Best Practices bei der Einführung und Administration von Connections

Best Practices bei der Einführung und Administration von Connections Felix Binsack, Felix.Binsack@TIMETOACT.DE Florian Mehl, Florian.Mehl@TIMETOACT.DE TIMETOACT Software & Consulting GmbH www.timetoact.de

Collaboration Solutions Day 2011 Social computing, communicate, collaborate, coordinate

Düsseldorf, 13. Juli 2011

Seite 2

Agenda

TIMETOACT GROUP

Challenges

Key Findings IBM Connections

Erfolgsfaktoren

Projektplan

Connections Administration

TIMETOACT GROUP

Seite 4

TIMETOACT GROUP

TIMETOACT GROUP Unternehmenspräsentation

E-Commerce Software

& Marketing

SaaS Mail- &

Collaboration Services

System Services,

Training

SharePoint,

Semantic Applications

Line of Business

Applications

Business Integration

Cloud Integration

20 Jahre Erfahrung mit Mail & Collaboration

100 Mitarbeiter in Köln, München, Augsburg, Stuttgart

Seite 5

Maxime unserer Beratung

Wir maximieren den ROI Ihrer Investments in IBM Software

Fehlinvestitionen vermeiden

Kosten minimieren

Lizenzen

Betrieb

Nutzen / Nutzung maximieren

Akzeptanz steigern

Branding

Konzeption

Marketing

Best Practices übertragen

Wir maximieren nicht unseren ROC (Return on Customer)

Goldene Wasserhähne, unnötige Features, Lizenzen etc.

Seite 6

Background IBM Connections

IBM Connections & Quickr

TIMETOACT GROUP kennt, nutzt, berät,

implementiert, customized und erweitert

IBM Connections seit der Version 1.0 im Jahr 2007 http://www.timetoact.de/ttacms.nsf/id/DE_IBM-Lotus-Connections-Services

Mitglied im Connections Design Partner Programm

Connections Administration Toolkit

Dienstleistungen von der Installation bis zur

Entwicklung von Widgets haben wir erbracht für Kunden wie z.B.

EULUC Widget

Evonik

Fiducia

Fresenius Medical Care

Sparda Datenverarbeitung

TÜV Rheinland

Challenges

Credits to Louis Richardson / IBM

Seite 8

Challenges

Seite 9

Challenges

Seite 10

Challenges

Seite 11

Challenges

Seite 12

Challenges

Key Findings

IBM Connections

Seite 14

Key Findings zu Connections I

LotusLive / On Premise Installation

Extranet integriert

Featureumfang

Blogs, Wikis, Ideation Blog, Media Gallery fehlen noch

Bookmarks nur in Communitys

Collaborative editing of documents

Cost

Seite 15

Key Findings zu Connections II

Connections ist das Fokus Produkt innerhalb der

IBM Social Business and Collaboration Solutions (Lotus)

Vision

Management Attention

Market Attention

Customer Communication (Lotusphere)

Manpower

Features Releases

Release Plan

Seite 16

Key Findings zu Connections + Quickr

Connections + Quickr Differenzierung

Quickr Connections

• Departmental Level Collaboration

• Enterprise Level Document

Management

• Nested folders, Multiple files upload

• Extranet (Domino Quickr) & Intranet

Integration

• News (Kalender)

• Enterprise Level Collaboration i.e.

Social Software

• Departmental Level Document

Management

• Search across all features of

Connections

• Connect content with content,

content with people and people with

people

• Social analytics & recommendations

Seite 17

Key Findings zu Connections + Quickr

Connections + Quickr Overlap

Activities / ToDos

(Connector)

Discussion

Files

Blog

Wiki

Connections + Quickr Integration

IBM Connections Connector for Lotus Quickr

Store and manage files from a Community

Publish files from an activity to a Quickr space

Grobkonzept zur

Einführung von

IBM Connections

Seite 19

Erfolgsfaktoren

Professionelle Installation, zuverlässige

und performanter Betrieb

Anpassung an Corporate Design

Top Sponsor aus dem Management

Enthusiasten aus Fachbereichen

Kritiker von Anfang an einbeziehen

Connections muss bei Inbetriebnahme bereits „leben“

Integration mit Unternehmensanwendungen

Seite 20

Implementierungsstrategie

Anforderungen / Möglichkeiten abgleichen

Voraussetzungen absichern

Software implementieren

Corporate Branding

Pilotgruppe identifizieren und betreuen

Sponsoren und Multiplikatoren identifizieren

Marketing und Kommunikationsmaterialien erstellen

Social Media Guidelines erstellen

Information Architectur erstellen

Integration / Vernetzung mit Unternehmensanwendungen

Seite 21

Knowledge Management powered by

Connnections

Häufig wird Connections in der IT eingeführt

Welche Fachbereiche könnten Early-Adopters und

„Supporter“ sein?

Seite 22

Voraussetzungen absichern

Technische Machbarkeit

Directory, Security, Netzwerk, Firewall

Kulturelle Machbarkeit

Passt die Offenheit zu Organisation & Mitarbeitern ?

Organisatorische Machbarkeit

Stimmen Betriebsrat und HR zu?

Fachliche Machbarkeit

Stimmen z.B. Information & Documentation einem Tagging zu?

Seite 23

Software implementieren

POC Installation

(Klärung aller technischer Probleme, alles auf einer

Maschine)

Installation für Pilotgruppe

(kulturelle, organisatorische und fachliche Machbarkeit)

Produktivinstallation

Neu- oder Ausbau der Pilotinstallation

Inbetriebnahme u.U. in Etappen

Seite 24

Marketing und Kommunikation

Kommunikation der strategischen Ziele

Was soll mit Social Software erreicht werden ?

Was ändert sich an den bisherigen Gewohnheiten / Abläufen

Marketing

Kugelschreiber, Visitenkartenbox, USB Stick, ...

Unterstützung der Anwender

Angepasste Hilfetexte, Videos, ...

Lernpfade für Social Software Nutzung

Für Community Owner, Expertenblogbetreiber, Netzwerker,

Projektgruppen, Information & Dokumentation, ...

Awarding

Für Profilpflege, Blogs etc.

Seite 25

Social Media Guidelines / Dos and Donts

Was soll (nicht) in Profilen stehen ?

Sind Fotos erwünscht / obligatorisch / deaktiviert

Content Guidelines

Vertrauliche Informationen, Unternehmensgeheimnisse

Unerwünschte Inhalte (Politik, Porno, ...)

Was passiert, wenn ...

Für „Governance“ wird es ab Herbst ein Drittprodukt geben ...

Ist Off-topic Content erlaubt ?

Erwünschtes Verhalten

Lesen, kommentieren, beurteilen, neuen Content kreieren

Unerwünschtes Verhalten

Mobbing, Beleidigung, ...

Was passiert, wenn ...

Aufwandsabschätzung

IBM Connections

Seite 27

Projektplan

Dauer (nicht Aufwand)

Analyse & Konzeption 1-2 Wo

Anforderungen / Möglichkeiten abgleichen

Voraussetzungen absichern

Information Architectur erstellen

Software 2 Wo

Software implementieren

Corporate Branding umsetzen

Administratoren schulen

Seite 28

Projektplan

Dauer (nicht Aufwand)

Mitarbeiter einbeziehen 4 – 8 Wo

Kritiker identifizieren und einbeziehen

Pilotgruppe identifizieren und betreuen

Sponsoren und Mentoren / Multiplikatoren identifizieren

Marketing und Kommunikation 2 – 4 Wo

Materialien erstellen

Belohnungen

Social Media Guidelines erstellen

Integration / Vernetzung mit 2 – 8 Wo

Unternehmensanwendungen

Connections BusCard in Enterprise Apps

Enterprise App Widgets in Connections

Seite 29

Lesenswertes

Beyond Knowledge Management:

New Ways to Work and Learn

„ideas @ work“ from Louis Richardson http://www.slideshare.net/louisrichardson/ideas-work-from-the-social-biz-roadshow

Social Blog on Synch.rono.us http://synch.rono.us/social/blog.nsf

Driving Organizational Change With Social & Collaborative

Technologies from Mike Gotta http://www.slideshare.net/MikeGotta/driving-organizational-change-with-social-collaborative-technologies

IBM Connections Widgets Catalog https://greenhouse.lotus.com/plugins/plugincatalog.nsf/connectionsAssets.xsp

IBM Center for Social Software http://www.research.ibm.com/social/

…

Danke für Ihre Aufmerksamkeit

Seite 31

Connections Administration Toolkit

Intuitive interface for the

administration of Connections

Eases IC administration for Non-WebSphere experts

Change Connections configuration

properties with a graphical ui

Replaces check-out / check-in and manually editing

of XML files

Perform simple and complex

administrative tasks without wsadmin

Click to perform administrative tasks which normally

need several consecutive wsadmin commands

Tasks include user synchronization and management

of members, applications, trash, cashes, widgets,

libraries, policies and many more for the Connections

features

TIMETOACT GROUP Unternehmenspräsentation