1. WAS SOLL DAS BUCH WOZU NOCH EIN L

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BBuucchhhhaallttuunngg –– ddaass kkaannnn iicchh aauucchh!! WWaass ssoollll ddaass BBuucchh?? WWoozzuu nnoocchh eeiinn LLeehhrrbbuucchh??

11.. WWAASS SSOOLLLL DDAASS BBUUCCHH?? WWOOZZUU NNOOCCHH EEIINN LLEEHHRRBBUUCCHH??

Als ich mit Anfang Zwanzig Binnenhandel studierte, gehörte auch ein Kurs in Buchhaltung zum Lehrstoff. Ich war wahnsinnig interessiert, habe mich wirklich auf das Fach gefreut und ging voller Elan an die Sache heran. Nach dem dritten oder vierten Seminar war es aber aus, denn ich verstand kein Wort! Die Buchhal‐tung erwies sich als theoretischer und überaus langweiliger Stoff. Ich „cancelte“ das Fach, das heißt, ich ging einfach nicht mehr hin. Diese Entscheidung traf ich allerdings nicht allein, auch viele andere Studenten blieben dem Kurs fern. Dies hatte den unangenehmen Effekt, dass kurz vor Beendigung des Kurses von der Uni entschieden wurde, dass anstatt der Ausstellung einer Teilnahmebestäti‐gung ohne Prüfung nunmehr eine schriftliche Prüfung zu absolvieren sei. Jetzt war guter Rat teuer! Wie sollte ich – nachdem ich dieses Fach nicht besucht hatte – eine Prüfung schaffen? Die Lösung war folgende: ich ließ mir von einem Mitstudenten die Aufstellung einer Eröffnungsbilanz erklären und hoffte, damit ausreichend Punkte zum „Be‐standen“ zu erreichen, was dann auch glücklicherweise der Fall war. Damals sag‐te ich mir: „Was ich auch immer im Beruf machen werde, niemals etwas mit Buchhaltung!!!“ Nachdem ich einige Jahre Berufserfahrung gesammelt hatte, ergab sich eine neue berufliche Aufgabe. Dazu waren jedoch – wieder einmal – Buchhaltungs‐kenntnisse erforderlich. Flugs belegte ich einen Abendkurs und stellte fest, dass sich seit meinem Studium eigentlich nichts geändert hatte. Das Fach war so langweilig und öde, ich saß im Unterricht und staunte, was andere Kursteilneh‐mer so alles wußten, und wovon ich noch nicht einmal etwas gehört hatte (ob‐wohl ich doch im gleichen Raum anwesend war…). Es mußte also am Fach liegen! Im Berufsleben konnte ich mich der Buchhaltung dann doch nicht länger entzie‐hen. Im Laufe der Zeit begriff ich step by step das System, meine Arbeit beinhal‐tete in zunehmendem Maße Buchhaltungsarbeiten – und irgendwann, nach wei‐teren zehn Jahren als kaufmännischer Leiter in einem mittelständischen Unter‐nehmen, meldete ich schließlich mein Gewerbe an: Ausgerechnet als Buchhalter! Manchmal spielt das Leben eben so verrückt! Dabei bekam ich auch Gelegenheit, als Seminartrainer Buchhaltung zu unterrich‐ten. Ich verwendete natürlich zunächst die üblichen Lehrbücher und Anleitungen der Berufsausbildung für meinen Unterricht.

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BBuucchhhhaallttuunngg –– ddaass kkaannnn iicchh aauucchh!! WWaass ssoollll ddaass BBuucchh?? WWoozzuu nnoocchh eeiinn LLeehhrrbbuucchh??

Irgendwann stellte ich jedoch fest, dass meine Seminarteilnehmer genauso hilf‐ und orientierungslos im Unterricht saßen wie ich bei meinen früheren eigenen Versuchen, die Buchhaltung zu erlernen. Ja, selbst mir als Buchhalter fiel es schwer, manche Inhalte dieser Lehrmaterialien gleich zu verstehen! Von Kurs zu Kurs veränderte ich behutsam den Lehrinhalt und meine Methodik – und siehe da! – Buchhaltung war gar nicht so schwer! Man konnte es verstehen, ja es konnte sogar Spaß machen! Es kam also nur auf einen anderen „Ansatz“ beim Unterricht an! Als Lehrer habe ich inzwischen viele Kursstunden unterrichtet. Und irgendwann habe ich mir gesagt: „Hey Mann, ich verwende meinen eigenen Lehrstoff, eigene Overhead‐Folien, eigene Beispiele, eigene Präsentationen. Wozu brauche ich denn noch die berühmten Lehrbücher?“ Die handelsüblichen Lehrbücher waren eigentlich nichts weiter als „Ergänzung“, die nicht einmal ansatzweise das Inte‐resse der Kursteilnehmer fanden. Warum nehme ich nicht meine eigenen Erfah‐rungen her und verfasse selber ein „Lehrbuch“, ein Lehrbuch, das man verstehen kann, ein Lehrbuch, das die Erfahrungen und Bedürfnisse meiner Seminare wi‐derspiegelt, ein Lehrbuch, das wirklich das ist, was der Name „Lehrbuch“ aus‐sagt: ein Buch zum Lehren und zum Lernen! Und hier ist es nun: ein Lehrbuch für die jenigen, die Interesse an der Buchhal‐tung haben und es lernen wollen – entweder mit Lehrerbegleitung oder allein daheim. Ein Lehrbuch auch für diejenigen, die kein Interesse an der Buchhaltung haben, sich aber damit beschäftigen müssen, weil es ein Lehrplan einer Be‐rufsausbildung so vorsieht.

Kufstein, Frühjahr 2009

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BBuucchhhhaallttuunngg –– ddaass kkaannnn iicchh aauucchh!! DDiiee GGrruunnddllaaggeenn

22.. DDIIEE GGRRUUNNDDLLAAGGEENN

Womit beginnen wir? Richtig, mit den Grundlagen, wie überall. Doch was sind denn Grundlagen der Buchhaltung? Vielleicht beantwortet man zunächst Fragen wie z.B.: Wie mache ich eigentlich Buchhaltung? Oder: was ist Buchhaltung? Welche Gesetze gibt es? Wem nützt denn die Buchhaltung überhaupt? Derartige Fragestellungen gibt es noch eine ganze Reihe. Meine wichtige Einstiegsfrage lautet: Warum? Warum gibt es Buchhaltung, warum machen sich Menschen die Mühe, so kom‐plizierte Verfahren zu praktizieren? Dazu fällt mir folgender Witz ein: Was sagt dieser Witz denn konkret aus? Dass Buchhalter allesamt Betrüger und reich sind? Oder dass Chefs allesamt keine Ahnung von der Buchhaltung haben? Oder aber, dass es in Unternehmen viele Prozesse gibt, über die man besser ei‐nen Überblick hat? Dass man wissen muss, was wie und wo „läuft“, was mit dem Geld und der Ware los ist. Dies soll unser Ansatz bei der Besprechung der Grundlagen sein!

Der Chef ruft den Buchhalter zu sich und sagt:“Sie sind entlassen! Ich bin drauf gekommen, dass Sie mich betrogen haben! Der Firma geht´s schlecht, Sie verdienen nur soundsoviel, besitzen aber eine Yacht im Mittelmeer, zwei Sportwagen, ein Haus, eine Ferienwohnung, Pfer‐de,…! Sie müssen mich betrogen haben! Beweisen kann ich´s nicht, aber trotzdem: packen Sie Ihren Kram und verschwinden Sie, der neue Buchhalter fängt sofort an!“ Darauf sagt der Buchhalter:“Aber Chef. Sie sagen es ja selbst, bewei‐sen können Sie mir gar nichts. Aber ich habe eine Yacht im Mittelmeer, zwei Sportwagen, ein Haus, eine Ferienwohnung, Pferde,…! Ich würde mir die Kündigung an Ihrer Stelle noch mal überlegen, denn dieser neue Buchhalter, hat der denn auch schon eine Yacht im Mittelmeer, zwei Sportwagen, ein Haus, eine Ferienwohnung, Pferde,…?“

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Wer hat denn die Übersicht über das alles? Wer weiß, wieviel wann an wen zu bezahlen ist? Wer weiß, wieviel wann als Geldeingang von wem zu erwarten ist? Und wer weiß, wieviel übrig bleibt, wenn alle Lieferanten und Löhne bezahlt sind und wenn alle Kunden bezahlt haben? Reicht es noch für´s Finanzamt?

22..11 DDIIEE WWIIRRTTSSCCHHAAFFTTLLIICCHHEE TTÄÄTTIIGGKKEEIITT DDEESS BBEETTRRIIEEBBEESS

Was geschieht denn so in einem Betrieb während des ganzen Tages? Als erstes werden Waren, Rohstoffe, Materialien usw. eingekauft. Anschließend werden diese sortiert, gelagert oder sonst irgendwie bearbeitet. Und schließlich soll das Ganze wieder verkauft werden – sinnvollerweise mit Gewinn! Vielleicht verwendet der Betrieb dazu eine Lagerhalle, ein Geschäft oder eine Werkhalle. Es wird Personal beschäftigt, das die Warenlieferung annimmt und im Lager verteilt. Vielleicht fährt dort ein Gabelstapler, oder es gibt eine Sortierma‐schine, einen Computer oder einen LKW.

Wer macht die Bestellung? Ein Einkaufsmitarbeiter mit Telefon und Faxgerät? Wer berechnet den Lohn, wer verkauft denn die Ware, bekommt der Ver‐käufer auch Geld dafür?

Wie und wann werden die eingekauften Materialien und Waren bezahlt, von welchem Geld?

Was ist mit den Kunden? ‐ Wann und wieviel müssen diese an den Betrieb bezahlen?

Wie wird eigentlich der LKW finanziert? Ist er bereits bezahlt, geleast oder wird monatlich ein Bankkredit zurück‐gezahlt? ‐ Mit Zinsen?

Und das Finanzamt? ‐ Das möchte ja irgendwelche Steuern vom Betrieb. Wann denn, wieviel überhaupt, mit welchem Recht?

Wenn die Ware verkauft wird, zu welchem Preis? Es muss ja soviel sein, dass der Materialeinkauf bezahlt werden kann, ebenso die Arbeiter in der Werkhalle und die Angestellten im Büro! Und die Tankrechnung vom LKW, die Reparaturrechnung vom Installateur, der letzten Dienstag die WC‐Verstopfung im Büro repariert hat! Die Telefongesellschaft möchte ihre Telefonrechnung bezahlt haben, die Bank möchte Zinsen und die Rückzah‐lung vom Kredit…

So könnte die Fragestellung noch ein ganzes Stück weitergehen. Fassen wir zusammen:

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Genau darum geht es: um die Übersicht, was unterm Strich übrigbleibt! Ohne diese Übersicht kann der Chef keine Entscheidungen treffen. Welche Entschei‐dungen sind damit gemeint? Die Unternehmensleitung muss ständig Entscheidungen treffen, z.B.:

Kaufe ich die Rohstoffe vielleicht zu teuer ein? Ist der Verkaufspreis überhaupt hoch genug? Wird das Personal richtig eingesetzt, sind die Lohnkosten okay? Können irgendwelche Kosten eingespart werden? Sind neue Investitionen erforderlich und wie werden diese bezahlt? Soll ein Kredit aufgenommen werden oder reicht das Geld auf dem Bank‐konto?

Schauen wir uns das einmal als Grafik an:

Abbildung: Der Betrieb

Wie wir sehen können, bestehen viele Beziehungen zwischen Lieferanten, Be‐trieb und den Kunden. Arbeitskräfte möchten ihren Lohn haben, Banken den Kredit zurück gezahlt bekommen (inklusive der Bankzinsen), der Betrieb möchte Geld für seine Verkäufe erhalten undundund.

Betrieb: Warenan-nahme, Lagerung, Be-arbeitung, Lagerung der fertigen Produkte

Verkauf an Kunden

Einkauf von Rohstoffen,

Material, Arbeitern

BBaannkk-- KKrreeddiittee

Bankkonto des

Betriebes

€uro

€uro: Bezahlung an Lieferanten, Bank, Arbeiter

€uro:

Bezah-lung vom Kunden

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Das betriebliche Rechnungswesen hat als Aufgabe die zahlenmäßige Erfas-sung betrieblicher Vorgänge.

Komplett unübersichtlich würde die Abbildung werden, wenn noch die Kranken‐kasse, das Finanzamt, das Gericht (z.B. bei Lohnpfändungen), die Leasingbank für den LKW und weitere Geschäftspartner im In‐ und Ausland eingezeichnet werden sollten! Stark vereinfacht kann man feststellen, dass es sehr viele finanzielle Prozesse, Kalkulationen von Preisen, Güterströme und weitere Überlegungen der Betriebs‐leitung gibt, damit die richtigen Entscheidungen getroffen werden und der Be‐trieb erfolgreich wirtschaften kann. In diesem Zusammenhang sprechen wir ins‐gesamt vom „Betrieblichen Rechnungswesen“.

22..22 DDAASS BBEETTRRIIEEBBLLIICCHHEE RREECCHHNNUUNNGGSSWWEESSEENN Welche Aufgabe hat das Betriebliche Rechnungswesen?

Wichtig ist dabei das Wort „zahlenmäßig“. Es geht also nicht um die Beschrei‐bung irgendwelcher Prozesse mit Worten (z.B. „Der Umsatz im Juni war sehr schön.“), sondern um die Verwendung von Zahlen. Ein Beispiel wäre „100 Euro“, 100 ist die Zahl und Euro ist die Einheit. Beides gehört zusammen. Wenn man al‐so irgendeinen Wert aufschreibt, so darf man die Angabe der Einheit nicht ver‐gessen! So könnte die Zahl „100“ vieles bedeuten: vielleicht 100,‐ Euro oder 100,‐ Dollar, 100 Eierkuchen… Also bitte niemals die Angabe der Einheit vergessen! Das betriebliche Rechnungswesen umfasst vier große Teilbereiche:

a) Buchhaltung (BH) - Hier werden Vermögen und Schulden des Unternehmens und ihre Verän‐

derungen erfasst. Was das genau ist, werden wir noch besprechen, denn das ist ja Gegenstand dieses Buches.

b) Kostenrechnung (KR) - Ohne Kostenrechnung ist es dem Unternehmen nicht möglich, die Preise

zu kalkulieren, denn wenn man nicht weiß, wie hoch eigentlich insgesamt

!

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die Kosten sind, wie will man dann wissen, zu welchem Preis die Ware ver‐kauft werden muss?

c) Statistik - Hier nimmt man die Zahlen und Werte aus der Buchhaltung und der Kos‐

tenrechnung, bereitet sie mathematisch nach verschiedenen Verfahren auf und vergleicht sie miteinander. Man kann z.B. einen Vergleich zwischen zwei verschiedenen Zeiträumen (z.B. das Jahr 2007 mit dem Jahr 2008; der Monat Mai 2007 mit dem Monat Mai 2008;…) anstellen oder aber auf ein bestimmtes Datum, den sogenannten Stichtag, beziehen (z.B. per 31.12.2007 und per 31.12.2008). „Per“ bedeutet in diesem Falle „am“.

- Das erstere Beispiel (also den Zeitraum) nennt man auch zeitraumbezogen, den Stichtagsvergleich nennt man auch zeitpunktbezogen.

d) Planung - Hier geht es um die zukünfige Entwicklung des Unternehmens. Man über‐

legt also, wie die Zukunft sein wird, ob man vielleicht mehr Arbeitskräfte einstellen sollte, welche Produkte man verkaufen kann, ob Investitionen vorgenommen werden müssen usw.

- Für eine gute Planung sind viele Überlegungen notwendig. Dazu verwen‐det man auch Zahlen aus der Statistik (also aus der Vergangenheit), aus der Kostenrechnung und der Buchhaltung.

22..33 DDIIEE AAUUFFGGAABBEENN UUNNDD IINNTTEERREESSSSEENNTTEENN DDEERR BBUUCCHHHHAALLTTUUNNGG Wozu wird die Buchhaltung nun genau verwendet? Zunächst einmal dient sie der Unternehmensleitung als Grundlage für die vielen tagtäglich zu treffenden betrieblichen Entscheidungen als Entscheidungsgrund‐lage (siehe dazu Pkt. 2.1.). Die betriebliche Entwicklung wird u.a. auf der Basis von Zahlen aus der Buchhal‐tung (natürlich im Zusammenwirken mit den anderen drei Bestandteilen des be‐trieblichen Rechnungswesens: Kostenrechnung, Statistik und Planung) realisiert. Es werden Maßnahmen festgelegt, die die weiteren Investitionen, den Ausbau von Forschung oder Produktion usw., die „Eroberung“ neuer Absatzmärkte (z.B. im Ausland), die Ausschüttung von Gewinn an die Eigentümer oder aber auch die Einstellung des Geschäftsbetriebes (wenn das Unternehmen nicht mehr gut läuft) betreffen.

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Dies ist eine nach innen gewandte Seite der BH. „Nach in‐nen“ bedeutet, dass der Betrieb (d.h. alle Eigentümer und Mitarbeiter) selbst an den Daten der BH interessiert ist. Auch die Angestellten des Unternehmens wollen wissen, ob es dem Betrieb gut geht. (Wie sicher ist mein Arbeitsplatz?)

Darüber hinaus hat die Buchhaltung folgende weitere wichtige Funktion: sie dient der Vermögensfeststellung des Betriebes. Hierbei wird berechnet, wie viel Vermögen der Betrieb besitzt und wie viele Schulden er noch zu begleichen hat. Vereinfacht kann man fragen: wie reich ist der Betrieb denn eigentlich? Diese Frage beantwortet die Bilanz genau. Ebenso wird durch die Buchhaltung festgestellt, ob das Unternehmen erfolgreich gewirtschaftet hat oder nicht. Das nennt man dann Erfolgsermittlung. Hierbei geht es um den Gewinn oder den Verlust. Hat der Betrieb erfolgreich gearbeitet, so errechnet sich ein Gewinn. Wenn die Kosten höher waren als der Umsatz, so entsteht ein Verlust. Sicherlich haben Sie den Begriff „GuV“, d.h. Gewinn‐ und Verlustrechnung, irgendwo schon einmal gehört. Der „Erfolg“ wird mittels der GuV ermittelt. Die Gewinn‐ und Verlustrechnung ist neben der Bilanz ein weite‐rer Bestandteil des Jahresabschlusses. Wenn man weiß, wie hoch der Gewinn ist, so kann man einerseits eine Gewinn‐ausschüttung an die Eigentümer festlegen. Andererseits wird man die darauf an‐fallende Gewinnsteuer berechnen können. Die Gewinnsteuer hat viele Namen und hängt von der Rechtsform des Unternehmens ab: so gibt es die Einkom‐mensteuer (E oder ESt), aber auch z.B. die Körperschaftsteuer (KöSt). Doch das geht bereits ins Steuerrecht und betrifft uns nur am Rande. Eine andere zu berechnende Steuer wäre zum Beispiel die Umsatzsteuer. Auch hierfür ist die Buchhaltung zuständig. Diese Steuern sind an das Finanzamt abzuführen. Dazu gibt es genaue Regeln und Vorschriften, aber auch Terminvorgaben. Diese Regeln sind in den verschie‐denen Steuergesetzen und Verordnungen festgeschrieben und jeder Steuerzah‐ler ist gut beraten, diese Vorschriften exakt einzuhalten, denn sonst kann es empfindliche Strafen geben! Und weil diese Vorschriften und Regeln ziemlich kompliziert sind und sich auch ständig ändern, ist es schwierig, ohne die Hilfe ei‐

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Wir sprechen hier von Interessenten der Buchhaltung, die au‐ßerhalb des Betriebes sind. Dies können das Finanzamt, Ban‐ken oder andere Darlehensgeber wie Lieferanten (Lieferan‐tenkredit) sein. In diesem Zusammenhang spricht man neben dem Finanzamt von den sogenannten „Gläubigern“.

nes Buchhalters oder Steuerberaters alles richtig zu machen, genauso wie der Gesetzgeber es vorschreibt. Manchmal ist der Gesetzestext auch nicht ganz ein‐deutig formuliert und dann streiten sich Finanzamt und Steuerberater, was nun richtig oder falsch ist. Zusammenfassend kann man sich also merken, dass die Buchhaltung als Grund‐lage für die Besteuerung und auch als Beweismittel dient: mit ihr wird die Rich‐tigkeit der berechneten Steuern „bewiesen“. Dies kontrolliert das Finanzamt mit den so genannten „Steuerprüfungen“ oder „Betriebsprüfungen“. Dabei kommt mindestens ein Finanzbeamter in das Unternehmen, legt einen Prüfungsauftrag vor, der genau beschreibt, welche Steuern (z.B. Umsatzsteuer, Einkommen‐steuer…) für welchen Zeitraum (z.B. Mai 2008 bis August 2008 oder Wirtschafts‐jahre 2006 bis 2008) geprüft werden. Der Unternehmer hat dann dem Finanzbe‐amten einen Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen und ihm alle Belege (die in Ordnern abgelegt oder sonstwie archiviert worden sind) zur Einsicht und Kontrol‐le zu übergeben. Das Finanzamt erhält nun die Steuern, demnach hat auch das Finanzamt ein großes Interesse an der Buchhaltung der Unternehmen. Es soll ja überprüfbar sein, ob der Steuerbetrag, den das Unternehmen an das Finanzamt „abführt“ (so heißt das, wenn Steuern bezahlt werden), auch richtig berechnet worden ist! Was ist mit Kreditgebern wie Banken oder Privatpersonen, die dem Unterneh‐men Geld geliehen haben? Der Lieferant, der die Ware geliefert hat und nun auf seine Bezahlung in 30 oder 45 Tagen wartet? Wie hoch ist deren Risko, ihr Geld nicht mehr zurück zu bekommen? Geben sie noch einen weiteren Kredit, liefern sie weitere Ware, ohne dass der alte Kredit oder die bereits gelieferte Ware erst einmal bezahlt werden? Hier geht es für das Unternehmen um den Nachweis sei‐ner Kreditwürdigkeit. Auch dies sind also an der BH interessierte Institutionen und Personen. Genau wie das Finanzamt gehören sie allerdings nicht zum Betrieb selbst, sondern sind sozusagen „neben“ dem Betrieb. Das nennt man „außen“.

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Warum diese nun ausgerechnet „Gläubiger“ heißen, wer weiß? Vielleicht weil sie glauben, dass sie ihr Geld irgendwann mal wieder bekommen?

22..44 BBEESSTTIIMMMMUUNNGGEENN UUNNDD GGEESSEETTZZEE Es gibt also eine Reihe von Gesetzen und Regelungen, die genau vorschreiben, was für eine ordnungsgemäße Buchhaltung alles einzuhalten ist. In Österreich existieren folgende wichtige Bestimmungen:

• UGB (Unternehmensgesetzbuch) • UStG (Umsatzsteuergesetz) • EStG (Einkommensteuergesetz) • BAO (Bundesabgabenordnung) • RLG (Rechnungslegungsgesetz) • Betrugsbekämpfungsgesetz • BiBuG (Bilanzbuchhaltungsgesetz)

Bis auf das BiBuG beinhalten alle genannten Gesetze und Verordnungen Vor‐schriften zu formellen und steuerrechtlichen Fragen der Buchhaltung. Das BiBuG dagegen ist ein Gesetz, welches den Beruf des Buchhalters „regelt“. Hier findet man Aussagen zum Berufsbild des Buchhalters, zur Aus‐ und Weiterbildung und zu Qualitätsanforderungen an die Tätigkeit eines Bilanzbuchhalters. Daneben gibt es natürlich noch viele weitere gesetzliche Bestimmungen, die ir‐gendwelche Aussagen zur Buchhaltung und Steuerberechnung machen. Mittler‐weile sind es so viele, die obendrein noch permanent erneuert oder verändert werden, dass selbst Buchhalter, Steuerberater und Finanzbeamte manchmal nicht alle Gesetze, Verordnungen, Bestimmungen, Entscheidungen usw. kennen. Deshalb spricht man auch davon, dass unser Steuerrecht viel zu kompliziert ist und stark vereinfacht werden müsste. Aber das ist natürlich nicht so einfach, aus‐serdem – wenn es ein einfaches Steuerrecht gäbe, so dass es jeder verstehen und seine Steuererklärung selber ausfüllen könnte – wer bräuchte dann noch die vie‐len Beamten, Buchhalter und Steuerberater? Eine wichtige Frage ist noch zu klären: Was passiert denn, wenn die gesetzlichen Vorschriften nicht eingehalten werden? Der Gesetzgeber ist da unerbittlich: bei Verstößen gegen die gesetzlichen Vorschriften gilt die Buchhaltung als nicht ordnungsgemäß!

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Die Folgen können verschieden ausfallen: • Völliger Verlust von steuerlichen Vergünstigungen (z.B. werden ge‐

ringe Vorauszahlungsbescheide der ESt drastisch erhöht usw.)! • Die gesamte Buchhaltung wird nicht mehr als Beweismittel und als

Berechnungsgrundlage für die Steuern anerkannt! • Das FA schätzt das Betriebsergebnis anhand von vergleichbaren Be‐

trieben und setzt dementsprechend die Steuerlast fest! • Es kann hohe Geldstrafen und sogar Freiheitsstrafen geben!

22..55 BBEELLEEGGEE UUNNDD AABBLLAAGGEE In der Buchhaltung sprechen wir von Buchhaltungsbelegen, oder einfach nur kurz „Belegen“. Ein Beleg ist nichts anderes als ein Stück Papier, auf dem etwas ge‐schrieben steht. Eine für die Buchhaltung wichtige Belegart ist die Rechnung, ab‐gekürzt „RE“ oder „Rg“. Es gibt die Eingangsrechnung („E‐RE“), das ist eine Rechnung, die in den Betrieb „eingeht“, hineinkommt, z.B. von „außen“ mit der Post gebracht wird. Der Betrieb hat eine Ware oder Leistung gekauft und erhält nun vom Lieferanten dafür die Rechnung, eben die E‐RE. Hat der Betrieb dage‐gen einen Verkauf getätigt, so möchte er gerne von seinem Kunden die Bezah‐lung dafür erhalten. Deshalb wird eine RE geschrieben und dem Kunden überge‐ben. Der Kunde muss nun den RE‐Betrag überweisen. Solche Rechnungen wer‐den als „A‐RE“, Ausgangs‐Rechnungen, bezeichnet. Andere Belegarten sind die Kontoauszüge des Bankkontos oder monatliche Lohnlisten, alle Inventurbelege, aber auch Belege über Privatentnahmen des Chefs. Der Chef als Inhaber eines Unternehmens bekommt ja nicht wie ein Arbei‐ter oder Angesteller sein Geld pünktlich am 15. des Monats auf´s Konto überwie‐sen. Da er aber ebenfalls Geld braucht, um einzukaufen und zu leben, entnimmt er aus der Kasse oder vom betrieblichen Bankkonto Geld. Dieser Vorgang wird dann „Privatentnahme“ genannt. Wenn er Geld vom Bankkonto abhebt, dann erscheint dieser Vorgang auf dem nächsten Kontoauszug der Bank und kann vom Buchhalter entsprechend verbucht werden. Entnimmt er das Geld aber bar aus der Kasse, so ist darauf zu achten, dass er da‐für einen Zettel in die Kasse legt, auf dem das Datum, der entnommene Bargeld‐betrag sowie seine Unterschrift stehen. Dadurch wird sichergestellt, dass der Kassenbestand immer stimmt, auch wenn Bargeld entnommen worden ist. Für

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Externer Beleg (kommt von au-ßen)

Interner Beleg (innerbetrieblich erstellt)

• E-RE

• Kontoauszug der Bank

• Gutschrift über eine E-RE

• Privatentnahme vom Chef

• Lohn- und Gehaltslisten

• Inventurlisten

das entnommene Bargeld gibt es dann einen „Beleg“ über die Privatentnahme durch den Chef. Sekretärinnen sollten immer darauf achten, dass der Chef auch wirklich sofort den vollständig ausgefüllten Entnahmebeleg in die Kasse hinein gibt, denn wenn in der Zwischenzeit die Telefone klingeln, einige Faxe und unzu‐friedene Kunden dazwischen kommen – wer erinnert sich dann noch am Abend, ob der Chef mittags 100,‐ Euro oder vielleicht doch 120,‐ Euro entnommen hat? Es werden zwei Gruppen von Belegen unterschieden: Die externen (von außen kommenden) und die internen Belege: Tabelle: Belegarten (Beispiele)

Im Laufe der Zeit kommen da so einige Belege im Büro zusammen. Wenn man hier nicht ein praktisches Ablagesystem verwendet, so findet man bald nicht mehr, wonach man sucht. Deshalb werden Belege in Ordnern abgelegt. Da gibt es z.B. Ordner für E‐RE im Monat Januar, Februar,…oder Ordner für A‐RE im 1.Quartal des Jahres usw. Weitere Ordner sind der Bankordner, der Kassenordner oder ein Lieferscheinordner. Ebenfalls geordnet werden Geschäftsbriefe, z.B. nach Namen sortiert (alfabetisch). Die Ablage kann in drei verschiedene Systeme unterteilt werden:

a) Alfabetisch (Namen mit A…, B…) b) numerisch (nach Datum im Monat 1, 2, Quartal 1,…) oder c) alfanumerisch (Kombination von Zahlen und Buchstaben, z.B. Namen

von A bis M im 1.Quartal…)

Lieferscheine und Geschäftsbriefe sind zwar ebenfalls wichtige Unterlagen des Betriebes und müssen aufbewahrt werden, haben aber für die eigentliche Buch‐

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haltung keine Bedeutung. Es wird niemals ein Lieferschein, sondern immer eine RE oder dgl. gebucht! Es haben sich einige Abkürzungen in der Buchhaltungspra‐xis eingebürgert, die auch für unsere weitere Arbeit wichtig sind. Selbstverständ‐lich können auch noch andere Abkürzungen auftreten, dies sind aber die ge‐bräuchlichsten!

Belegart Mögliche Abkürzung

Eingangsrechnung E‐RE, ER, E oder ERE Ausgangsrechnung A‐RE, AR, A oder ARE Kassabeleg K oder KA Bankbeleg (Kontoauszug) B oder SPK (Sparkasse) o.ä. Buchungsanweisung BA

Tabelle: Belegabkürzungen

Bleibt eigentlich nur noch zu klären, was eine Buchung nun genau ist.

22..66 GGEESSCCHHÄÄFFTTSSFFAALLLL UUNNDD BBUUCCHHUUNNGG Nehmen wir einmal an, das Unternehmen kauft Rohstoffe ein. Es erhält also die bestellten Güter und mit dieser Lieferung auch eine E‐RE, die an den Lieferanten zu bezahlen ist. Im Lager wächst zwar der Rohstoff‐Lagerbestand, auf dem Bankkonto dagegen sinkt der Kontostand bei Bezahlung dieser E‐RE. Einerseits wird der Betrieb „reicher“, denn er hat jetzt ja ein volles Lager, auf der anderen Seite wird er aber gleichzeitig „ärmer“, denn er hat ja weniger Geld auf dem Bankkonto. Im Endeffekt gleicht es sich aber irgendwie aus, hier mehr Rohstoffe, dort weniger Geld, insgesamt ergibt sich daraus „Null“. Wenn die E‐RE aber nicht sofort bezahlt wird, sondern vielleicht erst nach einer Woche (das bedeutet „auf Ziel“), dann sind das Lager und gleichzeitig auch das Bankkonto „voll“. Allerdings hat der Betrieb „Schulden“, denn er hat ja die E‐RE noch zu bezahlen! Diese Schulden nennt man „Verbindlichkeiten“, der Betrieb schuldet Anderen etwas. Andererseits verkauft das Unternehmen auch Ware an Kunden. Dann reduziert sich zwar der Lagerbestand, das Bankkonto oder der Kassenbestand wächst –

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Das betriebliche Rechnungswesen hat die zahlenmäßige Erfassung betrieb-licher Vorgänge als Aufgabe.

Unter Buchung verstehen wir die Eintragung eines Geschäftsfalles in die Buchhaltung. Voraussetzung für jede Buchung ist ein Beleg!

vorausgesetzt, die A‐RE für den Warenverkauf wird vom Kunden sofort bezahlt. Wenn der Betrieb dem Kunden ein „Zahlungsziel“ einräumt (z.B. Bezahlung erst 14 Tage oder 3 Wochen nach Lieferung), dann ist das Lager leer, das Bankkonto bis zur Bezahlung vom Kunden aber nicht voller geworden! Jetzt spricht man von „Forderungen“, die der Betrieb an verschiedene Kunden hat (er „fordert“ Geld von einem Kunden). Wie wir sehen, sind durch solch verschiedene Geschäftsaktivitäten, die soge‐nannten „Geschäftsfälle“, das „Vermögen“ oder die „Schulden“ des Unterneh‐mens betroffen.

Solche Vorgänge werden in der Buchhaltung mittels einer „Buchung“ erfasst:

Eine Buchung besteht immer aus dem Buchungsbetrag (z.B. € 150,85) und dem Buchungssatz, also einem Soll‐ („7600“) und einem Habenkonto („2800“): Die linke Seite des Buchungssatzes nennt man „Soll“, die rechte Seite „Haben“. Die Haben‐Seite schreibt man dabei meistens nicht in der gleichen Höhe wie die Soll‐Seite, sondern besser ein wenig rechts unterhalb davon. Dies erleichtert das Lesen von Buchungssätzen sehr.

Betrag Soll Haben € 150,85 7600 / 2800

!

!

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22..77 DDEERR KKOONNTTEENNRRAAHHMMEENN Alle Buchhaltungskonten sind in einem Buchhaltungssystem organisiert. Dieses System ist eine geordnete Liste von Konten, die alle eine Nummer und eine Be‐zeichnung besitzen, z.B. „7600 Büromaterial“ oder „2800 Bank“. Darüber hinaus sind die Konten auch nach Gruppen geordnet, den sogenannten „Klassen“. Die gesamte Systematik wird als Kontenrahmen bezeichnet. In einem Kontenrahmen sind alle Konten enthalten, die in der Buchhaltung ver‐wendet werden können. Natürlich benutzt jeder Betrieb nur eine bestimmte An‐zahl von Buchhaltungskonten, das ist abhängig von den realen Geschäftsaktivitä‐ten, den Geschäftspartnern, der Kostenstruktur usw. Die Einteilung der Konten nach Kontenklassen dient dazu, ähnliche Geschäftsfäl‐le auch ähnlich zu buchen. Dies erleichtert z.B. alle Tätigkeiten, die am Jahresen‐de anfallen, wenn eine Bilanz erstellt werden soll. Aber auch für Steuerprüfer vom Finanzamt ist eine Systematisierung von Vorteil, denn so wissen sie genau, wo sie zielgerichtet „kontrollieren“ können. In Österreich gibt es den Österreichischen Einheitskontenrahmen (EKR). Dieser EKR ist lediglich eine Empfehlung (also keine gesetzliche Verpflichtung) und wird von den meisten Betrieben als Grundlage ihrer Buchhaltung verwendet. Im EKR gibt es zehn Kontenklassen und innerhalb dieser Kontenklassen existiert eine weitere Unterteilung nach Kontengruppen. Etliche Betriebe nutzen eine dreistel‐lige Kontonummer (z.B. 760 Büromaterial), weit verbreitet ist jedoch eine vier‐stellige Nummer (z.B. 7600 Büromaterial). Der konkret im Betrieb vorhandene und benutzte Kontenrahmen wird dann nicht mehr als Kontenrahmen, sondern als Kontenplan bezeichnet. Es folgt ein Auszug aus dem österreichischen EKR mit seinen zehn Kontenklas‐sen. Die erste Ziffer eines Buchhaltungskontos ist immer identisch mit der Kon‐tenklassen‐Nummer, in der sich dieses betreffende Konto befindet. Die nachfol‐gende zweite Ziffer kann für eine weitere Systematisierung benutzt werden. Wir sehen z.B. die „Klasse 0 Anlagevermögen“. Die erste Ziffer aller Konten in dieser Klasse ist die „0“ (Null). Wenn wir die beiden ersten Konten „Lizenzen und Patentrechte“ und „EDV‐Programme (Software)“ anschauen, so stellen wir fest, daß beide Kontonum‐mern mit „0“ beginnen (das ist die Kontenklasse) und als zweite Ziffer eine „1“ haben („0100“ und „0120“).

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Lizenzen und Software sind sich ja irgendwie ähnlich – etwas nicht ganz Greifba‐res, irgendetwas auf Papier – es gehört zusammen, oder? Also hat man hier eine weitere Systematik neben der Klassen‐Nummer „0“ geschaffen: die „1“ an der zweiten Stelle. Diese Gruppenunterteilung erleichtert das Suchen oder das Neu‐anlegen von Buchhaltungskonten in der täglichen Arbeit sehr.

KKLLAASSSSEE 00 AANNLLAAGGEEVVEERRMMÖÖGGEENN

0100 Lizenzen und Patentrechte 0120 EDV‐Programme (Software) 0200 Grundstücke und Immobi‐

lien 0400 Maschinen 0600 Betriebs‐ und Geschäftsaus‐

stattung (BGA) 0610 Büromaschinen und EDV‐

Anlagen 0640 LKW 0650 PKW 0800 Finanzanlagen

KKLLAASSSSEE 11 VVOORRRRÄÄTTEE

1420 Brennstoffvorrat 1600 Handelswarenvorrat

KKLLAASSSSEE 22 UUMMLLAAUUFFVVEERRMMÖÖGGEENN,, FFOORRDDEERRUUNNGGEENN

2000 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

2500 Vorsteuer 2510 Vorsteuer aus innergemein‐

schaftlichem Erwerb 2700 Kassa 2790 Forderungen Bankomat‐ u.

Kreditkarten 2800 Bank

2801 Postbank 2890 Verrechnungskonto Kassa/

Bank 2900 Aktive Rechnungsabgren‐

zungsposten

KKLLAASSSSEE 33 VVEERRBBIINNDDLLIICCHHKKEEIITTEENN

3180 Verbindlichkeiten Kreditkarten 3190 Verbindlichkeiten Banko‐

matkarten 3300 Verbindlichkeiten aus Liefe‐

rungen u. Leistungen 3500 Geschuldete Umsatzsteuer 3540 USt‐Zahllast 3550 Abgabenkonto Finanzamt 3570 Verrechnungskonto Kom‐

munalsteuer 3600 Verrechnungskonto Sozial‐

versicherung 3620 Verrechnungskonto Löhne

und Gehälter 3890 Sonstige Verbindlichkeiten

KKLLAASSSSEE 44 EERRTTRRÄÄGGEE

4000 Handelswarenerlöse 20% 4010 Handelswarenerlöse 10% 4400 Erlösberichtigung 20% 4410 Erlösberichtigung 10% 4440 Kundenskonti

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4600 Sonstige Erlöse 4610 Erlöse aus Anlagenverkauf 4900 Eigenverbrauch 4960 Mahnkostenvergütung

KKLLAASSSSEE 55 MMAATTEERRIIAALLAAUUFFWWAANNDD

5000 Wareneinsatz (Verbrauch) 5300 Reinigungsmaterial 5350 Verpackungsmaterial 5500 Verbrauch von

Kleinmaterial 5880 Lieferantenskonti

KKLLAASSSSEE 66 PPEERRSSOONNAALLAAUUFFWWAANNDD

6000 Bruttolöhne 6200 Bruttogehälter 6500 Gesetzlicher Sozialaufwand

Arbeiter 6501 Gesetzlicher Sozialaufwand

Angestellte 6600 Dienstgeberbeitrag

(DB) Arbeiter 6601 Dienstgeberbeitrag (DB)

Angestellte 6610 Dienstgeberzuschlag (DZ)

Arbeiter 6611 Dienstgeberzuschlag (DZ)

Angestellte 6630 Kommunalsteuer Arbeiter 6631 Kommunalsteuer

Angestellte 6700 Arbeitsschutzkleidung

KKLLAASSSSEE 77 AABBSSCCHHRREEIIBBUUNNGGEENN UUNNDD SSOONNSSTTIIGGEE BBEETTRRIIEEBBLLIICCHHEE AAUUFFWWEENNDDUUNNGGEENN

7002 Abschreibungen auf Sachanlagen

7010 Sofortabschreibung Ge‐ringwertige Wirtschafts‐güter (GWG)

7200 Instandhaltung durch Dritte

7210 Reinigungsaufwand 7300 Ausgangsfrachten 7320 LKW‐Betriebsaufwand 7325 LKW‐

Versicherungsaufwand 7330 PKW‐Betriebsaufwand 7335 PKW‐Versicherungen 7380 Porto 7390 Telefonaufwand 7391 Internetkosten 7400 Mietaufwand 7600 Büromaterial 7610 Fachliteratur, Zeitungen 7650 Werbeaufwand 7700 Betrieblicher Versiche‐

rungsaufwand 7751 Steuerberatungsaufwand 7782 Mitgliedsbeiträge an Be‐

rufsorganisationen 7790 Spesen des Geldverkehrs 7792 Spesen Kartenzahlungen 7850 Sonstiger betrieblicher

Aufwand

KKLLAASSSSEE 88 FFIINNAANNZZEERRTTRRÄÄGGEE UUNNDD AAUUFFWWEENNDDUUNNGGEENN

8100 Bankzinsenerträge 8120 Kundenzinsenerträge 8280 Bankzinsenaufwand 8300 Verzugszinsenaufwand 8301 Mahnspesen 8440 Sonstige außerordentliche Erträge

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8470 Sonstige außerordentliche Aufwendungen

8510 Kapitalertragsteuer (KESt)

KKLLAASSSSEE 99 EEIIGGEENNKKAAPPIITTAALL,, AABBSSCCHHLLUUSSSS‐‐KKOONNTTEENN

9000 Eigenkapital 9600 Privatentnahmen

9601 Privatsteuern 9650 Privateinlagen 9800 Eröffnungsbilanzkonto (EBK) 9850 Schlussbilanzkonto (SBK) 9880 Gewinn‐ und Verlustrech‐

nungskonto 9990 Ungeklärte Buchungsfälle

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BBuucchhhhaallttuunngg –– DDaass kkaannnn iicchh aauucchh!! DDiiee GGrruunnddssäättzzee ddeerr oorrddnnuunnggssggeemmääßßeenn BBHH

33.. DDIIEE GGRRUUNNDDSSÄÄTTZZEE DDEERR OORRDDNNUUNNGGSSGGEEMMÄÄßßEENN BBUUCCHHHHAALLTTUUNNGG

Um die Buchhaltung nach allgemein üblichen Regeln zu gestalten, müssen sich Buchhalter an bestimmte Gesetze, Verordnungen und Grundsätze halten. Dabei ist es völlig egal, ob sie heute im Betrieb A und morgen im Betrieb B arbeiten und buchen. Sie haben immer und überall diese Regeln zu beachten! Diese Regeln sind auch bekannt unter dem Namen „Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchhaltung“ (GoB). Hier unterscheiden wir zwischen den GoB i.e.S., das sind die GoB im eigentlichen Sinne, und den Grundsätzen der Bilanzierung. Die GoB i.e.S. sind nichts weiter als allgemeine Organisationsvorschriften, die Aussagen dazu machen, wie eine ordnungsgemäße Buchhaltung zu organisieren ist oder wie z.B. das Ablagesystem aussehen könnte. Zusätzlich gibt es hier auch die eigentlichen Formvorschriften.

33..11 DDIIEE FFOORRMMVVOORRSSCCHHRRIIFFTTEENN DDEERR GGOOBB

Die Formvorschriften legen fest, in welcher „Form“ die Buchhaltung zu erfolgen hat bzw. was alles für eine ordentliche Buchhaltung zu beachten ist. Die wichtigs‐te Grundregel für Buchhalter in aller Welt lautet:

a) Keine Buchung ohne Beleg! • Ohne „Beleg“, das kann eine Rechnung sein oder ein Bankkonto‐

Auszug (siehe Punkt. 2.5), darf keine Buchung vorgenommen wer‐den! Niemand kann also einfach mal sagen: „Buch doch mal € 45,‐ Telefonkosten“. Für diese Buchung ist immer die RE der Telefonge‐sellschaft erforderlich!

Weitere wichtige GoB sind:

b) Nicht radieren, nicht unleserlich machen! • Hat man etwas falsch „kontiert“ (so heißt es, wenn man den Bu‐

chungssatz auf die RE schreibt), so ist der falsche Buchungssatz ein‐fach und sauber durchzustreichen, damit man später den falschen

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BBuucchhhhaallttuunngg –– ddaass kkaannnn iicchh aauucchh!! DDiiee GGrruunnddssäättzzee ddeerr oorrddnnuunnggssggeemmääßßeenn BBHH

Buchungssatz trotzdem noch lesen kann! Mit Tipp‐Ex oder dickem schwarzem Filzstift alles unleserlich zu machen ist strikt verboten!

• Somit ist das Radieren ebenfalls verboten, denn dann kann man ja später nicht mehr erkennen, was eigentlich wegradiert wurde. Aus diesem Grunde ist die Verwendung von Bleistiften in der BH auch nicht rechtens, es sind Stifte zu verwenden, die nicht ausradiert wer‐den können! Den richtigen Buchungssatz schreibt man dann einfach unter oder neben den durchgestrichenen!

c) Eine lebendige Sprache und keine unklaren Abkürzungen o. dgl. ver‐wenden!

• Wer beherrscht denn noch Altgriechisch? Und was bedeutet „i.h.k.A.“ (Ich habe keine Ahnung)? Da wir deutsch sprechen, ver‐wenden wir die deutsche Sprache, der Finanzbeamte oder der neu eingestellte Buchhalter müssen sich ja in der Buchhaltung des Un‐ternehmens zurechtfinden!

d) Die BH hat vollständig und wahrheitsgemäß zu erfolgen! • Hier geht es um Betrugsversuche. Wer z.B. einen Umsatz nicht oder

nur unvollständig bucht, braucht ihn auch nicht zu versteuern und kann sich das Geld „schwarz“ in die eigene Tasche stecken. Das geht natürlich nicht!

e) Sie muss zeitgerecht und chronologisch geordnet sein! • Chronos kommt aus dem Griechischen und bedeutet „Zeit“. Die BH

hat zeitlich geordnet zu erfolgen, als zuerst Januar, dann Februar, zuerst der 15.1., dann der 16.1. usw.

• Zeitgerecht heißt, dass man die Belege von 2005 nicht erst 2008 einbuchen darf, sondern eben zügig recht bald nach dem Belegda‐tum. Was sagen wir zum Finanzamtsprüfer? „Hier sind noch einige Rechnungen von vor drei Jahren, die buche ich schnell noch mal ein, warten Sie mal mit der Kontrolle der Umsatzsteuer und der Ein‐kommensteuer…“. Außerdem hat man ja auch keine Übersicht dar‐über, wie der Betrieb eigentlich wirtschaftlich steht, wenn die BH nicht korrekt geführt wird. Dann liegt der Verdacht nahe, das der

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1. WAS SOLL DAS BUCH WOZU NOCH EIN L