6/19/2015 Workflow in der Bibliothek am Beispiel der Humboldt-Universität Uwe Müller Humboldt-Universität zu Berlin Rechenzentrum Bei dieser Präsentation

04/26/23

Workflow in der Bibliothek

am Beispiel der Humboldt-Universität

Uwe MüllerHumboldt-Universität zu Berlin

Rechenzentrum

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Agenda

Was ist Workflow? - MotivationGeschäftsprozessmodell im ÜberblickRollen & ArbeitsgebieteRealisierungDas Front-EndZusammenfassung / Ausblick

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Definitionen

Prozess: Eine in sich geschlossene zeitlich und logische Reihenfolge der Aktivitäten, die an einem (ökonomisch relevanten) Objekt mit dem Ziel ausgeführt werden, eine gegebene Aufgabe zu lösen.

Prozess-Modell: Immaterielles Abbild eines Prozesses.

Workflow: Der Teil eines Prozesses, der in einem Workflow-Management-System repräsentiert ist.

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Definitionen (2)

Workflow-Modell: Immaterielles Abbild eines Workflows, das für die Ausführung innerhalb eines Workflow-Management-Systems erstellt wurde.

Workflow-Management-System: Ein System, das einen Workflow vermittels einer Software vollständig definiert, verwaltet und ausführt.

– Bestandteile: Modellierungskomponente Ausführungskomponente

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Motivation

„Teilnehmer“ am Workflow:– Autor– Universitätsbibliothek– Rechenzentrum– Promotionsbüro

Aufkommen an Promotionen / Habilitationen– 1998: 59– 1999: 122

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Agenda


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Überblick: Rollen

Rolle: Menge von Attributen, Qualifikationen und Fähigkeiten, die eine Aktivität von denjenigen Rollenträgern erfordert, die diese Aktivität ausführen.

Aktivitäten– Entgegennahme– Überprüfen– Ausstellung der Bestätigung

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Überblick: Rollen (2)

– Konvertieren– Signieren– Einspielen– Erzeugen des Metadatensatzes– Klassifikation– Veröffentlichung– Drucken der Papierexemplare

– Administration

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SGML

Überblick: Workflow

Schreiben Original Annahme

Überprüfen

Umwandeln

PDF

DokumentenServer

Erzeugung derMetadaten

Übernahme ausAleph

Veröffent-lichen

Mail an DDB

HTML

WWW

Signieren

Drucken

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Agenda


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Schreiben der Arbeit

beginnt oft vor dem Gedanken an konkrete Publikationsform

UB kann erst in den Prozess eingreifen, wenn Autor Kontakt aufnimmt

Informationen für Autoren Dokumentvorlage (Entwicklung +

Versionskontrolle)

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Schreiben (2)

Beschreibung / Übungen Informationsveranstaltungen / Kurse Checkliste Hilfestellung bei der PDF-Erstellung Support / Hotline

– Telefon, Email, Sprechzeiten

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Schreiben der Arbeit: Probleme

Textverarbeitungssystem (Version)– (Betriebssystem)

Versionen der Dokumentvorlagen Abbildungen / Multimedia-Elemente

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Abgabe / Entgegennahme

Möglichkeiten der Abgabe– Upload (Tool: automatische Email, Metadaten)– Email (nicht standardisiert)– persönlich an Bearbeiter– per Post bzw. in der Benutzerberatung

Papierexemplare Abstracts, Keywords

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Entgegennahme: Probleme

Bestätigung der Abgabe– (Nicht: Bestätigung der Korrektheit)

Trennung von der Überprüfung Zeitdruck der Promovenden

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Überprüfen der Arbeit

Lesbarkeit des Datenträgers– Dateisystem / Datenformat

Vollständigkeit– Bestandteile für Veröffentlichung– Vollständigkeit des Dissertationstextes

strukturelle Korrektheit– z.B. Formatvorlagen / Abbildungen / Tabellen

Voraussetzung für Bestätigung der Publikation

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Ausstellen der Bestätigung

Bestätigung über Publikation gemäß Promotionsordnung

evtl. per Hauspost an Promotionsbüros Einverständniserklärung des Autors Auftrag zum Drucken

– Rechnung / Einzahlung

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Konvertierung

s. Vortrag am Vormittag (Matthias Schulz) zurzeit aufwendigster Schritt im Ablauf Verhältnis Aufwand / Nutzen

– z.T.: Konvertierung nicht möglich mehrere Mitarbeiter beteiligt Urspünglicher Kern des Workflow-Systems

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Signieren

Authentifizierung der Dokumente– Dokument seit

Einspielen auf Server nicht mehr verändert

werden auf Server zur Verfügung gestellt

Mehrfachsignaturen

Hash-Funktion

Hash-wert

Dokumenten-Server

Datei

Ver-schlüsseln

Sig-natur

Sig-natur Datei

Ent-schlüsseln

Hash-Funktion

Hash-wert

Hash-wert

?

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Einspielen

eindeutige und systematische Pfadangabe– dissertationen.hu-berlin.de/dissertationen/

mustermann-hermann-2000-04-11/– + Sub-Pfade für Dateiformate

Signaturen Generierung statischer Listen (gemäß RVK) in Vorbereitung: dynamische Listen aus

Metadatenbank (RVK, DNB, Fakultäten, ...)

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Einspielen (2)

Dokumenten-server

SGMLHTML

PDF(PS)

Meta-daten

Meta-DB

RVK-DBRVK-Daten Browser

Anfrage

Liste

Dokument

Anfrage

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Erzeugen des Metadatensatzes

Angaben von Autoren– Titel– Keywords / Abstracts– Name etc.

Eingabe in Aleph-System; OPAC Übernahme in Metadatenbank

– Schnittstelle: Textdatei

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Klassifikation

Fachreferenten der UB Regensburger Verbundklassifikation (RVK) Eintrag in die Metadatenbank

– Erstellung dynamischer Listen gemäß RVK-Datenbank

Problem: Funktionalität der Listen liegt erst nach vollständiger Klassifikation vor

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Veröffentlichen

formaler Schritt durch Mitarbeiterin der UB vollzogen Mail an DDB Freigabe auf dem Dokumentenserver Dokument im Internet verfügbar

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Drucken der Pflichtexemplare

Gebührensatzung der Bibliothek– vier Exemplare inkl. Bindung

Seitenzahl des Dokuments Herstellung aus der PDF-Datei

– seitenecht– Erhaltung des Layouts

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Administration

Benutzerverwaltung– Anlegen / Sperren von Benutzern– Vergabe von Rechten / Aufgabengebieten

Dokumenttypen Dateiformate Löschen alter Vorgänge

– Datenschutz– zwei Jahre nach Abschluss der Bearbeitung

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Weitere Rollen

Verteilen von Aufgaben Löschen von (falschen) Vorgängen Administration des Dokumentenservers ...

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Rollenbegriff

Rolle Mitarbeiter Schauspiel-Metapher:

– Jede Rolle ist mit mehreren Mitarbeitern besetzt. Vertretung Arbeitsteilung

– Jeder Mitarbeiter kann mehrere Rollen haben. Rollen sind in (Zugriffs)rechten kodifiziert. Rolle = Aufgaben + Rechte

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Agenda


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Modellierung des Workflow

„kooperatives Prototyping“ fehlendes Wissen über eigenen Workflow Projektstatus Anforderungsänderungen Fazit für Workflow-Modellierung:

– Ablauf steht selten von Anfang an fest– Änderungen immer vorsehen!

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Architektur

DBS

HTTP-Server

PHP

Tabellen-zeilen

SQL-Anfrage

HTML

HTTP-Anfrage

Browser

Email

FS

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Architektur: Kommunikation

Fristen / Termine Suchmasken

– eigene Vorgänge– Status – Name, Datum, Dokumenttyp, Format ...

Emails– rollenabhängig– automatisch generiert (ereignisgesteuert)

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Datenmodell

SignaturDokumentFormatDatumBearbeiterStatus...

PersonNameLoginEmailRechte...

StatuslisteDokumentFormatDatumBearbeiterStatus...

DokumentNameDokumenttypDatumQuellformatBearbeiter...

FormatNameFormattyp

Dok.typName

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Programmstruktur

funktionsbasiert z.T. objektorientiert requestgesteuert

Login

Hauptmenü

B.1

BA

B.2

A.1 A.2

Aktion

Aktion

Aktion

Aktion

PHP-Datei

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Zugriffsschutz

IP-Adressen Login Cache deaktiviert

– verhindert „Back“ und Quelltextansicht– Problem: Drucken

Session-Keys Rechte für die Benutzer

– z.B.: Löschen/Einfügen

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System

Workflow-Datenbank– DB: Sybase– Applikation: Apache + PHP

Metadatenbank– DB: Sybase (HU); Oracle (FU); MySQL (TU)– Applikation: Apache + Java Servlets

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Agenda


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Einfügen - Suchen - Ändern

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Automatische Emails

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Weitere Funktionen

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Agenda


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Zusammenfassung & Ausblick Erstellung von Prozess- und Workflow-Modellen sinnvoll Workflow-Modelle sind dynamisch Im Bereich „Digitales Veröffentlichen“ sind Workflow-Systeme effizient einsetzbar.

– Weiter ausbaubar Portabilität / Wiederverwendbarkeit:

– DB: leicht anpassbar– Workflow: bedingt wiederverwertbar

(kein vollständiges WMS)

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Vielen Dank ...

Fragen?

Weitere Informationen:– Uwe Müller

[email protected].: 0 30 / 20 93 - 25 46http://dissertationen.hu-berlin.de/epdiss

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