04/26/231

Projektplanung & Projektleitung

... und was in der Software-Entwicklung

zu beachten ist!

Man verliert die meiste Zeit damit,dass man Zeit gewinnen will.

John Steinbeck

04/26/232

Vorstellung DANNER & MEIER Software – Petra Meier

Firmengründung 1994 Projektmanagement-Praxis seit 1986 Kunden verschiedener Branchen wie:

Banken Versicherungen Fertigungsindustrie Baugewerbe

Koordination von Software-Projekten Spezifikation von individuellen SW-Lösungen wie:

Vertriebsinformationssystem f. Intelligent Environment, London/Friedrichsdorf Dresdner Bank – Investment Fund Trading

Assistenz bei einem vereidigten DV-Gutachter Koordination einer Software-Entwicklung in Indien Einführung von Projektmanagement-Lösungen Organisationsberatung f. einheitliche Projektdokumentation

04/26/233

AGENDA

Projektmanagement ist ... Softwareprojekte

Interne Entwicklung Externe Entwicklung (Festpreis)

Erfahrungswerte aus eigener Tätigkeit

Softwarespezifikation Entwicklungsvorgaben Teammanagement Qualitätssicherung Praxisübergabe Wie kommt es zum Regress?

Planung allein genügt nicht..... Mängelliste der Projektleiter MS-Project

das meist genutzte Programm MS-Project Plus

das effektive AddOn ResSolution

Projektübergreifendes Ressourcemanagement

Unsere Leistungen ...

04/26/234

Projektmanagement ist .....

Umsetzung/Realisierung eines definierten Ziels Spezifikation dieser Zielsetzung und Abstimmung

• ... Machbarkeit – Budget – Ressourcen – Termin Planung der wesentlichen Projektphasen und Abstimmung

• .... Kostenkalkulation u. Grobterminierung Planung der Tasks mit den benötigten Ressourcen

• .... Mensch – Maschine – Material Steuerung und Kontrolle des Projektes!

• .... Aktivitätenplanung, -Fortführung, -Kontrolle/Ist Kommunikation Management Erkennen von Schwachstellen – Maßnahmen ergreifen! Mitarbeiterführung und Mitarbeitermotivation Verhandlung mit Subunternehmen – Steuerung

Start

Planung

Durchführung

Auswertung

04/26/235

Zieldefinition – die erste Tätigkeit

Spezifisch

Meßbar

Anspruchsvoll

Realistisch

Terminlich strukturiert

Quelle: TimeSystem International

Formulierung der Ziele präzise und unmissverständlich.

Achten auf qualitative und quantitative Messbarkeit.

Ziele nicht zu niedrig ansetzen – Herausforderung spornt an.

Ziele müssen umsetzbar sein.

Anfangs- u. Enddaten -Meilensteine.Beispiel MindMap

04/26/236

Gedanken zum Projekt - MindMap

04/26/237

SoftwareprojekteVon 100 Anwendungen werden ....

Quelle: Studie der GEI Aachen aus 1998

47 ausgeliefert, aber nicht eingesetzt

29 nicht geliefert

19 komplettes Redesign

3 nach Änderung produktiv2 unverändert produktiv

04/26/238

Softwareprojekte – interne Entwicklung

Individuelle Lösungen für die Fachabteilung DV ist Auftragnehmer d. Fachabteilung Budget orientiert sich nach Bereitstellung durch Management Termin richtet sich nach Geschäftsbedarf Projektleitung intern besetzt Projektplanung – sekundär, da intern Spezifikation – dürftig bis „nur auf Zuruf“ – keine Zeit! Entwicklungsvorgabe selten da:

„Wir sind alle perfekt!“ Teamverständnis – kollegial Kommunikation – was unbedingt notwendig ist! Dokumentation – nur für die Revision! Qualitätssicherung – meist beim Anwender! Projektauswertung – nein

04/26/239

Softwareprojekte – externe Entwicklung Lösungen für die Fachabteilung oder komplette Neukonzeption Verhältnis ext. Auftragnehmer ./. Auftraggeber Budget teils Angebots- Festpreis + interne Aufwendungen Termin richtet sich nach Geschäftsbedarf + Kalkulation AN Projektleitung intern und extern Projektplanung / Kontrolle - MUSS-Kriterium Spezifikation – durch intern + AN - MUSS-Kriterium Entwicklungsvorgabe - MUSS-Kriterium Teamverständnis intern/extern - MUSS-Kriterium Kommunikation u. Protokollierung - MUSS-Kriterium Qualitätssicherung - MUSS-Kriterium Projektauswertung / Abschlußbericht

04/26/2310

Erfahrungswerte aus eigenerTätigkeit1. Entwicklung wurde vor Abschluß der

fachlichen u. technischen Spezifikation begonnen

2. Abstimmung mit der Fachabteilung erfolgte spärlich, Prototyp unvollständig

3. Spezifikation war missverständlich formuliert, Logik unterschiedlich interpretierbar

4. Spontane Entscheidungen vom Management ohne Abstimmung

5. Projektdokumentation (Fachabteilung/Projektteam) dürftig bis nicht vorhanden

6. Fehlende Entwicklungsvorgaben – keine einheitliche Vorgehensweise

7. Projektplanung blieb auf Planung – keine Aktualisierung

Modifikation der SW-Basis – Redesign - Stop

fehlende Akzeptanz beim Anwender – Zusatzaufwand!

Fehler in der Software – Zeitverlust

Akzeptanzproblem in der Entwicklung – Zeitverlust

Diskussion über Umfang – Zusatzaufwand!

erhöhter Aufwand bei Fehlerkorrektur – Zeitverlust

Soll/Ist nicht nachvollziehbar – keine Beweislage – Argumentationsverlust!

04/26/2311

Erfahrungswerte aus eigenerTätigkeit Projekt Indien – Spezifikation war zunächst

auf Entwicklung vor Ort u. intern ausgelegt

Indien verfügte über kein PowerBuilder-KnowHow, kein Sybase KnowHow - Durchschnittsalter 24 Jahre

Stundenlange Klärungsgespräche mit Indien – Verständnisprobleme – keine Möglichkeit der Visualisierung

Standards im Oberflächendesign

Qualitätssicherung vor Ort

Produktion – Übergabe - Support

Übersetzung der Spezifikation – Mehrkosten u. Aufwand

Sourcecode unbrauchbar – vollständiges Redesign – Mehrkosten und Aufwand

enormer Erklärungsbedarf – Zeitverlust durch räumliche Distanz

nicht bekannt – Zeitverlust durch Überarbeitung

Keine Erfahrung mit produktiven Installationen –- enormer Zusatzaufwand!

Testkonzeption neu - erhöhter Aufwand bei Fehlerkorrektur – Zeitverlust

04/26/2312

Softwarespezifikation Fachliche Anforderung / technische Anforderung Arbeitsprozesse darstellen

Einsatz grafischer Workflows Hier kein UML-benutzen – der Anwender versteht es nicht

Businesslogik – Regelwerk entwickeln Grafische Darstellung Technische Darstellung (UML)

Fachliche Berechnungslogik darstellen Beschreibung der Formeln (wo, wann, wie, Ergebnis) Technische Darstellung (UML)

Gemeinsamkeiten bei Modularität feststellen Druckoutput beispielhaft darstellen

Evtl. reduzieren Vereinheitlichung anstreben Neue Technologien nutzen

Schnittstellen ermitteln und darstellen Einsatz grafischer Workflows Technische Darstellung (UML) - Datenfluß

04/26/2313

Workflow – fachlicher Ablauf - grob

Ablauf Schlußnotengeschäft

Zeichnung N r. 2 .1

Datei: 990421_schlussnotengeschaeft_ablauf.vsdPro jekt: D RIFT D resdner Investm ent Fonds T rad ing

Autor: Pe tra M eier

D a tum : 21-04-99

Auftragserte ilungtelefonisch

Auftrags-bearbeitung

PrüfungFondsnam e, W KN

Sam m lung u.Sortierung nach

W KN

Preisveröffentlichungzwischen 14:00 und 15:00 h

SchlußnotenbelegEingang

KundenauftragFAX

Order- u.Ausführungsbeleg 3-

fach

Addition d.Kaufaufträge

pro W KN

W eiterverarbeitungBackoffice

Auftrags-bestätigung

Belegerstellung bis13:00

(interne Regelung)

interneKursinform ations-

StellePreise per Fax

Schlußnotenliste +Preis (nächster

Tag)

KV schließtGeschäft =Schlußnote

Abfrage d.Schlußnote durch

AG

Eingabe M VS -System

Kassenverein

TaggleicheBearbeitung bei

E ingang bis 13:00

Eintrag derPreise

Order- u.Ausführungsbeleg

2-fachaus2.1.1

Tagesgewinn-Erm ittlung

m onatl. E rste llungGewinnerm ittlung

Buchung auf EE -Konto

OPTAS-Team

04/26/2314

Softwarespezifikation Analyse der bestehenden DV-Umgebung

Server – Netzwerk – Arbeitsplatzsysteme - Auslastung DB-Design – Schnittstellen - Prozeduren Softwarestandards für:

Entwicklung Versionsmanagement Konfiguration-Management Qualitätssicherung

RZ-Managementsysteme wie: Backup, Recovery Überwachungssysteme Datensicherung / Datenhistorisierung

Migrationsaufwendungen Übergabeprozeduren Abnahmekriterien Vorlaufzeiten f. Praxisübergabe / Genehmigungen Abnahmebedingungen

04/26/2315

Entwicklungsvorgaben Entwicklerhandbuch

Allgemein Projekt – Projektbezeichnungen

(Lang/Kurz) Stichtermine des Projektes oder

Grobplanung Ziel des Projektes – Erwartungshaltung Wer sind die Projektbeteiligten (Name, Tel-

No, Zuständigkeit) Dokumente – Wer findet wo was ? Unternehmensstandards Lizenzvereinbarungen Wichtigste Zugänge

Entwicklung Software-Architektur Klassenbibliothek und Framwork (wenn

bereits konzipiert) Namenskonventionen Dokumentation im Sourcecode

Dokumentation Technische Dokumentation Grafische Dokumentation

Qualtiätssicherung Technische Tests Fachliche Tests Simulationstest Integrationstest

Regeln für ChangeRequests Regeln für Fehlerbehebung Regeln für Installation u.

Praxisübergabe Eskalationsstufen

Wer hohe Türme bauen will, muss lange beim Fundament verweilen.

Anton Bruckner

04/26/2316

Teammanagement Zusammensetzung des Teams

Welche Fähigkeiten werden benötigt ? Persönliche Interessen am Projekt ?

Planung des Ressourceeinsatzes Kein Diktat – Entscheidung aus dem Team Überschneidungen abstimmen

Kommunikation Wie, womit, wann Vorgehensweisen abstimmen Einigkeit über Offenheit „Man kann nicht alles wissen!“

Team-Meetings AGENDA festlegen und einhalten Zeitrahmen strikt einhalten Follow up vereinbaren und verifizieren

Konfliktlösung Miteinander sprechen – nicht schweigen ! Oftmals nur Missverständnisse – können geklärt werden ! Keiner ist besser!

Zielsetzung

InformationKontrolle Planung

Umsetzung

Das gute Beispiel ist nicht nur eine Möglichkeit, andere Menschen zu beeinflussen. Es ist die einzige.

Albert Schweitzer

04/26/2317

Manager (unter 40) fühlen sich belastet durch:

66%

61%

56%

55%

39%

33%

Unzuverlässige Arbeitsweise

Unproduktive Meetings

Unrealistische Terminplanung

Informationsflut

Computerprobleme

Überstunden

Quelle: Studie des Forsa Instituts. Befragt wurden 500 Führungskräfte aus dem Mittelstand (2-20 Mio.) und Beschäftigte aus Großunternehmen (> 20 Mio.)

04/26/2318

Qualitätssicherung Fachliche Anforderung wird verifiziert durch Fachabteilung Ausdrückliche Bestätigung der Richtigkeit durch Fachabteilung Technische Anforderung des Unternehmens verifiziert Projektplanung abgestimmt mit Fachabteilung, DV u. Management Bereitstellung projektfremder Ressourcen ausdrücklich bestätigt Testkonzeption

Entwicklungstests – CodeReview Testprofil f. fachliche Anforderung Multi-User-Test – Lasttest Performance-Messungen

Qualitätssicherung Dokumente Geschäftsvorfälle Standard Geschäftsvorfälle Ausnahmen Geschäftsabwicklung (Druckoutput / Schnittstellen etc.)

VI-Test (simulierte Produktionsumgebung) Migrationstest Produktionsübergabe mit Rücknahmekonzept (zeitlicher Aufbau)

04/26/2319

Praxisübergabe

Definition des Produktionsstarts Dokumentation für den Produktionsstart First- und Second-Level-Support Fehlerbehandlung Installation von Korrektur-Versionen Festlegung von Eskalationsstufen Abnahmebedingungen Abnahmeprotokolle Übergabeprotokolle

04/26/2320

Wie kommt es zum Regress ?

Software entspricht nicht dem geforderten Umfang Software weist erhebliche Fehler auf Termin wurde deutliche überschritten Fehlerbehebung mehrfach unbefriedigend Produktionseinflüsse durch Software Erhebliche Produktionsstörungen Datenverluste Abnahmeverweigerung Zahlungsverweigerung

Wer leitet einen Regress ein ?Mögliche Schlichtung anstreben !

04/26/2321

Planung allein genügt nicht ..... Ziel festlegen und unmissverständlich formulieren Machbarkeit prüfen Project-Road-Map fertigen Projekt auf Phasenebene mit Manntagen planen Ressourcenbedarf erfragen – ermitteln Projekt-Detailplanung (Tasks) mit Team abstimmen, planen Budget prüfen ggf. berichtigen Fachl./techn. Spezifikation ausarbeiten Abhängigkeiten innerhalb d. Unternehmens feststellen, informieren Termine – Meilensteine fixieren Soll/Ist – Analysen fertigen – Projektdokumentation

Warum Mehraufwand? Warum Terminverzögerung? Maßnahmen

Kommunikation im Team – Information Kommunikation Management

04/26/2322

Mängelliste der ProjektleiterProbleme bei Org.- u. Informatik-Projekten

Quelle: CW 44/97 - Studie

2,97

2,91

2,76

2,61

2,46

2,24

Unklare Anforderungsanalyse

Zeitaufwendige Realisierung

Unklarer Projektauftrag

Fehlende Erfahrung in neuen Vorgehensweisen

Ungünstige Teambesetzung

Fehlendes Projektplanung-KnowHow

Arithmetischer Mittelwert 1 = geringe Probleme 4 = große Probleme

182 Fragebögen wurden ausgewertet – Mehrzahl aus Unternehmen von 200 – 499 Beschäftigten

04/26/2323

MS-Project Projektmanagement-Tool

Erfordert Projektmanagement-Know-How Wird meist nur oberflächlich genutzt Soll/Ist selten im Einsatz Kapazitätsplanung zu aufwendig

Menü-Aufbau nicht praxisbezogen Customizing überfordert „reinen“ Anwender Ressource-Funktionalität ungenügend Planung Einzelprojekt – gut geeignet Planung Multiprojekt – nur kleine Projekte Kontrollfunktionalität – gut Kostenplanung – gut / Kostenkontrolle – fraglich Einarbeitungsaufwand – Schulung mind. 3 Tage Aufwand Projektleiter – wöchentlich ½ - 1 Tag

04/26/2324

ProjectPlus – das effektive AddOn

Basiert auf Grundfunktionalität Anpassung durch fertige Ansichten / Funktionen Effektiver Einsatz, da vereinfacht in der Anwendung Offene Architektur / individuell anpassbar Integration von ToDo-Listen Integration von Pendenzen-Verwaltung Schnittstelle zu ResSolution Schulungsaufwand 1 Tag Aufwand Projektleiter ½ - 1 Tag

Alles sollte so einfach wie möglich gemacht werden, aber nicht einfacher.

Albert Einstein

04/26/2325

ProjectPlus - Anwender

Aargauisches Elektrizitätswerk ABB Asea Brown Boveri ADICOM Informatik, Mannheim ALCATEL Schweiz AG Amt für Informatik, CH-Frauenfeld Ascom Autelca AG Ascom Hasler Mailing Systems ATAG Ernst & Young Consulting Atraxis ag Boehringer Mannheim GmbH Credit Suisse Eternit AG Helvetia-Patria Versicherungen

Hochschule St. Gallen Kärcher AG Metro Grosshandelsgesellschaft Preiswerk & Cie. AG Schweiz. Rentenanstalt Shell Aseol AG Siemens Schweiz AG Sulzer Turbo AG Swisscom Zürich Versicherung Gesellschaft

3000 Installationen

04/26/2326

ResSolution 3.1

Multi-Project-Controlling Ressource- und Kostenplanung Skillmanagement – besondere Fähigkeiten Zeiterfassung Projektübergreifendes Ressource-Management

Abwesenheiten Feste Termine Grundlasten Projekte

Automatische Aufwandsverteilung Manuelle Aufwandsverteilung Zeiterfassung pro Mitarbeiter Auswertung grafisch/Report Schnittstelle zu ProjectPlus od. MS-Project

S ch e u r ing

Man verliert die meiste Zeit damit, dass man Zeit gewinnen will.

John Steinbeck

04/26/2327

ResSolution 3.1Fragen aus der Praxis:

Wie ist die Abteilung ausgelastet? In welchen Gruppen ist die Belastung

kritisch? Können wir das neue Projekt realisieren? Was sind die Auswirkungen einer

Verschiebung von Projekt X? Wo sind personelle Ressourcen zu

verstärken? Haben wir das notwendige Know-How? Wer ist von Gruppe A wann abwesend? Wer hat Seminare gebucht? U.v.m.

S ch e u r i ng

Leiter Entwicklung(50 Personen in 7 Gruppen)

04/26/2328

Was bieten wir ..... Unterstützung zu allen Fragen des Projektmanagements Einführung von MS-Project – ProjectPlus und ResSolution Durchführung der Schulungsmaßnahmen

Theoretische Grundlagen Projektmanagement Organisatorische Maßnahmen Produkte MS-Project – ProjectPlus - ResSolution

Coaching von Projektleitern Unterstützung bei der fachlichen Spezifikation einer Software Erstellung einer Projekt-Road-Map Unterstützung bei der Spezifikation von

Entwicklungsvorgaben

Entwicklung von individuellen Software-Lösungen Einbringen PowerBuilder KnowHow – Framework - PFC