- 1 -

Anleitung für den tisoware webclient in der Version 9.5a

Die tägliche Zeiterfassung

Inhaltsverzeichnis

Wie wird die Webseite aufgerufen? .............................................................................. 2

Die Login-Maske ........................................................................................................ 3

Die Startseite ............................................................................................................ 3

Die Erfassungsmappe ................................................................................................. 4

Mappe anlegen .......................................................................................................... 4

Grundeinstellungen in der Mappe ............................................................................ 4

a) Vorgang ..................................................................................................... 4

b) Erfassungsmonat ......................................................................................... 5

c) Parken/Speichern ........................................................................................ 5

Daten erfassen und speichern ................................................................................ 6

Zeilen löschen ...................................................................................................... 8

Zeilen sortieren .................................................................................................... 9

Die Monatsansicht ............................................................................................... 10

Auswertung eigener Zeiten in der Mappe ................................................................ 10

Auswahl der Projekte – die Produktsteckbriefe ........................................................ 11

Favoriten anlegen ................................................................................................ 12

Geparkte Mappe bearbeiten ....................................................................................... 13

Abwesenheiten erfassen ............................................................................................ 14

Rückwirkende Erfassung von Abwesenheit .............................................................. 14

a) Direkteingabe einzelner Tage ....................................................................... 14

b) Eingabe eines Zeitraums im Infofeld ............................................................. 16

Zukünftige Erfassung von Abwesenheit .................................................................. 17

Löschen von Abwesenheiten ...................................................................................... 18

Mappe zur Genehmigung schicken .............................................................................. 20

Mappe korrigieren..................................................................................................... 21

Berichte erstellen ..................................................................................................... 22

Beenden von tisoware ............................................................................................... 24

Hilfe bei Fragen und Problemen .................................................................................. 24

Schaltflächen auf einen Blick ...................................................................................... 25

- 2 -

Wie wird die Webseite aufgerufen? Sofern Sie sich im Intranet der FU Berlin befinden, finden Sie beim Start des Browsers im lin-ken Navigationsmenü den Auswahlpunkt „Zeiterfassung“.

Abb.2

Sollten Sie nicht im Intranet arbeiten, geben Sie in Ihren Browser die folgende Zeile ein, um zur Anmeldung für tisoware zu gelangen: https://web03.intranet.fu-berlin.de:8443/twweb/index.htm Es erscheint die folgende Zwischenseite:

Abb. 1

Um zur Login-Maske zu gelangen klicken Sie bitte auf „TisoClient“. Exkurs: Damit Sie zukünftig nicht jedes Mal die Adresse eingeben müssen, wäre es ratsam sich die Ad-

resse unter den Favoriten zu speichern. Dies können Sie tun indem Sie auf den Reiter „Favoriten“ (s.

Abb.1) klicken und anschließend „Zu Favoriten hinzufügen“ auswählen. Es erscheint ein Fenster in dem

Sie optional einen Namen vergeben können unter dem die Adresse gespeichert wird. Bestätigen Sie

anschließend Ihre Eingabe durch den OK-Button. Nun sollte die Adresse gespeichert sein und Sie können

die Seite durch einfaches Aufrufen aus Ihren Favoriten öffnen.

Ein Klick auf „Zeiterfassung“ öffnet die Login-Maske.

- 3 -

Die Login-Maske Das Login-Formular benötigt von Ihnen die Angabe Ihres Benutzernamens und das dazugehö-rige Passwort. Diese Daten stimmen mit Ihrem ZEDAT-Account und somit in der Regel auch mit den Anmeldeinformationen an Ihrem PC überein. Bitte beachten Sie, dass Sie nicht das Feld „Benutzer ID“, sondern nur „Benutzer Name“ und „Passwort“ ausfüllen müssen.

Gehen Sie dann auf „Anmelden“.

Abb. 3

Die Startseite Nachdem Sie sich erfolgreich angemeldet haben erscheint die Startseite von tisoware. Diese ist unterteilt in ein Hauptfenster und den Navigationsbereich.

Abb.4

Navigations-bereich

Hauptfenster:

In diesem Bereich wird Ihnen angezeigt wieviele Mappen Sie in Bearbeitung haben (geparkt) und ob Ihnen ggf. Mappen zur Korrektur vorliegen. Hier ist auch hinterlegt, wer der zuständige Key-

user Ihres Arbeitsbereichs ist.

Countdown

- 4 -

Um Ihre Zeiten zu erfassen wählen Sie bitte im Navigationsbereich den Menüpunkt „Zeiterfas-sung“ aus. Öffnen Sie „Zeiterfassung“ mit einem Mausklick und es öffnen sich darunter weite-re Menüpunkte. Sie können nun eine neue Mappe anlegen, Ihre Daten erfassen, Ihre Mappe ansehen oder korrigieren.

Achtung: Generell wird unten links auf der Seite die verbleibende Sitzungsdauer an-gezeigt (Abb. 4 unten), die einen countdown von 30 Minuten hat. In dieser Zeit ha-ben Sie die Möglichkeit Ihre Zeiten zu erfassen, Eingaben zu speichern oder zwi-schenzuspeichern. Haben Sie Ihre Daten nach Ablauf der 30 Minuten noch nicht ge-speichert sind die Daten verloren!

Die Erfassungsmappe Die Erfassungsmappe setzt sich aus dem „Maskenkopf“, also dem oberen Teil des Fensters und den Registerkarten „Daten“, „Auswertung“ und „Favoriten“ im Hauptfenster (mittlerer Teil des Fensters) zusammen. Um Ihre Zeiten zu erfassen, müssen Sie für jeden Monat eine Mappe anlegen. Haben Sie bereits eine Mappe für den laufenden Monat angelegt und wollen weitere Daten eingeben, dann müssen Sie die Mappe „bearbeiten“. Eine Beschreibung hierzu finden Sie un-ter der Überschrift geparkte Mappe bearbeiten auf Seite 13 (Abb. 19 und 20).

Mappe anlegen Um eine neue Mappe anzulegen, gehen Sie im linken Navigationsmenü auf „Zeiterfassung“ dann auf den Untermenüpunkt „Neue Mappe anlegen“ und es öffnet sich das Fenster wie in Abb.5 zu sehen.

Grundeinstellungen in der Mappe

a) Vorgang Im Kopfteil der Eingabemaske sind Grundeinstellungen für eine neue Mappe anzulegen.

Abb.5

Durch Auswahl des „Vorgangs“ (Abb.5) wird die automatische Anzeige einzelner Elemente in Ihrer Mappe festgelegt.

- 5 -

In der Regel ist der „Vorgang“ durch Ihren Key-User bereits eingestellt, optional können Sie zwischen den drei beschriebenen Einstellungen wählen: Arbeiten Sie immer für die gleiche Kostenstelle, so stellen Sie beim Anlegen der Mappe „Stammkostenstelle“ ein. Dann ist die Spalte „Kostenstelle“ in jeder neu erzeugten Zeile bereits ausgefüllt. „Projektzeit Standard“ wählen Sie aus, wenn Sie für verschiedene Kostenstellen tätig sind. Bei dieser Variante muss für jede Buchung die jeweilige Kostenstelle separat ausgewählt wer-den, dies betrifft hauptsächlich die Mitarbeiter der Abt. III. Als dritte Variante gibt es „Wiederholfelder“. Bei dieser Auswahlmöglichkeit werden aus der vorherigen Zeile immer die Kostenstelle und der Kostenträger in die nachfolgende (neu er-zeugte) Zeile übernommen, so dass nur noch die geleistete Arbeitszeit (ggf. ein neues Da-tum) eingetragen werden muss. Achtung! Das Auswählen des „Vorgangs“ können Sie generell nur beim Anlegen einer Mappe einmalig vornehmen und es lässt sich dann innerhalb des Monats nicht mehr än-dern.

b) Erfassungsmonat

Abb.6

Als Standard ist immer der aktuelle Monat vorgegeben. Möchten Sie jedoch einen anderen Monat erfassen, geben Sie den Zeitraum einfach über die Tastatur ein, die Eingabe ist auch über die Kalenderfunktion (Button rechts daneben) möglich. Die Datumseingabe muss immer nach der Einstellung des „Vorgangs“ erfolgen.

c) Parken/Speichern Ein weiterer Auswahlpunkt im Kopfteil ist das rechte Fenster „Parken“/„Speichern“. Bitte achten Sie darauf, dass hier immer „Parken“ eingestellt ist.

b) Datumseingabe für den Er-fassungsmonat -------------------------------- c) Rechts: „Parken“ einstellen!

- 6 -

Daten erfassen und speichern Im Hauptfenster befinden sich drei Registerkarten: � Registerkarte Daten � Registerkarte Übersicht � Registerkarte Auswertung

Die Registerkarte „Daten“:

Abb.7

In jeder Zeile müssen Daten für: - Datum - Stunden - Kostenträger - Bezeichnung und - Kostenstelle

eingetragen werden. In der ersten Spalte tragen Sie den Tag ein. Sie können dies über die Tastatur tun oder auch die Kalenderfunktion nutzen. In der zweiten Spalte erfassen Sie die Zeit. Es werden täglich die Zeiten eingetragen, die Sie für die jeweilige Tätigkeit aufgewandt haben. Beim Eintragen von ganzen Stunden ist es aus-reichend, einzelne Zahlen in die Spalte einzutragen (z.B. wird der Eintrag „3“ dann automa-tisch in 03:00 formatiert).

Auch wenn das System technisch in der Lage ist minutengenau Zeiten entgegenzunehmen, soll im Rahmen des KLR-Projekts die Erfassungsgenauigkeit bei einer halben Stunde liegen, wobei es auf die Summe der einzelnen Tätigkeiten pro Projekt ankommt. Wenn Sie sich bei-spielsweise morgens 20 Minuten, mittags noch einmal anderthalb Stunden und kurz vor Fei-erabend 15 Minuten mit derselben Leistung des Produktkatalogs befasst haben, dann buchen Sie am Ende des Tages 02:00 Stunden für diese Leistung.

In die dritte Spalte geben Sie den Kostenträger ein. Dazu klicken Sie auf das Lupen-Symbol (Abb. 8) und es erscheint das Auswahlfenster „Projekt“ (Abb.9), aus dem man sich nun das

entsprechende Projekt (den Kostenträger) durch Anklicken auswählt. Es wird sodann die Nummer und die Bezeichnung in die Zeile übernommen. Sollten Sie kein Projekt gefunden haben, das zu Ihrer Tätigkeit passt, dann beachten Sie bit-te, dass die Projektliste mehrere Seiten lang sein kann. Dies erkennen Sie daran, dass oben

rechts im Projektlistenfenster eine Pfeiltaste erscheint, über die Sie zu einer weiteren Seite springen können.

Zeiteingabe = Stunden : Minuten

- 7 -

Das pdf-Symbol hinter einer Projektnummer enthält den Produktsteckbrief. Mit einem Klick auf den Steckbrief können Sie die Beschreibung für das jeweilige Projekt öffnen. So können Sie prüfen, ob Sie sich für das richtige „Projekt“ entschieden haben. Eine nähere Erläuterung zum Auswahlfenster „Projekt auswählen“ erhalten Sie unter Produktsteckbriefe auf Seite 11. Alternativ können Sie auch das Favoriten-Symbol anklicken, sofern Sie bereits Favoriten ge-speichert haben (siehe Erläuterung zur Überschrift Anlegen von Favoriten) Seite 12.

Abb. 8

Abb. 9

Die Spalte „Bezeichnung“: Bei der Übernahme des ausgewählten Projekts (Kostenträger) wird dessen Bezeichnung gleich in die Zeile mit übernommen, so dass Sie hier nichts gesondert eintragen müssen. Hatten Sie bei der Anlage der Mappe „Stammkostenstelle“ ausgewählt, so ist die Spalte „Kos-tenstelle“ bereits in jeder Zeile ausgefüllt. Anderenfalls müssen Sie hier die jeweilige Kosten-stelle nachtragen; für die Auswahl steht wieder das Lupen-Symbol zur Verfügung. Eine neue Zeile erhalten Sie, wenn Sie die Enter-Taste betätigen. Sobald Sie alle Tätigkeiten zeitlich erfasst haben, speichern Sie Ihre Eingaben mit dem „Dis-

kettensymbol“ (Abb.10).

Lupensymbol Favoritensymbol

- 8 -

Wichtig! Eine Mappe kann nur gespeichert werden, wenn mindestens eine Zeile vollständig eingetragen wurde. Leere oder nur halb ausgefüllte Zeilen verhindern ein Speichern. Es muss dann ent-weder korrigiert werden oder die Zeile die zuviel ist, gelöscht werden (siehe Zeilen löschen Seite 8, Abb.11).

Der linke Button ermöglicht Ihnen ein Zwischenspeichern, der Countdown (30 Minuten Sitzungsdauer) beginnt dann von Neuem. Dies ist sinnvoll, um bereits eingegebene Daten nicht zu verlieren, wenn man z.B. bei der Eingabe der Zeiten unterbrochen wird. Das rote „Kreuz-Symbol“ bricht eine Aktion ab.

Abb.10

Zeilen löschen

Wenn Sie Zeilen löschen wollen, gehen Sie wie folgt vor: Sie setzen ein Häkchen vor die Zeile die gelöscht werden soll, durch einen Klick mit dem Mauszeiger. Erst danach erscheint dieser neue Button: (links über der Tabelle). Ein Klick auf diesen Button löscht alle Zeilen vor denen Sie ein Häkchen gesetzt haben.

Abb.11

Diskettensymbol (Mitte) speichert die Eingaben

- 9 -

Zeilen sortieren

Haben Sie Ihre Daten im laufenden Monat nicht zeitlich geordnet erfasst, können Sie diese

mit dem Sortier-Button in eine chronologische Reihenfolge bringen.

Sobald Sie alle Ihre Daten eingegeben haben, sichern Sie diese mit „Zwischenspeichern“ .

Es öffnet sich nun das Fenster auf dem Bildschirm, auf dem Sie den Sortier-Button finden (Abb.12).

Abb.12

Durch einen Mausklick auf den „Sortier-Button“ werden Ihre erfassten Daten in die richtige Reihenfolge gebracht (Abb.13)

Abb.13

Die Zeiten wurden nicht chronologisch eingegeben.

Sortier-Button

Die erfassten Daten sind nun chronolo-gisch sortiert.

- 10 -

Die Monatsansicht Nachdem Sie die eingegebenen Daten gespeichert haben, können Sie die Gesamtzahl Ihrer Stunden pro Tag überprüfen, wenn Sie in die Registerkarte „Übersicht“ wechseln. Es wird der Kalendermonat mit allen gespeicherten Zeiten zu den jeweiligen Wochentagen, den Wochenenden/Feiertagen als Übersicht angezeigt (Abb.14). Hier können Sie schnell über-blicken, ob Sie alle Stunden eingetragen haben bzw. auch, ob Abwesenheiten erfasst sind. Diese Ansicht dient lediglich der Information und ermöglicht keine weitere Bearbeitung. Ände-rungen müssen über die Registerkarte „Daten“ vorgenommen werden. Registerkarte „Übersicht“:

Abb.14

Auswertung eigener Zeiten in der Mappe In diesem Fenster können Sie sich Ihre bisher eingetragenen Zeiten zusammengefasst und prozentual auf die Kostenträger verteilt ansehen. Der Erfassungszeitraum wird links über den Registerkarten angezeigt. Die Registerkarte „Auswertung“:

Abb.15

- 11 -

Auswahl der Projekte – die Produktsteckbriefe Das Fenster „Projekt auswählen“ öffnet sich durch einen Klick auf das Lupensymbol, wenn Sie bei der Datenerfassung sind (siehe unter „Daten erfassen“ Abb.8 und 9). Es enthält wiederum folgende Registerkarten: � Registerkarte „Auswahl“ – enthält alle Projekte der Organisationseinheit � Registerkarte „Letzte N“ – enthält die zuletzt ausgewählten Projekte � Registerkarte „Favoriten“ – enthält alle als Favoriten gespeicherten Projekte

Abb. 16

Sobald Sie dieses pdf-Symbol hinter einer Projektnummer sehen, können Sie mit einem Klick hierauf den Steckbrief für das jeweilige Projekt öffnen. Der Produktsteckbrief enthält eine detaillierte Beschreibung der Tätigkeit und so können Sie überprüfen, ob Sie tatsächlich das richtige Projekt für Ihre Tätigkeit ausgewählt haben.

Abb.17

Haben Sie sich den Steckbrief angesehen, kommen Sie über den „Detail“-Button wieder zurück zum Fenster „Projekt auswählen“ und können Ihre Wahl durch Klick auf das Projekt in die Spalte „Kostenträger“ Ihrer Eingabezeile übernehmen.

Als pdf-Datei hinterlegter Produktsteckbrief

- 12 -

Favoriten anlegen Meist führen Sie bei Ihrer täglichen Arbeit bestimmte Tätigkeiten regelmäßig aus. Deshalb ist es sinnvoll sich Favoriten anzulegen, um die Suche nach den jeweiligen Projekten (bzw. Kos-tenträgern) zu optimieren. Dazu gehen Sie wie folgt vor: Zum Fenster der Abb. 18 gelangen Sie, wenn Sie Ihre Zeiten für den Tag eintragen möchten und dabei das Auswahlfenster „Projekt auswählen“ öffnen, um einen „Kostenträger“ zu erfas-sen (siehe Beschreibung zu Daten erfassen, Seite 6 unten). Damit Sie Favoriten erfassen können, müssen Sie links in die Kästchen vor der Spalte „Pro-jekt“ mit einem Maus-Klick einen Haken setzen. Erst danach erscheint rechts (oben) der But-ton „zu Favoriten“ (Abb.18). Wählen Sie nun alle für Sie in Frage kommenden regelmäßigen Tätigkeiten aus. Dabei können Sie mehrere gleichzeitig markieren, jedoch müssen Sie Seite für Seite vorgehen (sofern Ihre Projektliste mehrere Seiten lang ist). Mit einem Klick auf den Button „zu Favoriten“ fügen Sie die ausgewählten Projekte (bzw. Kos-tenträger) den Favoriten hinzu. Wechseln Sie im Auswahlfenster in die Registerkarte „Favoriten“ und Sie können dort alle von Ihnen gespeicherten Kostenträger/Projekte sehen. Dies können Sie mit beliebig vielen Kostenträgern/Projekten machen wie Sie möchten. Zukünftig können Sie über den Favoriten-Button (s. Abb. 8, S.7) Ihre häufig zu erfassen-den Kostenträger/Projekte auswählen.

Abb.18

1. Haken setzen um Favoriten auszuwählen

2. „zu Favoriten“–Button erscheint und muss an-geklickt werden

3. Registerkarte „Favoriten“ enthält nun alle als Favoriten gespeicherten Kostenträger

- 13 -

Geparkte Mappe bearbeiten Wenn Sie für den laufenden Monat Ihre Mappe bereits angelegt hatten, müssen Sie für die weitere Bearbeitung im Startfenster von tisoware die „geparkte“ Mappe öffnen. Entweder kli-cken Sie im linken Navigationsmenü auf den Menüpunkt „Mappen bearbeiten“ oder Sie gehen

mit dem Mauszeiger auf die Zahl in der Klammer neben dem -Symbol (s. Abb. 19).

Abb.19

Es erscheint sodann folgendes Fenster:

Abb.20

In diesem Fenster wählen Sie die Mappe aus, die Sie weiter bearbeiten möchten. Achtung!

Wichtig ist, dass Sie für die Weiterbearbeitung der Mappe unbedingt „Korrektur

durchführen“ also das Bleistift-Symbol wählen. Der rechte Button „geparkten An-

trag aktivieren“ schickt die Mappe unmittelbar an den Key-User!

Haben Sie das Bleistift-Symbol angeklickt, dann befinden Sie sich wieder in der normalen Mappenbearbeitung, (siehe auch Seite 6 Daten erfassen).

Bleistift-Symbol anklicken

- 14 -

Abwesenheiten erfassen Die Abwesenheitstage in tisoware sind unabhängig von Ihrem Gleitzeitbogen und Urlaubsan-trägen. Sie dienen einzig der Arbeitserleichterung für den Key-User, der bei der Plausibilitäts-prüfung an jedem regulären Arbeitstag des Monats in der Kalenderübersicht die erfassten Stunden bzw. einen Abwesenheitsvermerk erwartet. Es gibt zwei verschiedene Arten Abwesenheiten zu erfassen: 1. rückwirkend (ungeplant – z.B. bei Krankheit) 2. zukünftig (geplant – z.B. bei Urlaub)

Abb.21

Ein wichtiger Unterschied der beiden Abwesenheitsarten liegt darin, dass bei rückwirkender Erfassung nur einzelne Tage, während bei zukünftigen Abwesenheiten auch zusammenhän-gende Zeiträume (von/bis) eingetragen werden können. Daher sollten Sie eine vorhersehbare längere Abwesenheit, wie im Falle des Urlaubs, auf jeden Fall im Voraus als „zukünftige“ Ab-wesenheit in tisoware erfassen. Wichtig! Zu beachten ist, dass vor dem Eintragen einer zukünftigen Abwesenheit eine Mappe für diesen Zeitraum existieren muss! Sind Sie einen vollständigen Monat abwesend, dann wird für den entsprechenden Monat keine Mappe angelegt. Bitte teilen Sie monatliche Abwesenheiten Ihrem Key-User unbedingt mit, weil dann das Sperrdatum manuell gesetzt werden muss. Durch einen Klick auf „Abwesenheiten erfassen“ im Navigationsfenster (links) öffnen sich zwei Auswahlmöglichkeiten: „rückwirkend“ und „zukünftig“.

Rückwirkende Erfassung von Abwesenheit

a) Direkteingabe einzelner Tage Die Seite für die rückwirkende Abwesenheitserfassung ist zunächst leer. Um eine neue, in der Vergangenheit liegende Abwesenheit zu buchen, müssen Sie zunächst das Datum Ihrer Abwe-senheit wählen – wie gewohnt mit Hilfe des Kalenders, oder durch Direkteingabe (Abb. 22).

- 15 -

Abb.22

Die weiteren Daten sind im Fußteil der Seite einzutragen. Sie müssen bei „Lohnart“ 100 Ab-wesenheit (Tage) auswählen (siehe Abb. 23). Die Eingabe eines Kommentars ist nicht notwendig, alle übrigen Felder bleiben ebenfalls leer.

Abb.23

Prüfen Sie, ob die Felder Datum, Lohnart und Kostenstelle ausgefüllt sind. Dann können Sie die Daten über das Diskettensymbol speichern und die Abwesenheit für den gewählten Tag damit erfassen.

Direkteingabe der Abwesen-heit in der Datumszeile oder „Kalender-Button“ daneben betätigen.

speichern

Lohnart: 100 - Abwesenheit (Tage) auswählen

Kostenstelle ist voreingestellt, sollte nicht geändert wer-den.

- 16 -

Als Bestätigung sehen Sie im Anschluss daran einen Abwesenheitseintrag in der Übersichts-seite:

Abb.24

b) Eingabe eines Zeitraums im Infofeld Eine weitere Möglichkeit eine rückwirkende Abwesenheit zu erfassen ist, die Abwesenheit im Infofeld mitzuteilen. Sie nehmen diese Eintragung dann vor, wenn Sie gerade Ihre Zeiten erfassen wollen. Hierzu öffnen Sie den Menüpunkt „Zeiterfassung“ dann „Mappe bearbeiten“. Sie öffnen die Mappe mit dem Bleistiftsymbol zur Bearbeitung, dann können Sie im Feld „Info“ (Abb.25) den Zeitraum eintragen, in dem Sie wegen einer Abwesenheit nicht gearbeitet ha-ben. Der Speicherbutton erscheint allerdings erst, wenn eine Aktion im Registerblatt „Daten“ statt-gefunden hat, d.h. sobald Sie die Registerkarte „Daten“ anklicken wird automatisch eine neue Zeile erzeugt. Diese können Sie entweder löschen oder ggf. eine Eintragung in die Zeile vor-nehmen. Danach erscheint auch der Speicher-Button oben rechts und Sie können Ihre Einga-ben (im Infofeld) speichern.

Abb.25

In der Übersichtsanzeige (Hauptfenster) können Sie den Infoeintrag nun sehen (Abb. 26).

1. im „Info“–Feld: Zeitraum oder Tag eintragen

2. speichern

- 17 -

Abb.26

So kann Ihr Key-User bei der Genehmigung Ihrer Mappe sofort erkennen, dass Sie für diese Zeiträume keine Zeiten eintragen müssen und das erspart Ihnen eine Nachfrage. Generell wird die Information über Ihre Abwesenheiten nach Genehmigung der Mappe aus dem System gelöscht. Es ist also keine Kontrolle der Abwesenheiten möglich.

Zukünftige Erfassung von Abwesenheit Die Erfassung zukünftiger Abwesenheiten ist nicht auf einzelne Tage beschränkt. Sie können hier auch zusammenhängende Zeiträume angeben, um beispielsweise Ihren Urlaub einzutra-gen. Achtung! Bitte denken Sie daran, dass zukünftige Abwesenheitszeiten nur gespeichert wer-den, wenn Sie bereits eine Mappe für den künftigen Monat angelegt haben(mind. eine Zeile gespeichert ist! Im Navigationsfeld (links) wählen Sie zunächst „zukünftig“, es öffnet sich das folgende Fens-ter (Abb. 27). Im zweiten Schritt klicken Sie auf das linke Symbol „Neue“.

Abb.27

Daraufhin erscheint ein Formular, in dem die Daten für die zu buchende Abwesenheit einzu-tragen sind. Auch hier ist wieder der Kalender für die Eingabe des Zeitraums als Hilfsmittel nutzbar.

Symbol „Neue“

anklicken

Unter „Zeiterfassung“, „Mappen bearbeiten“

Eintrag in der Spalte „Info“

- 18 -

Abb.28

Wie auch bei der rückwirkenden Abwesenheitserfassung wird neben dem Zeitraum die Lohn-art abgefragt, die Sie über das Dropdown-Feld auswählen. Bei Lohnart geben Sie immer „100 – Abwesenheit (Tage)“ ein. Wenn die drei Pflichtangaben

- Von Datum - Bis Datum - Lohnart

angegeben sind, können Sie mit dem Diskettensymbol Ihre Abwesenheitszeit speichern. Der eingegebene Zeitraum ist in der Kalenderübersicht sowie in der Mappe (Registerkarte „Über-sicht“) nun rot als „AT“ markiert zu sehen.

Löschen von Abwesenheiten Eine eingetragene Abwesenheit kann auch wieder gelöscht werden. Dazu gehen Sie zunächst in das jeweilige Modul, zukünftig oder rückwirkend. Bei rückwirkend eingetragenen Abwesenheiten müssen Sie den entsprechenden Tag im Mo-dul „Abwesenheiten / rückwirkend“ (linkes Navigationsfenster) auswählen und dann den Ein-trag im Feld „Lohnart“ entfernen, indem Sie aus der Drop-down-Liste den letzten, leeren Ein-trag wählen. Anschließend bestätigen Sie über das Disketten-Symbol die Löschung.

Abb.31

Formularfenster für Eingabe von Zeit-raum und Lohnart

1. Tag auswählen

- 19 -

Abb.32

Bei zukünftig eingetragenen Abwesenheiten müssen Sie zunächst das Papierkorb-Symbol anklicken.

Abb.29

Daraufhin öffnet sich ein Formular, in dem Sie - wie schon beim Eintragen der Abwesenheit – den fraglichen Zeitraum angeben müssen. Anschließend bestätigen (speichern) Sie die Lö-schung durch das Disketten-Symbol.

Abb.30

2. unter Lohnart ein „leeres Feld“ über das Drop-down Menü einstellen und dann speichern

Papier-korb-

Symbol anklicken

1. zu löschenden Zeitraum eingeben.

2. mit Diskettensymbol

speichern

- 20 -

Mappe zur Genehmigung schicken Wenn Sie alle Tätigkeits- oder Abwesenheitszeiten für einen Monat eingetragen haben, müs-sen Sie die Mappe bis zum 5. des Folgemonats zur Genehmigung an Ihren Key-User schi-cken. Hierfür gehen Sie wie folgt vor: Sie gehen im Navigationsfenster auf „Zeiterfassung“ dann „Mappen bearbeiten“ und im Hauptfenster erscheint die Anzeige wie in Abb.33. Dort wählen Sie die Mappe, die an den Key-User zur Genehmigung gesandt werden soll aus. Klicken Sie auf den Button „geparkten Antrag aktivieren“, es erfolgt noch einmal eine Abfrage, ob Sie die Mappe wirklich absenden wollen, dies bestätigen Sie mit „OK“. Damit liegt die Map-pe bei Ihrem Key-User zur Genehmigung vor.

Abb.33

1.) Mit Klick auf den Button „geparkten Antrag aktivieren“ (Zeile wird rot) schicken Sie die Mappe an den Key-user.

2.) Bestätigen Sie mit „OK“ und die Mappe wird ver-sandt.

- 21 -

Mappe korrigieren Hat Ihr zuständiger Key-User eine Ihrer Mappen nicht genehmigt und zur Korrektur an Sie zurück geschickt, sehen Sie dies gleich nach der Anmeldung bei tisoware und zwar im Haupt-fenster in der Zeile mit dem Rotstift davor (s. Abb 20a). Im Beispiel sehen Sie, dass eine Mappe zur Korrektur vorliegt. Klicken Sie nun auf die Zahl in der Klammer (hier die „(1)“) und es öffnet sich das Fenster Abb. 20b. Alternativ können Sie im linken Navigationsfenster die „Zeiterfassung“ öffnen und dann den Untermenüpunkt „Korrektur“ anklicken. Dann öffnet sich ebenfalls das Fenster wie in Abb. 20b.

Abb. 20a

Abb.20b

Mit Klick auf das Bleistift-Symbol lässt sich die zu korrigierende Mappe dann aufrufen und Sie können weitere Daten eingeben oder Daten ändern.

Achtung:

Sobald Sie die Änderungen bei der zur Korrektur vorgelegenen Mappe speichern,

wird die Mappe sofort zum Key-User zurück geschickt!!! Die Mappe kann nicht zwi-

schengespeichert werden.

Bleistift-Symbol anklicken

Bemerkung des Key-Users zur Kor-rektur

- 22 -

Berichte erstellen In der Version 9.5a können Sie sich – nachdem Ihre Mappe genehmigt ist – Ihre erfassten Zeiten in einer Übersicht ansehen. Dazu klicken Sie im linken Navigationsfenster auf „Berich-te“ und dann auf „User“.

Abb.34

Danach klicken Sie auf „Auswertung eigene Zeiten“ und es erscheint das folgende Fenster:

Abb.35

Auf der rechten Seite im Hauptfenster tragen Sie den (vergangenen) gewünschten Zeitraum ein und bestätigen mit dem grünen Häkchen. Es erscheint Ihr Tätigkeitsbericht als pdf-Datei. Nun können Sie sich alle Zeiten, die Sie in dem bezeichneten Zeitraum gebucht haben, als prozentuale Auswertung bzw. als Stundensummen ansehen. Um den Bericht zu verlassen, klicken Sie den Button „Detail“ an (s. Abb.36) und Sie kom-men wieder zurück zu dem Fenster, in dem Sie den Zeitraum auswählen können (Parameter-auswahl).

Wollen Sie auf die Startseite zurück, klicken Sie auf den Button „Home“ rechts daneben.

1. den gewünschten Zeitraum eintragen

2. mit grünem Häkchen bestä-tigen

- 23 -

Abb.36

Button „Detail“ um zurück zum Fenster „Zeitraum-Auswahl“ zu gelan-gen

Erstellter Bericht

Über „Home“

gelangen Sie zur Startseite.

- 24 -

Beenden von tisoware Nutzen Sie zum Beenden bitte das Abmelde-Symbol oben rechts in der Kopfzeile oder im lin-ken Navigationsbereich den Menüpunkt „Abmelden“ Bitte nicht das „ד Ihres Internet Explorers oder Firefox` verwenden, da die Sitzung sonst nicht beendet wird.

Abb.37

Hilfe bei Fragen und Problemen Erste Anlaufstelle bei Fragen zur Anwendung ist Ihr Key-User im eigenen Bereich (siehe Abb.4 Startseite) Zudem können Sie sich auch auf unserer Homepage informieren. Dort finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu tisoware und zur Kosten- und Leistungsrechnung an der FU Berlin. http://www.fu-berlin.de/sites/bws/2_zeiterfassung/index.html Generell beachten Sie bitte folgenden Hinweis zur Bedienung: Um Fehler in der Datenübermittlung zu vermeiden, warten Sie bitte stets den vollständigen Aufbau der jeweiligen Seite ab. Sollten Funktionen im (linken) Navigationsmenü inaktiv sein, kann ein refresh (Aktualisie-rungs-Button betätigen) helfen, zur Not eine Neuanmeldung.

a) Rechtes „Exit-Symbol“: Mit dem Exit-Symbol wird das Pro-gramm verlassen. Oder b) im linken Navigationsfenster auf „Abmelden“ klicken.

- 25 -

Schaltflächen auf einen Blick

Favoriten

Auswählen

Zwischenspeichern

Speichern

Mappe bearbeiten

Mappe an Key-User schicken

Aktion abbrechen

Abmelden

Kalenderfunktion

Zeilen löschen

Zeilen sortieren

Aktualisieren

treeview öffnen/schließen

Home

Bestätigen

Details / zurück zur Parameterauswahl

Selektion-/Filtermöglichkeit

Löschen