42 Kommunikation mit Kunden und Lieferanten

LE 2/BW-Buch S. 105 – Wie kommuniziere ich mit Kunden und Lieferanten? BW Ib

Anforderungen an den kaufmännischen Schriftverkehr

1. Form beachten Bei Geschäftsbriefen ist auf die formale Gestaltung zu achten (ÖNORM A 1080).


CRAZY CAR GmbH PKW- und LKW-Vermietung

Bahnhofstraße 36, 6300 Wörgl E-Mail: [email protected]

Einschreiben

Autohaus SpeedyzH Herrn Günther PneuSchnellstraße 556330 Kufstein

Datum 2...-10-15Zeichen tu-heBearb. Herr Mag. Turbo (05332) 234 55-12Fax (05332) 234 55-13

Betreff

Anrede,

Brieftext

Mit freundlichen Grüßen

Crazy Car GmbHPKW- und LKW-Vermietung

iA Mag. Christian Turbo

RechnungFirmenzusatzdaten

WICHTIG:

Firmierung:Firmenname + darunter die Branchenbezeichnung

Beilagen stehen nach einer Leerzeile am linken Rand. Unterhalb der Grußformel ist nicht genügend Platz für die Beilagen: Beilagen in Höhe der handschriftlichen Unterschrift bei Position 10 schreiben!

2 Leerzeilen

Absender beliebig gestalten!

1 oder 2 Leerzeilen!

1 Leerzeile

3–5 Leerzeilen

1 Leerzeile

BezugszeichenblockLeitwörter 2 pt kleiner formatieren: Position 10Text: Position 11,5 cm

Merksatz für die richtige Reihenfolge:DiesesZeichenbedeutetTelefon

Datum numerisch

Zeichen Anfangsbuchstaben Sachbearbeiter/in

Schräg- oder MittelstrichAnfangsbuchstaben Sekretär/in

Bearbeiter Frau/Herr + akad. Grad + Nachname Sachbearbeiter/in

Tel. (05332) Vorwahl ungegliedert in Klammer

234 55 Rufnummer gliedern12 Durchwahl (= Nebenstelle)

Fax Faxnummer gleich gliedern wie Telefon

kein Fax > Zeile weglassen

Empfängeranschrift:Postdienstliche Vermerke: Beginn bei ca. 5,5 cmKeine Postvermerke: Beginn bei ca. 6,5 cm

ÖNORM A 1080


richtig geschriebener Name (wird sonst allgemein als unhöflich empfunden!)

richtig geschriebene Adresse (sonst Verzögerungen bei der Zustellung des Briefs!)

2. Bestandteile eines Geschäftsbriefes:

Bestandteil Beispiel

1. Briefkopf

2.Anschrift des Empfängers (+ Einschreiben, Persönlich, Vertraulich…)

EinschreibenFinanzamt FeldkirchReichsstr. 1146800 Feldkirch

3. Bezugszeichen z.B. DrH/JH

4. BetreffIhre Rechnung Nr. 2521 vom 10.1.2009

5. Anrede Sehr geehrte Frau XY!

6. BrieftextInhalt des Schreiben (Einleitung/Hauptteil/Schluss)

7. Grußformel Mit freundlichen Grüßen

8. Beilagen Kopie Ihrer Rechnung Nr. 2521/10.1.2009

9. FirmenzusatzdatenBankdaten, UID-Nr., ARA, Firmenbuchnummer, DVR

Übung im BW-Buch S. 108!

3. Stil beachten:


Kurze, jedoch höfliche Sätze Keine überflüssigen Füllwörter („entsprechend“,

„diesbezüglich“ etc.) oder Floskeln „ergebenst“, „höflichst“ etc.)

Statt Hauptwörter aktive Verben verwenden

Briefe entwerfen

1. Informationen einholen (z.B. Lieferanten suchen)2. Entscheidungen treffen (z.B. Lieferant auswählen)3. Danach erst den Brief entwerfen (Anfrage an Lief.)

Allgemeines Aufbauschema:

(1) Anlass des Schreibens (z.B. Messe)(2) Eigenes Anliegen (z.B. will Preis wissen)(3) Begründung (z.B. Auftrag unseres Kunden)(4) Erwartete Reaktion (Preisangebot bis x.x.xx)(5) Mögliche Folgen (anderen Lieferanten)

Praxisbezogene Fallbeispiele BW-Buch S. 115

a) Wir bitten Sie um Durchsicht des beiliegenden Vertragsentwurfs und bitten um Rücksendung des Entwurfs, der mit ihrer Unterschrift versehen ist.

b) Der kostenlose Austausch der DVDs kann in Zukunft nicht mehr aufrechterhalten werden, da die DVDs mehrfach gespielt und so nicht mehr ordnungsgemäß verkauft werden konnten.

c) Die Anfrage vom Autobussen für 40 Personen vom 20. Okt. 2009 um telefonische oder schriftliche Antwort

d) Sollten sie weiterhin auf einen Umtausch Wert legen, können sie das gerne tun. Wir werden die Übersendung des Ersatzes gegen alleinige Verrechnung der Transportkosten veranlassen.

e) Ihre Bestellung vom 23. November 20.. kann nicht zu diesem Preis des Angebotes geliefert werden da der Preis keine Gültigkeit mehr hat.

[Geben Sie ein Zitat aus dem Dokument oder die Zusammenfassung eines interessanten Punktes ein. Sie können das Textfeld an einer beliebigen Stelle im Dokument positionieren. Verwenden Sie die Registerkarte 'Textfeldtools', wenn Sie das Format des Textfelds 'Textzitat' ändern möchten.]


f) Wir bedauern die Fehlerhafte Rechnung und schicken Ihnen, sobald der zustellige Sachbearbeiter die Korrektur.

g) Bitte teilen Sie uns mit, ob Ihnen der Besuch unseres Mitarbeiters Herr Karl Steinbach, der beabsichtigt, Sie am 15. September gegen 10 Uhr zu besuchen, zu diesem Zeitpunkt angenehm ist.

h) Nachdem wir in unser neues Geschäftsgebäude übersiedelt sind, können Sie in unserem Schauraum die aktuellsten Angebote persönlich besichtigen. Wir fertigen für Sie gerne Fotokopien zum „Gleich-Mitnehmen“ zu. Wir würden uns freuen, Sie demnächst bei uns begrüßen zu dürfen.

i) In der Vergangenheit haben wir oft Vorwürfe bezüglich der Sturmversicherung erhalten, da wir diese nicht empfohlen haben um dem Geschädigten wenigstens die finanziellen Sorgen abzunehmen.

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