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DIE ARBEITS(-PLATZ-)WELT IM WANDEL 0

© 2018 probapp GmbH

1. Ausgabe

Patrik Halada

probapp GmbH

1. Ausgabe

DIE ARBEITS(-PLATZ-)WELT IM WANDEL –

EIN „NA UND“ HILFT NICHT



INHALTSVERZEICHNIS

Editorial ............................................................................................................................................. 2

Der Arbeitsplatz 4.0 - Die Grundlagen der Flexibilisierung ............................................................... 3

Die Veränderung der Arbeitswelt ................................................................................................................... 3

Organisatorische Voraussetzungen ................................................................................................................ 5

Digitalisierung der Arbeitswelt ....................................................................................................................... 7

Ziele der Digitalisierung .................................................................................................................................. 8

Risiken und Probleme der Digitalisierung ...................................................................................................... 8

Lösungsansätze ....................................................................................................................................... 9

Lösung und Software .........................................................................................................................9

Aufbau der Anwendung .................................................................................................................................. 9

Frontend für mobile Endgeräte .................................................................................................................... 10

Web-basiertes Frontend ................................................................................................................................ 11

Datenmodell und Datenhaltung ..................................................................................................................... 11

„Software as a Service“ ................................................................................................................................... 11

Einbindung anderer Anwendungen ............................................................................................................... 13

Anwendungsbeispiele ...................................................................................................................... 15

Unternehmen und Mitarbeiter ...................................................................................................................... 15

Arbeitsplatz und Besprechungsraum buchen ............................................................................................... 15

Mängelmelder Arbeitsplatz ........................................................................................................................... 16

Informationsplattform zur Organisation ....................................................................................................... 17

Projektorganisationen .................................................................................................................................. 18



EDITORIAL

Abbildung 1

Liebe Leserinnen und Leser,

die Arbeitswelt, genauer gesagt, die Welt rund um den Arbeits-

platz, befindet sich seit einiger Zeit im Wandel. Innovationen

schreiten immer schneller voran und die Entwicklung der Arbeits-

welt bringt eine spannende Zukunft. Die Arbeitswelt 4.0 ist in vielen

Unternehmen bereits Realität. Diese Veränderungen haben wir während

unserer Beratungstätigkeit schon länger beobachten können. Neue Arbeitsmodelle stel-

len Unternehmen vor neue Herausforderungen. Unser Ziel ist es, sowohl den Unterneh-

men als auch den Mitarbeitern den Schritt zur Veränderung zu erleichtern und angeneh-

mer zu machen. Eine effiziente Lösung für alle Bereiche rund um den Arbeitsplatz ist un-

sere Vision.

Mit unserem Whitepaper möchten wir Ihnen einen Einblick gewähren, wie sich die Ar-

beitswelt verändert und welche Lösungen wir dafür anbieten. Die Broschüre hilft Ihnen,

unseren Ansatz und die verschiedenen Anwendungsgebiete unseres Produktes nachzu-

vollziehen. Um einen tieferen Einblick in unsere Arbeit zu bekommen, können Sie uns je-

derzeit auf unserer Website besuchen.

Wir wünschen Ihnen viel Freude bei der Lektüre und freuen uns auf Ihre Rückmeldungen.

Patrik Halada

Wenn Sie Fragen haben kontaktieren Sie uns gerne.

Aktuelle Neuigkeiten über uns können Sie über Facebook, Twitter und Instagram erfah-

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DER ARBEITSPLATZ 4.0 - DIE GRUNDLAGEN DER FLEXIBILISIERUNG

Ist die Welt im Digitalisierungsrausch? Das ist sie schon seit zwei Jahrzehnten. Mittler-

weile wirkt sich die Digitalisierung und Mobilität auch auf den Arbeitsplatz aus. Damit ist

nicht die Arbeitsplatzausstattung gemeint, sondern der physische Arbeitsplatz in einem

Gebäude. Die Notwendigkeit flexibel auf Markt- und Unternehmensgegebenheiten re-

agieren zu müssen, wirkt sich auf die Planung und Besetzung der physischen Arbeits-

plätze aus. Der Bedarf besteht nicht nur auf der Unternehmensseite. Auch die Mitarbeiter

verlangen vom Unternehmen eine höhere Flexibilität. Büros wie sie noch vor fünf Jahren

genutzt wurden, wird es in der Zukunft seltener geben.

DIE VERÄNDERUNG DER ARBEITSWELT

In Zeiten der Globalisierung und der Digitalisierung verändert sich die Arbeitswelt rasant.

Die entstehende Arbeitswelt 4.0 betrifft viele Unternehmen und deren Mitarbeiter.

Auch die Arbeitsanforderungen ändern sich. Die Wirtschaft an sich befindet sich in einem

strukturellen Wandel. Der Arbeitsmarkt wird durchgehend von Innovationen, neuen Pro-

dukten oder neuartigen Prozesse beeinflusst.

Normale, „veraltete“ Arbeitsmodelle werden durch neuere, flexiblere und mobile Ar-

beitsmodelle ersetzt. Viele Unternehmen setzen anstatt auf feste Arbeitszeiten und Bü-

roplätze auf Homeoffice, Tele-Working und flexible Arbeitszeiten. Durch Technologien

wie Smartphones und Tablets kann die Arbeit problemlos von Zuhause, dem Zug oder

anderen Orten außerhalb des Büros geleistet werden. Mitarbeiter müssen nur noch an

bestimmten Terminen oder Zeiten (Kernarbeitszeiten) im Büro anwesend sein. Damit



sparen sie wertvolle Zeit. Inzwischen bietet jeder dritte Arbeitgeber an, im Homeoffice zu

arbeiten. Flexible Arbeitszeiten sind dagegen ohnehin fast überall gegeben.

Somit spielen flexible Arbeitsmodelle bei der Auswahl des Arbeitgebers eine immer

wichtigere Rolle. Anreize wie Firmenwagen sind nicht mehr so entscheidend wie noch vor

zehn Jahren. Die persönliche Flexibilität wird ein wesentlicher Faktor für die Arbeitsplat-

zentscheidung. Je flexibler das angebotene Arbeitsmodell desto größer ist die Attraktivi-

tät als Arbeitgeber.

Ein weiteres Kriterium für die Entscheidung für einen bestimmten Arbeitgeber sind Ar-

beitszeitkonten. Dabei gibt es nicht wie gewohnt Wochenstunden, die erreicht werden

müssen, sondern einen Wochendurchschnitt. Der wird auf ein Jahr hochgerechnet. Bei

Bedarf kann eine Woche weniger gearbeitet werden, solange diese Stunden wieder über

das Jahr gesehen ausgeglichen werden.

Diese Veränderungen haben unter anderem auch die Folge, dass bereitgestellte Arbeits-

plätze in Büros nicht immer vollständig ausgeschöpft werden. Im Zeitalter von stei-

genden Preisen für Immobilien stellt der Büroraum einen immer größer werdenden Kos-

tenfaktor dar. Als Lösung zur Reduzierung dieser Kosten gewinnt das Desk-Sharing (Co-

Working) immer mehr an Bedeutung. Die Nutzung von Büroflächen kann optimiert

und somit Einsparpotentiale gehoben werden. Aus diesem Grund erfreut sich das Desk-

Sharing immer größerer Beliebtheit.

Nachdem in Deutschland zunächst eher mittelständische Unternehmen das Modell Desk-

Sharing umgesetzt haben, setzen inzwischen auch Global Player wie z.B. Samsung auf die-

ses Arbeitsplatzmodell.



Das Modell sieht vor, dass der Mitar-

beiter selbst keinen eigenen Arbeits-

platz mehr hat. Die Mitarbeiter kön-

nen oder müssen sich jeden Tag einen

Platz suchen, der zu den Tagesaufga-

ben passt. Auf einen Arbeitsplatz kom-

men somit mehrere Mitarbeiter, um

diesen Platz effizient zu nutzen.

Dadurch wird sowohl Platz gespart als

auch eine Auslastung der Arbeits-

plätze optimiert.

Bei der, für das Desk-Sharing notwendigen, clean-desk-policy wird der Arbeitsplatz am

Ende des Tages so verlassen, wie er später vorgefunden werden will. Somit kann sowohl

die Effizienz erhöht (saubere Arbeitsplätze erhöhen die Arbeitseffizienz), als auch Kon-

flikte (Uneinigkeiten) wegen eines Platzes verhindert werden.

Bei Arbeitnehmern ist dieses Arbeitsmodell nicht immer beliebt, da sie im Zweifel sehr

früh im Büro sein müssen. Manche empfinden es wie einen Kampf um den freien oder

richtigen Platz. Oft fühlen sich Arbeitnehmer mit den Schwierigkeiten, die das Desk-Sha-

ring mit sich bringen kann, alleine gelassen und nicht in der Umstellung auf flexible Ar-

beitsplätze einbezogen. Durch Änderung organisatorischer Rahmenbedingungen und

Einführung IT-gestützter Lösungen können diese Probleme allerdings verhindert wer-

den. Ein Beispiel dafür ist die Vorausbuchung des gewünschten Arbeitsplatzes durch den

Mitarbeiter.

ORGANISATORISCHE VORAUSSETZUNGEN

Die Umsetzung flexibler Arbeitsmodelle bedarf einiger organisatorischer Veränderun-

gen. Dazu zählen:

• Anpassung von Arbeitsverträgen und Betriebsvereinbarungen

• Anpassung der Organisationsstrukturen

• Aufsetzen von Veränderungs-(Change)Prozessen und deren Begleitung

Bei der Schaffung der organisatorischen Rah-

menbedingungen müssen gesetzliche Vor-

schriften beachtet werden. Darunter fällt

sowohl die gesetzliche Vorschrift zur Arbeits-

zeit als auch Arbeitsschutzbestimmungen.

In Deutschland sind Arbeitszeiten im Rahmen

des Arbeitszeitgesetzes sehr genau definiert.

Aus dem Arbeiten „anytime & anyplace“ soll nicht „always & everywhere“ werden. Daher

besteht die erste Herausforderung darin, die erbrachte Arbeitszeit zu erfassen.



Solange ein Unternehmen noch keine Vertrauensarbeit eingeführt hat, bleiben dem Un-

ternehmen verschiedene Möglichkeiten, die erbrachte Zeit zu dokumentieren.

Am weitesten verbreitet sind die traditi-

onellen Stempelmodelle, welche so-

wohl analog als auch elektronisch exis-

tieren. Ebenfalls kann die Anmeldung am

PC als Verifikation der Anwesenheit ge-

wertet werden. Die Zeiterfassung kann

zusätzlich über eine App auf dem Smart-

phone des Mitarbeiters stattfinden, die

die Daten in das Zeiterfassungssystem

überträgt. Bei der Einführung eines sol-

chen Systems zur Erfassung der Arbeitszeit haben Betriebsräte ein entsprechendes

Mitspracherecht. Denn der Arbeitgeber darf seine Arbeitnehmer nicht überwachen.

Es muss jedoch sichergestellt sein, dass die Arbeitnehmer die vertragliche Leistung er-

bracht haben. Das lässt sich nur durch IT-Lösungen sicherstellen.

Neben dem Schutz der persönlichen Daten der Mitarbeiter ist Datenschutz im Allgemei-

nem ein sehr wichtiges Thema für Unternehmen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die-

sen auch bei der Remote-Arbeit zu gewährleisten. Ein Modell ist, dass Arbeitnehmer nur

manche Tätigkeiten von Zuhause oder außerhalb der Büroräume machen dürfen. Sensible

Tätigkeiten, die für die Zukunft des Unternehmens besonders relevant sind, dürfen somit

nur in den Räumlichkeiten des Unternehmens durchgeführt werden. Daher sind Desk-

Sharing Lösungen notwendig.

Egal, welches Modell das Unternehmen wählt, ist das Ergebnis in einer Betriebsverein-

barung festzuhalten. Die wichtigen Punkte sind:

• Definition des Begriffs „Desk-Sharing“

• Geltungsbereich (welche Mitarbeiter / welche Standorte / welche Gesellschaften)

• Arbeitsorganisation

• Anzahl der Beschäftigten/ Arbeitsplätze

• Ausstattung und Möblierung der Arbeitsplätze

Bei der Einführung von Desk-Sharing als neues organisatorisches Konzept sind die Mit-

arbeiter auf jeden Fall zu integrieren und aktiv einzubeziehen. Am einfachsten ist es, die

Modelle auszuprobieren und sich Feedback einzuholen. Dabei sollte das Feedback der

Mitarbeiter ernst genommen werden. Denn ein nicht beachtetes Feedback kann gegebe-

nenfalls schlimmere Folgen haben, als ein nicht eingefordertes Feedback.

Zusätzlich benötigt eine Umstellung der Büroorganisation starke Vorbilder und Füh-

rungskräfte. Die neue Kultur ist durch die Führungskräfte vorzuleben. Beispielsweise

können Büros der Vorgesetzten abgebaut und die Führungskräfte auf die territorial glei-

che Ebene wie ihr Team gestellt werden.



Desk-Sharing fördert die Bil-

dung von flacheren Hierar-

chien und stärkt die Kommu-

nikation über alle Ebenen. Das

setzt flexible Arbeitsformen vo-

raus, deren Ausgestaltung je-

des Unternehmen für sich fest-

legt.

Wenn das Unternehmen den

Change-Prozess erfolgreich ini-

tiiert und aufgesetzt hat, kön-

nen die Mitarbeiter entsprechend flexibel agieren und arbeiten. Dennoch bleibt die Her-

ausforderung bestehen, dass die geleistete Arbeit, wenn notwendig, nachgewiesen wer-

den muss. Es ist somit ein schmaler Grat zwischen Nachweis und Kontrolle. Eine wahre

Herausforderung im Rahmen der Digitalisierung.

DIGITALISIERUNG DER ARBEITSWELT

Der Megatrend Digitalisierung stellt eine völlig neue Art der Revolution dar. Er verän-

dert die Art wie Menschen leben, kommunizieren und konsumieren mit einem immer ra-

santer werdenden Tempo. Das Smartphone ist dabei des Menschen ständiger Begleiter.

Für jeden Zweck gibt es mittlerweile eine App.

Neben der Entwicklung neuer Technologien, neuer Geschäftsmodelle und Plattformen

entstehen durch die Digitalisierung innovative Konzepte, wie zum Beispiel das der "Sha-

ring Economy". Dabei stellen sich immer mehr Privatpersonen gegenseitig systematisch

Gegenstände, Räume und Flächen zur Verfügung. Ganz nach dem Motto: Was ich besitze,

teile ich mit anderen.

Im gleichen Atemzug verändert sich je-

doch auch die Arbeitswelt grundle-

gend. Für manch einen stellt sich die

Frage, ob die Digitalisierung ein Fluch

oder ein Segen für die Gesellschaft und

für die Arbeitswelt darstellt.



ZIELE DER DIGITALISIERUNG

Durch die Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen, schafft die Digitalisierung

eine ganze Reihe neuer Berufe und somit auch neue Arbeitsplätze. Laut OECD wer-

den 65 Prozent der heutigen Kinder in Zukunft Tätigkeiten ausüben, die es heute so noch

nicht gibt. Das bedeutet aber auch, dass durch die Digitalisierung herkömmliche Tätigkei-

ten entfallen oder sich verändern. Ein massiver Change, der die Gesellschaft und die Ar-

beitswelt beeinflusst.

In Unternehmen soll die Digitalisierung Effizienz fördern und somit Kosteneinsparun-

gen ermöglichen. Zum Beispiel kann durch die Digitalisierung unzähliger Akten Platz in

Räumen geschaffen werden, die nun anderweitig genutzt, vermietet oder ganz aufgege-

ben werden können. Auf diese Weise lassen sich Mietkosten erheblich reduzieren.

Die Produktivität von Mitarbeitern und Unternehmen kann erhöht werden, da Da-

ten und Informationen jederzeit verfügbar sind. Dabei spielt es keine Rolle, ob man sich

an seinem Arbeitsplatz, beim Kunden, zu Hause oder an anderen Orten außerhalb des Bü-

ros befindet. Mit der Digitalisierung wird der Bezug zu einem festen Ort zu einer bestimm-

ten Zeit aufgehoben.

RISIKEN UND PROBLEME DER DIGITALISIERUNG

Doch auch die Digitalisierung ist nicht frei von Risiken und Problemen. Mit der Geschwin-

digkeit und der örtlich sowie zeitlichen Unbeschränktheit wird bereits heute ein großer

Veränderungsdruck auf Beschäftigte, Arbeitgeber und den Staat ausgeübt. Viele Be-

schäftigte empfinden laut einer Studie des Europäischen Union ihren Arbeitsalltag an-

strengender als noch vor einiger Zeit. Sie haben das Gefühl, dass sich unsere Welt immer

schneller dreht, und es deutlich hektischer zugeht.

Eines der am häufigsten genannten Risiken ist, dass durch die Digitalisierung eine Mehr-

heit der Arbeitsplätze in Gefahr geraten. Durch Digitalisierung kann mit weniger Mitar-

beitern eine höhere Produktivität erzielt werden. Unternehmen mit großen Servicebe-

reichen könnten somit den Menschen durch automatisierte Prozesse ersetzen. Zum Bei-

spiel könnten diverse Aufgabenfelder im Backoffice einer Bank oder eines Versicherers

wegfallen. Eine höhere Standardisierung fördert die Automatisierung.

Ein weiteres Problem ist die Schnellig-

keit des Wandels, den die Menschen

derzeit erleben. Immer mehr Innovatio-

nen in kürzeren Zeitabständen führen

dazu, dass ältere Menschen mit der Ent-

wicklung nicht mehr Schritt halten kön-

nen. Die Geschwindigkeit des Wandels

kann zu einem Hemmnis werden, wenn

Teile der Gesellschaft den Anschluss

verlieren. Denn Wandel muss in der Ge-

sellschaft und somit auch bei den



Arbeitnehmern akzeptiert werden. Ohne Akzeptanz wird die Neuerung nicht genutzt und

ist demzufolge für das Unternehmen, die Gesellschaft nutzlos. Im schlimmsten Fall wird

die Neuerung verteufelt und die Betroffenen sehnen sich „nach der guten alten Zeit“. So-

mit sind Konflikte in der Gesellschaft und somit auch in Unternehmen vorprogrammiert,

wenn sich Generationen nicht verstehen.

LÖSUNGSANSÄTZE

Um den Problemen beziehungsweise den Risiken der Digitalisierung entgegenzuwirken,

sind einmal mehr Arbeitgeber, Arbeitnehmer sowie der Staat in der Pflicht, sich den Prob-

lemen sowie den Chancen zu widmen.

Hierzu gibt es diverse Gesamtkonzepte, wie z.B. die Umstrukturierung der einzelnen

Organisationseinheiten und der Bereitstellung der benötigten Infrastruktur. Ziel

hierbei ist es, die Produktivität des einzelnen Mitarbeiters zu optimieren und eine ge-

sunde „Partnerschaft“ zwischen Mensch und Maschine auf Basis der neuen Technolo-

gien zu ermöglichen. Mehr Flexibilität bei der Wahl des Arbeitsortes und der Zeit verfolgt

genau dieses Ziel. Damit geht ein Arbeitskul-

turwandel einher, nämlich weg von der klas-

sischen Präsenzkultur hinzu einer Ergeb-

niskultur. Ergebniskultur führt zu einer

größeren Selbständigkeit und Verantwor-

tung des Einzelnen, denn der Fokus liegt auf

dem erreichten Ergebnis. Bei diesem Ansatz

werden Unternehmen den Rahmen für die

Mitarbeiter schaffen, damit sie effizient und

flexibel ein Ergebnis erreichen zu können.

LÖSUNG UND SOFTWARE

Neben der Änderung organisatorischer Rahmenbedingungen innerhalb der Unterneh-

men bildet die Bereitstellung IT gestützter Lösungen die Basis für die Einführung von

Desk-Sharing Konzepten. Die Anwendung muss dabei in gleichem Maße den Anforderun-

gen der Unternehmen genügen und für die Mitarbeiter ein Tool sein, das Nachteile

der neuen Raumordnung mildert, bzw. in Vorteile wandelt. Nur solche Anwendungen, die

Probleme ganzheitlich angehen sowie den Anwender im Auge behalten, werden am Ende

vom User akzeptiert und eingesetzt.

AUFBAU DER ANWENDUNG

Mobilität, Flexibilität und Anwenderfreundlichkeit (-> Usability) wurden bei den Überle-

gungen zum Design und der Architektur der Anwendung in den Mittelpunkt gestellt. Die

Applikation soll sowohl auf PC-Plätzen im Büro oder zu Hause als auch unterwegs auf ei-

nem Tablet oder dem Smartphone funktionieren.

Dabei wurde darauf geachtet, dass sich die Applikation für den Anwender im Idealfall un-

abhängig vom Endgerät immer gleich verhält. Die Benutzeroberfläche wird sich optisch



und ergonomisch an das jeweilige Endgerät anpassen, um dem Nutzer möglichst überall

ein vertrautes „Look and Feel“ zu garantieren. Das User- Interface soll dem Anwender

eine intuitive Bedienbarkeit ermöglichen, ohne die meisten Funktionen „vorab“ erlernen

zu müssen.

FRONTEND FÜR MOBILE ENDGERÄTE

Die Anwendung wurde als native Applikation für Android und iOS konzipiert. Das ermög-

licht den problemlosen Zugriff auf alle plattformspezifischen Funktionen des jeweiligen

Betriebssystems, wie GPS, Kontaktdaten, Mikrofon und Kamera. Selbstverständlich aber

nur dann, wenn der Nutzer es auch möchte.

Darüber hinaus wurde die Entschei-

dung für eine native Applikation auch

in Hinblick auf die Performance ge-

troffen, die wesentliches Kriterium

der Usability ist. Die Funktionalität

der Applikation umfasst folgende Ei-

genschaften:

• Anmeldung/Abmeldung

Die Anmeldung erfolgt über

eine eindeutige Kennung,

bspw. die Mailadresse des An-

wenders.



• Suche

Unter diesem Menüpunkt kann der Anwender bspw. einen Arbeitsplatz suchen.

Diese Suche kann mit Hilfe unterschiedlicher Attribute (Organisationseinheit, Ge-

bäude, Stockwerk, etc) eingeschränkt werden.

• Buchung

Buchung eines Arbeitsplatzes, eines Besprechungsraums, einer Telko kann entwe-

der sofort oder für die Zukunft erfolgen. Da eine Buchung storniert werden kann

(so wie in einem Hotel) wird in der Applikation noch der Zustand „belegt“ genutzt.

Somit kann unterschieden werden, ob ein Platz, ein Besprechungsraum physisch

besetz worden ist.

• Informationsbeschaffung / einfache administrative Aufgaben

Neben der Information über die Ausstattung eines Arbeitsplatzes / Besprechungs-

raumes kann der Anwender ebenso nach einem spezifischen Kollegen suchen. *

Daneben sind einfache administrative Funktionen für das mobile Frontend verfüg-

bar.

Das gesamte funktionale Spektrum kann der Funktionsliste entnommen werden, die bei

Bedarf zur Verfügung gestellt werden kann.

* Die persönliche Auffindbarkeit wird von den Nutzern / Mitarbeitern separat freigeschaltet

WEB-BASIERTES FRONTEND

Anders als klassische Desktop-Anwendungen werden Webanwendungen nicht lokal auf

dem Rechner des Endanwenders installiert und dort ausgeführt. Das Frontend steht je-

dem Anwender mit Zugang zum Internet über den Webbrowser zur Verfügung. Neben

den schon über das Mobilgerät zugänglichen Funktionen, werden hier Funktionalitäten

angeboten die u.a. die Datenpflege beinhalten. Dazu gehört die Möglichkeit Stammdaten

von Mitarbeitern, Plätzen und Organisationseinheiten zu pflegen, sowie die Funktion Da-

ten (z.B. Raum- und Übersichtspläne) über eine vordefinierte Schnittstelle ins System zu

laden.

DATENMODELL UND DATENHALTUNG

Dem sichtbaren Teil der Anwendung dem User Interface (UI) kommt oft mehr Aufmerk-

samkeit zu, weil die Benutzeroberfläche das Gesicht der Applikation darstellt. Tatsächlich

sind aber die darunter liegenden Architekturkonzepte und Technologien von großer Be-

deutung. Die sit2work Applikation basiert auf einer relationalen Datenbank. Dort sind die

abgelegten Stamm- und Prozessdaten in logisch verknüpfen Tabellen abgelegt. Sie dienen

als Basis für alle Analyse- und Berechnungsinformationen der Applikation. Daneben wer-

den hier ebenfalls die Zugriffe auf die Daten sowie die entsprechenden Berechtigungsprü-

fungen gesteuert.

„SOFTWARE AS A SERVICE“

Software, Anwendungen können auf unterschiedliche Arten dem Nutzer zur Verfügung

gestellt werden. Die bekannteste Art ist, dass sich der Nutzer, also auch Unternehmen, die

Software auf eigenen Rechnern installiert. Die Installation der Software bedarf neben



der Hardware auch das entsprechende Know-How, die Software betreiben und warten zu

können. Wenn der Softwareanbieter neue Versionen der Software zur Verfügung stellt,

müssen diese installiert werden.

Darüber hinaus muss der Nutzer seinerseits sicherstellen, dass die richtigen Personen,

die richtigen Daten sehen. Wenn es sich um sensible Daten handelt, ist ein umfangreiches

Berechtigungskonzept zu entwickeln.

Um es den Nutzern zu ersparen, all diese Voraussetzungen schaffen zu müssen, wird im-

mer häufiger das Konzept „Software as a Service“ (SaaS) angeboten. Die Anwendung

wird durch den Anbieter entwickelt, gewartet, installiert und betrieben. Die notwendigen

Voraussetzungen, Hardware und Know-How liegen demzufolge ebenfalls beim Anbieter.

Der Nutzer nutzt die Anwendung im vereinbarten Umfang und entrichtet dafür eine

monatliche Gebühr. Die Gebühr (Lizenz / Miete) wird nach den folgenden Parametern

berechnet:

• Anzahl der Nutzer / durchschnittliche Anzahl der Nutzer im Monat

• Gewählter Funktionsumfang

• Anzahl der Transaktionen im Monat / am Tag / durchschnittliche Anzahl der

Transaktionen

Die Vorteile von SaaS liegen darin, dass dem Nutzer, dem Unternehmen keine Basiskos-

ten oder Fixkosten entstehen. Das heißt, der Nutzer, das Unternehmen muss keine Li-

zenz erwerben, Mitarbeiter ausbilden und Hardware bereitstellen. Darüber hinaus ist das

Modell entsprechend flexible gestaltet. Wechselt die Anzahl der Nutzer, so passt sich zeit-

nah auch der zu zahlende Betrag an.

Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass innerhalb des Unternehmens keine Konzepte entwi-

ckelt werden müssen, um Unberechtigten den Zugriff auf die Daten zu untersagen. Es wer-

den ausschließlich die vereinbarten Daten bereitgestellt.

Selbstverständlich muss der Betreiber der SaaS-Lösung sicherstellen, dass die Daten-

schutzbestimmungen des entsprechenden Landes und des Unternehmens einge-

halten werden, beispielsweise beim Zugriff auf die Daten und deren physischen Speicher-

ort. Das gilt insbesondere im EU-Raum, wo sichergestellt werden muss, dass die Daten

auch im EU-Raum verbleiben.

Die Anwendungen der probapp GmbH werden im Cloud-Computing betrieben. Die Be-

treiber der Rechenzentren haben ihren Standort in Deutschland und alle an die

Cloud angeschlossenen Rechner stehen innerhalb der EU. Darüber hinaus stellt die

probapp GmbH durch interne Prozesse als auch durch Vereinbarungen mit Drittanbietern

sicher, dass keine unberechtigten Dritten auf Daten zugreifen können. Ferner wird über

das Archivierungs- und Historisierungsverfahren sichergestellt, dass die gesetzlichen

Aufbewahrungsfristen eingehalten werden.

All diese Dienstleistungen sind Bestandteil des SaaS, so dass die Unternehmen, als Nutzer,

möglichst wenig Know How bzgl. des Betriebs und der Weiterentwicklung aufbauen



müssen. Das soll aber nicht heißen, dass die Anwendung nicht weiterentwickelt wird.

Ebenfalls Bestandteil des SaaS ist, neue Funktionen bereitzustellen, bestehende Funktio-

nen zu stabilisieren und natürlich zu verbessern. Welche Funktionen verbessert, neu hin-

zukommen sollen, entscheidet die probapp GmbH, jedoch auf Anregung der Nutzer oder

des Marktes. Es ist auch möglich, spezielle Funktionen ausschließlich für einen Kunden

bereitzustellen.

EINBINDUNG ANDERER ANWENDUNGEN

Die Nutzung von diversen Systemen führt dazu, dass Informationen an unterschiedlichen

Orten vorliegen. Für die Nutzer der Informationen und Anwendungen bedeutet das viele

Systembrüche. Man weiß nicht, in welchem System man nachsehen soll. Wo liegt die

Wahrheit? Wo liegen die aktuellen Informationen. Diese Gegebenheiten machen die Ad-

ministration sehr komplex. Um effizient arbeiten zu können, besteht daher die Notwen-

digkeit, alle relevanten Informationen an einer Stelle zugänglich zu machen und da-

mit Systembrüche zu vermeiden.

Jedoch ist es in der Regel nicht sinnvoll, alle Funktionen in EINE Anwendung zu integrie-

ren. Jede Anwendung hat ihren spezifischen Zweck. Dieser Zweck soll beibehalten wer-

den, um die Komplexität einer Anwendung nicht künstlich zu vergrößern.

Um Informationen an einer Stelle verfügbar zu machen und die Anwendung nicht unnötig

komplex zu gestalten, müssen Anwendungen integriert werden können. In diesem spe-

zifischen Fall heißt es, dass die probapp GmbH selbst die Anwendung öffnet. Das soll an

ein paar Beispielen verdeutlicht werden:

1. Integration von Lösungen für das Indoor-Tracking. Die Standorte, die durch die

Indoor-Tracking Lösungen bereitgestellt werden, werden als Markierungspunkte

in die Pläne übernommen.

2. Bereitstellung von Schnittstellen: Werden Informationen für das Controlling, die

Zeiterfassung, die Buchhaltung benötigt, werden diese in einem einheitlichen For-

mat zur Verfügung gestellt.

3. Benachrichtigungen / Kommunikation: Die bestehenden Anwendungen zur

Kommunikation werden integriert, so dass diese weitergenutzt werden.

Das sind nur einige Anwendungsfälle, die sehr typisch sind. Im Einzelfall sind die Integra-

tionsanforderungen zu prüfen. Die Konzeption der Anwendung erlaubt es jedoch, be-

darfsgerecht jede relevante Information und Anwendung einzubinden.

Aufgrund des modularen Ansatzes ist es möglich, einzelne Funktionen,

Funktionsbausteine zu nutzen oder nicht. Welche Bausteine genutzt werden sollen sollen,

bestimmt der Kunde. Darüber hinaus wird die Möglichkeit geboten, auch kundeneigene

Bausteine, Funktionen einzubinden und betreiben zu lassen.



Im Allgemeinen wird eine gesamtheitliche Lösung angeboten die über den Arbeitsplatz

hinaus geht, wobei vor allem der Fokus auf den Arbeitsplatze gelegt wird (suchen,

buchen, bestätigen, nutzen).

C1, C2, C3 – kundenspezifische Funktionen

ANALYSE

EINRICHTUNG DOKUMENTATION BETRIEB

CHANGE PROZESS COACHING SCHULUNG

SUPPORT

Alle Funktionen inkl. kundenspezifischen Erweiterung

Standardfunktionen (wählbar)

Modulare Software as a Service … Web, App, Datenbank

Parkplatzbuchen

Mängel-melder

Arbeitsplatz buchen

C1 C2 C3

sit2work®

Effizienter Einsatz der Ressourcen Einsparung von Kosten Nachhaltigkeitsit2work®

ADMINISTRATION

BERATUNG



ANWENDUNGSBEISPIELE

Lösungen für die Buchung von Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen oder Parkplätzen

sind grundsätzlich nicht auf eine Branche eingeschränkt. Die Nutzbarkeit und Einsetzbar-

keit einer umfassenden Lösung, „rund-um-den-Arbeitsplatz“ lässt sich sogar auf Be-

reiche außerhalb der Arbeitswelt erweitern. Das heißt, jede oder jeder, der ein „Platz-

problem“ hat, kann solche Anwendungen nutzen.

UNTERNEHMEN UND MITARBEITER

Das größte Nutzenpotenzial liegt bei einem Einsatz in Unternehmen. Sollen Flächen, Ar-

beitsplätze, Besprechungsräume flexibel genutzt werden, muss es möglich sein, die

Verfügbarkeit jederzeit und an jedem Ort prüfen zu können. Mitarbeiter haben die Mög-

lichkeit, alles rund um den Arbeitsplatz aus einer Hand zu steuern. Wege können gespart

und effizient gestaltet werden. Und zu guter Letzt, profitiert die Umwelt sowie die allge-

meine Mobilität von der Anwendung.

ARBEITSPLATZ UND BESPRECHUNGSRAUM BUCHEN

Mit sit2work haben alle Mitarbeiter die Mög-

lichkeit, die nutzbaren Flächen (Arbeits-

plätze, Besprechungsräume, Stehecken,

etc.) zu buchen oder zu reservieren. Soweit

Mitarbeiter nicht auf Räume anderer Berei-

che oder Gruppen zugreifen dürfen (Home-

base-Ansatz), wird dies auch untersagt. Bei

der Buchung ist es sofort ersichtlich, wie und

wann welche Plätze belegt sind und wie hoch

die verfügbaren Kapazitäten sind.

Vorteile Mitarbeiter: Vorteile Unternehmen: • Mitarbeiter kann Verfügbarkeit

der Plätze von zu Hause überprü-fen

• Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt

• Falls man mit bestimmten Kolle-gen zusammenarbeiten will lässt sich eine „Gruppe“ arrangieren

• Falls eine besondere Platzausstat-tung benötigt wird, kann nach die-ser gefiltert werden (so können Zeit und Weg auf der Arbeit ge-spart werden)

• Flächen können effizienter ge-nutzt werden ohne dabei den Mit-arbeiter zu vernachlässigen

• Ebenfalls wird durch die optimale Nutzung der Arbeitsplätze Raum und Geld gespart



Vorteile Mitarbeiter: Vorteile Unternehmen: • Morgens „im Homeoffice“ melden

falls festgestellt wird, dass kein Platz verfügbar ist

• Mithilfe der Standortfunktion Kol-leginnen und Kollegen den Mitar-beiter am Platz antreffen (falls von der einzelnen Person freige-geben)

• Die Effizienz der Mitarbeiter kann gesteigert werden indem

o sie sich bewusst und ge-zielt zusammenfinden,

o eine clean-desk policy durchsetzbar ist und

o die Wege innerhalb des Ge-bäudes sowie zum Büro sich verkürzen

MÄNGELMELDER ARBEITSPLATZ

Mängel existieren in jedem Büro. Diese werden allerdings nicht immer direkt gemel-det. So kann es vorkommen, dass ein Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz einen defekten PC vorfindet, weil der vorherige Nutzer den Schaden nicht gemeldet hat.

Vielleicht wurde der Platz nicht aufgeräumt oder ausreichend gereinigt. Auch diese Situ-

ationen können als Mangel verstanden werden.

sit2work bietet dem Unternehmen einen Mängelmelder, über den der Mitarbeiter den

Mangel direkt der verantwortlichen Person mitteilen kann. So kann sichergestellt wer-

den, dass der Mangel schnellstmöglich behoben wird.

Vorteile Mitarbeiter: Vorteile Unternehmen: • Eine schnelle Mängelbeseitigung

hat Vorteile für jeden Mitarbeiter, da mangelhafte Arbeitsutensilien Zeit und Nerven kosten

• Durch einen schneller behobenen Mangel können Mitarbeiter effizi-enter arbeiten und sparen dem Un-ternehmen somit Geld

• Die Mängelmeldung kann inner-halb von wenigen Sekunden erfol-gen

• Mitarbeiter, die den Platz nutzen

wollen, können schnell sehen, dass an diesem Platz etwas defekt ist. Somit sparen sie sich ebenfalls Zeit, bei der Suche nach dem richtigen Platz

• Die „Standzeiten“ eines Arbeits-platzes werden reduziert, so dass der Platz schneller wieder verfüg-bar ist

• In Summe fördert es die Motivation der Mitarbeiter, indem Unzufrie-denheit und Frust über das feh-lende benötigte Arbeitsinstrument reduziert werden.

• Darüber hinaus kann bei einem nicht aufgeräumten oder gereinig-ten Platz nachvollzogen werden, wer den Platz nicht gereinigt hat. So könnten auch Reinigungsfirmen über das Scannen des QR-Codes nachweisen, dass der Platz gerei-nigt wurde (unnötige Diskussionen können so leicht vermieden wer-den)



INFORMATIONSPLATTFORM ZUR ORGANISATION

Die Standardfrage, wenn ein unbekannter Kollege oder unbekannte Kollegin sich bei ei-nem Mitarbeiter meldet ist: „Mit wem habe ich es da zu tun?“ Es beginnt die Suche im Organigramm des Unternehmens. Doch der- oder diejenige ist dort nicht aufgeführt. Es handelt sich um einen externen Kollegen in einem Projekt. Was tun? Man will herausfinden, in welchem Projekt der- oder diejenige beschäftigt ist. Die Suche beginnt und kostet Zeit. Am Ende gibt der Mitarbeiter ent-nervt auf, da er die notwendigen Informationen nicht bekommt. Das Resultat könnte sein, dass die Kollegen nicht zueinander finden, weil keine Kom-munikation möglich war.

Eine Seltenheit? Eher der Standard. Somit vergeht wertvolle Zeit oder es wird wertvolle

Zeit investiert, um den Kontakt herstellen zu können.

Mit sit2work besteht die Möglichkeit, Organisationsstrukturen flexibel und unabhän-

gig von einer Unternehmensstruktur anzeigen zu können. Auf Grundlage des Konzeptes

der Organisationseinheiten, ist das möglich. Eine Person, kann mehreren Organisations-

einheiten, das heißt der originären Abteilung, aber auch diversen Projekten zugeordnet

sein. Somit lassen sich unterschiedliche Beziehungen in einer Organisationseinheit

darstellen. Alles auf einen Blick, in einer Anwendung.

Vorteile Mitarbeiter: Vorteile Unternehmen: • Die Suche nach der Position einer

bestimmten Person im Unterneh-men kann in einer Anwendung er-folgen (der Mitarbeiter braucht sich nicht durch Organisations-charts zu klicken)

• Mit der Suche nach dem Kollegen o-der der Kollegin bekommt der Mit-arbeiter alle notwendigen Informa-tionen: (In welchem Projekt ist der Mitarbeiter? In welcher Abteilung? Ist es ein interner oder externer Mitarbeiter?)

• Aus den Informationen über die Position des Kollegen oder der Kol-legin kann ggf. eine gewisse Dring-lichkeit abgeleitet werden (Die dadurch erzielte Zeitersparnis kann der Mitarbeiter nutzen, um entsprechend mit den Kollegen zu kommunizieren)

• Transparenz und Aktualität sowie Verfügbarkeit von Informationen

• Transparenz bzgl. der Organisation ermöglicht es, Prozesse schneller aufsetzen und durchführen zu kön-nen (in der Regel scheitert die schnelle Umsetzung daran, dass die Beteiligten nicht gleich wissen, wer ein Lieferant von wichtigen Infor-mationen ist)

• Die Pflege der Organisationsstruk-turen kann vereinheitlicht werden (dies bedeutet nicht, dass sie zentralisiert wird, sondern das In-formationen zentral verfügbar sind)

• Damit reduzieren sich die Kosten für die Pflege der Informationen so-wie die Prüfung der Informationen auf Konsistenz. Fehlentscheidun-gen aufgrund von fehlenden oder mangelnden Informationen wer-den vermieden



PROJEKTORGANISATIONEN

Bei der Zusammenstellung von interdisziplinären Teams für ein Projekt sowie bei der Steuerung treten häufig Probleme auf. Ein Projektteam besteht häufig aus Mitgliedern verschiedener Bereiche mit speziellem, für das Projekt benötigtem Know-How. Dies kann dazu führen, dass zwischen den Beteiligten mehrere Etagen, Gebäude oder gar ganze Orte liegen. Lange, komplizierte Kommunikationswege führen zu Störungen und damit zu Einbußen der Produktivität.

Um diesen Kommunikationsproblemen zu begegnen, werden Projekte in eigene Pro-

jekträume verlagert. Da es sich um temporäre Projektarbeitsplätze handelt, ist hier

Flexibilität gefragt. Die Anzahl der Projektmitarbeiter kann je nach Projektphase stark

variieren. Darüber hinaus besteht die Notwendigkeit, regelmäßig die Zusammensetzung

der Teams zu ändern. Somit ist Flexibilität bzgl. der Belegung der Arbeitsplätze ein Muss.

Informationen zu freien Arbeitsplätzen und dem Ort der Mitarbeiter ist ebenfalls ein

Muss.

sit2work bietet Projektorganisationen genau

diese Möglichkeiten. Räume, die dem Projekt

zugeordnet sind, werden den Projektmitarbei-

tern angezeigt und können im Rahmen des Pro-

jektes belegt werden. Durch die Definition von

Teams, Teilprojekten als eigene Organisations-

einheiten, kann gesteuert werden, wo welche Mit-

arbeiter günstiger Weise sitzen sollen.

Vorteile Mitarbeiter: Vorteile Unternehmen:

• Möglichkeit sich interdisziplinär zu organisieren

• Alle Mitglieder können in einem ge-eigneten Raum mit entsprechender Ausstattung arbeiten

• Lange Kommunikationswege ent-fallen und Projektteams haben die Möglichkeit, während des Projek-tes in Reichweite ihres Teams zu arbeiten

• Falls das Team aus verschiedenen Gründen nicht an einem Ort zusam-mensitzen sollte, bieten „Floor Maps“ allen Beteiligten die Mög-lichkeit zu sehen, wo sich andere Mitglieder des Teams befinden (falls von den einzelnen Personen freigeschaltet)

• Abläufe werden effizienter gestal-tet (Räume, Plätze, Projektpla-nung)

• Durch die schnellere Projektorga-nisation kann Zeit und somit Geld gespart werden

• Durch die schnellere Projektorga-nisation kann Zeit und somit Geld gespart werden

• Somit können die Wege und die Zeiten vor Ort noch besser opti-miert werden. Durch angepasste Arbeitswege sparen sich die Mitar-beiter morgens Zeit und können so flexibler in den Arbeitstag starten

• Um bspw. eine Anmietung von wei-teren Plätzen zu verhindern, kann temporär „Remote-Arbeit“ verord-net werden



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