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Agenda
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Erfolgreiches Projektmanagement eines anspruchsvollen IT/Org-Projektes
Martin Krick, LBU Systemhaus AG,John Schopfel, Caritasverband der Erzdiözese
München und Freising e.V.
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Agenda
Die Projektpartner
Das Projekt
Projektschritte
Erfolgsfaktoren: Realisierung
Fazit
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Die Projektpartner
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Handlungsfeldero Leben im Altero Kinder, Jugend und Familieo Menschen mit Behinderung und Beschäftigung von
Menschen mit Handicapso Menschen mit psychischen Erkrankungen und
Suchtproblemeno Berufliche Bildungo Förderung der Gemeindecaritas und des
Bürgerschaftliches Engagements*o Armut und Migration*
* Nur gering vom Projekt rialto betroffen
Der Caritasverband der Erzdiözese München & Freising e.V.
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Der Caritasverband der Erzdiözese München & Freising e.V.
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Branche:
SozialwirtschaftGesundheitsw. Kirche/kirchliche Institutionen
Technologie:
SAP
Methodik:
Geschäftsprozess-Management
Strategiemanagement,Projektmanagement
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SAP & LBU Systemhaus AG
SAP & LBU Systemhaus AG
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SAP AG
o Weltmartktführer als Hersteller betriebswirtschaftlicher Standardsoftware• 66.000+ Mitarbeiter• 25 Branchen• 37 Sprachen• 45 Landesversionen
o Konzentration auf die Rolle als Hersteller• globale Sichtweise• Technologie• Funktionen
LBU AG
o Partner mit spezifischen Branchen-Know-How• Lokales Handeln• Zertifizierungen
o Konzentration auf die Rolle des Einführungsberaters• lokale Sichtweise• ausgewählte Technologien• ausgewählte Funktionen
SAP & LBU Systemhaus AG
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o Abzulösende Anwendungen• SoftM Finanzbuchhaltung• SoftM Kostenrechnung• Avenum Bankenkommunikation• Fidelis (TDS) Lohnabrechnung
o Einzubindende Anwendungen• Caritas BI (Eigenentwicklung)• Connext Vivendi
- Leistungsabrechnung - Dienstplan
• KHK – Warenwirtschaft• Persis – Abrechnung Seminare
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Ausgangslage
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Architekturplan
o Beteiligte Kern-Abteilungen im DiCVM• A3 Finanzen• S3 Controlling• A4 Personal• A5 IT
oVorhandene Anwendungsstruktur• Die jeweiligen Fachanwendungen wurden bisher von den
jeweiligen Abteilungen autonom betrieben• Stammdaten mussten in den Anwendungen getrennt gepflegt
werden; Schnittstellen
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Ausgangslage
o Weitere Beteiligte• G1• G2• V140• Ordinariat• S5
o Anzahl der Anwendungen senken,Integration der zentralen Verwaltungsprozesse
o Stammdatenprozesse vereinheitlichen o Betriebssicherheit und Governance erhöhen
• Einbindung der Abteilung IT und dort bereits vorhandener Strukturen
oHohe Betriebsautonomie bei der CaritasoGrundstein legen für intelligente Personalbewirtschaftung
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Ziele des Projektes/Phase-1
o Dezentrale Anwendung des Rechnungswesens• Ca. 700 Endanwender am System
o Organisation als Verband• Eigenständige Abbildung aller Einrichtungen (> 130)• Sicherstellung einheitlicher Prozesse und Strukturen
o Vollautomatische Abwicklung des Zahlungsverkehrs• Genehmigungsprozess im 6-Augen-Prinzip• Mit dezentraler Genehmigungsstufe• Bezogen auf über 350 Bankkonten bei rd. 40 Banken
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Herausforderungen im Projektdesign
oProzessveränderungen im Rechnungswesen• Einführung Rechnungsprüfungs-Workflow in der Zentrale• Umsetzung SEPA-Lastschriftanforderungen
oHoher Automatisierungsgrad der Schnittstellen
oProzessveränderung in der Personalabrechnung• Insourcing der Personalabrechnung
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Herausforderungen im Projektdesign
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Projektschritte
Grundlagen-Entscheidung
Fach-konzeption
Realisierung Betreuung
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Projektschritte
oSoftwareauswahl: SAP• Flexible IT- und Organisationsstruktur• Umfassende betriebswirtschaftliche Lösung• Integration aller zentralen Verwaltungsprozesse• Investitionssicherheit
oProjektschritte
oBetrieb der Systeme• Managed Service
Grundlagen-Entscheidung
Fach-konzeption
Realisierung Betrieb
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Projektschritte
o Grundlage für dieRealisierung
o gemeinsame Basis, gemeinsames Verständnis
o Verifizierung des Budgetansatzes
Grundlagen-Entscheidung
Fach-konzeption
Realisierung Betrieb
Fachkonzept: Grundstruktur
Vorbemerkungen:Verbindung zur Management-Sicht
Strukturenals Grundlage
Gliederung modulspezifisch
Und dann gibt es noch…
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Fachkonzept: übergreifende Strukturen
o FK Organisationsstrukturen
o FK Rollen & Berechtigungen
o Basis• Systemarchitektur
Architekturplan
• RICEFW-Liste
• Betriebshandbuch
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Fachkonzept: übergreifende Strukturen (RICEFW)
o Reports (Berichte)
o Interfaces (Schnittstellen)
o Conversions(Datenmapping)
o Enhancements (Erweiterungen)
o Forms (Formulare)
o Workflow
Quelle: http://scn.sap.com/docs/DOC-55201
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Projektschritte
… die eigentliche Einführung
Laufzeit01.10.12 – 30.04.14
Grundlagen-Entscheidung
Fach-konzeption
Realisierung Betrieb
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Realisierung: Die Top 4 für den Erfolg
o Kommunikation• Im gesamten Verband• Beteiligung aller Betroffener• Rialto-News
o Projektorganisation• Projektplanung• Klare Rollenverteilung• Einplanung der Ressourcen• Abstimmrunden
o Dokumentation
o IT ist immer OEklare Vorgabe im Projekt:• Bisherige Prozesse erhalten• Standard-Prozesse SAP nutzen
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Realisierung: Projektvorgehensweise
44 55 66 77 88 99 1010 1111 1212 11 22 33 44332211
20132013
I-Test
Prod.-Vorb.
Go-Live
20142014
1010 1111 1212
20122012
Projekt-Planung
Customizing
Fachtest &Feintuning
ProjektleitungProjektleitung
BasisBasis
Prod.-Vorb.
I-TestFachtest &Feintuning
Realisierung: Zwei wesentliche Projektphasen
o TestphaseHinweis: DauerBeispiel: Abschlussprozess
o Produktionsvorbereitung mit• Migration• Schulung
Herausforderung im Projekt:
einheitliche Prozesseund Strukturen
Herausforderung im Projekt:
700 dezentrale Nutzer
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Realisierung: Test
o Testfallbeschreibungeno Testmatrix
• welche Testfälle • in welcher Konstellation• von wem zu testen
o Testdokumentation• Vollständigkeit• Fehlerbearbeitung• Statusreporting
Basis im weiteren Betrieb, z.B. für Test
beiReleasewechsel
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I-TestFachtest &Feintuning
Realisierung: Tester
o Kernteam unterstützto Fachabteilungo Dezentrale Usero Test der Rollen
Vorbereitung durch Schulung
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Realisierung: Schulung
o > 50 zentrale Usero > 150 dezentrale Buchhaltero > 250 Leitungen und Stellvertretungen
• Informationsabruf• Zahlungsgenehmigungen
o > 250 Kassenuser
o Herausforderung „Menschen“o Zentraler Erfolgsfaktor für
die Akzeptanz des Systems
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Realisierung: Schulung
o Vor allen Schulungen: Verpflichtung zum e-learning SAP Grundlagen (4h-Curriculum)
o Alle Schulungen zeitnah am Produktivstart• > 150 Buchhalter (6tägiges Curriculum) innerhalb von 6 Wochen• > 150 Leitungen (2tägiges Cuuriculum) innerhalb von 2 Wochen
o Angebot Wiederholungstermine ab 2 Wochen nach Produktivstart
o Möglichkeit des freien Übens in einem eigenen Schulungsmandanten
o Rückmeldebögen für jeden Kurs, Auswertung innerhalb von 2 Tagen nach Kursende, unmittelbare Besprechung in der Projektleitung Seite 29
Prod.-Vorb.
Go-Live
Realisierung: Schulung (Ergebnisse)
o 16.01. Buchungsschluss Vorsystem
o 27.01. Gehaltsüberweisung SAPo 03.02. Buchungsbeginne für alle
dezentralen Kräfteo 16.03. Jahresabschluss in SAP
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Realisierung: Projektorganisation
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Lenkungs-ausschuss
ProjektleitungQS/Test-management
TPLextRewe TPLintRewe TPLPersAbrechg DiCVTestpersonen TPLTechnik
R. BrunnerM. Engelbrecht
Realisierung: Projektorganisation
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Gemeinsame PL/TPL zurSicherstellung der Abstimmprozesseo PL und alle TPLo 14-tägigo Klares Statusreportingo Zeitliche Abstimmung (Projektplan)o Inhaltliche Abstimmung
Realisierung: Projektorganisation
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Gemeinsame PL/TPL zurSicherstellung der Abstimmprozesse
Daraus ist FAT SAP entstanden
o Dokumentation für den laufenden Betrieb:
Realisierung: Schnittstelle Vivendi
Kundenindividuelle Schnittstelle auf der Basis von Standards o Abstimmung der Datenstrukturen von Vivendi und SAP
- Bsp: Debitorenstruktur- Bsp: Zusatzdaten für die Bearbeitung im Kontoauszug
o Eigenanteilsdebitoren: Vivendi führend, Übergabe an SAPo Fakturaübergabe an SAP
o Technik: Batch Input mit vollautomatisierter Verarbeitung,dezentrale Bearbeitung in Vivendi,zentrales Fehlerhandling (Prozessanforderung Caritas)
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Realisierung: Schnittstelle Vivendi
Veränderung im Projekt: SEPA-Umsetzung Mandatsverwaltung o Prozessvorgabe:
Zentrale Anlage der Mandate im Rechnungswesen (=SAP)o Umsetzung:
• Automatische Generierung Mandatsformular in SAP aufgrundDebitorenanlage/-ändeurng in Vivendi
• Dezentraler Druck• Unterschriebener Rückläufer wird eingescannt• Vollautomatische Aktivierung in SAP aufgrund des Scan
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Realisierung: Schnittstelle Vivendi
Schnittstelle PEP o HCM als führendes System für Stammdateno Übergabe der Mitarbeiter-Stammdaten an PEPo Übergabe der Zuschläge an HCM
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Intime
Inbudget
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Fazit
Fazito Projektbeteiligte und Projektorganisation
• Notwendige Abstimmprozesse• Planung, enge Überwachung, kurze Wege
zwischen den PL, PL/TPL und AG/ANwaren die Erfolgsfaktoren
o Schulungen• Inhalte/Trainer/Ablauf geplant • Review und Anpassung wichtig
o Vorbereitung der Betriebsphase• Dokumentation & Betriebshandbuch
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o Projektplan• Zeitliche Puffer wurden auch
gebraucht
Weitere Entwicklungen „nach dem Fazit“ Io Connext und LBU bündeln Kompetenzen für IT in der
Sozialwirtschaft.o Vollständiges und hochmodernes Lösungsportfolio für SAP-
orientierte Träger und Einrichtungen des Sozial- und Gesundheitswesens.
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SAPpowered byLBU Systemhaus AG
Weitere Entwicklungen „nach dem Fazit“ II
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o Automatisierte Anlage der Debitoren.
o Übergabe der Fakturen und Gutschriften.
o Anzeige der Zahlungen und offener Posten in Vivendi NG.
o Überleitung von Kennzahlen aus Vivendi NG nach SAP CO (beispielsweise für die Verteilung der Nachtwache anhand der Berechnungstage).
3o Übergabe der Stammdaten aus dem führenden System.o Übergabe der Werte zur Refinanzierung der Sozialversicherungsbeiträge.
o Übergabe der Stammdaten von SAP HCM nach Vivendi PEP.o Übergabe der Lohnarten und Zeiten von Vivendi PEP an SAP HCM;
ggf. auch Übergabe der Abwesenheiten und Urlaubsansprüche.
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Vielen Dank!
Martin Krick, LBU Systemhaus AG,John Schopfel, Caritasverband der Erzdiözese
München und Freising e.V.
