Allgemeine Geschäftsanweisung (AGA)

2

Inhaltsverzeichnis

Seite

I. Allgemeines § 1 Geltungsbereich und Aufgabe der AGA 4 § 2 Beachtung und Weiterentwicklung der AGA 4

II. Verwaltungsaufbau § 3 Gliederung und Organisationsplan 4 § 4 Leitung der UK und Verteilung der Aufgaben 4 § 5 Geschäftsverteilungsplan 4

III. Zusammenarbeit und Öffentlichkeitsarbeit § 6 Allgemeine Arbeitsgrundsätze 5 § 7 Verhalten im Dienst 5 § 8 Zusammenarbeit und Informationen innerhalb der Unfallkasse 5 § 9 Dienstwege 5 § 10 Besucherverkehr/ Zusammenarbeit mit den Medien 6

IV. Geschäftsablauf 1. Behandlung der Eingänge § 11 Öffnen und Verteilen der Eingänge 6 § 12 Eingänge mit besonderer Anschrift 7 § 13 Weitergabe und Verbleib der Eingänge 7 § 14 Sicht- und Geschäftsvermerke 7 2. Bearbeitung der Eingänge/ Ausgänge sowie eigener Angelegenheiten § 15 Allgemeines 8 § 16 Schriftverkehr/ Formen der Bearbeitung/ Versand 8 § 17 Bearbeitung eigener Angelegenheiten 9 3. Zeichnungsrecht/ Dienstsiegel § 18 Zeichnung durch den Geschäftsführer 9 § 19 Zeichnung durch die übrigen Mitarbeiter 9 § 20 Zeichnungsrecht im Rechnungswesen 10 § 21 Dienstsiegel 10

V. Innerer Dienstbetrieb 1. Hausordnung § 22 Hausrecht 10 § 23 Verkauf/ Sammlung/ Unterschriftensammlung/ Werbung/ sonstige Aushänge 10 § 24 Parkplatz 10 § 25 Verhalten bei Gefahr 11 § 26 Küche 11

3

Seite 2. Diensträume und Arbeitsmittel § 27 Dienstzimmer/ Müll 11 § 28 Verlassen des Dienstzimmers 11 § 29 Arbeitsmittel 12 § 30 Reparaturen 12 3. Registratur und Bibliothek § 31 Generalregistratur 12 § 32 Bibliothek 13 4. Besondere Dienstpflichten/ Akteneinsicht § 33 Schutz der Sozialdaten/ Dienstverschwiegenheit und Aussagegenehmigung 13 § 34 Akteneinsicht 13 5. Arbeitszeit/ Dienstreisen/ Sonstige Abwesenheit/ Unfälle § 35 Arbeitszeit/ Dienstreisen 14 § 36 Fernbleiben vom Dienst/ Urlaubsplan 14 § 37 Erkrankung 14 § 38 Unfälle/ Dienstunfälle 14 6. Hausverfügungen § 39 Grundsatz 15 § 40 Art der Verfügungen 15 7. Fernmeldeverkehr § 41 Dienstliche Telefongespräche/ Telefax/ Sonstige Kommunikationsdienste 15 § 42 Private Telefongespräche/ Telefaxe 16

VI. Schlussvorschriften § 43 Inkrafttreten 16

4

I. Allgemeines § 1

Geltungsbereich und Aufgabe der AGA Die AGA regelt den Dienstbetrieb in der Unfallkasse Sachsen-Anhalt (UK). Sie wird durch Büroverfügungen/ Dienstanweisungen ergänzt und aktualisiert.

§ 2 Beachtung und Weiterentwicklung der AGA

(1) Die Sachverwaltung stellt jedem Mitarbeiter ein Grundwerk der AGA zur Verfügung. Je-der Mitarbeiter ist für die Kenntnis der AGA und der sie ergänzenden Büroverfügungen sowie deren Pflege und Aktualisierung verantwortlich. (2) Vorschläge zur Weiterentwicklung der AGA sind auf dem Dienstweg an den Geschäfts-führer zu richten.

II. Verwaltungsaufbau

§ 3 Gliederung und Organisationsplan

(1) Die Gliederung der UK ergibt sich aus dem Organisationsplan (Org.plan). (2) Im Org.plan sind der Bereich der Geschäftsführung, die Geschäftsbereiche, die Stabs-stellen, die Abteilung Prävention und die Teams mit Kostenstellen- und Organisationsnum-mern darzustellen. Der Org.plan bildet die Grundlage für den Geschäftsverteilungsplan.

§ 4 Leitung der UK und Verteilung der Aufgaben

(1) Der Geschäftsführer leitet den Dienstbetrieb der UK. Der Geschäftsführer ist unmittelba-rer Dienstvorgesetzter des Personals und führt die allgemeine Dienstaufsicht über die Be-diensteten der Unfallkasse. Er trifft alle Anordnungen von grundsätzlicher Bedeutung. (2) Der stellvertretende Geschäftsführer vertritt den Geschäftsführer im Verhinderungsfall. (3) Entscheidungen von grundsätzlicher Bedeutung, die wegen ihrer Eilbedürftigkeit keinen Aufschub gestatten, treffen bei gleichzeitiger Abwesenheit des Geschäftsführers und seines Stellvertreters die Geschäftsbereichsleiter im Einvernehmen. Diese Entscheidungen sind dem Geschäftsführer unverzüglich schriftlich zu melden und zu begründen. (3) Den vom Geschäftsführer beauftragten Vorgesetzten obliegt die Leitung und Beaufsichti-gung aller Verwaltungsabläufe in ihrem Bereich.

§ 5 Geschäftsverteilungsplan

(1) Die Verteilung der einzelnen Aufgaben auf die Geschäftsbereiche, die Abteilung Präven-tion, die Stabsstellen und die Teams regelt der Geschäftsverteilungsplan. Er grenzt die Ar-beitsgebiete nach sachlichen Gesichtspunkten so ab, dass Zuständigkeitsüberschreitungen vermieden, gleichartige oder verwandte Aufgaben nur von einer Stelle bearbeitet werden. (2) Der Geschäftsverteilungsplan regelt die Vertretung. (3) Abweichend vom Geschäftsverteilungsplan kann der Geschäftsführer bestimmte Aufga-ben vorübergehend anderweitig zuteilen oder die Vertretung im Einzelfall anders regeln.

5

III. Zusammenarbeit und Öffentlichkeitsarbeit

§ 6 Allgemeine Arbeitsgrundsätze

(1) Die Beschäftigten sollen Rat- und Auskunftssuchenden bei der Verfolgung ihrer Anliegen behilflich sein. Sind sie selbst nicht zuständig, geben sie die zuständige Stelle an. (2) Die Beschäftigten erledigen ihre Aufgaben rasch, zielorientiert, zweckmäßig und wirt-schaftlich. Dabei sollen sie Initiative entwickeln und selbständig handeln. Jeder Beschäftigte ist für die erfolgreiche Erfüllung seiner Arbeitsaufgaben selbst verantwortlich. (3) Die Beschäftigten haben sich unter besonderer Berücksichtigung ihres Aufgabenberei-ches um die eigene berufliche Fort- und Weiterbildung zu bemühen.

§ 7 Verhalten im Dienst

(1) Die Mitarbeiter der UK haben sich so zu verhalten, wie es von Angehörigen des öffentli-chen Dienstes erwartet wird. Sie haben darauf zu achten, dass der UK kein Schaden ent-steht. (2) Das Rauchen in den Diensträumen ist nur mit Rücksichtnahme auf die anwesenden Mit-arbeiter und mit deren Zustimmung gestattet. In Gegenwart von Besuchern und bei Bespre-chungen ist das Rauchen zu unterlassen. Das Rauchen ist untersagt in Maschinenräumen der EDV, Archiven, Bibliothek, medizinischen Bereichen und in Küchenräumen. (3) Jede Entgegennahme von Belohnungen und Geschenken, die Mitarbeiter in Ausübung ihrer dienstlichen Tätigkeit erhalten, ist dem Geschäftsführer anzuzeigen. Die Annahme der Belohnung oder eines Geschenkes ist von der Genehmigung durch den Geschäftsführer abhängig zu machen. Im Falle der Versagung hat eine unverzügliche Rückführung an den Schenker zu erfolgen. (4) Sachen, die auf dem Grundstück oder in den Diensträumen der UK gefunden werden, sind unverzüglich in der Sachverwaltung abzugeben.

§ 8 Zusammenarbeit und Informationen innerhalb der UK

(1) Bei der Erledigung von Dienstgeschäften ist stets den Belangen der UK als einheitlichem Ganzen Rechnung zu tragen. Die Geschäftsbereiche, die Abteilung Prävention, die Stabs-stellen und die Teams haben sich gegenseitig zu unterstützen. Jeder Mitarbeiter ist dafür verantwortlich, dass alle in Betracht kommenden Stellen bei der Bearbeitung beteiligt wer-den. (2) Eine laufende und umfassende gegenseitige Unterrichtung innerhalb der Bereiche und darüber hinaus ist zu gewährleisten. Die Information erfolgt grundsätzlich durch regelmäßige Mitarbeiterbesprechungen.

§ 9 Dienstwege

(1) Im mündlichen und schriftlichen Dienstverkehr ist zum Zwecke eines geordneten Verwal-tungsablaufs der vom Org.plan vorgegebene Dienstweg einzuhalten. Wurde der Dienstweg nicht eingehalten, so ist die oder der Übergangene unverzüglich zu unterrichten. Weisungen sind auch dann bindend, wenn der Dienstweg nicht eingehalten wurde.

6

(2) In den Dienstverkehr zwischen verschiedenen Org.einheiten sind Vorgesetzte stets ein-zuschalten, wenn dies für die Wahrnehmung ihrer Leitungsaufgaben erforderlich ist. (3) Für die Selbstverwaltungsorgane, Ministerien, Verbände und deren Mitglieder bestimmte Vorgänge, Anzeigen, Mitteilungen mündlicher und schriftlicher Art sind über den Geschäfts-führer zu leiten. Für den Geschäftsführer und oder seinen Vertreter bestimmte Vorgänge, Anzeigen, Mitteilungen mündlicher und schriftlicher Art sind über die Geschäftsbereichsleiter zu leiten. Wird Rücksprache bzw. Vortrag einer Sache vom Geschäftsführer oder seinem Vertreter angeordnet, erstattet diese grundsätzlich der zuständige Geschäftsbereichsleiter. (4) Vorschläge im Rahmen des Vorschlagwesens und Beschwerden über das Verhalten von Vorgesetzten sind unmittelbar beim Geschäftsführer einzureichen.

§ 10 Besucherverkehr/ Zusammenarbeit mit den Medien

(1) Alle Besucher sind höflich und zuvorkommend zu behandeln. Persönliche Besuche von Versicherten sind möglichst unverzüglich zu erledigen. Dazu sind die Besprechungszimmer zu nutzen. (2) Vertreter der Medien sind an den Geschäftsführer oder an den Teamleiter Öffentlich-keitsarbeit und Mitgliederservice zu verweisen. Dies gilt auch für schriftliche oder fernmündli-che Anfragen. (3) Das Team Öffentlichkeitsarbeit und Mitgliederservice wird von allen Bereichen des Hau-ses bei der Erfüllung seiner Aufgaben unterstützt und unterrichtet die Beschäftigten über alle die UK betreffenden Presseveröffentlichungen sowie Vorgänge von behördeninterner Bedeu-tung.

IV. Geschäftsablauf 1. Behandlung der Eingänge

§ 11 Öffnen und Verteilen der Eingänge

(1) Eingänge sind alle der UK auf direktem, postalischem oder elektronischem Weg zugelei-teten Schriftstücke/Informationen. (2) Sämtliche an die UK adressierten Eingänge sind der Poststelle zuzuleiten. Von dieser Stelle werden vorbehaltlich der Regelung in § 12 alle Eingänge, soweit sie nicht als „vertrau-lich“, „persönlich“ oder in ähnlicher Weise besonders gekennzeichnet sind, geöffnet, mit dem Eingangsstempel/ Datum versehen und, soweit sie der Rehabilitationssachbearbeitung zu-geordnet werden können, dem Scannteam zur taggleichen optischen Archivierung überge-ben. (3) Eingänge für die Bereiche Prävention, Kataster und teilweise Regress (z.B. Staatsan-waltsakten, Titel), EDV sowie Bankpost (z.B. Schecks, Kontoauszüge) für die Kasse und Schreiben bzgl. Mitarbeiterunfällen (soweit erkennbar) werden direkt den entsprechenden Fachbereichen zugeleitet. Sammelrechnungen (Apotheken- und Rezeptabrechnungen) sind den zuständigen Mitarbeitern im Geschäftsbereich III zu übergeben. (4) Beschwerden jeglicher Art, Schriftsätze in gerichtlichen Verfahren oder 3. bzw. häufiger wiederholte Mahnungen, Schreiben der Selbstverwaltungsorgane, Ministerien, Verbände und deren Mitglieder sowie Eingänge für den Bereich Personal- und Sachverwaltung und alle übrigen Eingänge werden dem Geschäftsführer zur Durchsicht und Auszeichnung zugeleitet.

7

(5) Eingehende elektronische Post mit Dokumentencharakter ist unverzüglich an den Leiter des Fachbereiches weiterzuleiten. Ist eine Weiterleitung auf elektronischem Weg nicht mög-lich, ist ein Ausdruck zu fertigen und in den Posteingang zu geben. (6) Enthalten Eingänge Schecks, Briefmarken o.ä., sind diese in besonderen Nachweisun-gen zu erfassen. (7) Die von Selbstverwaltungsorganen und deren Mitgliedern, obersten Bundes- oder Lan-desbehörden (Ministerien) und Spitzenverbänden der Sozialversicherung eingehenden Schreiben werden ungeöffnet dem Geschäftsführer überbracht. Diese Sendungen werden dort geöffnet und in den Geschäftsgang gegeben.

§ 12

Eingänge mit besonderer Anschrift (1) An - Selbstverwaltungsorgane und Mitglieder der Selbstverwaltungsorgane, - Geschäftsführer und stellv. Geschäftsführer, - Personalvertretung und - beratende Ärzte oder Zahnärzte unmittelbar sowie zu deren Händen adressierte Sendungen sind nicht zu öffnen. Der Ein-gangsstempel wird hier auf den Briefumschlag gesetzt. Die Empfänger geben diese Briefe, soweit sie dienstliche Angelegenheiten betreffen, in den Geschäftsgang. (2) Für Sendungen, die als - Vorschläge im Rahmen des betrieblichen Vorschlagswesens oder - Bewerbungen gekennzeichnet sind, gilt Abs. 1 sinngemäß. (3) Als persönlich gelten alle Sendungen, die nur mit dem Namen eines Mitarbeiters und der Anschrift der UK adressiert sind und keine Zusätze oder den Zusatz „persönlich“ enthalten. Diese Sendungen sind dem Mitarbeiter ungeöffnet und direkt zuzuleiten. Als nicht persönlich gelten solche Sendungen, die an die UK zu Händen eines Mitarbeiters gerichtet sind.

§ 13 Weitergabe und Verbleib der Eingänge

(1) Sämtliche Eingänge sind unverzüglich an die zuständigen Fachbereiche weiterzuleiten. (2) Die Zuteilung der elektronisch erfassten Eingänge erfolgt durch den entsprechenden Fachbereich in die Postkörbe der Sachbearbeiter. (3) Die in § 23 Abs. 3 bezeichneten Eingänge sind mit dem betreffenden DOK-Zeichen zu versehen und vom Empfänger unter Angabe des Datums abzuzeichnen. Nach abgeschlos-sener Bearbeitung sind die Vorgänge grundsätzlich der DOK-Ablage zuzuleiten. (4) Personalangelegenheiten sind vertraulich zu behandeln.

§ 14 Sicht- und Geschäftsvermerke

(1) Die Eingänge sind bevorzugt regelmäßig vor Erledigung anderer Dienstgeschäfte durch-zusehen. (2) Auf Eingängen und Verfügungen können Geschäftsvermerke gemacht werden. Dabei bedeuten:

8

b. R. = bitte Rücksprache b. V. = bitte Vortrag b .t. R. = bitte telefonische Rücksprache Wv. = Wiedervorlage St. z. U. = Stellungnahme zur Unterschrift z. d. A. = zu den Akten

(3) Rücksprachen sind unverzüglich zu erledigen, die Erledigung wird mit Namenszeichen und Datum auf dem Vorgang vermerkt. 2. Bearbeitung der Eingänge/ Ausgänge sowie eigener Angelegenheiten

§ 15 Allgemeines

(1) Jeder Eingang ist so schnell und einfach wie möglich zu bearbeiten. Spätestens nach Ablauf von vier Wochen muss der Antragsteller/Briefschreiber eine erste Nachricht erhalten. (2) „Sofort“-Sachen sind so zu bearbeiten, dass ihre Erledigung noch am selben Tag möglich ist. „Eilt“-Sachen sind vor den übrigen Eingängen, ggf. unter Beachtung von vorgegebenen Fristen, zu bearbeiten. (3) Auf Eingaben/ Anträgen ist eine Zwischennachricht zu erteilen, sobald sich übersehen lässt, dass die abschließende Bearbeitung nicht unverzüglich vorgenommen werden kann. Zwischennachrichten müssen einen Hinweis auf die voraussichtliche Dauer der Bearbeitung und den Grund der Verzögerung enthalten und vom Vorgesetzten abgezeichnet werden. Nach Ablauf von drei Monaten ist jeweils eine weitere Zwischennachricht zu erteilen. (4) Fristen und Termine sind so zu bemessen, dass ihre Einhaltung möglich ist und unnötige Wiedervorlagen, Erinnerungen und Anträge auf Fristenverlängerung vermieden werden. (5) Wiedervorlagen dürfen nur verfügt werden, wenn eine abschließende Bearbeitung noch nicht möglich ist. Sie sind auf einen bestimmten Tag festzusetzen. Die Wiedervorlage zum festgesetzten Termin ist durch geeignete Maßnahmen zu überwachen. (6) Ohne Genehmigung des zuständigen Geschäftsbereichsleiters dürfen Akten oder sonsti-ge dienstliche Vorgänge, mit Ausnahme der im Rahmen von Dienstgängen bzw. -reisen be-nötigten Unterlagen, nicht aus der Dienststelle mitgenommen werden. (7) Jeder Mitarbeiter hat den Vorgesetzten zu unterrichten, wenn größere Bearbeitungsrück-stände in seinem Arbeitsbereich zu entstehen drohen. Die Vorgesetzten haben sich in ihrem Verantwortungsbereich regelmäßig über den Stand der Arbeiten zu unterrichten und über die Geschäftsbereichsleiter den Geschäftsführer laufend zu informieren.

§ 16 Schriftverkehr/ Formen der Bearbeitung/ Versand

(1) Unnötiger Schriftverkehr unterbleibt. (2) Vor allem im inneren Geschäftsverkehr ist die mündliche oder fernmündliche Erledigung der schriftlichen vorzuziehen, sofern sie sachlich vertretbar ist und schneller zum Ziel führt. Soweit erforderlich, wird der Inhalt des Gespräches in einem Vermerk festgehalten. (3) Der Schriftwechsel ist kurz, klar, einfach und zweckmäßig zu halten und auf das Notwen-dige zu beschränken. Der Sachverhalt soll in leicht verständlicher, einwandfreier Sprache in einem individuellen Schreiben dargelegt werden. Dafür ist grundsätzlich auf Textbausteine und Vordrucke zurückzugreifen. Im Schriftverkehr mit Privatpersonen werden nur solche

9

Kurzbezeichnungen und Abkürzungen verwendet, die in der Bevölkerung allgemein bekannt sind. In jedem Schreiben ist der Bearbeiter, dessen Telefonnummer, das Geschäftszeichen sowie der Bezug anzugeben. (4) Schriftverkehr soll vereinfacht werden durch Übersendung von Schriftstücken auf elektro-nischem Weg oder durch Fax, wobei grundsätzlich auf einem Zweitversand auf dem Post-weg zu verzichten ist. (5) Die Absendung des externen Schriftgutes ist grundsätzlich über die Poststelle vorzuneh-men. Schriftgut mit vertraulichem Inhalt ist bereits kuvertiert der Poststelle zuzuleiten. Die bis 14:00 Uhr (freitags 11:00 Uhr) in der Poststelle eingehende Ausgangspost ist am gleichen Tag versandfertig zu machen, später eingehende Ausgangspost am darauffolgenden Werk-tag. (6) Der Versand von Einschreiben ist mit Geschäftszeichen nachzuweisen.

§ 17 Bearbeitung eigener Angelegenheiten

(1) Ein Mitarbeiter darf Vorgänge, die ihn selbst oder seine Angehörigen betreffen, nicht be-arbeiten. Näheres hierzu wird durch eine besondere Büroverfügung geregelt (2) Ist ein Mitarbeiter in einem bei der UK anhängigen Verwaltungsverfahren eine nach § 16 SGB X auszuschließende Person oder besteht nach § 17 SGB X die Besorgnis der Befan-genheit, hat er dies dem Geschäftsführer unverzüglich schriftlich mitzuteilen. Die Vorgesetz-ten des Mitarbeiters sind von dem Sachverhalt zu unterrichten. 3. Zeichnungsrecht/ Dienstsiegel

§ 18 Zeichnung durch den Geschäftsführer

(1) Der Geschäftsführer unterzeichnet nach Maßgabe der Satzung alle Willenserklärungen von grundsätzlicher Bedeutung, durch die die Rechte der UK begründet, geändert und auf-gehoben werden oder durch welche die Körperschaft verpflichtet oder belastet wird. Ferner unterschreibt er oder sein Stellvertreter alle an die obersten Bundes- oder Landesbehörden, den Bundesverband der Unfallkassen e.V. (BUK), die Selbstverwaltungsorgane oder einzel-ne Mitglieder der Selbstverwaltungsorgane gerichteten Schreiben, soweit er nicht andere Mitarbeiter mit der Erledigung beauftragt hat. (2) Der Geschäftsführer kann sich darüber hinaus in allen Fällen der laufenden Geschäfts-führung das Zeichnungsrecht vorbehalten. (3) Der stellvertretende Geschäftsführer zeichnet „In Vertretung“ = „I. V.“.

§ 19 Zeichnung durch die übrigen Mitarbeiter

(1) Der Geschäftsführer kann den übrigen Mitarbeitern Unterschriftsvollmachten im Rahmen der zugewiesenen Aufgaben erteilen. Diese zeichnen „Im Auftrag“ = „I. A.“. Jeder Beschäftig-te übernimmt mit der Zeichnung die Verantwortung für seine Zuständigkeit und für den Inhalt des Schriftstückes. (2) Schriftstücke, die aufgrund von Dienstanweisungen von Vorgesetzten zu zeichnen sind, werden im Entwurf nach der Schlussverfügung unten rechts vom Bearbeitenden mit Na-menszeichen und Datum versehen und auf dem Dienstweg vorgelegt. Vorgesetzte, die nicht selbst zeichnen, verfahren ebenso.

10

§ 20 Zeichnungsrecht im Rechnungswesen

(1) Der Geschäftsführer erteilt die Anordnungs- und Feststellungsbefugnis im Sinne der all-gemeinen Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung (SRVwV). (2) Im Bereich Finanzen/Kasse/Statistik ist ein Verzeichnis der Anordnungs- und Feststel-lungsbefugten unter Angabe der Art und des Umfanges der Befugnis zu führen. Erlischt oder ändert sich dieser Umfang, ist dieses Verzeichnis unverzüglich zu aktualisieren. Unter-schriftsproben sind gemäß § 11 Abs. 4 und § 19 Abs. 1 SRVwV zu hinterlegen.

§ 21 Dienstsiegel

(1) Die Ermächtigung zur Führung von Dienstsiegeln wird schriftlich erteilt. (2) Die Zahl der Dienstsiegel sowie der Personenkreis, der zur Führung des Dienstsiegels berechtigt ist, ist auf das notwendige Maß zu beschränken. (3) Dienstsiegel werden fortlaufend nummeriert und gegen Empfangsbekenntnis ausgehän-digt. Sie sind verschlossen aufzubewahren.

V. Innerer Dienstbetrieb 1. Hausordnung

§ 22 Hausrecht

(1) Das Hausrecht wird vom Geschäftsführer ausgeübt. (2) Bei gleichzeitiger Abwesenheit des Geschäftsführers und seines Stellvertreters üben die Geschäftsbereichsleiter das Hausrecht aus.

§ 23 Verkauf/ Sammlung/ Unterschriftensammlung/ Werbung/ sonstige Aushänge

(1) Im Dienstgebäude oder Außenbereich Waren/ Dienstleistungen für private Zwecke anzu-bieten/ zu vertreiben ist ohne die Genehmigung des Geschäftsführers untersagt. Öffentliche Sammlungen für außerdienstliche und kommerzielle Zwecke sowie öffentliche Unterschrif-tensammlungen jeder Art sind grundsätzlich verboten. Im Außen- und Innenbereich der Dienststelle ist jegliche Werbung nur mit schriftlicher Genehmigung des Geschäftsführers erlaubt. Die Genehmigung wird für vier Wochen erteilt. Nach Ablauf dieser Frist hat die Sachverwaltung das Werbematerial zu entfernen. (2) Bekanntmachungen und sonstige Aushänge dürfen nur an den dafür vorgesehenen Be-kanntmachungstafeln mit Genehmigung des Geschäftsführers ausgehängt werden. (3) Der Geschäftsführer zeichnet jeden Aushang mit Datumsangabe ab. Alle nicht abge-zeichneten Aushänge hat die Sachverwaltung sofort zu entfernen.

§ 24 Parkplatz

(1) Auf den Grundstücken der UK gilt die Straßenverkehrsordnung. Beim Parken von Kraft-fahrzeugen von Mitarbeitern ist die Parkordnung zu beachten.

11

(2) Beschädigt ein Mitarbeiter mit seinem Kraftfahrzeug auf dem Gelände der UK andere Kraftfahrzeuge oder sonstige Sachen, ist er verpflichtet, den Geschädigten und die Sach-verwaltung unverzüglich zu benachrichtigen.

§ 25 Verhalten bei Gefahr

(1) Bei drohender Gefahr für Mitarbeiter, Gebäude und Sachen der UK ist jeder Mitarbeiter verpflichtet, alle Maßnahmen zu ergreifen, um Schaden abzuwenden bzw. einzugrenzen. Dazu gehört die sofortige Information des Geschäftsführers und der Vorgesetzten. (2) Im Katastrophenfall haben alle Mitarbeiter den Anweisungen von Mitarbeitern, die im Be-hördenselbstschutz eingesetzt sind, Folge zu leisten.

§ 26 Küche

(1) Die Mitarbeiter können die Etagenküchen zur eigenen Versorgung benutzen. (2) Mit der Ausstattung ist sorgsam umzugehen. Die Reinigung ist von den Nutzern selbst auszuführen. Entsprechende Hinweise durch die Sachverwaltung sind einzuhalten. 2. Diensträume und Arbeitsmittel

§ 27 Dienstzimmer/ Müll

(1) Die Zuweisung der Diensträume obliegt den zuständigen Geschäftsbereichsleitern im Einvernehmen mit der Sachverwaltung. (2) An den Zimmertüren sind Schilder anzubringen, aus denen der Name des Mitarbeiters, seine organisatorische Zuordnung sowie ggf. die Funktionsbezeichnung ersichtlich sind. (3) Umzüge, die mit dem Transport von Möbelstücken verbunden sind, müssen rechtzeitig von den betroffenen Bereichen der Sachverwaltung angezeigt werden. (4) Während der Heizperiode sind die Fenster geschlossen zu halten und nur für kurze Belüf-tungen zu öffnen. Um die Luftfeuchtigkeit der Dienstzimmer entsprechend der Arbeitsstättenverordnung zu gewährleisten, sind die Luftbefeuchter ständig gefüllt zu halten und mindestens drei Stoßlüftungen durch Öffnen der Fenster pro Tag durchzuführen. (5) In den Dienstzimmern anfallendes und nicht mehr benötigtes Schriftgut ist vom normalen Abfall (Hausmüll) zu trennen und über besonders gekennzeichnete Sammelbehälter der da-tenschutzgerechten Entsorgung zuzuführen. (6) Hausabfälle sind generell zu trennen, so dass wiederverwertbare Materialien separat entsorgt werden können. Näheres regelt eine Büroverfügung zur Abfallentsorgung.

§ 28 Verlassen des Dienstzimmers

(1) Wer sich während der dienstlichen Anwesenheit für einen voraussichtlichen Zeitraum von mehr als 30 Minuten aus seinem Dienstzimmer entfernt, hat sich entweder mündlich bei sei-nem Vorgesetzten abzumelden oder hat schriftlich auf seinem Arbeitsplatz zu hinterlassen, wo er zu erreichen ist und Anrufe zu seinem Aufenthaltsort umzuleiten.

12

(2) Die Aufbewahrung von Arbeitsunterlagen und das Verschließen der Diensträume ist in einer besonderen Büroverfügung geregelt. (3) Bei Beendigung des Dienstes sind Fenster, Türen, Schränke und Wasserhähne zu schließen, das Licht, elektrische Geräte und der PC auszuschalten. Sonderregeln gelten in den Räumen der EDV. Verantwortlich ist der Mitarbeiter, der zuletzt das Zimmer verlässt.

§ 29 Arbeitsmittel

(1) Für die Beschaffung der beweglichen Einrichtungen, des Geschäftsbedarfs und der tech-nischen Ausstattungen - mit Ausnahme solcher zur elektronischen Datenverarbeitung - ist die Sachverwaltung zuständig. Einrichtungsgegenstände sind in einem Inventarverzeichnis zu erfassen. In jedem Raum ist ein entsprechender Auszug aus diesem Inventarverzeichnis anzubringen. (2) Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, mit Einrichtungsgegenständen, Büromaschinen usw. sorgsam umzugehen und auf eine sparsame Verwendung des Geschäftsbedarfs zu achten. (3) Die private Nutzung technischer Hilfsmittel der UK bedarf der Genehmigung durch den Geschäftsführer. Durch die Benutzung entstehende Kosten sind zu erstatten. (4) Gegenstände der beweglichen Einrichtung dürfen grundsätzlich nur mit Genehmigung des Geschäftsführers aus den Diensträumen zur privaten Nutzung entnommen werden. (5) Eingetretene Schäden oder Verluste sind unverzüglich schriftlich der Sachverwaltung, bei technischen Ausrüstungsgegenständen zur elektronischen Datenverarbeitung gleichzeitig der hierfür zuständigen Stelle, zu melden. Für schuldhaft verursachte Schäden und Verluste haftet der Mitarbeiter. (6) Die Nutzung privater Geräte und technischer Hilfsmittel in den Diensträumen der UK ge-schieht auf eigene Gefahr. Der Anschluss solcher Geräte an technische Systeme der UK ist verboten. Der Anschluss elektrischer Geräte an die Stromversorgung der UK bedarf der Ge-nehmigung des zuständigen Geschäftsbereichsleiters. (7) Die Verwendung privater Speichermedien auf Datenverarbeitungsgeräten der UK ist ver-boten. Auf schriftlichen Antrag hin kann der Geschäftsführer in begründeten Einzelfällen eine Ausnahmegenehmigung erteilen.

§ 30 Reparaturen

(1) Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, erkennbare, insbesondere unfallauslösende Schäden an Gebäuden oder Inventar unverzüglich der Sachverwaltung zu melden. (2) Reparaturen dürfen nur auf Veranlassung der Sachverwaltung durchgeführt werden. Satz 1 gilt nicht für Reparaturen von Geräten zur elektronischen Datenverarbeitung; hier ent-scheidet die für die Beschaffung zuständige Stelle über die Instandsetzung. 3. Registratur und Bibliothek

§ 31 Generalregistratur

(1) Alle Vorgänge allgemeiner und grundsätzlicher Bedeutung, soweit es sich nicht um Rundschreiben vom BUK handelt, sind in der Generalregistratur (DOK-Ablage) der Sach-verwaltung im Original aufzubewahren.

13

(2) Die Ablage in der Generalregistratur ist nach dem geltenden DOK-Plan vorzunehmen. (3) Wenn o.g. Unterlagen durch Bedienstete entliehen werden, tragen sie dies in dafür vor-gesehene Entleihungslisten ein. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Rückgabe trägt der Entleiher. (4) Die BUK- und LVBG-Rundschreiben sowie BUK-Aktuell werden durch die Sachverwal-tung allgemein zugänglich im hausinternen EDV-Netz elektronisch zur Verfügung gestellt.

§ 32 Bibliothek

(1) Die bei der UK vorhandenen Bücher, Zeitschriften, Gesetzessammlungen, Druckschrif-ten, Landkarten und ähnliche Unterlagen werden von der Sachverwaltung verwaltet. Dies gilt auch dann, wenn die genannten Unterlagen in anderen Geschäftsbereichen oder sonstigen Sachbereichen aufbewahrt werden. (2) Es sind Übersichten über die Aufbewahrungsorte zu führen. (3) Wenn o.g. Unterlagen durch Bedienstete entliehen werden, tragen sie dies in dafür vor-gesehene Entleihungslisten ein. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Rückgabe trägt der Entleiher. 4. Besondere Dienstpflichten/ Akteneinsicht

§ 33 Schutz der Sozialdaten/ Dienstverschwiegenheit und Aussagegenehmigung

(1) Jeder Mitarbeiter hat die gesetzlichen und tariflichen Bestimmungen über die Amtsver-schwiegenheit/ Schweigepflicht und die Wahrung des Datengeheimnisses sowie die Dienst-anweisung Datenschutz sowie die Dienstanweisung Mitarbeiterunfälle zu beachten. (2) Ein Mitarbeiter darf nur mit Genehmigung des Geschäftsführers über dienstliche Angele-genheiten vor Gericht oder außergerichtlich aussagen oder Erklärungen abgeben.

§ 34 Akteneinsicht

(1) Akteneinsicht darf grundsätzlich nur den mit der Bearbeitung eines aktenbezogenen Vor-ganges beauftragten Mitarbeitern gewährt werden. (2) Die Akteneinsicht anderer Mitarbeiter als der in Absatz 1 Genannten bedarf der Geneh-migung des Geschäftsführers. (3) Die Akteneinsicht durch Beteiligte bestimmt sich nach § 25 SGB X. Soweit die Aktenein-sicht zu gestatten ist, können die Beteiligten sich Ablichtungen erteilen lassen. Die Fertigung von Drucken oder Kopien aus der Akte ist kostenpflichtig und beträgt für die ersten 50 Seiten 0,30 Euro je Seite, für jede weitere Seite 0,12 Euro. Die Abgabe digitaler Daten als CD-ROM kostet je CD-ROM 7,50 Euro. (4) Die Einsicht in Personalakten ist unbeschadet des Absatzes 5 nur dem Geschäftsführer als dem Dienstvorgesetzten, den mit der Bearbeitung dieser Akten beauftragten Personal-sachbearbeitern und – im Rahmen der Dienstaufsicht – deren Vorgesetzten gestattet. (5) Jeder Mitarbeiter hat das Recht, seine eigene Personalakte innerhalb der Dienststunden in Anwesenheit eines Mitarbeiters der Personalverwaltung einzusehen. Soweit die Aktenein-sicht zu gestatten ist, können die Bediensteten sich Ablichtungen durch die Personalsachbe-

14

arbeiter fertigen lassen. Die Fertigung von Kopien aus der Personalakte ist kostenpflichtig und beträgt für die ersten 50 Seiten 0,30 Euro je Seite, für jede weitere Seite 0,12 Euro. (6) Das Recht des Prüf- und Beratungsdienstes des BUK bzw. des Prüfdienstes der Auf-sichtsbehörde auf Akteneinsicht in prüfungsrelevante Unterlagen bleibt unberührt. 5. Arbeitszeit/ Dienstreisen/ sonstige Abwesenheit/ Unfälle

§ 35 Arbeitszeit/ Dienstreisen

(1) Die Arbeitszeit des jeweiligen Mitarbeiters der UK richtet sich nach den gesetzlichen, ta-riflichen und einzelvertraglichen Bestimmungen sowie nach der Dienstvereinbarung zur Fle-xibilisierung der Arbeitszeit bei der Unfallkasse Sachsen-Anhalt (DV Arbeitszeit). (2) Die Genehmigung einer Dienstreise ist vor Antritt schriftlich zu beantragen (Vordruck). Näheres regelt die DV Arbeitszeit.

§ 36 Fernbleiben vom Dienst/ Urlaubsplan

(1) Genehmigungen für das erlaubte Fernbleiben vom Dienst sind im Voraus beim zuständi-gen Vorgesetzten rechtzeitig zu beantragen. Näheres regelt die DV Arbeitszeit. Eine sach-gemäße Vertretung ist durch den Vorgesetzten sicherzustellen. (2) Jeder Mitarbeiter hat sich vor bzw. nach einem Fernbleiben vom Dienst bei seinem unmit-telbaren Vorgesetzten ab- bzw. anzumelden. (3) Alle Anträge und Meldungen, die sich auf das Fernbleiben vom Dienst beziehen, sind unverzüglich auf dem Dienstweg an die Personalverwaltung weiterzuleiten. (4) Der Erholungsurlaub der Mitarbeiter ist durch den Vorgesetzten bis zum 15.02. des jewei-ligen Urlaubsjahres in einem den geordneten Dienstbetrieb sichernden Urlaubsplan einzutei-len.

§ 37 Erkrankung

(1) Wer dem Dienst wegen Krankheit, Kinderpflege oder Unfall fernbleiben muss, hat dies und die voraussichtliche Dauer unverzüglich seinem Vorgesetzten und der Personalverwal-tung anzuzeigen. (2) Dauert die Arbeits- oder Dienstunfähigkeit länger als drei Tage, hat der Mitarbeiter eine ärztliche Bescheinigung über die Arbeits- bzw. Dienstunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer der Dienststelle vorzulegen bzw. zu übersenden. Der Geschäftsführer kann im Einzel-fall die Vorlage einer ärztlichen Bescheinigung auch für eine kürzere Dauer der Arbeits- oder Dienstunfähigkeit verlangen.

§ 38 Unfälle/ Dienstunfälle

(1) Ist die Arbeits- oder Dienstunfähigkeit durch einen Dritten herbeigeführt worden, so hat der Mitarbeiter - der Dienststelle unverzüglich die Umstände mitzuteilen, unter denen die Arbeits- oder

Dienstunfähigkeit herbeigeführt worden ist, - sich jeder Verfügung über die Ansprüche auf Schadenersatz wegen der Arbeits- oder

Dienstunfähigkeit zu enthalten und

15

- die Ansprüche auf Schadenersatz wegen der Arbeitsunfähigkeit an die UK abzutreten und zu erklären, dass er über sie noch nicht verfügt hat.

(2) Dienst- und Arbeitsunfälle oder sonstige Unfälle, die im Zusammenhang mit dem Dienst stehen, sind innerhalb von 24 Stunden dem zuständigen Geschäftsbereichsleiter zu melden, auch wenn der Verletzte dem Dienst nicht fernzubleiben braucht. 6. Hausverfügungen

§ 39 Grundsatz

(1) Zur Durchführung der Aufgaben der UK und zur Unterrichtung der Mitarbeiter werden Verfügungen erlassen. (2) Verfügungen sind in allen Fachbereichen einheitlich zu bezeichnen und dürfen in der im § 40 festgelegten Art erlassen werden. Sie müssen den herausgebenden Fachbereich, die fortlaufende Nummer, den Verteiler und das Datum enthalten.

§ 40 Art der Verfügungen

(1) Richtlinien sind generelle Regelungen von Rechts- und Verfahrensfragen, die vom Vor-stand bzw. der Vertreterversammlung der UK erlassen werden. (2) Büroverfügungen sind generelle Weisungen für einzelne oder mehrere Sachbereiche. Sie werden vom Geschäftsführer erlassen. (3) Rundschreiben enthalten Mitteilungen dienst- oder arbeitsrechtlicher, kassen- oder haushaltsrechtlicher Art, die einige oder alle Sachbereiche betreffen. Rundschreiben werden vom Geschäftsbereichsleiter unterzeichnet. (4) Geschäftsbereichsverfügungen betreffen die Behandlung von Geschäftsvorgängen und die Art ihrer Bearbeitung innerhalb eines Geschäftsbereiches. Die Unterzeichnung er-folgt durch den jeweiligen Leiter. (5) Geschäftsbereichsvereinbarungen regeln die einheitliche Behandlung und Bearbeitung von laufenden geschäftsbereichsübergreifenden Geschäftsvorgängen. Sie werden durch die jeweiligen Leiter gemeinsam unterzeichnet. (6) Schnellinformationen dienen der sofortigen Bekanntgabe arbeitsrelevanter Sachverhal-te. Sie werden vom zuständigen Bereichsleiter unterzeichnet. 7. Fernmeldeverkehr

§ 41 Dienstliche Telefongespräche/ Telefax/ Sonstige Kommunikationsdienste

(1) Zur beschleunigten Erledigung der Dienstgeschäfte ist weitgehend die hausinterne Tele-fonanlage zu benutzen. Bei Gesprächen im Fernverkehr ist auf größte Wirtschaftlichkeit zu achten. Telefongespräche sind so vorzubereiten, dass sie möglichst schnell abgewickelt werden können. Es ist, soweit wie möglich, von der Durchwahl ohne Einschaltung der Tele-fonzentrale Gebrauch zu machen. Hierzu ist insbesondere das Kurzwahlverzeichnis und das Auskunftssystem im EDV-Netz zu nutzen. Die Telefongespräche sollen nach Möglichkeit während tarifgünstiger Zeiten geführt werden.