Anwenderhandbuch E POSTBUSINESS BOX · In dieser Anleitung werden Symbole und Auszeichnungen verwendet, um Ihnen einen schnellen Zugriff auf Informationen zu ermöglichen. Symbol

E‑POSTBUSINESS BOXAnwenderhandbuchVersion 1.02 zu Release 2.6.1

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AnwenderhandbuchVersion 1.02 zu Release 2.6.1

Inhalt

1 Zu diesem Dokument 1

1.1 Symbole, Auszeichnungen 1

1.2 Release-Information 2.6.1 2

2 Kurzanleitung zum Schnellstart 4

3 Elektronische oder postalische E‑POSTBRIEFE senden 5

3.1 Dokumentvorlage herunterladen 5

3.2 E‑POSTBRIEF erstellen und anzeigen 6

3.2.1 Fehler beim Erstellen von E‑POSTBRIEFEN beheben 9

3.2.2 Automatische Fehlerkorrektur – worauf muss ich achten? 11

3.3 Anhänge anfügen 15

3.4 Rechnungen senden 18

3.5 E‑POSTBRIEF prüfen, Zustelloptionen anpassen und versenden 23

3.6 E‑POSTBRIEFE zusammenführen 29

4 Massensendungen senden 36

4.1 Serienbriefe mit der Client-Anwendung Connect senden 36

4.2 Massensendungen im PDF-Format generieren und schneller versenden 40

4.2.1 Troubleshooting: Fehler im Zusammenhang mit PDF-Dateien identifizieren 42

5 Postfach verwalten 44

5.1 Postfach öffnen und bedienen 44

5.2 E‑POSTBRIEFE freigeben 46

5.3 E‑POSTBRIEFE überarbeiten, die ein Freigeber abgelehnt hat 47

5.4 E‑POSTBRIEFE stornieren 48

5.5 E‑POSTBRIEFE verarbeiten 49

5.6 E‑POSTBRIEFE archivieren 49

5.7 Versendete E‑POSTBRIEFE prüfen 51

5.8 Empfangene E‑POSTBRIEFE prüfen 52

6 Elektronische E‑POSTBRIEFE mit einem E‑Mail-Programm senden und empfangen 54

7 Administrative Aktivitäten ausführen 57

7.1 Anmelden am E‑POSTBUSINESS BOX Server 57

7.2 Client-Anwendungen installieren 57

7.3 Passwort ändern 63

7.4 Neues Passwort anfordern 64

7.5 Support-Funktionen nutzen 64

7.6 Abmelden von einer Client-Anwendung 64

8 Troubleshooting und Fehlermeldungen 66


8.1 Ein versendeter E‑POSTBRIEF erscheint nicht im Postausgang 66

8.2 Client-Anwendung Connect startet nicht 66

8.3 Die Client-Anwendungen haben keine Verbindung zur E‑POSTBUSINESS BOX 67

8.4 Client-Anwendung Connect ist sehr langsam, es gibt Abstürze in der Anwendung oder Fehlermeldungen 67

8.5 Die Druckqualität von Grafiken in E‑POSTBRIEFEN ist unbefriedigend 67

8.6 „While executing securitray ...“ 68

8.7 „Couldn't connect to host“ 68

9 Anhang 70

9.1 Zugehörige Dokumente 70

9.2 Support 71

9.3 Briefformate und Papierqualität beim physischen Drucken von E‑POSTBRIEFEN im Rechenzentrum 72

Index 74


Zu diesem Dokument

Nutzen Sie das E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch als Referenz bei allen Fragenrund um die Erstellung und Verwaltung von E‑POSTBRIEFEN.

TIPP

Nutzen Sie den Index, um die Antwort auf Ihre Frage schnell zu finden.

Mit der E‑POSTBUSINESS BOX versenden Sie digitale Einzel- oder Serienbriefe einfachund bequem – mit der Sicherheit und dem Komfort, den Ihnen der E‑POSTBRIEF bietet.Hat ein Empfänger noch keine E‑POST Adresse, wird Ihr E‑POSTBRIEF automatisch vonder Deutschen Post AG gedruckt, kuvertiert und per Post zugestellt.

▪ Zielgruppe sind Mitarbeiter Ihres Unternehmens, die z. B. als Sachbearbeiter mitGeschäftspartnern korrespondieren.

▪ Mitarbeiter im MarketingTypischerweise erstellen Sie E‑POSTBRIEFE mit Dokumentvorlagen. Das Anwender-handbuch richtet sich deshalb auch an Personen, die in Ihrem Unternehmen Dokument-vorlagen für Geschäftsbriefe erstellen.

TIPP

Ist in Ihrem Unternehmen die Marketing-Abteilung oder ein externer Dienstleister fürdas Erstellen von Dokumentvorlagen zuständig?Dann stellen Sie diesen Kollegen die E‑POSTBUSINESS BOX KurzanleitungDokumentvorlagen mit den Anleitungen und Checklisten zum Erstellen von Dokument-vorlagen für E‑POSTBRIEFE zur Verfügung.Laden Sie die aktuelle Version im Download-Bereich für Geschäftskunden unterwww.deutschepost.de/de/e/epost/geschaeftskunden/downloads.html (überwww.epost.de > Geschäftskunden > Services > Downloads > E‑POSTBUSINESSBOX) herunter.

Weitere Informationen finden Sie unter 9.1 Zugehörige Dokumente.

Symbole, AuszeichnungenIn dieser Anleitung werden Symbole und Auszeichnungen verwendet, um Ihnen einenschnellen Zugriff auf Informationen zu ermöglichen.

Symbol Beschreibung

Voraussetzung, die erfüllt sein muss, um eine Handlung ausführen zu können

Handlung mit einem Schritt oder mehreren Schritten, deren Reihenfolge nichtrelevant ist

1.2.3.

Handlung mit mehreren Schritten, deren Reihenfolge relevant ist

1

Nutzen

Zielgruppe

1.1

1 Zu diesem Dokument

Anwenderhandbuch 1Version 1.02 zu Release 2.6.1

https://www.deutschepost.de/de/e/epost/geschaeftskunden/downloads.html

http://www.epost.de

Symbol Beschreibung

▪ ▪

Aufzählung erster EbeneAufzählung zweiter Ebene, auch in Handlungsanweisungen

▪ Abbildung :<Nr.>, Posi-tion <Nr.>)

Die Positionsnummer beschreibt die Position z. B. eines Elements derBenutzeroberfläche in einer Abbildung:

Abbildung 1.1-1 Positionsnummer

Die Positionsnummern in Abbildungen sind im Uhrzeigersinn angeordnet.Die Anordnung entspricht nicht der Reihenfolge der Aktionen.

Tabelle 1.1-1 Symbole und Auszeichnungen

HINWEIS

Wichtige Information zum Verständnis oder zum Optimieren der Abläufe.

ACHTUNG

Hinweis auf Situationen, in denen besondere Aufmerksamkeit erforderlich ist.Es drohen beispielsweise Datenverlust oder Dateninkonsistenzen.

Release-Information 2.6.1Mit Release 2.6 bis 2.6.1 können Sie die folgenden neuen oder geänderten Funktionen nut-zen.

Neue Funktionen für AnwenderDie Verweise beziehen sich auf das E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch

Änderung Nutzen Weitere Informationen in Handbuch-Kapitel

Freigabeprozess Um den Prozess des Freigabens transparen-ter zu machen, haben wir in der Mailbox Ord-ner angelegt für Briefe▪ die ich als Briefersteller zur Freigabe vor-

gelegt habe▪ die ich als Freigeber prüfen soll▪ die ich als Briefersteller überarbeiten

muss, weil der Freigeber einen Fehler ge-funden und sie abgelehnt hat

▪ 3.5 E‑POSTBRIEF prüfen, Zustellop-tionen anpassen und versenden

▪ 5.2 E‑POSTBRIEFE freigeben

1.2



Änderung Nutzen Weitere Informationen in Handbuch-Kapitel

Stornieren Stornierte Briefen landen im Postausgang. 5.4 E‑POSTBRIEFE stornieren

Tabelle 1.2-1



Kurzanleitung zum Schnellstart

Senden Sie Ihren ersten E‑POSTBRIEF. Legen Sie dabei fest, ob der E‑POSTBRIEF elekt-ronisch oder physisch zugestellt wird.Hat der Empfänger keine E‑POST Adresse, wird der Brief in jedem Fall gedruckt, kuvertiertund physisch versendet.

1. Melden Sie sich am E‑POSTBUSINESS BOX-Server an. Benutzen Sie die Zugangsda-ten, die Ihnen der fachliche Betreuer persönlich oder per E‑Mail mitgeteilt hat, und än-dern Sie Ihr Passwort (siehe Kapitel 7.1 Anmelden am E‑POSTBUSINESS BOXServer).

2. Installieren Sie die Client-Anwendungen Connect (zum Senden) und Mailbox (zumEmpfangen) auf Ihrem Arbeitsplatzrechner (siehe Kapitel 7.2 Client-Anwendungen in-stallieren).

3. Um eine Dokumentvorlage herunterzuladen und mit Ihrem bevorzugten Text-verarbeitungsprogramm ein Anschreiben zu erstellen, wählen Sie (unter Microsoft Wind-ows) Start > Programme > E‑POSTBUSINESS BOX > Connect und wählen den Menü-punkt Datei > Vorlagen (siehe Kapitel 3.1 Dokumentvorlage herunterladen).

4. Erstellen Sie mit der heruntergeladenen Dokumentvorlage ein Anschreiben, und startenSie einen Druckauftrag mit dem E‑POSTBUSINESS BOX Printer (siehe Kapitel3.2 E‑POSTBRIEF erstellen und anzeigen).

Ihre E‑POSTBUSINESS BOX startet und prüft Ihr Anschreiben.5. Korrigieren Sie ggf. das Layout Ihres Anschreibens, bis es den Anforderungen des Sys-

tems entspricht, und wiederholen Sie Schritt 3, bis die Schaltfläche Senden aktiv ist(siehe Kap. 3.2 E‑POSTBRIEF erstellen und anzeigen).Das Programm stellt automatisch sicher, dass Sie nur Anschreiben versenden können,die korrekt verarbeitet werden können.

6. Legen Sie die gewünschten Versandoptionen fest und wählen Sie die Schaltfläche Sen-den. Ihr E‑POSTBRIEF wird auf den E‑POSTBUSINESS BOX-Server übertragen (sieheKapitel 3.5 E‑POSTBRIEF prüfen, Zustelloptionen anpassen und versenden ).

7. Optional: Um Ihr Postausgangsfach auf dem E‑POSTBUSINESS BOX-Server zu prüfen,wählen sie Start > Programme > E‑POSTBUSINESS BOX > Mailbox (siehe Kapitel5.7 Versendete E‑POSTBRIEFE prüfen).

Ihr E‑POSTBRIEF wird in Ihrem Postausgang angezeigt.Mehrmals täglich werden die auf dem E‑POSTBUSINESS BOX-Server gesammeltenE‑POSTBRIEFE auf den Server der Deutschen Post DHL übertragen und an die Emp-fänger gesendet.Ein E‑POSTBRIEF kommt also nicht sofort beim Empfänger an, Sie müssen Zeit für dieAbholintervalle und die Verarbeitung im Rechenzentrum der Deutschen Post AG einkal-kulieren.Die Abholintervalle legt Ihr fachlicher Betreuer fest.

2

Vorgehen

Ergebnis

Ergebnis

2 Kurzanleitung zum Schnellstart


Elektronische oder postalische E‑POSTBRIEFEsenden

Finden Sie alle Informationen zum Versenden von E‑POSTBRIEFEN mit der Client-Anwendung Connect.Mit der Client-Anwendung Connect können Sie sowohl elektronische als auch postalischeE‑POSTBRIEFE versenden.Ausschließlich elektronische E‑POSTBRIEFE können Sie alternativ mit Ihrem E-Mail-Programm (z. B. Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird) senden und empfangen.Weitere Informationen finden Sie unter 6. Elektronische E‑POSTBRIEFE mit einem E‑Mail-Programm senden und empfangen.

ü Sie oder Ihr technischer Betreuer haben die Client-Anwendungen zum Senden und Le-sen von E‑POSTBRIEFEN auf Ihrem Arbeitsplatzrechner installiert.Weitere Informationen finden Sie unter 7.2 Client-Anwendungen installieren.

ü Ein Textverarbeitungs-Programm ist installiert (z. B. MS Word, OpenOffice, LibreOffice).ü Ein PDF-Viewer (z. B. Adobe Reader) ist installiert.Sie haben grundsätzlich folgende Möglichkeiten beim Erstellen von E‑POSTBRIEFEN: Siekönnen▪ E‑POSTBRIEFE elektronisch oder physisch zustellen.▪ Einzel- oder Serienbriefe versenden.▪ E‑POSTBRIEFE optional einem sogenannten Freigeber zuordnen, der sie vorher prüft.

Je nach Konfiguration kann es sein, dass aus Gründen der Qualitätssicherung auto-matisch ein Freigeber zugeordnet ist.Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuchunter Freigeber festlegen.

▪ Wenn Sie Rechnungsversand nutzen: Rechnungen mit vorausgefüllten Überweisungs-trägern versenden.Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuchoder im E‑POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden Rechnungsversand.

Dokumentvorlage herunterladenLaden Sie eine Dokumentvorlage herunter, die Ihrem Corporate Design entspricht und mitder E‑POSTBUSINESS BOX kompatibel ist.Eine Dokumentvorlage brauchen Sie aus 2 Gründen:▪ um sicherzustellen, dass Ihre E‑POSTBRIEFE formal korrekt sind und die

E‑POSTBUSINESS BOX sie ohne manuelles Nachbearbeiten senden kann.▪ damit Ihre E‑POSTBRIEFE die Designvorgaben Ihres Unternehmens erfüllen

ü Sie oder Ihr fachlicher Betreuer haben mindestens eine unternehmensspezifische Doku-mentvorlage erstellt und als fachlicher Betreuer zentral bereitgestellt.Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuchoder in der E‑POSTBUSINESS BOX Kurzanleitung Dokumentvorlagen unter Dokument-vorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen.

3

Voraussetzung

3.1

Voraussetzung

3 Elektronische oder postalische E‑POSTBRIEFE senden


1. Wählen Sie (unter Microsoft Windows) den MenüpunktStart > Programme > E‑POSTBUSINESS BOX > Connect.

2. Wählen Sie den Menüpunkt Datei > Vorlagen.

Ein Dialogfenster erscheint.3. Öffnen Sie eine der angezeigten Dokumentvorlagen und speichern Sie sie im Vorlagen-

verzeichnis Ihres Textverarbeitungsprogramms. Fragen Sie im Zweifelsfall Ihren fachli-chen Betreuer.

E‑POSTBRIEF erstellen und anzeigenErstellen Sie einen E‑POSTBRIEF, und stellen Sie technisch und inhaltlich sicher, dass erversendet werden kann.

ü Sie haben mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm (z. B. MS Word, OpenOffice) ein An-schreiben im Format DIN A4 Hochformat erstellt und sichergestellt, dass Schriften(Fonts) eingebettet sind.

TIPP

Qualität von Druck und Layout sicherstellenNutzen Sie eine unternehmensspezifische Dokumentvorlage, die Ihr fachlicher Be-treuer bereitgestellt hat.Weitere Informationen finden Sie unter 3.1 Dokumentvorlage herunterladen.

ACHTUNG

Wie Sie E‑POSTBRIEFE im Format PDF versendenWenn Sie Ihre E‑POSTBRIEFE im Format PDF erzeugen (z. B. um sie in diesem For-mat auch zu archivieren), müssen Sie sie mit der Funktion Verzeichnis einlesen ver-senden.Würden Sie sie wie im Folgenden beschrieben mit dem Drucker E‑POSTBUSINESSBOX Printer versenden, wäre die Druckqualität beeinträchtigt.Weitere Informationen über die Funktion Verzeichnis einlesen finden Sie unter4.2 Massensendungen im PDF-Format generieren und schneller versenden.

ü Optional: Um die Anschreiben als Rechnungen zu versenden, die Rechnungsversandunterstützen, haben Sie die nötigen Steuerungszeichen und Rechnungsdaten eingefügt.Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuchoder im E‑POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden Rechnungsversand unter Rech-nungsversand einrichten.

ü Sie haben sichergestellt, dass Ihr physischer Brief einschließlich Anhang den Umfangeines Großbriefs nicht überschreitet:ü maximal 94 Blätter bei einseitigem Druck (Simplex-Druck)ü maximal 188 Seiten bei beidseitigem Druck (Duplex-Druck)

Vorgehen

Ergebnis

3.2

Voraussetzung



ü Wenn Sie unter Apple macOS eine Textverarbeitungsanwendung wie LibreOffice oderOpenOffice benutzen, haben Sie sichergestellt, dass die Anwendung den systemweitenDruckdialog nutzt.Dazu haben Sie den anwendungseigenen Druckdialog ausgeschaltet.Weitere Informationen finden Sie unter 7.2 Client-Anwendungen installieren.

1. Wählen Sie Datei > Drucken.2. Wählen Sie den Drucker:

▪ Unter Microsoft Windows (z. B. im Fall von Microsoft Word) mit E‑POSTBUSINESSBOX Printer.Das Dialogfenster Drucker einrichten erscheint.

▪ Unter Apple OS X mit An E‑POSTBUSINESS BOX Connect senden (Abbildung3.2-1 auf Seite 7).

Abbildung 3.2-1 Anschreiben unter macOS mit An E‑POSTBUSINESS BOX Connect senden drucken

3. Starten Sie den Druckauftrag.

Ein Anmelde-Dialogfenster erscheint.4. Melden Sie sich mit Ihrem E‑POSTBUSINESS BOX-Benutzernamen und Passwort an,

die Sie per E‑Mail oder von Ihrem technischen Betreuer persönlich erhalten haben (vor-eingestellt ist Ihre Windows-Kennung).

Vorgehen

Ergebnis



Die Client-Anwendung Connect prüft im Hintergrund Ihren E‑POSTBRIEF und erscheintnach einigen Sekunden am Bildschirm.Ihr E‑POSTBRIEF wird in der Vorschau angezeigt (siehe Abbildung 3.2-2 auf Seite8).

Abbildung 3.2-2 Anschreiben versandfertig machen

5. Prüfen Sie Ihr Anschreiben in der Vorschau.

Ergebnis



ACHTUNG

Möglicher Informationsverlust am linken SeitenrandWarum müssen Sie Ihre E‑POSTBRIEFE vor dem Versenden prüfen?Während des Druckprozesses werden am linken Seitenrand jedes Blatts Informatio-nen aufgedruckt, die für die automatische Verarbeitung nötig sind. Damit das möglichist, überdeckt die Client-Anwendung Connect die Sperrflächen am linken Seitenrandautomatisch mit weißer Farbe.Typischerweise betrifft das nur Falzmarken. Es kann aber beispielsweise auch vor-kommen, dass Grafik- oder Text-Elemente in Ihrem Anschreiben die Sperrfläche amlinken Seitenrand berühren.In Einzelfällen können also Informationen verloren gehen.Weitere Informationen über die automatische Fehlerkorrektur finden Sie unter3.2.2 Automatische Fehlerkorrektur – worauf muss ich achten?.

6. Wenn die Vorschau Fehlermeldungen anzeigt oder wenn die automatische Fehlerkor-rektur zu unerwünschten Ergebnissen führt, wählen Sie Abbrechen (siehe Abbildung3.2-2 auf Seite 8, Position 2) und passen das Layout Ihres Anschreibens an.

Wenn das Anschreiben technisch fehlerfrei ist, ist die Schaltfläche Senden aktiv (sieheAbbildung 3.2-2 auf Seite 8, Position 3).

Weiteres VorgehenWenn das Anschreiben fehlerfrei ist, können Sie die Versandoptionen festlegen und denE‑POSTBRIEF versenden. Weitere Informationen finden Sie unter 3.5 E‑POSTBRIEF prü-fen, Zustelloptionen anpassen und versenden.

Fehler beim Erstellen von E‑POSTBRIEFEN behebenDie folgende Tabelle zeigt mögliche Fehlermeldungen, deren Ursachen Sie selbst behebenkönnen.

Fehlermeldung Bedeutung Lösung

Die Adresse hat wenigerals zwei Zeilen!

Die Mindestanzahl erforderli-cher Adresszeilen (z. B. beiGroßkunden: Empfänger undPLZ/Ort) ist unterschritten.

Adresse prüfen und Mindestan-zahl an Zeilen angeben.Prüfen, ob die Empfänger-Adresse vollständig im Adress-fenster positioniert ist.Siehe Empfängeradresse formalkorrekt erfassen

Die Adresse hat mehr alssechs Zeilen!

Die maximal erlaubte Anzahlan Adresszeilen ist überschrit-ten.

Adresse neu anordnen, um Zeileneinzusparen.Siehe Empfängeradresse formalkorrekt erfassen

Die letzte Zeile der Adres-se enthält keine gültigePostleitzahl oder Länder-bezeichnung!

Die Adressüberprüfung findetkeine 5stellige Postleitzahloder gültige Länderkennung.Ursachen:▪ Ungültiges Adressformat

Adresse auf korrekte Postleitzahlund eventuell vorhandene Länder-kennung (z. B. SCHWEIZ) prüfen.Position der Adresse prüfen.Verwendete Schriftart im Bereichder Adresse prüfen:

Ergebnis

3.2.1



Fehlermeldung Bedeutung Lösung▪ Falsche Position der Adres-

sangaben▪ Nicht-auswertbare Schriftart

im Adressbereich

▪ Verwenden Sie beispielsweiseStandard- Schriftarten wie Ari-al oder Times New Roman.

▪ Vermeiden Sie Formatierun-gen wie unterstrichen, kursivoder Fonts in „Schreibschrift“

▪ Vermeiden Sie Farben, Hinter-grundfarben, Raster und sons-tige Verzierungen

▪ Verwenden Sie ganzzahligeSchriftgrößen.

▪ Vermeiden Sie Bilder.Siehe Empfängeradresse formalkorrekt erfassen, Grafiken korrektformatieren und aus Sperrflächenheraushalten

In den Adresszeilen wirdein nicht unterstützter Fontverwendet!

Eine ungültige Schriftart verhin-dert die Auswertung der Adres-sangaben.

Verwendete Schriftart prüfen. Ver-wenden Sie beispielsweiseStandard-Schriftarten wie Arialoder Times New Roman.

Kein Adressbereich fürdiese Falz definiert!

Für den angegebenen Falztypwird keine Adresse gefunden.

Fehler in der Konfiguration derAdressüberprüfung.Technischen Betreuer benachrich-tigen.

Ein Bild befindet sich imAdressbereich!

Ein Bildelement oder eine zumBild umgesetzte Schrift befin-det sich im Adressbereich.

Alle grafischen Elemente aus demBereich des Adressfelds entfer-nen.Siehe Grafiken korrekt formatierenund aus Sperrflächen heraushal-ten

Linker Seitenrand auf Sei-te x überschritten

Der Seitenrand der Vorlagenüberschreitet die vom Systemvorgegebenen Abstände zumSeitenrand.

Linken Seitenrand anpassen.Siehe Übersicht: Wo genau liegendie Sperrflächen, die ich beachtenmuss?

Seitenverhältnis nicht DINA4 auf Seite x

Das Dokument oder eine Seitedes Dokuments ist nicht imFormat DIN A4.

Seitenformate auf DIN A4 anpas-sen.Siehe Papierformat und Seiten-ränder korrekt einstellen

Leerräume für Datamatrixverletzt

Im Adressbereich wird dieSperrfläche für das Aufdruckeneiner sogenannten Datamatrixim Adressfeld verletzt. Die Da-tamatrix wird beim Druckendes E‑POSTBRIEFS im Re-chenzentrum benötigt.

Adresse an die vorgegeben Sperr-flächen anpassen.Siehe Übersicht: Wo genau liegendie Sperrflächen, die ich beachtenmuss?



Fehlermeldung Bedeutung Lösung

Unbekannte Länderken-nung '<...>'

Prüfen Sie folgende möglicheUrsachen:▪ Wenn die Länderkennung

an sich korrekt ist, enthältdie Auslandsadresse mögli-cherweise eine inkompatib-le Schriftart.

▪ Sie haben versucht, einePDF-Datei mit Connect zusenden, indem Sie Connectüber den Druckdialog star-ten.

Versuchen Sie je nach Fehlerur-sache Folgendes:▪ Bitten Sie den technischen Be-

treuer, unterE‑POSTBRIEF > Konfigurati-on > Korrektur sicherzustel-len, dass das KontrollkästchenLeerzeichen erkennen nichtmarkiert ist.

▪ Starten Sie Connect, und im-portieren Sie die PDF-Dateidann unter Datei > Öffnen.

Tabelle 3.2-1 Fehlermeldungen E‑POSTBUSINESS BOX

Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unterTroubleshooting: Fehler in Dokumentvorlagen und E‑POSTBRIEFEN identifizieren und ver-meiden.

Automatische Fehlerkorrektur – worauf muss ich achten?Aus technischen Gründen ist es nötig, dass bestimmte Sperrflächen im Adressfeld und amlinken Rand nicht bedruckt sind. Dies wird automatisch sichergestellt.Die Client-Anwendung Connect korrigiert Layout-Fehler in Ihren Anschreiben automatisch,wenn die Sperrflächen am linken Seitenrand berührt sind.

Den Inhalt von Anhängen, die Sie hinzufügen, verkleinert das System nötigenfalls im erfor-derlichen Maß.Außerdem zeigt es Layout-Fehler im Adressfeld an, die es nicht automatisch korrigierenkann.Dieses Kapitel beschreibt die Wirkungsweise der automatischen Fehlerkorrektur und zeigt,worauf Sie achten müssen.Die automatische Korrektur von Layout-Fehlern ist hilfreich, wenn Sie auf das Layout vonBriefen keinen Einfluss haben. Das ist beispielsweise der Fall, wenn Sie▪ Briefe versenden, die Sie als PDF-Dateien von einem Dienstleister erhalten (z. B. Ge-

haltsabrechnungen)▪ Briefe mit einem Dokumenten-Management-System erzeugen, das sich nur unter gro-

ßem Aufwand anpassen ließe

3.2.2



ACHTUNG

Warum Dokumentvorlagen für E‑POSTBRIEFE erstellen?Bei der automatischen Fehlerkorrektur können Informationen verloren gehen oder andersals gewünscht dargestellt werden.Wenn Sie das Layout Ihrer E‑POSTBRIEFE beeinflussen können, empfehlen wir deshalb,alle Briefe mit Hilfe von Dokumentvorlagen oder elektronischem Briefpapier zu erstellen.Damit stellen Sie sicher, dass das Layout sowohl den Vorgaben des E‑POST Systems wieauch Ihren eigenen Design-Vorgaben entspricht und alle Informationen wunschgemäß ge-druckt werden.Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuchoder in der E‑POSTBUSINESS BOX Kurzanleitung Dokumentvorlagen unter Dokument-vorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen.

Die automatische Fehlerkorrektur wirkt auf zweierlei Weise: Wenn das System feststellt,dass Text- oder Grafikelemente die Sperrflächen▪ im Anschreiben überdecken (am linken Seitenrand aller Seiten), dann werden die be-

treffenden Stellen geweißt.Hier können also Informationen verloren gehen.

▪ in nachträglich zugefügten Anhängen überdecken (am linken Seitenrand), dann werdendie betreffenden Seiten verkleinert und nach rechts verschoben.Hier können Informationen nicht verloren gehen.

In seltenen Fällen können durch das Weißen inhaltliche Informationen verloren gehen. DamitSie das prüfen und vermeiden können, zeigt das System an, wo Stellen geweißt werden.Die folgenden Beispiele illustrieren, worauf Sie achten müssen.

Fehlerkorrekturdurch Weißen



Beispiel 1Ein Logo ragt in die Sperrfläche am linken Seitenrand hinein (Abbildung 3.2-3 auf Seite13, Position 1).Das System zeigt die Ursache der Fehler in grüner Schrift an (Abbildung 3.2-3 auf Seite13, Position 2).

Abbildung 3.2-3 Automatisch korrigierte Fehler

Beispiel 2Die Adresse ist zu weit unten, das System findet keine Postleitzahl (Abbildung 3.2-4 aufSeite 13, Position 2).Es ist in diesem Fall technisch nicht möglich, den Brief zu versenden. Eine rote Fehlermel-dung beschreibt die Ursache des Fehlers (Abbildung 3.2-4 auf Seite 13, Position 1).

Abbildung 3.2-4 Nicht automatisch korrigierbarer Layout-Fehler

Beim Verkleinern von Anhängen erscheint eine Meldung (Abbildung 3.2-5 auf Seite 14,Fehlerkorrekturdurch Verkleinern



Position 1).

Abbildung 3.2-5 Fehlerkorrektur: Meldung bei Verkleinern

Wenn Sie den Anhang in der Vorschau prüfen, stellen Sie in unserem Beispiel Folgendesfest (Abbildung 3.2-6 auf Seite 14):▪ Die erste Seite des Anhangs wird verkleinert und nach rechts verschoben, weil der Text

in die Sperrfläche am unteren Teil des linken Seitenrands hineinragt (roter Pfeil in Abbil-dung 3.2-6 auf Seite 14).

▪ Die zweite Seite des Anhangs bleibt unverändert (gelber Pfeil in Abbildung 3.2-6 aufSeite 14), weil der Text aufhört, bevor die Sperrfläche am unteren linken Seitenrand be-ginnt (sie erstreckt sich ungefähr über die beiden unteren Drittel der Seite).

Abbildung 3.2-6 Verkleinern von Seiteninhalten



Anhänge anfügenFügen Sie Anschreiben (Briefen) Anhänge hinzu.Sie können▪ einem oder mehreren Anschreiben (Briefen) identische Anhänge (weitere Seiten) hinzu-

fügen (z.B. AGB).▪ einem einzelnen schon bestehenden Anschreiben (Brief) weitere individuelle Anhänge

(z. B. eine Rechnung) hinzufügen.Welche Anhänge Sie hinzufügen können, hängt vom Versandweg ab:▪ Tauschen Sie Daten mit Ihren Geschäftspartnern aus, indem Sie elektronische

E‑POSTBRIEFE mit Anhängen beliebigen Formats versenden (z. B. *.ZIP. Einzige Vor-aussetzung: Der Anhang enthält keine Viren. Dateianhänge mit Schadsoftware lehnt dasE‑POST System ab.Sie können E‑POSTBRIEFE für den elektronischen Datenaustausch verwenden, indemSie beispielsweise▪ Bestandslisten im Format csv versenden

▪ Rechnungen im Format TIFF versenden, die Sie mit einer entsprechenden rech-nungsverarbeitenden Software erstellen

▪ Anhänge postalisch versendeter E‑POSTBRIEFE müssen Text-Dokumente sein. Siekönnen aus unterschiedlichen Quellen stammen. Sie können▪ als PDF-Dateien im Format PDF/A-1b vorliegen▪ in Systemen zum Generieren von Dokumenten (z. B. Textverarbeitungssystem) vor-

liegenIn diesem Fall können Sie einen Anhang direkt aus Ihrem System heraus anfügen,ohne vorher PDF-Dateien erzeugen zu müssen.

▪ als Standard-Beilage zentral bereitgestellt seinWeitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuchunter Standard-Beilagen bereitstellen und automatisch hinzufügen.

E‑POSTBRIEFE können mehrere Anhänge haben.Wenn ein E‑POSTBRIEF physisch zugestellt wird, wird die Anlage automatisch als Fortset-zung des E‑POSTBRIEFS gedruckt.Eine Anlage ist also Teil des E‑POSTBRIEFS und ist an das Anschreiben angehängt.Die Seitenzahl des E‑POSTBRIEFS wird um die Seitenzahl der Anlage erhöht.

ACHTUNG

Größenbegrenzung beachten▪ Entsprechend den vertraglichen Bestimmungen des E‑POSTBRIEFS können Sie

E‑POSTBRIEFE bis zu einer maximalen Größe von 20 MB senden.▪ Physisch zugestellte E‑POSTBRIEFE können maximal den Umfang eines Großbriefs

haben:▪ maximal 94 Blätter bei einseitigem Druck (Simplex-Druck)▪ maximal 188 Seiten bei beidseitigem Druck (Duplex-Druck)

ü Sie haben einen E‑POSTBRIEF erstellt, der in der Client-Anwendung Connect in derVorschau angezeigt wird.

ü Sie haben sichergestellt, dass Schriften (Fonts) eingebettet sind.

3.3

Voraussetzung




ü Sie haben sichergestellt, dass die Sperrflächen an den Seitenrändern des Anhangsnicht bedruckt sind.Weitere Informationen über die Layout-Anforderungen, die Ihre Dokumente erfüllenmüssen, finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unter Trouble-shooting: Fehler in Dokumentvorlagen und E‑POSTBRIEFEN identifizieren und vermei-den.

HINWEIS

Das System bricht die Verarbeitung des Serienbriefs ab, wenn ein Anhang denLayout-Anforderungen nicht genügt. Der Anhang lässt sich dann nicht löschen.



ü Bei Anlagen im Format PDF haben Sie Folgendes sichergestellt:ü Die PDF-Datei hat Hochformat DIN A4.

ACHTUNG

Layoutü Querformate sind nicht möglich.ü Sie müssen die gleichen Sperrflächen an den Seitenrändern beachten, die Sie

auch für das Anschreiben beachten müssen.

ü Wenn Sie die PDF-Datei z. B. mit Adobe Acrobat Distiller erstellen, haben Sie in denPDF-Einstellungen Folgendes beachtet:ü Die PDF-Datei hat das Dateiformat PDF/A-1b. Schriften (Fonts) sind dann einge-

bettet. Sind die Schriften nicht eingebettet, kann Ihre PDF-Datei im Rechenzen-trum nicht verarbeitet werden.

ACHTUNG

Schriften einbettenWenn sich Ihr elektronisches Briefpapier nicht im Format PDF/A-1b exportie-ren lässt, dann stellen Sie sicher, dass die im Dokument enthaltenen Schriftenin die PDF-Datei eingebettet werden.Dies ist eine Standardoption Ihres Textverarbeitungssystems (z. B. MicrosoftWord, OpenOffice, LibreOffice und so weiter).Sie müssen dazu sicherstellen, dass die Schrift auf dem Arbeitsplatzrechnerinstalliert ist.Ein Beispiel finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuchunter Dokumentvorlage anpassen und testen in Schritt 3.

ü Um eine optimale Druckqualität zu erreichen, hat die PDF-Datei die von unsempfohlene Druckauflösung von 300 dpi.

ü Die maximale Dateigröße ist 1 MB.ü Um optimale Farbtreue sicherzustellen, verwenden Sie zum Erstellen der PDF-

Datei ein geeignetes Programm (z. B. einen PDF-Konverter wie Adobe AcrobatDistiller) und legen als Farbraum CMYK (ISO Coated v2) fest.

HINWEIS

Warum den Farbraum CMYK verwenden?Dokumente, die nicht im CMYK-Farbraum sind (dies gilt auch für Sonderfar-ben wie etwa Pantone-Farbräume), konvertiert das System automatisch nachCMYK (entweder in der Client-Anwendung Connect oder beim Druckdienst-leister). Dabei kann es passieren, dass sich die Farben des gedruckten Doku-ments von denen des originalen, digitalen Dokuments unterscheiden.Die meisten Büroanwendungen (z. B. Microsoft Word) verwenden den Farb-raum RGB. Weil der CMYK-Farbraum kleiner ist als der RGB-Farbraum, kön-nen im Offsetdruck nicht alle, z. B. am Monitor verfügbaren, Farben reprodu-ziert werden. Bei E‑POSTBRIEFEN, die Sie mit diesen Anwendungen erstel-len, kann es durch das Konvertieren nach CMYK deshalb zu Verschiebungender Farbwerte kommen.



ü Sie haben die PDF-Datei entweder lokal gespeichert oder sie auf einem Netzlauf-werk abgelegt, das über eine Verbindung mit Laufwerksbuchstaben verbunden ist.

1. Wählen Sie Anhang hinzufügen.

Das Dialogfenster Empfang weiterer Seiten aktiv erscheint.2. Optional: Wenn der Anhang nicht auf einem neuen Blatt beginnen soll, sondern auf der

nächsten freien Seite Ihres Anschreibens, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Aufneuem Blatt beginnen.Beispiel: Ihr Anschreiben umfasst 1 Seite. Standardmäßig beginnt der Anhang aufBlatt 2, also auf Seite 3. Wenn Sie das Kontrollkästchen deaktivieren, beginnt der An-hang auf Seite 2.

3. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:▪ Wenn Sie eine PDF-Datei als Anhang hinzuzufügen wollen, wählen Sie Datei aus-

wählen, und selektieren Sie die PDF-Datei.▪ Um den Anhang allen Briefen eines Serienbriefs hinzuzufügen wollen, markieren Sie

das Kontrollkästchen Zu allen Briefen hinzufügen.Andernfalls wird der Anhang nur dem aktuellen Brief hinzugefügt.

▪ Wenn Sie den Anhang (z. B. eine Rechnung) aus einem anderen System zum Ge-nerieren von Dokumenten (z. B. MS Word) heraus anhängen wollen, tun Sie Folgen-des:

ACHTUNG

Sie dürfen beim Wechseln zu Ihrem System, mit dem Sie die Anhänge generie-ren, das Dialogfenster Empfang weiterer Seiten aktiv nicht schließen, es mussgeöffnet sein.

a. Stellen Sie sicher, dass Schriften (Fonts) eingebettet sind (z. B. bei Word 2010unter Datei > Optionen > Speichern > Schriftarten in der Datei einbetten).

b. Drucken Sie die Datei aus Ihrem System mit dem E‑POSTBRIEF-Drucker.Das Dialogfenster Anhang wurde angenommen erscheint.

c. Bestätigen Sie mit OK.d. Optional: Um zu prüfen, ob der Anhang korrekt hinzugefügt wurde, wählen Sie

Anzeigen.

HINWEIS

Das Anfügen von Anhängen bei einem Serienbrief kann bei einer größeren Zahl vonBriefen einige Minuten dauern.

Rechnungen sendenSenden Sie Rechnungen mit Rechnungsversand. Postalische Rechnungen haben dann ei-nen vorausgefüllten Überweisungsträger. Elektronische Rechnungen kann der Empfängerohne Medienbruch per Mausklick bezahlen.Damit das System Rechnungsdaten automatisch verarbeiten kann, muss es die Rechnungs-daten (Verwendungszweck, Betrag) erkennen können.

Vorgehen

Ergebnis

3.4



Die E‑POSTBUSINESS BOX lässt verschiedene Methoden zu, einer Rechnung die Rech-nungsdaten mitzugeben. Der fachliche Administrator konfiguriert die gewünschte Methode.Wir beschreiben in diesem Kapitel nur die sogenannte heuristische Methode: Das Systemerkennt damit Rechnungsdaten automatisch, Sie prüfen das Ergebnis und passen es an.Das System behält Ihre Einstellungen für den nächsten Brief.Die heuristische Methode ist für einzelne Rechnungen gut geeignet. Um Rechnungen perMassenversand zu versenden, sind andere Methoden besser geeignet. Der fachliche Admi-nistrator konfiguriert eine davon.Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch oderim E‑POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden Rechnungsversand unter Rechnungsver-sand: Welche Methode ist für mich die richtige?.

ACHTUNG

ZUGFeRD: Kein elektronischer Datenaustausch mit ConnectSie können einzelne Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellen und manuell mit derClient-Anwendung Connect versenden.Connect interpretiert und verwendet die Metadaten dann zwar nach dem ZUGFeRD-Standard, gibt sie aber nicht weiter. Die Rechnungsdaten sind im elektronischenE‑POSTBRIEF, den der Empfänger im Format PDF erhält, somit nicht mehr als Metada-ten enthalten.Wie Sie das ZUGFeRD-Format für den elektronischen Datenaustausch nutzen, steht imE‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch oder im E‑POSTBUSINESS BOXEinrichtungsleitfaden Rechnungsversand unter Rechnungsdaten im ZUGFeRD-Format inPDF-Dateien einbetten.

Bei Bedarf passen Sie den Belegschlüssel an. Beispiel: Als Kassenwart einer gemeinnützi-gen Organisation erinnern Sie Ihre Mitglieder an den Jahresbeitrag: Auf den Überweisungs-trägern soll der Belegschlüssel 06 für Spenden erscheinen.

ü Der fachliche oder technische Betreuer hat Rechnungsversand aktiviert und die heuristi-sche Methode konfiguriert. Weitere Informationen finden Sie imE‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch oder im E‑POSTBUSINESS BOXEinrichtungsleitfaden Rechnungsversand unter Rechnungsdaten mit Heuristik erkennen.

1. Erstellen Sie eine Rechnung. Damit die automatische Rechnungserkennung (Heuristik)die Rechnungsdaten ermitteln kann, stellen Sie darin Folgendes sicher:▪ Der Rechnungsbetrag erfüllt folgende Anforderungen:

ACHTUNG

Beachten Sie folgende Anforderungen:▪ Der Rechnungsbetrag hat zwei Dezimalstellen, z. B. „1200,00“.

Sie dürfen die Cent-Beträge nicht durch ein Minuszeichen („-“) ersetzen. In un-serem Beispiel wäre also „1200,-“ ungültig.

▪ Der Rechnungsbetrag hat keine vorangestellten Nullen. Nicht zulässig ist z. B.„01,00“.

▪ Tausendertrennzeichen sind nicht zulässig. „1.200,00“ wäre also ungültig.

▪ Der E‑POSTBRIEF enthält genau 2 Verwendungszwecke: z. B. Kundennummerund Rechnungsnummer.

Voraussetzung

Vorgehen



▪ Die Zeichenfolgen für die Verwendungszwecke folgen dem SEPA-Standard, z. B.„Rechnungsnummer 12345“ und „Kundenummer 54321“.

HINWEIS

Welche und wie viele Zeichen sind möglich?▪ Der Verwendungszweck darf maximal 35 Zeichen haben.▪ Folgende Zeichen sind nach dem EBICS-Standard (Anlage 3 der Schnittstel-

lenspezifikation für die Datenfernübertragung zwischen Kunde und Kreditinsti-tut gemäß DFÜ-Abkommen) für SEPA-Überweisungen zulässig:

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ' : ? , - ( + . ) /Leerzeichen (Space)

▪ Die Zahlen für Rechnungsnummer und Kundennummer haben mindesten 5 Stellen.Fügen Sie gegebenenfalls führende Nullen hinzu, z. B. „Rechnungsnummer 02345“und „Kundenummer 04321“ (Abbildung 3.4-1 auf Seite 20, Position 1).

Abbildung 3.4-1 Beispiel: Rechnung mit Rechnungsdaten

2. Drucken Sie die Rechnung, um sie in der Client-Anwendung Connect in der Vorschauanzuzeigen.Weitere Informationen finden Sie unter 3.2 E‑POSTBRIEF erstellen und anzeigen.

3. Markieren Sie auf der Registerkarte ZahlungsPlus (Abbildung 3, Position 1) das Kon-trollkästchen Automatische Ermittlung verwenden (Abbildung 3, Position 2).



Abbildung 3.4-2 Rechnungsdaten mit Heuristik erkennen

Das System zeigt Rechnungsdaten an, die es automatisch ermittelt.In unserem Beispiel schlägt das System für Verwendundungszweck2 („Kundennum-mer“) korrekt 04321 als Kundennummer vor (Abbildung 3, Position 3).

Die Heuristik schlägt aber auch mehrere Kandidaten vor, die ebenfalls als Kundennum-mern in Frage kommen:▪ 12345: in unserem Beispiel die Postleitzahl des Absenders

▪ 54321: die Postleitzahl des Empfängers

▪ 01234: die Rechnungsnummer

4. Wählen Sie in den Listen Rechnungsbetrag (EUR) und Verwendungszweck die Ein-träge, die den tatsächlichen Rechnungsdaten entsprechen.

Das System lernt. Es speichert das Muster, mit dem es die Rechnungsdaten erfolgreichidentifiziert hat. Bei der nächsten Rechnung sind die Listen Rechnungsbetrag (EUR)und Verwendungszweck mit den entsprechenden Werten vorbelegt.In unserem Beispiel schreiben Sie „Kunden-Nummer“ (mit Bindestrich).Die Heuristik schlägt aber „Kundennummer“ vor: Das ist die Einstellung aus einem vori-gen Brief, die das System sich gemerkt hat.

Ergebnis

Ergebnis



Prüfen Sie also Schreibweise und Wert der vorgeschlagenen Verwendungszwecke.Beispiel: Im nächsten Brief versenden Sie eine Mitgliedsbeitrags-Rechnung. „Kunden-nummer“ korrigieren Sie in „Mitgliedsnummer“. Die „Rechnungsnummer“ korrigieren Siein „Jahresbeitrag“, das Jahr „2015“ erfassen Sie manuell (weil das System nur mindes-tens 5-stellige Zeichenfolgen automatisch erkennen kann).

ACHTUNG

Keine Gewähr für richtig erkannte RechnungsdatenDie Heuristik der Mustererkennung erleichtert das Erstellen von Rechnungen.Wir können jedoch keine Gewähr geben, dass das Ergebnis der Mustererkennungkorrekt ist.Prüfen Sie jede Rechnung einzeln.

5. Optional: Wählen Sie den Belegschlüssel an, der auf dem gedruckten Überweisungs-träger erscheinen soll (Abbildung 4, Position 1).

Abbildung 3.4-3 Belegschlüssel wählen

6. Um den vorausgefüllten SEPA-Überweisungsträger zu prüfen, der bei physischem Ver-sand gedruckt und der Rechnung beigelegt wird, wählen Sie Anzeigen.

7. Damit das System automatisch eine Leerseite einfügt, um das Drucken des Formularsauf der Briefrückseite zu verhindern, tun Sie Folgendes:a. Wenn Sie mehrere Briefe versenden: Markieren Sie auf der Registerkarte Ihr

E‑POSTBRIEF das Kontrollkästchen alle Briefe anpassen.b. Wählen Sie auf der Registerkarte Ihr E‑POSTBRIEF unter Dokumenteinstellungen

die Produktionsart beidseitig.

8. Um die Rechnungsdaten für mehrere Rechnungen automatisch zu ermitteln (z. B. beiSerienbriefen oder einem Verzeichnis mit Rechnungen im Format PDF, das Sie einle-sen), tun Sie Folgendes:



a. Markieren Sie auf der Registerkarte Ihr E‑POSTBRIEF das Kontrollkästchen alleBriefe anpassen.

b. Bestätigen Sie die Abfrage.c. Prüfen Sie, ob das System die Rechnungsdaten korrekt ermittelt hat.

E‑POSTBRIEF prüfen, Zustelloptionen anpassen und versen-denNachdem Sie Ihren Einzel- oder Serienbrief als E‑POSTBRIEF erstellt und eventuell Anhän-ge hinzugefügt haben, prüfen Sie den E‑POSTBRIEF und legen Zustelloptionen fest.Sie haben folgende Möglichkeiten:▪ Sie können festlegen, ob der E‑POSTBRIEF elektronisch oder physisch zugestellt wer-

den soll.▪ Sie können die E‑POST Adresse des Absenders festlegen, welche das System für

den Versand Ihres elektronischen E‑POSTBRIEFS nutzt. Dabei können Sie entweder Ih-re persönliche E‑POST Adresse wählen oder die eines Gruppenpostfachs.

▪ Für den Fall der physischen Zustellung können Sie Druckoptionen (Farbe/Schwarz-Weiß, Einseitiger Druck/Duplex) festlegen.

▪ Mithilfe der Freigabe-Funktion können Sie E‑POSTBRIEFE einem weiteren Anwenderzuordnen, der sie nach dem Vier-Augen-Prinzip prüft und freigibt. Weitere Informationenzur Freigabe-Funktion finden Sie unter 5.2 E‑POSTBRIEFE freigeben.

▪ Um Portokosten zu sparen, können Sie mehrere E‑POSTBRIEFE zu einem einzigen zu-sammenführen. Weitere Informationen finden Sie unter 3.6 E‑POSTBRIEFE zusammen-führen.

▪ Sie können den vom fachlichen Betreuer vorgegebenen Standardtext (Trägernachricht)für das Anschreiben Ihres E‑POSTBRIEFS individuell anpassen (gilt nur für elektro-nisch zugestellte E‑POSTBRIEFE).

▪ Sie können eine Belegkopie anfordern.Sie können am Ende wählen, welchen der Einstellungen das System für alle geladenenBriefe (z. B. eines Serienbriefs) anwenden soll.

ü Die Schaltfläche Senden ist aktiv.

1. Um den gesamten E‑POSTBRIEF anzuzeigen und inhaltlich zu prüfen, wählen Sie An-zeigen (siehe Abbildung 3.5-1 auf Seite 24, Position 8).

Der E‑POSTBRIEF wird als PDF-Dokument angezeigt. Weitere Informationen zu Behe-bung möglicher Fehler finden Sie▪ im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unter Troubleshooting: Fehler

in Dokumentvorlagen und E‑POSTBRIEFEN identifizieren und vermeiden▪ unter 4.2.1 Troubleshooting: Fehler im Zusammenhang mit PDF-Dateien identifizie-

ren

3.5

Voraussetzung

Vorgehen

Ergebnis



Abbildung 3.5-1 E‑POSTBRIEFE‑POSTBRIEF versenden

2. Legen Sie unter Von (Abbildung 3.5-1 auf Seite 24, Position 2) die Absenderadressefest.Standardmäßig ist Ihre persönliche E‑POST Adresse als Absenderadresse voreinge-stellt.Wenn Ihr fachlicher Betreuer ein Gruppenpostfach (z. B. service@<firmenna-me>.epost.de) angelegt hat, dem Sie als Anwender zugeordnet sind, können Sie dieAdresse des Gruppenpostfachs wählen.

3. Um den Zustellweg zu steuern, haben Sie folgende Möglichkeiten:▪ Um den E‑POSTBRIEF im Rechenzentrum zu drucken und physisch zuzustellen,

markieren Sie das Optionsfeld ausschließlich postalisch (siehe Abbildung 3.5-1auf Seite 24, Position 3).

▪ Wenn Sie die E‑POST Adresse Ihres Empfängers kennen und den E‑POSTBRIEFelektronisch zustellen wollen, tragen Sie sie in das Eingabefeld bevorzugt elektro-nisch ein (siehe Abbildung 3.5-1 auf Seite 24, Position 5).Das System legt als Versandweg automatisch bevorzugt elektronisch fest (sieheAbbildung 3.5-1 auf Seite 24, Position 1).Um die E‑POST Adressen direkt aus Ihrer Textverarbeitung einzulesen, können Siedie Adressen auch in den Bereich unterhalb des Adressfelds einfügen, der in derVorschau grün umrandet ist (siehe Abbildung 3.5-1 auf Seite 24, Position 4).



▪ Wenn Sie die E‑POST Adresse Ihres Empfängers nicht kennen und denE‑POSTBRIEF dennoch elektronisch zustellen wollen, gehen sie folgendermaßenvor:▪ Lassen Sie das Eingabefeld Adresse elektronisch leer.▪ Stellen Sie sicher, dass als Versandweg bevorzugt elektronisch festgelegt ist

(siehe Abbildung 3.5-1 auf Seite 24, Position 1).Die Deutsche Post AG führt einen automatischen Adressabgleich mit dem E‑POSTAdressverzeichnisdurch.Wenn der Empfänger eine E‑POST Adresse hat, wird Ihr E‑POSTBRIEF elektro-nisch zugestellt.Wenn der Empfänger keine E‑POST Adresse besitzt, wird Ihr E‑POSTBRIEF phy-sisch zugestellt.Sie können das Versenden des E‑POSTBRIEFS durch das System prüfen. WeitereInformationen finden Sie unter 5.7 Versendete E‑POSTBRIEFE prüfen.

4. Optional: Wenn Ihr E‑POSTBRIEF physisch zugestellt werden soll, passen Sie unterDruckeinstellungen die vom fachlichen Betreuer festgelegten Standardeinstellungenan.Legen Sie z. B. fest, ob der E‑POSTBRIEF beidseitig und/oder in Farbe gedruckt werdensoll (siehe Abbildung 3.5-1 auf Seite 24, Position 6).

HINWEIS

Duplex-Druck▪ Sie müssen ggf. Duplex-Druck wählen, wenn Sie einen Großbrief senden. Beach-

ten Sie folgende Einschränkungen für E‑POSTBRIEFE einschließlich Anhang:▪ maximal 94 Blätter bei einseitigem Druck (Simplex-Druck)▪ maximal 188 Seiten bei beidseitigem Druck (Duplex-Druck)

▪ Wenn Sie die vom fachlichen Betreuer festgelegten Standardeinstellungen ändern,beachten Sie die unterschiedlichen Preise für Schwarz-Weiß-/Farbdruck sowieSimplex-/Duplex-Druck.

▪ Es ist nicht möglich, innerhalb desselben Druckauftrags zwischen Simplex- undDuplex-Druck zu wechseln. Starten Sie separate Druckaufträge.

HINWEIS

Farb- und Schwarz/Weiß-DruckEs ist nicht möglich, beispielsweise nur die erste Seite farbig und einen Anhang inSchwarz/Weiß zu drucken. Das Entgelt für Farbdruck fällt für den gesamten Brief an.

5. Wählen Sie ein elektronisches Briefpapier (siehe Abbildung 3.5-1 auf Seite 24, Positi-on 7):▪ Wenn Sie Ihre Briefe mit einer Dokumentvorlage erstellen, die bereits alle Layout-

Elemente (z. B. Logo, Kopfzeile etc.) enthält, dann müssen Sie sicherstellen, dassdas System nicht zusätzlich ein eventuell hinterlegtes elektronisches Briefpapier ver-wendet.Das kann der fachliche Betreuer z. B. für das automatische Versenden von Massen-sendungen so konfiguriert haben.Wählen Sie Kein Briefpapier.



▪ Wenn Ihre Organisation verschiedene Briefpapiere benutzt, wählen Sie das zumAnlass passende Briefpapier.Wenn z. B. Ihre Organisation mehrere eigene Marken umfasst, können Sie jeweilsein elektronisches Briefpapier z. B. mit jeweils einem spezifischen Logo verwenden.So können Sie jeder Einzel- oder Massensendung ein passendes Briefpapier zuord-nen.Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administrator-handbuch oder in der E‑POSTBUSINESS BOX Kurzanleitung Dokumentvorlagenunter Elektronisches Briefpapier einrichten.

6. Legen Sie den Mitarbeiter fest, der nach dem Vier-Augen-Prinzip Ihren E‑POSTBRIEFprüfen und freigeben soll:a. Markieren Sie das Kontrollkästchen Zur Prüfung vorlegen (siehe Abbildung 3.5-1

auf Seite 24, Position 11).b. Wählen Sie in der Auswahlliste Freigabe durch den Namen des Mitarbeiters, der Ih-

ren E‑POSTBRIEF prüfen soll (siehe Abbildung 3.5-1 auf Seite 24, Position 9).

Die freigebende Person sieht Ihren E‑POSTBRIEF in ihrem E‑POSTBUSINESS BOXPostfach.Sie gibt den E‑POSTBRIEF frei oder lehnt das Versenden ab und beschreibt, was Sieverbessern müssen.Bis zur Freigabe sehen Sie den E‑POSTBRIEF mit dem Status Warten auf Freigabe inIhrem Postausgang.Weitere Informationen finden Sie unter 5.2 E‑POSTBRIEFE freigeben.Welche Briefe Sie andere Mitarbeitern zum Freigeben vorgelegt haben, sehen Sie in Ih-rem Postfach im Ordner Zur Freigabe vorgelegt.Briefe, die Sie überarbeiten müssen, finden Sie in Ihrem Postfach im Ordner Abge-lehnt.

7. Optional: Um das E‑POSTBRIEF Standard-Anschreiben anzupassen, wählen Sie dieRegisterkarte Erweitert (gilt nur für elektronisch zugestellte E‑POSTBRIEFE) (siehe Ab-bildung 3.5-2 auf Seite 27, Position 1).

Ergebnis



Abbildung 3.5-2 E‑POSTBRIEF Standard-Anschreiben anpassen

8. Wenn das System für einen elektronisch versendeten E‑POSTBRIEF eine Belegkopiesenden soll, markieren Sie das Kontrollkästchen Belegkopie anfordern (siehe Abbil-dung 3.5-2 auf Seite 27, Position 3).Eine Belegkopie weist nach, dass der E‑POSTBRIEF zugestellt werden kann. Sie ist kei-ne Empfangsbestätigung. Die Belegkopie ist kostenlos.Belegkopien lassen sich nur für einzelne E‑POSTBRIEFE mit E‑POST Adresse anfor-dern, für die von vornherein der Versandweg bevorzugt elektronisch festgelegt wur-de (Abbildung 3.5-1 auf Seite 24, Position 1). Wird erst physischer Versand gewählt undder Versandweg nachträglich geändert, wird keine Belegkopie erzeugt. Für Sendungenohne E‑POST Adresse oder für E‑POSTBRIEFE in Massensendungen (z. B. Serienbrie-fe) mit und ohne E‑POST Adressen (hybride Einlieferung) ist keine Belegkopie möglich.Wenn Sie die Option Belegkopie aktiviert haben, erhalten Sie die Belegkopie standard-mäßig in Ihrem Postfach, oder sie wird an ein zentrales Postfach gesendet, das der fach-liche Betreuer festgelegt hat.Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuchunter Belegkopien in einem zentralen Postfach sammeln.

9. Optional: Übernehmen Sie Ihre Einstellungen für alle Anschreiben z. B. eines Serien-briefs:a. Wählen Sie Auf alle Briefe anwenden (siehe Abbildung 3.5-1 auf Seite 24, Positi-

on 10).

Das Dialogfenster Einstellungen übernehmen öffnet sich.b. Markieren Sie die Daten, die für alle Briefe gelten sollen, und bestätigen Sie mit Auf

alle Briefe anwenden.

Ergebnis



HINWEIS

Eine Änderung der Einstellungen (z. B. Auswahl des Farbtyps oder angepasstesAnschreiben) gilt standardmäßig immer nur für den aktuell angezeigten Brief.

10. Um den E‑POSTBRIEF zur weiteren Verarbeitung und Zustellung auf dieE‑POSTBUSINESS BOX zu übertragen, klicken Sie auf Senden (siehe Abbildung 3.5-2auf Seite 27, Position 2).

Es erscheint eine Meldung, dass Ihr E‑POSTBRIEF für den Versand bereitgestellt wur-de.

HINWEIS

Die Client-Anwendung reagiert nicht?Beim Versenden großer Massensendungen kann es vorkommen, dass die Client-Anwendung Connect einfriert und nicht mehr auf Eingaben reagiert.In diesem Fall verarbeitet das System Ihre E‑POSTBRIEFE korrekt, es zeigt diesaber nicht durch eine Fortschrittsanzeige an.Für das Verarbeiten eines E‑POSTBRIEFS , den Sie mit dem E‑POSTBRIEF Dru-ckertreiber erstellen, benötigt die Anwendung etwa eine Sekunde, für das Verarbei-ten einer PDF-Datei, die Sie als Anhang hinzufügen, zusätzlich etwa je eine Sekun-de.Beispiel: Für das Verarbeiten eines Serienbriefs mit 3600 Anschreiben mit je einemPDF-Anhang würde die Anwendung etwa zwei Stunden benötigen.Während der Verarbeitungszeit dürfen Sie die Anwendung nicht beenden oder denArbeitsplatzrechner herunterfahren.Sie werden erst nach 8 Stunden Inaktivität automatisch von den Client-Anwendungen Connect und Mailbox abgemeldet. Damit ist sichergestellt, dass län-ger dauernde Prozesse nicht abgebrochen werden.

Ihr Schreiben wird auf der E‑POSTBUSINESS BOX gespeichert, ist aber noch nichtdem Empfänger zugestellt worden.Um die Durchlaufzeiten Ihrer E‑POSTBRIEFE bis zur Zustellung beim Empfänger mög-lichst kurz zu halten, übermittelt die E‑POSTBUSINESS BOX Ihre E‑POSTBRIEFEmehrfach täglich an das E‑POST System der Deutschen Post AG. Erst das E‑POSTSystem der Deutschen Post DHL stellt Ihre E‑POSTBRIEFE den Empfängern zu.Ein E‑POSTBRIEF kommt also nicht sofort beim Empfänger an, Sie müssen Zeit für dieAbholintervalle und die Verarbeitung im Rechenzentrum der Deutschen Post AG einkal-kulieren.Die Abholintervalle legt Ihr technischer Betreuer fest.Weitere Informationen finden Sie unter 5.7 Versendete E‑POSTBRIEFE prüfen.Ihr fachlicher Betreuer kann ein Versandjournal anzeigen und exportieren.Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuchunter Journal (Posteingangs- und Postausgangsbuch) anzeigen und herunterladen.

Weitere Informationen finden Sie unter▪ 5.7 Versendete E‑POSTBRIEFE prüfen▪ 9.3 Briefformate und Papierqualität beim physischen Drucken von E‑POSTBRIEFEN im

Rechenzentrum

Ergebnis



E‑POSTBRIEFE zusammenführenSparen Sie Porto und erleichtern Sie den Datenaustausch mit den Empfängern Ihrer .Wie? Konsolidieren Sie mehrere postalische E‑POSTBRIEFE, die Sie z. B. an denselbenEmpfänger senden.Das heißt: Sie führen E‑POSTBRIEFE zusammen.Die konsolidierten Briefe werden dann in einem einzigen Kuvert zugestellt.Die folgenden Beispiel-Szenarien verdeutlichen die Vorteile des Zusammenführens vonE‑POSTBRIEFEN:▪ Sendungsanlässe konsolidieren

Sie sind Immobilienverwalter.In den Wochen vor der jährlichen Wohneigentümerversammlung informieren Sie die ver-schiedenen Mitglieder einer Eigentümergemeinschaft über neue gesetzliche Regelun-gen, verteilen die Pläne zur Abstimmung über ein Bauvorhaben, verschicken das Ergeb-nis einer Ausschreibung für die Erneuerung der Heizungsanlage, erstellen die Nebenkos-tenabrechnung und ‑vorausberechnung und laden schließlich zur Versammlung ein.Für die verschiedenen Sendungsanlanlässe sind jeweils andere Sachbearbeiter zustän-dig: Mitarbeiter z. B. aus der Rechtsabteilung, Technik, Buchhaltung usw.Jeder Sachbearbeiter schreibt an alle Mitglieder der Eigentümergemeinschaft jeweils ei-nen Brief.Das Zusammenführen der Briefe übernimmt der Kollege, der am Ende die Einladung zurEigentümerversammlung versendet.Diese Person wird vorher von den anderen Mitarbeiter als Freigeber ihrer Briefe angege-ben.Der Freigeber erhält deshalb alle Briefe in seinem Postfach.Er sortiert die Briefe nach Empfänger, wählt die Einladung als Kopfdokument der Sen-dung, führt die – in unserem Beispiel fünf – verschiedenen Briefe für jeden Empfängerzusammen, gibt sie frei und sendet sie damit in Form jeweils eines einzigen Großbriefs.Vorteil: Die Eigentümer erhalten alle Dokumente zu dem Objekt in einem einzigen Paket,das sie nur einmal abheften müssen. Ihr Unternehmen spart Porto für 4 E‑POSTBRIEFE.

3.6



▪ Datenaustausch vereinfachenSie sind Zulieferer eines Großabnehmers.Im Laufe des Tages wickeln Ihre drei Abteilungen für Klebstoffe, Schleifmittel undSchmierstoffe unabhängig voneinander Bestellungen dieses Großabnehmers ab.Jede Ihrer drei Abteilungen sendet eine Rechnung.Als Freigeber fungiert ein Gruppenpostfach namens „Rechnungsversand“.Um den Verwaltungsaufwand Ihres Kunden zu minimieren, konsolidiert Ihre Buchhaltungjeden Abend die Rechnungen des Tages. Denn Sie erleichtern Ihrem Kunden damit Er-fassen der Daten bei Ihrem Kunden, wenn die Rechnungen bereits nach Absendern sor-tiert dort in der Buchhaltung ankommen.Der Sachbearbeiter Ihrer Buchhaltung erstellt dazu ein Deckblatt, in dem er auf dieRechnungen im Anhang verweist.Außerdem weist er in dem Deckblatt darauf hin, dass Ihr Unternehmen dank derE‑POSTBUSINESS BOX den elektronischen Rechnungsdaten-Austausch mit demZUGFeRD-Standard unterstützt.Sobald die Systeme Ihres Kunden ebenfalls den ZUGFeRD-Standard unterstützen, wer-den Sie dazu beitragen, seine Transaktionskosten durch den automatisierten Datenaus-tausch weiter zu senken.

▪ Empfänger konsolidierenIhre Zahnarztpraxis behandelt verschiedene Mitglieder derselben Familie am selben Tag.Am Abend konsolidieren Sie die Rechnung über Zusatzleistungen, die Sie bei der Routi-neuntersuchung erbracht haben, sowie den Kostenvoranschlag für die Zahnspange desKindes in einem einzigen Brief.

HINWEIS

Verantwortung beim ZusammenführenWenn ein Freigeber Briefe zusammenführt, ist allein diese Person für die Briefe verant-wortlich.Der Ersteller erhält dann keine Nachricht darüber, ob ein Brief freigegeben oder abgelehntwurde.Nur wenn der Freigeber die zusammengeführten Briefe wieder in einzelne Briefe auf-trennt, gehen die Briefe nach einer Ablehnung oder Freigabe zurück in den Postausgangdes Erstellers.

HINWEIS

Einschränkungen beim ZusammenführenDie Funktion Zusammenführen steht nur für postalisch, nicht für elektronisch versendeteE‑POSTBRIEFE zur Verfügung.

1. Klären Sie mit Ihrem fachlichen Betreuer, wie die Briefkonsolidierung in Ihrem Unterneh-men umgesetzt ist.▪ Tägliche Konsolidierung mit Spätabholung

Briefe werden nicht in kurzen Intervallen tagsüber versendet, sondern z. B. nur ein-mal täglich nach Büroschluss.Planen Sie einen Termin kurz vor Büroschluss ein, an dem Sie in Ihren Postausgangprüfen, welche Briefe sich zusammenführen lassen.

Vorgehen



▪ Zeitversetzte Konsolidierung mit Freigeber-FunktionEin Mitarbeiter fungiert als „Freigeber“.Der Freigeber prüft die Qualität der Briefe, führt Briefe, die an denselben Empfängeradressiert sind, zusammen und versendet sie.Je nach Szenario in Ihrer Organisation ist es möglich, dass es verschiedene Frei-geber gibt.

Beispiele▪ Der Freigeber prüft gewöhnliche Briefe, die täglich versendet werden.▪ Der Freigeber sammelt Briefe in seinem Postfach, um sie zeitversetzt zu ei-

nem bestimmten Sendungsanlass zusammenzuführen (in unserem Szenariomit dem Immobilienverwalter die Einladung zur Eigentümerversammlung).

▪ Sie selbst sind gleichzeitig Briefautor und Freigeber.Damit haben Sie spontan die Möglichkeit, E‑POSTBRIEFE über mehrere Tagezu sammeln, wenn Sie absehen, dass mehrere Sendungsanlässe anstehen.

2. Einigen Sie sich mit Ihren Kollegen auf eine Konvention für aussagekräftige Datei-namen.Dies ist für den Freigeber wichtig.Er kann dann beispielsweise leicht prüfen, ob die konsolidierte Sendung komplett istAlternativ können Sie organisatorisch sicherstellen, dass jeder Briefautor in der Client-Anwendung Connect manuell einen aussagekräftigen Betreff eingibt.Standardmäßig wird nur der Standardbetreff für elektronische E‑POSTBRIEFE ange-zeigt.

3. Um zu prüfen, ob E‑POSTBRIEFE zum Konsolidieren da sind, wählen Sie Start > Pro-gramme > E‑POSTBUSINESS BOX > Mailbox.

Wenn Sie Spätabholung eingestellt haben und täglich nur Ihre eigenen E‑POSTBRIEFEkonsolidieren, prüfen Sie die E‑POSTBRIEFE unter Postausgang.Im Folgenden beschreiben wir den eher typischen Fall, dass Sie einen Freigeber zuord-nen (evtl. sich selbst) und die E‑POSTBRIEFE zeitversetzt konsolidieren.Mit eigenen Briefen geht es analog.

4. Wählen Sie Freizugeben (Abbildung 3.6-1 auf Seite 32, Position 1).

Ergebnis



Abbildung 3.6-1 Zusammenzuführende E‑POSTBRIEFE sortieren

E‑POSTBRIEFE im Zustand Wartet auf Freigabe sind Kandidaten fürs Zusammen-führen.

5. Klicken Sie nacheinander auf die Spalten Empfänger und Zeitstempel, um dieE‑POSTBRIEFE zu sortieren.

Die E‑POSTBRIEFE sind nach Empfänger und Erstellungsdatum sortiert (Abbildung3.6-1 auf Seite 32, Position 3).

6. Optional: Um den Inhalt eines E‑POSTBRIEFS zu prüfen, markieren Sie ihn (Abbildung3.6-1 auf Seite 32, Position 2) und wählen Anzeigen (Abbildung 3.6-1 auf Seite 32, Po-sition 4).

7. Markieren Sie die E‑POSTBRIEFE, die Sie zusammenführen wollen (Abbildung 3.6-2auf Seite 33, Position 1).

Ergebnis

Ergebnis



Abbildung 3.6-2 E‑POSTBRIEFE zusammenführen

8. Wählen Sie Zusammenführen (Abbildung 3.6-2 auf Seite 33, Position 2).

HINWEIS

Keine unterschiedlichen Farbtypen möglichWenn Sie Ihre E‑POSTBRIEFE immer in Schwarz-weiß drucken, Ihre Sendung jedocheine Rechnung enthält, dann erscheint eine Meldung, dass die E‑POSTBRIEFE einenunterschiedlichen Farbtyp haben.Grund: Der Überweisungsträger muss in Farbe gedruckt werden, um der SEPA-Normzu entsprechen. Alle E‑POSTBRIEFE der Sendung werden deshalb farbig gedruckt,wenn die Rechnung enthalten sein soll.Abhilfe: Brechen Sie mit Nein das Zusammenführen ab und versenden Sie die Rech-nung separat.

Sie werden aufgefordert, ein Kopfdokument festzulegen (Abbildung 3.6-3 auf Seite34).Die Briefe sind nach Datum sortiert. Der jüngste Brief (mit dem neuesten Zeitstempel)steht als erster in der Liste und ist standardmäßig das Kopfdokument.

9. Markieren Sie bei Bedarf denjenigen E‑POSTBRIEF, der statt des jüngsten Briefs alsKopfdokument dienen soll (Abbildung 3.6-3 auf Seite 34), und wählen Sie Ausführen(Abbildung 3.6-3 auf Seite 34, Position 1).

Ergebnis



Abbildung 3.6-3 Kopfdokument festlegen

Eine Meldung bestätigt das Zusammenführen der E‑POSTBRIEFE.10. Bestätigen Sie mit OK.11. Markieren Sie den zusammengeführten E‑POSTBRIEF (Abbildung 3.6-4 auf Seite 34,

Position 1).

Abbildung 3.6-4 Zusammengeführte E‑POSTBRIEFE freigeben

Der Dateiname des Kopfdokuments wird angezeigt (Abbildung 3.6-4 auf Seite 34, Posi-tion 3).

12. Wählen Sie Freigeben (Abbildung 3.6-4 auf Seite 34, Position 2).

Ein Dialogfenster erscheint.

Ergebnis

Ergebnis

Ergebnis



13. Bestätigen Sie mit OK.

Der freigegebene E‑POSTBRIEF erscheint im Postausgang. Er wird bei der nächsten Abho-lung versendet.

HINWEIS

Auftrennen von BriefenWenn ein Freigeber zusammengeführte Briefe, die freigegeben oder abgelehnt sind, auf-trennt, dann landen diese Briefe im Posteingang der jeweiligen Ersteller.

Ergebnis



Massensendungen senden

Wählen Sie das oder die Szenarien, die zu Ihnen passen.▪ Sie generieren Massensendungen in Form eines Serienbriefs mit einer Textverarbei-

tungsanwendung wie z. B. MS Word.Die Briefe sind dann in einer einzigen Datei.In diesem Fall müssen Sie dafür sorgen, dass das System die einzelnen Briefe vonei-nander unterscheiden kann.4.1 Serienbriefe mit der Client-Anwendung Connect senden

▪ Sie benutzen eine Anwendung, die einzelne Briefe druckt.Sie exportieren Sie im Format PDF/A-1b und laden das Verzeichnis in dieE‑POSTBUSINESS BOX hoch.Die weitere Verarbeitung passiert automatisch: 4.2 Massensendungen im PDF-Formatgenerieren und schneller versenden

HINWEIS

Alternative Möglichkeiten des MassenversandsWeitere Möglichkeiten des halb- oder vollautomatisierten Massenversands finden Sie imE‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch oder im E‑POSTBUSINESS BOXEinrichtungsleitfaden Versandautomatisierung unter Automatisierter Massenversand.

Serienbriefe mit der Client-Anwendung Connect sendenSenden Sie einen Serienbrief als E‑POSTBRIEF.Ein Serienbrief ist ein Dokument, das Sie an viele Empfänger gleichzeitig senden.Variablen wie Name, Anschrift, Anrede, oder Kundennummer fügen Sie automatisch aus ei-ner Datenbank oder ähnlichen Quelle ein.Ein Serienbrief besteht aus einer einzigen Datei. Damit die Client-Anwendung Connect einenSerienbrief in einzelne Briefe aufteilen kann, muss auf der ersten Seite jedes Anschreibenseine Steuerungsinformation platziert sein.Sie haben folgende Möglichkeiten, die Steuerungsinformation einzufügen:▪ Empfohlen: Benutzen Sie eine vom fachlichen Betreuer zentral gepflegte und bereitge-

stellte Dokumentvorlage, die entsprechende Steuerungsinformation enthält.Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuchoder in der E‑POSTBUSINESS BOX Kurzanleitung Dokumentvorlagen unter Steuerungs-information in Dokumentvorlage für Serienbriefe einfügen.

▪ Legen Sie einen wiederkehrenden Ausdruck als Steuerungsinformation fest (z. B. denAusdruck „geehrte" aus der Anrede oder einen Teil der Datumszeile, etwa „Bonn,“).

▪ Wenn die E‑POSTBRIEFE Ihres Serienbriefs alle die gleiche Seitenzahl haben, gebenSie die Anzahl der Seiten an, nach der das System einen E‑POSTBRIEF vom nächstentrennen soll.

ü Sie haben einen Serienbrief erstellt.

4

4.1

Voraussetzung

4 Massensendungen senden



ACHTUNG

LibreOffice 4Wenn Sie den Serienbrief-Assistenten in LibreOffice 4.x verwenden, kommt es zur Verlet-zung von Sperrflächen.Wählen Sie eine alternative Art, Serienbriefe zu erstellen.

1. Wenn Sie keine Dokumentvorlage mit integrierter Steuerungsinformation verwenden, le-gen Sie einen wiederkehrenden Ausdruck oder eine feste Seitenzahl als Brieftrennerfest:a. Wahlen Sie (unter Microsoft Windows) Start > Programme > E‑POSTBUSINESS

BOX > Connect.b. Wählen Sie den Menüpunkt Brief > Brieftrenner anpassen. Sie haben folgende

Möglichkeiten:▪ Regulärer Ausdruck: Wenn die Seitenzahl der E‑POSTBRIEFE unterschied-

lich sein kann, erfassen Sie als Steuerungsinformation einen Ausdruck, der aufjeder ersten Seite des Anschreibens vorkommt.Beispiele: „geehrte“, „geehrter“ aus der Anrede. Oder ein Teil der Datumszeile, et-wa „Bonn, den“.Beachten Sie dabei folgende Richtlinien:▪ Der Ausdruck kommt ausschließlich auf jeder ersten Seite eines Anschrei-

bens und dort nur ein einziges Mal vor.▪ Der Ausdruck besteht aus einem einzigen Wort, er enthält keine Leerzeichen.▪ Der Ausdruck hat mindestens 5 Zeichen.▪ Der Ausdruck enthält keine Umlaute oder Sonderzeichen.▪ Wenn Ihre Organisation Rechnungsversand nutzt, um Rechnungen mit der

Serienbrieffunktion zu versenden, dann fügen Sie die Rechnungsdaten alsWeißtext in Ihre Rechnungen ein.Der Brieftrenner muss dann in [[doppelten eckigen Klammern]] stehen.

Einen solchen Ausdruck fügen Sie am besten ebenfalls in Form von Weißtextin Ihre Dokumentvorlage ein – genau so, wie Sie es mit den Rechnungsdatenmachen.Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administrator-handbuch oder in der E‑POSTBUSINESS BOX Kurzanleitung Dokument-vorlagen unter Steuerungsinformation in Dokumentvorlage für Serienbriefeeinfügen.

Vorgehen



▪ Seitenzahl: Wenn Sie sicher sind, dass alle Einzelbriefe des Serienbriefs diegleiche Seitenzahl haben, erfassen Sie die Anzahl der Seiten, nach der dasSystem trennen soll.Beispiel: Wenn alle Einzelbriefe nur aus einem jeweils 1-seitigen Anschreibenbestehen, erfassen Sie 1.

HINWEIS

Anhänge bei SerienbriefenAnhänge werden nicht mitgezählt.Beispiel: Wenn Sie an einen 1-seitigen Serienbrief über die Client-AnwendungConnect 2-seitige Anhänge anhängen, erfassen Sie als Angabe für die Tren-nung des Serienbriefs trotzdem 1.

Empfohlenes Vorgehen: Um Anhänge zu Serienbriefen hinzuzufügen, gehenSie so vor:i. Briefe trennenii. Trennung kontrolliereniii. Anhänge an die Einzelbriefe anhängen

c. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Vorliegende Druckdaten auftrennenmarkiert ist.

d. Bestätigen Sie mit OK.2. Öffnen Sie Ihr Dokument mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm, und starten Sie den

Seriendruck mit der entsprechenden Funktion Ihrer Software.3. Wählen Sie den Drucker E‑POSTBRIEF Printer.

Das Dialogfenster Drucker einrichten erscheint.4. Starten Sie den Druckauftrag.

HINWEIS

In OpenOffice oder LibreOffice das Hinzufügen von Leerseiten vermeidenDie allgemeinen Druckoptionen können sich auf das Erscheinungsbild desE‑POSTBRIEFS auswirken. Beim Seriendruck in LibreOffice oder OpenOffice bei-spielsweise werden bei Einzelbriefen mit ungeraden Seitenzahlen dem E‑POSTBRIEFautomatisch eingefügte Leerseiten zugefügt.Um das Hinzufügen von Leerseiten zu vermeiden, gehen Sie in LibreOffice oderOpenOffice folgendermaßen vor:a. Wählen Sie die Schaltfläche Optionen.

Das Dialogfenster Drucken erscheint.b. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Automatisch eingefügte Leersei-

ten drucken deaktiviert ist.c. Bestätigen Sie Ihre Eingaben.

Die Client-Anwendung Connect startet und teilt Ihren Serienbrief in einzelne Briefe auf.Der Vorschaubereich zeigt Ihnen die erste Seite des jeweiligen Anschreibens (siehe Ab-bildung 4.1-1 auf Seite 39, Position 1).

Ergebnis

Ergebnis



Die Anzahl der einzelnen Anschreiben wird in der Statuszeile angezeigt (siehe Abbil-dung 4.1-1 auf Seite 39, Position 5).

Abbildung 4.1-1 Serienbrief mit Steuerungsinformation

5. Kontrollieren Sie im Vorschaubereich (siehe Abbildung 4.1-1 auf Seite 39, Position 1) dieeinzelnen Anschreiben. Um mögliche Abweichungen von den Layout-Vorgaben desSystems zu beheben, welche in der Client-Anwendung Connect angezeigt werden, tunSie Folgendes.a. Stellen Sie sicher, dass Sie die korrekten Dokumentvorlagen zum Erstellen Ihrer

E‑POSTBRIEFE verwendet haben.b. Bei weiteren Problemen beim Anpassen der Serienbriefe für das Versenden kontak-

tieren Sie den Ersteller der Dokumentvorlagen oder den technischen Betreuer.Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuchunter Troubleshooting: Fehler in Dokumentvorlagen und E‑POSTBRIEFEN identifizierenund vermeiden und unter 3.2.1 Fehler beim Erstellen von E‑POSTBRIEFEN beheben.

6. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 5, bis die Schaltfläche Senden aktiv ist (siehe Abbil-dung 4.1-1 auf Seite 39, Position 2).Um zwischen den einzelnen Anschreiben eines Serienbriefs oder zwischen verschiede-nen Einzelschreiben, die Sie gemeinsam versenden wollen, vorwärts oder rückwärts zublättern, benutzen Sie die Pfeiltasten (siehe Abbildung 4.1-1 auf Seite 39, Position 4).



7. Um ein einzelnes Anschreiben Ihres Serienbriefs zu löschen (wenn ein Brief z. B. fehler-haft ist), wählen Sie Löschen (siehe Abbildung 4.1-1 auf Seite 39, Position 3).

8. Um geänderte Einstellungen (z. B. die Farbeinstellung), für alle Anschreiben des Serien-briefs zu übernehmen, tun Sie Folgendes:a. Wählen Sie Auf alle Briefe anwenden (Abbildung 4.1-1 auf Seite 39, Position 4).

Das Dialogfenster Einstellungen übernehmen öffnet sich.b. Markieren Sie die Daten, die für alle Briefe gelten sollen, und bestätigen Sie mit Auf

alle Briefe anwenden.

HINWEIS

Eine Änderung der Einstellungen (z. B. Auswahl des Farbtyps oder angepasstesAnschreiben) gilt standardmäßig immer nur für den aktuell angezeigten Brief.

Massensendungen im PDF-Format generieren und schnellerversendenVersenden Sie mehrere Anschreiben, die Sie im PDF-Format erzeugt haben, indem Sie siein die E‑POSTBUSINESS BOX hochladen.Nutzen Sie dieses Verfahren, um z. B. die Zeit zu verkürzen, welche dieE‑POSTBUSINESS BOX für die Verarbeitung benötigt.Hintergrund: E‑POSTBRIEFE, die Sie z. B. aus MS Word heraus versenden, muss dieClient-Anwendung Connect in PDF-Dateien umwandeln, um sie versenden zu können.Dabei kann es zu einem vorübergehenden (unkritischen) Einfrieren der Anwendung kom-men.E‑POSTBRIEFE dagegen, die bereits im Format PDF vorliegen, kann dieE‑POSTBUSINESS BOX schneller verarbeiten.

HINWEIS

Alternative: E‑POSTBUSINESS BOX Batch-PrinterAlternativ können Sie als Anwender beispielsweise den E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer verwenden, um E‑POSTBRIEFE ohne Umweg über die Client-Anwendung Con-nect direkt aus einer beliebigen brieferzeugenden Anwendung heraus zu senden.Sie müssen die E‑POSTBRIEFE dann nicht eigens als PDF-Dateien exportieren, das pas-siert automatisch.Weitere Informationen finden Sie E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch oderim E‑POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung unter Massen-sendungen mit dem E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer senden.

ü Sie haben ein oder mehrere Anschreiben im Format DIN A4 Hochformat erstellt und alsPDF-Datei(en) im Format PDF/A-1b gespeichert.Das Layout und Format entspricht den Vorgaben, die auch für Anlagen im Format PDFgelten.Weitere Informationen finden Sie unter 3.3 Anhänge anfügen.

Ergebnis

4.2

Voraussetzung




ü Damit das System einzelne Anschreiben innerhalb einer einzigen PDF-Datei unter-scheiden kann, ist eine Steuerungsinformation wie bei Serienbriefen integriert.Weitere Informationen über das Einfügen solcher Steuerungsinformationen finden Sieunter 4.1 Serienbriefe mit der Client-Anwendung Connect senden.


1. Wählen Sie (unter Microsoft Windows) Start > Programme > E‑POSTBUSINESSBOX > Connect.

2. Wählen Sie Datei > Verzeichnis einlesen.3. Wählen Sie das Verzeichnis mit den PDF-Dateien Ihrer Anschreiben.

Die Dateien des Verzeichnisses werden in die Benutzeroberfläche geladen und dabeianalysiert. Mit dem Briefzähler können Sie prüfen, ob alle Briefe vollständig geladenwurden (siehe Abbildung 4.1-1 auf Seite 39, Position 4).

4. Wenn Sie eine einzige PDF-Datei mit einem Serienbrief geladen haben, gehen Sie fol-gendermaßen vor:a. Prüfen Sie, ob das System die einzelnen Anschreiben korrekt getrennt hat.b. Um gegebenenfalls den zusammenhängenden Serienbrief aufzutrennen, wählen Sie

den Menüpunkt Brief > Brieftrenner setzen

Ein Dialogfenster erscheint.c. Legen Sie im Eingabefeld Brieftrenner einen Ausdruck fest, der auf jeder ersten

Seite eines Anschreibens vorkommt (z. B. den Ausdruck „geehrte“ aus der Anrede).Beachten Sie beim Festlegen des Ausdrucks folgende Richtlinien:▪ Der Ausdruck kommt ausschließlich auf jeder ersten Seite eines Anschreibens

und dort nur ein einziges Mal vor.▪ Der Ausdruck besteht aus einem einzigen Wort, er enthält keine Leerzeichen.▪ Der Ausdruck hat mindestens 5 Zeichen.▪ Der Ausdruck enthält keine Umlaute oder Sonderzeichen.▪ Wenn Ihre Organisation Rechnungsversand nutzt, um Rechnungen mit der Seri-

enbrieffunktion zu versenden, dann fügen Sie die Rechnungsdaten als Weißtextin Ihre Rechnungen ein.Der Brieftrenner muss dann in [[doppelten eckigen Klammern]] stehen.

Einen solchen Ausdruck fügen Sie am besten ebenfalls in Form von Weißtext inIhre Dokumentvorlage ein – genau so, wie Sie es mit den Rechnungsdaten ma-chen.Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administrator-handbuch oder in der E‑POSTBUSINESS BOX Kurzanleitung Dokumentvorlagenunter Steuerungsinformation in Dokumentvorlage für Serienbriefe einfügen.

d. Wählen Sie die Schaltfläche Brief auftrennen.

Vorgehen

Ergebnis

Ergebnis



e. Prüfen Sie über den Briefzähler, ob alle Briefe vollständig und korrekt getrennt wur-den.

5. Um die E‑POSTBRIEFE zu versenden, wählen Sie die Schaltfläche Senden.

Eine Versandbestätigung erscheint. Die Client-Anwendung Connect verarbeitet IhreE‑POSTBRIEFE. Sie können sie in der Client-Anwendung Mailbox im Postausgangsfachprüfen.

HINWEIS

Die Client-Anwendung reagiert nicht?Beim Versenden großer Massensendungen kann es vorkommen, dass die Client-Anwendung Connect einfriert und nicht mehr auf Eingaben reagiert.In diesem Fall verarbeitet das System Ihre E‑POSTBRIEFE korrekt, es zeigt dies abernicht durch eine Fortschrittsanzeige an.Für das Verarbeiten eines E‑POSTBRIEFS , den Sie mit dem E‑POSTBRIEF Druckertrei-ber erstellen, benötigt die Anwendung etwa eine Sekunde, für das Verarbeiten einerPDF-Datei, die Sie als Anhang hinzufügen, zusätzlich etwa je eine Sekunde.Beispiel: Für das Verarbeiten eines Serienbriefs mit 3600 Anschreiben mit je einem PDF-Anhang würde die Anwendung etwa zwei Stunden benötigen.Während der Verarbeitungszeit dürfen Sie die Anwendung nicht beenden oder den Ar-beitsplatzrechner herunterfahren.Sie werden erst nach 8 Stunden Inaktivität automatisch von den Client-AnwendungenConnect und Mailbox abgemeldet. Damit ist sichergestellt, dass länger dauernde Prozes-se nicht abgebrochen werden.

.

Troubleshooting: Fehler im Zusammenhang mit PDF-DateienidentifizierenIdentifizieren Sie Fehler in PDF-Dateien und beheben Sie die Ursachen.

Elektronische E‑POST Adresse in PDF-Datei nicht ermittelbarDas System kann in einer PDF-Datei die elektronische E‑POST Adresse nicht ermitteln.Abhängig von der internen Struktur einer PDF-Datei und der genauen Schreibweise der pos-talischen Adresse kann das System manchmal keine E‑POST Adresse zuordnen.

► Erfassen Sie die E‑POST Adresse manuell. Weitere Informationen finden Sie unter3.5 E‑POSTBRIEF prüfen, Zustelloptionen anpassen und versenden.

Grafiken werden aus PDF-Dokumenten entferntUm Probleme im Druck zu vermeiden, kann das System Grafiken aus einem PDF-Dokumentautomatisch entfernen.Es kann zum Beispiel passieren, dass sich Teile von Grafiken außerhalb des Seitenbereichseiner DIN A4-Seite befinden. In der Vorschau in der Client-Anwendung Connect wird dasnicht dargestellt.

Ergebnis

4.2.1

4.2.1.1

Vorgehen

4.2.1.2



Layout eines PDF-Dokuments weicht vom Layout des Quell-dokuments abWenn Sie kundenspezifischer Fonts verwenden oder spezielle Laufweiten eingestellt haben,kann die Darstellung des Textes im PDF-Dokument vom Layout des Quelldokuments abwei-chen.

► Stellen Sie sicher, dass Ihre kundenspezifischen Fonts in Ihre PDF-Dokumente einge-bettet sind.

4.2.1.3

Vorgehen



Postfach verwalten

Um z. B. keine Fristen zu versäumen, prüfen Sie in der Client-Anwendung Mailbox regel-mäßig, ob elektronische E‑POSTBRIEFE von Geschäftspartnern eingegangen sind, oder obandere Mitarbeiter Ihnen als Freigeber E‑POSTBRIEFE zur Prüfung zugeordnet haben.Wenn Sie einem E‑POSTBRIEF als Freigeber zugeordnet sind, müssen Sie den frei-zugebenden E‑POSTBRIEF prüfen und freigeben (oder ggf. ablehnen und damit zur erneu-ten Bearbeitung an den Ersteller zurücksenden).Das System kann den E‑POSTBRIEF sonst nicht auf den Server der Deutschen Post AGübertragen.

HINWEIS

Freigeben nur in MailboxBriefe lassen sich nur mit Client-Anwendung Mailbox freigeben, nicht im E‑Mail-Client.

In Ihrem Postausgang können Sie den Status Ihrer E‑POSTBRIEFE prüfen.

HINWEIS

GruppenpostfächerIhr fachlicher Betreuer kann mehrere Anwender einer Gruppe zuordnen. Wird einE‑POSTBRIEF an diese Gruppe gesendet, können alle Mitglieder dieser Gruppe diesenBrief sehen und bearbeiten.

HINWEIS

Löschen von E‑POSTBRIEFENSie können versendete oder fehlerhafte E‑POSTBRIEFE nicht manuell löschen. DasLöschen passiert automatisch.Die Vorhaltezeit versendeter E‑POSTBRIEFE kann der technische Betreuer einstellen.Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuchunter Automatisches Löschen gesendeter E‑POSTBRIEFE konfigurieren.

Postfach öffnen und bedienenFühren Sie Aktivitäten wie z. B. das Sortieren, Weiterleiten usw. Ihrer E‑POSTBRIEFE aus.

ü Ihr fachlicher Betreuer hat Sie als Anwender angelegt. Ihren Benutzernamen und Pass-wort haben Sie entweder automatisch per E‑Mail oder persönlich vom fachlichen Betreu-er erhalten.

ü Damit Sie E‑POSTBRIEFE zur weiteren Bearbeitung per E‑Mail weiterleiten können, hatder technische Betreuer einen Mailserver konfiguriert.Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuchunter Mailserver wählen und spezifizieren.Auch die E-Mail-Integration wie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch un-ter Client-Anwendungen auf den Arbeitsplatzrechnern installieren beschrieben erlaubtdas Weiterleiten.

5

5.1

Voraussetzung

5 Postfach verwalten


1. Um Ihr Postfach zu öffnen, wählen Sie unter MS WindowsStart > Programme > E‑POSTBUSINESS BOX > Mailbox.

Ein Anmelde-Dialogfenster erscheint.2. Melden Sie sich mit Ihrem E‑POSTBUSINESS BOX-Benutzernamen und Passwort an.

Standardmäßig ist Ihre Windows-Kennung vorbelegt.

Mithilfe von Windows-Standardfunktionen können Sie Folgendes tun:▪ Spalten mit gedrückter linker Maustaste anordnen▪ Durch Klicken auf die Spaltenbezeichnung E‑POSTBRIEFE auf- oder absteigend

sortieren▪ Einzelne oder mehrere E‑POSTBRIEFE mit gedrückter Shift- oder Strg-Taste mar-

kieren▪ Im Kontextmenü eine der folgenden Aktionen wählen:

Im Posteingang:▪ Als PDF-Dokument anzeigen▪ Status auf Gelesen setzen▪ Löschen▪ Zur Bearbeitung weiterleiten als E‑POSTBRIEF oder kostenlos per E‑Mail

ACHTUNG

Eigener Mailserver erforderlichDamit Sie E‑Mails senden können, muss der Technische Betreuer einen unter-nehmenseignen Mailserver konfiguriert haben. Wenn der Standard-Mailserverbenutzt wird, den die Deutsche Post AG zur Verfügung stellt, dann ist dasSymbol Weiterleiten nicht aktiv.

▪ ExportierenIm Postausgang:▪ Als PDF-Dokument anzeigen▪ Stornieren▪ Freigeben▪ AblehnenWelche Aktionen möglich sind, hängt vom Status des E‑POSTBRIEFS ab.

Optional: Um E‑POSTBRIEFE z. B. nach Zustand oder anderen Bedingungen zu filtern,wählen Sie das Filter-Symbol (siehe Abbildung 5.1-1 auf Seite 46, Position 1) und er-fassen die Filterkriterien (siehe Abbildung 5.1-1 auf Seite 46, Position 2, 3).

Vorgehen

Ergebnis



Abbildung 5.1-1 E‑POSTBRIEFE filtern

E‑POSTBRIEFE freigebenPrüfen Sie, ob sich in Ihrem Postausgang E‑POSTBRIEFE im Zustand Warten auf Freigabebefinden, denen Sie als Freigeber zugeordnet sind.Das Freigeben von E‑POSTBRIEFEN löst den E‑POSTBRIEF Versand aus.Wenn Sie einem E‑POSTBRIEF als Freigeber zugeordnet sind, müssen Sie die den freizu-gebenden E‑POSTBRIEF prüfen und freigeben (oder ggf. ablehnen und damit zur erneutenBearbeitung an den Ersteller zurücksenden).Das System kann den E‑POSTBRIEF sonst nicht auf den Server der Deutschen Post AGübertragen.Weitere Informationen zum Weiterleiten von E‑POSTBRIEFEN an einen Freigeber findenSie in Kapitel 3.5 E‑POSTBRIEF prüfen, Zustelloptionen anpassen und versenden.

ü In Ihrem Postausgang befindet sich ein E‑POSTBRIEF im Zustand Warten auf Freiga-be.

1. Prüfen Sie im Ordner Freizugeben den oder die freizugebenden E‑POSTBRIEFE.2. Sind die freizugebenden E‑POSTBRIEFE fehlerfrei, markieren Sie sie, und wählen Sie

die Schaltfläche Freigeben (siehe Abbildung 5.2-1 auf Seite 47, Position 1).

5.2

Voraussetzung

Vorgehen



Abbildung 5.2-1 Freigabefunktion nutzen

Die freigegebenen E‑POSTBRIEFE werden bei der nächsten Abholung vom E‑POSTBUSINESS BOX Server auf den Server der Deutschen Post AG übertragen und demEmpfänger zugestellt.

3. Um einen fehlerhaften E‑POSTBRIEF zur Bearbeitung an den Ersteller zurückzusen-den, gehen Sie wie folgt vor:a. Wählen Sie die Schaltfläche Ablehnen (siehe Abbildung 5.2-1 auf Seite 47, Positi-

on 2).

Ein Dialogfenster erscheint.b. Erfassen Sie einen Ablehnungsgrund und bestätigen Sie Ihre Eingabe.

Der abgelehnte E‑POSTBRIEF erscheint mit dem Ablehnungsgrund im Postfachdes Erstellers im Ordner Abgelehnt (siehe 5.3 E‑POSTBRIEFE überarbeiten, dieein Freigeber abgelehnt hat, Abbildung 5.3-1 auf Seite 48, Position 1).Der Ersteller storniert den fehlerhaften E‑POSTBRIEF und erstellt ihn neu.

Die freigegebenen oder abgelehnten Briefe sind im Postfach sowohl des Freigebers alsauch des Erstellers des jeweiligen Briefs.

E‑POSTBRIEFE überarbeiten, die ein Freigeber abgelehnt hatPrüfen Sie, ob ein Freigeber E‑POSTBRIEFE abgelehnt hat, die Sie zum Prüfen vorgelegthaben.

ü Sie haben als Anwender die Client-Anwendung Connect gestartet.

1. Wählen Sie den Ordner Abgelehnt.2. Korrigieren Sie abgelehnte E‑POSTBRIEFE, und senden Sie sie zur erneuten Prüfung

und Freigabe.

Ergebnis

Ergebnis

Ergebnis

Ergebnis

5.3

Voraussetzung

Vorgehen



Hinweise zur Korrektur oder den Grund der Ablehnung finden Sie im Feld Grund derAblehnung (Abbildung 5.3-1 auf Seite 48, Position 1).

Abbildung 5.3-1 Vom Freigeber abgelehnter Brief im Ordner Abgelehnt

E‑POSTBRIEFE stornierenSchließen Sie einen E‑POSTBRIEF, der bereits auf die E‑POSTBUSINESS BOX übertragenwurde, von der Verarbeitung aus.Beispiel: Sie stellen fest, dass eine Empfänger-Adresse nicht korrekt ist oder Anschreibenfalsch zugeordnet wurden.

ü Der E‑POSTBRIEF hat den Status „freigegeben“ (oder wartet auf Freigabe oder wurdeabgelehnt) und ist noch nicht von der E‑POSTBUSINESS BOX an den Server der Deut-schen Post AG verschickt worden.Die Intervalle der Übertragung kann der fachliche Betreuer IhrerE‑POSTBUSINESS BOX einstellen.

1. Markieren Sie im Postausgang den E‑POSTBRIEF, den Sie stornieren möchten.Wenn Sie mehrere Briefe markiert haben, dann lassen sie sich nur stornieren, wenn alleBriefe stornierbar sind.

2. Wählen Sie die Schaltfläche Stornieren.3. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.

Die stornierten E‑POSTBRIEFE sind im Postausgang.Die stornierten E‑POSTBRIEFE sind im Programmfenster in der Spalte Zustand mitdem Eintrag storniert gekennzeichnet.

Nach einer bestimmten Zeitspanne werden die stornierten E‑POSTBRIEFE nach 3 Ta-gen automatisch von der E‑POSTBUSINESS BOX gelöscht.Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuchunter Automatisches Löschen gesendeter E‑POSTBRIEFE konfigurieren.

5.4

Voraussetzung

Vorgehen

Ergebnis



HINWEIS

Stornierung zusammengeführter E‑POSTBRIEFE durch den FreigeberWenn ein Freigeber Briefe zusammenführt, ist allein diese Person für die Briefe ver-antwortlich.Ein zusammengeführter E‑POSTBRIEF, den ein Freigeber storniert, landet deshalbim Postausgang des Freigebers.Nur wenn ein Freigeber den zusammengeführter E‑POSTBRIEF nach dem Stornie-ren in Einzelbriefe auflöst, landen die stornierten Einzelbriefe im Postausgang des je-weiligen Erstellers.

E‑POSTBRIEFE verarbeitenMarkieren Sie einen oder mehrere E‑POSTBRIEFE, die Sie erhalten haben, als gelesen, lei-ten Sie sie weiter oder löschen Sie sie.

► Um einen E‑POSTBRIEF als gelesen zu markieren, wählen Sie die Schaltfläche Gele-sen.

► Um einen E‑POSTBRIEF an einen anderen Anwender weiterzuleiten, wählen Sie dieSchaltfläche Weiterleiten

HINWEIS

Die Schaltfläche Weiterleiten ist nur aktiv, wenn Ihre Organisationen einen eigenenMailserver konfiguriert hat.Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuchunter Mailserver wählen und spezifizieren.

HINWEIS

Das Weiterleiten innerhalb Ihres Hauses ist kostenlos.

► Um einen verarbeiteten und ggf. archivierten E‑POSTBRIEFE zu löschen, wählen Siedie Schaltfläche Löschen. Weitere Informationen zum Archivieren finden Sie in Kapitel5.6 E‑POSTBRIEFE archivieren.

E‑POSTBRIEFE archivierenArchivieren Sie Ihre elektronische Eingangs- und Ausgangspost bequem und einfach z. B.im Format PDF.

5.5

Vorgehen

5.6



ACHTUNG

Begrenzte Vorhaltezeit von E‑POSTBRIEFEN auf der E‑POSTBUSINESS BOXE‑POSTBRIEFE werden aus technischen Gründen automatisch gelöscht.Die Vorhaltezeit versendeter E‑POSTBRIEFE kann der technische Betreuer einstellen.Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuchunter Automatisches Löschen gesendeter E‑POSTBRIEFE konfigurieren.Die E‑POSTBUSINESS BOX ist keine Archivierungslösung, sondern unterstützt Sie beimVersenden Ihrer Briefe.Um Ihre ein- und ausgehenden Briefe zu archivieren, müssen Sie eine dedizierte Archivie-rungslösung (z. B. Ihr Dateisystem oder eine separate Software) verwenden.Beim Archivieren können Sie die in diesem Kapitel beschriebenen Funktionen zum ExportIhrer PDF- oder ZIP-Dateien verwenden.

► Um E‑POSTBRIEFE zu archivieren, tun Sie Folgendes:1. Optional: Filtern Sie die E‑POSTBRIEFE (Abbildung 5.6-1 auf Seite 50, Positi-

on 1).

Abbildung 5.6-1 E‑POSTBRIEFE exportieren

2. Markieren Sie im Posteingang oder Postausgang die E‑POSTBRIEFE, die Sie archi-vieren möchten.Markieren Sie den ersten Brief, halten Sie die Shift-Taste gedrückt, und markierenSie den letzten gewünschten Brief. Oder markieren Sie einzelne Briefe mit gedrück-ter Strg-Taste.

3. Wählen Sie die Schaltfläche Exportieren (Abbildung 5.6-1 auf Seite 50, Position 2).4. Wählen Sie das Verzeichnis, in dem Sie die E‑POSTBRIEFE speichern wollen, und

bestätigen Sie mit OK.

Das System erzeugt für jeden E‑POSTBRIEF eine ZIP-Datei, die Folgendes enthält:▪ E‑POSTBRIEF als PDF-Datei▪ Anhänge (z. B. Bilddateien, Programmdateien usw.)

Vorgehen

Ergebnis



▪ Bei Briefen im Posteingang: E‑POSTBRIEF als Microsoft Outlook-Nachricht(.eml-Datei)

HINWEIS

Ihr fachlicher Betreuer kann einen Versendungsnachweis herunterladen.Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuchunter Fachliche Administration > Poststelle überwachen > Versendungsnach-weis anzeigen und herunterladen.

HINWEIS

Löschen von E‑POSTBRIEFENE‑POSTBRIEFE sind sowohl in der E‑POSTBUSINESS BOX in Ihrem Unternehmen alsauch auf dem zentralen Server, der die E‑POSTBRIEFE verarbeitet, gespeichert.E‑POSTBRIEFE werden auf dem zentralen Server erst dann gelöscht, wenn Sie sie ex-plizit in der Client-Anwendung Mailbox löschen.

Versendete E‑POSTBRIEFE prüfenPrüfen Sie, ob beim Versenden eines E‑POSTBRIEFS Fehler aufgetreten sind (z. B. über-fülltes Postfach des Empfängers) und welcher Zustellweg tatsächlich gewählt wurde (elektro-nisch oder physisch).Sie sehen in Ihrem Postausgang nur Ihre eigenen, von Ihnen versendeten E‑POSTBRIEFE.

Status von E‑POSTBRIEFEN im Postausgangü Sie haben als Anwender die Client-Anwendung Connect gestartet.ü Um E‑POSTBRIEFE zu prüfen, die unter der Standard-Absender-Adresse versendet

wurden, haben Sie als fachlicher oder technischer Betreuer die Client-AnwendungConnect gestartet.

► Um E‑POSTBRIEFE in Ihrem Postausgang zu prüfen, wählen Sie die RegisterkartePostausgang

► Um E‑POSTBRIEFE zu prüfen, die im Namen einer Gruppe versendet wurden, wählenSie Rollen > <Name der Gruppe>.

Sie sehen die E‑POSTBRIEFE aller Gruppen, denen Sie zugeordnet sind.► Um als fachlicher Betreuer E‑POSTBRIEFE zu prüfen, die im Namen der Standard-

Absender-Adresse versendet wurden, wählen Sie Rollen > Poststelle.

Der Status, der Versandweg und andere Daten der versendeten E‑POSTBRIEFE werden inden entsprechenden Spalten angezeigt.Je nach Verarbeitungsstatus eines E‑POSTBRIEFS haben Sie folgende Möglichkeiten (sie-he Tabelle Tabelle 5.7-1 Status von E‑POSTBRIEFEN im Postausgang auf Seite 51):

Status Bedeutung Aktion

Freigegeben Der E‑POSTBRIEF wird beimnächsten Start der Verarbeitung aufder E‑POSTBUSINESS BOX in denVerarbeitungsprozess

5.7

Voraussetzung

Vorgehen

Ergebnis

Ergebnis



Status Bedeutung Aktionübernommen. Der Verarbeitungs-prozess nimmt alle freigegebenenE‑POSTBRIEFE und sendet sie andas E‑POSTBRIEF System derDeutschen Post AG.

Warten auf Freigabe Der E‑POSTBRIEF wartet auf dieFreigabe durch den Freigeber, denSie zugeordnet haben.

In Verarbeitung Der E‑POSTBRIEF wird gerade aufder E‑POSTBUSINESS BOX verar-beitet. Zusammen mit allen anderenE‑POSTBRIEFEN wird derE‑POSTBRIEF für das E‑POSTSystem aufbereitet.

In Übertragung Der E‑POSTBRIEF wird nach derVerarbeitung auf derE‑POSTBUSINESS BOX in dasE‑POST System der DeutschenPost AG übertragen.

Versendet Der E‑POSTBRIEF wurde durchdas E‑POST System der DeutschenPost AG erfolgreich versendet.

Storniert Der E‑POSTBRIEF wurde storniertund wird nicht gedruckt oder ver-sendet.

Erstellen Sie den E‑POSTBRIEFneu.Stornierte E‑POSTBRIEFE wer-den automatisch von derE‑POSTBUSINESS BOX ge-löscht.

Fehlerhaft Der E‑POSTBRIEF hat im Lauf desVerarbeitungsprozesses einen Feh-ler erzeugt, z. B. konnte der Briefnicht zugestellt oder nicht verarbei-tet werden.

Informieren Sie Ihren technischenBetreuer.

Tabelle 5.7-1 Status von E‑POSTBRIEFEN im Postausgang

Empfangene E‑POSTBRIEFE prüfenPrüfen Sie, ob Sie E‑POSTBRIEFE erhalten haben, die Sie bearbeiten müssen.

► An Sie persönlich adressierte E‑POSTBRIEFE anzeigen: Wählen Sie Posteingang.

► E‑POSTBRIEFE anzeigen, die an eine Gruppe adressiert sind, deren Mitglied Sie sind:Wählen Sie Rollen > Gruppe: <Name der Gruppe>.

Der Zustand, der Versandweg und andere Daten der empfangenen E‑POSTBRIEFE wer-den angezeigt (siehe Tabelle 5.8-1 Zustände von E‑POSTBRIEFEN im Posteingang aufSeite 53):

5.8

Vorgehen

Ergebnis

Ergebnis



Zustand Bedeutung Aktion

Empfangen Im Posteingang befindet sich einneuer E‑POSTBRIEF.

Prüfen Sie den Inhalt desE‑POSTBRIEFS.

Gelesen Sie haben den E‑POSTBRIEF alsgelesen markiert.

Archivieren Sie denE‑POSTBRIEF gegebenenfalls,und löschen Sie ihn.

Tabelle 5.8-1 Zustände von E‑POSTBRIEFEN im Posteingang

HINWEIS

Falsch adressierte E‑POSTBRIEFEBriefe, die ein Absender falsch adressiert, landen in der sogenannten Poststelle.Ihre Organisation muss organisatorisch sicherstellen, dass ein fachlicher Betreuer diesesPostfach regelmäßig (möglichst täglich) prüft und die nicht zugeordneten E‑POSTBRIEFEan die zuständigen Mitarbeiter weiterleitet.Erscheint ein erwarteter Brief nicht in Ihrem persönlichen oder Gruppenpostfach, bittenSie Ihren fachlichen Betreuer, die Poststelle zu prüfen.Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch un-ter Nicht persönlich zugeordnete E‑POSTBRIEFE identifizieren und weiterleiten.



Elektronische E‑POSTBRIEFE mit einem E‑Mail-Programm senden und empfangen

Versenden und empfangen Sie elektronische E‑POSTBRIEFE z. B. mit Microsoft Outlook,Lotus Notes oder Mozilla Thunderbird.

HINWEIS

Einschränkungen▪ Briefzusatzleistungen oder das Nutzen der Freigeber-Funktion sind auf diesem Weg

jedoch nicht möglich, dafür benötigen Sie die Client-Anwendungen Connect und Mail-box.

▪ Es lassen sich maximal 99 Anhänge hinzufügen.

ü Der technische Betreuer hat das Versenden und/oder Empfangen von elektronischenE‑POSTBRIEFE per E‑Mail-Programm konfiguriert.Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuchunter E‑Mail-Programme zum Versenden und Empfangen von E‑POSTBRIEFEN nut-zen.

ü Sie kennen die E‑POST Adressen der Empfänger.

6

Voraussetzung

6 Elektronische E‑POSTBRIEFE mit einem E‑Mail-Programm senden und empfangen


► Um einen elektronischen E‑POSTBRIEF zu senden, tun Sie Folgendes:▪ Erfassen Sie die E‑POST Adresse des Empfängers so wie Sie sonst eine E‑Mail-

Adresse eingeben.

HINWEIS

Belegkopien und Porto für Cc- und Bcc-AdressatenFür jeden Empfänger im To-, Cc- oder Bcc-Feld wird ein separater E‑POSTBRIEFerzeugt, für den jeweils Porto anfällt.Für die To- und Cc-Empfänger erhalten Sie eine gemeinsame Belegkopie, und fürjeden Bcc-Empfänger erhalten Sie eine eigene Belegkopie.Beispiel: Sie senden dieselbe Nachricht an 1 To-Empfänger, 2 Cc-Empfänger und3 Bcc-Empfänger.In diesem Fall werden insgesamt 4 verschiedene Belegkopien generiert: Für die3 To/Cc-Empfänger erhalten Sie eine einzige Belegkopie, für die 3 Bcc-Empfängererhalten Sie 3 separate Belegkopien.Die To/Cc-Empfänger erfahren, welche To- und Cc-Empfänger, aber nicht, welcheBcc-Empfänger denselben E‑POSTBRIEF erhalten haben.Jeder Bcc-Empfänger erhält dagegen einen separaten E‑POSTBRIEF.Keiner der Bcc-Empfänger erfährt, dass andere Empfänger dieselbe Nachricht er-halten haben.In unserem Beispiel senden Sie insgesamt 6 E‑POSTBRIEFE, für die jeweils Portoanfällt.

▪ Stellen Sie bei Anhängen Folgendes sicher:▪ Alle Anhänge zusammen sind weniger als 20 MB groß.▪ Jeder Dateiname enthält genau 1 (einen) Punkt (z. B. Beispiel.pdf)

▪ Die Dateinamen haben einschließlich Dateiendung maximal 250 Zeichen.

Das System erzeugt eine Belegkopie des E‑POSTBRIEFS für jeden To/Cc und Bcc-Empfänger.Die Belegkopie bestätigt, dass die Nachricht vom E‑POST angenommen und für jedenEmpfänger in je einen E‑POSTBRIEF umgewandelt worden ist. Sie enthält denE‑POSTBRIEF.Abhängig von der Konfiguration der E‑POSTBUSINESS BOX erhalten Sie die Belegko-pie, oder sie wird in einem zentralen Postfach gesammelt.Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuchunter „Belegkopien in einem zentralen Postfach sammeln“.Standard-Beilagen werden nicht zugefügt.Wenn Ihre E‑POSTBUSINESS BOX eine Nachricht empfängt, die neben E‑POSTAdressen auch E‑Mail-Adressen enthält, wird für jede E‑POST Adresse einE‑POSTBRIEF verschickt.E‑Mail-Adressen dagegen werden verworfen.

Vorgehen

Ergebnis



► Beachten Sie bei empfangenen E‑POSTBRIEFEN in Ihrem Postfach, dass sie verbind-lich sind wie postalische Briefe.

TIPP

Erkennbarkeit von E‑POSTBRIEFEN im E‑Mail-PostfachE‑POSTBRIEFE sind im E‑Mail-Postfach nicht immer von E‑Mail leicht zu unterschei-den.Um z. B. keine Fristen zu versäumen, prüfen Sie in der Client-Anwendung Mailboxregelmäßig, ob elektronische E‑POSTBRIEFE von Geschäftspartnern eingegangensind, oder ob andere Mitarbeiter Ihnen als Freigeber E‑POSTBRIEFE zur Prüfung zu-geordnet haben.Das E‑POST System erzeugt keine Belegkopien für E‑POSTBRIEFE, die per E‑Mailgesendet wurden.



Administrative Aktivitäten ausführen

Führen Sie die folgenden administrativen Tätigkeiten selbst aus, oder lassen Sie sie von Ih-rem fachlichen oder technischen Betreuer ausführen.

Anmelden am E‑POSTBUSINESS BOX ServerUm z. B. die aktuelle Version der Client-Software herunterzuladen, melden Sie sich an derE‑POSTBUSINESS BOX an.

ü Der fachliche Betreuer hat Sie als Anwender auf der E‑POSTBUSINESS BOX angelegt.ü Sie haben (z. B. per E‑Mail) den Benutzernamen und das Passwort für die

E‑POSTBUSINESS BOX erhalten.

1. Öffnen Sie die ZurBox.html-Datei, die Sie von Ihrem fachlichen Betreuer erhalten ha-ben.

2. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein, und klicken Sie auf das Pfeil-symbol (siehe Abbildung 7.1-1 auf Seite 57, Position 1).

Sie gelangen auf die Willkommensseite.

Abbildung 7.1-1 Anmeldung

Client-Anwendungen installierenInstallieren Sie die Client-Anwendungen Connect (zum Versenden) und Mailbox (zum Emp-fangen) auf ihrem Arbeitsplatzrechner.

ü Sie haben Administrator-Rechte auf dem Arbeitsplatzrechner.

7

7.1

Voraussetzung

Vorgehen

Ergebnis

7.2

Voraussetzung

7 Administrative Aktivitäten ausführen


ü Auf dem Arbeitsplatzrechner ist eines der folgenden Betriebssysteme installiert:ü Microsoft Windows:ü Microsoft Windows 10 (32 Bit oder 64 Bit)ü Microsoft Windows 8.x (32 Bit oder 64 Bit)ü Microsoft Windows 7 (32 Bit oder 64 Bit)ü Microsoft Windows Server 2008, 2008 R2, 2012 und 2012 R2 (jeweils 32 Bit oder

64 Bit)ü Apple macOS in der jeweils aktuellen Version

ACHTUNG

Folgende Microsoft Windows-Versionen werden nicht unterstützt:ü Vistaü Windows XPü Windows Server 2003ü Me Millennium Editionü NTü 9xü 3.x

ü Der Arbeitsspeicher ist mindestens 512 MB groß.ü Der Prozessor ermöglicht ein zügiges Arbeiten mit Office-Programmen (ab Intel

Pentium 4).ü Auf der Festplatte stehen folgende Speicherkapazitäten zur Verfügung:ü für die Basisinstallation mindestens 30 MBü für Dokumente und temporäre Dateien pro Benutzer mindestens 20 MB. Der benö-

tigte Festplattenplatz hängt von der Art und der Anzahl der zu verarbeitenden Briefeab und kann wesentlich größer als 20 MB sein.

ü Eine Installations-Partition auf Laufwerk C:\ sowie ein Standard-Temp-Verzeichnis stehtunter C:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzer> zur Verfügung.



ü Sie haben ein Textverarbeitungsprogramm installiert, das einen Drucker über den Druck-dialog Ihres Betriebssystems ansprechen kann. Zum Erstellen von E‑POSTBRIEFENsind z. B. folgende Anwendungen für MS Windows und Apple macOS geeignet:ü Microsoft Office-Versionen 2003 oder höherü Office-Suite von OpenOffice.orgü Office-Suite LibreOffice ab Version 5.0.6.3

ACHTUNG

Apple Pages und TextEditDie Apple OS X-Textverarbeitungsprogramme Pages und TextEdit werden nicht un-terstützt. Es kommt zu Formatabweichungen.

ACHTUNG

Bilderzeugende AnwendungenAnwendungen, die Ihre Dokumente zur Ausgabe auf den Drucker in Bilder umwan-deln, werden nicht unterstützt.

ü Falls der Zugriff der Client-Anwendungen auf die E‑POSTBUSINESS BOX über eineFirewall erfolgt, hat der technische Betreuer den Zugriff für folgende Ports erlaubt:ü https-Port 4443 für die Client-Anwendungen Connect und Mailboxü https-Port 443 für den Zugriff auf das Web-Frontend der E‑POSTBUSINESS BOX

zum Ändern des Kennworts durch den Anwenderü Falls Sie einen Proxy-Server für die Kommunikation zwischen den Arbeitsplatzrechnern

mit den Client-Anwendungen und der E‑POSTBUSINESS BOX verwenden, haben SieFolgendes sichergestellt:ü Der Proxy-Server unterstützt das Protokoll HTTP. Das Protokoll SOCKS wird in diesem

Fall nicht unterstützt.ü Im Proxy-Server sind die IP-Adresse und Port freigegeben wie in Tabelle 1 angege-

ben.

HINWEIS

Alle Verbindungen sind ausgehend.

ü Das Analysieren der übertragenen Daten durch den Proxy-Server (die sogenannteInspection) ist deaktiviert.

ü Sie haben auf dem Arbeitsplatzrechner per Netzwerk Zugriff auf denE‑POSTBUSINESS BOX-Server.

1. Stellen Sie sicher, dass der technische Betreuer die Firmware derE‑POSTBUSINESS BOX aktualisiert und die aktuelle Version der Anwendungs-Softwareauf die E‑POSTBUSINESS BOX heruntergeladen hat.Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuchunter Software-Aktualisierungen planen und durchführen.

2. Melden Sie sich am E‑POSTBUSINESS BOX Server an.Weitere Informationen finden Sie unter 7.1 Anmelden am E‑POSTBUSINESS BOXServer.

3. Wählen Sie Firmware (Abbildung 7.2-1 auf Seite 60, Position 1).

Vorgehen



Abbildung 7.2-1 Verfügbare Software finden

4. Wählen Sie unter Allgemein > Startseite im Bereich Ihre E‑POSTBRIEF Poststelleden Link E‑POSTBRIEF (siehe Abbildung 7.2-1 auf Seite 60, Position 2).

Die aktuell verfügbare Software (Installationsdateien) wird angezeigt (Abbildung 7.2-2auf Seite 60, Position 1).

Abbildung 7.2-2 Software herunterladen

Ergebnis

Ergebnis



ACHTUNG

Beachten Sie beim Installieren der Software auf den Arbeitsplatzrechnern die Rei-henfolge der folgenden Schritte.

5. Wenn Sie Apple macOS benutzen: Stellen Sie sicher, dass bereits ein (beliebiger)Druckertreiber installiert ist.Textverarbeitungsprogramme unter Apple macOS können andernfalls denE‑POSTBRIEF Druckertreiber nicht korrekt erkennen.

6. Laden Sie die Datei ghostscript-win-<Release>.msi (Apple macOS: ghostscript-osx-<Release>.dmg) auf den Arbeitsplatzrechner des Anwenders herunter, und instal-lieren Sie Ghostscript.

7. Laden Sie das Anwendungspaket epost_box_workplace-win-<Release>.msi (Ap-ple macOS: epost_box_workplace-osx-<Release>.dmg) auf den Arbeitsplatzrechnerdes Anwenders herunter.

8. Installieren Sie das Anwendungspaket.

Wenn Sie MS Windows benutzen, erscheint das Dialogfenster Config.9. Wenn Sie Apple macOS benutzen: Wählen Sie Programme > E‑POSTConfig, damit

das Dialogfenster Config erscheint.10. Definieren Sie die Verbindung mit der E‑POSTBUSINESS BOX. Sie haben folgende

Möglichkeiten:▪ Wenn Sie keinen Proxy-Server haben, erfassen Sie auf der Registerkarte Verbin-

dung im Eingabefeld Serveradresse die IP-Adresse der E‑POSTBUSINESS BOX.

HINWEIS

Die dynamisch generierte IP-Adresse der E‑POSTBUSINESS BOX finden Sie inder Adresszeile der im HTML-Browser geöffneten Datei ZurBox.html.

▪ Wenn Sie die Client-Anwendungen über einen Proxy-Server mit derE‑POSTBUSINESS BOX verbinden, erfassen Sie auf der Registerkarte Proxy dieKonfigurationsparameter Ihres Proxy-Servers.

Nach der Installation finden Sie unter Start > Programme > E‑POSTBUSINESS BOXdie installierten Anwendungen Mailbox und Config sowie Connect (Abbildung 7.2-3auf Seite 61).

Abbildung 7.2-3 Client-Anwendungen unter Start > Programme > E‑POSTBUSINESS BOX

Auf Ihrem Desktop sind Verknüpfungen zu Mailbox und Connect angelegt (Abbildung7.2-4 auf Seite 62). Unter Windows 8 und Windows Server 2012 werden keine Ver-knüpfungen auf dem Desktop angelegt. Sie finden die Anwendungen bei Windows 8unter Start > Apps bearbeiten.

Ergebnis

Ergebnis



Abbildung 7.2-4 Desktop-Icons für Connect und Mailbox

Ein zusätzlicher Drucker E‑POSTBUSINESS BOX Printer ist installiert, über denE‑POSTBRIEFE versendet werden können.

11. Wählen Sie Start > Programme > E‑POSTBUSINESS BOX > Connect.

Das Dialogfenster Zertifikatsprüfung erscheint.12. Wählen Sie Akzeptieren.

Es erscheint das Dialogfenster Authentifizierung.

HINWEIS

Das Dialogfenster Authentifizierung erscheint nicht, wenn die Authentifizierung fürdie Client-Anwendungen deaktiviert ist (Anwender können sich dann ohne Passwortanmelden).In diesem Fall erscheint das Dialogfenster Freigabe. Das Dialogfenster Freigabe er-scheint, damit der Anwender sich einmalig authentifiziert.Bei weiterem Aufrufen der Client-Anwendungen erscheint dieses Fenster nicht mehr.Die Client-Anwendungen Connect und Mailbox öffnen sich dann also ohne Anmelde-dialog.Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administrator-handbuch unter Authentifizierung für Client-Anwendungen deaktivieren.

13. Melden Sie sich mit Ihrem E‑POSTBUSINESS BOX-Benutzernamen und Passwort an,die Sie per E‑Mail oder von Ihrem technischen Betreuer persönlich erhalten haben (vor-eingestellt ist Ihre Windows-Kennung).

Das Zertifikat wird in dem Verzeichnis gespeichert, das der Umgebungsvariablen zuge-ordnet ist.

14. Prüfen Sie, ob sich die Client-Anwendungen Connect und Mailbox starten lassen.Wenn sich die Client-Anwendungen trotz vorhandener Umgebungsvariable nicht startenlassen, dann müssen Sie ein lokales Verzeichnis für das Zertifikat anlegen.

Ergebnis

Ergebnis

Ergebnis



Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch inder Abhilfe für den Fehler "While fetching appinfo: error setting certificate verify location".

15. Wenn Sie unter Apple macOS eine Textverarbeitungsanwendung wie LibreOffice,OpenOffice benutzen, stellen Sie sicher, dass die Anwendung den systemweiten Druck-dialog nutzt. Dazu schalten Sie den anwendungseigenen Druckdialog aus:a. Wählen Sie Einstellungen > <Name der Textverarbeitungsanwendung> > Allge-

mein.

Sie gelangen in das Dialogfenster Optionen - <Name des Textverarbeitungspro-gramms> - Allgemein (Abbildung 7.2-5 auf Seite 63).

Abbildung 7.2-5 Anwendungsspezifischen Druckdialog abschalten

b. Deaktivieren Sie unter Dialog zum Öffnen/Speichern das Kontrollkästchen <Nameder Textverarbeitungsanwendung>-Dialoge verwenden (Abbildung 7.2-5 auf Sei-te 63, Position 1).

HINWEIS

Wenn Sie MS Office unter Apple macOS verwenden, können Sie den Schritt auslas-sen. MS Office nutzt den systemweiten Druckdialog von sich aus.

Die Client-Anwendungen Connect und Mailbox sind auf dem Arbeitsplatzrechner einsatzbe-reit.

Passwort ändernNachdem der fachliche Betreuer Sie als Anwender angelegt hat, ändern Sie das initial ver-gebene Passwort bei der ersten Anmeldung an der E‑POSTBUSINESS BOX.

1. Wählen Sie die Schaltfläche Mein Konto.

Ergebnis

Ergebnis

7.3

Vorgehen



2. Geben Sie Ihr aktuelles Passwort ein.3. Geben Sie das neue Passwort ein.4. Wiederholen Sie die Eingabe des neuen Passworts.5. Speichern Sie das neue Passwort.

Neues Passwort anfordernFalls Sie Ihr Passwort vergessen haben, lassen Sie sich per E‑Mail ein neues Passwort andie bei der Benutzerverwaltung eingerichtete E‑Mail-Adresse zusenden.

HINWEIS

Zugangsdaten des technischen Betreuers verlorenDamit Sie auf die E‑POSTBUSINESS BOX auch dann als technischer Betreuer zugreifenkönnen, wenn die Zugangsdaten verloren sind, können Sie einen temporären Administra-tor anlegen. Als temporärer Administrator können Sie einen neuen technischen Betreueranlegen.Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch un-ter Zugangsdaten des technischen Betreuers sind verloren.

ü Der technische Betreuer hat den E‑Mail-Versand konfiguriert.ü Der technische oder fachliche Betreuer hat Sie als Anwender in der

E‑POSTBUSINESS BOX angelegt.

1. Öffnen Sie die ZurBox.html-Datei, die Sie von Ihrem fachlichen Betreuer erhalten ha-ben.

2. Wählen Sie Passwort vergessen.3. Erfassen Sie Ihre E‑Mail-Adresse.4. Wählen Sie Passwort zuschicken.

Support-Funktionen nutzenFür Support-Zwecke exportieren Sie auf Nachfrage Fehlermeldungen in eine csv-Datei oderlassen sich die Daten anzeigen.

1. Wählen Sie in der Client-Anwendung Connect den Menüpunkt Fehler > Fehlerliste ex-portieren.

2. Zeigen Sie auf Nachfrage durch den Support im Hilfemenü z. B. installierte Plugins an.

Abmelden von einer Client-AnwendungMelden Sie sich bei Bedarf von den Client-Anwendungen Connect oder Mailbox ab.Beispiele:▪ Aufgrund einer Fehlkonfiguration starten die Client-Anwendungen mit einem falschen Be-

nutzer, und die Client-Anwendung lässt sich nicht schließen▪ Sie teilen denselben Windows-Benutzer mit einer anderen Person, teilen aber nicht den-

selben E‑POSTBUSINESS BOX Benutzer.

7.4

Voraussetzung

Vorgehen

7.5

Vorgehen

7.6



► Wählen Sie im Kontextmenü des Securitray-Symbols (Abbildung 7.6-1 auf Seite 65,Position 1) den Menüpunkt Logout (Abbildung 7.6-2 auf Seite 65, Position 1).

Abbildung 7.6-1 Securitray-Symbol im Windows-Anzeigebereich

Abbildung 7.6-2 Menüpunkt Logout im Kontextmenü des Securitray-Symbols

Vorgehen



Troubleshooting und Fehlermeldungen

Finden Sie Lösungen für unerwartetes Verhalten der Client-Anwendungen oder Einschrän-kungen ihrer Funktionalität.Abhilfen zu Fehlern, die beim Erstellen von E‑POSTBRIEFEN auftauchen können, findenSie unter 3.2.1 Fehler beim Erstellen von E‑POSTBRIEFEN beheben.Weitere Problembeschreibungen und Lösungen, die eventuell Administratorrechte auf IhremRechner voraussetzen, finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unterTroubleshooting.

Ein versendeter E‑POSTBRIEF erscheint nicht im Postaus-gangSie haben einen E‑POSTBRIEF versendet, der aber nicht in Ihrem Postausgang erscheint.Typische Ursache: Sie sind als Anwender angelegt, aber es ist Ihnen keine individuelleE‑POST Adresse zugeordnet. Deshalb wird Ihrem E‑POSTBRIEF eine Standard-Absender-Adresse zugeordnet, typischerweise nach dem Schema info@<firmenname>.epost.de. Al-le Briefe mit Standard-Absender-Adresse sind nur dem fachlichen Betreuer sichtbar.

1. Prüfen Sie, ob Sie eine individuelle E‑POST Adresse besitzen:a. Erstellen Sie in der Client-Anwendung Connect einen neuen E‑POSTBRIEF.b. Prüfen Sie im Feld Ihre E‑POST Adresse (Abbildung 3.5-1 auf Seite 24, Position 2)

die voreingestellte E‑POST Absenderadresse.

Wenn die angezeigte Adresse nicht dem Schema <Name oder Kürzel des Anwen-ders>@<firmenname>.epost.de entspricht, dann besitzen Sie keine individuelleE‑POST Adresse.

2. Damit Sie künftig E‑POSTBRIEFEE‑POSTBRIEFE mit individueller Absenderadressesenden können, bitten Sie Ihren fachlichen Betreuer, eine E‑POST Adresse für Sie an-zulegen.Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuchunter Anwender und Postfächer manuell anlegen.

Client-Anwendung Connect startet nichtEs kann vorkommen, dass die Client-Anwendung Connect nicht richtig startet, aber keineFehlermeldung erscheint.Tun Sie Folgendes:

1. Wählen Sie (unter Windows 7) Start > Alle Programme > E‑POSTBUSINESSBOX > Lokalen Cache löschen.

2. Starten Sie Connect neu und authentifizieren Sie sich.

8

8.1

Vorgehen

Ergebnis

8.2

Vorgehen

8 Troubleshooting und Fehlermeldungen


Die Client-Anwendungen haben keine Verbindung zurE‑POSTBUSINESS BOXWegen fehlerhafter Konfigurationseinstellungen klappt die Verbindung zurE‑POSTBUSINESS BOX nicht. Setzen Sie die Konfiguration zurück.

1. Setzen Sie Ihre lokalen Konfigurationseinstellungen zurück. Wählen Sie dazu (unter MSWindows 7) Start > Alle Programme > E‑POSTBUSINESS BOX > Lokalen Cache lö-schen.

2. Starten Sie eine Client-Anwendung und authentifizieren Sie sich.

Client-Anwendung Connect ist sehr langsam, es gibt Abstür-ze in der Anwendung oder FehlermeldungenUm die Performance zu verbessern, ändern Sie die Grafikeinstellungen.Tun Sie (z. B. unter Windows 7) Folgendes:

1. Wählen Sie in der Systemsteuerung unter Geräte und Drucker den E‑POSTBRIEFDrucker.

2. Wählen Sie im Kontextmenü Druckereigenschaften.3. Wählen Sie auf der Registerkarte Allgemein die Schaltfläche Einstellungen.4. Wählen Sie auf der Registerkarte Papier/Qualität die Schaltfläche Erweitert.5. Weisen Sie unter Grafik dem Parameter Druckqualität den Wert 300dpi zu.

Die Druckqualität von Grafiken in E‑POSTBRIEFEN ist unbe-friedigendDie Qualität des Ausdrucks (Auflösung) ist gering, oder die Farben stimmen nicht.Sie haben folgende Möglichkeiten:

► Um eine hohe Qualität des Ausdrucks sicherzustellen, müssen Sie in IhrenE‑POSTBRIEFEN oder Dokumentvorlagen für E‑POSTBRIEFE Grafiken mit einer Auflö-sung von mindestens 300 dpi verwenden.Verwenden Sie ein kostenloses Programm wie IrfanView, um zu prüfen, welche Auflö-sung Ihre Grafiken haben.

8.3

Vorgehen

8.4

Vorgehen

8.5

Vorgehen



► Um eine optimale Farbtreue sicherzustellen, erstellen Sie elektronisches Briefpapier imFarbraum CMYK und hinterlegen es als fachlicher Betreuer auf derE‑POSTBUSINESS BOX.

HINWEIS

Warum den Farbraum CMYK verwenden?Dokumente, die nicht im CMYK-Farbraum sind (dies gilt auch für Sonderfarben wieetwa Pantone-Farbräume), konvertiert das System automatisch nach CMYK (entwe-der in der Client-Anwendung Connect oder beim Druckdienstleister). Dabei kann espassieren, dass sich die Farben des gedruckten Dokuments von denen des origina-len, digitalen Dokuments unterscheiden.Die meisten Büroanwendungen (z. B. Microsoft Word) verwenden den FarbraumRGB. Weil der CMYK-Farbraum kleiner ist als der RGB-Farbraum, können im Offset-druck nicht alle, z. B. am Monitor verfügbaren, Farben reproduziert werden. BeiE‑POSTBRIEFEN, die Sie mit diesen Anwendungen erstellen, kann es durch dasKonvertieren nach CMYK deshalb zu Verschiebungen der Farbwerte kommen.

Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuchoder in der E‑POSTBUSINESS BOX Kurzanleitung Dokumentvorlagen unter Elektro-nisches Briefpapier einrichten.Beachten Sie auch die Empfehlungen zu Auflösung, Farbeinstellungen und eingebette-ten Schriften bei PDF-Dateien. Weitere Informationen finden Sie unter 3.3 Anhänge an-fügen.

„While executing securitray ...“Eine-Client-Anwendung lässt sich nicht starten, wenn sie im Hintergrund bereits läuft.Manchmal wird eine Client-Anwendung nicht korrekt beendet. Sie müssen dann die nochlaufende Instanz der Client-Anwendung beenden, um eine neue starten zu können.

► Öffnen Sie mit Strg+Alt+Entf den Windows Task Manager und beenden Sie den Pro-zess securitray.exe.

„Couldn't connect to host“Die Client-Anwendung kann keine Verbindung zur E‑POSTBUSINESS BOX herstellen. Eserscheint die Fehlermeldung Couldn't connect to host. Um den Fehler zu beheben, er-fassen Sie nachträglich die IP-Adresse der E‑POSTBUSINESS BOX.Hintergrund: Es ist nicht technisch sichergestellt, dass Sie unmittelbar nach dem Installierender Client-Anwendungen die IP-Adresse Ihrer E‑POSTBUSINESS BOX erfassen. Deshalbkönnen Sie die IP-Adresse nachträglich erfassen.

1. Wählen Sie Start > Programme > E‑POSTBUSINESS BOX > Config.

8.6

Vorgehen

8.7

Vorgehen



HINWEIS

Wenn Sie Windows 7 oder 8 verwenden und die Meldung Sie müssen über Admi-nistratorrechte verfügen erscheint, dann tun Sie Folgendes:

a. Öffnen Sie den Ordner \Programme\E‑POSTBRIEF\bin.

b. Legen Sie für die Anwendung Configure im Kontextmenü unter Eigenschaf-ten > Kompatibilität Windows XP Service Pack 3 als Kompatibilitätsmodus fest.

c. Starten Sie die Anwendung als Administrator.

2. Definieren Sie die Verbindung mit der E‑POSTBUSINESS BOX. Sie haben folgendeMöglichkeiten:▪ Wenn Sie keinen Proxy-Server haben, erfassen Sie auf der Registerkarte Verbin-

dung im Eingabefeld Serveradresse die IP-Adresse der E‑POSTBUSINESS BOX.

HINWEIS

Die dynamisch generierte IP-Adresse der E‑POSTBUSINESS BOX finden Sie inder Adresszeile der im HTML-Browser geöffneten Datei ZurBox.html.

▪ Wenn Sie die Client-Anwendungen über einen Proxy-Server mit derE‑POSTBUSINESS BOX verbinden, erfassen Sie auf der Registerkarte Proxy dieKonfigurationsparameter Ihres Proxy-Servers.

Informationen über notwendige Portfreigaben finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOXAdministratorhandbuch unter Firewall-Freigaben einrichten.

Das Dialogfenster Zertifikatsprüfung erscheint.3. Wählen Sie Akzeptieren.

Es erscheint das Dialogfenster Authentifizierung.

HINWEIS

Das Dialogfenster Authentifizierung erscheint nicht, wenn die Authentifizierung fürdie Client-Anwendungen deaktiviert ist (Anwender können sich dann ohne Passwortanmelden).In diesem Fall erscheint das Dialogfenster Freigabe. Das Dialogfenster Freigabe er-scheint, damit der Anwender sich einmalig authentifiziert.Bei weiterem Aufrufen der Client-Anwendungen erscheint dieses Fenster nicht mehr.Die Client-Anwendungen Connect und Mailbox öffnen sich dann also ohne Anmelde-dialog.Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administrator-handbuch unter Authentifizierung für Client-Anwendungen deaktivieren.

Ergebnis

Ergebnis



Anhang

Zugehörige DokumenteFolgende Dokumente sind Bestandteile der Produktdokumentation derE‑POSTBUSINESS BOX.

HINWEIS

Gezielter Zugriff auf InformationenDas E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch ist die Referenz für alle administra-tiven Aufgaben. Manche Inhalte darin sind nur für bestimmte Anwendungsfälle oder Ziel-gruppen wichtig. Diese Inhalte stellen wir zusätzlich als separate Dokumente bereit, umIhnen den Zugriff zuerleichtern.In der folgenden Tabelle stehen diese Handbücher geordnet nach Zielgruppe.

HINWEIS

Aktuelle Handbücher herunterladenDie jeweils aktuellste Version der Produktdokumentation finden Sie im Download-Bereichfür Geschäftskunden unter www.deutschepost.de/de/e/epost/geschaeftskunden/downloads.html (über www.epost.de > Geschäftskunden > Services > Down-loads > E‑POSTBUSINESS BOX).

Zielgruppe Typische Anwendungsfälle Dokument

TechnischerAdministrator

Klären der technischen und fach-lichen Voraussetzungen für denEinsatz derE‑POSTBUSINESS BOX

E‑POSTBUSINESS BOX Datenblatt


Aufstellen derE‑POSTBUSINESS BOX

Betriebsanweisung mit Sicherheitshinweisen(enthalten im Paket mit der Hardware)


Inbetriebnahme derE‑POSTBUSINESS BOX

E‑POSTBUSINESS BOX Kurzanleitung fürdie Inbetriebnahme in einfachenIT‑Umgebungen (auch enthalten im Paketmit der Hardware)


Inbetriebnahme, Administrierender E‑POSTBUSINESS BOX imlaufenden Betrieb

E‑POSTBUSINESS BOX Administrator-handbuch

FachlicherAdministrator

Erstellen von Dokumentvorlagen,Anlegen von Anwendern

E‑POSTBUSINESS BOX Administrator-handbuch

OutputManagement-Systemadmi-nistrator

Halb- oder vollautomatische Brief-produktion implementieren

E‑POSTBUSINESS BOX Einrichtungs-leitfaden Versandautomatisierung

Technischerund

ZahlungsPLUS zum Versendenvon Rechnungen konfigurieren

E‑POSTBUSINESS BOX Einrichtungs-leitfaden Rechnungsversand

9

9.1

9 Anhang




http://www.epost.de

Zielgruppe Typische Anwendungsfälle DokumentFachlicherAdministrator

FachlicherAdministrator

Durchführen von Aktivitäten imE‑POST Portal (z. B. Fallback-Postfach überwachen, Stammda-ten aktualisieren)

E‑POST Administratorhandbuch (imDownload-Bereich für Geschäftskunden un-ter www.deutschepost.de/de/e/epost/geschaeftskunden/downloads.html (überwww.epost.de > Geschäftskunden > Ser-vices > Downloads > E‑POST))

Grafiker imMarketing,externeDienstleister

Erstellen von Dokumentvorlagenoder elektronischem Briefpapier

E‑POSTBUSINESS BOX KurzanleitungDokumentvorlagen

Anwender Erstellen und Versenden vonE‑POSTBRIEFEN

E‑POSTBUSINESS BOX Anwender-handbuch

Tabelle 9.1-1 Dokumentation E‑POSTBUSINESS BOX nach Anwendungsfällen und Zielgruppen

SupportBei Fragen zu technischen Problemen oder bei Fragen zum ThemaE‑POSTBUSINESS BOX oder E‑POSTBRIEF wenden Sie sich an den E‑POST Kunden-service für Geschäftskunden Deutsche Post AG.▪ Tel.: +49 228 76 36 76 06, Mo – Fr 8.00 – 18.00 Uhr (außer an bundeseinheitlichen

Feiertagen)▪ E‑POSTBRIEF: [email protected]▪ E-Mail: [email protected]▪ Postalisch:

Deutsche Post AGKundenservice E‑POSTPostfach 10 09 5133509 Bielefeld

9.2

9 Anhang




http://www.epost.de

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

HINWEIS

Aus Datenschutzgründen prüft der Kundenservice über einen Eintrag im E‑POST Portal inbestimmten Fällen Ihre Berechtigung. Personen, die bei der Registrierung erfasst wurden(z. B. Geschäftsführer, Administratoren) sind bereits im E‑POST Portal registriert.Weitere Informationen zum Anlegen zusätzlicher Mitarbeiter finden Sie im E‑POSTAdministratorhandbuch im Download-Bereich für Geschäftskunden unter www.deutsch-epost.de/de/e/epost/geschaeftskunden/downloads.html (über www.epost.de > Geschäfts-kunden > Services > Downloads > E‑POST).

ACHTUNG

Der E‑POST Kundenservice für Geschäftskunden Deutsche Post AG kann keine Fragenzu Problemen mit der E‑POSTBUSINESS BOX beantworten, die durch die Verwendungvon Software verursacht werden, die nicht von der Deutschen Post AG hergestellt oderausdrücklich für die Nutzung mit der E‑POSTBUSINESS BOX freigegeben ist.

Briefformate und Papierqualität beim physischen Druckenvon E‑POSTBRIEFEN im RechenzentrumBeim Drucken von physischen E‑POSTBRIEFEN nutzt die Deutsche Post AG standardisier-te Produktionsverfahren. Die Materialien sind nach Umweltschutzstandards zertifiziert.

E‑POSTBRIEFE können sich nach Format, Umfang und damit nach Portokosten unterschei-den:▪ Standardbrief: max. 3 Blätter simplex oder 6 Seiten duplex▪ Kompaktbrief: max. 9 Blätter simplex oder 18 Seiten duplex▪ Großbrief: max. 94 Blätter simplex oder 188 Seiten duplexDie Portokosten finden Sie in Ihrem Vertrag mit der Deutschen Post AG.

▪ Das Briefpapier kommt von Lieferanten, die nach dem Zertifizierungssystem für nach-haltige Waldbewirtschaftung PEFC arbeiten und nach Umweltmanagement-Standards(ISO 14001) zertifiziert sind.

▪ Das Papier ist 80g holzfrei, weiß.▪ Farbige E‑POSTBRIEFE werden in 4-Farbdruck (CMYK) gedruckt.

Standard- und Kompaktbriefe senden wir gefalzt im Umschlag C6/5 (114 * 229 mm).Großbriefe senden wir ungefalzt im Umschlag C4 (229 x 324 mm).Die Umschläge▪ entsprechen dem FSC (Forest Stewardship Council)-Standard▪ sind weißDie Umschläge werden schwarz/weiß bedruckt:▪ mit dem GoGreen-Logo vorne (Abbildung 9.3-1 auf Seite 73)▪ mit dem E‑POST Logo auf der Umschlag-Rückseite, oben Mitte (Abbildung 9.3-2 auf Sei-

te 73)

9.3

Brief-Produkte

Briefpapier

Umschläge

9 Anhang




http://www.epost.de

Abbildung 9.3-1 E‑POST Umschlag vorne

Abbildung 9.3-2 E‑POST Umschlag hinten

9 Anhang


Index

1112 (Fehlernummer)

Brief bereits vorhanden: Support-Fall........ 71

2200 (Fehlernummer)

Unbekannter Fehler: Support-Fall............. 71

33008 (Fehlernummer)

Unbekannter Fehler: Support-Fall............. 713153 (Fehlernummer)

PDF-Datei fehlerhaft: Support-Fall.............71323 (Fehlernummer)

Versandweg ungültig: Support-Fall............71

6601 (Fehlernummer)

Fehler beim Druckdienstleister: Support-Fall............................................................. 71

99301 (Fehlernummer)

Fehler beim Druckdienstleister: Support-Fall............................................................. 71

9304 (Fehlernummer)Umfang von E‑POSTBRIEFEN..................72

AAbgelehnte E‑POSTBRIEFE Überarbeiten...... 47Abmelden aus einer Client-Anwendung........... 64Abstürzen

Client-Anwendung Connect sehr langsam/stürzt ab...............................................67

Anhang einem E‑POSTBRIEF hinzufügen.......15Anlagen

PDF/A-1b als Standard-Format für Anhänge ............................................................ 15

Anmelden an der E‑POSTBUSINESS BOX.....57Anschreiben

Fehlermeldungen in der E‑POSTBUSINESSBOX.......................................................9

AnwenderAbmelden aus einer Client-Anwendung.... 64Anmelden an der E‑POSTBUSINESS BOX..

............................................................ 57Client-Anwendungen manuell installieren..57Neues Passwort anfordern........................ 64

Passwort ändern........................................63Anwendungsfälle

Mögliche Szenarien für den Massenversand............................................................. 36

Apple macOSClient-Anwendungen unter macOS installie-

ren....................................................... 57E‑POSTBRIEFE unter Apple macOS erstel-

len und anzeigen................................... 6Archivieren von E‑POSTBRIEFEN...................49Auflösung (Grafiken)

Hohe Druckqualität sicherstellen............... 67Ausloggen aus einer Client-Anwendung.......... 64Automatische Ermittlung verwenden (Kontroll-

kästchen)Rechnungen senden..................................18

Automatisch eingefügte LeerseitenSerienbriefe erstellen.................................36

Automatische Layout-Korrektur........................ 11Grafiken werden aus PDF-Dokumenten ent-

fernt..................................................... 42Automatisches Löschen

E‑POSTBRIEFE archivieren......................49

BBelegkopie

Beim Senden eines E‑POSTBRIEFS Beleg-kopie anfordern................................... 23

E‑Mail-Programm zum Versenden oderEmpfangen nutzen.............................. 54

BelegschlüsselRechnungen senden..................................18

BeschleunigenVersenden beschleunigen......................... 40

BetragRechnungen senden..................................18

BlattzahlFormate von E‑POSTBRIEFEN.................72

BriefeDokumentvorlagen erstellen...................... 36E‑POSTBRIEFE prüfen und freigeben las-

sen.......................................................46Fehlermeldungen in der E‑POSTBUSINESS

BOX.......................................................9


Briefformate......................................................72Briefpapier

Verwendetes Papier beim Drucken im Re-chenzentrum........................................72

BrieftrennerSerienbriefe erstellen.................................36

BriefumschlagUmschlaggestaltung beim Drucken im Re-

chenzentrum........................................72Brief- und Umschlagpapier, Umweltschutznor-

men............................................................72

CCheckliste

Dokumentvorlagen für Briefe erstellen...... 36Client-Anwendungen

Abmelden aus einer Client-Anwendung.... 64Anwendungen manuell installieren............ 57Client-Anwendung startet nicht..................68Connect nicht mit E‑POSTBUSINESS BOX

verbunden........................................... 67Connect sehr langsam/stürzt ab................ 67Connect startet nicht..................................66Mailbox starten...........................................44PDF mit Connect senden.............................9Rechnungen im ZUGFeRD-Format mit Con-

nect senden.........................................18Versenden beschleunigen......................... 40

CMYK-FarbraumHohe Druckqualität und Farbtreue sicher-

stellen.................................................. 67Connect

Abmelden aus einer Client-Anwendung.... 64Versenden beschleunigen......................... 40

Couldn't connect to host (Fehlermeldung)....... 68

DDarstellung

PDF-Dokument weicht im Layout von Quell-dokument ab........................................43

DatamatrixFehlermeldungen in der E‑POSTBUSINESS

BOX.......................................................9Datenaustausch, elektronischer

Anhang einem E‑POSTBRIEF hinzufügen 15DIN 5008


Dokumente zur E-POSTBUSINESS BOX........70Dokumentvorlage

Dokumentvorlagen für Briefe erstellen...... 36Herunterladen von Dokumentvorlagen........ 5

Warum Dokumentvorlagen erstellen..........11Download

Dokumente zur E-POSTBUSINESS BOXherunterladen...................................... 70

Dokumentvorlage herunterladen................. 5DPI (Auflösung von Grafiken)

Hohe Druckqualität und Farbtreue sicher-stellen.................................................. 67

DruckqualitätHohe Druckqualität und Farbtreue sicher-

stellen.................................................. 67Duplex-Druck

E‑POSTBRIEF prüfen und senden............23

EEBICS-Standard

Rechnungen senden..................................18Einbetten von Schriften (Fonts)........................36Einfrieren beim Versenden vermeiden............. 40Einloggen an der E‑POSTBUSINESS BOX..... 57Elektronische E‑POSTBRIEFE


Elektronischer DatenaustauschAnhang einem E‑POSTBRIEF hinzufügen 15

E‑MailWarum lassen sich E‑POSTBRIEFE nicht

per E‑Mail weiterleiten?.......................44E‑Mail-Programm zum Versenden oder Empfan-

gen nutzen................................................. 54Empfangen


Status von E‑POSTBRIEFEN im Postein-gang.................................................... 52

EmpfängerkonsolidierungPostalische E‑POSTBRIEFE zusammenfüh-

ren, um Porto zu sparen......................29E‑POST Adresse

Elektronische E‑POST Adresse in PDF-Datei nicht ermittelbar......................... 42

E‑POSTBRIEFEAnhang hinzufügen....................................15Briefe archivieren.......................................49Briefe freigeben..........................................46Briefe im Postfach verwalten..................... 49Briefe stornieren.........................................48Briefe unter Apple macOS erstellen und an-

zeigen....................................................6Falsch adressierte E‑POSTBRIEFE weiter-

leiten....................................................52Fehler beim Versenden von

E‑POSTBRIEFEN identifizieren.......... 51



Versendeter E‑POSTBRIEF nicht im Post-ausgang...............................................66

E‑POSTBRIEFE, elektronischeE‑Mail-Programm zum Versenden oder

Empfangen nutzen.............................. 54E‑POSTBRIEFE, postalische

E‑POSTBRIEFE zusammenführen, um Por-to zu sparen.........................................29

E-POST Kundenservice für Geschäftskundenkontaktieren............................................... 71

E‑POST LogoUmschlaggestaltung beim Drucken im Re-

chenzentrum........................................72Exportieren

E‑POSTBRIEFE archivieren......................49E‑POSTBRIEFE exportieren......................49Fehlerliste für Support exportieren............ 64

FFalsch adressierte E‑POSTBRIEFE weiterleiten.

...................................................................52Farbdruck

E‑POSTBRIEF prüfen und senden............23Farbtreue


FehlerAutomatische Korrektur von Layout-Fehlern.

.............................................................11Connect sehr langsam/stürzt ab................ 67Connect startet nicht..................................66Druckqualität von Grafiken unbefriedigend67Elektronische E‑POST Adresse in PDF-

Datei nicht ermittelbar......................... 42E‑POSTBRIEFE lassen sich nicht per E‑Mail

weiterleiten.......................................... 44E-POST Kundenservice für Geschäftskun-

den kontaktieren..................................71Grafiken werden aus PDF-Dokumenten ent-

fernt..................................................... 42Keine Verbindung zur E‑POSTBUSINESS

BOX.....................................................67PDF-Dokument weicht im Layout von Quell-

dokument ab........................................43Versandfehler identifizieren....................... 51Versendeter E‑POSTBRIEF nicht im Post-

ausgang...............................................66While executing securitray ........................68

FehlerhaftStatus von E‑POSTBRIEFEN im Postaus-

gang.................................................... 51

Fehlerliste für Support exportieren................... 64Fehlermeldung

Couldn't connect to host............................ 68Fehlernummer

112 (Brief bereits vorhanden: Support-Fall)............................................................... 71

200 (Unbekannter Fehler: Support-Fall).... 713008 (Unbekannter Fehler: Support-Fall).. 713153 (PDF-Datei fehlerhaft: Support-Fall). 71323 (Versandweg ungültig: Support-Fall).. 71601 (Fehler beim Druckdienstleister:

Support-Fall)........................................719301 (Fehler beim Druckdienstleister:

Support-Fall)........................................719304 (Umfang von E‑POSTBRIEFEN)...... 72

Fonts (Schriften)Fehlermeldungen in der E‑POSTBUSINESS

BOX.......................................................9PDF-Dokument weicht im Layout von Quell-

dokument ab........................................43Schriften einbetten.....................................36

FormatFormate von E‑POSTBRIEFEN.................72

FreigeberAbgelehnte E‑POSTBRIEFE Überarbeiten47E‑POSTBRIEFE freigeben.........................46

FSC (Forest Stewardship Council)-StandardVerwendetes Umschlagpapier................... 72

GGelesen

Status von E‑POSTBRIEFEN im Postein-gang.................................................... 52

GestaltungsregelnFehlermeldungen in der E‑POSTBUSINESS

BOX.......................................................9GoGreen-Logo

Umschlaggestaltung beim Drucken im Re-chenzentrum........................................72

Grafiken werden aus PDF-Dokumenten entfernt....................................................................42

Großbrief.......................................................... 72E‑POSTBRIEF prüfen und senden............23

GruppenpostfachEmpfangene E‑POSTBRIEFE prüfen........52

HHerunterladen

Dokumentvorlage herunterladen................. 5Heuristik

Rechnungen senden..................................18Hinzufügen von Leerseiten bei Serienbriefen

vermeiden.................................................. 36


IInformationen

Dokumente zur E-POSTBUSINESS BOX. 70Informationsverlust

Automatische Korrektur von Layout-Fehlern..............................................................11

InstallationClient-Anwendungen manuell installieren..57

In ÜbertragungStatus von E‑POSTBRIEFEN im Postaus-

gang.................................................... 51In Verarbeitung

Status von E‑POSTBRIEFEN im Postaus-gang.................................................... 51

ISO 14001Verwendetes Briefpapier............................72

KKein Adressbereich für diese Falz definiert!


Kompaktbrief.................................................... 72Konsolidieren von Empfängern

Postalische E‑POSTBRIEFE zusammenfüh-ren, um Porto zu sparen......................29

KundenserviceE-POST Kundenservice für Geschäftskun-

den kontaktieren..................................71

LLänderbezeichnung


LaufweitePDF-Dokument weicht im Layout von Quell-

dokument ab........................................43Layout




Layout-Korrektur, automatischeGrafiken werden aus PDF-Dokumenten ent-

fernt..................................................... 42Leerräume für Datamatrix verletzt


LeerseitenHinzufügen von Leerseiten bei Serienbriefen

vermeiden............................................36LibreOffice 4.x

Probleme bei Serienbriefen....................... 36Login

Anmelden an der E‑POSTBUSINESS BOX.............................................................. 57

LogoUmschlaggestaltung beim Drucken im Re-

chenzentrum........................................72Logout

Abmelden aus einer Client-Anwendung.... 64Lokalen Cache löschen (Startmenü)........... 66,67Löschen von E‑POSTBRIEFEN....................... 49

E‑POSTBRIEFE archivieren......................49Lotus Notes


MmacOS

Client-Anwendungen unter Apple macOS in-stallieren.............................................. 57

E‑POSTBRIEFE unter Apple macOS erstel-len und anzeigen................................... 6

MailboxAbmelden aus einer Client-Anwendung.... 64

Mailbox öffnen.................................................. 44Massenbriefe

PDF/A-1b als Standard-Format für Massen-briefe................................................... 40

MassensendungenElektronische E‑POST Adresse in PDF-

Datei nicht ermittelbar......................... 42Massenbriefe im Format PDF versenden.. 40Mögliche Szenarien................................... 36

MeldungCouldn't connect to host............................ 68


While executing securitray ........................68Microsoft Outlook


Microsoft WindowsClient-Anwendungen manuell installieren..57

MitarbeiterAbmelden aus einer Client-Anwendung.... 64Anmelden an der E‑POSTBUSINESS BOX..

............................................................ 57Client-Anwendungen manuell installieren..57Neues Passwort anfordern........................ 64Passwort ändern........................................63

NNeues Passwort anfordern...............................64Nicht unterstützter Font


OOptimale Grafik- und Druckqualität


OS XClient-Anwendungen unter Apple macOS in-

stallieren.............................................. 57E‑POSTBRIEFE unter Apple macOS erstel-

len und anzeigen................................... 6Outlook


PPapierqualität beim Drucken im Rechenzentrum.

...................................................................72Passwort

Neues Passwort anfordern........................ 64Passwort ändern........................................63

PDFDokument weicht im Layout von Quell-

dokument ab........................................43Elektronische E‑POST Adresse in PDF-

Datei nicht ermittelbar......................... 42E‑POSTBRIEFE archivieren......................49Grafiken werden aus PDF-Dokumenten ent-

fernt..................................................... 42Massenbriefe im Format PDF versenden.. 40PDF mit Connect senden.............................9Standard-Format PDF/A-1b für Anlagen... 15

Standard-Format PDF/A-1b für Massenbrie-fe......................................................... 40

PEFC-StandardVerwendetes Briefpapier............................72

PerformanceClient-Anwendung Connect sehr langsam/

stürzt ab...............................................67Connect startet nicht..................................66Versenden beschleunigen......................... 40

PortokostenFormate von E‑POSTBRIEFEN.................72Postalische E‑POSTBRIEFE zusammenfüh-

ren, um Porto zu sparen......................29Postalisch senden

E‑POSTBRIEF prüfen und senden............23Postausgang



PosteingangE‑Mail-Programm zum Versenden oder

Empfangen nutzen.............................. 54Empfangene E‑POSTBRIEFE prüfen........52

Postfach öffnen................................................ 44Poststelle

Empfangene E‑POSTBRIEFE prüfen........52Versendete E‑POSTBRIEFE prüfen.......... 51Versendeter E‑POSTBRIEF nicht im Post-

ausgang...............................................66Probleme

E-POST Kundenservice für Geschäftskun-den kontaktieren..................................71

QQualität des Papiers beim Drucken im Rechen-

zentrum......................................................72Qualitätssicherung

E‑POSTBRIEFE freigeben.........................46Hohe Druckqualität und Farbtreue sicher-

stellen.................................................. 67

RRechnungen

Rechnungen im ZUGFeRD-Format mit Con-nect senden.........................................18

Rechnungen senden..................................18Regulärer Ausdruck

Serienbriefe erstellen.................................36RGB-Farben



SSchriften (Fonts)


Schriften einbetten.....................................36Schwarz-Weiß- und Farbdruck

E‑POSTBRIEF prüfen und senden............23Seitenzahl

Formate von E‑POSTBRIEFEN.................72Senden


SEPA-ÜberweisungRechnungen senden..................................18

SerienbriefSerienbriefe erstellen.................................36

SerienbriefeMögliche Szenarien für den Massenversand.

............................................................ 36Service

E-POST Kundenservice für Geschäftskun-den kontaktieren..................................71

Simplex-/Duplex-DruckE‑POSTBRIEF prüfen und senden............23

SkalierenAutomatische Korrektur von Layout-Fehlern.

.............................................................11Software

Abmelden aus einer Client-Anwendung.... 64Anmelden an der E‑POSTBUSINESS BOX..

............................................................ 57Client-Anwendungen manuell installieren..57

Sortieren von E‑POSTBRIEFEN...................... 49Sparen von Portokosten

Postalische E‑POSTBRIEFE zusammenfüh-ren, um Porto zu sparen......................29

SpeichernE‑POSTBRIEFE archivieren......................49

Standardbrief....................................................72Starten der Client-Anwendung

Client-Anwendung startet nicht..................68Status von E‑POSTBRIEFEN ändern.............. 49Status von E‑POSTBRIEFEN im Postausgang51Status von E‑POSTBRIEFEN im Posteingang.52Steuerungsinformation

Serienbriefe erstellen.................................36Stornieren von E‑POSTBRIEFEN.................... 48Storniert


SupportE-POST Kundenservice für Geschäftskun-

den kontaktieren..................................71

Fehlerliste für Support exportieren............ 64Szenarien

Mögliche Szenarien für den Massenversand............................................................. 36

TTemplate

Dokumentvorlage herunterladen................. 5Thunderbird


TroubleshootingAutomatische Korrektur von Layout-Fehlern.

.............................................................11Connect startet nicht..................................66Keine Verbindung zur E‑POSTBUSINESS

BOX.....................................................67Typen von E‑POSTBRIEFEN...........................72

ÜÜberweisungsträger

Rechnungen senden..................................18

UUmfang

Formate von E‑POSTBRIEFEN.................72Umschlaggestaltung beim Drucken im Rechen-

zentrum......................................................72Umweltschutz

Verwendetes Papier beim Drucken im Re-chenzentrum........................................72

VVerarbeitungszeit

E‑POSTBRIEF prüfen und senden............23Verbindungsfehler

Keine Verbindung zur E‑POSTBUSINESSBOX.....................................................67

Vergessenes PasswortNeues Passwort anfordern........................ 64

VerkleinernAutomatische Korrektur von Layout-Fehlern.

.............................................................11Versenden


Fehler beim Versenden vonE‑POSTBRIEFEN identifizieren.......... 51

Massenbriefe im Format PDF versenden.. 40Versenden beschleunigen......................... 40



VersendetStatus von E‑POSTBRIEFEN im Postaus-

gang.................................................... 51Versendeter E‑POSTBRIEF nicht im Postaus-

gang...........................................................66Verwendetes Papier beim Drucken im Rechen-

zentrum......................................................72Verwendungszweck

Rechnungen senden..................................18Verzeichnis einlesen.........................................40Vorhaltezeit von E‑POSTBRIEFEN

E‑POSTBRIEFE archivieren......................49Vorlage

Dokumentvorlage herunterladen................. 5Dokumentvorlagen für Briefe erstellen...... 36

Vorliegende Druckdaten auftrennen.................36

WWeißen


Weitere InformationenDokumente zur E-POSTBUSINESS BOX. 70

WeiterleitenFalsch adressierte E‑POSTBRIEFE weiter-

leiten....................................................52Warum lassen sich E‑POSTBRIEFE nicht

per E‑Mail weiterleiten?.......................44Weiterleiten von E‑POSTBRIEFEN..................49While executing securitray … (Fehlermeldung)...

...................................................................68Wiederkehrender Ausdruck

Serienbriefe erstellen.................................36Windows

Client-Anwendungen manuell installieren..57

ZZahlungsPLUS

Rechnungen senden..................................18Zeit für Verarbeitung von E‑POSTBRIEFEN

E‑POSTBRIEF prüfen und senden............23ZIP-Dateien

E‑POSTBRIEFE archivieren......................49ZUGFeRD

Rechnungen im ZUGFeRD-Format mit Con-nect senden.........................................18

ZusammenführenPostalische E‑POSTBRIEFE zusammenfüh-

ren, um Porto zu sparen......................29Zustellweg versendeter E‑POSTBRIEFE prüfen..

...................................................................51


Deutsche Post DHL Group

Deutsche Post AGCharles-de-Gaulle-Straße 2053113 Bonn

www.deutschepost.de

Stand: 05/2018

Documents

Anwenderhandbuch E POSTBUSINESS BOX · In dieser Anleitung werden Symbole und Auszeichnungen verwendet, um Ihnen einen schnellen Zugriff auf Informationen zu ermöglichen. Symbol