Intro MBARIADNE

ARCHIVE INFORMATION & ADMINISTRATION NETWORK

Der Einsatz eines Redaktionssystems im

ARIADNE – Verbund Mecklenburg - Vorpommern

Überarbeiten Bergen Carbäk

Ariadne ÜberblickÜberblick ARIADNE

Das ARIADNE-System ist eine Anwendung zur Verzeichnung von Archivbeständen und deren Recherche in lokalen Netzen wie auch im Internet

Das ARIADNE-System wird am Universitätsarchiv Greifswald entwickelt und das Projekt durch die Deutsche Forschungsgemeinschaft DFG gefördert.

Das Ziel des Projektes ist die Schaffung eines virtuellen Archivverbundes für Mecklenburg-Vorpommern mit einem gemeinsamen Internetportal

Derzeit sind 14 Archive des Landes Mecklenburg-Vorpommern mit ARIADNE ausgestattet. Davon sind 7 Archive mit ca. 160.000 Akteneinheiten online.

Das Portal ist unter der Adresse http://ariadne.uni-greifswald.de im Internet zu finden.

Heirarchischer AufbauARIADNE-Archivverbund mit den Ebenen : regionale Archive,

deren zentraler Bestandsnachweis,

den jeweiligen Einzelbeständen,

mit und ohne Klassifikation

und Akteneinheiten innerhalb eines Bestandes.

Aktengattungen sind Sachakten, Personalakten, Urkunden sowie Karten, Risse und Pläne.

Technischer AufbauTechnischer Aufbau des ARIADNE-Systems

Zentraler ARIADNE-Server am Rechenzentrum der Universität Greifswald,

Regionale Archive mit lokalen Netzwerk und der ARIADNE Administrations- bzw. Verzeichnungssoftware,

ARIADNE-Recherchewerk-zeuge für der Internetbereich.

Internetrecherche Ariadne ServerInternetrecherche über den zentralen ARIADNE-Server Der Server hält die Archivdaten in einer zentralen MySQL-Datenbank.

Der Server stellt ein WEB-Portal zur Verfügung welches via PHP dynamische HTML Seiten erzeugt.

Der externe Nutzer greift auf die Internetadresse des WEB-Portals zu http://ariadne.uni-greifswald.de.

Die vom Server generierten Seiten erlauben es ihm in den freigestellten Archivbeständen zu recherchieren.

Administrativer Teil Ariadne Zusammenspiel regionaler Archive mit dem zentralen ARIADNE-Server

Die Archive verzeichnen ihre Daten mit der ARIADNE-Administrationssoftware und stellen anschließend Bestände frei.

Die Administrationssoftware speichert die Daten konform zu den Datenstrukturen auf dem zentralen Server.

Die Daten werden verschlüsselt über ein Protokoll zum Server übertragen und in der Verbund-datenbank gespeichert.

Lokale Installation- Für die Funktionsfähigkeit des Installationsmodul wird vorausgesetzt, daß der MySQL-Server bereits installiert ist und über mindestens einen Administrator-zugang verfügt. - Zuerst wird eine Datenbank unter MySQL angelegt, welche die Struktur von Ariadne aufnehmen wird. - Danach werden die Standard-Einstellungen von Ariadne in den Konfigurationstabellen gespeichert. Dabei werden auch Informationen über das Archiv abgelegt, welches Ariadne einsetzen möchte. - Nun werden die Benutzergruppen und Benutzer in Ariadne angelegt, die später Zugriff auf die Software haben sollen. Dabei wird stets der Benutzer "Gast" angelegt.

Installation im Archiv - Das Installationsmodul

BenutzermodellDas Benutzermodell von ARIADNE

- Die Mitarbeiter eines Archivs werden unter Ariadne durch Benutzer repräsentiert, die zu Benutzergruppen zusammen gefaßt werden. Dabei kann jeder Benutzer nur einer Benutzergruppe und jede Benutzergruppe nur einem Archiv zugeordnet werden.

- Jeder Benutzer wird nach seinen Rechten in Ariadne klassifiziert:1. Gast: Dieser Benutzer darf nur Informationen einsehen. Diese müssen vorher durch einen Archivar freigestellt worden sein.2. User: Hierbei handelt es sich um Archivare, die Bestände verwalten und verzeichnen sollen. Sie können an den Daten, die von ihnen oder von Benutzern ihrer Gruppe erstellt wurden, jede beliebige Manipulation durchführen.3. Admin: Das ist ein Benutzer, der alle Rechte in dem Archiv hat, dem er zuge- wiesen ist. Dadurch kann er auch sensible Arbeiten durchführen, wie ein Export oder Backup der Datenbank.

Bestandsinfo RechercheBestandsinformation der

Rechercheapplikation

• Basiert auf einer Liste aller erfaßten Bestände

• und deren Detailinformationen. Es ist die Suche in den Bestandsbildnerangaben möglich.

Ein Überblick zu vorhandenen Aktengruppen wie Ordnungsschemata bzw. Bestandsgliederungen werden aufgezeigt.

VolltextrechercheVolltextsuche der Rechercheapplikation

• Die Volltextsuche wird auf der Ebene von Aktentiteln und Enthältvermerken vollzogen.

• Die Suchen wird relational, also mit Platzhaltern und Varianten realisiert (reguläre Ausdrücke).

• Weiterhin ist eine Verknüpfung von Stichworten möglich.

Die Summe der Treffer wird nach Die Summe der Treffer wird nach Aktentypen abgelegt.Aktentypen abgelegt.

Selektive SucheSelektive Suche der Rechercheapplikation

• Die Selektive Suche erfolgt auf der Ebene der Bestands-informationen und Ordungsschemata nach Stichworten.

• Die Suchen wird relational, also mit Platzhaltern und Varianten realisiert (reguläre Ausdrücke).

Die Summe der Treffer wird sortiert Die Summe der Treffer wird sortiert nach Beständen und Aktengruppen nach Beständen und Aktengruppen abgelegt. abgelegt.

Dies gestattet eine komplexe und Dies gestattet eine komplexe und provenienz- orientierte Suche.provenienz- orientierte Suche.

TreffermengenanalyseTreffermengenanalyse der

Rechercheapplikation

Es entstehen unterschiedliche Treffermengen.Es entstehen unterschiedliche Treffermengen.

Treffermenge und Treffergenauigkeit sind abhängig von der Treffermenge und Treffergenauigkeit sind abhängig von der ErschließungstiefeErschließungstiefe..

Volltextsuche

Die Volltextsuche zielt auf den thematischen

Betreff.

Selektive Suche

Die selektive Suche zielt den

Überlieferungszusammenhang.

Bestandverwaltung Verzeichnung

Bestandsverwaltung der VerzeichnungsapplikationDie Bestandsverwaltung dient der Pflege des Bestandsnachweises.

• Die Bestandsverwaltung ermöglicht die Abbildung des Bestandes auf die Tektonik.

• Dabei werden technische Daten der Bestände erfaßt.

• Die Bestandsbildnerinformationen werden gesammelt.

• Der Bearbeitungsstand der Bestände wird dokumentiert.

Bestandsbearbeitung VerzeichnungBestandsbearbeitung der

Verzeichnungsapplikation

• In dieser Applikation werden Bestände in der Datenbank angelegt und sämtliche bestands- und aktentypenbezogenen Masken und Formulare erzeugt.

• Dabei kann je Bestand ein Ordungsschema festgelegt werden.

• Die Akten der Bestände können verzeichnet werden.

• Die Erzeugung eines Findbuches ist möglich.

Transfer ACCESSTransfer auf den Verbundserver - aktuelle Variante- Zuerst muß durch einen Admin ein Export der freigestellten Daten initiiert werden. Die Daten werden auf der Festplatte als Text-Datei gespeichert, die direkt in die MySQL-Konsole geleitet werden kann.

- Diese Datei wird nun via eMail, Datenträger oder FTP-Transfer auf den Verbundserver übertragen.

- Dort werden die Daten in den MySQL-Server importiert und durch ein Import-Modul in die Verbundstruktur eingefügt.

Internet-Recherche aktuellInternet-Recherche - aktuelle Variante

- Die Recherche erfolgt stets archiv- und bestandsübergreifend auf dem Verbundserver. Es werden momentan nur freigestellte Informationen durchsucht.

- Der Benutzer kann am Anfang zwischen vier Recherche-Strategien wählen, die analog zur lokalen Recherche im Archiv realisiert sind. Sie umfassen eine Recherche in der Tektonik, in der Klassifikation und in den einzelnen Akten.

- Wird eine Anfrage abgeschickt, so wird der Verbundserver durch die PHP-Skripte nach relevanten Datensätzen durchsucht. Die Suchergebnisse werden dann durch HTML-Seiten präsentiert, die stets dynamisch durch PHP erzeugt werden.

Internet-Recherche EntwicklungInternet-Recherche – Entwicklungsaufgaben

- Internet-Recherche wird momentan stets im „Gast-Modus“durchgeführt

- Problem: Archive haben jedoch nicht die Möglichkeit, via Internet komplett in den eigenen Beständen zu recherchieren.

- Lösung: Übertragen des lokalen Benutzermodells auf den Verbundserver

- Die Zugriffsrechte auf die Archive werden strikt getrennt

Ariadne als OpenSource-Projekt

• Seit September 2002 erfolgt in einer Zusammenarbeit mit der DFG eine Überarbeitung des gesamten bestehenden Projektes.

• Ziel der Überarbeitung ist es, die ursprünglich rein MS-Access und MS-VBA basierte Anwendungen in eine OpenSource-Software zu überführen.

• Als Zielbetriebssysteme sollen weiterhin die 32-Bit Windowsbetriebssysteme LINUX bedient werden.

• Als Teilkomponenten, welche den OpenSource Anforderungen genügen und für beide Betriebsystemplattformen verfügbar sind, wurden der Internetserver Apache, die SQL-Datenbank MySQL, zur Erzeugung dynamischer HTML Seiten PHP, für Austausch-formate XML und als Entwicklungsumgebung Delphi/Kylix gewählt.

• Die Entwicklung erfolgt weiterhin konsequent in zwei Anwendungsgruppen:

- Anwendungen der zentralen Verbunddatenbank.- Internetredaktion

- und die lokalen archivbezogenen Anwendungsimplementierung.

Ariadne als OpenSource-Projekt

Anwendungen der zentralen Verbunddatenbank

Die Anwendungen der zentralen Verbunddatenbank bedienen 3 Aufgabenbereiche:

1. Die Software zur Archivverbundverwaltung realisiert die Registrierung der Verbundpartner und die Bereitstellung der Softwareinstallation, die Nutzerverwaltung der angeschlossenen Archive (Transferpasswörter) sowie Datenimport, -pflege und –backup.

2. Die zentrale Verbunddatenbank hält die Daten in der MySQL-Datenbank realisiert das Archivportal via Apache-Internetserver und stellt die PHP-Skripte zur Recherche in den freigestellten Archivbeständen.

3. Der zentrale Softwareserver zur Offenlegung der Quelltexte, zur Verwaltung von Anwendungsversionen und Fehlervarianten (Bugtracking) und die Verlinkung zu Internetseiten verwendeter Fremdkomponenten.

Protokoll zur Anwendungsinstallation eines Verbundpartners -Übersicht

Die Anwendungsinstallation eines

Verbundpartners erfolgt in 3 Schritten:

1. Anmeldung und Registrierung eines potentiellen Teilnehmers auf dem Verbundserver

2. Softwareinstallation im Archiv und Bestätigung dieser Installation

3. Erster Datentransfer, Rückgabe der der Schlüsseltabelle und Freigabe des Archivs im Internet

Archivregistrierung und Softwareinstallation - Anmeldung

Archivregistrierung und Softwareinstallation - Installation

Archivregistrierung und Softwareinstallation – Datentransfer

Das XML-Austauschformat - Übersicht

1. Das ARIADNE Austauschformat ist ein XML -Austauschformat mit vollständig eingebetteter DTD und einer HTML 4.0 Standardbehandlung für Sonderzeichen

2. Die Datei ist als XML Kode Version 1.0 deklariert und enthält in einem Kommentar die Kopierrechte. Der festgelegte Dokumenttyp ist AriadneDB.<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" standalone="yes" ?>

<!-- XML-CODE ARIADNE DATABASE TRANSFERFILE VERSION 1

(c) - 2003 Ariadne Workgroup University of

Greifswald, GERMANY -->

<!DOCTYPE AriadneDB [...]>

3. Das Datenformat ist nicht direkt auf Ariadne ausgerichtet und benötigt keine feldspezifischen Tags. Die Tabellendefinitionen wie auch die Archivkennung werden daher in einem Datenbankheader <Header> </Header> übertragen, welcher alle Informationen enthält.

4. Die eigentlichen Informationen werden dann im Tagblock <Datas></Datas> übertragen.

Die DTD des XML-Austauschformats - Übersicht BlöckeDie DTD gliedert sich wie folgt :

1. Dokumentdeklaration2. Sonderzeichen3. Headerdeklaration4. Deklaration der Dateninhalte

Es werden dabei folgende Hauptblöcke definiert:1. den Dokument-"Container" <Database> Dokument ...

</Database> , 2. den Datenbankdefinitions- und Identifikationsteil

<Header> Nutzer-, Archiv-, Datenbank- und Tabelleninformationen ... </Header> und

3. den Dokumentenbereich welcher, die Tabelleninhalte defniert <Datas> <Table> </Table>, <Table> </Table> ... </Datas>

Es werden die Sonderzeichen für den HTML4 Standard eingebettet und binäre

Dateninhalte hexadezimal blockweise kodiert..

Basiselement des Dokumentes <!ELEMENT Database (Header?, Datas?) >

Das XML-Austauschformat – XML-Tags des Headers1. <!ELEMENT Header ( Author?, ArchiveIdent?, ArchiveKey?, ArchiveName?,

Tables?, TableDef+, BackupType?, Timestamp? ) > Archividentifikation und Tabellendefinition

1.1 <!ELEMENT Author (#PCDATA) > Erzeuger der Datei

1.2 <!ELEMENT ArchiveIdent (#PCDATA) > Versendendes Archiv

1.3 <!ELEMENT ArchiveKey (#PCDATA) > Installationsschlüssel des Archivs

1.4 <!ELEMENT ArchiveName (#PCDATA) > Name des Archivs

1.5 <!ELEMENT BackupType (#PCDATA) > Backuptyp (vollständig oder inkrementell)

1.6 <!ELEMENT Timestamp (#PCDATA) > Zeitmarke des Backups1.7 <!ELEMENT TableDef (Name?, Type?, FieldDefs?, KeyDefs?, SQLCode?) >

Tabellendefinitionsblöcke und deren Elemente1.8 <!ELEMENT FieldDefs ( L+ ) > Tabellendefinition nach C-API

1.9 <!ELEMENT KeyDefs ( L+ ) > Indexdefinition nach C-API

1.10 <!ELEMENT SQLCode ( L+ ) > Tabellendefinition als SQL Kode.

1.11 <!ELEMENT Tables ( L+) > Tabellenliste

Allgemein <!ELEMENT L (#PCDATA) > Code für eine Zeile

XML - Beispiel für Headerinformationen

<Header>

<Author>root@UAG</Author> Informationen zur Archividentifikation <ArchiveName>Universit&auml;tsarchiv Greifswald</ArchiveName> <ArchiveIdent>1</ArchiveIdent> <ArciveKey>012345678901234567890123456789</ArciveKey> <Timestamp>05/03/2003-12:33</Timestamp> <BackupType>FULL</BackupType>

<Tables> Liste aller Tabellen<L>archive</L> ... weitere Tabelleneinträge

</Tables>

<TableDef> Erste Tabelledefinition<Name>archive</Name><Type>ISAM</Type>

<FieldDefs> ... Felddefinitionen </FieldDefs>

<KeyDefs> ... Indexdefinitionen </KeyDefs>

<SQLCode> ... SQL Feldefinitionszeilen, ... SQL Indexdefintionen </SQLCode> </TableDef> ...weiter Tebellendefinitionen</Header>

Das XML-Austauschformat – DTD für Dateninhalte2. <!ELEMENT Datas ( Table+ ) > Markierung Datenblock zur Abgrenzung vom Header2.1 <!ELEMENT Table ( Name?, Records?, Row+ ) > Öffne neue Tabelle2.1.1 <!ELEMENT Name (#PCDATA) > Tabellenname2.1.2 <!ELEMENT Records (#PCDATA) > Anzahl der Records2.1.3 <!ELEMENT Row ( L+ ) > Neue SpalteAllgemein <!ELEMENT L (#PCDATA) > Zeile - Feldnummer, Feldinhalt

<Datas> ... ein Beispiel <Table>

<Name>archive</Name> Tabellenname <Records>8</Records> <Row> <L>0, 1</L> <L>1, "Universit&auml;tsarchiv Greifswald"</L> <L>2, "Greifswald"</L> <L>4, 0</L> <L>5, "03834-861155"</L> <L>6, "Dr. Alvermann"</L> </Row> ... weitere Zeilen </Table> ... weitere Tabellen

</Datas>

Überblick über online-RechercheUnterschiede der aktuellen Archivinformationssysteme

Ablageform der Datenbasis:

- Recherche auf statischen Seiten• Vertreter: TUSTEP/ARTUS, Midosa (ohne MySQL, PHP), DACHS-A (?)• kurze Ladezeiten aufgrund schlanker HTML-Seiten• ReExport notwendig, wenn die Datenbasis bearbeitet wurde

- Recherche auf Datenbanken (dynamisch)• Vertreter: ARIADNE, Augias, FAUST, HADIS, MidosaOnline

Funktionalität/Leistungsspektrum:• die Lösungen unterscheiden sich bzgl. ihrer Suchbreite (archiv- /bestandsübergreifend), ihrer Suchtiefe (Tektonik, Klassifikation, Akte) und ihrer Recherchealgorithmen (Volltext- suche, selektive Suche)

AusblickAusblick Die steigende Zahl regionaler Archivportale in Deutschland, deutet auf eine Entwicklung der Archive hin zum Informationsdienstleister an. Das bedeutet eine erhebliche Ausweitung des Nutzerkreises für archivische Findhilfsmittel.

Dabei erscheint es sinnvoll, daß sich die Anbieter von elektronischen, datenbank-gestützten Findhilfsmitteln auf ein Protokoll einigen, welches es gestattet Daten, unterschiedlicher Herkunft für die Online-Recherche nachvollziehbar bereitzustellen.

Lösungsansätze und Modelle für diesen Weg, wie etwa der die „Encoded Archival Description (EAD)“ der Online-Archive Kaliforniens oder das „Open Archive Initiative – Protocol for Metadate Harvesting (OAI-PMH)“ existieren bereits.

Bei der im deutschen Archivwesen praktizierten normierten Verzeichnung, die sich zwangsläufig in den online-fähigen Repertorien abbildet, wäre ein Gesamtportal, welches übergreifende Abfragen in allen angeschlossenen Einzelarchiven und Verbünden zuließe, über ein solches Protokoll realisierbar, ohne daß die Beteiligten auf eigenständige Entwicklungen verzichten müßten.

OAI