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Herzlich Willkommen

zur

Eureka! -Anwenderschulung!

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Schulungsplan

Aufbau der Website AnmeldungZugriffsrechteFunktionen/ServicefunktionenAntragsbearbeitung (Demonstration)

Berichterstattung (incl. Übungsaufgaben)

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Aufbau der Website ECG

allgemein zugänglicher Informationsteil

passwortge-schütze Umgebung =EUREKA!

www.ecg.de

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Aufbau der Website ECG

Mit Eingabe des selbst angelegten Benutzer-namen und Benutzer-passwort in EUREKA!

Erstanmeldung noch nicht registrierter Träger!

Eingangs-bereich für die Trägernutzer-verwaltung

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Anmeldung

Neuer Träger Bereits erfasster Träger

Träger stellt zum ersten Mal einen ESF-Antrag und ist somit noch nicht bei ECG registriert

Funktion Registrierung bzw. Anmeldeformular aktivieren und die geforderten Angaben ausfüllen

Trägerpasswort für die Nutzerverwaltung geht per Post an den Träger

es bestehen ESF-Projekte aber das Passwort fehlt oder wurde verlegt

Anruf oder Mail an ECG mit Bitte um Zusendung neues Passwort

alle bei ECG registrierten Träger haben bereits ein Passwort erhalten!

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Zugriffsrechte

Zugriffsrechte werden über die passwort-geschützte Nutzer-verwaltung

gesteuert

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Nutzerverwaltung

Die Nutzerverwaltung verwaltet:

Angaben zum Antragsteller/ProjektträgerLogins und Passworte der NutzerLegitimation (Unterschrift) der NutzerRechte der Nutzer

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Nutzerverwaltung

Nutzerrechte

Es können Rechte getrennt vergeben werden für :AntragTRSURSVerwendungsnachweisBericht

Es wird jeweils unterschieden nach folgenden Rechtegruppen:Keine RechteNeu Erstellen und ÄndernLesen

Die Nutzerverwaltung ist mit Trägerlogin (Trägername) und Trägerpasswort geschützt

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Zugriffsrechte

Vorstellung und Übungsaufgabe zur Nutzerverwaltung

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Funktionen

Allgemeine Vorstellung der Funktionen von Eureka

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Funktionen

Die Arbeit mit den ESF-Projekten erfolgt nach dem Einloggen in der geschützten Umgebung immer unter <Begleitsystem Projektebene>unter Angabe des ESF-Projektes

Die Projektbegleitung ist unterteilt nach:

- Antragserstellung

- Berichterstattung

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Funktionen

Mailsystem

Abruf der Mails erfolgt auf jeder Seite im Begleit-system Projektebene durch Anklicken des Schriftzuges

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Funktionen

Die Datenbank Eureka! ist mit einem internen teilautomatisierten Nachrichten- bzw. Mailsystem ausgestattet.

Dieses Mailsystem wird zur Dokumentation der einzelnen Vorgänge in der Datenbank Eureka! genutzt und belegt somit alle Vorgänge und Änderungen.

Abgelegt werden diese Eureka!-Mails in der Projekthistorie, die je nach Zugriffsrecht von allen Beteiligten eingesehen werden kann

Mailsystem

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Funktionen

Anzahl ungelesener und gelesener Nachrichten

Ablage

Aufrufen abgelegter Nachrichten

Hinweis auf Zusatz-information

Mailsystem

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Funktionen

Mailsystem -> Projekthistorie

Das Mailsystem bildet die Grundlage für eine transparente und nachvollziehbare Darstellung des individuellen Projektverlaufes in Form der Projekthistorie:

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Funktionen

Projekthistorie-angezeigt werden pro Projekt chronologisch von unten nach oben: jeweils immer:

-Datum

-Absender

-Empfänger

-Bearbeitungszustand (Status)

-ggf. Mitteilungen

- pdf-Version des letzten Vorgangs

-> gläserne Akte

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Antragsbearbeitung

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Antragsbearbeitung

Der ESF-Antrag wird ausschließlich online gestellt!

Ein ESF-Antrag besteht aus dem eigentlichen Online-Formular mit Angaben zu

Allgemeines, Zielgruppe, Projektauskünfte, Kosten, Finanzierung, Kurzbeschreibung

dem Antrag beizufügende Anlagen Projektbeschreibung, Begründung, Erläuterungen zum zeitl.

Ablauf, Erläuterungen zur Projektverwaltung und –kontrolle, Erläuterung zur Kostenkalkulation, Erläuterungen zum Nachweis der Kofinanzierung

Erklärung des Antragstellers Scoring-Fragebogen (wird von der Bewilligungsbehörde ausgefüllt) Erklärung der Bewilligungsbehörde zum Antrag

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Antragsbearbeitung

Demonstration in Eureka

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Antragsbearbeitung

Ein ESF-Antrag durchläuft bis zur Bewilligung verschiedene Bearbeitungsphasen bei allen Beteiligten

Der jeweilige Bearbeitungszustand wird durch den Status gekennzeichnet, der für jeden Projektbeteiligten sichtbar istVoraussetzung: der Bearbeiter ist eingeloggt

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Antragsbearbeitung

Status 01

Antrag wurde erstellt; hat noch keine

ESF-Nummer

Träger bearbeitet

Status 02

Antrag wurde vom Träger an FV abge-sendet

FV prüft

Status 1

Antrag von FV geprüft

und an ECG weiter-

gereicht

ECG prüft

Mail

Status 2/2b

Antrag ist ESF-

technisch vollständig

FV kann bewilligen/ZWB bei ECG

Status 8

Bewilligung liegt vor

Bewilligung liegt ECG

vor

Mail Mail Mail

T

FV

TH

Mail Mail

Mail Mail

Mail

Mail

Mail

Mail

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Berichterstattung

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Berichterstattung

die Berichterstattung gibt Auskunft über:

Verwendung der bewilligten

Fördermittel

(Einnahmen und Ausgaben)

Verwendungsnach-weis

die Teilnehmer der Maßnahme (Name,

Adresse usw.) und deren erreichte Ziele

(Abschluss, Vermittlung)

TRS

ESF-Bericht

Verwendungsnachweis

Die Anforderungen beruhen auf der Festlegung der EU-Verordnung 438/2001 zur Umsetzung der Prüfbarkeit der tatsächlichen Ausgaben und Einnahmen

Ein ausreichender Prüfpfad ist in diesem Sinne nur vorhanden, wenn folgende Angaben für ein ESF-Projekt erfasst werden:

•Belegnummer

•Beleg-, Buchungs- und Zahlungsdatum

•Zahlungsempfänger und Grund

•Betrag jeder Abrechnungsposition

•Bezeichnung der Belege sowie die Zahlungsweise

wird projektbezogen mit Programmunterstützung

vom Träger jeweils erstellt und kumulativ geführt

Verwendungsnachweis

Die Anforderungen beruhen auf der Festlegung der EU-Verordnung 438/2001 zur Umsetzung der Prüfbarkeit der tatsächlichen Ausgaben und Einnahmen

Ein ausreichender Prüfpfad ist in diesem Sinne nur vorhanden, wenn folgende Angaben für ein ESF-Projekt erfasst werden:

•Belegnummer

•Beleg-, Buchungs- und Zahlungsdatum

•Zahlungsempfänger und Grund

•Betrag jeder Abrechnungsposition

•Bezeichnung der Belege sowie die Zahlungsweise

wird projektbezogen mit Programmunterstützung

vom Träger jeweils erstellt und kumulativ geführt

Teilnehmerregistratursystem (TRS)

die im TRS umgesetzten Anforderungen an die Erfassung der Teilnehmerdaten beruhen auf der bundesweiten Festlegung des Bundesarbeits-ministeriums

schriftlich fixiert in den Programmplanungsdoku-menten EPPD der Bundesländer, die die Genehmigungsgrundlage der EU-Kommission für die Förderung darstellt

Erfassung der Teilnehmerangaben und der

Teilnehmerstunden erfolgt kumulativ

TRS ist nicht für Beratungsprojekte zu führen

Teilnehmerregistratursystem (TRS)

die im TRS umgesetzten Anforderungen an die Erfassung der Teilnehmerdaten beruhen auf der bundesweiten Festlegung des Bundesarbeits-ministeriums

schriftlich fixiert in den Programmplanungsdoku-menten EPPD der Bundesländer, die die Genehmigungsgrundlage der EU-Kommission für die Förderung darstellt

Erfassung der Teilnehmerangaben und der

Teilnehmerstunden erfolgt kumulativ

TRS ist nicht für Beratungsprojekte zu führen

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Berichterstattung

Kumulative Teilnehmer-stammdaten

Bericht 01.01.06-31.03.06

Bericht 01.04.06-30.06.06

Bericht 01.07.06-30.09.06

Bericht 01.07.07-30.09.07

Bericht 01.04.07-30.06.07

Bericht 01.01.07-31.03.07

Endbericht

01.01.2006-

31.12.2007

Jahres-bericht

2007

Jahres-bericht

2006

Einnahmen Ausgaben

Kumulativer Verwendungs-nachweis

(Einnahmen und Ausgaben)

Bericht 01.10.06-31.12.06

Bericht 01.10.07-31.12.07

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Berichterstattung

Mit Bewilligung des Projektes werden alle notwendigen Berichte bereits zur Verfügung gestellt

Die Berichte können nur in ihrer zeitlichen Abfolge bearbeitet werden

Keine parallele Bearbeitung mehrerer Berichte möglich

Jahresberichte fassen automatisch Zwischenberichte eines Jahres zusammen

Endbericht fasst alle Zwischenberichte automatisch zusammen

Die Bearbeitungsphasen werden durch Status gekenn-zeichnet

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Berichterstattung

Status 00

Bericht wurde noch nicht

erstellt

Träger bearbeitet

Status 01

Bericht wurde vom

Träger erstellt

Träger bearbeitet

Status 02

Bericht an FV zur

Prüfung abgesendet

FV prüft

Status 1

Bericht an ECG

weiter-geleitet

ECG prüft

Status 2

Bericht ohne

Beleg-prüfung

vollständigMail Mail Mail

T

FV

TH

Mail Mail

Mail Mail

Mail

Mail

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Unter <Begleitsystem Projektebene> findet sich die projektbezogene

Berichterstattung

Berichterstattung

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Berichterstattung

Allgemeine Vorstellung und Übungen zu zur Berichterstattung

– TRS– Verwendungsnachweis– ESF-Bericht (Zwischen-, Jahres- und

Endbericht)

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Belegeingabe

Ausgabe-belege

Berichts-zeitraum z.B.

1.04.05 - 30.06.05Einnahme belege

TRS

Stichtagsbericht

Einnahme

Ausgabe

Lisa Müller

Willi Wipfel

Unternehmen X

TN-Stammblatt und UN-Stammblatt

++

++

Berichterstattung

Zahlungs-datum-

filter

Status 2

Ausgaben- erklärung

Land Berlin

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Finanzierung

Ausgaben

Berichterstattung

Maßnahmekosten Einkommen TN

Gesamtkosten

Kofinanzierung ESF-Mittel

Bundes-

agentur f.

Arbeit

andere

Bundes-

progr.

Zuschüsse

des

Landes

sonstige

Zuschüsse

10.000 € 25.000 €

35.000 €

27.000 € 7.950 €

25.000 € 0 € 2.000 € 0 €

sonstige Einnahmen

Privatmittel

0 € 50 € (Zinsen)

gesamt = 50 €gesamt = 27.050 €gesamt = 35.000 €

= Untersetzung der getätigten Ausgaben nach

Finanzierungsquellen

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Berichterstattung

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Berichterstattung

linke Spalte

=

Soll-Finanzie-rung lt. Bewilli-gung

mittlere Spalte

=

„soll“- Finan-zierung

lt. Abrechn

ung

rechte Spalte

=

tatsächl. Einnahmen

(davon tatsächlich erhalten)

Kassen-bestand

bzw.

Anspruch auf Förder-

mittel

+/-+/-

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Berichterstattung

eine Korrektur der Einnahmen und Ausgaben erfolgt grundsätzlich im aktuellen Zwischenbericht durch Saldobildung (sogn. „Korrekturbuchung“)

Für eine Korrektur der Abrechnung muss prinzipiell immer ein neuer zusätzlicher Datensatz im VWN erzeugt werden. Die „fehlerhafte“ Position verbleibt unverändert im VWN!

ein Korrekturdatensatz muss immer erläutert werden und ggf. den Zusammenhang zur korrigierten Abrechnungsposition im VWN darstellen

Korrekturen

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Bericht - Übung

Demonstration und Übung

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!