Abschlussbericht mfm III - RIS München · Reinhard Pauli Johann Sandmeier ... tes wie folgt aufgegriffen: Die als Grundlage für das zu entwickelnde Feinkonzept ausgewählten (Grund)-Datenbestände

LandeshauptstadtMünchenDirektorium

Abschlussbericht mfm III

Datum 26.04.2012

Version 1.3

Autor Projektleitung/Dachprojekt

Änderungsnachweis

Datum Autor Version Aktivität

10.02.12 Projektleitung/Dachprojekt

1.0

26.03.12 Projektleitung 1.1 Einarbeitung Änderungsvorschläge Baureferat

05.04.12 D-I/CS 1.2 Korrekturen, inhaltliche Straffung, Beseitigung von Redundanzen

26.04.12 D-I/CS 1.3 Formale Überarbeitung

24.06.12 D-I/CS 2.0 Letzte Korrekturen


Inhaltsverzeichnis 1 Management Summary Seite 3

2 Einleitung Seite 3

2.1 Ausgangslage und Zielsetzung Seite 3

2.2 Projektaufbau Seite 4

3 Projektergebnisse Seite 11

3.1 Arbeitspaket 1 Seite 11

3.2 Bemerkungen zu den Arbeitspaketen 2 - 7 Seite 13







3.9 Arbeitspakete 8 – 10 Seite 23






4 Stellen und Personal Seite 28

5 Weiteres Vorgehen Seite 31

6 Statistik/Projektabrechnung Seite 33

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1 Management Summary

Das Projekt mfm begann im Jahr 2005. Durch den Stadtratsantrag zur Optimierung der Strukturen und Prozesse in der Verwaltung wurde im Oktober 2006 das Projekt mfm I ins Leben gerufen. Nach der IST-Analyse wurden im Rahmen der Projekts mfm II die Ziele, die Strategie und das zukünftige Organisationsmodell entwickelt und vom Stadtrat beschlossen. Dies war im Rahmen des Projekts mfm III umzusetzen.

In insgesamt 3.000 Stunden Projektarbeit wurden von den Projektbeteiligten die erforderlichen Arbeitspakete laut Projektauftrag abgearbeitet und in den Referaten / im Lenkungskreis abge-stimmt.Dabei wurde das im Beschluss vom 29.07.2009 vom Stadtrat genehmigte Projektbudget deut-lich unterschritten.In diesem Abschlussbericht sind die

• Rahmenbedingungen des Projekts • Aufgabenstellungen des Projekts sowie deren• Ergebnisse beschrieben.

Am Ende dieses Abschlussberichts werden das weitere Vorgehen und einige statistische Da-ten beschrieben.

2 Einleitung

2.1 Ausgangslage und Zielsetzung

Mit Beschluss vom 17.06./29.07.2009 (VPA/VV) stimmte der Stadtrat den Facility-Manage-ment-Zielen und der Facility-Management-Strategie zu (vgl. Ziffer 1 des Referentenantrags).Zu den organisatorischen Veränderungen wurden folgende Festlegungen getroffen (Ziffern 2 und 3 des Referentenantrags):„Das Facility Management der Landeshauptstadt München wird künftig im Rahmen des Mie-ter-Vermieter-Modell – Variante Schul- und Kultusreferat1 organisiert:Ein besonders Augenmerk ist auf die Optimierung der Prozesse bei allen Beteiligten zu legen; die Dienstleistungen sind dabei soweit wie möglich zu konzentrieren

• sofern es sich um technisches FM handelt beim Baureferat,

1 Seit 01.11.2010 Referat für Bildung und Sport (RBS)

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• sofern es sich um kaufmännisches und infrastrukturelles FM handelt beim Vermieter Kommunalreferat (z.B. Reinigung, Bewachung) wobei die reinen Vergabetätigkeiten beim Direktorium/Vergabestelle 1 verbleiben.

Das Modell ist unter Federführung des Direktoriums bis zum 01.01.2012 umzusetzen.Der Wohnungsbestand der Landeshauptstadt München wird im Rahmen der Umsetzung des Modells gesondert betrachtet. Das Ergebnis der Prüfung ist dem Stadtrat vor der Sommerpau-se 2010 vorzulegen.“

2.2 Projektaufbau

Das Projekt wurde analog zur erfolgreichen Struktur mfm II gegliedert. Aufgrund der vielen Teilprojekte wurde ein sog. Dachprojekt eingerichtet. Der Projektaufbau lässt sich wie folgt darstellen:

Zur Umsetzung des Arbeitspakets 13 wurde im Rahmen des Teilprojekts 01 Steuerung / Con-trolling eine Arbeitsgruppe AG Rechnungswesen eingerichtet. Darüber hinaus wurden auf-grund der besonderen Erfordernisse einzelne Arbeitsgruppen gebildet für

• AG Dritt-/ Untervermietung• AG Leistungen der technischen Objektbetreuung/Kleine Instandsetzung• AG Optimierung externer Dienstleistungen (Arbeitspaket 11)• Task-Force (Arbeitsgruppe des TP 03 Daten/ IT/ Finanzen)

2.2.1 Auftraggeber

Mit Beschluss vom 17.06./27.07.2009 (VPA/VV) beauftragte der Stadtrat die Verwal-tung mit der Optimierung des Facility Management der Landeshauptstadt München – Phase III.Der Oberbürgermeister war als Leiter der Verwaltung der Auftraggeber.

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2.2.2 Lenkungskreis

Der Lenkungskreis hat den Oberbürgermeister als Entscheider in allen wesentlichen Angele-genheiten des Projekts beraten, insbesondere bei

• Erteilung des Projektauftrags für das Gesamtprojekt• Erreichung der Meilensteine• Abnahme des Abschlussberichts

Die Lenkungskreismitglieder waren dafür verantwortlich, dass die Kommunikation von Ergeb-nissen in das jeweilige Referat erfolgt. Sie informieren in ihrem Referat die betroffenen Einhei-ten und befördern die gegebenenfalls notwendigen Linienentscheidungen.Die Leitung des Lenkungskreises hatte die Leiterin des Direktoriums inne.Der Lenkungskreis bestand aus Vertreterinnen und Vertretern folgender Organisationseinhei-ten:

• Baureferat• Direktorium• Kommunalreferat• Kreisverwaltungsreferat• Kulturreferat• Personal- und Organisationsreferat• Referat für Arbeit und Wirtschaft• Referat für Gesundheit und Umwelt• Referat für Stadtplanung und Bauordnung• Schul- und Kultusreferat (Referat für Bildung und Sport)• Sozialreferat• Stadtkämmerei• GPR

2.2.3 Projektauftrag

Aus dem Beschluss des Stadtrates 17.06./27.07.2009 (VPA/VV) wurde der Projekt-auftrag entwickelt und am 03.02.2010 vom Oberbürgermeister und der Projektleitung unterzeichnet.

Ziele des Projekts mfm III

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1. Das „Mieter-Vermieter-Modell – Variante Schul- und Kultusreferat“ ist zum 01.01.2012 umgesetzt. Das bedeutet, dass insbesondere die Akteure Vermieter, (interne) Dienstleis-ter und Mieter ihre nach dem Modell zugeordneten Rollen und Funktionen gemäß der Implementierungsplanung (siehe Ziff. 15 Konkretisierung der Aufgabenstellung) wahr-nehmen können.

2. Ziel, Strategie und Zuständigkeit für den Wohnungsbestand sind bis zum Sommer 2010 erarbeitet.

Die Aufgabenstellung wurde wie folgt konkretisiert (Aufgabenpakete):

1. Erstellung eines Kommunikationskonzeptes bis Ende 2009 zur Beteiligung aller betroffe-nen Mitarbeiter/-innen, Personalvertretungen und Führungskräfte der Landeshauptstadt München während der Projektlaufzeit.

2. Beschreibung der Rollen, Verantwortungen und Aufgaben im Umgriff des Facility Mana-gements bis Ende 2010.

3. Bündelung der Aufgaben zu Leistungen und Produkten bis Ende 2010; ggf. ist ein ent-sprechender Stadtratsbeschluss herbeizuführen.

4. Optimierung bzw. Neuordnung der Prozesse im Umgriff des Facility Managements bis Sommer 2011.

5. Optimierung der FM-Steuerung und des FM-Berichtswesens bis Sommer 2011.6. Beschreibung der Anforderungen an sowie Grundzüge und Eckpunkte für die Aufbauor-

ganisationen der beteiligten Referate einschließlich einer rechtssicheren und wirtschaftli-chen Prozessorganisation für eine eindeutige Betreiberverantwortung bis Ende 2010.

7. Erarbeitung eines Modells zur Lebenszykluskosten-Darstellung der Bauwerke der Lan-deshauptstadt München bis Ende 2011.

8. Erarbeitung eines Grobkonzeptes inkl. Varianten und darauf aufbauend bis Sommer 2011 ein fachliches Feinkonzeptes als Grundlage zur Ausschreibung von IT-System(en).

9. Konzeption für die Neuordnung der Datenstruktur und des Datenmanagements der FM-relevanten Daten bis Ende 2010

10. Beschreibung von detaillierten Anforderungen für eine CAFMSystemlandschaft unter Be-rücksichtigung der vorhandenen DV-Landschaft, insbesondere LIMUX, SAP, Oracle, etc. bis Sommer 2011.

11. Erarbeiten von Optimierungs- und Einsparmöglichkeiten bei bereits extern vergebenen FM-Dienstleistungen bis Ende 2011.

12. Erarbeitung eines Qualifikationskonzeptes für die Mitarbeiter/-innen im FM bis Sommer 2011.

13. Umsetzung im Rechnungswesen, insbesondere (Anlagen-)Buchhaltung damit am 01.01.2012 das Mieter-Vermieter-Modell/Variante SCU umgesetzt ist.

14. Wohnungsbestand: Erarbeitung von Ziel und Strategie der Landeshauptstadt München für die Betreuung und Verwaltung ihres Wohnungsbestandes sowie Vorschläge, welche Wohnungen künftig in welcher / wessen Verantwortung und Zuständigkeit verwaltet wer-den. Ein entsprechender Stadtratsbeschluss ist im Sommer 2010 herbeizuführen.

15. Erarbeitung einer Implementierungsplanung zur Umsetzung des Mieter-Vermie-ter-Modells/SCU auch über das Jahr 2012 hinaus.

Der Projektauftrag ist diesem Bericht als Anlage 1 beigefügt.

Aus diesem Projektauftrag wurden die Teilprojektaufträge für die Teilprojekte durch die jeweili-gen Teilprojektteams entwickelt. Diese Teilprojektaufträge wurden im Lenkungskreis bestätigt und von der Projektleitung und den jeweiligen Teilprojektleitungen unterzeichnet.Die Teilprojektaufträge sind als Anlagen 2a - 2d beigefügt.

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2.2.4 Dachprojekt

Um die Aktivitäten der Teilprojekte zu koordinieren und Themen des gesamten Projektes zu diskutieren wurde die (Dach-) Projektgruppe eingerichtet. Das Dachprojekt wurde von der Ge-samtprojektleitung geleitet.

Folgende Mitglieder waren vertreten:• Ute Baranowski

◦ Projektleitung◦ Leitung Teilprojekt Steuerung/ Controlling

• Alexander Bierl◦ stellv. Projektleitung◦ Leitung Teilprojekt Prozess-/ Aufbauorganisation◦ Leitung Teilprojekt Daten / Finanzen / IT

• Susanne Lindner◦ Leitung Teilprojekt Stellen und Personal

• Susanne Handschick◦ Leitung AG Rechnungswesen

• Bernhard Fuchs / Frank Weise◦ Kommunalreferat

• Robert Schreiner◦ Referat für Bildung und Sport

• Detlev Langer / Christian Kirsch◦ Baureferat

• Roland Pleyer◦ Sozialreferat (als Vertreter der bisherigen Treuhänderreferate)

• Kilian Martini◦ Stadtkämmerei

Die Aufgaben, Rechte und Pflichten der Dach-Projektgruppe umfassten:• Durchführung des Projekts in seinen Projektschritten gemäß Projektauftrag und Zielvor-

gaben• Termin- und kostengerechte Abarbeitung der zugewiesenen Arbeitspakete• Zielorientierte Einbindung der beteiligten Organisationseinheiten• Erarbeitung von Handlungs- und Entscheidungsvorschlägen für die Projektleitung

Im Rahmen des Dachprojekts wurde das Arbeitspaket 14 in der AG Wohnungen bearbeitet.

Die AG Wohnungen bestand im Kern aus:• Kommunalreferat

◦ Bernhard Fuchs◦ Herbert Zollner

• Sozialreferat◦ Werner Seitzinger◦ Bernd Schreyer

• Stadtkämmerei◦ Kilian Martini◦ Thomas Küffner

• Referat für Stadtplanung und Bauordnung◦ Hans-Georg Thaler

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◦ Oswald Seibert• KVR/Branddirektion

◦ Thomas Appel• Baureferat

◦ Bernhard Bieber

Die Leitung der AG Wohnungen erfolgte durch die Gesamtprojektleitung Ute Baranowski und Alexander Bierl.

2.2.5 Teilprojekt 01 – Steuerung / Controlling

Das Teilprojekt bestand im Kern aus:

• Direktorium◦ Felix Gertkemper

• Kommunalreferat◦ Edwin Grodeke

• Referat für Bildung und Sport◦ Robert Schreiner

• Baureferat◦ Iris Lemke◦ Helmut Hackl

• Stadtkämmerei◦ Roland Woltmann

• Leitung AG Rechnungswesen◦ Susanne Handschick

Die Leitung des Teilprojekts erfolgte durch die Gesamtprojektleiterin Ute Baranowski, begleitet und unterstützt seit Juli 2011 durch Regine Bonk, POR, P3.

Die Aufgaben, Rechte und Pflichten der Teilprojektgruppe „Steuerung / Controlling“ umfassten:• Durchführung des Teilprojekts in seinen Aufgabenpaketen gemäß Teilprojektauftrag und

Zielvorgaben◦ Aufgabenpakete 3, 5, 7, 11, 13◦ Bearbeitung der in der Phase II festgestellten Quick-Wins aus dem Teilprojekt Fi-

nanztransparenz (vgl. Anlage 3 Zwischenbericht mfm II)• Termin- und kostengerechte Abarbeitung der zugewiesenen Arbeitspakete• Zielorientierte Einbindung der beteiligten Organisationseinheiten• Erarbeitung von Handlungs- und Entscheidungsvorschlägen für die Teilprojektleitung so-

wie für die Projektleitung• Einbeziehung der künftigen Mieterreferate

2.2.6 AG Rechnungswesen

Im Rahmen des Teilprojekts 01, Steuerung/Controlling, wurde die AG mfm-Rech-nungswesen mit der Umsetzung folgender mfm-Themen im bestehenden Rechnungswe-sen der Landeshauptstadt München beauftragt

• Konzeption und Umsetzung des Mieter-Vermieter-Modells/Variante RBS,• Konzeption und Umsetzung von mfm in der Anlagenbuchhaltung.

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Die AG setzte sich regulär aus Teilnehmerinnen und Teilnehmern folgender Bereiche zusam-men:

• Stadtkämmerei, Zentrale Buchhaltung• Kommunalreferat, GL und IS• Referat für Bildung und Sport, GL und ZIM• Baureferat, RG und H• Personal- und Organisationsreferat, P3 (AG-Begleitung/Moderation)

Die Leitung der Arbeitsgruppe Rechnungswesen erfolgte durch Susanne Handschick, die Be-gleitung und Moderation durch Susanne Kneidl.

2.2.7 Teilprojekt 02 – Prozess-/Aufbauorganisation

Das Teilprojekt bestand im Kern aus

• Kommunalreferat◦ Bernhard Fuchs◦ Frank Weise◦ Michael Müller

• Referat für Bildung und Sport◦ Robert Schreiner◦ Bernhard Schuder

• Baureferat◦ Reinhard Pauli◦ Johann Sandmeier◦ Angelika Malinowski◦ Salome Benz

Für einzelne Prozesse wurden nach Anforderungen weitere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hinzugeladen.

Die Leitung des Teilprojekts erfolgte durch den stellvertretenden Gesamtprojektleiter Alexander Bierl.

Die Aufgaben, Rechte und Pflichten der Teilprojektgruppe „Prozess-/Aufbauorganistion“ um-fassten:

• Durchführung des Teilprojekts in seinen Aufgabenpaketen gemäß Teilprojektauftrag und Zielvorgaben◦ Aufgabenpakete 2, 4, 6, 12

• Termin- und kostengerechte Abarbeitung der zugewiesenen Arbeitspakete• Zielorientierte Einbindung der beteiligten Organisationseinheiten• Erarbeitung von Handlungs- und Entscheidungsvorschlägen für die Teilprojektleitung so-


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2.2.8 Teilprojekt 03 – Daten / Finanzen / IT

Das Teilprojekt bestand im Kern aus:• Kommunalreferat

◦ Stefan Flögel◦ Karlena Baumann◦ Eduard Rempfer

• Referat für Bildung und Sport◦ Johannes Kirmes◦ Bernhard Schuder◦ Dörthe Kretschmer

• Baureferat◦ Michael Zimmermann◦ Otto Heindl◦ Raimund Kraus◦ Alexander Daxberger

• Stadtkämmerei2

• Direktorium/Vergabestelle◦ Stefan Neß

Die Leitung des Teilprojekts erfolgte durch den stellvertretenden Gesamtprojektleiter Alexander Bierl.

Die Aufgaben, Rechte und Pflichten der Teilprojektgruppe „Daten/Finanzen/IT“ umfassten:• Durchführung des Teilprojekts in seinen Aufgabenpaketen gemäß Teilprojektauftrag und

Zielvorgaben◦ Aufgabenpakete 8, 9, 10◦ Die in der Phase II festgestellten Quick-Wins werden im Rahmen dieses Teilprojek-

tes wie folgt aufgegriffen:▪ Die als Grundlage für das zu entwickelnde Feinkonzept ausgewählten (Grund)-

Datenbestände (aus mfm II) werden überarbeitet.▪ Bei den aus der IST-Datenbasis ausgewählten, übergreifenden Datenbeständen

werden die Formate sowie die Anwendung von Benennungen und Messeinhei-ten (Normen, Richtlinien) vereinheitlicht.

▪ Gebäudeidentität und Adresse werden harmonisiert.▪ Erarbeitung einer einheitlichen übergreifenden Firmenliste mit noch zu definie-

renden Informationen.• Termin- und kostengerechte Abarbeitung der zugewiesenen Arbeitspakete• Zielorientierte Einbindung der beteiligten Organisationseinheiten• Erarbeitung von Handlungs- und Entscheidungsvorschlägen für die Teilprojektleitung so-


2.2.9 Teilprojekt 04 – Stellen und Personal

Das Teilprojekt bestand im Kern aus:• Personal- und Organisationsreferat

2 Die Stadtkämmerei wurde durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des CCC bei Bedarf vertreten

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◦ Rosemarie Kammerloher• Kommunalreferat

◦ Martin Schwärzler• Gesamtpersonalvertretung

◦ Arno Pahlitzsch◦ Christian Beyer

• betroffene Treuhandreferate3

◦ Josef Breitsameter, KVR◦ Christian Dickenhorst, KVR◦ Andreas Frei, Baureferat◦ Wolfgang Krause, RGU◦ Klaus Seitz, Kulturreferat◦ Raphael Thimm, RBS

Die Leitung des Teilprojektes erfolgte durch Susanne Lindner – Personal- und Organisations-referat, P 2.22. Die organisatorische Begleitung erfolgte durch Walter Schaar, POR, P 3.

Die Aufgaben, Rechte und Pflichten der Teilprojektgruppe „Stellen und Personal“ umfassten:• Durchführung des Teilprojekts in seinen Aufgabenpaketen gemäß Teilprojektauftrag und

Zielvorgaben◦ Stellenbildung mit Beschreibung der Rollen◦ Stellenbemessung◦ Stellenbewertung◦ Stellenbesetzung

• Termin- und kostengerechte Abarbeitung der zugewiesenen Arbeitspakete• Zielorientierte Einbindung der beteiligten Organisationseinheiten• Erarbeitung von Handlungs- und Entscheidungsvorschlägen für die Teilprojektleitung so-


3 Projektergebnisse – gegliedert nach Arbeitspaketen laut Projektauftrag

3.1 Arbeitspaket 1 – Erstellung eines Kommunikationskon-zepts zur Beteiligung aller betroffenen Mitarbeiter/-innen, Perso-nalvertretungen und Führungskräfte der Landeshauptstadt München während der Projektlaufzeit

Für die Akzeptanz des Projekts und als Basis für eine erfolgreiche Umsetzung der Projekter-gebnisse ist eine strukturierte und zielgerichtete Kommunikation innerhalb der Organisation er-forderlich. Wesentliche Aufgaben, die durch eine entsprechende, übergreifende Projektkom-munikation umgesetzt werden sollen, sind:

• Informieren der Entscheidungs-/ Führungsebenen und der Mitarbeiter/-innen (einheitlicher, aktueller Informationsstand),

• Dialogmöglichkeiten schaffen und anbieten,

3 Ursprünglich waren alle betroffenen Treuhandreferate im Teilprojekt 04 vertreten. Im Laufe der Teilprojektarbeit wurde gemeinsam festgelegt, den Teilnehmerkreis auf die o.g. Vertreterinnen und Vertreter zu verkleinern.

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• Überzeugen und Gewinnen der Mitarbeiter/-innen den Veränderungsprozess aktiv zu begleiten (positives Projektmarketing).

Das Kommunikationskonzept wurde nach• Zielgruppe• Informationsart• Frequenz

strukturiert.

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Um ein Forum für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, aber auch den betroffenen Führungs-kräften zu eröffnen, wurde im Juli 2010 und Juli 2011 jeweils ein Infomarkt durchgeführt. Die Beteiligung (jeweils ca. 250-300 Personen) war sehr groß. Die Rückmeldungen wurden in die laufende Projektarbeit integriert.

3.2 Bemerkungen zu den Arbeitspaketen 2 – 7

Die Erarbeitung der Arbeitspakete 2 bis 7 erfolgte in den beiden Teilprojekten 01 und 02. Ein wesentliches Element der Projektarbeit in mfm III war dennoch die eng verzahnte Bearbeitung der Themenfelder und Arbeitspakete durch diese beiden Teilprojekte.

Im Projekt mfm III wurden insbesondere folgende Dokumente erarbeitet:• Leistungsmatrix

Die Leistungsmatrix (vgl. Anlage 3) diente als Ordnungsrahmen für die Abgrenzung von Prozessen für Kostenstrukturen. Sie orientierte sich an gültigen Normen und Richtlinien (u.a. an den Lebenszyklusphasen lt. GEFMA 100) und enthält eine vollständige detail-lierte Auflistung aller Leistungen im Facility Management der LHM. Die Leistungsmatrix stellte für die Teilprojekte 01 und 02 den „roten Faden“ dar.

• FM-SteuerungsmodellIm FM-Steuerungsmodell sind die wesentlichen Festlegungen zur Steuerung des FM der Landeshauptstadt München dargestellt. Dabei wurden die Akteure im FM und ihre Auf-gaben beschrieben, wesentliche Festlegungen zur strategischen und objektorientierten Steuerung sowie zum organisatorischen Aspekt der Steuerung getroffen und die Le-benszykluskosten dargestellt.

• FM-RollenMit der Beschreibung und Zuordnung der einzelnen Funktionen und Verantwortlichkeiten aus den FM-Prozessen wurde eine Rollenstruktur für die einzelnen Akteure im Facility Management abgeleitet.

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• FM-RollenbeschreibungInsgesamt wurden 21 Rollenbeschreibungen erstellt. Die Rollenbeschreibungen bilden die Tätigkeiten und Schnittstellen der Rollen gemäß den mfm-Festlegungen und -Ergebnisse (Prozesse, Rollenmodell, FM-Steuerungsmo-dell) ab. Die Rollenbeschreibungen sind die Basis für zu erstellende Arbeitsplatzbe-schreibungen.

• FM-ProzesseInsgesamt wurden 46 (Teil-)Prozesse beschrieben. Diese regeln insbesondere das Zu-sammenwirken der verschiedenen Akteure. Es wurde jeweils ein Prozessablaufdarstel-lung und eine Prozessbeschreibung erstellt. Diese dienen als Grundlage für die Festle-gung der Verantwortlichkeiten je Prozessschritt und münden in der Rollen-/Prozessma-trix

• FM-Rollen-Prozesse-MatrixIn der FM-Rollen-Prozesse-Matrix wurden die Rollen in einer Gesamtübersicht mit den Prozessen verknüpft. Sie diente als Hilfsmittel zur Bildung und Beschreibung der FM-Rollen.

Der enge Zusammenhang wird aus folgendem Schaubild ersichtlich. Eine Änderung in einem der Dokumente erforderte im Regelfall eine entsprechende Überarbeitung in den anderen Do-kumenten.

3.3 Arbeitspaket 2 – Beschreibung der Rollen, Verantwortun-gen und Aufgaben im Umgriff des Facility Managements

Mit der Beschreibung und Zuordnung der einzelnen Funktionen aus den FM-Prozessen wurde eine Rollenstruktur für die einzelnen Akteure im Facility Management abgeleitet. Die Rollen wurden in einer Gesamtübersicht mit den Prozessen verknüpft (FM-Rollen-Prozesse-Matrix, vgl. Anlage 4).

Die Darstellung FM-Rollen (Anlage 5) gibt einen kurzen Überblick über die Rollen in Bezug auf• deren Definition/Kurzbeschreibung sowie• die Charakteristik der jeweiligen Rolle inklusive ihrer Verantwortlichkeiten.

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Diese „Grundzüge und Eckpunkte für die Aufbauorganisation der betroffenen Referate“ dienten auch als Basis für die weitere referatsinterne Ausgestaltung der Organisationsstruktu-ren. Die detaillierte Ausformulierung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten erfolgt

• in den Prozessen,• in den Rollenbeschreibungen,• in den Schnittstellenpapieren (z. B. Leistungen in der technischen Objektbetreuung, vgl.

Anlage 6),• in den Betriebs- und Betreiberkonzepten (Anlage 7 und Anlage 8),• im Konzept Betreiberverantwortung (Anlage 9) und• in dem Abschlussbericht „Dritt-/Untervermietung“ (Anlage 10).

3.4 Arbeitspaket 3 – Bündelung der Aufgaben zu Leistungen und Produkten

Die Produkte werden oder wurden in eigener Verantwortung der betroffenen Referate (Kom-munalreferat, Referat für Bildung und Sport, Baureferat) überarbeitet.

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3.5 Arbeitspaket 4 – Optimierung bzw. Neuordnung der Pro-zesse im Umgriff des Facility Managements

In einem ersten Schritt wurde durch das Teilprojekt 02 auf Basis der sog. Leistungs-matrix eine Prozesslandkarte entwickelt.

Diese wurde in einem weiteren Schritt verfeinert um die jeweiligen Teilprozesse.

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Die Prozesse wurden in jeweils mindestens 2 Sitzungen erhoben und mit etwas zeitlichem Ab-stand durch entsprechend verantwortliche Teilprojektmitglieder evaluiert und diese (Evaluati-ons-)Ergebnisse nochmals im Teilprojekt abgestimmt.

Jeder Prozess ist (wie in folgendem Beispiel) in einer Prozessdarstellung dokumentiert.

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Zudem wurde jeder Prozess in einer Prozessbeschreibung dokumentiert. Hier sind auch erste Zuordnungen bzgl. der jeweiligen Verantwortungen je Akteur und je Pro-zessschritt festgelegt worden.

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Diese Dokumente mündeten anschließend in der sog. Prozess-/Rollenmatrix - siehe auch Arbeitspaket 2. Hier wurden sämtliche Prozessschritte den einzelnen FM-Rollen zugeordnet und daraus die Rollendefinitionen und -Beschreibungen im Teilprojekt 04 entwickelt.

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3.6 Arbeitspaket 5 – Optimierung der FM-Steuerung und des FM-Berichtswesens

Unter Strategischer Steuerung des Facility Managements verstehen wir generell ein langfristiges, an Zielen orientiertes Denken und Handeln. Die zentralen Fragen hierbei sind u.a.:

• Welche langfristigen Ziele sollen wir verfolgen?• Mit welchen langfristigen Maßnahmen wollen wir das Facility Management der eigenen

und angemieteten Immobilien optimieren?• Was müssen wir tun, um unsere langfristigen Maßnahmen umzusetzen?

Eine wichtige Voraussetzung für die Steuerung des Facility Managements bei der Landes-hauptstadt München ist die ausgewogene Betrachtung aller Ziel-Dimensionen des Facility Ma-nagements.

Der Stadtrat hat mit dem mfm-Beschluss vom Sommer 2009 Ziele und Strategien in fünf Di-mensionen beschlossen:

• Umwelt und Nachhaltigkeit• Wirtschaftliches Handeln• Kunden- und Serviceorientierung• Prozesse, Strukturen und IT• Ressourcen für das FM

Mit dem Aufbau eines Kennzahlensystems für die Strategische Steuerung wird das Ziel ver-folgt, die Kennzahlen in ein integratives und ganzheitliches Konzept einzubetten und so ihr op-timales Zusammenwirken in den fünf Dimensionen zu gewährleisten. Die Kennzahlen in den Dimensionen Umwelt und Nachhaltigkeit, Wirtschaftliches Handeln sowie Kunden- und Ser-viceorientierung haben einen unmittelbaren Blick auf das Facility Management und die Immo-bilien der Landeshauptstadt München. Die Kennzahlen in den Dimensionen Prozesse, Struktu-ren und IT sowie Ressourcen für das FM begleiten in der kommenden Zeit den Prozess der Landeshauptstadt München, ihr Facility Management zu optimieren.

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Welche Aspekte waren hierbei relevant?• Nutzung bereits vorhandener Steuerungsstrukturen (z. B. Quartalsberichte, Produktda-

tenblätter)• Welche Voraussetzungen müssen vorhanden sein, um die Kennzahlen zu bilden? Wel-

che Einsparanreize können geschaffen werden?• Welche (übergeordneten) Zielsetzungen nehmen Einfluss?

Die maßgebliche Steuerungsgrundlage soll die NGF (Netto-Grundfläche) sein. Liegt diese nicht vor (speziell in der Übergangs-/Implementierungsphase), werden die üblichen Umrech-nungsfaktoren verwendet, die jeweils von der Gebäudekategorie abhängig sind.Das strategische Kennzahlensystem ermöglicht künftig eine gesamtheitliche Sicht auf die durch die Landeshauptstadt München genutzten Immobilien. Clusterbezogene Auswertungen sollen möglich sein (je nach Stand CAFMSystem), liegen jedoch nicht im Fokus der strategi-schen Steuerung.

Ausblick:Dieses neue FM-Kennzahlensystem wird in den kommenden Jahren schrittweise aufgebaut und im Zuge der Implementierungsphase weiterentwickelt (Koordination durch das Direktori-um; siehe Ziff. 5.4).

Das FM-Kennzahlensystem muss in seiner Entwicklung• übergeordnete Beschlüsse (wie „Integriertes Handlungsprogramm Klimaschutz Mün-

chen-IHKM“) beachten,• Referatsbeschlüsse übernehmen (z. B. „Einhaltung Kosten und Termine bei investiven

Maßnahmen“/Produktdatenblätter) und• die Verantwortungsbereiche nach Rollen/Prozessen beachten.

3.7 Arbeitspaket 6 – Beschreibung der Anforderungen an sowie Grundzüge und Eckpunkte für die Aufbauorganisationen der betei-ligten Referate einschließlich einer rechtssicheren und wirtschaftli-chen Prozessorganisation für eine eindeutige Betreiberverantwor-tung

Die Rahmenbedingungen für die Aufbauorganisation wurden in den FM-Prozessen festgelegt. Die konkrete Umsetzung erfolgte auf Grund der Organisationshoheit der Refe-rate in deren Eigenverantwortung.Das Kommunalreferat hat sich im Rahmen des referatsinternen kfm-Projektes für ein Organi-sationsmodell entschieden, das für den Bereich Immobilien die Abteilungen Immobilienmana-gement und Immobilienservice vorsieht. Das Immobilienmanagement gliedert sich nach Ge-schäftsbereichen sowie der Bauherrenunterstützung und zentrale Aufgaben. Die Geschäftsbe-reiche sind nach der fachlichen Verwendung der betreuten Immobilien gegliedert. Die Abtei-lung Immobilienmanagement ist in die Sachgebiete kaufmännische Dienstleistungen, infra-strukturelle Dienstleitungen und städtebauliche Projektentwicklung gegliedert.

Das Organisationsmodell des Immobilienbereichs des Referats für Bildung und Sport wurde im referatsinternen Projekt „OE ZIM“ entwickelt und wird in Kürze umgesetzt.Innerhalb des Baureferates sind durch mfm grundsätzliche organisatorische Veränderungen nicht notwendig. Eine Optimierung auf die jetzt aktuell abgeschlossenen Strukturen des mfm wird derzeit vorbereitet.

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Das Thema "Betreiberverantwortung" wurde in mehreren Workshops bearbeitet. Die wesentlichen Ergebnisse sind im Abschlussdokument – vgl. Anlage 9 ersichtlich.

3.8 Arbeitspaket 7 – Erarbeitung eines Modells zur Lebenszy-kluskosten-Darstellung der Bauwerke der Landeshauptstadt München

Ziel war die Entwicklung eines Lebenszykluskosten-Modells für die Bauwerke der Landes-hauptstadt München. Als Grundlage dienten

• Arbeitsergebnisse aus mfm I und II,• Erfahrungen aus ersten Pilotprojekten der LHM,• Abgleich mit bestehenden Normen und Richtlinien (z. B. DIN 18960)

Vorgehensweise:• Sammlung und Überprüfung bereits eingesetzter Methoden bei der LHM• Abgrenzung der Anforderungen an Neubau und Bestandsobjekten• Differenzierung der unterschiedlichen Anforderungen aus Sicht des Technischen Dienst-

leisters und der Vermieterreferate

Hierbei wurde festgestellt, dass der Großteil aller immobilienbezogenen Kosten (objektbezo-gen) relativ statisch ist (Reinigung, Verwaltung, etc.). Ein wesentlicher „variabler“ Teil sind die Aufwendungen für die Instandsetzung.

• Prognose im Rahmen der Planungsphase: Im Zuge von Neubauplanungen wird (u.a. für Variantenvergleiche) eine Betrachtung über den gesamten Lebenszyklus einzelner Bau-teile und des gesamten Objektes entwickelt (Betrachtungshorizont > 20 Jahre). Für die Gesamtbetrachtung der zu erwartenden Betriebskosten wurden die Grundlagen für die einheitliche Erstellung eines Betriebskonzeptes erarbeitet.

• Gebäudewirtschaftsplan (GWP): Als zentrales, jährlich fortzuschreibendes Dokument wird je Objekt ein „Gebäudewirtschaftsplan“ (GWP) erstellt. Die Struktur und die Inhalte wurden im Teilprojekt verabschiedet. Der GWP stellt die einzelnen Investitions- und Be-triebskosten (analog zu den Strukturen der objektorientierten Steuerung) für ca. zwei Jahre im „Rückblick“ und für die nächsten drei bis fünf Jahre als Prognose dar.

• Gebäudezustandsbericht: Wesentlicher Input für die Befüllung des GWP sind die Ist-Zahlen aus dem Vorjahr bzw. die Prognosewerte aus dem Gebäudezustandsbericht bzgl. der geplanten Instandsetzungsumfänge. Dabei dient die Lebenszykluskostenpro-gnose zur Orientierung, in welchen Zeiträumen Instandsetzungsbedarfe vorliegen. Im Gebäudezustandsbericht (GZB) müssen diese hinterfragt und vertieft werden. Im GWP werden sowohl die absoluten Kosten je „Kostengruppe“ (z. B. Wartung) als auch die ent-sprechenden Kennzahlen (vgl. Objektorientierte Steuerung) dargestellt. Für jede Le-benszyklusphase (Planung, Bau, Betrieb) können die Soll- und Ist-Werte dargestellt und bewertet werden.

Die Detaills sind aus der Anlage 11 „FM-Steuerungsmodell“ ersichtlich.

Betriebskonzeption:Als Basis für die Bearbeitung des Themas „Betreiberverantwortung“ im mfm wurde die GEFMA Richtlinie 190 („Betreiberverantwortung im FM“) verwendet. Diese Richtlinie be-schreibt sehr umfassend alle relevanten Anforderungen und nimmt Bezug auf die wesentlichen Rechtsgrundlagen.

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GEFMA Richtlinie 190: „Der Gesetzgeber legt demjenigen besondere Pflichten auf, der

• ein Grundstück mit einem Gebäude im Eigentum hat• Gebäude mit gebäudetechnischen Anlagen betreibt• als Arbeitgeber fungiert, d.h. Arbeitnehmer beschäftigt• Arbeitsplätze und/oder Arbeitsmittel (einschließlich überwachungsbedürftiger Anlagen)

bereitstellt.“

Nachdem die genannten Fälle innerhalb des Facility Managements auftreten, müssen die hier handelnden Referate und Personen (Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter) entsprechend ihre gesetzli-che Verantwortung wahrnehmen.Im Rahmen von mehreren Workshops wurden die in der GEFMA 190 beschriebenen Anforde-rungen mit den Strukturen, Rollen und Werkzeugen innerhalb der im Facility Management der Landeshauptstadt München Beteiligten abgeglichen und entsprechend weiterentwickelt. We-sentliche Arbeitspakete waren hierbei:

• Klärung der „anlagenbezogenen“ Verantwortung auf Basis einer „Schnittstellenliste“ (vgl. Anlage 6 Leistungen der technischen Objektbetreuung)

• Definition und Abgrenzung Beauftragtenwesen (Mieter / Vermieter)• Festlegung für die Regelung weiterer Verkehrssicherungspflichten• Anforderungen an die Dokumentation

Die Detaills sind aus den Anlagen 7 „Betriebskonzeption“ sowie Anlage 8 „FM-Musterbetriebs-konzept“ ersichtlich.

3.9 Arbeitspakete 8 – 10

Arbeitspaket 8 – Erarbeitung eines Grobkonzeptes inkl. Varianten und darauf aufbau-end ein fachliches Feinkonzepts als Grundlage zur Ausschreibung von IT-System(en)Arbeitspaket 9 – Konzeption für die Neuordnung der Datenstruktur und des Datenmana-gements der FM-relevanten DatenArbeitspaket 10 – Beschreibung von detaillierten Anforderungen für eine CAFM-Sys-temlandschaft unter Berücksichtigung der vorhandenen DV-Landschaft, insbesondere LIMUX, SAP, Oracle, etc. In einem ersten Schritt wurden durch die Teilprojektgruppe ein Grobkonzept (vgl. Anlage 12) und darauf aufbauend ein Fachkonzept Stufe 1 (vgl. Anlage 13) erstellt. In diesem Konzepten wurden alle Arbeitspakete 8-10 vollständig bearbeitet.

Momentan existieren bei der Landeshauptstadt München 185 Datensammlungen, die in 36 verschiedenen Programmen sowie 115 Calc-/Excel-Listen verarbeitet werden. Zudem werden stadtweit mindestens fünf nicht DV-unterstützte Datensammlungen für Pläne, Listen und Text-dateien verwendet. Es wurden verschiedenste Redundanzen festgestellt, d.h. es werden ähnli-che Daten in verschiedenen Bereichen mit unterschiedlichen DV-Verfahren bearbeitet und vor-gehalten. Ein prozessorientiertes Bearbeiten der Daten ist insbesondere referatsübergreifend nicht standardisiert und unzureichend eingeführt. Nach Abstimmung des Grobkonzepts wurde durch den Lenkungskreis festgelegt, dass das Projekt als Pilot für das Anforderungsmanagement nach den Standards von MIT-KonkreT durchgeführt wird. Hierbei arbeiteten die Spezialisten aus den FM-Fachbereichen, die Fachar-chitekten der hauptbetroffenen Referate sowie der IT-Architekt des Direktoriums für die Erstel-lung eines sog. Fachkonzepts sehr eng zusammen, das nun in der ersten Stufe vorliegt.

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Das Fachkonzept (vgl. Anlage 13) liefert in dieser Stufe 1 die Klärung, welche der definierten FM-Geschäftsprozesse durch ein CAFM (IT-)System unterstützt werden sollen. Das Fachkon-zept enthält alle fachlichen Ziele der im mfm beteiligten Referate. Diese sind auf Zielerrei-chung prüfbar. Darüber hinaus sind fachliche, sowie die funktionalen und nicht funktionalen Anforderungen an die IT-Unterstützung und an IT-Services im fachlichen Kontext dokumen-tiert.Das Fachkonzept ist Grundlage für die Make-Buy-Use-Compose (MBUC) – Entscheidung durch den zentralen IT-Dienstleister IT@M, vertreten durch seinen IT-Architekten, die eine we-sentliche Entscheidung für den Aufbau der IT-Infrastruktur liefert. Die MBUC-Entscheidung ist für das 2. Quartal 2012 geplant.Aus technischer Sicht sind folgende Varianten grundsätzlich möglich, um die Anforderungen aus fachlicher, aber auch technischer Sicht zu erfüllen:

• Weitere SAP-Module + Add-on's• Standard-FM-Software + Add-on's• OpenSource + Add-on's• Eigenprogrammierung

Daneben existieren, in Abhängigkeit der Priorisierung von fachlichen Zielen verschiedene Mischformen.

Nach der MBUC-Entscheidung wird dem Stadtrat ein Entscheidungsvorschlag für das weitere Vorgehen vorgelegt. Ziel ist es, diese Entscheidung bis zur Sommerpause 2012 herbeizufüh-ren.

3.10 Erarbeiten von Optimierungs- und Einsparmöglichkeiten bei bereits extern vergebenen FM-Dienstleistungen

Für die Aufgabenstellung nach dem Projektauftrag wurden folgende Fragen aufgeworfen:Wie stellt sich die Ist-Situation dar?Welche „Haupt-Dienstleister“ sind Vertragspartner der LHM?Welche vertraglichen Regelungen bestehen heute?Welches Volumen ist extern vergeben?Welche Stärken, welche Schwächen kennzeichnen den Ist-Zustand?Darüber hinaus ist das weitere Vorgehen für 2012 ff. aufzuzeigen.

Dabei erfolgte eine Betrachtung des Ist-Zustandes in Form von:gesamtes Dienstleistungsvolumen und Aufteilung in interne und externe LeistungserbringungVergabepakete (Struktur, Größe)Leistungsbeschreibungen (Umfang, Standards)Steuerung der Dienstleistung (Qualitäts- und Ergebnisanforderungen im Vertrag)

Im Fokus der Ist-Aufnahme standen folgende Dienstleistungen:Infrastrukturelles GebäudemanagementUnterhaltsreinigungBewachung

Technisches GebäudemanagementWartung/ Störbeseitigung

Ergebnis:

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Aufgrund der großen Veränderungen zum 01.01.2012 wird vorgeschlagen, im ersten Halbjahr 2012 Erfahrungen mit der neuen Aufbauorganisation und den im mfm-Projekt vereinbarten Prozessen zu sammeln.Darauf aufbauend sollte dann ab Sommer 2012

• für den Bereich von Reinigung und Bewachung◦ unter Federführung des infrastrukturellen Dienstleisters Kommunalreferat eine Opti-

mierung der Leistungsbeschreibungen erfolgen,◦ unter Federführung der Vergabestelle 1 eine Optimierung der Ausschreibungsunter-

lagen erfolgen und◦ die Kontrolle der Reinigungs- und Bewachungsdienstleistungen kombiniert werden.

• für den Bereich der Wartung / Störungsbeseitigung◦ das Verhältnis zwischen interner und externer Leistungserbringung überprüft wer-

den,◦ die Vergabe von Wartungsleistungen an die jeweilige Errichterfirma überprüft

werden und◦ ein Kennzahlenvergleich verschiedener Wartungspositionen installiert werden.

Durch das Direktorium D-I/CS erfolgt im Rahmen des Controllings der Umsetzung der mfm-Projektergebnisse eine Inhalts- und Terminüberwachung. Die Details sind aus Anlage 14 (Ab-schlussdokument zum Arbeitspaket 11) ersichtlich.

3.11 Arbeitspaket 12 – Erarbeitung eines Qualifikationskon-zepts für die Mitarbeiter/-innen im FM

Im Rahmen der Projektarbeit des Teilprojekts 02 wurde in enger Abstimmung mit den beiden Vermieterreferaten ein grobes Qualifikationskonzept (vgl. Anlage 15) und eine Übersicht über die FM-Fortbildungsmöglichkeiten erarbeitet. Bei der Erarbeitung des Qualifizierungskonzepts war es wichtig, die fachliche Qualifizierung von der organisatorischen Qualifizierung zu tren-nen.

Die fachliche Qualifizierung erfolgt mittel- bis langfristig auf Basis der rollenbezogenen Anfor-derungen in Abgleich mit der IST-Situation in den Referaten.

Von Seiten des Projekts mfm wurde vor allem die organisatorische Qualifikation unterstützt. Diese erfolgt kurz- bis mittelfristig auf Basis der Projektergebnisse mit Change-Management-Elementen und erörtert die wichtigsten Elemente, um die Betreiberverantwortung sicherzustel-len. So wurden in Zusammenarbeit mit dem Kommunalreferat drei und mit den Mitarbeiterin-nen und Mitarbeitern des Referats für Bildung und Sport eine Fortbildungsveranstaltung/-en für alle Objektverantwortlichen durchgeführt. Themenfelder waren insbesondere:

• Grundsätze des FM und des mfm• Einführung Prozessorientierung• Künftige Aufgaben des OV• Übergabeakte und Service-Level-Agreement (SLA)• Weitere Vorgehensweise

Zu diesen Projektaktivitäten entwickelten die Referate in enger Abstimmung mit der Projektlei-tung referatsinterne Konzepte.

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3.12 Arbeitspaket 13 - Umsetzung im Rechnungswesen, insbe-sondere (Anlagen-)Buchhaltung, damit am 01.01.2012 das Mie-ter-Vermieter-Modell/Variante SCU umgesetzt ist

Im Rahmen des Teilprojekts 01, Steuerung/Controlling, wurde die AG Rechnungswesen mit der Umsetzung folgender mfm-Themen im bestehenden LHM-Rechnungswesen beauftragt:

• Konzeption und Umsetzung des Mieter-Vermieter-Modells/Variante RBS,• Konzeption und Umsetzung von mfm in der Anlagenbuchhaltung.

Die Ergebnisse und die Details sind aus Anlage 16 (Abschlussdokument der AG Rechnungs-wesen) ersichtlich.

Die weitere Bearbeitung von mfm-relevanten Rechnungswesenthemen wird auch im Jahr 2012 durch eine Arbeitsgruppe organisiert und koordiniert werden. Die Leitung der Arbeits-gruppe erfolgt auch weiterhin durch die Stadtkämmerei. Die Arbeitsgruppe befasst sich mit Themen, die sich aus der Umsetzung vom mfm ergeben und eine Anpassung im Rechnungs-wesen notwendig machen.

In 2012 sollen insbesondere folgende Aspekte fortgesetzt bzw. aufgegriffen werden:• Anlagenübertragung (unbewegliches AV) entsprechend dem vorliegendem AG-Konzept• Klärung der Zuordnung von beweglichem AV im Zusammenhang mit mfm • Vorbereitung der Haushaltsplanung 2013 (insb. Modellrechnung, Detailplanung)• Verbuchung von Zuschüssen im Zusammenhang mit städtischen Immobilien (z.B. von

Kulturreferat und Sozialreferat), s.a. AG Dritt- und Untervermietung• Bearbeitung offener Rechnungswesenthemen aus der Implementierung,• Weiterentwicklung der BgA-Thematik• regelmäßiger Erfahrungsaustausch und Abstimmung aktueller Rechnungswesenthemen

zwischen den Vermietern, dem technischen Dienstleiter und der Stadtkämmerei.

3.13 Arbeitspaket 14 - Wohnungsbestand: Erarbeitung von Ziel und Strategie der Landeshauptstadt München für die Betreuung und Verwaltung ihres Wohnungsbestandes sowie Vorschläge, welche Wohnungen künftig in welcher/wessen Verantwortung und Zuständigkeit verwaltet werden

In einem Grundsatzbeschluss vom 08./16.02.2011 (VPA/VV) wurde in einem ersten Schritt der IST-Zustand über den Wohnungsbestand der Landeshauptstadt München dargestellt. Darüber hinaus wurden erste Optionen für die Neuorganisation vorgelegt und entschieden. In einem weiteren Schritt wurden mit Beschluss der Vollversammlung vom 27.07.2011 Grundsatzent-scheidungen zu folgenden Wohnungsgruppen getroffen:

• Wohnungen im besonderen Grundvermögen ohne ehemalige Neue-Heimat-Wohnungen• Wohnungen im allgemeinen Grundvermögen• Betriebswohnungen • Vorkaufsrechtsobjekte

Hier wurde das Kommunalreferat auch beauftragt, den Verkauf der ausgewählten Objekte so-wie Verwalterverträge für die ausgewählten Objekte vorzubereiten. Die entsprechenden Ent-scheidungen wurden vom Stadtrat im Dezember 2011 getroffen.

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3.14 Arbeitspaket 15 – Erarbeitung einer Implementierungspla-nung zur Umsetzung des Mieter-Vermieter-Modells/RBS auch über das Jahr 2012 hinaus

In einem ersten Workshop wurden innerhalb des Dachprojektes im Mai 2011 festge-legt, welche Arbeiten zwingend bis Ende 2011 erledigt werden müssen und welche Arbeiten sinnvollerweise erst im Laufe des Jahres 2012 nach der Implementierung abzuarbeiten sind. Diese Punkte wurden dann laufend durch die Projektleitung ergänzt und mit dem internen kfm-Projekt abgestimmt und abgearbeitet.Sämtliche offenen Themen für das Jahr 2012 wurden zusammengestellt und dem Direktorium zur Weiterverfolgung (siehe weiteres Vorgehen - Aufgaben des Direktorium - Punkt 3.) überge-ben. Die To-do-Liste im Rahmen der Implementierungsplanung ist unter Anlage 17 ersichtlich.

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4 Stellen und Personal

4.1 Vorgehen

Folgende Vorgehensweise wurde festgelegt:

4.2 Kapazitätsberechnung

Für die Kapazitätsberechnung wurden Abfragen bei den Treuhandreferaten durchgeführt, um zu ermitteln, welche Kapazitäten dort bisher für mfm-Aufgaben eingesetzt wurden. Um die Er-gebnisse zu plausibilisieren wurde mit Unterstützung der cgmunich zusätzlich eine Kapazitäts-abschätzung der wichtigsten mfm-Rollen (Clustermanager, Objektverantwortliche und Techni-sche Hausverwaltung) vorgenommen.Bei den Referaten, bei denen die Berechnungsergebnisse der cgmunich deutlich über den An-gaben der Referate lag, wurden zusätzlich Gespräche geführt, um die Kapazitäten festzule-gen, die zum Kommunalreferat übergehen sollten. Insgesamt wurde Budget für rund 50 Voll-zeitäquivalente zum Kommunalreferat übertragen.

4.3 Personalübergang

Für den Übergang des Personals zum Kommunalreferat wurde ein Leitfaden entwickelt, der sich an dem „Leitfaden für Führungskräfte zum Personalübergang“ des TP502 Personaltransi-tion von MIT-KonkreT orientierte und für mfm angepasst und überarbeitet wurde.Für den Personalübergang sollten nach diesem Leitfaden die FM-Aufgaben möglichst so auf Personen umverteilt werden, dass sie danach entweder einem Mieterreferat oder dem Vermie-ter Kommunalreferat zugeordnet werden konnten. Personen, die danach zu mehr als 50 % ih-rer Arbeitszeit Vermieteraufgaben wahrnahmen, sollten in das Kommunalreferat wechseln, die übrigen im Mieterreferat verbleiben, wobei der den Vermieteraufgaben entsprechende Budge-tanteil zum Personalkostenbudget des Kommunalreferats zu übertragen war.Die Personen bzw. Budgetanteile wurden von den Mieterreferaten angegeben und vom Kom-munalreferat vorrangig in den neuen Stellenplan eingeplant. Ziel war dabei Cluster- und ge-bäudespezifisches Fachwissen aus den bisherigen Treuhandreferaten auch für den zukünfti-

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gen Vermieter Kommunalreferat möglichst effektiv zu nutzen. Es wechselten insgesamt ca. 40 Personen zum Kommunalreferat. Für die notwendigen Positionen beim Kommunalreferat, die nicht mit Personen aus den Mieterreferaten besetzt werden konnten, konnte durch den Über-gang der Wohnungen zu den Wohnungsbaugesellschaften frei werdendes Personal eingeplant werden.

4.4 StellenplanAufgrund der Vorgaben aus dem Projekt mfm hat das Kommunalreferat eine neue Aufga-benorganisation entwickelt, die im beiliegenden Organigramm abgebildet ist. Die Stellen und Planstellen wurden den neuen Organisationseinheiten zugeordnet. Am 13.12.2011 wurde der ab 01.01.2012 gültige Stellenplan des Kommunalreferats vom Personal- und Organisationsre-ferat verfügt.

4.5 Rollenbeschreibungen

Die Rollenbeschreibungen bilden die Tätigkeiten und Schnittstellen der Rollen gemäß den mfm-Festlegungen und -Ergebnissen (Prozesse, Rollenmodell, FM-Steuerungsmodell) ab.Die dargestellten Anforderungen können je nach Schwierigkeit und Komplexität der Aufgaben und des Umfangs der Aufgabenwahrnehmung abweichen. Die Rollenbeschreibungen sind die Basis für die entsprechenden Arbeitsplatzbeschreibungen, wobei die Anforderungen dann ent-sprechend dem beschriebenen Arbeitsplatz dargestellt werden müssen.Die zu erstellenden Rollen sind im FM-Rollenmodell, welches das Teilprojekt 1 erstellt hat, ent-halten. Die fertig gestellten Rollen sind im mfm-wiki eingestellt. Die nachstehende Tabelle gibt einen Überblick über den Bearbeitungsstand bei der Erstellung der Rollenbeschreibungen.

Rollen Bearbeitungsstand

1. Rollen der beiden Vermieter(Kommunalreferat und Referat für Bildung und Sport)

1.1 Cluster-/Portfoliomanager fertig gestellt

1.2 Objektverantwortlicher fertig gestellt

1.3 Bauherr fertig gestellt

1.4 Facility Management-Controller fertig gestellt

1.5 Flächenmanager fertig gestellt

1.6 Technische Hausverwaltung fertig gestellt

2. Rollen der Mieter/Nutzer

2.1 Mietervertreter fertig gestellt

2.2 Belegungsmanager fertig gestellt

2.3 Untervermieter Die Rollenbeschreibung ist in abschlie-ßender Bearbeitung. Das Thema ist in der „mfmTo-Do-Liste - Implementie-rungsplanung“ enthalten.

2.4 Nutzer/Nutzervertreter fertig gestellt

3. Rollen des technischen und infrastrukturellen Dienstleisters Baureferat

3.1 Verantwortlicher für Bauen und Planen fertig gestellt

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3.2 Technische Objektbewirtschaftung fertig gestellt

3.3 Verantwortlicher für Bau- und Energiestandards fertig gestellt

3.4 technischer und infrastruktureller Dienstleister für den Unterhalt von Außenanlagen

fertig gestellt

4. Rollen des infrastrukturellen Dienstleisters Kommunalreferat

4.1 Infrastruktureller Facility Management fertig gestellt

5. Rollen des kaufmännischen Dienstleisters Kommunalreferat

5.1 Vertreter der Landeshauptstadt München als Eigen-tümer im rechtlichen Sinne

fertig gestellt

5.2 Städtischer Portfoliomanager (operativ) eine Rollenbeschreibung ist nicht erfor-derlich – die Aufgaben und Tätigkeiten werden gleich in einer Arbeitsplatzbe-schreibung aufgenommen.

5.3 An-/Verkäufer fertig gestellt

5.4 Anmieter fertig gestellt

6. Sonstige Akteure

6.1 Vergabestelle 1 Die Rollenbeschreibung ist in abschlie-ßender Bearbeitung. Das Thema ist in der „mfm To-Do-Liste – Implementie-rungsplanung“ enthalten.

6.2 Zentraler CAFM Stammdatenmanager Die Rollenbeschreibung ist noch sehr allgemein gehalten. Sie wird deshalb als vorläufige Rollenbeschreibung de-klariert und entsprechend im Wiki ein-gestellt. Die endgültigen Formulierungen erfol-gen im Rahmen der geplanten Evaluie-rung. Die Federführung hierfür liegt beim Kommunalreferat. Das Thema ist in der „mfm To-Do-Liste – Implementie-rungsplanung“ enthalten.

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5 Weiteres VorgehenDas Direktorium nimmt aufgrund seiner im Geschäftsverteilungsplan festgelegten Zu-ständigkeit und der im mfm-Projekt festgelegten Rolle der zentralen Steuerungsunterstüt-zung ab 2012 verschiedene Aufgaben im Nachgang des Projekts mfm III wahr. Basis für die Arbeit und die zu treffenden Entscheidungen sind stets das Grundmodell des mfm Projekts und die daraus abgeleiteten Projektvorgaben sowie die einschlägigen städtischen Regelwerke.

Das Direktorium wird die Umsetzung der Projektvorgaben, insbesondere der Prozesse, über-wachen sowie die Prozessfortschreibung koordinieren. Das Hauptaugenmerk wird auf der Par-allelität der Umsetzung in den beiden Vermieterreferaten sowie auf den referatsübergreifenden Prozessschnittstellen liegen.

Das Direktorium wird die folgenden Aufgaben wahrnehmen:1. Controlling der einheitlichen Umsetzung der im mfm-Projekt entwickelten zentralen Vor-

gaben, insbesondere der Prozesse, sowie Koordination der Weiterentwicklung,2. Schiedsstelle im Konfliktfall,3. Weiterverfolgung offener Arbeitspakete,4. Koordination eines einheitlichen FM-Berichtswesens (in Zusammenarbeit mit dem Kom-

munalreferat, dem Baureferat, dem RBS und der Stadtkämmerei).

Die Tätigkeiten des Direktoriums zu Punkt 1 werden zunächst bis Ende 2013 fortgeführt. Auf Grundlage des dann erreichten Umsetzungsstandes, der Häufigkeit von Prozessänderungen und des Standes des IT-Projektes wird dann neu über das weitere Vorgehen entschieden.Langfristiges Ziel ist es, die Tätigkeiten weitgehend in die Linienverantwortung der Referate zu übertragen. Das Direktorium wird bis Ende 2013 die Rolle des Prozesseigners übernehmen.Die Punkte 3. und 4. sind vorübergehender Natur, Punkt 2. ist eine Daueraufgabe.

5.1 Controlling der einheitlichen Umsetzung und Weiterent-wicklung

Zu diesem Bereich zählt die Kontrolle der Vorgabentreue bei der Umsetzung und die Koordination von Weiterentwicklungsmaßnahmen. Der Schwerpunkt der Tätigkeit wird zu Beginn der Umsetzungsphase in der Kontrolle der Prozessimplementierung bestehen. Die beteiligten Referate werden in diesen Aufgabenbereich in einem referatsübergreifenden FM-Steuerungsgruppe eingebunden. Dieses Gremium hat die Aufgabe, die aktuellen Entwick-lungen zu bewerten sowie Maßnahmen zu empfehlen und weitere FM-spezifische Themen zu diskutieren.

Die Steuerungsgruppe setzt sich wie folgt zusammen:• Direktorium,• Kommunalreferat (je ein Vertreter/in des Vermieters und des Dienstleisters),• Baureferat (Vertreter/in des technischen Dienstleisters),• RBS (Vertreter/in des internen Vermieters),• Stadtkämmerei (ein/e Vertreter/in),• Vertreter/in eines Mieterreferats (stellvertretend für alle Mieterreferate),• Leitung des IT-Projekts,• Facharchitekten/Facharchitektinnen von Baureferate, RBS, Kommunalreferat und Käm-

merei.

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Die FM-Steuerungsgruppe tagt zunächst quartalsweise, bei Bedarf sind Sondersitzungen möglich. Die Geschäftsführung liegt beim Direktorium. Die Steuerungsgruppe hat empfehlen-den Charakter, Entscheidungen trifft bei referatsübergreifenden Themen sowie bei grundle-genden FM-Fragen im Auftrag des Oberbürgermeisters die Direktoriumsleitung (soweit keine anderen Zuständigkeiten von der Querschnittsreferate berührt sind).Das Direktorium wird im Rahmen von regelmäßigen Erhebungen über den Stand der Umset-zung, Probleme bei der Umsetzung, Abweichungen von den Projektvorgaben sowie Weiterent-wicklungsmöglichkeiten und -notwendigkeiten informiert. Die Erhebungen finden statt in Form von standardisierten Abfragen sowie anlassbezogenen Einzeluntersuchungen. Inhalte der Ab-fragen werden insbesondere der Umsetzungsgrad der Prozesse, Probleme bei den definierten Prozessen und Weiterentwicklungsoptionen sein. Das Direktorium sammelt und bewertet die Informationen. Den Bedarf zur Überarbeitung/Weiterentwicklung von Prozessen kann entweder von den Pro-zessverantwortlichen selbst oder vom Direktorium aufgrund der vorliegenden Informationen festgestellt werden. In beiden Fällen wird unter Federführung des jeweiligen Prozessverant-wortlichen und unter Hinzuziehung von Vertretern aller betroffenen Referate und deren Facharchitekten der Änderungsbedarf analysiert und ggf. ein Änderungsvorschlag erarbeitet. Das Direktorium ist über die Ergebnisse und ggf. über Probleme und Dissense zu informieren. Es bewertet die Ergebnisse insbesondere vor dem Hintergrund der FM-Ziele und FM-Strategi-en. Bei grundlegenden Änderungen, strategisch wichtigen Prozessen und schwerwiegenden Dissensen kann das Direktorium die Federführung an sich ziehen. Die Arbeitsergebnisse wer-den der FM-Steuerungsgruppe zur Beratung vorgelegt.Bei referatsübergreifenden Konflikten zwischen den Beteiligten des FM (Vermieter, Dienstleis-ter, Mieter), die nicht zwischen den Beteiligten gelöst werden können, fungiert das Direktorium als Schiedsstelle.

5.2 Weiterverfolgung offener Arbeitspakete

Zum Ende des Projekts mfm III Ende 2011 waren nicht alle offenen Arbeitspakete voll-ständig abgeschlossen sowie einzelne Dokumentationen zu Arbeitspaketen nicht abge-stimmt. Zum Projektende wurde deshalb eine Liste der offenen Pakete von der Projektleitung erstellt, differenziert nach referatsübergreifenden Themen und Themen, die einem Referat (fe-derführend) zugeordnet werden können.

Bei den letztgenannten Themen handelt es sich um Pakete, die entweder nur ein Referat be-treffen oder bei denen ein Referat aufgrund der Aufgabenverteilung die fachliche Federführung hat. Diese Themen werden durch das jeweils zuständige Referat erledigt. Referatsübergreifen-de Themen ohne eindeutige fachliche Federführung werden vom Direktorium unter Einbezie-hung der fachlich involvierten Referate weiterverfolgt. Das Direktorium wird die Erledigung der offenen Arbeitspakete überwachen. Die offene-Punkte-Liste ist obligatorischer Tagesordnungs-punkt in der Steuerungsgruppe mfm und kann regelmäßig ergänzt werden.

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5.3 Koordination eines gesamtstädtischen FM-Berichtswe-sens in Zusammenarbeit mit den betroffenen Referaten (mittel-fristig)

Diese Aufgabe wird zu Beginn der Umsetzungsphase für etwa ein halbes Jahr bis Mit-te 2012 zurückgestellt. Gemeinsam mit dem Kommunalreferat, dem RBS, dem Baureferat und der Stadtkämmerei wird ein Plan für die Implementierung eines Immobilienberichtswesens erarbeitet, deren Endstufe nach Implementierung des CAFM-Systems angestrebt wird.

Für 2013 ist die Vorlage eines ersten gesamtstädtischen Immobilienberichts vorgesehen. In diesem Zusammenhang wird auch der Einsatz eines Berichtssystem in Form einer Balanced Scorecard – ähnlich der IT-Card bei MIT-KonkreT – auf Basis der im FM-Steuerungsmodell definierten Kennzahlen im Hinblick auf den Einsatz als gesamtstädtisches strategisches FM-Steuerungsinstrument geprüft.

6 Statistik/ProjektabrechnungInsgesamt wurden im Rahmen der Projektlaufzeit von mfm III 271 Projektgruppensit-zungen und 12 Lenkungskreise durchgeführt.

Dies führte – bezogen allein auf die reinen Sitzungszeiten - zu einem Gesamtaufwand von ins-gesamt 3.000 Projekt- bzw. Personenstunden bei den beteiligten Referaten. Hinzu kommen ca. 1000 Stunden bei der Projektleitung und der Projektbegleitung.

Erwähnenswert in diesem Zusammenhang ist, dass das im Beschluss mfm III genehmigte Projektbudget nicht nur eingehalten, sondern sogar unterschritten wurde. Dies ist auch aus dem als Anlage 21 beigefügten Abschlussbericht des externen Projektcontrollers ersichtlich.

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Im Beschluss mfm III wurden für das Projekt zahlungswirksame Finanzmittel i.H.v 1.523.818 € genehmigt. Tatsächlich benötigt wurden etwa 890.000 €. Das Projektbudget konnte also deut-lich unterschritten werden. Der Grund dafür ist im wesentlichen, dass die Zahl und die Länge der benötigten Projektsitzungen deutlich geringer war als geplant, was insbesondere auf die effiziente Projektorganisation, die gute Mitarbeit aller Beteiligten und die hervorragende Unter-stützung durch die Beraterfirma cgmunich erreicht werden konnte.

Budget lt. Beschluss Benötigtes Budget

Externe Beratung 534.310,00 € 516.859,38 €

Externes Projektcontrolling 78.540,00 € 58.581,72 €

Referateentschädigung 835.968,00 € 288.000,00 €

Sachkosten 75.000,00 € 25.738,66 €

Summe zahlungswirksame Koste

1.523.818,00 € 889.179,76 €

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AnlagenverzeichnisAnlage 1 ProjektauftragAnlage 2a-d TeilprojektaufträgeAnlage 3 Leistungsmatrix (nur in der digitalen Version)Anlage 4 FM-Rollen-Prozesse-Matrix (nur in der digitalen Version)Anlage 5 FM-RollenAnlage 6 Leistungen in der technischen ObjektbetreuungAnlage 7 BetriebskonzeptionAnlage 8 [entfällt]Anlage 9 BetreiberverantwortungAnlage 10 Dritt-/UntervermietungAnlage 11 FM-SteuerungsmodellAnlage 12 CAFM-GrobkonzeptAnlage 13 CAFM-FachkonzeptAnlage 14 Optimierung extern vergebener DienstleistungenAnlage 15 QualifikationskonzeptAnlage 16 AG mfm-RechnungswesenAnlage 17 To-do-Liste/ImplementierungsplanungAnlage 18 Prozessablaufdarstellungen (nur in der digitalen Version)Anlage 19 Prozessbeschreibungen (nur in der digitalen Version)Anlage 20 Rollenbeschreibungen (nur in der digitalen Version)Anlage 21 Abschlussbericht externer ProjektcontrollerAnlage 22 neues Organigramm des Kommunalreferats

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Documents

Abschlussbericht mfm III - RIS München · Reinhard Pauli Johann Sandmeier ... tes wie folgt aufgegriffen: Die als Grundlage für das zu entwickelnde Feinkonzept ausgewählten (Grund)-Datenbestände