu viel auf einmal vornehmen!• Konkrete, kurzfristige Teil-Ziele formulieren, um

Erfolgserlebnisse zu haben!

Ein kleiner Schritt, der SOFORT in Angriff genommen wird, bringt oft mehr als umfangreiche Planungsüberlegungen in der Zukunft!

2.(a) Zielsetzung

Das denken in Zielen bewirkt, dass das Einzelne auf das große Ganze ausgerichtet wird.

Man weiß wohin man will und welchen Endzustand es zu erreichen gilt.

2. (b) Planung

Kontrolle Zielsetzung 5 1

Information und Kommunikation

Realisation 6Planungund Organisation 2

4Entscheidung 3

2.(b) Planung

Zeitplanung bedeutet:

1. Die zur Verfügung stehende Zeit für die ertrag- und erfolgreichsten Tätigkeiten einsetzen (Maximalkriterium) bzw.

2. die angestrebten und fixierten Ziele mit einem möglichst geringen Zeitaufwand erreichen (Minimalkriterium).

2.(b) Planung

Irgendwann hat der Planungsprozess sein Optimum erreicht. Weitere Planungszeiten werden ineffektiv!

Optimum

Unter- Über-

planung planung

Zeitplanung

Zeit

gew

inn

2.(b) PlanungFaustregeln:

• Für die zu planende Zeit ist etwa ein Anteil von max. 1% für Planungszeit anzusetzen.

Für einen Tagesplan etwa 5-10 Minuten Planungszeit

• Zeitplanung sollte immer schriftlich geschehen.

2.(b) PlanungGrundregel der Zeitplanung: 60:40 Regel

Arbeitszeiten

geplant unerwartet spontan60% 20% 20%

Es macht keinen Sinn, mehr als 60% der zur Verfügung stehenden

Arbeitszeit zu verplanen!

2.(b) PlanungTagespläne mit der Alpen-Methode:

1. Aufgaben zusammenstellen2. Länge der Tätigkeiten schätzen3. Pufferzeiten für unvorhergesehenes

reservieren, Prioritäten setzen4. Entscheidungen über Prioritäten, Kürzungen

und Delegation treffen5. Nachkontrolle – Unerledigtes übertragen

2. (c) Entscheidung

Kontrolle Zielsetzung 5 1

Information und Kommunikation

Realisation 6Planungund Organisation 2

4Entscheidung 3

2. (c) Entscheidung Prioritäten setzen nach dem Eisenhower-Prinzip

Wichtig

Dringend

A-Aufgaben:

wichtig u.

dringend

B-Aufgaben:

wichtig aber nicht

dringend

C-Aufgaben:

nicht wichtig aber

dringend

Unwichtige

Aufgaben

nicht

Wichtig

nicht Dringend

2. (c) Entscheidung Auflisten der Aufgaben, unterteilen Kriterien für A-Aufgaben: Bedeutung für Hauptziele? Synergieeffekte? größter Nutzen? Schaden bei Nichterfüllung? Zeitverteilung A: 65% B: 20% C: 15%

2. (c) Entscheidung Einteilen von Aufgaben:- Gliederung für Diplomarbeit - Fotos sortieren- Fernsehen- Joggen- Praktikumsplatz suchen- Knöllchen bezahlen- für das Vordiplom lernen- Hund ausführen

2. (c) Entscheidung

Unterteilung nach Rollen:

Student

Freund

Mitarbeiter

Familienmitglied

Vereinsmitglied

2. (d) Realisation u. Organisation

Kontrolle Zielsetzung 5 1

Information und KommunikationRealisation 6 Planung

und Organisation 2

4Entscheidung 3

2. (d) Realisation u. Organisation

Sinvolle Gestaltung des ArbeitstagesMit pos. Stimmung in den TagGutes FrühstückArbeitsbeginn zu konstanter ZeitA-Aufgaben am AnfangKeine ungeplanten C-Aufgaben einfügen

2. (d) Realisation u. Organisation

Alle 60 min. 5-10 min. PausePersönliche Leistungskurve beachtenTermin mit sich selbstZeitplan überprüfenErgebniskontrolleHöhepunkte würdigenZeitplan für den nächsten Tag

2. (d) Realisation u. Organisation

Persönliche Leistungskurve

Leistung

Tagesverlauf

2. (e) Kontrolle

Kontrolle Zielsetzung 5 1

Information und KommunikationRealisation 6 Planung

und Organisation 2

4Entscheidung 3

2. (e) Kontrolle

Vergleich von Soll u. Ist In Bezug auf große Ziele u. Taggroße Ziele:- Arbeite ich konkret an der Umsetzung?Tagesverbesserung:-Zeitmanagement

2.(f) Information und Kommunikation

Kontrolle Zielsetzung 5 1

Information und Kommunikation

Realisation 6 Planungund Organisation 2

4Entscheidung 3

2.(f) Information und Kommunikation

Information und Kommunikation sind die Schlüsselfunktionen jedes Führungs- und (Zeit-) Managementprozesses, von Beziehungen, von sozialen Systemen, vom menschlichen Dasein überhaupt.

2.(f) Information und Kommunikation

Das Optimieren folgender Prozesse kann einen sehr großen Zeitgewinn mit sich bringen:

(1) Lesen(2) Besprechungen(3) Zweier-Gespräche (Besuchermanagement)(4) Telefonieren(5) Korrespondenz

2.(f) Information und Kommunikation

Vorteile der Checklisten:

- Routinevorgänge müssen nicht immer wieder neu durchdacht werden.

- Unübersichtige Arbeitsabläufe werden durch Auflistung übersichtlich gemacht.

- Checklisten bilden eine Grundstruktur, die immer wieder umgestaltet und verbessert werden kann.

- Checklisten entlasten unseren Denkapparat!

2.(f) Information und Kommunikation

5 Stufen zur Erstellung einer Checkliste:

Arbeit oder Tätigkeit auswählen Gesamtablauf in Arbeitsetappen und

Arbeitsphasen zerlegen Logische Reihenfolge zusammenstellen Gruppenbildung vornehmen Vorläufige Checkliste überarbeiten

2.(f) Information und Kommunikation

Rationelles Lesen heisst zunächst: Zielorientiert auswählen und entscheiden, ob und wie viel gelesen werden soll (Prioritätensetzung)

Neben der Lesemethode lässt sich auch die Lesegeschwindigkeit (WpM) durch ein spezielles Training verbessern.

Durch die Hervorhebung (Markieren) und die Anfertigung von Textauszügen (Exzerpieren) stellt man eine bessere Verarbeitung des Lesestoffes und eine Erleichterung der Lesewiederholung sicher.

2.(f) Information und Kommunikation

Regeln zur Verbesserung der Lesemethode:

Wegweiser in Form von Wörtern:

- Einleitungssignale: besonders, daher, deshalb, folglich, somit, vorausgesetzt, weil, denn, etc.

- Verstärkungssignale: auch, außerdem, daneben, ebenso, ferner, überdies, zusätzlich, etc.

- Änderungssignale: aber, abgesehen davon, anderseits, doch, entweder – oder, im Gegenteil, jedoch, obwohl, trotzdem, etc.

2.(f) Information und Kommunikation

Regeln zur Verbesserung der Lesemethode:

Spezifischer Aufbau von Texten:- Nachrichtentexte- Kommentare und Stellungnahmen- Fachartikel

Folgen Sie mehr dem gedanklichen Inhalt (Ideenfluss des Textes) , aber nicht so sehr den Worten!!!

2.(f) Information und Kommunikation

„Störfaktoren“ für schnelleres Lesen:

(1) Umwelteinflüsse(2) Wort-für Wort-lesen(3) Inneres Mitsprechen(4) Zurückspringen auf vorhergehende Textstellen

(Regressionen)(5) Oberflächliches Lesen

2.(f) Information und Kommunikation

Die Slalomtechnik:

2.(f) Information und Kommunikation

Die SQ 3R-Methode:

S = Survey = Überblick gewinnen

Q = Question = Fragen stellen

R = Read = Lesen

R = Recite = Rekapitulieren

R = Review = Wiederholen

2.(g) Transfer Hier geht es um die Umsetzung der

geplanten Zeitmanagementmaßnahmen in die Praxis.

Dabei ist zu beachten: Was will man in Angriff nehmen? Wer wird von der Maßnahme betroffen sein? Welcher Starttermin soll gelten? Gibt es Erledigungsfrist?

2.(g) Transfer Wichtige Hinweise zum Transfer: Fangen Sie mit einem Problem an, das für Sie wirklich

wichtig und dringend ist! Leiten Sie nur realisierbare Schritte ein: Gut ist besser

als perfekt! Beginnen Sie nicht mit Maßnahmen, die gefühlsmäßig für

Sie Widerstand erzeugen! Beginnen Sie jede neue Aktivität so intensiv wie möglich!

Es kommt am Ende nicht darauf an, was Sie angefangen haben, sondern darauf, was Sie erfolgreich durchgeführt haben!

3. Goldene Zeitgewinn-Tipps Arbeitsblöcke für größere oder

gleichwertige Aufgaben bilden Zeitlimits bei Besprechungen und

eigenen Terminen setzen Prioritäten als Grundprinzip allen

Arbeiten zugrunde legen Möglichst nur das wirklich Wesentliche

tun (Pareto-Prinzip)

3. Goldene Zeitgewinn-Tipps

Größere Aufgaben in kleine Teile portionieren (Salami-Taktik)

Schwerpunktaufgaben sehr früh erledigen (Erfolgserlebnis)

Leistungshochs und –tiefs gezielt in Planungen einbeziehen