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WERKZEUGE ZUR ERLEDIGUNG VON COMPLIANCE AUFGABENThomas MichaelsenCCOTROX GmbH

Mnchen 24.06.2015Nr.These und ZielsetzungGeschftsfhrung und Aufsichtsrat in der Verantwortung

Gesetzeskonformitt mit prventiven Mitteln gewhrleisten

Angemessener Aufwand, abhngig von der Unternehmensgre und der Art der Risiken

Die Frderung eines verantwortungsbewussten, integren Handelns

TROX Lsungen zur Erfllung der Aufgaben und Nachweis des erbrachten Aufwandes

Welcher Aufwand ist fr TROX angemessen? Dazu die Eckdaten des Unternehmens:

Nr.

Heinz Trox

Der Mensch ist der Mastab und sein Wohlbefinden das Ziel.TROX ist seit ber 60 Jahren der Kompetenzfhrer fr hochwertige Komponenten und Systeme der Lftungs- und Klimatechnik.The art of handling airNr.32014: 462 Mio. EUR, 3.700 Mitarbeiter weltweit14 Produktionssttten in 11 Lndern12 Forschungs- und Entwicklungszentren weltweit mit ber 30 Test- und Demolabors (Luftverteilung, Brandschutz, Luftfilterung, Akustik, LABCONTROL)Mehr als 450 Schutzrechte Auf fnf Kontinenten prsent mit: 30 Tochtergesellschaften in 30 Lndern, in ber 70 Lndern weltweit vertreten.TROX Heute

Entwicklung, Produktion, Vertrieb und Life-Cycle-Managementvon hochwertigen Komponenten und Systemen fr die Lftungs- und KlimatechnikNr.4TROX WeltweitTROX GmbH Deutschland*TROX ArabiaTROX ArgentinienTROX AustralienTROX BelgienTROX BrasilienTROX BulgarienTROX ChinaTROX DnemarkTROX FrankreichTROX HongkongTROX Indien

TROX HESCO SchweizTROX SerbienTROX SdafrikaTROX SpanienTROX TLT TROX TschechienTROX TrkeiTROX UngarnTROX UKTROX USAAbu DhabigyptenAlgerienBosnien-HerzegowinaChileVertretungen und ImporteureFinnlandGriechenlandIndonesienIranIrland

IslandIsraelKoreaLettlandLitauenTunesienUkraineUruguayVietnamZypernTROX ItalienTROX KroatienTROX MalaysiaTROX MexikoTROX Middle EastTROX Auranor NorwegenTROX NiederlandeTROX sterreichTROX PolenTROX RumnienTROX Russland

Produktion * 4 WerkeMaltaMarokkoNeuseelandOmanPakistan

PhilippinenPortugalSaudi ArabienSchwedenSimbabwe

SingapurSlowakeiSlowenienTaiwanThailandNr.5Compliance Management System der TROX GmbHGrnde fr die Einfhrung:

stetiges Wachstum des Unternehmens vor allem im AuslandGestiegener Bedarf fr Kontrolle u. klare VorgabenBndelung relevanter Themengebiete, Risikomanagementlangfristiges Bestehen und Wachstum ist Ziel, integres Verhalten der Mitarbeiter ist dabei frderlich.

Start der Einfhrung Anfang 2012

Aufgabengebiete:Korruption,Betrug / Untreue,Export/Ausfuhr,Kartellrecht

Aufwand

Nr.

Organisationsstruktur Compliance Management System

Internal Audit & ComplianceNr.RISIKOBASIERTANGEMESSENINTEGRIERTDOKUMENTIERTNr.

Risikobasiertes Vorgehen ComplianceDie Farbliche Kennzeichnung bercksichtigt das Ergebnis der Audits. Es bedeuten:Grn: Risiko geringer als Rang bzw. CMS gut etabliert, u.U. Manahmen beschlossen, Faktor: 0,8 Gelb: Rang besttigt bzw. Einfhrung CMS nicht vorangeschritten, Manahmen beschlossen Faktor: 1,0Orange: Risiko grer als Rang, Manahmen beschlossen, Untersttzung bei Durchfhrung, Faktor: 1,2Der TROX-Risikoindex: jhrlich fr alle Tochtergesellschaften berechnet. dient der Bestimmung einer risikobasierten Audit-Frequenz.

Diesem Index liegen folgende Daten zugrunde:Umsatz der TG im Vorjahr ( am geringsten gewichtet) Gesamte Provisionszahlungen im Geschftsjahr Anteil der 10 grten Projekte am Gesamtumsatz Corruption Perception Index (CPI)Faktor gem. Ampelbewertung aus Feststellungen (bei Audits)

Die Sortierung der TG nach Risikoindex ergibt eine Rangfolge.

Nr.bersicht des knftigen Compliance Regelwerks bei der TROX GruppeFr alle Unternehmens-einheiten verbindlichNr.

Zuwendungsrichtlinie der TROX GmbHPassiv: AnnahmeAktiv: GewhrungoderNr.

Entgegennahme von Zuwendungen durch TROX MitarbeiterGESCHENKE und UNTERHALTUNGSEVENTS< 35 keine Meldung

< 100 Eintr. MeldeformularGenehmigung durch Bereichsleitung (CM)

> 100 zustzliche Genehmigung durch Chief Compliance Officer (CCO) < 35 keine Meldung

< 100 ohne Genehmigung,Eintr. Meldeformular

> 100 Genehmigung durch Chief Compliance Officer (CCO) < 35 keine Meldung

< 200 ohne Genehmigung, Eintr. Meldeformular

> 200 Genehmigung durch Chief Compliance Officer (CCO) NB: Bei den ausl. Tchtern angepasste Wertgrenzen!Nr.Vorstellung Meldeformular TROX GmbH

CCO User

Vorge-setzterCM/CO Event, Geschenk >35

Event, Geschenk >100

Aufforderung zu entscheiden Aufforderung zu entscheiden Nr.Meldung und Archivierung von Zuwendungen

Angemessen: wenig Aufwand, Kommunikation durch AnwendungRisikobasiert: Entscheidungslevel nach Wert Dokumentiert: Gesamter Vorgang jederzeit aufrufbarIntegriert: In den Entscheidungsprozess Zuwendungen Spter u.U. Bewirtung u. SpesenabrechnungCCO User

Vorge-setzter Nr.Auswahlverfahren intermedire GeschftspartnerVertriebs-vermittlerHandels-vertreterZollagentEinkaufsagentVertreter zu Behrden/LobbyistTROXKundeZuliefererNr.

TROX Tochter-gesellschaft Handels-vertreterVertrag

Wieder-holungin 1 Jahrin 2 Jahrenin 3 JahrenCompliance Klausel frHigh RiskMedium RiskLow RiskNegative NewsWatchlistsPEP-ListsSanctions

Compliance-KlauselTROXCCO Turnus der WiederholungProzess Vertragsabschluss Drittpartner

Nr.Prozess Vertragsabschluss Drittpartner

TROX Tochter-gesellschaft Handels-vertreterVertrag

Compliance-KlauselTROXCCO Turnus der WiederholungNr.Weitere AnwendungenWarenidentnummern werden bei Exportauftggen automatisch gegen Exportbeschrnkungen abgeglichen, Warnmeldungen

Alle Kundennamen und Adressen werden gegen Sanktionslisten abgeglichen, Warnmeldungen

Nr.In das Compliance System Einbebundene Personen / AbteilungenDie im Organigramm nicht erwhnten Personen sind:

TROX IT: Erstellung und Pflege der Datenbankanwendungen, Intranet, Kommunikation

Berater (Mnchen): in den ersten Monaten hin und wieder vor Ort, danach ca. 1 Jahr Kommunikation per E-Mail/Telefon mit abnehmender FrequenzExterne Kanzlei spezialisiert auf Compliance, MnchenTROX Justiziar externe Kanzlei Kartellrecht, DsseldorfExterne Kanzlei Strafrecht, MoersNr.