17
FLOW FLOW or or not FLOW not FLOW Ist Ist da eine Frage? da eine Frage? Welches Werkzeug Welches Werkzeug dient der Steigerung dient der Steigerung der der Effizienz von Arbeitsabläufen im Effizienz von Arbeitsabläufen im Office? Office? © 2010 Peter Kuch, p © 2010 Peter Kuch, p-kuch@t [email protected] online.de Eine Vorstellung des Systems Eine Vorstellung des Systems

FLOW or not FLOW

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Session #wbc2010

Citation preview

Page 1: FLOW or not FLOW

FLOW FLOW oror not FLOWnot FLOWFLOW FLOW oror not FLOWnot FLOWIst Ist da eine Frage?da eine Frage?

Welches Werkzeug Welches Werkzeug dient der Steigerung dient der Steigerung der der Effizienz von Arbeitsabläufen im Effizienz von Arbeitsabläufen im Office?Office?

© 2010 Peter Kuch, p© 2010 Peter Kuch, p--kuch@[email protected]

Eine Vorstellung des SystemsEine Vorstellung des Systems

Page 2: FLOW or not FLOW

LetLet itit flowflow -- eine Frage der Effizienzeine Frage der EffizienzEin Grund, weshalb Prozesse in Unternehmen ineffizient Ein Grund, weshalb Prozesse in Unternehmen ineffizient sein können, ist der Medienbruch.sein können, ist der Medienbruch.sein können, ist der Medienbruch.sein können, ist der Medienbruch.Brief, Telefonnotiz u. PapierFax liegen in Papierform vor. Brief, Telefonnotiz u. PapierFax liegen in Papierform vor. eMail u. eMail u. dig.Faxdig.Fax sind bereits digital.sind bereits digital.

Damit die Effizienz gesteigert wird, gilt es, alles in digitale Damit die Effizienz gesteigert wird, gilt es, alles in digitale Information zu wandeln.Information zu wandeln.

Brief werden eingescannt/archiviert und der Text Brief werden eingescannt/archiviert und der Text

© 2010 Peter Kuch, p© 2010 Peter Kuch, p--kuch@[email protected]

Brief werden eingescannt/archiviert und der Text Brief werden eingescannt/archiviert und der Text ausgelesen. Telefonanrufe werden in ausgelesen. Telefonanrufe werden in wwebbasierenden ebbasierenden Formularen erfasst. Der Rest passt.Formularen erfasst. Der Rest passt.

Damit sind die Voraussetzungen für Effizienzsteigerung Damit sind die Voraussetzungen für Effizienzsteigerung durch DMS und digitalen Workflow gegeben.durch DMS und digitalen Workflow gegeben.

Page 3: FLOW or not FLOW

WorkflowWorkflow

PhilosophiePhilosophie

Was will man mit DMS u. WorkFlowWas will man mit DMS u. WorkFlow-- Systemen Systemen

•• Abläufe definieren und steuernAbläufe definieren und steuern•• Transparenz herstellenTransparenz herstellen•• Nachvollziehbarkeit herstellen Nachvollziehbarkeit herstellen •• Regeln durchsetzenRegeln durchsetzen

Was will man mit DMS u. WorkFlowWas will man mit DMS u. WorkFlow-- Systemen Systemen erreichen ? erreichen ?

© 2010 Peter Kuch, p© 2010 Peter Kuch, p--kuch@[email protected]

•• Regeln durchsetzenRegeln durchsetzen•• Abläufe beschleunigenAbläufe beschleunigen

Page 4: FLOW or not FLOW

WorkflowWorkflow

•• JobRouterJobRouter ist ein unabhängiges ist ein unabhängiges WorkFlowsystemWorkFlowsystem

PhilosophiePhilosophie

•• Geeignet für dokumentenGeeignet für dokumentenbezogenebezogene ProzesseProzesse

•• Geeignet für dokumentGeeignet für dokumentloselose ProzesseProzesse•• JobRouterJobRouter ist sehr einfach zu bedienenist sehr einfach zu bedienen•• Neue Prozesse sind mit Neue Prozesse sind mit JobRouterJobRouter schnell realisiertschnell realisiert

© 2010 Peter Kuch, p© 2010 Peter Kuch, p--kuch@[email protected]

Die grundlegende Philosophie vonDie grundlegende Philosophie vonJobRouterJobRouter lässt sich am einfachsten lässt sich am einfachsten in einem Hierarchiein einem Hierarchie--Modell darstellen.Modell darstellen.

Page 5: FLOW or not FLOW

WorkflowWorkflow

PhilosophiePhilosophie

WindowsWindows UNIXUNIX OS 400OS 400

OracleOracle SQLSQL--ServerServer DateiDatei--Sys.Sys. ArchiveArchive

FibuFibu WawiWawiFibuFibu CADCAD OfficeOffice

JobRouterJobRouter

BetriebssystemeBetriebssysteme

DatenhaltungDatenhaltung

ApplikationenApplikationen

GeschäftsprozesseGeschäftsprozesse

© 2010 Peter Kuch, p© 2010 Peter Kuch, p--kuch@[email protected]

ProtokolleProtokolleNetzwerkNetzwerk

Page 6: FLOW or not FLOW

Darstellung von Prozessen Darstellung von Prozessen

In In JobRouterJobRouter werden werden Geschäftsprozesse als Kette von einzelnen Geschäftsprozesse als Kette von einzelnen aufeinander folgenden Schritten realisiert.aufeinander folgenden Schritten realisiert.

Diese Schritte richten sich normalerweise an Rollen. Eine Rolle beschreibt Diese Schritte richten sich normalerweise an Rollen. Eine Rolle beschreibt normalerweise eine Funktion oder eine Stelle im Unternehmen, die durch normalerweise eine Funktion oder eine Stelle im Unternehmen, die durch bestimmte Benutzer wahrgenommen werden kann. bestimmte Benutzer wahrgenommen werden kann.

Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3

© 2010 Peter Kuch, p© 2010 Peter Kuch, p--kuch@[email protected]

Die Aufgaben werden von Schritt zu Schritt weitergeleitet.Die Aufgaben werden von Schritt zu Schritt weitergeleitet.

Page 7: FLOW or not FLOW

Schritt wird einer Rolle zugewiesen

Der Schritt wird einer Rolle zugewiesen.Der Schritt wird einer Rolle zugewiesen. Ein Ein Mitglied dieser Rolle öffnet nun den Mitglied dieser Rolle öffnet nun den Vorgangsschritt und bekommt alle wichtigen Vorgangsschritt und bekommt alle wichtigen Informationen des Vorgangs in einem speziellen Informationen des Vorgangs in einem speziellen

Darstellung von Prozessen Darstellung von Prozessen

Rolle zugewiesen

Schritt wird von einem Mitglied der

Rolle bearbeitet

Schritt wirdgesendet

Informationen des Vorgangs in einem speziellen Informationen des Vorgangs in einem speziellen Benutzerdialog angezeigt.Benutzerdialog angezeigt.

Die Bearbeitung der Daten erfolgt in diesem Die Bearbeitung der Daten erfolgt in diesem DialogDialog , in dem der Benutzer ggf. aufgefordert , in dem der Benutzer ggf. aufgefordert wird bestimmte Aktionen auszuführen.wird bestimmte Aktionen auszuführen.Nach Abschluss der Aufgabe Nach Abschluss der Aufgabe gibt der Benutzer gibt der Benutzer den Schritt durch betätigen des Sendenden Schritt durch betätigen des Senden--Buttons Buttons frei.frei.

JobRouterJobRouter wertet wertet nun die Daten des nun die Daten des Schrittes aus Schrittes aus und entscheidet anhand von im und entscheidet anhand von im

© 2010 Peter Kuch, p© 2010 Peter Kuch, p--kuch@[email protected]

Regeln werden ausgewertet

Neue Schritte werden aktiviert

Datenbankaktionen werden ausgeführt

E-Mails werden versendet

Daten werden exportiert

Schrittes aus Schrittes aus und entscheidet anhand von im und entscheidet anhand von im Prozess hinterlegten Regeln, welche Aktionen Prozess hinterlegten Regeln, welche Aktionen auszuführen sind. Dies kann die Weiterleitung auszuführen sind. Dies kann die Weiterleitung des Vorgangs betreffen, es können aber auch des Vorgangs betreffen, es können aber auch Aktionen wie z.B. der Zugriff auf eine externe Aktionen wie z.B. der Zugriff auf eine externe Datenbank oder das Versenden von EDatenbank oder das Versenden von E--Mails Mails sein.sein.

Page 8: FLOW or not FLOW

SequentiellDie Standard Vorgangsbearbeitung erfolgt

Darstellung von Prozessen Darstellung von Prozessen

Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3

Schritt 1

Schritt 2

Schritt 4

Die Standard Vorgangsbearbeitung erfolgt sequentiell. Dabei wird für jeden Schritt ein Folgeschritt hinterlegt.

ParallelBei der Parallelität werden mehrere Schritte als Schrittgruppe definiert. Diese werden gleichzeitig aktiviert und sind voneinander abhängig . D.h. der oder die folgende Vorgänge werden erst aktiviert, wenn alle Prozess-Schritte der Schrittgruppe bearbeitet wurden.

© 2010 Peter Kuch, p© 2010 Peter Kuch, p--kuch@[email protected]

Schritt 3

Page 9: FLOW or not FLOW

SplitAn einem definierten Punkt im Prozess wird der Vorgang geteilt. Es entstehen mehrere Vorgangslinien, die parallel Bearbeitet

Schritt 2

Darstellung von Prozessen Darstellung von Prozessen

Es entstehen mehrere Vorgangslinien, die parallel Bearbeitet werden können, jedoch nicht voneinander abhängig sind und nicht aufeinander warten.

RegelgesteuertNach Beendigung eines Schrittes wird die Entscheidung zur Aktivierung von Folgeschritten durch die im Prozess definierten Regeln getroffen, indem die Daten des Vorgangs analysiert werden. Diese können einen oder mehrere

Schritt 1

Schritt 3

Schritt 2

© 2010 Peter Kuch, p© 2010 Peter Kuch, p--kuch@[email protected]

analysiert werden. Diese können einen oder mehrere Folgeschritte aktivieren, die anschließend entweder als Parallel-Schritt oder als geteilte Vorgänge (Split) weiterverarbeitet werden können. Die in den Regeln definierten Aktionen werden ausgeführt.

Schritt 1

Schritt 3

Schritt 2

Page 10: FLOW or not FLOW

PositionsebenenJobRouterJobRouter bietet die Möglichkeit die Dialoge zum Anzeigen

dynamische Tabellenansichten

Darstellung von Prozessen Darstellung von Prozessen

der Daten durch dynamische Tabellenansichten zu erweitern. So können z.B. Rechnungs- oder Bestellpositionen dargestellt werden. Die Workflow-Anwender können, je nach Konfiguration, die Daten ansehen, verändern oder ergänzen.

© 2010 Peter Kuch, p© 2010 Peter Kuch, p--kuch@[email protected]

Page 11: FLOW or not FLOW

Funktionen in den Tabellen:Funktionen in den Tabellen:

BerechnungenJobRouter bietet die Möglichkeit Positionsbeträge unter Berücksichtigung von Anzahl, Einzelpreis und Steuerschlüssel automatisch zu berechnen . Zusätzlich können über die einzelnen Spalten der Tabellen Summen gebildet werden.

Parallelität

© 2010 Peter Kuch, p© 2010 Peter Kuch, p--kuch@[email protected]

ParallelitätDie Positionsebenen in JobRouterJobRouter können auch in parallel ablaufenden Prozessschritten verwendet werden. So können Aufgabenbereiche auch auf Positionsebene klar abgegrenzt werden und z.B. die Positionen einer Rechnung von den einzelnen Sachbearbeiter der Kostenstellen gleichzeitig bearbeitet werden.

Page 12: FLOW or not FLOW

ProduktmerkmaleProduktmerkmaleStapelbearbeitungUm die Bedienung von JobRouter für die Anwender zu optimieren gibt es die Möglichkeit der Stapelbearbeitung. D.h. optimieren gibt es die Möglichkeit der Stapelbearbeitung. D.h. Benutzer, die viele Vorgänge eines Prozesses zu bearbeiten haben, können sich diese automatisch nacheinander anzeigen lassen , ohne die Vorgänge einzeln aufrufen zu müssen. Dies erhöht zum Einen den Bedienungskomfort und beschleunigt zum Anderen die Arbeit in JobRouter.

WiedervorlageJobRouter bietet die Möglichkeit Vorgangs-Schritte für eine

© 2010 Peter Kuch, p© 2010 Peter Kuch, p--kuch@[email protected]

JobRouter bietet die Möglichkeit Vorgangs-Schritte für eine bestimmte Zeit zurückzustellen und anschließend zur Wiedervorlage erneut zu aktivieren. Die Benutzer können beim Bearbeiten eines Schrittes den Vorgang zur Wiedervorlage zurückstellen. Zusätzlich kann die Wiedervorlage auch automatisch in den JobRouter Regeln für Schritte aktiviert werden, wenn diese erst zu einer bestimmten Zeit aktiviert werden sollen.

Page 13: FLOW or not FLOW
Page 14: FLOW or not FLOW
Page 15: FLOW or not FLOW

Carl Zeiss 3D AutomationCarl Zeiss 3D Automation

© 2010 Peter Kuch, p© 2010 Peter Kuch, p--kuch@[email protected]

Und viele mehr .. Und viele mehr ..

Page 16: FLOW or not FLOW

WorkflowWorkflow

Wir erinnern uns: Wir erinnern uns:

•• Abläufe definieren und steuernAbläufe definieren und steuern•• Transparenz herstellenTransparenz herstellen•• Nachvollziehbarkeit herstellen Nachvollziehbarkeit herstellen •• Regeln durchsetzenRegeln durchsetzen

Wir erinnern uns: Wir erinnern uns:

© 2010 Peter Kuch, p© 2010 Peter Kuch, p--kuch@[email protected]

•• Abläufe beschleunigenAbläufe beschleunigen

Page 17: FLOW or not FLOW

H. E. Keller GmbHPorschestraße 1071254 Ditzingen

© 2010 Peter Kuch, p© 2010 Peter Kuch, p--kuch@[email protected]

Peter KuchDocuWare Appl.-/SystemConsultantVertriebsbüro: WesthausenTelefon 07363-9200192Telefax 07363-9200194Email: [email protected]