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The [German] Slides from a presentation where Personal Kanban, The Kanban Method (Anderson), gtd and other techniques for organizing your work are put into context – both generally as with respect to each other..
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Personal Kanban, Die Kanban Methode oder ein anderer Weg, Dinge getan zu bekommen
– Welchen Hammer hätten Sie denn gern?
Theorie und Praxis von Alfred Rochert und Michael Mahlberg im Startplatz am 2014-06-25
Michael MahlbergTCG The Consulting Guild GmbH
& Limited WIP Society Cologne
Alfred RochertPortfolio Performance Köln
Rocks & Pebbles
Sand und Steine Video
https://www.youtube.com/watch?feature=player_detailpage&v=D1RjtMpPh7I#t=104
Effektiv vs. Effizient
–Peter Ferdinand Drucker
“It is fundamentally the confusion between effectiveness and efficiency that stands between doing
the right things and doing things right. !
There is surely nothing quite so useless as doing with great efficiency what should not be done at all.”
Image: Drucker-portrait-bkt - The Drucker Institute, Claremont Graduate University
–Peter Ferdinand Drucker
“Es ist im Wesentlichen die Verwechslung von Effektivität und Effizienz die
dazwischen steht die richtigen Dinge zu tun und die Dinge richtig zu tun.
!Es gibt sicherlich nichts, dass so nutzlos ist, wie mit
großer Effizienz zu tun was eigentlich überhaupt nicht getan werden sollte”
Image: Drucker-portrait-bkt - The Drucker Institute, Claremont Graduate University
Wie passt’s zusammen
Effektiv über
Effizient
Was ist wesentlich?
Eisenhower MatrixW
ichtig
Unw
ichtig
Dringend Nicht Dringend
1 2
3 4
Eisenhower MatrixW
ichtig
Unw
ichtig
Dringend Nicht Dringend
1 2
3 4
Machen Plan
en
Delegier
enElim
inieren
Eisenhower MatrixW
ichtig
Unw
ichtig
Dringend Nicht Dringend
1 2
3 4
Wie passt’s zusammen
Effektiv über
Effizient
Wie passt’s zusammen
Effektiv über
Effizient
Eisenhower Matrix
Effizienz Die Dinge richtig tun
Die Dinge schneller, effizienter erledigen (Man bekommt noch mehr Aufgaben zugeschustert)
Effektivität Die richtigen Dinge tun
Ich hinterfrage die Notwendigkeit der Aufgaben (Bringt mich dies meinem Ziel näher?) Habe ich Ziele??
Muss ich selbst ran oder kann ich die Aufgabe delegieren?
Personal Kanban(verfeinert mit einer tickenden Tomate)
Die Kanban Methode ist ein Werkzeug um den optimalen Arbeitsfluss eines Systems
zu bestimmen und zu managen.
A 1 I B 2 II
!
J .. ..
Kosten des MultitaskingsWeinberg, G.M. Quality Software Management, 1992
Kanban ist ein Pull-System
Wie passt’s zusammen
Effektiv über
Effizient
Eisenhower Matrix
Wie passt’s zusammen
Effektiv über
Effizient
Eisenhower Matrix
Personal Kanban
gtd® - In Deutschland durch Next Action Partners (NAP)
Meine wichtigsten Punkte aus dieser Methode
Workflow-Map
http://www.eproductivity.com/dx/gtd-workflow-diagram
http://gettingthingsdone.com/pdfs/gtd_workflow_advanced.pdf
Was kommt rein
📞
✉️
📠💻
📺
🔈📧
📖📓
Zeugganz viel Zeug
?
Kann ich damit agieren?
Keine Aktion möglich…
Option 1: Müll
Option 2: Ausbrüten
Option 3: Zum Nachschlagen
📂📁📚
♻️
📆
Zum Ausbrüten:
📂 📆Irgendwann / Vielleicht Datums-
getriebene Auslöser
?
Ich kann was tun?
Dauert es weniger als 2 Minuten?
JUST DO IT✔
Ich kann was tun, aber es dauert mehr als 2 Minuten?
Verschieben und Einplanen
Delegieren
📂
📆
📓Und Nachverfolgen
Zu Zeitpunkten
Zu Projekten und Kontexten
Ich habe keinen neuen Input…📞
✉️
📠💻
📺
🔈📧
📖📓
… jetzt kann ich meine Ordner (oder Listen) abarbeiten …
Je nach Kontext!
📂 Im Büro
Kontexte
📂 Am Rechner
📂 Beim Einkaufen
📂 Zu Hause
Wie passt’s zusammen
Effektiv über
Effizient
Eisenhower Matrix
Personal Kanban
Wie passt’s zusammen
gtd®
Effektiv über
Effizient
Eisenhower Matrix
Personal Kanban
Scale it Up
The Kanban MethodAnderson Variante mit allem drum und dran
Slide #2013 Michael Mahlberg
ALTERNATIVEN?
51
Slide #2013 Michael Mahlberg
WAS IST DOCH GLEICH LEAN?So wie Mary and Tom Poppendiek das Buch strukturiert haben
ist es…52
Slide #2013 Michael Mahlberg
PRINZIPIEN DES LEAN SOFTWARE DEVELOPMENT
Eliminiere Vergeudung Verstärke das Lernen
Entscheide so spät wie möglich Liefere so früh wie möglich
Ermächtige das Team Baue Integrität ein
Betrachte das Ganze
53
Slide #2013 Michael Mahlberg
WASTE?
54
Muda 無駄 Überflüssig, nicht wertsteigernd
Muri 無理 Überlastung, Überbeanspruchung
Mura 斑 Unebenheit, Unausgewogenheit
Slide #2013 Michael Mahlberg
KANBAN = EIN VISUELLES „TOKEN“ ALS (PULL) AUFFORDERUNG
Wörtlich: 看板 (kanban) = Optisches Zeichen
55
Slide #2013 Michael Mahlberg
Beginnt mit dem, was real getan wird. Einigt Euch darauf, nach inkrementeller,
evolutionärer Änderung zu streben. Respektiert die aktuellen Prozesse, Rollen,
Verantwortlichkeiten & Titel.
56
SOFTWARE-KANBAN PRINCIPLES
Slide #2013 Michael Mahlberg
Start with what you do now Agree to pursue incremental, evolutionary
change Respect the current process, roles,
responsibilities & titles
57
SOFTWARE-KANBAN PRINCIPLES
2013 Michael Mahlberg Slide #
Fünf Zentrale EigenschaftenOder manchmal sechs or sieben
58
Slide #2013 Michael Mahlberg
DIE KANBAN METHODE
1) Visualisiere den Arbeitsfluß 2) Beschränke die parallele Arbeit „WIP“
3) Manage den Fluss (im Gegensatz zum Durchsatz) 4) Mache Prozess-Regeln Explizit
5) Verbessere den Prozess in Zusammenarbeit (und benutze dabei Modelle & die wissenschaftliche Methode)
59
2013 Michael Mahlberg Slide #
Virtuelle Kanban Systeme
60
2013 Michael Mahlberg Slide # 61
Virtuelles Kanban SystemVisualisiere den Arbeitsfluß
Slide #2013 Michael Mahlberg 62
Product- Backlog
Sprint- Backlog Entwicklung Abnahme Produktion
z.B. für Scrum
Slide #2013 Michael Mahlberg 63
Bestell- Annahme Kasse Sirup & Milch Espresso Abholung
z.B. für Starbucks
Slide #2013 Michael Mahlberg 64
kanban
2013 Michael Mahlberg Slide # 65
Virtuelles Kanban SystemBeschränkung der parallelen Arbeit „WIP“
Slide #2013 Michael Mahlberg 66
Backlog Analyse Entwicklung Test / QA Produktion(∞) (4) (3) (3) (∞)
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Slide #2013 Michael Mahlberg 67
Idee Vorbereitung Umsetzung Test / QA Nutzung(∞) (4) (3) (3) (∞)
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Slide #2013 Michael Mahlberg 68
Idee Vorbereitung Umsetzung Test / QA Nutzung(∞) (4) (3) (3) (∞)
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Slide #2013 Michael Mahlberg 69
Idee Vorbereitung Umsetzung Test / QA Nutzung(∞) (4) (3) (3) (∞)
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Slide #2013 Michael Mahlberg 70
PULL REQUESTS?
Slide #2013 Michael Mahlberg 71
Idee Vorbereitung Umsetzung Test / QA Nutzung(∞) (4) (3) (3) (∞)
item Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Slide #2013 Michael Mahlberg
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
72
Idee Vorbereitung Umsetzung Test / QA Nutzung(∞) (4) (3) (3) (∞)
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Slide #2013 Michael Mahlberg
Idee Vorbereitung Umsetzung Test / QA Nutzung(∞) (4) (3) (3) (∞)
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
73
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Slide #2013 Michael Mahlberg
Idee Vorbereitung Umsetzung Test / QA Nutzung(∞) (4) (3) (3) (∞)
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
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74
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Slide #2013 Michael Mahlberg
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
Pull
75
Idee Vorbereitung Umsetzung Test / QA Nutzung(∞) (4) (3) (3) (∞)
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Slide #2013 Michael Mahlberg 76
Idee Vorbereitung Umsetzung Test / QA Nutzung(∞) (4) (3) (3) (∞)
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RANDNOTIZ: EXPLIZITER
Slide #2013 Michael Mahlberg 77
Idee Vorbereitung Umsetzung Test / QA Nutzung(∞) (4) (3) (3) (∞)
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RANDNOTIZ: EXPLIZITER
doing doing doingdone done done
Slide #2013 Michael Mahlberg 78
Idee Vorbereitung Umsetzung Test / QA Nutzung(∞) (4) (3) (3) (∞)
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RANDNOTIZ:EXPLIZITER
doing doing doingdone done done
223
Slide #2013 Michael Mahlberg 79
Idee Vorbereitung Umsetzung Test / QA Nutzung(∞) (4) (3) (3) (∞)
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RANDNOTIZ: EXPLIZITER
doing doing doingdone done done
3 22
Slide #2013 Michael Mahlberg 80
Idee Vorbereitung Umsetzung Test / QA Nutzung(∞) (4) (3) (3) (∞)
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RANDNOTIZ: EXPLIZITER
doing doing doingdone done done
3
Slide #2013 Michael Mahlberg 81
VIRTUELLE PULL REQUESTS VIRTUELLES KANBAN SYSTEM
Ready• Angelegt am
• Angelegt von
• Bearbeiter
• Arbeitstyp
• Beschreibung
• Wichtigkeit
• Deadline
• Definition für Erledigung
Was gehört alles zum Einsatz der Kanban Methode?
• Definition der Stationen
• Kapazitätsberechnung(en) (WIP-Limits)
• Ticket Design
• Serviceklassen
• Definition der Prozessregeln
• Auswertungen (CFDs, Lead-Times etc.)
• etc.
Low-Tech: !
Die Intelligenz steht vor dem Board (Simon-Maria Kühn)
Verantwortung: !
Es ist Euer Prozess! (Michael Mahlberg)
Wie passt’s zusammen
gtd®
Effektiv über
Effizient
Eisenhower Matrix
Personal Kanban
Wie passt’s zusammen
Effektiv über
Effizient
Eisenhower Matrix
Kanban Methode
Große Teams, viele Aufgaben
Multi-Tier Kanban
Akquise Entwurf Druck
Texte Grafiken Layout
Wie passt’s zusammen
Effektiv über
Effizient
Eisenhower Matrix
Kanban Methode
Wie passt’s zusammen
Effektiv über
Effizient
Eisenhower Matrix
Multi Tier Kanban
KOMPLEXERES PERSONAL- KANBAN -BRETT
in Arbeit (3)
Bereit zum Start Erledigt
Vortrag vorbereiten
Blog-Eintrag schreiben
LWS-Konferenz Anmeldeseite
Kundentermin in H
Studie über X
Rechnungen Schreiben
Wartet (2)
Heute
Website erweitern
klein (5)
groß (2)
Einkaufen
Wie passt’s zusammen
Effektiv über
Effizient
Eisenhower Matrix
Multi Tier Kanban
Wie passt’s zusammen
gtd®
Effektiv über
Effizient
Eisenhower Matrix
Personal Kanban
Komplexes Personal Kanban
Kanban Methode Multi Tier Kanban
Pomodoro Technique
http://www.pomodorotechnique.com/advanced-course/
Pomodoro Technik(Timeboxing in der Agile/Lean Terminologie)
Vorteile der Pomodoro-Technik
• Komplexität verliert den Schrecken
• Langweilige Aufgaben werden angegangen
• Konditionierte Reflexe erleichtern den Start
• Fehler werden erkannt und eliminiert
• Ablenkungen werden gezielt behandelt
• Die Pomodoro-Technik läßt noch Zeit zum arbeiten
Aufgabenliste(=Ready-Spalte in Personal Kanban)
Tagesplan(Doing oder Today in Personal Kanban)
Wie passt’s zusammen
gtd®
Effektiv über
Effizient
Eisenhower Matrix
Personal Kanban
Komplexes Personal Kanban
Kanban Methode Multi Tier Kanban
Wie passt’s zusammen
gtd®
Effektiv über
Effizient
Eisenhower Matrix
Personal KanbanPomodoro Technique
Komplexes Personal Kanban
Kanban Methode Multi Tier Kanban
Quellen und Bücher:• Personal Kanban: Visualisierung und Planung von Aufgaben,
Projekten und Terminen mit dem Kanban-Board von Jim Benson, dpunkt.verlag 29,90 €
• Die Pomodoro-Technik in der Praxis: Der einfache Weg, mehr in kürzerer Zeit zu erledigen von Staffan Nötteberg, dpunkt.verlag 19,90 €
• http://www.personalkanban.com von Jim Benson
• http://pomodorotechnique.com von Francesco Cirillo
Credits
• Pomodoro Technique by Francesco Cirillo
• Pictures by Birger Hartung http://birgerh.de
Slide #2013 Michael Mahlberg
KONTAKTINFORMATIONEN
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• Bei Fragen: Einfach anmailen: [email protected]
• Bei Twitter findet man mich als MMahlberg
• I sometimes blog in english athttp://agile-aspects.michaelmahlberg.com
• Deutlich seltener schreibe ich in meinem deutschen Blog unter http://shu-ha-ri.michaelmahlberg.de
• Ach ja: Meine Homepage ist http://www.michaelmahlberg.de
