ERSTE Checkliste "Prozessverbesserungen aus eigener Kraft"

ERSTE Checkliste

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ain &

Logistics

Prozessverbesserungen –Wie verbessere ich meine Geschäftsprozesse aus eigener Kraft?

Stephan Hofmann, M.A.Simon Hachenberg, B.Sc.

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Neue Kundenanforderungen, neue Märkte, neue Produkte, neue IT-Systeme – und Sie sind verantwortlich für die Anpassung der Geschäftsprozesse!

Wünschen Sie sich manchmal Hilfe, um alle anstehenden Aufgaben im Überblick zu behalten?

Diese Checkliste bietet Ihnen genau diese Unterstützung!

Die Verbesserung der Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens stellt hohe An-forderungen an Sie. Möchten Sie die Verbesserungsmaßnahmen vollständig mit eigenen Mitarbeitern durchführen oder möchten Sie die Hilfe von exter-nen Beratern in Anspruch zu nehmen?

Dabei sind die Aufgaben an das eigene Unternehmen unterschiedlich. Wäh-rend bei der Verbesserung ausschließlich durch eigene Mitarbeiter sowohl hohe Kompetenzen in den Verbesserungsmaßnahmen als auch im Projektma-nagement erforderlich sind, lassen die Anforderungen an das fachliche Know-How nach, je mehr externe Berater einbezogen werden. Gleichzeitig nehmen dafür die Anforderungen an das Projektmanagement und die Projektkontrolle zu.

Diese Checkliste zeigt Ihnen die Aufgaben, die Sie bei der Prozessverbesse-rung durch eigene Kraft sowohl bei einem grundlegenden und umfassenden Verbesserungsprojekt als auch bei der kontinuierlichen Verbesserung in vielen kleinen Schritten berücksichtigen sollten.

Inhalt und Zielgruppe

Die Checkliste ist eine Zusammenstellung von wesentlichen Aufgaben in der Planung und Durchführung einer Prozessanalyse sowie in der Planung und Um-setzung von Prozessverbesserungen.

Sie ist in vier Bereiche gegliedert:

• Prozessanalyse planen

• Prozessanalyse durchführen

• Prozessverbesserungen planen

• Prozessverbesserungen durchführen

Diese Checkliste richtet sich an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus operativen Unternehmensbereichen und der Unternehmensleitung und somit an diejeni-gen, die Entscheidungen über Prozessverbesserungen und deren Umsetzung treffen.

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Prozessverbesserungen – Wie verbessere ich meine Geschäftsprozesse aus eigener Kraft?

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Wie können Sie die Checkliste verwenden?

Die den Bereichsauswahlzeilen untergeordneten weißen Aufgabenzeilen, wie in der nachfolgenden Abbildung rot hervorgehoben, dienen zur Kennzeichnung der Relevanz von einzelnen Aufgaben.

Darüber hinaus können Sie den Status der Aufgaben durch das Ankreuzen der Kontrollboxen „Durchgeführt“ oder „Nicht durchgeführt, weil …“ nachverfol-gen, schriftlich begründen und Abweichungen nachvollziehen.

Sollten Sie in Ihrem Verbesserungsvorhaben weitere, individuelle Aufgaben pla-nen und deren Status nachverfolgen wollen, können Sie diese in den freien Zeilen auf der letzten Seite (Seite 17) der Checkliste ergänzen.



Zunächst sollten Sie die für das eigene Verbesserungsvorhaben relevanten Aufgaben auswählen und die nicht relevanten ausklammern, da die Aufga-ben je nach konkretem Verbesserungsvorhaben variieren. Dies erleichtert die Planung und Durchführung sowie die Kontrolle der durchzuführenden Aufgaben.

Sie kennzeichnen die Relevanz von Aufgabenbereichen und Aufgaben, in-dem Sie die Kontrollboxen der Kennzeichen „Trifft zu“ oder „Trifft nicht zu“ markieren.

Die grauen Bereichsauswahlzeilen, wie in der nachfolgenden Abbildung rot hervorgehoben, dienen zur Kennzeichnung der Relevanz von übergeordneten Aufgabenbereichen. Haben Sie einen Aufgabebereich ausgewählt, sind da-nach die untergeordneten Aufgaben auf Relevanz zu prüfen.

PROZESSANALYSE PLANEN

Auswahl von Unternehmensbereichen und Geschäftsprozessen

Trifft zu Durchgeführt Trifft nicht zu

Zu analysierenden Unternehmensbereich auswählen

Zu analysierende Geschäftsprozesse / Prozesse auswählen

Organisatorische Schnittstellen zwischen den Prozessen identifizie-ren, z.B. Prozessübergänge bei denen die Prozessergebnisse Vor-aussetzung für die Durchführung des nachfolgenden Prozesses sind

Unternehmensbereichs- und Prozessverantwortliche klären

x



Trifft zu Durchgeführt Trifft nicht zu



Organisatorische Schnittstellen zwischen den Prozessen identifizie-ren, z.B. Prozessübergänge bei denen die Prozessergebnisse Vor-aussetzung für die Durchführung des nachfolgenden Prozesses sind


xxx

x

x

hen und Geschäftsprozessen

Trifft zu Durchgeführt Nicht durchgeführt, weil ...Trifft nicht zu

eich auswählen

/ Prozesse auswählen

hen den Prozessen identifizie-n die Prozessergebnisse Vor-nachfolgenden Prozesses sind

verantwortliche klären Nicht notwendig, da bereits bekannt.

xx xx x

x

x

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Erstgespräch mit Bereichs- und Prozessverantwortlichen

Trifft zu Durchgeführt Nicht durchgeführt, weil ...Trifft

nicht zu


Nach Schwachstellen fragen, z.B. Was stört? Wo gibt es Probleme? Warum gibt es Probleme? Was könnte besser laufen?

Benötigte Dokumente anfordern, z.B. Prozesskennzahlenberichte, Prozessausführungsdokumente, Prozessbegleitdokumente, Standortlayout


Schwachstellen dokumentieren

Organisatorische Schnittstellen zwischen den Prozessen identifizieren, z.B. Prozessübergänge bei denen die Prozessergebnisse Voraussetzung für die Durchführung des nachfolgenden Prozesses sind


Angeforderte Dokumente auswerten

Offene Fragen an Prozessmitarbeiter dokumentieren

Offene Fragen an Prozessmitarbeiter stellen

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Festlegung der Ziele der Prozessverbesserung

Planung eines Workshops zur groben Ermittlung von Schwachstellen

Trifft zu Durchgeführt Nicht durchgeführt, weil ...FortsetzungTrifft

nicht zu

Geschäftspartneranforderungen an Prozesse ermitteln, z.B. von Lieferanten an die Durchführung von Wareneingangsprozessen

Ziele der Prozessverbesserung mit Unternehmens- / Geschäfts-bereichsstrategie abstimmen; Ziele aus der Strategie ableiten

Ziele der Prozessverbesserung festlegen, z.B. Qualitätsziele, Kostenziele, organisatorische Ziele

Zeitrahmen für Workshop festlegen

Zu besprechende Prozesse festlegen

Teilnehmeranzahl und Teilnehmer festlegen

Wichtige, zu stellende Fragen, festlegen

Teilnehmer zum Workshop einladen

Bereichs- und Prozessverantwortliche nach ihren Anforderungen an den Prozess fragen

Kundenanforderungen an Produkte und Dienstleistungen ermitteln und die daraus folgenden Anforderungen an Prozesse ableiten

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Planung einer Prozessanalyse


nicht zu

Rechtliche Einschränkungen prüfen, z.B. Bundesdatenschutzgesetz, Betriebsverfassungsgesetz, Arbeitsverträge

Fortsetzung

Zeitrahmen für Prozessanalyse festlegen

Reihenfolge der zu analysierenden Prozesse festlegen

Termin für Prozessanalyse abstimmen

Prozessverantwortliche klären

Wichtige, zu stellende Fragen, festlegen

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PROZESSANALYSE DURCHFÜHREN

Workshop zur Prozessanalyse

Vor-Ort-Prozessanalyse


nicht zu

Nach Schwachstellen fragen, z.B. Was stört? Wo gibt es Probleme? Warum gibt es Probleme? Was könnte besser laufen?

Ist-Prozesse dokumentieren, z.B. grobe Übersicht über zu betrachtende Prozesse (Prozesslandkarte) oder detaillierte Prozessmodellierung

Notwendigkeit von Verbesserungen den beteiligten Mitarbeitern erklären

Prozessausführung ausschließlich beobachten

Ermittelte Schwachstellen dokumentieren

Prozessausführung beobachten und Fragen stellen

Offene Fragen an Prozessmitarbeiter dokumentieren

Unterschiedlichen Mitarbeitern gleiche Fragen stellen

Möglichkeit des Vorschlagens von Verbesserungen durch Mitarbeiter einrichten. Dies sorgt für Einbindung der direkt betroffenen Mitarbeiter und kann den Veränderungsprozess erleichtern. Eventuell Anreiz- / Belohnungssystem für gute oder umgesetzte Vorschläge einrichten.

Prozesse einschätzen, z.B. hinsichtlich Strukturiertheit (klare Abläufe / chaotisch), Komplexität (umständliche Abläufe / so einfach wie möglich und komplex wie nötig), Zeiten (angemessene Zeiten für Aktivitäten / unnötiger Zeitverbrauch)

Prozessausführung durch unterschiedliche Mitarbeiter beobachten

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Vor-Ort-Prozessanalyse


nicht zu

Möglichkeit des Vorschlagens von Verbesserungen durch Mitarbeiter einrichten

Fortsetzung

Fortsetzung

Verschwendung erkennen, z.B. Überproduktion, Wartezeit, überflüssiger Transport, überhöhter Bestand, unnötige Bewegungen, Herstellung fehlerhafter Teile und Reparatur

Zeiten der Prozesse und Aktivitäten aufnehmen

Mitarbeiter nach bekannten Schwachstellen fragen

Mitarbeiter nach Verbesserungsideen fragen

Ablauf von Prozessen verstehen und nachvollziehen

„Selbstverständliche“ Prozesse kritisch hinterfragen

Arbeitsumgebung einschätzen, z.B. hinsichtlich Arbeitsplätzen (aufgeräumt / chaotisch), Atmosphäre (ruhig / hektisch), Auslastung (geringe Auslastung / hohe Auslastung), Stimmung unter den Mitarbeitern (gereizt / entspannt)

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Auswertung der Vor-Ort-Prozessanalyse


nicht zu

Grob den Nutzen, den Aufwand und die Realisierbarkeit der genannten und festgestellten Verbesserungen einschätzen

Offene Fragen an Bereichsleiter / Prozessverantwortliche / Prozessmitarbeiter dokumentieren

Offene Fragen an Bereichsleiter / Prozessverantwortliche / Prozessmitarbeiter stellen

Nach Ursachen von Schwachstellen fragen, z.B. 5 mal Warum (5W-Methode) bis die tatsächliche Ursache erkannt wird

Scheinbar unlogische Prozesse und Widersprüche mit Prozessverant-wortlichen und -mitarbeitern klären, verstehen und kritisch hinterfragen

Fortsetzung

Festgestellte Schwachstellen dokumentieren

Festgestellte Schwachstellen thematisch zusammenfassen

Ursachen der Schwachstellenthemen ermitteln

Genannte und festgestellte Verbesserungen dokumentieren

Wichtigkeit der Verbesserungen nach Nutzen ordnen

An Unternehmensvergleich teilnehmen oder eigene Prozesse mit branchenüblichen Prozessen und Kennzahlen vergleichen (Bench-marking), z.B. unternehmensintern, mit anderen Unternehmen, mit Branche, mit Referenzprozessen

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Auswertung der Vor-Ort-Prozessanalyse


nicht zu

Erneute Vor-Ort-Prozessanalyse von bestimmten Prozessteilen zur vertieften Schwachstellen- und Ursachenanalyse

Erneute Vor-Ort-Prozessanalyse von weiteren Prozessen zur umfassenden Schwachstellen- und Ursachenanalyse

Fortsetzung

Fortsetzung

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PROZESSVERBESSERUNGEN PLANEN

Planung Workshop zur Prozessverbesserung

Workshop zur Prozessverbesserung durchführen


nicht zu

Mögliche Verbesserungsmaßnahmen zusammenfassen, die mehrere Schwachstellen beheben oder reduzieren würden

Zeitrahmen für Workshop festlegen

Schwachstellen den Teilnehmer beschreiben

Zu besprechende Prozesse festlegen

Mögliche Verbesserungen sammeln

Zu besprechende Themen festlegen

Mögliche Verbesserungen diskutieren

Mögliche Verbesserungsmaßnahmen diskutieren

Teilnehmeranzahl und Teilnehmer festlegen

Mögliche Verbesserungsmaßnahmen sammeln

Teilnehmer einladen

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Bewertung möglicher Verbesserungsmaßnahmen


nicht zu

Zeitlicher Umsetzungshorizont der Maßnahmen einschätzen, z.B. sofort, in den nächsten zwei Monaten, innerhalb eines Jahres, mehr als ein Jahr

Zusätzlich benötige Informationen über Verbesserungen und Ver-besserungsmaßnahmen einholen, z.B. eigene Mitarbeiter, Internet, Informationsveranstaltungen, Messen, Fachzeitschriften, Fachliteratur, Anbieter von Produkten und Dienstleistungen

Verbesserungsmaßnahmen grob bewerten und nach Rang ordnen, z.B. über Punktevergabe mit einer Nutzwertanalyse nach Nutzen, Kosten, Machbarkeit, Übereinstimmung mit Unternehmensstrategie und Akzeptanz

Wirtschaftlichkeitsanalyse für lang-, mittel- und kurzfristigen Zeithorizont durchführen, z.B. Prozesskostenrechnung, Differenzkostenrechnung, statische oder dynamische Investitionsrechnung, Nutzwertanalyse

Auswirkungen von möglichen Verbesserungen durch Planspiel mit Prozessmitarbeitern ausprobieren und verstehen, z.B. spielerische Durchführung und Analyse von variierenden Losgrößen in der Produktion und im Transport zwischen Arbeitsplätzen

Auswirkungen von möglichen Verbesserungen durch Simulation analysie-ren und verstehen, z.B. Nachbilden und Ausführen möglicher Prozesse in Prozesssimulationssoftware und Analyse der Warte- und Liegezeiten

Maßnahmen berücksichtigen, die nicht den größten Verbesserungsschub bringen, aber wichtig für die Mitarbeiter sind und zeigen, dass viele kleine Verbesserungen in der Gesamtheit große Verbesserungen bringen

Verschlechterungen beschreiben, die durch die Maßnahme zu erwarten sind

Verbesserungen beschreiben, die durch die Maßnahme zu erwarten sind

Fortsetzung

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Auswahl umzusetzender Verbesserungsmaßnahmen

Planung der Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen


nicht zu

Vorteilhaftigkeit und Notwendigkeit der Hilfe durch externe Berater und produktbezogene Dienstleister in der Planung und Umsetzung prüfen

Zeitplan für die Umsetzung der Maßnahmen erstellen und mit Umsetzungsverantwortlichen und -mitarbeitern abstimmen

Anzahl der möglichen Verbesserungsmaßnahmen durch Ausschluss, z.B. nach Punkteverfahren mit einer Nutzwertanalyse und / oder Investitions-rechnung oder nach Wichtigkeit für die Mitarbeiter

Eigenschaften der Verbesserungsmaßnahmen bei der Zeitplanung berück-sichtigen, z.B. Abhängigkeiten von Ergebnissen, notwendiger Kompetenz-aufbau vor Umsetzung, Ressourcenbedarf und -kapazität

Bei umfangreichen Verbesserungsmaßnahmen einen Mitarbeiter für Quer-schnittsaufgaben und Schnittstellenaufgaben festlegen, die sonst in keinen Verantwortungsbereich fallen

Bei umfangreichen Verbesserungsmaßnahmen versuchen wenige große Maßnahmen in viele kleine Maßnahmen zu teilen, um das Projektrisiko zu verringern und erste Verbesserungserfolge schnell herbeizuführen

Verantwortliche für die Umsetzung auswählen

An der Umsetzung beteiligte Mitarbeiter auswählen

Auswahl der umzusetzenden Verbesserungsmaßnahme(n)

Fortsetzung

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Planung der Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen


nicht zu

Insbesondere bei IT- und Geschäftsprozessverbesserungsmaßnahmen Funktionsfähigkeit ausreichend testen und Probleme vor Umsetzung lösen

Regelmäßige Aktualisierung des Projektplans

Personalressourcen für die Umsetzungsphase planen

Finanzressourcen für die Umsetzungsphase planen

Umsetzungsbeteiligte über Maßnahme und Zeitplan informieren

Fortsetzung

Fortsetzung

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PROZESSVERBESSERUNGEN UMSETZEN

Vorbereitung der Umsetzung


nicht zu

Änderungen an Zeitplan und Inhalt mit Umsetzungsverantwortlichen abstimmen

Aufgaben mit Umsetzungsverantwortlichen und -beteiligten abstimmen und zuordnen

Weitere Bedingungen an den Zeitpunkt der Umsetzung berücksichtigen, z.B. Geschäftsjahr bei Einführung einer IT-Unternehmenslösung

Mitarbeiter durch Training auf die Veränderungen vorbereiten

Standardarbeitsanweisungen erstellen und bereitstellen

Wirksamkeit der Trainings prüfen und über weiteres Training entscheiden

Zeitpunkt der Umsetzung nach Trainingszustand der Mitarbeiter festlegen


Für die Umsetzung notwenige Beschaffungen tätigen

Lieferungen auf Mängel prüfen, z.B. Menge, Funktionsfähigkeit

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Umsetzung der Verbesserungsmaßnahmen


nicht zu

Pilotprojekte durchführen, z.B. um Projekterfahrung zu sammeln, Umsetzungsrisiken zu reduzieren

Permanente Vor-Ort-Hilfestellung der Umsetzungsverantwortlichen während der Umsetzung und in der nachfolgenden Eingewöhnungs-phase sicherstellen

Zur Motivationsförderung Verbesserungserfolg der einzelnen Mitarbeiter und der Gruppe sichtbar machen und anerkennen

Zeitlich kritische Aktivitäten und Ergebnisse durch Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen prüfen und Verzögerungen beheben

Zeitplan in angemessenen Zeitabständen überprüfen

Finanzplan in angemessenen Zeitabständen überprüfen


Umsetzungsfortschritt der Verbesserungsmaßnahmen überprüfen

Fortsetz.

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Erhaltung der Verbesserungen und kontinuierliche Verbesserung


nicht zu

Durch weitere Maßnahmen in der Umsetzung und im Training Verbesserungen halten und Prozesse kontinuierlich verbessern

Weiterhin Verschwendung erkennen und vermeiden, z.B. Überproduktion, Wartezeit, überflüssiger Transport, überhöhter Bestand, unnötige Bewegungen, Herstellung fehlerhafter Teile und Reparatur

Maßnahmen zur Vermeidung von Abweichungen von den Umsetzungsergebnissen durchführen

Regelmäßige formelle oder informelle Treffen zum Erfahrungsaustausch, zur Feststellung von Schwachstellen sowie zu ihrer Lösung durchführen

Einhaltung der verbesserten Prozesse kontinuierlich überprüfen

Fortsetz.

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Hier ist Platz für Ihre individuellen Aufgaben:

Trifft zu Durchgeführt Nicht durchgeführt, weil ...Trifft nicht zu

Führt die Umsetzung der Checklistenaufgaben zur gewünschten Prozessverbesserung?

Die Checkliste ersetzt nicht die notwendige Fachkompetenz in Prozessen und Sozialkompetenz im Umgang mit Kolleginnen und Kollegen. Das Fachwissen, um Prozessverbesserungen zu erreichen, muss im Unternehmen vorhanden sein oder sollte von außen eingeholt werden. Die notwendige Sozialkompe-tenz bestimmt entscheidend den Erfolg und die Nachhaltigkeit von Prozessver-besserungen.

Die gewissenhafte Bearbeitung dieser Checklistenaufgaben ist damit ein wesentlicher Bestandteil zur Erreichung der gewünschten Prozessverbes-serung und somit zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit eines Unterneh-mens.

Diese Checkliste zeigt die wichtigsten Aufgaben, die bei der Planung und Durch-führung einer Prozessanalyse sowie bei der Planung und Durchführung von Prozessverbesserungen berücksichtigt werden sollten. Die Kontrollboxen und Notizfelder ermöglichen eine einfache aber wirkungsvolle und übersichtli-che Projektplanung und -kontrolle.

Damit erleichtert diese Checkliste Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen in Unternehmen

• Prozessverbesserungspotenziale zu erkennen,

• die Planung und Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen nachzuvollziehen und

• vor allem das erreichte Verbesserungsniveau langfristig aufrecht zu erhalten.

Die Checkliste deckt die wichtigsten Aufgaben für viele Prozessverbesserungen ab. Mitarbeiter sollten diese Checkliste als Arbeitsgrundlage nutzen und um un-ternehmens- und projektspezifische Aufgaben ergänzen.

18www.ebusiness-lotse.sh


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Wie geht es weiter?

Sind Sie gerne thematisch breit aufgestellt mit Hilfe von Büchern? Dann finden Sie hier weiterführende Informationen zur Prozessverbesserung.

Reinmuth, Sandra (2009): Die 120 besten Checklisten zum Prozessmanage-ment. - Prozessanalyse und -steuerung - Kommunikation und Projektmarketing - Prozesscontrolling und Balanced Scorecard. 1. Auflage. München: mi-Wirt-schaftsbuch.

Bevorzugen Sie komprimierte Informationen um aktuelle Themen für Ihr Unter-nehmen wirksam zu machen? Dann finden Sie hier weiterführende Informati-onsangebote (teilweise noch in Vorbereitung).

ERSTER Leitfaden: Prozessmanagement – Grundlagen und Begriffe

ZWEITER Leitfaden: Strategie – Die langfristige Perspektive auf Prozesse

ZWEITE Checkliste: Prozessverbesserungen – Wie verbessere ich meine Geschäftsprozesse mit externer Unterstützung?

Zweiwocheninformationskurs „Prozesse und Prozessmanagement“ (Onlinekurs mit Präsenz-Kick-off; berufsbegleitend)

Zweiwocheninformationskurs „IT-Unternehmenslösungen in der Supply Chain für kleine und mittlere Unternehmen“ (Onlinekurs mit Präsenz-Kick-off; berufsbegleitend)

Einwocheninformationskurs „Ersatzteillogistik“ (Onlinekurs mit Präsenz-Kickoff; berufsbegleitend)

Einwocheninformationskurs „Fulfilment“ (Onlinekurs mit Präsenz-Kick-off; berufsbegleitend)

Präsenzveranstaltungen: Geschäftsprozessmanagement – Zauberformel für Produktivität?

Aktuelle Informationen unter:www.ebusiness-lotse.sh



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Impressum

Autoren und RedaktionStephan Hofmann, M.A., Wissenschaftlicher Mitarbeiter,Simon Hachenberg, B.Sc., Studentischer Mitarbeiter,„eBusiness-Lotse Schleswig-Holstein“Fachhochschule Flensburg, Fachbereich [email protected]

HerausgebereBusiness-Lotse Schleswig-Holstein, Büro Flensburgc/o Fachhochschule FlensburgKanzleistraße 91 – 9324943 Flensburg

[email protected]

Gestaltungpepesale gmbh

BildnachweisMichael Staudt, grafikfoto.de#55989602 - hand drawing check box © peshkova, fotolia.de

Version08/2014

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