1 Einleitung - HJR...Workflow-Technik zu unterstützen. Ferner ist es erforderlich, Daten auf neue Datenträger zu kopieren, um ihre zukünftige Lesbarkeit sicherzustellen. Archivierung

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1 Einleitung

Betriebliche Abläufe erfolgen in den meisten Unternehmen mit Computerunterstützung. In die-sem Zusammenhang müssen viele Vorschriften zum Nachweis geschäftlicher Vorgänge, diesich traditionell auf Papieraufzeichnungen beziehen, sinngemäß auf die Datenverarbeitungübertragen werden. Daneben hat der Gesetzgeber spezielle Regelungen zur Dokumentationdes Betriebes von IT-Verfahren geschaffen. Unterschiedliche Formen der Datenverarbeitungsorgen in beiden Fällen für Interpretationsbedarf. Erst wenn die konkreten Randbedingungenbetrieblicher DV-Verfahren einbezogen werden, können in einem betroffenen Unternehmen Ent-scheidungen darüber getroffen werden, wie einzelne Dokumentationsanforderungen wirtschaft-lich und sachgerecht zu erfüllen sind. Hierzu gehört eine Auseinandersetzung mit den Fragen

welche Vorschriften, Zielsetzungen oder betrieblichen Erfordernisse Aufzeichnungen not-wendig machen,

in welcher Form solche Aufzeichnungserfordernisse erfüllt werden können oder müssen und

über welchen Zeitraum diese Aufzeichnungen aufzubewahren sind.

Vor dem geschilderten Hintergrund entwickeln sich die Vorstellungen zur Aufzeichnung und Auf-bewahrung digitaler Informationen oft zum Streitpunkt zwischen den Fachabteilungen des Per-sonal- und Rechnungswesens, der IT-Administration sowie den Revisionsstellen. Die Problema-tik ist offensichtlich. Angesichts häufig knapper Personalressourcen richten DV-Verantwortlicheihre primären Anstrengungen verständlicherweise auf funktionierende (DV-)Abläufe und könnensich Dokumentationsanforderungen lediglich mit nachgelagertem Interesse zuwenden. Fragenzur Einhaltung gesetzlicher sowie betrieblicher Aufzeichnungspflichten einschließlich deren Auf-bewahrung stehen somit nur selten im Vordergrund. Geschäftsleitung, Fachbereiche und Prüfererwarten ungeachtet dessen die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen.

Abb. 1.1: Von Dokumentationsvorgaben zu betrieblichen Dokumentationsverfahren

(Digitale) Dokumentation

Vorschriften zur Aufzeichnung und Aufbewahrung geschäftlicher Aktivitäten

betriebliche Abläufe mit DV-Unterstützung und DV-Verfahren

Interpretation und Entscheidung zu Art und Umfang der Aufbewahrung

Einsatz aufgabengerechter Archivierungslösungen

© des Titels »Odenthal, Digitale Archivierung« (ISBN 978-3-89577-602-1) 2011 by DATAKONTEXT - Verlagsgruppe Hüthig Jehle Rehm GmbH, Frechen. Nähere Informationen unter: http://www.datakontext.com

Einleitung

10

Die nachfolgenden Ausführungen sollen für ein einheitliches Verständnis von Archivierungsan-forderungen werben und auf dieser Basis die Suche nach geeigneten Lösungsalternativenunterstützen. Hierzu werden in einem ersten Schritt gesetzliche und sonstige Aufbewahrungs-vorschriften erörtert. Über die oft zitierten Handels- und steuerlich rechtlichen Anforderungenhinaus erfolgt eine Darstellung weiterer Normen, die Dokumentationspflichten beinhalten.

In einem zweiten Schritt werden die aufgeführten Dokumentationsvorschriften mit konkreten Bei-spielen erläutert. Der Leser erhält einen Überblick über typische Problembereiche digitalerArchivierung, Aufzeichnungsinhalte und -formen sowie fachliche Kontroversen. Auf dieser Basiskann er sich mit den Archivierungserfordernissen seines Betriebes sachkundig auseinanderset-zen und hier nach einer geeigneten Lösung suchen.


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2 Grundlagen digitaler Archivierung

2.1 ArchivierungszweckeBetrachtet man die Archivierung losgelöst von aktuellen Diskussionen, so wird schnell erkenn-bar, dass sie zuvorderst ein menschliches Grundbedürfnis erfüllt. Einmal erworbenes Wissenkann nicht genetisch verankert und vererbt werden. Kontinuierliche Entwicklung setzt daher vor-aus, dass dieses Wissen aufgezeichnet, aufbewahrt und weitergegeben wird. In arbeitsteiligenWirtschaften erfüllen entsprechende Aufzeichnungen darüber hinaus den Wunsch, geschäftlicheAktivitäten nachzuweisen. Da sich diese Aktivitäten in einem Ordnungsrahmen, bestehend ausgesetzlichen Grundlagen, Verträgen und betrieblichen Vorschriften, abspielen, verlangen weiter-hin interessierte Dritte (Aufsichtsbehörden, Prüfer, Banken) entsprechende Aufzeichnungen, umsich mit deren Hilfe einen Eindruck über die Einhaltung dieser Vorgaben zu verschaffen.

Wissenserhalt, Nachweis, Kontrolle und Prüfbarkeit bestimmen somit den Zweck jeglicher Archi-vierung. Die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsformen sind dabei höchst unterschiedlich. Völ-ker, die keine Schriftsprache entwickelt haben, verlassen sich auf das Gedächtnis ihrer Ältestenund deren mündliche Überlieferung. Historische Ereignisse lassen sich in Ton- und Bildarchivennachvollziehen. Qualitätsnachweise werden mit Hilfe von Proben der produzierten Produkteerbracht. Patentämter sichern den Schutz geistiger Leistungen unter anderem durch Zeichnun-gen und Gebrauchsmuster. Schriftliche Äußerungen werden vielfach auf Papier festgehalten.Daneben treten Surrogate, die sich nach dem Stand der technischen Entwicklung richten. Hierzugehören optische und elektronische Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsverfahren in ihrenunterschiedlichsten Ausprägungen. Sie begegnen uns im Alltag als Foto auf Mikrofilm, Fax- oderE-Mail-Dokument, elektronische Akten, digitale Bildformate oder auswertbare Daten, die aufunterschiedlichsten Speichermedien vorgehalten werden.

Nicht selten sind Firmen aus wirtschaftlichen oder technischen Gründen gezwungen, einmalgewählte Archivierungsmedien zu wechseln. Dann werden Papierbelege digitalisiert, um Archiv-raum einzusparen, den Zugriff auf aufbewahrte Dokumente zu beschleunigen oder digitaleWorkflow-Technik zu unterstützen. Ferner ist es erforderlich, Daten auf neue Datenträger zukopieren, um ihre zukünftige Lesbarkeit sicherzustellen. Archivierung ist somit ein dynamischer,sich ständig verändernder Vorgang. Der Gesetzgeber passt sich diesen Veränderungen immermit erheblichen zeitlichen Verzögerungen an. So führten bis zur HGB-Reform Mitte der Siebzi-gerjahre (computergestützte Buchführungsverfahren waren längst übliche Praxis) die dortigenParagraphen aus, dass buchführungspflichtige Aufzeichnungen schriftlich auf Papier, geordnet,Blatt für Blatt und in einer lebenden Sprache vorzunehmen seien. Es ist unschwer zu erkennen,dass bereits diese Vorschrift für die vorherrschenden DV-Verfahren und vor dem Hintergrundihres Zweckes von den Firmen sachgerecht zu interpretieren und lediglich sinngemäß zu erfül-len war. Gleiches empfiehlt sich für aktuelle Vorschriften zur Archivierung, wenn sie in ihremWortlaut unklar oder mit der Praxis nicht in Übereinstimmung zu bringen sind.


Grundlagen digitaler Archivierung

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2.2 Digitale AufbewahrungsobjekteDie Betreiber elektronischer Archivierungsverfahren müssen sich bei einer rein funktionellenBetrachtung ihrer Archivierungsobjekte mit folgenden digitalen Elementen auseinandersetzen:

Daten

Diese werden in strukturiert auswertbarer Form innerhalb von Tabellen, Dateien und Daten-banksystemen des DV-Verfahrens gespeichert. Ihrer Aufgabe entsprechend können

– betriebswirtschaftliche Anwendungsdaten

(Stamm- und Bewegungsdaten, welche sich aus geschäftlichen Aktivitäten entwickeln.)

– steuernde Parameter

(mit deren Hilfe erfolgt die Steuerung programmtechnischer Abläufe z.B. bei Berech-nungsvorgängen (Steuer- und Konditionenschlüssel), automatischen Buchungen (Kon-tenschema, Kontenart) oder der Prüfung von Zugriffsberechtigungen) und

– Ordnungsfaktoren

(hierbei handelt es sich um Merkmale zur Strukturierung und Zusammenfassunggeschäftlicher Daten und Unterlagen (Schlagworte, Indizes, Schlüssel, Signaturen); siefinden sich häufig begleitend zu Unterlagen oder als Authentizitätsnachweis)

unterschieden werden.

Programme

Programmcode, insbesonbdere betriebswirtschaftlicher Anwendungssoftware, der unter Ein-beziehung steuernder Parameter (Tabelleneinstellungen) die DV-Unterstützung der geschäft-lichen Prozesse (Programmoberfläche, Verarbeitungsvorgänge, Bildschirm- und Druckausga-ben) ermöglicht.

Unterlagen

Ergebnisse aus der Aufbereitung betriebswirtschaftlicher und steuernder Daten in Form vonListen, Log-Protokollen, Übersichten, Grafiken sowie Text- und Mail-Dokumenten. Hierzu zähltauch die digital bildhafte Darstellung gescannter Dokumente (Briefe, Aktennotizen etc.) z.B. fürdie elektronische Aktenführung oder Archivierung. Gleiches gilt für digitale Ein- und Ausgangs-rechnungen. Entsprechende Unterlagen sind aufgrund unzureichender Strukturierungsmerk-male (Schreibtext) oder grafischer Speicherformate nicht oder schlecht auswertbar.

Jedes dieser digitalen Elemente ist für die verschiedenen Archivierungszwecke (Wissenserhalt,Kontrolle, Prüfbarkeit, Beweis) oder eine elektronische Weiterverarbeitung unterschiedlich gutgeeignet. Hieran orientieren sich vorgeschriebene Aufbewahrungsformen und -formate. Dort, woVorschriften fehlen bzw. nicht eindeutig oder widersprüchlich sind, sollten Unternehmensverant-wortliche eine Archivierungsform wählen, welche dem intendierten Aufbewahrungszweck amnächsten kommt.


2.3 Ebenen digitaler Informationsgestaltung

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2.3 Ebenen digitaler InformationsgestaltungSelbst einfache Zeichen bedürfen zusätzlicher Hintergrundinformationen, um in einem sinnhaf-ten Zusammenhang dargestellt und interpretiert werden zu können. Bereits Schriftgut aufPapierdokumenten ist ohne Kenntnisse der Sprache und deren Anwendungsregeln kaum zuentschlüsseln. Dieses gilt umso mehr auf technisch-/digitaler Ebene. Hier entwickeln sich struk-turierte Daten, Unterlagen oder Programme über mehrere Stufen:

Zeichenebene

Erforderlich sind standardisierte Vereinbarungen über die digitale Kodierung von Buchstaben,Ziffern, Sonderzeichen und Symbolen (Kodetabellen). Deren Verwendung und Zusammenset-zung hat sich in der Vergangenheit mehrfach geändert, wie die nachfolgenden Beispiele zeigen:

– EBCDIC

Älterer IBM-Standard zur Kodierung von Schrift- und Sonderzeichen.

– ASCII

Tradierte und weltweit verbreitete Kodetabelle nach US-Standard.

– ANSII

Erweiterter US-amerikanischer Standard zur Kodierung von Informationen, welcher sichgemeinsam mit der Windows-Welt entwickelte und gängige internationale Sonderzeichensowie Umlaute berücksichtigt.

– Unicode

Weltweit verbreiteter Kodierungsstandard für kommerzielle Anwendungen in unterschied-lichsten Sprachräumen, welche auf Serverkomponenten zum Einsatz kommen.

Die aufgeführten Kodetabellen führen von binären Byte-Darstellungen zu lesbaren Zeichen.Sie sind untereinander nur eingeschränkt kompatibel.

Bedeutungsebene (Datentypen)

Auch wenn archivierte Zeichen über Kodetabellen zuverlässig identifiziert werden können,bedarf es für deren erweiterte Interpretation und Verarbeitungsfähigkeit ergänzender Angaben.Sie regeln, ob es sich bei einer Ziffernfolge um ein numerisch abgrenzbares Feld, ein Zeit- oderDatumsformat, Ziffern in einem alphanumerischen Kontext, z.B. als Kontonummer, oder einbinär verschlüsseltes Betragsfeld handelt.

Formatierungsebene

Dateninhalte und deren Formatierung werden häufig voneinander getrennt. Während Erstereals Buchstaben und Ziffern erkennbar sind, führen erst beigefügte Formatierungsinformationenzu sinnvollen Archivierungsobjekten. Diese treten hiernach als strukturierte Daten, Doku-mente, Listen, Bilder in PDF, HTML, XML, TIFF sowie vielen weiteren Formaten in Erschei-nung.



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Interpretationsebene

Es gibt keine softwareunabhängigen Archivierungsformate. So erfordern bereits einfachstestrukturierte ASCII-Listen ein geeignetes Viewer-Programm, um eine reproduzierbare Wieder-gabe zu ermöglichen. Gleiches gilt für jedes weitere Speicherformat. Es bedarf jeweils derInterpretation durch ein zugehöriges Programm oder eine Betriebssystemkomponente.

Trägerebene

Zuletzt bestimmt die Trägertechnik, welche für die Archivierung digitaler Informationen einge-setzt wird, ob und in welcher Form archivierte Inhalte reproduziert werden können. Hierfür gibtes unterschiedlichste Varianten, beginnend bei der Festplatte über CD, DVD, Flash-Speicherbis hin zu Bändern, die zum Einsatz kommen. Diese werden entweder direkt adressiert odermittels Cloud-Computing auf anonymen Servern angesteuert.

Neben der Auswahl und zutreffenden Einordnung von Archivierungsobjekten sind somit auchzahlreiche technische Implikationen bei der Langzeitarchivierung zu berücksichtigen. Vielfach istes sinnvoll, ein komplettes Informationsobjekt, bestehend aus digitalen Zeichen, zugehörigenKodierungen und weiteren Metainformationen, einschließlich der hierfür geeigneten Reprodukti-onssoftware zu kapseln, um die Archivierungszwecke der Objekte und Weiterverarbeitungsicherzustellen.

Den vorstehenden Ausführungen ist zu entnehmen, dass elektronische Langzeitarchivierung alsProzess zu betrachten ist, der nicht erst am Ende der Informationskette einsetzen, sondernbereits gemeinsam mit der Einführung neuer DV-Verfahren bedacht werden sollte.

2.4 Archivierungsnormen

2.4.1 Übersicht und SystematikDie Archivierung ist eine akzessorische Nebenpflicht betrieblicher Aufzeichnungserfordernisse.Diese wiederum werden in der Regel unabhängig von der zugrunde liegenden Abwicklungstech-nik geschäftlicher Vorgänge (manuell oder computerunterstützt) formuliert. Dementsprechendmüssen zunächst ganz allgemein Aufzeichnungspflichten festgestellt und anschließend auf diedigitale Unternehmenssphäre übertragen werden. Daneben beschäftigen sich eine Reihe unter-schiedlicher gesetzlicher und sonstiger Anforderungen (AO, GoBS, FAIT, GDPdU, OPDV,BDSG etc.) direkt oder indirekt mit der IT-Verarbeitung und den diese begleitenden Dokumenta-tionspflichten. Eine Übersicht ist in der folgenden Tabelle aufgeführt. Die Vielzahl von Vorschrif-ten sowie deren sich teilweise überschneidenden Ausführungen tragen nicht selten zur Verwir-rung der Verantwortlichen bei. Welche Anforderungen sind verbindlich und welche habenlediglich den Charakter einer wohlmeinenden Empfehlung? Was regeln die einzelnen Normen?Welche haben bei konkurrierenden Anforderungen Vorrang? Was sind die Folgen einer unzurei-chenden Erfüllung?

Man sollte sich mit den vorstehenden Fragen konstruktiv auseinandersetzen, um die Erörterun-gen möglicher Archivierungsmängel losgelöst von einzelnen Formulierungen, aber dem Sinnentsprechend führen zu können.



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2.4.2 Gesetzliche GrundlagenDokumentationsvorschriften begleiten jede wirtschaftliche Betätigung, unabhängig von der ein-gesetzten Technik. In einer arbeitsteiligen Wirtschaft erfordert die hierzu notwendige vertraulicheZusammenarbeit von Unternehmen und Behörden Regeln, Standards und Kontrollen. Zu die-sem Zweck sind Bücher und Aufzeichnungen zu führen.

Kaufmännische und steuerliche Vorschriften

Grundlegende Anforderungen zur Dokumentation geschäftlicher Vorgänge finden sich nicht inspeziellen Gesetzen zur IT-Verarbeitung, sondern in den Vorschriften über kaufmännische undsteuerliche Aufzeichnungen. Hierzu einige Beispiele:

– Handelsgesetzbuch (HGB)

Im Handelsgesetzbuch ist das Wirtschaften der „Kaufleute“ geregelt. Die §§ 238, 257 ent-halten Vorschriften zu deren Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. Diese bestim-men u.a., dass

• die Unterlagen des einzelnen Geschäftsvorfalls(Beleg und Handelsbriefe) sowie

• die Dokumentation des Verfahrens der Aufzeichnungen(zum Verständnis erforderlicher Arbeitsanweisungen und sonstiger Organisationsunterlagen)

aufzubewahren sind.

– Abgabenordnung (AO)

Das Handelsgesetzbuch bindet mit seinen Anforderungen ausschließlich Kaufleute undnicht sonstige Gewerbetreibende. Dem Steuerfiskus sind solche feinsinnigen Unter-schiede fremd. Wer sich wirtschaftlich betätigt, soll Steuern zahlen und Bücher sowiesteuerliche Aufzeichnungen führen. Es findet sich deshalb eine an das Handelsgesetz-buch angelehnte Regelung in den §§ 145, 146 und 147 der Abgabenordnung.

Die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten erstrecken sich auf

• den einzelnen Geschäftsvorfall(Buchungsbelege sowie Handels- und Geschäftsbriefe),

• die Beschreibung des Verfahrens der steuerlichen Aufzeichnungen(zu ihrem Verständnis erforderliche Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen) sowie

• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Bemerkenswert ist die Erweiterung der „sonstigen Unterlagen“ gegenüber dem Handels-recht. Bei wirtschaftlicher Betätigung gibt es kaum Bearbeitungsvorgänge, die nicht vonsteuerlicher Relevanz wären. Daher können Aufzeichnungs- und Dokumentationspflich-ten auf nahezu alle IT-Angelegenheiten des Betriebes ausgeweitet werden.



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– Umsatzsteuergesetz (UStG)

Den elektronischen Rechnungsaustausch regelt die Fiskalverwaltung in § 14 Abs. 3 UStGmit einer Besonderheit; Die Rechnungen sind mit einem qualifizierten Signaturschlüsselzu kennzeichnen und berechtigen nur als unveränderte digitale Originale zum Vorsteuer-abzug. Dies beinhaltet eine digitale Aufbewahrung sowohl des Rechnungsdokuments alsauch des Signaturschlüssels.

– Kassen- und Haushaltsrecht (HKR-Bestimmungen, GemHVO)

Das Wirtschaften öffentlicher Stellen wird ebenfalls von Vorschriften zur Führung vonBüchern sowie von Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten begleitet. Unterschiedehinsichtlich des Inhalts der Aufzeichnungen ergeben sich hierbei insbesondere aus derkameralistischen Buchführung mit Kasse und Haushalt sowie den hiermit verbundenenAbgrenzungs- und Abstimmungsvorgängen. Eine hiervon losgelöste Betrachtung zeigtjedoch, dass sowohl die Unterlagen der einzelnen zahlungswirksamen Verwaltungsvor-gänge als auch zur Organisation der Verwaltungsabläufe (unabhängig von der eingesetz-ten Technik) zu dokumentieren sind.

– Sozialgesetzbücher (SGB)

Sozialversicherungsträger verwalten treuhänderisch das Vermögen für die Sozialversi-cherten. Dies rechtfertigt eine gesonderte gesetzliche Regelung zu deren Buchführungs-pflichten innerhalb der Sozialgesetzbücher. Die dort enthaltenen Aufzeichnungs- und Auf-bewahrungspflichten gehen über die von privaten Unternehmen hinaus und umfassenebenfalls die Dokumentation einzelner zahlungsbegründender Vorgänge sowie deshierzu eingesetzten (DV-)Verfahrens.

Vorschriften zum Datenschutz

Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten sowie die Dokumentation von Verfahrensabläu-fen unterstützen nicht nur die Ordnungsmäßigkeit finanzieller Abwicklungen, sie dienen darü-ber hinaus dem Schutz der informationellen Selbstbestimmung von Personen. Diese sieht manspeziell durch den Einsatz der Datenverarbeitung gefährdet. Es bestehen daher gesetzlicheDokumentationspflichten, die sich ausschließlich mit den Auswirkungen des Einsatzes von IT-Technik auf personenbezogene Daten beschäftigen. Hierbei sind folgende grobe Unterschei-dungen möglich:

– Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

Dieses regelt mit seinen Dokumentationspflichten die Verarbeitung personenbezogenerDaten privater Unternehmen sowie von Bundesbehörden oder sonstigen bundesunmittel-baren Körperschaften bzw. öffentlich-rechtlichen Betrieben.

– Landesdatenschutzgesetze (LDSG)

Diese regeln den Datenschutz und begleitende Dokumentationspflichten für Landesbe-hörden, Kommunen sowie zugehörige Körperschaften.



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– Sozialgesetzbuch (SGB)

Hier finden sich Dokumentationsvorschriften zum Datenschutz bei Sozialversicherungs-trägern und Krankenkassen.

Sonstige gesetzliche Bestimmungen mit Vorschriften zur (IT-)Dokumentation

Es gibt weitere gesetzliche Grundlagen, aus welchen sich Aufzeichnungs- und Aufbewah-rungspflichten im Umfeld der Informationsverarbeitung ableiten lassen:

– Bürgerliches Gesetzbuch und Zivilprozessordnung (BGB und ZPO)

Im Rechtsverkehr geschäftlicher Partner untereinander werden oft Formvorschriften ver-einbart. Für diesen Fall hat der Gesetzgeber in § 127 BGB vorgesehen, dass – soweitdem Willen der Parteien nicht etwas anderes zu entnehmen ist – elektronische Doku-mente mit qualifiziertem Signaturschlüssel der Schriftform gleichgestellt sind. Diesschließt deren digitale Aufbewahrung für Nachweiszwecke ein.

Im Streitfall begründet diese digitale Unterlage nach erfolgreicher Signaturprüfung eineBeweisvermutung gemäß § 292a der Zivilprozessordnung, die dem Urkundenbeweis ent-spricht.

– Nationale und internationale Compliance-Regelungen (KonTraG, SOX)

Hierdurch werden die Unternehmensleitungen verpflichtet, mittels eines wirksamen undnachprüfbaren internen Kontrollsystems auszuschließen, dass unternehmensintern oderinteressierten Dritten ein falsches Bild zu Lage und Risiken des Unternehmens vermitteltwird.

Hieraus leiten prüfende Stellen (Wirtschaftsprüfer, Börsenaufsicht) umfassende Aufzeich-nungspflichten zu geschäftlichen Vorgängen sowie deren organisatorisch-technischenRandbedingungen ab.

Hinzu kommen eine Reihe spezieller Regelungen, z.B in Arbeitsgesetzen, zur Bekämpfung vonGeldwäsche oder zur Aktenführung in der Verwaltung.

Die vorstehende Übersicht ist weder vollständig, noch ist an dieser Stelle eine erschöpfendeBehandlung gesetzlicher Grundlagen zu Aufzeichnungspflichten erforderlich. Sie sind dem fach-lich verantwortlichen Management bis auf exotische Ausnahmen in der Regel bewusst. DieUmsetzung auf digitale Sachverhalte bedarf jedoch erfahrungsgemäß sachkundiger Deutungen.Hierauf wird im Folgenden eingegangen.



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2.4.3 Verwaltungsanweisung und sachkundige DeutungDie aufgeführten gesetzlichen Regelungen weisen einen vergleichsweise hohen Abstraktions-grad auf. Für den einzelnen Betrieb sind diese daher als Grundlage zur Festlegung digitalerArchivierungspflichten wenig greifbar. Hierzu bedarf es praktischer Ausdeutungen und konkreti-sierender Verwaltungsanweisungen.

Bei modernen Buchführungs- und DV-Verfahren werden die „Bücher“ des Rechnungswesensweitgehend automatisch erstellt. Über 90% des Buchungsstoffes resultieren nicht aus der Arbeitvon Buchhaltungsmitarbeitern, sondern sind das Ergebnis eines hoch integrierten, komplexorganisierten und technisch determinierten Bearbeitungsprozesses. So gehören z.B. zu einemEinkaufsvorgang die automatische Bedarfsermittlung, die nachfolgende Bestellung, Preis- undQualitätsprüfung, die Einlagerung, zugehörige Bewertungen, Bestandskorrekturen und die Auf-zeichnung im Kreditorenbereich sowie dem Sachbuch. Bis zur Einstellung einer solchen Positionin die Bilanz hat hieran kein Buchhalter mitgewirkt und es finden sich in den wenigsten Fällenbegleitende Papierunterlagen. Unabhängig hiervon sind gesetzliche Vorschriften zur

Aufzeichnung des einzelnen Geschäftsvorfalls,

Dokumentation des zugehörigen (IT-)Verfahrens,

Archivierung zugrunde liegender Daten

zu erfüllen. Hierbei helfen die bereits erwähnten sachkundigen Interpretationen und Verwal-tungsanweisungen. Worum handelt es sich dabei im Einzelnen?

Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)

Die aufgeführten Grundsätze wurden vom Arbeitskreis für wirtschaftliche Verwaltung (AWV),einem Zusammenschluss sachkundiger Experten, erarbeitet und von der Finanzverwaltung miteinem erläuternden Begleitschreiben am 7. November 1995 als Verwaltungsanweisung beglei-tend zur Abgabenordnung herausgegeben. Eine Neufassung mit der Bezeichnung GoBIT wirdderzeit erarbeitet. Sie regelt, unter welchen Voraussetzungen die Finanzverwaltung den IT-Einsatz für steuerliche Buchführungsverfahren gestattet und welche Aufzeichnungen und Auf-bewahrungen bzw. Dokumentationen sie bezogen auf den DV-Einsatz erwartet.

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)

Während die Finanzverwaltung bei der Prüfung steuerlicher Aufzeichnungen früher mit betrieb-lichen DV-Systemen wenig in Berührung kam, hat sich dies in den letzten Jahren geändert. Umdie steuerliche Außenprüfung effizienter zu gestalten, ist es der Betriebsprüfung nach Ände-rungen der Abgabenordnung seit dem Jahre 2001 möglich, ihre Prüfungen direkt in den Buch-haltungssystemen der Unternehmen vorzunehmen bzw. die dort gespeicherten und aufberei-teten Daten mit Hilfe spezieller Prüfsoftware zu analysieren. Begleitend hierzu wurden dieGDPdU als Verwaltungsanweisung formuliert.

Die GDPdU beschäftigen sich im Wesentlichen mit der Technik betrieblicher Aufzeichnungen.Sie erweitern die Aufzeichnungspflichten nicht. Ziel der Finanzverwaltung ist eine effizientereBetriebsprüfung. Die Aufbereitung geschäftlicher Unternehmensdaten mittels Prüfsoftware sollden Blick auf auffällige ergebnisrelevante Vorgänge lenken, die einer nachfolgenden Kontrolleunterzogen werden. Um hierbei ein Ausweichen auf Archivierungsformen, die dieser Zielset-zung entgegenstehen, auszuschließen, werden die Unternehmen verpflichtet, Daten mit steu-erlichen Auswirkungen digital in strukturiert auswertbarer Form aufzuzeichnen und aufzube-wahren.



20

IDW-Stellungnahmen zur steuerlichen Rechnungslegung und zur elektronischen Archivie-rung (IDW RS FAIT 1 und 3)

Neben der Finanzverwaltung hat auch das Institut der Wirtschaftsprüfer sachverständige Ver-lautbarungen zur Ausdeutung gesetzlicher Vorgaben des Handelsgesetzbuches sowie derAbgabenordnung beim Einsatz von Informationstechnologien herausgegeben.

Solche gesonderten Verlautbarungen sind notwendig, weil die Betrachtung und Verantwortungder Wirtschaftsprüfer bei der Beurteilung von Buchführungsverfahren und zugehörigen Archi-vierungen über die der steuerlichen Betriebsprüfung hinausgehen.

Wirtschaftsprüfer obligieren sich mit ihrem Urteil über eine ordnungsgemäße steuerliche Buch-führung nicht nur gegenüber der Finanzverwaltung. Ihr Siegel ist auch Grundlage für die Kre-ditvergabe von Banken und Lieferanten sowie die Würdigung der Geschäftsführung. Sie müs-sen u.a. wesentliche Unterschlagungsfälle aufdecken und mögliche Risiken für diegegenwärtige und zukünftige Geschäftsentwicklung darstellen. Wichtig für das Verständnis derAufzeichnungsanforderungen von Wirtschaftsprüfern ist weiterhin, dass sie keine gesonderteBeurteilung der Datenverarbeitung, sondern – erweitert – des gesamten Buchführungsverfah-rens bzw. in einem prozessorientierten System aller zum Rechnungswesen zugehörigenGeschäftsabläufe vornehmen. Der Einhaltung von Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflich-ten kommt innerhalb ihres Testats daher eine große Bedeutung zu. Sie beziehen sich nicht aus-schließlich auf betriebswirtschaftliche Daten, sondern umfassen den gesamten IT-Prozess ein-schließlich

– programmtechnischer Abläufe,

– der Wirkung steuernder Parameter,

– Datenänderungen,

– Problemsituationen bei der DV-Verarbeitung,

– Abstimmprotokollen,

– Zugriffsberechtigungen und deren Änderungen.

Die IDW-Stellungnahmen bieten sowohl der Fachabteilung als auch den DV-Verantwortlichendamit eine umfassende, sichere und verständliche Basis für deren Aufzeichnungspflichten.

HKR-ADV-Bestimmungen sowie Verwaltungsvorschriften über das Rechnungswesen in derSozialversicherung (SRVwV)

Für die öffentliche Verwaltung existieren eine Vielzahl mit den GoBS sowie FAIT vergleichbareVerlautbarungen, die je nach Adressat

– einzelne Länder,

– bestimmte Kommunen,

– Sozialversicherungsträger

variieren. Inhaltlich orientieren sich diese an den GoBS-Ausführungen oder nehmen ausdrück-lich hierauf Bezug. Vielfach werden die Verantwortungsträger in der Verwaltung durch diesespeziellen Vorschriften zusätzlich aufgefordert, begleitende Dienstanweisungen für den Ein-satz der Datenverarbeitung zu erstellen, die jeweils einer gesonderten Betrachtung bedürfen.



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Mindestanforderungen der Rechnungshöfe des Bundes und der Länder zum Einsatz derInformationstechnik (IT-Mindestanforderung)

Die Bundes- und Landesrechnungshöfe nehmen als Prüfungsorgane der Verwaltung, öffent-lich-rechtlicher Körperschaften sowie sonstiger behördlicher Institutionen ebenfalls eine sach-kundige Interpretation gesetzlicher Vorgaben vor und formulieren diese in einem einheitlichenRahmenpapier, den IT-Mindestanforderungen.

Deren Inhalte sind mit den bereits zitierten Vorschriften (GoBS, FAIT) durchaus vergleichbar.Im Hinblick auf die Dokumentationserfordernisse wird besonders auf die Prozesse der Beauf-tragung, Beschaffung und Programmierung sowie das Testen neuer Programme eingegangen.Gleiches gilt für die Dokumentation des laufenden IT-Betriebs.

OPDV-Stellungnahme: Anforderungen an einen ordnungsgemäßenSoftwareeinsatz

In diesem Fall handelt es sich um einen branchenspezifischen Standard der Sparkassen-Orga-nisation. Er beschäftigt sich insbesondere mit der Erstellung und dem Einsatz neuer Software-verfahren in diesen Bereichen sowie hierzu begleitenden Organisations- und Dokumentations-verfahren.

Für einzelne Branchen gibt es somit noch gesonderte Dokumentationsvorschriften. Dies istüberall der Fall, wo besondere Risiken evident sind. Dies betrifft z.B. die Erzeuger von Lebens-mitteln, Tierfutter, Arzneimitteln und – wie bereits dargestellt – Kreditinstitute. Es ist daher emp-fehlenswert, sich bei der Erörterung von Dokumentationspflichten auch über Besonderheiteneiner Branche zu informieren.

Anhang 9 zum BDSG

Zu den Bundes- und zahlreichen Landesdatenschutzgesetzen gibt es umfangreiche Interpre-tationen und sachkundige Ausdeutungen, die jeweils von den einzelnen, öffentlich bestelltenDatenschutzbeauftragten herausgegeben werden. In Anhang 9 zum Bundesdatenschutzge-setz wird kurz dargestellt, welche Pflichten, u.a. zur Dokumentation, bei der IT-technischenVerarbeitung personenbezogener Daten zu beachten sind. Auch hier muss das DV-Verfahrenin einer für Dritte verständlichen Form dargestellt werden. Hinzu kommt eine Übersicht (Datei-register) über Dateien und Tabellen, die personenbezogene Daten beinhalten und die Auffüh-rung möglicher Übermittlungswege. Das Datenschutzgesetz verlangt darüber hinaus explizit,dass DV-Anwender, welche personenbezogene Daten (u.a. auch Kreditoren- und Debitoren-stammdaten) ändern, mit Hilfe der zugehörigen DV-Kennung persönlich zu identifizieren seinmüssen.

Sachverständige Interpretationen und Verwaltungsanweisungen zu den gesetzlichen Grundla-gen vermitteln den Verantwortlichen für ein DV-Verfahren somit verständliche Grundlagen dar-über, welche (digitalen) Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten zu beachten sind.



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2.4.4 Prüfungsstandards und ChecklistenÜber Verwaltungsanweisungen hinaus können aus Prüfungsstandards Aufzeichnungsanforde-rungen für Unternehmen hergeleitet werden. Als besonderes Beispiel hierfür seien die IDW-Prü-fungsstandards der Wirtschaftsprüfer aufgeführt. Sie formulieren Qualitätsmaßstäbe für dieArbeit der Wirtschaftsprüfer und sind für deren Urteilsfindung verbindlich. Da alle prüfungspflich-tigen Unternehmen darauf angewiesen sind, dass die Ordnungsmäßigkeit des Buchführungs-verfahrens durch ein Testat von Wirtschaftsprüfern bestätigt wird, übertragen sich die für einpositives Urteil notwendigen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsanforderungen bei computer-gestützter Buchführung automatisch auf das betrachtete Unternehmen. Sie können nicht negiertwerden.

Stellvertretend für eine Reihe von Prüfungsstandards mit Rückwirkungen auf die Aufbewahrungdigitaler Informationen seien hier die Ausführungen zur „Abschlussprüfung beim Einsatz vonInformationstechnologie“ (IDW Prüfungsstandard 330) erwähnt.

Hierbei handelt es sich um die wichtigste Prüfungsgrundlage der Wirtschaftsprüfer mit Rückwir-kung auf ein ordnungsgemäß dokumentiertes Buchführungsverfahren. Es korrespondiert mit derbereits erläuterten Ausdeutung der gesetzlichen Bestimmungen (FAIT1) und stellt den hier dar-gestellten Anforderungen an die Unternehmen ein entsprechendes prüferisches Vorgehen derWirtschaftsprüfer mit einzelnen Prüfungsschritten und Beurteilungskriterien entgegen. Für dasgeprüfte Unternehmen ist es sinnvoll, sowohl die sachkundigen Verlautbarungen aus FAIT1 alsauch die Prüfungsanforderungen aus dem Prüfungsstandard 330 zusammenzuführen, um ausbeiden Dokumenten Erkenntnisse zu Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten zu gewinnen.

2.5 Normenverstöße und ihre FolgenDie betriebliche Archivierung wird von unterschiedlichsten gesetzlichen Bestimmungen berührt,welche von den meisten Unternehmen bereits auf der Basis vorhandener Archivierungsordnun-gen und aus ureigenstem Interesse berücksichtigt werden. Es genügt ein Blick in vorhandeneArchive sowie auf geordnete Ablagen und technische Archivierungsvorrichtungen, um diesenSachverhalt zu verdeutlichen. Trotzdem stellen sich viele Betriebe die Frage nach drohendenSanktionen beim Verstoß gegen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsfristen.

Hierzu gibt es keine eindeutigen Antworten. Sanktionen im Sinne von Nachteilen für Unterneh-men, die ihre Aufbewahrung und Aufbewahrungsvorschriften verletzen, sind vielmehr im Zusam-menhang mit dem Archivierungszweck abzuleiten.

Können bei gerichtlichen Auseinandersetzungen beweiserhebliche Unterlagen nicht vorgelegtwerden, so führt dies gegebenenfalls zu abweisenden Urteilen einschließlich finanzieller sowiesonstiger Folgeschäden.

Fehlende Nachweise zu ordnungsgemäßen betrieblichen Abläufen (z.B. bei der Abfallentsor-gung) ermöglichen bereits in Verwaltungsverfahren eine Ahndung nach dem Ordnungswidrigkei-tenrecht mit Ordnungsgeldern oder Gewinnabschöpfung.

Bei der Verletzung digitaler Archivierungspflichten im steuerlichen Bereich spricht die Finanzver-waltung in ihrem Fragen- und Antwortenkatalog von „Bußgeld, Zwangsmittel, Schätzung, Verzö-gerungsgeld“, die als Sanktionsmöglichkeit zur Verfügung stehen. Hier ist wiederum nach derArt der Verletzung zu differenzieren.


2.5 Normenverstöße und ihre Folgen

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Papierarchiv ohne digitale Archivierung

Erfüllt ein Unternehmen seine Archivierungspflicht in Papierform und kann es somit Nachweiseüber seine steuerrelevanten Vorgänge erbringen, ohne dass jeweils die entsprechenden Infor-mationen in Datenform zur Verfügung stehen, so wird die prüferische Auswahl behindert. In die-sem Fall steht die Schätzung als Sanktion im Vordergrund. Da sich diese an den realen (mitPapier) nachzuweisenden steuerlichen Verhältnissen orientieren sollte, könnten die finanziel-len Nachteile überschaubar bleiben.

Fehlende Archivierung digitaler Eingangsrechnungen

Bei fehlerhaften Eingangsrechnungen, die entweder digital ohne qualifizierte Signatur einge-hen oder das Unternehmen digital mit einer entsprechenden Signatur erreichen, aber nicht inder Originalform einschließlich Schlüssel aufbewahrt werden, sehen die Vorschriften desUmsatzsteuergesetzes vor, dass kein Vorsteuerabzug gewährt wird. Hier führt ein Verstoßdirekt zu kalkulierbaren finanziellen Folgen.

Unzureichende Verrechnungspreisdokumentation

Fehlen (digitale) Informationen bei der Dokumentation von Verrechnungspreisen, so kann dieFinanzverwaltung im Rahmen der Betriebsprüfung das für ein Unternehmen ungünstigste Ver-fahren der Gewinnermittlung aus Geschäften mit Konzerngesellschaften im Sinne einer Straf-schätzung anwenden. Daraus resultieren direkt quantifizierbare Nachteile für den Betrieb.

Als zusätzliche Pönale droht seit 2009 das in § 146 Abs. 2b AO neu geregelte „Verzögerungs-geld“. Dabei handelt es sich um einen Verwaltungsakt, dessen Anwendung im Ermessen derFinanzbehörde liegt. Mit einer Strafe von 2.500 Euro bis 250.000 Euro kann ein Steuerpflichtigerbelegt werden, welcher der Aufforderung zur Bereitstellung eines Datenzugriffs im Rahmeneiner steuerlichen Außenprüfung oder der Aufforderung zur Vorlage von Unterlagen (z.B. beieiner Archivierung im Ausland) nicht in einer angemessen kurzen Zeit nachkommen kann.

Den vorstehenden Ausführungen ist zu entnehmen, dass es bei den Folgen einer unzureichen-den digitalen Archivierung jeweils auf den Einzelfall ankommt. Es ist schwierig, rechtliche undfinanzielle Folgen zu kalkulieren. Die Unternehmen sollten sich Archivierungsprojekten daher mitder gebotenen Sorgfalt zuwenden.



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3 Digitale Aufzeichnungsinhalte und -formen

3.1 Aufzeichnungen nach Steuerrecht

3.1.1 Was regelt das Gesetz?Gemäß § 147 Abs. 1 AO bestehen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten für die nachfol-genden Unterlagen:

1. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbi-lanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Orga-nisationsunterlagen,

2. empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,

3. Wiedergaben abgesandter Handels- oder Geschäftsbriefe,

4. Buchungsbelege sowie

5. sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Für den Fall, dass vorgenannte Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssytems erstelltworden sind, wird der steuerlichen Betriebsprüfung in Absatz 6 ein Zugriffs- und Auswertungs-recht für dessen Daten zugesprochen.

Wie sind im Kontext dieser Vorschriften die bereits bezeichneten digitalen Informationen (Daten,Programme, Unterlagen) einzuordnen? Zur Beantwortung dieser Frage bedarf es zunächst einernäheren Betrachtung der dargestellten Unterlagen-Kategorien. Hierzu finden sich nachfolgendeinige Beispiele:

Bücher und Aufzeichnungen

Diese umfassen den Kernbereich steuerlicher betrieblicher Aufzeichnungen mit Journalen,Konten, Ergebnisrechnungen, Bilanz, GuV.

Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen

Dieser Bereich betrifft alle Unterlagen, die für die Transparenz der Buchführung und des Buch-führungsverfahrens sowie für ein detailliertes Verständnis der einzelnen Geschäftsvorfälle not-wendig sind. Hierzu gehören z.B. Arbeitsanweisungen, Vollmachten, einzelne Kontierungs-vorschriften sowie Vorgaben, Anweisungen und technische Parameter, welche die Entstehungsteuerrelevanter Informationen bestimmen.

Handels- und Geschäftsbriefe

Diese Aufzählung beinhaltet nach herrschender Meinung die mit der Abwicklung einesGeschäfts verbundene Korrespondenz. Für eingehenden Schriftwechsel ist bei einer Speiche-rung auf Datenträgern die bildliche (grafische) Aufbewahrung vorgeschrieben, während abge-hender Schriftwechsel lediglich mit seinen Inhalten (Daten, Texten) festgehalten werden muss.


Digitale Aufzeichnungsinhalte und -formen

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Buchungsbelege

Buchungsbelege sind als Grundlage der Kontierung anzusehen. Hierzu gehören Unterlagen,die eine Kontierung nach sich ziehen, wie z.B.

– Rechnungen,

– Kontenauszüge,

– Lieferscheine,

– Lohnunterlagen,

– Quittungen,

– Reiseaufzeichnungen,

– vertragliche Unterlagen,

– Gebührenbescheide,

– Abschriftlisten,

– Kontierungsanweisungen und interne Aufzeichnungen etc.

Sonstige Unterlagen, welche für die Besteuerung von Bedeutung sind

Hier lassen sich nahezu alle weiteren betrieblichen Unterlagen zuordnen. Es kommt hierbeinicht darauf an, dass sie Sachverhalte zu einem bestimmten Geschäftsvorfall aufhellen, son-dern im Rahmen der allgemeinen geschäftlichen Betätigung von steuerlicher Relevanz sind.

Für Daten, Programme und sonstige digitale Unterlagen ist zunächst kritisch zu prüfen, ob sieeiner der aufgeführten Kategorien zugehören. Handelt es sich um Bücher und Organisationsun-terlagen, die ein Buchführungsverfahren begleiten, um geschäftliche Korrespondenz, interneAufzeichnungen mit (Buchungs-)Belegcharakter oder um sonstige Unterlagen, welche diegeschäftlichen Betätigungen eines Unternehmens beschreiben, so besteht eine steuerliche Auf-bewahrungspflicht. Die Aufbewahrungsfristen bestimmen sich ebenfalls nach der Einordnungder digitalen Informationen: Bücher, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen zumBuchführungsverfahren sowie Buchungsbelege sind 10 Jahre aufzubewahren, alle weiterenUnterlagen 6 Jahre.

3.1.2 Steuerliche Klassifizierung digitaler InformationenHinsichtlich der Klassifizierung steuerlicher digitaler Informationen und hiermit verbundener Auf-bewahrungspflichten bestehen oft Missverständnisse bei den Anwendern, die diese auf denengeren Kreis der Buchhaltungsdaten begrenzt sehen möchten. Tatsächlich reichen die Anfor-derungen nach einhelliger Meinung weit hierüber hinaus:

Rechnungsrelevante Daten

Dies dürfte noch der am einfachsten zu fassende Bereich sein. Alle Daten mit einem Bezug zuHaupt- und Nebenbüchern, einschließlich der Informationen, die innerhalb computergesteu-erter Prozessketten zu deren Entstehung beitragen, sind aufzeichnungs- und aufbewahrungs-pflichtig.


3.1 Aufzeichnungen nach Steuerrecht

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Da die steuerliche Betriebsprüfung ihre prüferische Auswahl einzelner Geschäftsvorfälle durchden Einsatz von Prüfsoftware unterstützen möchte, schreiben die Abgabenordnung sowie diehiermit in Beziehung stehenden „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitalerUnterlagen (GDPdU)“ vor, dass originär digitale Unterlagen auf maschinell verwertbarenDatenträgern zu archivieren sind. Diese maschinelle Verwertbarkeit setzt strukturierte Daten,wie sie hier vorliegen, voraus. Mithin wird mit Bezug auf diese Zielsetzung eine ausschließlicheAufbewahrung in ausgedruckter Form, auf Mikrofilm oder in maschinell nicht auswertbaren For-maten (z.B. PDF-Datei) als unzureichend bezeichnet.

Die Finanzverwaltung hat ferner einen Anspruch auf eine hinreichende Beschreibung dieserDaten (Aufbau und Struktur der Dateien sowie Schlüsselbeziehungen zu korrespondierendenDatenbeständen, z.B. bei Stamm- und Bewegungsdaten). Diese Beschreibung kann schriftlicherfolgen. Eine Verpflichtung zur datentechnischen Bereitstellung dieser Dateibeschreibungnach dem sogenannten „Beschreibungsstandard“ (XML-Datei) besteht hingegen nicht. SoweitBuchhaltungsprogramme über eine Schnittstelle verfügen, welche diese Beschreibung als„digitales Satzbett“ erzeugt, sollte man dies jedoch bei der Archivierung berücksichtigen.

Steuernde Parameter (Daten), Programme und dokumentierende Unterlagen

Die „zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunter-lagen“ einer computergestützten Buchführung beschränken sich nicht auf die verbaleBeschreibung DV-technischer Zusammenhänge. Innerhalb eines parametergesteuerten IT-Systems gehören Tabellen mit steuernden Einstellungen z.B. zur Konten- und Preisfindung, zuBerechtigungen, Konditionen und buchungsbeeinflussenden Stammdaten sowie deren Ände-rungen zur Dokumentation. Dies sind strukturiert auswertbare Informationen, die in Dateiformaufbewahrt werden müssen. Ein Ausdruck reicht nicht!

Die „Verfahrensdokumentation“ mit allen ihren Bestandteilen erhält bei automatisch wieder-kehrenden Buchungen sogar Belegcharakter. Innerhalb der GoBS heißt er hierzu:

„…Im Unterschied zu den konventionell abgewickelten Geschäftsvorfällen muß die Beleg-funktion zu programminternen Buchungen…durch das jeweilige Verfahren erfüllt werden.Das Verfahren ist in diesem Zusammenhang wie ein Dauerbeleg zu betrachten.

Die Erfüllung der Belegfunktion ist in diesen Fällen durch die ordnungsgemäße Anwendungdes jeweiligen Verfahrens nachzuweisen. Dies ist durch den Nachweis der Durchführungder in dem jeweiligen Verfahren vorgesehenen Kontrollen sowie durch die Verfahrensdo-kumentation…zu erbringen. Durch die Verfahrenskontrollen…ist die Vollständigkeit undRichtigkeit der Geschäftsvorfälle sowie deren Bestätigung (Autorisation) durch den Buch-führungspflichtigen sicherzustellen…“

Ebenfalls zur Verfahrensdokumentation gehören die Programme mit ihrem jeweiligen rekon-struierbaren Programmstand einschließlich der Programmänderungen. Dies setzt ein funktio-nierendes Change-Management sowie die digitale Aufbewahrung aller Programmstände vor-aus.

Erklärt sich das IT-Verfahren somit aus Daten, so sind diese als Dokumentationsbestandteilauch in dieser originären Fassung vorzuhalten. Bei unstrukturierten Textdateien oder bildhaf-ten Dokumenten steht die Papieraufbewahrung, wenn man die Zwecke der digitalen Betriebs-


Digitale Aufzeichnungsinhalte und -formen

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prüfung berücksichtigt, gleichberechtigt neben der digitalen Archivierung. Es existieren dem-entsprechend viele denkbare Varianten digitaler Verfahrensdokumentation wie

– Anwenderhandbücher als PDF-Dokumente auf CD,

– Betriebsführungskonzepte als Textdateien,

– Betriebsanweisungen im HTML-Format (Intranet),

– Log-Protokolle im Archivsystem,

– grafische Netzwerkübersichten,

– Daten aus steuernden Tabellen,

die in einem Unternehmen in unterschiedlichster Form nebeneinander vorliegen können.

Sonstige digitale Unterlagen

Sonstige digitale Unterlagen resultieren im Wesentlichen aus inner- und außerbetrieblicherDokumentation sowie dem Wunsch, gescannte Papierbelege in Dateiform aufzubewahren.Aus steuerlicher Sicht ist insbesondere die geschäftliche Korrespondenz, z.B. als E-Mail undEingangsrechnungen, von Bedeutung.

– Gescannte Papierbelege

Vielfach werden eingehende geschäftliche Korrespondenz oder Belege nach einemScanvorgang in eine elektronische Akte überführt, ohne das Original weiter aufzubewah-ren. Das digitale Pendant übernimmt hiernach die Nachweisfunktion. Für die Aufbewah-rung ist eine bildliche Darstellung des Originals einschließlich aller zusätzlichen (hand-schriftlichen) Bearbeitungsvermerke und Farben erforderlich.

– Digitale Eingangsrechnungen

Digitale Eingangsrechnungen, wie sie insbesondere mittelständische Unternehmen häu-fig für Telefondienstleistungen sowie Internetbestellungen erhalten, bedürfen für den Vor-steuerabzug nach den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes im Unterschied zu jedernormalen Papierrechnung der elektronischen Unterschrift in Form einer qualifizierten digi-talen Signatur. Die Rechnung einschließlich des Signaturschlüssels ist hiernach zu verifi-zieren und in Originalform digital zu archivieren.

Der hiermit verbundene administrative Aufwand:

• Erkennen einer qualifiziert signierten Rechnung,

• Verifizierung der Signatur,

• digitales Ablageverfahren von Rechnung einschließlich Signaturschlüssel,

sprengt bei überschaubaren Rechnungsbeträgen insbesondere in kleinen und mittelstän-dischen Unternehmen häufig jeden vernünftigen Rahmen. Ausnahmen von der elektroni-schen Signierung gestattet die Finanzverwaltung ausschließlich bei Bus-, Bahn- undFlugtickets, wenn diese im Onlineverfahren abgerufen und mittels Konto- oder Kreditkar-tenüberweisung gezahlt werden. In allen anderen Fällen empfiehlt sich zur Vermeidungunnötigen Aufwands ein genereller und schriftlicher Ausschluss des elektronischenRechnungsverkehrs, sofern ihm nicht die nachfolgend beschriebenen Verfahren zu-grunde liegen.


Documents

1 Einleitung - HJR...Workflow-Technik zu unterstützen. Ferner ist es erforderlich, Daten auf neue Datenträger zu kopieren, um ihre zukünftige Lesbarkeit sicherzustellen. Archivierung