21.05.2005 www.leguan.com

leguan gmbh

Ein web-basiertes Unternehmen

Arbeitsweise und Organisation

21.05.2005 16:00

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Inhalt Vorstellung leguan gmbh• Organisation

• Tätigkeiten: „Handwerk“ und Dienstleistung

Arbeitsweise leguan gmbh• Zentrale Bereiche

• Web-basierte Bereiche

Web-basierter Bereich• Voraussetzungen

• Anschaffungen

Vorstellung

Arbeitsweise

Ausstattung

Reduktionen

Umstellung

Fazit

Schluss

Inhalt 1

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Inhalt Kostenreduktion• Papier, IT, Strom

• IT-Kompetenz

• Weitere Reduktionen

Umstellung• Bedingungen

• Hindernisse

• Scheinbare Hindernisse

Fazit

Schluss

Vorstellung

Arbeitsweise

Ausstattung

Reduktionen

Umstellung

Fazit

Schluss

Inhalt 2

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Inhalt Aufbau leguan• Web-basiertes Unternehmen mit zentraler Verwaltung

von Equipment und Daten

• Projektbezogene Arbeit unter Einbindung von

Spezialisten als Subunternehmern

• Fast papierloses Büro

• Technologisch auf einem funktionierenden, das heißt

niemals auf dem neusten (!), sondern einem erprobten

Stand

• Weitgehender Verzicht auf Speziallösungen im Soft-

und Hardwarebereich

Vorstellung

Arbeitsweise

Ausstattung

Reduktionen

Umstellung

Fazit

Schluss

Vorstellung Organisation 1

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Inhalt Organisation zentraler Bereich• Büro mit Lager für Equipment und Bibliothek

• Besprechungsraum mit ausreichender Technik

• Seit 2003 kein lokales Netzwerk mehr

• Datenhaltung auf Internet-Server im Rechenzentrum

Organisation web-basierter Bereich• Datenhaltung auf Internet-Server im Rechenzentrum

• Heimarbeitsplätze mit erforderlicher Peripherie

• ISDN + DSL

• Paperless office

Vorstellung

Arbeitsweise

Ausstattung

Reduktionen

Umstellung

Fazit

Schluss

Vorstellung Organisation 2

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Inhalt Aufnahme von Daten vor Ort - „Handwerk“

Vorstellung

Arbeitsweise

Ausstattung

Reduktionen

Umstellung

Fazit

Schluss

Geländeerkundung Wasseruntersuchung

Kommunikation per Funk Einsatz Ultraschalldetektor

Geländearbeit 1 - Beispiele

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Inhalt

Vorstellung

Arbeitsweise

Ausstattung

Reduktionen

Umstellung

Fazit

Schluss

Beringung von Zugvögeln Bodenproben

Setzen einer Bodenfalle Aufnahme Messdaten Wasser

Geländearbeit 2 - Beispiele

Aufnahme von Daten vor Ort - „Handwerk“

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Inhalt Besprechungen, Labor, Wartung, Literatur

Vorstellung

Arbeitsweise

Ausstattung

Reduktionen

Umstellung

Fazit

Schluss

Gemeinsame Datenanalyse

Bestimmungsarbeit Literaturstudium

Wartung Equipment

Gutachten zentraler Bereich - Beispiele

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Inhalt Auswertungen, Kartographie, Projektierung

Vorstellung

Arbeitsweise

Ausstattung

Reduktionen

Umstellung

Fazit

Schluss

Dateneingabe

Zeitbuchung im Internet

Datenauswertung

Kartenerstellung

Gutachten web-basierter Bereich - Beispiele

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Inhalt Grundvoraussetzungen in Kürze• Zentrale Datenhaltung auf Web-Server

• Zentrale Online-Verfügbarkeit projektbezogener

Dokumente („Papierloses Büro“)

• Standardisierte Prozesse und Wissens- und

Informationsmanagement

• Zentrales Lager und Büro mit „immobilen“ und

zentralen Arbeitsmitteln

• Hauptsächliche gutachterliche Tätigkeit von extern

über Internet in „Hoch“-Geschwindigkeit (z. B. DSL,

UMTS)

• Notebook mit ausreichender Ausstattung und

Peripherie

• „Online-Kompetenz“ und „Fähigkeit“ der Mitarbeiter zu

solchem Arbeiten

Vorstellung

Arbeitsweise

Ausstattung

Reduktionen

Umstellung

Fazit

Schluss

Web-Basierung - Voraussetzungen

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Inhalt Arbeitsplatz - Ausstattung und Kosten

bezogen auf 3 Jahre• Angemessener Notebook-Rechner 15´´-Display, ab 1,5

GHz Taktung und Festplatte ab 40 GB ca. 1.300,00 €,

• Peripherie mit Scanner, Drucker (oder Kombination),

WebCam, Modem, Headset, DigiCam,

Digitalisierungstablett usw. ca. 900,00 €,

• Software-Lizenzen (Office, Acrobat, GIS usw.) exkl.

Betriebssystem ca. 1.200,00 €,

• Seit 2004 MDA zur Datenerfassung im Gelände ca.

500,00 €.

Summe für 3 Jahre pro Arbeitsplatz ca. 3.600,00 €.

Summe pro Jahr pro Mitarbeiter ca. 1.200,00 €

Vorstellung

Arbeitsweise

Ausstattung

Reduktionen

Umstellung

Fazit

Schluss

Web-basierte Arbeitsplatz - Anschaffung

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Inhalt Bedrucktes Papier• Papierverbrauch Höchststand und heute - Vergleich

Vorstellung

Arbeitsweise

Ausstattung

Reduktionen

Umstellung

Fazit

Schluss

Kostenreduktion - Paperless Office

• Faxkosten seit 1997 auf einmalige Installation eines

Faxservers bei Kosten von ca. 75,00 Euro reduziert.

Faxempfang heute ohnehin per Mail.

• Portokosten Höchststand und heute - Vergleich

Jahre Papierverbrauch

genähert

Kosten für Papier,

Tinte etc. genähert

Prozent

1993 250 kg 1.560,00 € 100 %

2002 13 kg 81,00 € 5 %

Jahre Portokosten Prozent

1996 1.375,00 € 100 %

2002 65,00 € 4 %

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Inhalt 1997-2002: Netzwerk / Administration Inhouse• IT-Kosten ohne Online-Gebühren mit LAN bisher

Vorstellung

Arbeitsweise

Ausstattung

Reduktionen

Umstellung

Fazit

Schluss

Kostenreduktion - IT 1

• Intern erbrachte Leistung hat die Kosten reduziert.

Diese Zeit wurde aber nicht fachspezifisch verwandt.

Einzelposten Gesamtkosten 1997 - 2002

Administration, externe Leistung gerundet 10.000,00 €

Administration, interne Leistung gerundet 25.000,00 €

Anschaffung und Installation (hierin sind

auch Software-Pakete enthalten) gerundet

22.000,00 €

Hard- und Software-Updates gerundet 6.500,00 €

Summe 63.500,00 €

Summe pro Jahr im Durchschnitt inkl.

Interner Leistung gerundet

12.700,00 €

Summe pro Jahr im Durchschnitt exkl.

Interner Leistung gerundet

7.700,00 €

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Inhalt Seit 2003: Server-Housing• IT-Kosten ohne Online-Gebühren heute

Vorstellung

Arbeitsweise

Ausstattung

Reduktionen

Umstellung

Fazit

Schluss

Kostenreduktion - IT 2

• Intern erbrachte Administration geht gegen Null.

Ersparnis pro Jahr ca. 100 Stunden. Zudem etwas

günstigere jährliche Gesamtkosten.

Einzelposten Gesamtkosten 2003 - 2006

Hardware zukünftig gerundet 9.000,00 €

Software gerundet 4.000,00 €

Server-Housing gerundet 9.000,00 €

Summe 22.000,00 €

Summe pro Jahr im Durchschnitt gerundet 7.300,00 €

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Inhalt Strom: Netzwerk (LAN) und Server-Housing im

VergleichVorstellung

Arbeitsweise

Ausstattung

Reduktionen

Umstellung

Fazit

Schluss

Kostenreduktion - Strom

Verbrauch beim Server-Housing• Stromkosten inklusive, keine Zusatzkosten

• Ersparnis ca. 360,00 Euro pro Jahr

• Kosten LAN bei leguan

* Betrag = 0,0014

Verbraucher im

Dauerbetrieb LAN

Verbrauch

in kW/h

Kosten pro

kW/h

Kosten/h Kosten/a

File-Server 0,14 0,14 € 0,02 € 170,47 €

Kommunikations-Server 0,14 0,14 € 0,02 € 170,47 €

Switches 0,01 0,14 € 0,00 €* 12,18 €

Restliche Peripherie 0,01 0,14 € 0,00 €* 12,18 €

Summen 0,3 0,56 € 0,04 € 365,29 €

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Inhalt Web-Basierung fördert alltäglich benötigte IT-

Kenntnisse - Beispiele• Selbstständiges Einrichten von Internet-Zugängen, E-

Mail-Konten, VPN

• Schneller Online-Austausch über User-Probleme mit

dem jeweils dafür kompetentesten Ansprechpartner

• Selbstständiges Nutzen von erweiterten

Programmfunktionen wie Makros

• Robuste „trial-and-error-Mentalität“ ohne die für viele

User typische Angst, „etwas kaputt zu machen“

Vorstellung

Arbeitsweise

Ausstattung

Reduktionen

Umstellung

Fazit

Schluss

Kostenreduktion - IT-Kompetenz Mitarbeiter

Web-Basierung mit optimierter Online-

Kommunikation reduziert Aufwände für

Schulungen drastisch, bei leguan praktisch auf

Null

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Inhalt Arbeitsplatz - weitere Ersparnisse• Verbleibende Belastung durch Raummiete nach

Komplettumstellung auf Web-Basierung bei leguan pro

Jahr: 45 % des vorherigen Satzes

• Fahrzeiten und -kosten vom und zum Büro reduzieren

sich drastisch

• Kosten für Fernkommunikation all inclusive

(Serverzugriffe, Mails, Internet, Netmeeting, Telefonie)

derzeit pro Monat pro Mitarbeiter ca. 70,00 Euro

• Funktelefonie ist ausgenommen und kann derzeit nicht

weiter reduziert werden

Vorstellung

Arbeitsweise

Ausstattung

Reduktionen

Umstellung

Fazit

Schluss

Web-basierter Arbeitsplatz - Positivbilanz

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Inhalt Bedingungen• Web-Basierung ist kein Allheilmittel, es gibt in der

Regel nicht entweder „dezentral“ oder „zentral“,

sondern jede Menge Zwischenbereiche.

• Web-Basierung kann nicht verordnet werden, sondern

nur allmählich und möglichst kompetent unterstützt

eingeführt werden.

• Die Vorteile müssen ALLEN Beteiligten nicht nur

bekannt sein, sondern auch positiv besetzt sein.

• Web-Basierung ist eine eigenverantwortliche Art des

Arbeitens und das muss vielfach erst erlernt werden.

Vorstellung

Arbeitsweise

Ausstattung

Reduktionen

Umstellung

Fazit

Schluss

Umstellung - Bedingungen

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Inhalt Was hinderlich sein kann• „Das haben wir schon immer so gemacht“

• „Die Daten sind dann so unsicher“

• „Herrschaftsswissen“ und „DAU´s“. Wenn die

„Herrschaftswisser“ nicht bereit sind, davon

„abzugeben“, bleibt es bei einer 2 - 3-Klassen-

Gesellschaft im Unternehmen

• „Wenn die Leute nicht mehr im Betrieb sind, kann ich

nicht kontrollieren, ob sie überhaupt arbeiten oder den

ganzen Tag im Internet surfen“

• Die Bildung sozialer Netzwerke und persönliche

Beziehungen können gestört werden

Vorstellung

Arbeitsweise

Ausstattung

Reduktionen

Umstellung

Fazit

Schluss

Umstellung - Hindernisse

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Inhalt Was angeblich hinderlich sein soll• „Ich will nicht auf Papier verzichten“

• „Die Technik ist viel zu kompliziert“

• „Die Investition ist viel zu hoch“

• „Wenn dann mal wieder der Server abstürzt, kann ich

nicht mal mehr auf Papier zurückgreifen / ist der ganze

Betrieb lahmgelegt“

• „Wenn ich überwiegend von zu Hause aus arbeite,

verliere ich den persönlichen Kontakt zu den Kollegen.“

• „Die wichtigen Informationen aus dem Flurfunk gehen

verloren.“

Vorstellung

Arbeitsweise

Ausstattung

Reduktionen

Umstellung

Fazit

Schluss

Umstellung - Scheinbare Hindernisse

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Inhalt Web-basierte Strukturen senken Kosten

Web-basierte Strukturen sind für JEDEN

Betrieb einführbar

Web-Basierung fördert Arbeits- und

Lebensqualität (Work-Life-Balance)

Web-basierte Strukturen stärken die

Wettbewerbsposition

Der Kostendruck wird ohnehin mehr und mehr

Betriebe zu mehr Flexibilität und gleichzeitigen

Einsparungen zwingen

Die Frage wird daher sein: Wer ist schneller für

die neuen Herausforderungen aufgestellt?

Vorstellung

Arbeitsweise

Ausstattung

Reduktionen

Umstellung

Fazit

Schluss

Zusammenfassung

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Inhalt

Vorstellung

Arbeitsweise

Ausstattung

Reduktionen

Umstellung

Fazit

Schluss

Wo kann die Entwicklung hinführen?

Ausblick Technik• WiMAX als „dickes Kabel“

• Verbesserte Spracherkennung

• Verschwinden von Kabeln und Peripherie

Ausblick Arbeitsplatz• Wirklich freie Arbeitsplatzwahl

• Zunehmende Unabhängigkeit von Arbeitsstätten (auch

Heimarbeitsplätzen)

Ausblick Umwelt• Weniger Wege und Aufwände dafür

• Zunehmende Ressourcenersparnis