Anwenderhandbuch für Privatkunden E POST CLOUD · PDF fileDaten sichern in der E‑POST CLOUD Nutzen Sie 5 GB kostenlosen Online-Speicherplatz in der E‑POST CLOUD, um wichtige Da-ten

E‑POST CLOUDAnwenderhandbuch für Privatkunden

Version 1.0

ImpressumHandbücher und Software sind urheberrechtlich geschützt und dürfen nicht ohne schriftlicheGenehmigung der Deutschen Post AG kopiert, vervielfältigt, gespeichert, übersetzt oderanderweitig reproduziert werden. Dies gilt sinngemäß auch für Auszüge. Alle Rechte bleibenvorbehalten.Die Deutsche Post AG ist berechtigt, ohne vorherige Ankündigungen Änderungen vorzu-nehmen oder die Dokumente/Software im Sinne des technischen Fortschritts weiter-zuentwickeln.Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Alle Waren-und Produktnamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligenEigentümer.© 2015 Deutsche Post AG

E‑POST CLOUD Anwenderhandbuch für Privatkunden Version 1.0

Inhalt

1 Daten sichern in der E‑POST CLOUD 1

1.1 Häufig gestellte Fragen zur E‑POST CLOUD 4

2 Briefe senden mit dem E‑POST MAILER 7

2.1 Funktionen und Vorteile auf einen Blick 7

2.2 Ihr Schnellstart mit dem E‑POST MAILER 9

2.3 Basisfunktionen Schritt für Schritt 10

2.3.1 E‑POST Guthabenkonto aufladen 10

2.3.2 Briefe mit dem E‑POST MAILER senden 11

2.3.3 Post empfangen 35

2.4 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten 40

2.4.1 Dokumentvorlagen für den E‑POST MAILER erstellen 40

2.4.2 Adressfelder und Grafiken in Dokumentvorlagen oder E‑POSTBRIEFEN korrekt formatieren 44

2.4.3 Elektronisches Briefpapier einrichten 50

2.4.4 E‑POST MAILER konfigurieren 53

2.4.5 Prüfen, ob der E‑POST MAILER aktuell ist 60

3 E‑POST Programm herunterladen und installieren – Schritt für Schritt 63

3.1 Welche Software-Pakete werden installiert, und mit welchem Verhalten muss ich rechnen? 64

3.2 Die E‑POST Software lässt sich nicht installieren – was tun? 65

4 Vorgehen bei Problemen 66

4.1 Wie behebe ich E‑POST CLOUD Fehler? 66

4.2 Ich habe mein Passwort vergessen – was nun? 68

4.3 Wie deinstalliere ich das E‑POST Programm? 69

4.4 Wie komme ich an die Log-Daten heran? 69

4.5 Welche Firewall-Einstellungen muss ich vornehmen? 69

4.6 Eine Fehlermeldung wird in der Briefvorschau nicht vollständig angezeigt – was nun? 70

4.7 Kundenservice 71

E‑POST CLOUD Anwenderhandbuch für Privatkunden Version 1.0

Daten sichern in der E‑POST CLOUD

Nutzen Sie 5 GB kostenlosen Online-Speicherplatz in der E‑POST CLOUD, um wichtige Da-ten zu sichern und auch mobil jederzeit und überall verfügbar zu haben.Das Programm legt ein E‑POST CLOUD Verzeichnis auf Ihrem PC an. Speichern Sie darinwichtige Dokumenten, z. B. Verträge oder Ausweiskopien. Die Dateien werden dann auto-matisch mit Ihrem Online-Speicher in der E‑POST CLOUD synchronisiert. Sie sind dannauch auf allen PCs oder Smartphones verfügbar und synchron, auf denen Sie die denE‑POST MAILER oder die E‑POST CLOUD App installiert haben.Weitere Informationen zu Funktionsumfang und Funktionsweise finden Sie unter 1.1 Häufiggestellte Fragen zur E‑POST CLOUD.

E‑POST CLOUD installieren und Verzeichnis öffnen

ü Windows-PCü Internetverbindung

1. Laden Sie das Programm unter www.epost.de/mailer-download herunter, und installie-ren Sie es.

2. Wählen Sie Start > Programme > Deutsche Post AG > E‑POST CLOUD.3. Registrieren Sie sich als Privatkunde, oder loggen Sie sich mit Ihrer bereits bestehenden

privaten E‑POST Adresse ein.

HINWEIS

Zurzeit steht die E‑POST CLOUD nur Privatkunden zur Verfügung.Sie sind sich nicht sicher, ob Sie ein Konto als Privatkunde haben? Das erkennen Siean Ihrer E‑POST Adresse. Sie ist bei Privatkunden nach dem Schema <Vorna-me>.<Nachname>.<Zähler>@epost.de aufgebaut (z. B. [email protected]).

Dateien synchronisierenLoggen Sie sich an Ihrem PC in Ihre E‑POST CLOUD ein, um die Dateien in Ihrem lokalenE‑POST CLOUD Verzeichnis zu synchronisieren.

1. Wählen Sie im Kontext-Menü des E‑POST CLOUD Icons (Abbildung 1-1 auf Seite 2,Position 1) den Menüpunkt CLOUD jetzt synchronisieren.

1

Voraussetzung

Vorgehen

Vorgehen

1 Daten sichern in der E‑POST CLOUD

E‑POST CLOUD Anwenderhandbuch für Privatkunden 1Version 1.0

http://www.epost.de/mailer-download

Abbildung 1-1 E‑POST CLOUD Icon im Windows-Benachrichtigungsfeld

2. Geben Sie Ihre Privatkunden-E‑POST Adresse und Ihr Passwort ein.3. Empfehlung: Markieren Sie das Kontrollkästchen Login-Daten E‑POST speichern.

HINWEIS

Nur während Sie in der E‑POST CLOUD eingeloggt sind, können Ihre Dateien aufdem PC automatisch synchronisiert werden.

4. Wählen Sie Einloggen.Die Dateien in Ihrem lokalen E‑POST CLOUD Verzeichnis werden synchronisiert.

5. Optional: Um festzustellen, dass die Dateien tatsächlich synchronisiert sind, öffnen SieIhr lokales E‑POST CLOUD Verzeichnis unter Start > Programme > Deutsche PostAG > E‑POST CLOUD.Synchronisierte Dokumente sind mit einem Haken grün markiert (Abbildung 1-2 auf Seite2).

Abbildung 1-2 Synchronisiertes Dokument im lokalen E‑POST CLOUD Verzeichnis

Ist das Synchronisieren noch nicht abgeschlossen, sind die betreffenden Dateien gelbmarkiert (Abbildung 1-3 auf Seite 3).



Abbildung 1-3 Laufende Synchronisierung eines Dokuments im lokalen E‑POST CLOUD Verzeichnis

Das Synchronisieren klappt nicht? Sehen Sie nach unter 4.1 Wie behebe ich E‑POSTCLOUD Fehler?

E‑POST CLOUD konfigurierenÄndern Sie bei Bedarf das E‑POST CLOUD Verzeichnis auf Ihrem PC.

Sie sind eingeloggt.

1. Wählen Sie im Kontext-Menü des E‑POST CLOUD Icons (1. Daten sichern in derE‑POST CLOUD: E‑POST CLOUD konfigurieren) den Menüpunkt Einstellungen.

Abbildung 1-4 E‑POST CLOUD Icon im Windows-Benachrichtigungsfeld

2. Ändern Sie bei Bedarf das lokales E‑POST CLOUD Verzeichnis.

Ergebnis

Voraussetzung

Vorgehen



HINWEIS

Speicherplatz und DateigrößenDie E‑POST CLOUD bietet Ihnen folgende Vorteile:▪ Sie haben insgesamt 5 GB Speicherkapazität in Ihrer Online-E‑POST CLOUD zur

Verfügung.▪ Sie können Dateien mit einer Größe von jeweils bis zu 50 MB hochladen oder syn-

chronisieren.

Wenn das neue Verzeichnis bereits Dateien enthält, erscheint eine Meldung, dass diedarin enthaltenen Dateien synchronisiert werden. Sie haben damit Gelegenheit sicherzu-stellen, dass nicht versehentlich die falschen Dateien online gespeichert werden. SollteIhnen das dennoch passieren – Ihre Privatsphäre ist stets geschützt.

3. Speichern Sie Ihre Eingaben.Folgendes passiert:a. Dateien, die online in der E‑POST CLOUD gespeichert sind, werden im ersten Schri-

te in Ihr neues lokales E‑POST CLOUD Verzeichnis heruntergeladen.b. Enthält das neue lokale Verzeichnis ebenfalls Dateien, werden diese Dateien im

zweiten Schritt hochgeladen.Die Dateien in der Online-E‑POST CLOUD sind synchronisiert mit Ihrem lokalen Ver-zeichnis auf Ihrem Rechner. Beim erstmaligen Synchronisieren werden also keine Datei-en gelöscht.

Häufig gestellte Fragen zur E‑POST CLOUDWie funktioniert die E‑POST CLOUD?

Dateien, die Sie im E‑POST CLOUD Verzeichnis auf Ihrem Windows-PC ablegen, werdenpermanent automatisch synchronisiert, solange Sie eingeloggt sind.Beispiel: Sie löschen eine Datei in Ihrem lokalen Verzeichnis – die Datei wird auch in derCloud gelöscht. Sie laden mit Ihrem Smartphone eine Datei hoch – beim nächsten An-schalten Ihres PCs und Einloggen in die E‑POST CLOUD wird die Datei in das lokale Ver-zeichnis heruntergeladen.Beim erstmaligen Synchronisieren – wenn Sie das E‑POST CLOUD Verzeichnis neu an-legen oder ändern – werden keine Dateien gelöscht, sondern nur hinzugefügt.

Wie sicher sind meine Daten?Ihre Daten werden während der Synchronisation verschlüsselt übertragen.Auf den Servern der Deutschen Post AG ist Ihre Privatsphäre durch das deutsche Daten-schutzrecht geschützt.Die Daten auf dem Server der Deutschen Post AG sind durch Sicherungskopien vor Da-tenverlust geschützt. Dateien, die Sie löschen oder aus Ihrem E‑POST CLOUD Ordnerentfernen, werden jedoch – auch aus Gründen des Datenschutzes – sofort auf dem Ser-ver der Deutschen Post AG gelöscht. Wir können deshalb Dateien, die Sie gelöscht ha-ben, nicht wiederherstellen.

1.1



TIPP

Virenschutzprogramm aktuell haltenWenn Sie E‑POST CLOUD nutzen, haben Sie doppelten Schutz vor Schadsoftware:Durch Ihr eigenes Virenschutzprogramm und zusätzlich durch den Virenschutz desE‑POST Systems.Das E‑POST System bietet aber einen nur zusätzlichen Schutz. Sorgen Sie deshalbdafür, dass Ihr Virenschutzprogramm immer auf dem neuesten Stand ist, am bestendurch automatisches Aktualisieren. Dann sind alle Ihre Daten geschützt.Dateien, die von Viren befallen sind, erkennen Sie daran, dass sie von der Synchroni-sierung ausgeschlossen sind.

Siehe auch www.epost.de/privatkunden/cloud.html

Wie viel Speicherplatz kann ich nutzen?Ihr lokales E‑POST CLOUD Verzeichnis kann bis zu 5 GB groß sein. Ein Erweitern desSpeicherplatzes ist zurzeit noch nicht möglich.

Wie groß können einzelne Dateien sein, die ich hochlade oder synchronisiere?Sie können einzelne Dateien bis zu einer Größe von jeweils 50 MB von Ihrem Smart-phone hochladen oder mit Ihrem Rechner synchronisieren. Das Dateiformat spielt keineRolle.

TIPP

Speicherplatz sparenWählen Sie z. B. beim Einscannen von Verträgen eine möglichst niedrige Auflösung.Eine sehr gute Grafik-Qualität erreichen Sie mit 150 bis 300 dpi.

Was kostet mich die E‑POST CLOUD?Ihr Online-Speicherplatz ist kostenlos.

Wie kann ich die E‑POST CLOUD mit meinem Smartphone nutzen?Mit der Smartphone App E‑POST CLOUD für Apple iOS (Abbildung 1.1-1 auf Seite 5)und Google Android (Abbildung 1.1-2 auf Seite 6) können Sie Daten hochladen odermobil darauf zugreifen.

Abbildung 1.1-1 E‑POST CLOUD für Apple iOS im Apple App Store



http://www.epost.de/privatkunden/cloud.html

Abbildung 1.1-2 E‑POST CLOUD für Google Android im Google Play Store

Zurzeit lassen sich Verzeichnisse auf Ihrem Smartphone nicht automatisch mit derE‑POST CLOUD synchronisieren. Sie müssen Dateien manuell hochladen.

Kann ich meine Dateien mit anderen Nutzern teilen?Zurzeit können Sie Dateien in der E‑POST CLOUD nicht für andere Nutzer freigeben, umDateien z. B. gemeinsam zu bearbeiten.

Was kann beim Synchronisieren schiefgehen?Ihre Daten sind sicher. Dateien werden nur gelöscht, wenn Sie auf Ihrem Smartphoneoder Rechner einen ausdrücklichen Löschbefehl geben.Automatisches Synchronisieren bedeutet jedoch: Daten, die Sie in einem E‑POSTCLOUD Verzeichnis ändern, überschreiben gleichnamige Dateien in allen E‑POSTCLOUD Verzeichnissen, die Sie auf anderen Rechnern angelegt haben. Insofern müssenSie mit Sorgfalt vorgehen.Das Synchronisieren kann unter bestimmten Umständen unterbrochen werden, oder eskann zu Netzwerkproblemen kommen. Wie Sie im Fehlerfall vorgehen, erfahren Sie unter4.1 Wie behebe ich E‑POST CLOUD Fehler?



Briefe senden mit dem E‑POST MAILER

Nutzen Sie – zusätzlich zu den 5 GB Ihrer E‑POST CLOUD – 5 GB kostenlosen Online-Speicherplatz für Korrespondenz, die Sie mit dem E‑POST MAILER erledigen. Das könnenE‑POSTBRIEFE (Standardbriefe oder Einschreiben), Faxe und andere Nachrichten sein.

Funktionen und Vorteile auf einen BlickDer E‑POST MAILER erledigt für Sie größtenteils automatisch, was Sie bisher manuell ge-tan haben:

Briefe versenden und empfangen E‑POSTBRIEFE versenden und empfangen

Briefversand vorbereiten

▪ Briefpapier drucken lassen und vorrätig halten▪ Kuverts, Briefmarken und anderes Versandmaterial

beschaffen und vorrätig halten▪ Drucker beschaffen und warten (Toner, Reparatur)▪ Dokumentvorlage erstellen

▪ E‑POST MAILER Software kostenlos herunterladenund per Mausklick installieren

▪ Dokumentvorlage erstellen

1a) Typisches Anschreiben versenden, das eine postalische oder eine E‑POST Adresse enthält

Anschreiben ...1. schreiben2. drucken3. falzen4. kuvertieren5. im Sichtfenster des Briefumschlags prüfen, ob die

Adresse gut lesbar ist, eventuell neu drucken, oderEmpfängeradresse handschriftlich auf den Um-schlag schreiben.

6. Brief frankieren7. Brief zur Postfiliale oder zum Briefkasten bringen.

Anschreiben ...1. schreiben2. in der Briefvorschau die Platzierung der Adresse

prüfen, Position eventuell anpassen

1b) Dokument versenden, das keine Anschrift enthält (z. B. ein Bild)

Dokument ...1. drucken2. falzen3. kuvertieren4. adressieren:

▪ handschriftlich die Empfängeradresse auf denUmschlag schreiben

– oder –

1. Option mit Deckblatt anklicken2. Empfängeradresse manuell eingeben

2

2.1

2 Briefe senden mit dem E‑POST MAILER


Briefe versenden und empfangen E‑POSTBRIEFE versenden und empfangen▪ ein Anschreiben als Deckblatt schreiben und

drucken, unterschreiben, in den Umschlag legenund im Sichtfenster des Briefumschlags prüfen,ob die Adresse gut lesbar ist.

5. Brief frankieren6. Brief zur Postfiliale oder zum Briefkasten bringen.

2. Anhänge hinzufügen

Anhang ...1. im Datei-Verzeichnis auf dem PC wählen2. drucken3. falzen4. in den Umschlag legen

Anhang im Datei-Verzeichnis auf dem PC wählen.

4. Wichtigen Brief als Einschreiben versenden

1. Brief zur Postfiliale bringen2. Einschreibenoption wählen3. Einschreibengebühr bezahlen4. Quittung abheften

Einschreibenoption wählen

6. Briefe und Belege organisieren und archivieren

▪ Versendete Dokumente auf PC speichern oder Dup-likate drucken und abheften

▪ Postausgangsbuch führen▪ Porto-Belege abheften

▪ Versendete Dokumente im Archiv-Format PDF/A-1bauf PC speichern und/oder bei Bedarf imGesendet-Ordner im Portal-Postfach einsehen oderherunterladen

▪ Versendete Briefe im automatisch generierten Ver-sandjournal prüfen

▪ E‑POSTBRIEF Rechnungen per Drag & Drop imPortal-Postfach organisiert ablegen und bei Bedarfherunterladen

7. Briefe empfangen

1. Brief aus dem Briefkasten holen und öffnen2. Briefe bearbeiten3. Bei einer Rechnung einen Überweisungsträger aus-

füllen oder Rechnung per Online-Banking beglei-chen

4. Bearbeiteten Brief zum Archivieren abheften

1. Brief im persönlichen Portal-Postfach bearbeitenoder per E‑POST App mobil empfangen

2. Eine Rechnung mit E‑POSTZAHLUNG direkt imPortal-Postfach per Mausklick begleichen

3. Bearbeiteten Brief zum Archivieren in entspre-chenden Ordner im Portal-Postfach ziehen

Tabelle 2.1-1 Wie Ihnen E‑POST MAILER die Arbeit erleichtert: traditioneller Briefversand und E‑POSTBRIEF Versand

Das E‑POST System verarbeitet Ihren Brief und stellt ihn dem Empfänger zu – entweder imE‑POST System gedruckt und per Post oder elektronisch:



Abbildung 2.1-1 Wie Ihre Post ans Ziel kommt: der Versandprozess im E‑POST System

Ihr Schnellstart mit dem E‑POST MAILERVersenden Sie ein Dokument (z. B. eine Word-Datei, ein Bild, eine Excel-Tabelle oder einePräsentation) als E‑POSTBRIEF, ohne sich um Drucken, Kuvertieren und Frankieren küm-mern zu müssen. Auch der Gang zur Post entfällt.Bei einer typischen Installation unter Microsoft Windows mit gewöhnlichen Office-Programmen gelangen Sie mit nur wenigen Voraussetzungen und Schritten ans Ziel.

ü Windows-PC mit beliebigen Anwendungsprogrammen (die Programme müssen nurden Druckdialog unterstützen)

ü Internetverbindungü Optional: Mobiltelefon zum Empfangen einer HandyTAN

Hintergrund: Wenn Sie Briefe elektronisch (statt postalisch) senden, ist eine HandyTANfür eine Authentifizierung nötig.

1. Programm unter www.epost.de/mailer-download herunterladen und installieren.2. E‑POST MAILER starten:

a. Dokument öffnen, das Sie als E‑POSTBRIEF versenden wollen.b. Menüpunkt Datei > Drucken wählen.c. In der Druckerauswahl E‑POST MAILER wählen.Der E‑POST MAILER startet, und der Inhalt Ihrer Datei wird in der Briefvorschau ange-zeigt.

3. Empfängeradresse erfassen:▪ Bei einem typischen Anschreiben nach der Gestaltungsnorm DIN 5008 erkennt das

System die postalische Adresse automatisch. Zeigt das System, dass die Adressenicht korrekt im Adressfeld platziert ist, verschieben Sie sie: Sie schließen denE‑POST MAILER, ändern Ihren Brief und starten den E‑POST MAILER erneut, umdas Ergebnis in der Briefvorschau zu prüfen.

▪ Sie wollen ein Bild, eine Excel-Tabelle, eine Präsentation oder ein anderes Doku-ment. versenden, das erst einmal keine Adresse enthält? – Sie fügen ein Deckblatthinzu und erfassen die Adressen von Empfänger und Absender manuell.

4. Bei Bedarf Anhänge hinzufügen.Besonderheiten:

2.2

Voraussetzung

Vorgehen




▪ Folgende Dateiformate sind für Anhänge vorgesehen: Adobe PDF, Microsoft Word(.doc/.docx), Microsoft Excel (.xls/.xlsx), Microsoft PowerPoint (.ppt/.pptx)oder Text (.txt). Wenn Sie z. B. Office-Anwendungen wie LibreOffice benutzen,speichern Sie die Dokumente, die Sie Ihrem E‑POSTBRIEF anhängen wollen, imentsprechenden Microsoft-Format oder als PDF-Datei.

▪ Dokumente, die der Autor geschützt hat (z. B. gegen ungenehmigtes Drucken oderKopieren), akzeptiert der E‑POST MAILER nicht immer. Das hängt von der Softwareab, die der Autor zum Erstellen des Dokuments genutzt hat.

▪ Anhänge sind im Format bis DIN A4 möglich.5. Einen besonders wichtigen E‑POSTBRIEF als Einschreiben versenden.

Sie wählen – wie vom Postschalter gewohnt – eine der Einschreibenoptionen.

HINWEIS

Einschreiben werden gedrucktWenn Sie Einschreiben mit dem E‑POST MAILER erstellen, wird der rein digitale Do-kumentfluss unterbrochen. Einschreiben werden gedruckt, und der Zusteller händigtsie dem Empfänger physisch aus. Normale Briefe dagegen werden automatisch elekt-ronisch zugestellt, wenn der Empfänger eine E‑POST Adresse hat (diese Standard-einstellung können Sie ändern).Um den digitalen Dokumentfluss nicht bei Einschreiben zu unterbrechen, können Sieins E‑POST Portal ausweichen. Dort können Sie Einschreiben mit Versandbestätigungoder Einschreiben mit Empfangsbestätigung erstellen, die elektronisch zugestellt wer-den, wenn der Empfänger eine E‑POST Adresse hat.

6. E‑POSTBRIEF versenden:a. Schaltfläche Zum Versand wählen.b. Mit E‑POST Adresse und Passwort einloggen.c. Bei elektronischem Versand: HandyTAN eingeben und bestätigen.

7. Optional: Speichern Sie den versendeten E‑POSTBRIEF lokal als PDF-Datei.Im Versandprotokoll erhalten Sie einen Überblick über alle E‑POSTBRIEFE, die Sie vonIhrem PC aus versendet haben.

8. Um Ihr Postfach zu prüfen, wählen Sie Zum Empfang. Oder doppelklicken Sie auf dasE‑POST MAILER Icon auf Ihrem Arbeitsplatz.Sie finden versendete E‑POSTBRIEFE im Gesendet-Ordner.

Basisfunktionen Schritt für SchrittIn diesem Kapitel erfahren Sie im Detail alles, was nötig ist, um einen E‑POSTBRIEF phy-isch oder elektronisch zu versenden.

E‑POST Guthabenkonto aufladenUm einen E‑POSTBRIEF versenden zu können, laden Sie Ihr Guthabenkonto auf.

1. Loggen Sie sich unter www.epost.de im E‑POST Portal ein.2. Wählen Sie Mein Konto > Konto aufladen (Abbildung 2.3-1 auf Seite 11, Position 1,

2).

2.3

2.3.1

Vorgehen



https://www.deutschepost.de/de/e/einschreiben.html

http://www.epost.de

Abbildung 2.3-1 Konto aufladen

3. Geben Sie die HandyTAN ein, die Sie erhalten haben.Sie gelangen in das Dialogfenster Einzahlung Guthabenkonto.

4. Wählen Sie die gewünschte Zahlungsart, erfassen Sie den Betrag, mit dem Sie Ihr Gut-habenkonto aufladen wollen, und wählen Sie Weiter.

5. Prüfen Sie die Daten, und wählen Sie Einzahlen, um den Bezahlvorgang auszuführen.Sie erhalten eine Bestätigung.

6. Wählen Sie Weiter, um den Vorgang abzuschließen.Ihr Guthaben wird unter Mein Konto angezeigt.

Briefe mit dem E‑POST MAILER sendenNutzen Sie eine der verschiedenen Möglichkeiten, E‑POSTBRIEFE mit dem E‑POSTMAILER zu versenden.Dieses Kapitel stellt Ihnen typische Wege vor, z. B.:▪ ein einzelnes Anschreiben mit Adresse (nach Gestaltungsnorm DIN 5008) als

E‑POSTBRIEF versenden: 2.3.2.1 Typisches Anschreiben senden▪ ein einzelnes Dokument, das keine Adresse enthält, als E‑POSTBRIEF versenden:

2.3.2.2 Dokument mit Deckblatt versenden▪ mehrere vorbereitete Anschreiben versenden: 2.3.2.3 Mehrere Dokumente gleichen For-

mats nacheinander versenden▪ einen E‑POSTBRIEF mit Anhängen versenden: 2.3.2.4 Anhänge hinzufügen▪ 2.3.2.5 Einen E‑POSTBRIEF als Einschreiben versenden▪ festlegen, dass ein E‑POSTBRIEF auf jeden Fall physisch gesendet wird, selbst wenn

der Empfänger eine E‑POST Adresse hat: 2.3.2.7 Versandoptionen festlegen und Sen-den starten

Typisches Anschreiben sendenVersenden Sie ein Anschreiben, das Sie mit einem typischen Textverarbeitungsprogrammerstellt haben (z. B. Microsoft Word, LibreOffice Writer). Der E‑POST MAILER erkennt dieEmpfänger-Adresse automatisch.

1. Um den E‑POST MAILER aus Ihrem Anwendungsprogramm heraus zu starten, öffnenSie den Druckdialog (z. B. mit Datei > Drucken) und wählen E‑POST MAILER.

2.3.2

2.3.2.1

Vorgehen



Standardmäßig wird in der Briefvorschau ein stilisierter Briefumschlag angezeigt. DasSystem zeigt an, wo Sie das Layout Ihres Briefs ändern müssen, damit er den Layout-Vorgaben des E‑POST Systems entspricht.An den Seitenränden sind Sperrflächen eingeblendet, die für Steuerungsinformationenbeim Drucken des Briefs im Rechenzentrum freibleiben müssen. Inhalte, die Sie dortplatziert haben, werden weiß überdeckt. Siehe auch 2.4.2.1 Wo genau liegen Sperrflä-chen, die ich beachten muss?

2. Wenn die Briefvorschau anzeigt, dass Ihr Brief den Layout-Vorgaben nicht entspricht,haben Sie folgende Möglichkeiten:▪ Um den Brief ohne Anpassungen sofort versenden zu können, markieren Sie das

Kontrollkästchen mit Deckblatt für Adresse. Das System erzeugt automatisch einDeckblatt, das den Layout-Vorgaben entspricht. So ist sichergestellt, dass dasE‑POST System Ihren Brief verarbeiten kann, auch wenn er nicht den Layout-Vorgaben entspricht.Siehe auch 2.3.2.2 Dokument mit Deckblatt versenden

▪ Passen Sie das Layout Ihres Briefs an, bis die Briefvorschau keine Fehler mehr an-zeigt.Siehe auch 2.4.2 Adressfelder und Grafiken in Dokumentvorlagen oderE‑POSTBRIEFEN korrekt formatieren

3. Optional: Fügen Sie dem Brief unter Anhänge weitere Dokumente hinzu. Siehe auch2.3.2.4 Anhänge hinzufügen

4. Optional: Legen Sie fest, dass ein besonders wichtiger E‑POSTBRIEF als Einschreibengesendet werden soll. Siehe auch 2.3.2.5 Einen E‑POSTBRIEF als Einschreiben ver-senden.

5. Starten Sie das Versenden. Legen Sie dabei fest, ob der Brief in jedem Fall gedrucktwerden soll, und wenn ja, ob in Farbe oder schwarz-weiß. Siehe auch 2.3.2.7 Versand-optionen festlegen und Senden starten

Wie erfasse ich die Empfängeradresse formal korrekt?Prüfen Sie, ob die Empfängeradresse bestimmten formalen Kriterien entspricht.

‣ Stellen Sie sicher, dass die Empfängeradresse den folgenden formalen Anforderungenentspricht:▪ Die Adresse hat mindestens 2 und maximal 6 Zeilen.▪ Die letzte Zeile der Adresse enthält eine 5-stellige Postleitzahl.▪ Die Schriftgröße ist so angepasst, dass alle Zeilen in das Feld für die Anschrift des

Empfängers passen.▪ Die Adresse enthält keine Leerzeilen zwischen Straßenangabe und Ort. Korrekt ist

(ohne Leerzeile) z. B.:"Beispielstraße 512345 Musterstadt"

▪ Die Schriftfarbe ist schwarz.

2.3.2.1.1

Vorgehen



‣ Verwenden Sie vor der Postleitzahl kein Länderkennzeichen oder ISO-Codes wie „D“oder „DE“.

Falsch ist: „D-12345 Musterstadt“Richtig ist: „12345 Musterstadt“

ACHTUNG

Auslandsbriefe sind nicht möglich.

‣ Vermeiden Sie störende Layout-Elemente im Adressbereich, z. B. Rahmen- oder Tabel-lenlinien.

Dokument mit Deckblatt versendenVersenden Sie Dokumente, die – anders als typische Anschreiben – keine Empfängeradres-sen enthalten.Sie haben z. B. mit einem beliebigen Anwendungsprogramm ein Dokument erstellt (oderauch eingescannt):▪ eine Grafik▪ ein Blatt aus einer Tabellenkalkulation▪ eine Folie aus einer PräsentationOder: Ihr Dokument enthält eine Empfängeradresse, aber der E‑POST MAILER kann sieaus technischen Gründen nicht erkennen. Das kann z. B. bei einem Anschreiben passieren,das Sie mit einem DTP-Programm wie Adobe Indesign oder Scribus geschrieben haben(DTP-Prgramme behandeln Textfelder wie Grafiken).Wenn der Empfänger keine E‑POST Adresse hat, versenden Sie solche Dokumente, indemSie ein Deckblatt mit der postalischen Empfängeradresse hinzufügen.

HINWEIS

Bei der Berechnung des Preises wird das Deckblatt mitgezählt.

1. Öffen Sie das Dokument, und wählen Sie im Druckmenü E‑POST MAILER.Der E‑POST MAILER startet, und das Dokument wird in der Briefvorschau angezeigt.Typischerweise werden Sperrflächen im Adressfeld vom Inhalt des Dokuments über-deckt. Wenn das der Fall ist, zeigt das System entsprechende Fehler an.Siehe auch 2.3.2.2.1 Ein Dokument, das ich als E‑POSTBRIEF versenden will, erscheintnicht in der Briefvorschau – wieso?

2. Wenn der Empfänger eine E‑POST Adresse hat, erfassen Sie sie, und fahren Sie fortmit Schritt 9.

3. Markieren Sie das Kontrollkästchen mit Deckblatt für Adresse.4. Erfassen Sie die Empfängeradresse (maximal 5 Zeilen):

▪ Stellen Sie sicher, dass die Postleitzahl 5-stellig ist.▪ Kürzen Sie den Namen des Empfängers oder der Straße ab, wenn er die Größen-

begrenzung für das Adressfeld überschreitet (z. B. „Dr.-F.-Lohmller-Str.“ statt „Dr.-Fritz-Lohmüller-Straße“).

▪ Fassen Sie bei Bedarf Daten in der Zeile Zusätzliche Adressinformation zusam-men (Hintergrund: Die Empfängeradresse darf nicht mehr als 5 Zeilen umfassen.)

Siehe auch 2.3.2.1.1 Wie erfasse ich die Empfängeradresse formal korrekt?

Beispiel

2.3.2.2

Vorgehen



5. Erfassen Sie Ihre postalische Absenderadresse (die im Adressfeld Ihres Briefs oberhalbder Empfängeradresse erscheinen wird), unter Einstellungen > MAILER > Ihr Stan-dardtexte im Eingabefeld Anschrift Absender.

6. Optional: Legen Sie fest, dass ein besonders wichtiger E‑POSTBRIEF als Einschreibengesendet werden soll. Siehe auch 2.3.2.5 Einen E‑POSTBRIEF als Einschreiben ver-senden.

7. Optional: Fügen Sie dem Brief unter Anhänge weitere Dokumente hinzu. Siehe auch2.3.2.4 Anhänge hinzufügen

8. Prüfen Sie den gesamten Brief einschließlich Anhängen in der Briefvorschau, und stel-len Sie sicher, dass alle relevanten Inhalte Ihres Dokuments im Rechenzentrum derDeutsche Post AG gedruckt werden können.



ACHTUNG

Dokumente und Anhänge können bis zum Format DIN A4 gedruckt werden. Dazuwandelt der E‑POST MAILER sie in PDF-Dokumente um. PowerPoint-Dateien oderDateien im Querformat werden vor dem Drucken gedreht. Prüfen Sie vor dem Versen-den in der Briefvorschau, ob die Inhalte der angehängten Dateien korrekt angezeigtwerden. Achten Sie beispielsweise auf die Sperrflächen an den Rändern, besondersauf die 12 mm breite Sperrfläche am linken unteren Rand (Abbildung 2.3-2 auf Seite15, Position 1) (bei Querformaten am oberen Rand, Abbildung 2.3-2 auf Seite 15,Position 2), die von der Deutschen Post AG für das Drucken benötigt und deshalbweiß überdeckt werden.

Abbildung 2.3-2 Anlagen in der Briefvorschau prüfen

9. Starten Sie das Versenden. Legen Sie dabei fest, ob der Brief in jedem Fall gedrucktwerden soll, und wenn ja, ob in Farbe oder schwarz-weiß. Siehe auch 2.3.2.7 Versand-optionen festlegen und Senden starten



Ein Dokument, das ich als E‑POSTBRIEF versenden will, er-scheint nicht in der Briefvorschau – wieso?Sie wollen ein Dokument als E‑POSTBRIEF versenden. Sie starten mit Datei > Druckenden E‑POST MAILER, aber das Dokument erscheint nicht in der Briefvorschau.Wahrscheinliche Ursache: Das Dokument ist sehr komplex (es enthält z.B. eine tief ver-schachtelte Tabelle oder hochauflösende Grafiken). Ein solches Dokument wird auch auf Ih-rem Drucker mehr Zeit als gewöhnliche Dokumente beanspruchen.Die Geschwindigkeit, mit welcher der E‑POST MAILER ein komplexes Dokument verarbei-ten und darstellen kann, hängt unter anderem von der Rechnerleistung Ihres PCs ab. Eskann in manchen Fällen einige Minuten dauern, bis das Dokument in der Briefvorschau voll-ständig sichtbar ist.

‣ Haben Sie etwas Geduld.‣ Reduzieren Sie die Auflösung von Grafiken. Eine optimale Druckqualität erreichen Sie

mit 300 dpi.‣ Wenn es häufig vorkommt, dass Sie komplexe Dokumente versenden, verwenden Sie

einen leistungsstärkeren PC, oder rüsten Sie Ihren PC auf. Folgende Maßnahmen sindwirksam:▪ Prozessor mit höherem Takt▪ Schnellere Festplatte, am besten eine SSD▪ In geringerem Maß auch mehr Arbeitsspeicher. Das ist hilfreich, wenn die Dokumen-

te sehr groß sind – was bei komplexen Dokumenten in der Regel der Fall ist.

Mehrere Dokumente gleichen Formats nacheinander versendenVersenden Sie mehrere Dokumente, die Sie fürs Versenden vorbereitet haben, gleichzeitig.Das geht bei Dokumenten, die Sie in einem der folgenden Formate gespeichert haben:▪ Adobe PDF▪ Microsoft Word (.doc/.docx),

▪ Microsoft Excel (.xsl/.xslx),

▪ Microsoft PowerPoint (.ppt/.pptx)

▪ Text (.txt).

1. Markieren Sie die Dokumente mit gedrückter Strg-Taste.

2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:▪ Drag & Drop: Ziehen Sie sie auf das E‑POST MAILER Symbol auf Ihrem Desktop▪ Kontextmenü: Wählen Sie im Kontext-Menü den Menüpunkt Versenden mit

E‑POST MAILER.

Der E‑POST MAILER startet so lange neu, bis Sie alle Briefe versendet haben.

Anhänge hinzufügenFügen Sie Ihrem E‑POSTBRIEF einen oder mehrere Anhänge hinzu.Bei Briefen, die Sie an physische Postadressen versenden, können Sie Anhänge folgenderFormate hinzufügen:

2.3.2.2.1

Vorgehen

2.3.2.3

Vorgehen

Ergebnis

2.3.2.4



▪ Adobe PDF▪ Microsoft Word (.doc/.docx),

▪ Microsoft Excel (.xsl/.xslx),

▪ Microsoft PowerPoint (.ppt/.pptx)

▪ Text (.txt)

TIPP

Druckqualität von PDF-Anhängen sicherstellenEin Foto, das Sie Ihrem E‑POSTBRIEF anhängen wollen, scannen Sie und speichern esim Format PDF. Oder Sie fügen es als Bilddatei (z. B. im Format .jpg) in eine Word-Dateiein.Um das Ergebnis zu optimieren, stellen Sie Folgendes sicher:▪ Um eine optimale Druckqualität zu erreichen, hat die PDF-Datei die von uns empfohle-

ne Druckauflösung von 300 dpi.▪ Um optimale Farbtreue sicherzustellen, verwenden Sie zum Erstellen der PDF-Datei

ein geeignetes Programm (z. B. einen PDF-Konverter wie Adobe Acrobat Distiller) undlegen als Farbraum CMYK (ISO Coated v2) fest.

▪ Die maximale Dateigröße ist 1 MB.

TIPP

Wenn Sie z. B. Office-Anwendungen wie LibreOffice benutzen, speichern Sie die Doku-mente, die Sie Ihrem E‑POSTBRIEF anhängen wollen, im entsprechenden Microsoft-Format oder als PDF-Datei.

Wenn ein E‑POSTBRIEF physisch zugestellt wird, wird die Anlage automatisch als Fortset-zung des E‑POSTBRIEFS gedruckt. Eine Anlage ist also Teil des E‑POSTBRIEFS und ist andas Anschreiben angehängt. Die Seitenzahl des E‑POSTBRIEFS wird um die Seitenzahl derAnlage erhöht.

ACHTUNG

Größenbegrenzung▪ Entsprechend den vertraglichen Bestimmungen des E‑POSTBRIEFS können Sie

E‑POSTBRIEFE bis zu einer maximalen Größe von 20 MB versenden.▪ Physisch zugestellte E‑POSTBRIEFE können darüber hinaus maximal den Umfang ei-

nes Großbriefs haben

ü Damit Sie ein PDF-Dokument als E‑POSTBRIEF versenden oder einem Brief Anhängeim Format PDF anfügen können, muss ein kompatibler PDF-Viewer installiert sein. DerE‑POST MAILER ist für die PDF-Software Adobe Acrobat Reader optimiert. Bei anderenProdukten kann es zu Problemen kommen. Dies gilt auch für ggf. vorinstallierte PDF-Viewer (z. B. unter Windows 8). Laden Sie Adobe Acrobat Reader z. B. unter http://www.adobe.com/de/products/reader herunter.

1. Wählen Sie Anhänge.2. Fügen Sie die gewünschten Dokumente hinzu.

Voraussetzung

Vorgehen



http://www.adobe.com/de/products/reader.html


3. Optional: Passen Sie im Feld Dateiname für das PDF-Dokument den Namen IhresE‑POSTBRIEFS so an, wie er im Versandprotokoll und im Gesendet-Ordner IhresE‑POST Postfachs erscheinen soll.

HINWEIS

Ausnahme: Wenn Sie einen E‑POSTBRIEF klassisch versenden, zeigt das Systemim Gesendet-Ordner Ihres E‑POST Postfachs den Dateinamen nach dem SchemaE‑POSTBRIEF-<Jahr>-<Monat>-<Tag>.pdf an.

Eine PDF-Datei lässt sich nicht als Anhang hinzufügen oder alsE‑POSTBRIEF versenden – wieso?Sie wollen eine PDF-Datei einem E‑POSTBRIEF als Anhang anfügen. Es erscheint jedocheine Fehlermeldung „This operation is not permitted“, und der E‑POST MAILER zeigt dieMeldung mit der Nummer 3011. Oder: Sie wollen mit Datei > Drucken den E‑POST MAILERstarten, aber das Druckmenü ist nicht aktiv.Mögliche Ursache: Dokumente, die der Autor geschützt hat (z. B. gegen ungenehmigtesDrucken oder Kopieren), akzeptiert der E‑POST MAILER nicht immer. Das hängt von derSoftware ab, die der Autor zum Erstellen des Dokuments genutzt hat.

HINWEIS

Bei geschützten Office-Dokumenten besteht dieses Problem typischerweise nicht. DasSystem fordert Sie beim Hinzufügen nur auf, das Passwort einzugeben.

‣ Wenn Sie sicher sind, dass das Urheberrecht des Autors gewahrt ist, können Sie dieDatei drucken, einscannen und als ungeschützte PDF-Datei anhängen oder versenden.

Eine angehängte PDF-Datei erscheint nicht in der Briefvorschau –was tun?Sie fügen eine PDF-Datei einem E‑POSTBRIEF als Anhang an. Es erscheint jedoch eineFehlermeldung, und der Inhalt der Datei wird nicht in der Briefvorschau angezeigt.Die Ursache dieses gelegentlich auftretenden Fehlers ist unbekannt.

‣ Schließen Sie den Adobe Acrobat Reader und den E‑POST MAILER, und wiederholenSie den Vorgang.

Einen E‑POSTBRIEF als Einschreiben versendenVersenden Sie Einschreiben mit dem E‑POST MAILER. Sie erhalten dann eine Versandbe-stätigung im Format PDF, welche die Tracking-Nummer enthält.Um ein Einschreiben zu senden, wählen Sie im E‑POST MAILER den klassischen Versand-weg. Denn die Deutsche Post AG liefert Einschreiben, die Sie mit dem E‑POST MAILERerstellen, aus technischen Gründen immer als gedruckte Dokumente aus, die der Zustellerphysisch aushändigt. Elektronisch zugestellte Einschreiben können Sie aus E‑POST Por-tal versenden und so einen vollständig digitalen Dokumentfluss erreichen.

1. Erstellen Sie den E‑POSTBRIEF.Siehe auch 2.3.2.1 Typisches Anschreiben senden

2. Wählen Sie unter Einschreiben eine der möglichen Arten von Einschreiben

2.3.2.4.1

Vorgehen

2.3.2.4.2

Vorgehen

2.3.2.5

Vorgehen



▪ Einschreiben Einwurf: Der Zusteller der Deutschen Post AG legt den Brief in einenBriefkasten, Postfach o.ä. des Empfängers und bestätigt dies mit seiner Unterschrift.

▪ Einschreiben (ohne Optionen): Nicht nur der Empfänger persönlich, sondern auchein berechtiger Empfänger, z. B. ein Ehegatte, darf den Empfang bestätigen.

▪ Einschreiben nur mit Option Eigenhändig: Ausschließlich der Adressat darf denEmpfang bestätigen.

▪ Einschreiben nur mit Option Rückschein: Der Versender bekommt die handschriftli-che Bestätigung eines berechtigen Empfängers über die Zustellung als Original zu-gesandt.Wählen Sie Einschreiben Rückschein z. B. dann, wenn Sie die Auslieferung wichtigerDokumente oder die Einhaltung von Fristen rechtssicher nachweisen wollen (z. B. beieiner Kündigung).

▪ Einschreiben mit Option Eigenhändig und Rückschein: Der Versender bekommtdie handschriftliche Bestätigung des Empfängers persönlich über die Zustellung alsOriginal zugesandt.

Vor dem Versand zeigt das System – neben den Versandoptionen wie Farbdruck oderDeckblatt – die Art des Einschreibens und den Preis an.Sie erhalten eine Versandbestätigung im Format PDF, welche die Tracking-Nummer ent-hält. Empfangsbestätigungen oder Rückscheine erhalten Sie physisch per Post.

Serienbriefe versendenVersenden Sie Serienbriefe mit dem E‑POST MAILER so, wie Sie sie bisher mit Ihrem Dru-cker gedruckt haben. Sie legen lediglich eine Steuerungsinformation fest, die es demE‑POST MAILER erlaubt, die einzelnen Briefe voneinander zu unterscheiden.Diese Steuerungsinformation kann ein Ausdruck sein, der ohnehin in jedem Brief vorkommt,zum Beispiel die Datumszeile („Bonn, den“). Oder Sie fügen einen beliebigen Ausdruck ein,den Sie weiß formatieren, so dass er im gedruckten Brief nicht sichtbar ist. Wie Sie eine ge-eignete Steuerungsinformation finden und in den Einstellungen festlegen, erfahren Sie in derfolgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung.

2.3.2.6



HINWEIS

Dokumentvorlagen verwendenTypischerweise verwenden Sie für das Erstellen von Serienbriefen eine Dokumentvorlage,die alle Platzhalter (Seriendruckfelder) für die Adressdaten (Vorname, Name, Straße usw.)enthält. Die Platzhalter befüllen Sie aus einer Datenquelle (Datenbank oder Tabelle IhrerTabellenkalkulationsanwendung) mit den entsprechenden Datenfeldern. Die folgende An-leitung gilt entsprechend auch für das Anpassen einer solchen Dokumentvorlage. Sieheauch 2.4.1 Dokumentvorlagen für den E‑POST MAILER erstellen.

HINWEIS

Sehr umfangreiche Serienbriefe versendenEine funktionierende Dokumentvorlage zu haben, ist besonders dann wichtig, wenn Siesehr umfangreiche Serienbriefe versenden. In diesem Fall kann es nämlich vorkom-men, dass Ihr Serienbrief nicht in der Briefvorschau angezeigt werden kann (weil bei-spielsweise der Arbeitsspeicher nicht ausreicht). Sie versenden die Briefe also ohne Sicht-prüfung. Mit einer Dokumentvorlage stellen Sie dabei sicher, dass alle Briefe den Layout-Anforderungen entsprechen und korrekt gedruckt werden.

1. Starten Sie Ihr Textverarbeitungsprogramm, und erstellen Sie wie gewohnt einen Serien-brief.

2. Starten Sie den E‑POST MAILER.Die erste Seite Ihres Serienbriefs wird in der Briefvorschau angezeigt. Das System er-kennt die einzelnen Briefe jedoch noch nicht als Briefe, sondern nur als Blätter eines ein-zigen Briefs (Abbildung 2.3-3 auf Seite 20, Position 1).

3. Entfernen Sie die Markierung beim Kontrollkästchen Briefumschlag und Sonder-flächen anzeigen (Abbildung 2.3-3 auf Seite 20, Position 2).

Abbildung 2.3-3 Briefumschlag ausblenden

Der Brief wird ohne simulierten Briefumschlag angezeigt (Abbildung 2.3-4 auf Seite21).

Vorgehen



Abbildung 2.3-4 Brief anzeigen

4. Suchen Sie im oberen Drittel der ersten Seite des Briefs einen Ausdruck, der in jedemEinzelbrief genau einmal vorkommt. Diesen Ausdruck werden Sie später als Steuer-ungsinformation für das Trennen der Briefe festlegen.Sie können z. B. einen Ausdruck wählen, der im Briefkopf (z. B. ein Slogan Ihrer Organi-sation) oder in der Datumszeile (z. B. „Bonn, den“, Abbildung 2.3-4 auf Seite 21, Positi-on 1) vorkommt. Der Ausdruck darf allerdings in jedem Brief nur ein einziges Mal vor-kommen. Wenn sich z. B. der Briefkopf auf jeder Seite wiederholt, wäre das nicht derFall.Alternativ: Wenn Sie keinen absolut eindeutigen Ausdruck finden, fügen Sie einen belie-bigen eindeutigen Ausdruck (z. B. „<Seitenstart Serienbrief>“ in spitzen Klammern) indas obere Drittel jedes Einzelbriefs oder Ihrer Dokumentvorlage für Serienbriefe ein. For-matieren Sie den Ausdruck mit der Schriftfarbe Weiß, damit er unsichtbar ist.

ACHTUNG

Platzieren der SteuerungsinformationDie Steuerungsinformation muss▪ im oberen Drittel▪ auf der ersten Seitejedes einzelnen Briefs platziert sein. Andernfalls kann der E‑POST MAILER sie nichterkennen.



ACHTUNG

Layouten mit Hilfe von TextfeldernBenutzen Sie z. B. in Microsoft Word Textfelder? Viele Anwender benutzen Text-felder, um Objekte wie das Adressfeld oder die Datumszeile auf der Seite zu platzie-ren. In diesem Fall müssen Sie in Ihrem Serienbrief oder Ihrer Dokumentvorlage si-cherstellen, dass die Texte sich nicht mit der Steuerungsinformation überlappen. DaSie die Steuerungsinformation typischerweise als unsichtbaren Weißtext formatie-ren, könnte das leicht passieren.Passiert das bei allen Einzelbriefen, dann trennt der E‑POST MAILER die Einzelbriefenicht. Passiert das jedoch nur bei einigen Einzelbriefen (wenn Sie keine Dokument-vorlage verwenden und Textfelder aus irgendwelchen Gründen verrutschen), dannwerden die Einzelbriefe falsch getrennt. Sie übersehen dabei möglicherweise, dassdie Anzahl der Einzelbriefe nicht stimmt. Einige Briefe werden dann an falsche Adres-saten gesendet, während die korrekten Absender keinen Brief erhalten.Abhilfe: Damit Briefe nicht falsch adressiert werden, verwenden Sie eine Dokument-vorlage zum Erstellen Ihrer Serienbriefe. Stellen Sie sicher, dass sich der Inhalt desTextfelds mit der Steuerungsinformation nicht wie im abgebildeten Fehlerfall mit Inhal-ten anderer Textfelder überschneidet (Abbildung 2.3-5 auf Seite 22). Siehe auch2.4.1 Dokumentvorlagen für den E‑POST MAILER erstellen.

Abbildung 2.3-5 Fehlerfall: Text in einem Textfeld überlagert die Steuerungsinformation für Serienbriefe

5. Wählen Sie Einstellungen (Abbildung 2.3-4 auf Seite 21, Position 2).6. Tun Sie unter MAILER auf der Registerkarte Serienbrief Folgendes:

a. Erfassen Sie im Eingabefeld Serienbrief-Indikator den Ausdruck, der den Anfangdes jeweils nächsten Briefs markieren soll, z. B. Bonn, den (Abbildung 2.3-6 auf Sei-te 23, Position 1).

b. Wählen Sie Speichern (Abbildung 2.3-6 auf Seite 23, Position 4).



Abbildung 2.3-6 Serienbrief-Indikator festlegen

7. Schließen Sie den E‑POST MAILER, und starten Sie ihn erneut.Der E‑POST MAILER meldet, dass er einen Serienbrief erkennt (Abbildung 2.3-7 aufSeite 23).

Abbildung 2.3-7 Serienbrief erkannt

8. Wählen Sie Als Serienbrief öffnen (Abbildung 2.3-7 auf Seite 23, Position 1).Das System zeigt die Anzahl der erkannten Einzelbriefe an (Abbildung 2.3-8 auf Seite24, Position 1) und stellt jeden Brief einzeln in der Briefvorschau an.



HINWEIS

Das Erzeugen der Briefvorschau kann je nach Anzahl der Einzelbriefe einige Minutendauern. Bei 500 typischen Briefen kann das beispielsweise 5 bis 15 Minuten dauern.Folgende Faktoren beeinflussen die Geschwindigkeit:▪ Wenn hochauflösende Grafiken in den Briefen enthalten sind, kann das den Pro-

zess erheblich verlangsamen.▪ Ein großer Arbeitsspeicher oder eine hohe Prozessorleistung beschleunigen den

Prozess.

Abbildung 2.3-8 Inhalt des Serienbriefs

9. Prüfen Sie, ob jeder Einzelbrief korrekt angezeigt wird. Optional können Sie unter Ein-stellungen > MAILER auf der Registerkarte Serienbrief folgende Einstellungen vorneh-men:a. Optional: Um in der Briefvorschau zu prüfen, ob das Layout der Briefe den Layout-

Vorgaben des E‑POST Systems entspricht, markieren Sie das KontrollkästchenBriefumschlag und Sonderflächen in der Serienbriefvorschau anzeigen (Abbil-dung 2.3-6 auf Seite 23, Position 2).

TIPP

Nutzen Sie die Briefumschlagvorschau nur zum TestenNutzen Sie die Option nur, um zu testen, ob Serienbriefe, die Sie mit einer ent-sprechenden Dokumentvorlage erstellen, korrekt sind. Sobald Sie eine funktionie-rende Dokumentvorlage haben, schalten Sie die Option im Regelbetrieb aus.Hintergrund: Das Generieren des Briefumschlags in der Briefvorschau verbraucht– abhängig von der Anzahl der im Serienbrief enthaltenen Einzelbriefe – unnötigRechenleistung und kann das Generieren der Briefvorschau spürbar verzögern.

b. Optional: Um in der Briefvorschau zu prüfen, wie farbige Elemente im Schwarz-weiß-Druck aussehen werden werden, markieren Sie das Kontrollkästchen



Serienbriefvorschau in Graustufen (Abbildung 2.3-6 auf Seite 23, Position 3). Dieskann sinnvoll sein, wenn Sie Ihren Serienbrief schwarz-weiß drucken wollen.

ACHTUNG

Umrechnen in Graustufen kann lange dauernVerzichten Sie im Regelbetrieb auf das Umrechnen von Farbe in Graustufen. An-dernfalls könnte das Erstellen der Briefvorschau – abhängig von der Anzahl der imSerienbrief enthaltenen Einzelbriefe und der Größe und Auflösung der farbigenGrafiken – zu viel Rechenleistung und damit Zeit in Anspruch nehmen.Standardmäßig ist das Umrechnen in Graustufen bei Serienbriefen deshalb deakti-viert. Farbige Serienbriefe werden daher in der Briefvorschau standardmäßig inFarbe dargestellt, obwohl die Standard-Druckeinstellung schwarz-weiß ist. Norma-le Briefe dagegen werden standardmäßig schwarz-weiß dargestellt, entsprechendder Standard-Druckeinstellung.

10. Legen Sie die Versandoptionen für klassische oder elektronische Briefe fest, und wählenSie Zum Versand.

11. Loggen Sie sich ein.Die Anzahl der zu versendenden Briefe, die Versandoptionen und der Gesamtpreis wer-den angezeigt (Abbildung 2.3-9 auf Seite 25).

Abbildung 2.3-9 Anzeige des Gesamtpreises

12. Um das Versenden des Serienbriefs zu starten, wählen Sie Kostenpflichtig versenden(Abbildung 2.3-9 auf Seite 25, Position 1). Wenn elektronische Briefe enthalten sind, ge-ben Sie die HandyTAN ein, die Sie erhalten.Eine Bestätigung über die versendeten Briefe wird angezeigt (Abbildung 2.3-10 auf Seite26).



Abbildung 2.3-10 Versendete Serienbriefe archivieren

13. Optional: Archivieren Sie die versendeten Briefe als einzelne PDF-Dateien (Abbildung2.3-10 auf Seite 26, Position 1).

14. Wählen Sie Schließen (Abbildung 2.3-10 auf Seite 26, Position 2).

2.3.2.6.1 Sie brechen das Versenden eines Serienbriefs ab – was passiert nun? auf Seite26

2.3.2.6.2 Ein technischer Fehler unterbricht das Versenden eines Serienbriefs – was pas-siert nun? auf Seite 28

Sie brechen das Versenden eines Serienbriefs ab – was passiertnun?Sie haben das Versenden eines Serienbriefs gestartet. Dabei merken Sie beispielsweise,dass Ihr Brief einen Tippfehler enthält, den Sie zumindest in den noch nicht versendetenBriefen korrigieren möchten. Sie brechen den Versandprozess ab.Der E‑POST MAILER versendet in diesem Fall noch den Brief, der gerade in der Verarbei-tung ist. Der folgende Brief wird nicht mehr versendet.

1. Um einen laufenden Versandprozess abzubrechen, wählen Sie im Dialogfenster, dasden Fortschritt des Versendens anzeigt, Abbrechen (Abbildung 2.3-11 auf Seite 27,Position 1).

Siehe auch

2.3.2.6.1

Vorgehen



Abbildung 2.3-11 Versenden eines Serienbriefs abbrechen

Eine Versandbestätigung für die bereits versendeten Briefe erscheint, in unserem Bei-spiel für die ersten 2 Briefe des Serienbriefs (Abbildung 2.3-12 auf Seite 27).

Abbildung 2.3-12 Versandbestätigung nach Abbruch durch den Anwender



2. Um zu prüfen, an welche Adressaten bereits Briefe versendet wurden, archivieren Siedie versendeten Briefe. Wählen Sie Versendete Briefe speichern (Abbildung 2.3-12auf Seite 27, Position 1).

3. Wählen Sie Schließen (Abbildung 2.3-12 auf Seite 27, Position 2) und beenden Sie denE‑POST MAILER.

4. Korrigieren Sie Ihren Serienbrief, und versenden Sie ihn erneut an diejenigen Adressa-ten, die den Brief noch nicht erhalten haben (in unserem Beispiel die Adressaten derBriefe 3 bis 6).

Ein technischer Fehler unterbricht das Versenden eines Serien-briefs – was passiert nun?Sie haben das Versenden eines Serienbriefs gestartet. Dabei tritt ein Problem auf. Beispiels-weise kann es vorkommen, dass die Internetverbindung zum Server der Deutschen Post AGunterbrochen wird.Das Versenden kann auf geregelte oder auf ungeregelte Weise unterbrochen werden. Injedem Fall können Sie das Versenden fortsetzen. Briefe können nicht verloren gehen.▪ Geregelt heißt: Es erscheint eine Fehlermeldung (Meldungsnummer 7004, Abbildung

2.3-13 auf Seite 28). Sie können das Versenden sofort fortsetzen.

Abbildung 2.3-13 Fehlermeldung 7004 bei einem geregelten Abbruch aufgrund eines technischen Fehlers

▪ Ungeregelt heißt: Es erscheint keine Fehlermeldung. Beispiel: Der Strom fällt aus.Sie setzen das Versenden nach einem Neustart des E‑POST MAILER fort.

In beiden Fällen gilt: Gesendete und noch nicht versendete Briefe sind jederzeit im Zwi-schenspeicher des E‑POST MAILER gespeichert. Deshalb ist sichergestellt, dass Sie dasVersenden sofort oder später fortsetzen können.

2.3.2.6.2



Das Versenden bricht mit Fehlermeldung 7004 ab (geregelt)Es erscheint die Fehlermeldung mit der Meldungsnummer 7004 (Abbildung 2.3-13 auf Seite28).

HINWEIS

Das Versenden kann auf geregelte Weise nur bei Problemen abbrechen, die z. B. mit demNetzwerk, der Serververfügbarkeit usw. zu tun haben, nicht jedoch aufgrund von Fehlernim Serienbrief selbst. Ist ein (Serien-)Brief selbst fehlerhaft, lässt sich das Versenden garnicht erst starten.

1. Bestätigen Sie die Meldung mit Ja (Abbildung 2.3-13 auf Seite 28, Position 2).▪ Wenn es sich um einen vorübergehenden Fehler handelt, der inzwischen behoben

ist (z. B. eine kurzzeitige Netzwerkunterbrechung), setzt der E‑POST MAILER dasVersenden mit dem nächsten Brief fort.Sobald das Versenden abgeschlossen ist, zeigt eine Meldung an, welche Briefe we-gen der Unterbrechung nicht versendet wurden (Abbildung 2.3-14 auf Seite 30).Fahren Sie fort mit Schritt 3.

▪ Wenn es sich um einen dauerhaften Fehler handelt, erscheint die Fehlermeldungmit der Meldungsnummer 7004 (Abbildung 2.3-13 auf Seite 28) erneut.Beispiel: Die Netzwerkverbindung ist für längere Zeit unterbrochen.

2. Nachdem Sie die Fehlermeldung mehrmals mit Ja bestätigt haben und jedesmal dieFehlermeldung erneut erschienen ist, wählen Sie Nein (Abbildung 2.3-13 auf Seite 28,Position 1).Eine Meldung zeigt an, welche Briefe nicht versendet wurden (Abbildung 2.3-14 auf Sei-te 30, Position 1).

Vorgehen



Abbildung 2.3-14 Serienbriefe: Optionen nach unterbrochenem Versenden

3. Wählen Sie Nicht versendete Briefe speichern (Abbildung 2.3-14 auf Seite 30, Positi-on 2), und speichern Sie die nicht versendeten Briefe als PDF-Dateien in einem Ver-zeichnis auf Ihrem PC.

4. Wählen Sie Schließen (Abbildung 2.3-14 auf Seite 30, Position 3), und beenden Sieden E‑POST MAILER.

5. Wenn es sich um einen dauerhaften Fehler handelt, beheben Sie das Problem. Die Ur-sachen können vielfältig sein. Sie können innerhalb oder außerhalb Ihres Einflussbe-reichs liegen:▪ Beispiel 1: In Meldung 7004 steht, dass der Server vorübergehend nicht erreichbar

ist. Sie tun nichts und warten, bis die Ursache eventuell behoben ist.▪ Beispiel 2: Meldung 7004 nennt keine bestimmte Fehlerursache: Sie prüfen die

Netzwerkkabel. Oder Sie stellen fest, dass Ihre DSL-Verbindung unterbrochen wur-de, und warten, bis sich die Verbindung von selbst wiederherstellt.

6. Um das Versenden fortzusetzen, öffnen Sie das Verzeichnis, in dem Sie die nicht ver-sendeten Briefe gespeichert haben, und ziehen die markierten PDF-Dateien auf dasE‑POST MAILER Icon auf Ihrem Desktop.Der E‑POST MAILER startet erneut. Ist das Problem behoben, werden die Briefe wie ge-wohnt versendet. Andernfalls erscheint wieder Meldung 7004 (Abbildung 2.3-13 auf Sei-te 28).

7. Wenn Meldung 7004 erneut erscheint, wiederholen Sie die Schritte 5. bis 6. oder wen-den sich an den Support.

Das Versenden bricht ohne Fehlermeldung ab (ungeregelt)In diesem Fall setzen Sie das Versenden einfach bei einem Neustarten des E‑POSTMAILER fort.



1. Starten Sie den E‑POST MAILER erneut, indem Sie einen beliebigen Druckauftrag star-ten.Sie werden aufgefordert, das Versenden an der Stelle fortzusetzen, wo der Prozess un-terbrochen wurde (Abbildung 2.3-15 auf Seite 31).

Abbildung 2.3-15 Serienbriefe: Fortsetzen des Versendens nach einem ungeregelten Abbruch

2. Bestätigen Sie die Meldung mit Ja (Abbildung 2.3-15 auf Seite 31, Position 1).Der E‑POST MAILER versendet alle noch nicht versendeten Briefe wie gewohnt.

Versandoptionen festlegen und Senden startenLegen Sie fest, ob ein E‑POSTBRIEF auf jeden Fall gedruckt werden soll, und wenn ja, ob inFarbe oder schwarz-weiß.Hintergrund: Der E‑POST MAILER sendet Ihren E‑POSTBRIEF standardmäßig elektronisch,wenn der Empfänger eine E‑POST Adresse hat – also auch dann, wenn Sie keine E‑POSTAdresse eingeben, sondern eine postalische Adresse. Ihr Vorteil: Sie erhalten bei elektro-nisch versendeten Kompakt- oder Großbriefen automatisch den günstigeren Preis eines ein-fachen Briefs. Bei Bedarf können Sie jedoch erzwingen, dass ein E‑POSTBRIEF physischversendet wird.

1. Legen Sie unter Versand die Versandoptionen fest. Sie haben folgende Möglichkeiten:▪ wenn möglich elektronisch zustellen: Das E‑POST System versendet Ihren Brief

standardmäßig elektronisch, wenn der Empfänger eine E‑POST Adresse hat. WennSie Ihren Brief in jedem Fall drucken und klassisch zustellen wollen, entfernen Siedie Markierung.

▪ als Farbdruck oder schwarz-weiß: Standardmäßig werden Ihre Briefe kostengün-stig schwarz-weiß gedruckt.

Vorgehen

2.3.2.7

Vorgehen



HINWEIS

Die Versandoptionen wirken sich auf den Preis aus. Siehe auch 2.3.2.7.1 Wo finde ichaktuelle Preisinformationen?

2. Wählen Sie Zum Versand.Ein Dialogfenster erscheint.

3. Erfassen Sie Ihre E‑POST Adresse und Ihr Passwort, und wählen Sie Einloggen.Briefzusatzleistungen und Versandoptionen sowie der Preis und Ihr Guthaben werdenangezeigt.Siehe auch 2.3.2.7.6 Mein Login funktioniert nicht – Was kann ich tun?

4. Laden Sie bei Bedarf Ihr Guthabenkonto auf. Siehe auch 2.3.1 E‑POST Guthabenkontoaufladen.

5. Wählen Sie Kostenpflichtig versenden.Das Dialogfenster E‑POST Login erscheint. Sie erhalten eine HandyTAN auf Ihr Mobilte-lefon.

6. Geben Sie die HandyTAN ein, und wählen Sie Bestätigen.Ihr E‑POSTBRIEF wird versendet und der Versand bestätigt.Siehe auch 2.3.2.7.5 Wie lange dauert das Versenden eines Briefs mit dem E‑POSTMAILER?

7. Sie haben folgende Möglichkeiten:▪ Zeigen Sie das Versandprotokoll an. Siehe auch 2.3.2.7.2 Welche Informationen

finde ich im Versandprotokoll?▪ Um weitere Briefe zu versenden, wählen Sie Schließen. Eine HandyTAN für den

elektronischen Versand ist nur begrenzt gültig. Nach 15 Minuten Inaktivität müssenSie eine neue HandyTAN eingeben.

▪ Wenn Sie keine weiteren Briefe mehr senden wollen, wählen Sie Schließen undausloggen.

Wo finde ich aktuelle Preisinformationen?Aktuelle Preisinformationen finden Sie im E‑POST Portal. Wählen Sie unterwww.epost.de > Hilfe > Für Privatkunden > Preise.

Welche Informationen finde ich im Versandprotokoll?Vollziehen Sie im Versandprotokoll nach, wann Sie auf dem PC welche E‑POSTBRIEFE ver-sendet haben.

ü Sie haben sichergestellt, dass unter Einstellungen > MAILER > Sonstiges das Kon-trollkästchen Protokoll nach Versand speichern markiert ist (Abbildung 2.4-9 auf Seite58, Position 2).

ü Optional: Sie haben unter Einstellungen > MAILER > Sonstiges die Aufbewahrungs-zeit Ihrer Versandprotokoll-Daten angepasst. Standardmäßig werden die Daten 30 Tagegespeichert (Abbildung 2.4-9 auf Seite 58, Position 3).

2.3.2.7.1

2.3.2.7.2

Voraussetzung



http://www.epost.de

‣ Wählen Sie oben rechts Versandprotokoll (Abbildung 2.3-16 auf Seite 33, Positi-on 1).

Abbildung 2.3-16 Versandprotokoll aufrufen

Das Versandprotokoll zeigt unter anderem folgende Informationen an:▪ Dateiname: der Dateiname des E‑POSTBRIEF so wie Sie ihn unter Anhänge im

Feld Dateiname für das PDF-Dokument erfasst haben und wie er im Gesendet-Ordner Ihres E‑POST Postfachs gespeichert ist.

HINWEIS

Ausnahme: Wenn Sie einen E‑POSTBRIEF klassisch versenden, zeigt das Sys-tem im Gesendet-Ordner Ihres E‑POST Postfachs den Dateinamen nach demSchema E‑POSTBRIEF-<Jahr>-<Monat>-<Tag>.pdf an.

▪ Versandweg: die Art, wie Sie einen E‑POSTBRIEF versendet haben: elektronischmit E‑POST Adresse, klassisch mit postalischer Adresse, oder klassisch mit der Ein-stellung „wenn möglich elektronisch“.

▪ Anzahl Blatt: Anzahl der Blätter einschließlich Deckblatt und Anhängen▪ Status:

▪ versendet: Der Brief wurde erfolgreich ins E‑POST System eingeliefert.▪ fehlerhaft: Der Brief wurde wegen eines technischen Fehlers nicht versendet.

Wenn Sie den E‑POST MAILER er Brief wurde nicht versendet.erneut starten,können Sie den Brief erneut versenden.

▪ Abbruch durch Benutzer: Sie haben das Versenden abgebrochen, der Briefwurde nicht versendet.

Weitere Information zum Vorgehen, wenn das Versenden eines (Serien-)briefs durcheinen technischen Fehler abgebrochen wurde oder wenn Sie als Benutzer das Ver-senden abgebrochen haben, finden Sie unter 2.3.2.6.2 Ein technischer Fehler unter-bricht das Versenden eines Serienbriefs – was passiert nun?.

Vorgehen



▪ Login-Adresse: E‑POST Adresse, mit der sich ein Anwender am E‑POST Systemfür den Versand eingeloggt hat.Das Versandprotokoll ist dem Windows-Benutzer eindeutig zugeordnet, nicht einerE‑POST Adresse. Wenn sich also mehrere E‑POST Anwender ein und denselbenWindows-Benutzer teilen, dann zeigt das Versandprotokoll alle E‑POSTBRIEFE, wel-che die verschiedenen E‑POST Anwender unter ihrer jeweiligen E‑POST Adresseversendet haben.

▪ Vorgangs-ID: Eindeutige Identifikationsnummer des Briefs. Mit der Vorgangs-IDkann der Kundenservice der Deutschen Post AG einen möglichen Fehler analysie-ren. Kopieren Sie sie auf Anfrage per Mausklick in den Zwischenspeicher, und sen-den Sie sie per E-Mail.

Wo finde ich meine versendeten E‑POSTBRIEFE?Alle versendeten E‑POSTBRIEFE finden Sie im E‑POST Portal im Ordner Gesendet.

HINWEIS

Um Ihre E‑POSTBRIEFE ohne Umweg übers E‑POST Portal immer griffbereit zu haben,können Sie sie nach dem Versenden im Format PDF auf Ihrem PC archivieren.Siehe auch 2.4.4.1.2 Verzeichnis zum Archivieren von E‑POSTBRIEFEN definieren

Der E‑POST MAILER ist Teil des E‑POST Systems. So bietet er auch alle Vorteile desE‑POST Portals. Beispielsweise:▪ Ihre Eingangs- und Ausgangspost ist an einem zentralen Ort sicher gespeichert, über-

sichtlich geordnet und komfortabel zu durchsuchen. Sie können Verzeichnisse anlegen,um z. B. Belege zu sortieren.

▪ Rechnungen können Sie mit E‑POSTZAHLUNG ohne Medienbruch in Ihrem Portal-Postfach begleichen.

▪ Sie können Ihr persönliches Verschlüsselungszertifikat herunterladen und es E‑POSTKorrespondenzpartnern wie Krankenkassen oder Rechtsanwälten bereitstellen, die be-sonderen gesetzlichen Geheimhaltungspflichten unterliegen. Indem Sie E‑POSTBRIEFEND‑TO‑END für Ihre Korrespondenz nutzen, sorgen Sie dafür, dass Ihr Korrespondenzvollständig digital erfolgen kann – ohne Medienbruch in Ihrem digitalen Büro.

Druckformate und MaterialienBeim Drucken von physischen E‑POSTBRIEFEN nutzt die Deutsche Post AG standardisier-te Produktionsverfahren. kommen unterschiedliche Druckformate und Materialien zum Ein-satz. Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick über die möglichen Briefarten und de-ren Eigenschaften beim Produktionsprozess.

Briefart Eigenschaften

Standardbrief schwarz-weiß Hüllen mit E‑POST Logo, weißes Papier, ge-falzt

Standardbrief farbig Hüllen mit E‑POST Logo, weißes Papier, ge-falzt

Einschreiben schwarz-weiß Hüllen mit E‑POST Logo, weißes Papier, Frei-machung als Einschreiben, gefalzt

Einschreiben farbig Hüllen mit E‑POST Logo, weißes Papier, Frei-machung als Einschreiben, gefalzt

2.3.2.7.3

2.3.2.7.4



Briefart Eigenschaften

Einschreiben Einwurf schwarz-weiß Hüllen mit E‑POST Logo, weißes Papier, Frei-machung als Einschreiben Einwurf, gefalzt

Einschreiben Einwurf farbig Hüllen mit E‑POST Logo, weißes Papier, Frei-machung als Einschreiben Einwurf, gefalzt

Einschreiben Rückschein schwarz-weiß Hüllen mit E‑POST Logo, weißes Papier, Frei-machung als Einschreiben mit Rückschein, ge-falzt

Einschreiben Rückschein farbig Hüllen mit E‑POST Logo, weißes Papier, Frei-machung als Einschreiben mit Rückschein, ge-falzt

Einschreiben Eigenhändig schwarz-weiß Hüllen mit E‑POST Logo, weißes Papier, Frei-machung als Einschreiben Eigenhändig, ge-falzt

Einschreiben Eigenhändig farbig Hüllen mit E‑POST Logo, weißes Papier, Frei-machung als Einschreiben Eigenhändig, ge-falzt

Einschreiben Eigenhändig Rückscheinschwarz-weiß

Hüllen mit E‑POST Logo, weißes Papier, Frei-machung als Einschreiben Eigenhändig mitRückschein, gefalzt

Einschreiben Eigenhändig Rückschein farbig Hüllen mit E‑POST Logo, weißes Papier, Frei-machung als Einschreiben Eigenhändig mitRückschein, gefalzt

Tabelle 2.3-1 Briefarten und deren Eigenschaften

Wie lange dauert das Versenden eines Briefs mit dem E‑POSTMAILER?Die Versanddauer hängt vom Versandweg ab:▪ Ein elektronisch gesendeter Brief erreicht den Adressaten innerhalb weniger Sekunden.▪ Ein klassisch gesendeter Brief erreicht den Adressaten bereits am nächsten Arbeitstag,

wenn Sie ihn vor 14 Uhr versenden.

Mein Login funktioniert nicht – Was kann ich tun?Ihr Administrator kann Ihr Passwörter zurücksetzen.Sie können Ihr Passwort mithilfe desEntsperrpassworts zurücksetzen. Sie finden es im Begrüßungsschreiben, das Sie nach IhrerRegistrierung im E-POST System postalisch erhalten haben.

Siehe auch 4.2 Ich habe mein Passwort vergessen – was nun?

Post empfangenEmpfangen Sie E‑POSTBRIEFE, Faxe oder andere Nachrichten, und bearbeiten Sie sie.Siehaben jederzeit und überall Zugriff auf Ihre Post:▪ auf Ihrem Arbeitsplatzrechner, auf dem der E‑POST MAILER installiert ist: Doppelklicken

Sie auf das E‑POST MAILER Icon auf Ihrem Arbeitsplatz, und loggen Sie sich mit IhrerE‑POST Adresse ein.

2.3.2.7.5

2.3.2.7.6

2.3.3



▪ auf jedem beliebigen PC mit Internet-Zugang: Loggen Sie sich unter www.epost.de insE‑POST Portal ein.

▪ mobil mit der E‑POST App auf Ihrem Android- oder iOS-Smartphone

TIPP

Empfangsbenachrichtigung aktivierenDamit Sie mögliche Fristen nicht versäumen, stellen Sie unter Mein Konto > Portalein-stellungen > SMS-Benachrichtigungsicher, dass Sie eine SMS erhalten, wenn Sie ei-nen elektronischen E‑POSTBRIEF erhalten haben.Siehe auch 2.3.3.1 SMS-Empfangsbenachrichtigung aktivieren.

Option 1: Postfach im E‑POST MAILER aufrufenAuf Ihrem Arbeitsplatzrechner empfangen und verwalten Sie Ihre Post am einfachsten direktim E‑POST MAILER.

1. Öffnen Sie das Postfach im E‑POST MAILER. Sie haben folgende Möglichkeiten:▪ Doppelklicken Sie auf das E‑POST MAILER Icon, und loggen Sie sich ein.▪ Wenn Sie sich im Versand befinden: Wählen Sie Zum Empfang (Abbildung 2.3-17

auf Seite 36, Position 1).

Abbildung 2.3-17 Postfach aus dem Versand heraus aufrufen

2. Um eine Nachricht (z. B. einen E‑POSTBRIEF oder ein Fax) zu lesen, markieren Siesie.

ACHTUNG

Mobiles ArbeitenSie rufen unterwegs Briefe auf Ihrem Notebook ab? Dann konfigurieren Sie die Vor-schau der Briefe im Postfach so, dass bei der Verbindung mit einem mobilen Netzmöglichst wenig Datenvolumen und Gebühren anfallen.Siehe auch 2.4.4.2.3 Vorschau konfigurieren

Die Nachricht wird in der Vorschau angezeigt.Ausnahme: Ein elektronisches Einschreiben mit Empfangsbestätigung wird nicht an-gezeigt. Sie müssen das Einschreiben vorher angenommen haben. Das geht ausSicherheitsgründen nur mit einer zusätzlichen Authentifizierung. Sie müssen sich des-halb in Ihr E‑POST Portalpostfach mit HandyTAN einloggen, um das Einschreiben anzu-nehmen. Erst dann können Sie es auch im Postfach des E‑POST MAILER anzeigen.

Vorgehen



https://portal.epost.de/login?company=0

3. Bearbeiten Sie Ihre Post.

HINWEIS

Keine Suche im NachrichtentextEine Textsuche ist z. B. im Betreff der Nachrichten oder nach Adressaten oder Nach-richtentyp möglich, nicht jedoch in den Inhalten der Nachrichten selbst.

HINWEIS

Kein direktes Antworten möglichAus Sicherheitsgründen lassen sich E‑POSTBRIEFE nicht direkt beantworten, dasgeht nur nach Login im E‑POST System. Nutzen Sie deshalb für Antwortschreiben diegewohnte Versand-Funktionalität des E‑POST MAILER. Siehe auch 2.3.2 Briefe mitdem E‑POST MAILER senden.

Das Postfach im E‑POST MAILER wird automatisch mit Ihrem Postfach im E‑POST Por-tal synchronisiert. Ausnahme: Schreiben aus den Portal-Ordnern Entwürfe und Quaran-täne zeigt der E‑POST MAILER nicht an.

Option 2: E‑POSTBRIEFE an beliebigen PCs bearbeitenSind Sie gerade nicht an Ihrem PC mit E‑POST MAILER, haben aber Internet-Zugang?Dann rufen Sie unter www.epost.de Ihr Portal-Postfach auf. Hier laufen standardmäßig alleeingehenden E‑POSTBRIEFE ein und werden zentral gespeichert.

1. Rufen Sie unter www.epost.de das E‑POST Portal auf.2. Loggen Sie sich mit Ihrer E‑POST Adresse ein.

Option 3: E‑POSTBRIEFE mobil empfangenSie sind viel unterwegs? Dann nutzen Sie die E‑POST App für Android oder iOS, um denInhalt Ihres Portal-Postfachs anzuzeigen.

Sie haben ein Android- oder Apple iOS-Smartphone. Windows-Smartphones werden nichtunterstützt.

1. Laden Sie die E‑POST App aus dem Apple App Store oder dem Google Play Store he-runter, und installieren Sie sie. Weitere Informationen zu den E‑POST Apps finden Sieim Portal unter http://www.epost.de/privatkunden/epostapp.Mit der Smartphone App E‑POST CLOUD für Apple iOS (https://itunes.apple.com/de/app/e-post-mein-mobiles-buro./id603988411?l=de&ls=1&mt=8, Ab-bildung 2.3-18 auf Seite 38) und Google Android (https://play.google.com/store/apps/details?id=de.epost.epostapp, Abbildung 2.3-19 auf Seite 38) können Sie Daten hoch-laden oder mobil darauf zugreifen.

Vorgehen

Voraussetzung

Vorgehen



https://portal.epost.de/login?company=0

http://www.epost.de

http://www.epost.de/privatkunden/epostapp

https://itunes.apple.com/de/app/e-post-mein-mobiles-buro./id603988411?l=de&ls=1&mt=8

https://itunes.apple.com/de/app/e-post-mein-mobiles-buro./id603988411?l=de&ls=1&mt=8

https://play.google.com/store/apps/details?id=de.epost.epostapp

https://play.google.com/store/apps/details?id=de.epost.epostapp

Abbildung 2.3-18 E‑POST für Apple iOS im App Store

Abbildung 2.3-19 E‑POST für Google Android im Google Play Store

2. Starten Sie die E‑POST App (Abbildung 2.3-20 auf Seite 38, Position 1), und loggenSie sich mit Ihrer E‑POST Adresse ein.

Abbildung 2.3-20 Beispiel: E‑POST App unter Android starten



SMS-Empfangsbenachrichtigung aktivierenUm mögliche Fristen nicht zu versäumen, stellen Sie unter sicher, dass Sie eine SMS erhal-ten, wenn Sie einen elektronischen E‑POSTBRIEF erhalten haben.

HINWEIS

Desktop-Benachrichtigung ausschaltenDie SMS-Empfangsbenachrichtigung informiert Sie über neue Nachrichten, wenn Sienicht am PC arbeiten. Wenn Sie an Ihrem PC arbeiten, erscheint standardmäßig auch ei-ne Desktop-Benachrichtigung. Die könen Sie bei Bedarf ausschalten, z. B. wenn die Be-nachrichtigungen zu häufig erscheinen. Siehe auch 2.4.4.2.1 Desktop-Benachrichtigungausschalten.

1. Rufen Sie unter www.epost.de das E‑POST Portal auf.2. Loggen Sie sich mit Ihrer E‑POST Adresse ein.3. Wählen Sie Einstellungen (Abbildung 2.3-21 auf Seite 39, Position 1).

Abbildung 2.3-21 Kontoeinstellungen bearbeiten

4. Wählen Sie Administration, und erfassen Sie die HandyTAN.5. Wählen Sie Portaleinstellungen (Abbildung 2.3-22 auf Seite 40, Position 1).

2.3.3.1

Vorgehen



http://www.epost.de

Abbildung 2.3-22 Empfangsbenachrichtigung aktivieren

6. Stellen Sie sicher, dass unter SMS-Benachrichtigung der Optionsknopf aktiviert mar-kiert ist (Abbildung 2.3-22 auf Seite 40, Position 2).

Funktionen für Fortgeschrittene und ExpertenErfahren Sie in Schritt-für-Schritt-Anleitungen, wie Sie den E‑POST MAILER möglichst effi-zient und sicher nutzen.

Dokumentvorlagen für den E‑POST MAILER erstellenStellen Sie mit einer Dokumentvorlage für Ihr Textverarbeitungssystem sicher, dass alle Text-und Grafik-Elemente richtig platziert sind.Sie erstellen zwei Dokumentvorlagen:▪ für gewöhnliche Briefe▪ für EinschreibenDie beiden Typen unterscheiden sich geringfügig in den Abständen, die Sie im Adressfeldeinhalten müssen.

2.4

2.4.1



TIPP

DTP-ProgrammeDTP-Programme (z. B. Adobe InDesign oder Scribus) lassen sich aus technischen Grün-den nicht zum Erstellen von Anschreiben und damit auch nicht zum Erstellen vom Doku-mentvorlagen benutzen.Wenn Sie bereits eine digitale Vorlage besitzen, die mit einem DTP-Programm erstelltwurde, oder wenn Sie im Umgang mit DTP-Programmen besser geübt sind, erstellen Sieelektronisches Briefpapier (typischerweise für Grafikelemente und Briefkopf). Die Doku-mentvorlage für Ihr Textverarbeitungssystem muss dann nur noch die Positionen z. B. fürdas Adressfeld, Betreff oder Datum festlegen.Siehe auch 2.4.3 Elektronisches Briefpapier einrichten

Siehe auch 2.4.1.1 Was genau ist der Nutzen einer Dokumentvorlage?

1. Erstellen Sie mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm ein Dokument im Format DIN A4,das Ihre Firmenanschrift, Firmenlogo, Datumszeile usw. enthält.

2. Platzieren Sie zwei Textfelder dort, wo sich das Sichtfenster des physischen Briefs befin-det:▪ ein Textfeld mit Ihrer Absenderadresse▪ ein Textfeld mit einer Beispiel-Empfängeradresse (siehe auch 2.3.2.1.1 Wie erfasse

ich die Empfängeradresse formal korrekt?)3. Wählen Sie Datei > Drucken, um den E‑POST MAILER zu starten.

Der Entwurf wird in der Briefvorschau angezeigt. Fehler und Lösungsmöglichkeiten zeigtdas System im unteren Bereich an Abbildung 2.4-1 auf Seite 42, Position 2).In unserem Beispiel ragt der Firmenname „Musterfirma“ in die rot umrandete SperrflächeAbbildung 2.4-1 auf Seite 42, Position 1) für die sogenannte DV-Freimachung hinein.Den Brief könnten Sie deshalb nicht versenden.

Vorgehen



Abbildung 2.4-1 Briefvorschau

4. Beenden Sie den E‑POST MAILER, passen Sie Ihre Dokumentvorlage an, und startenSie den E‑POST MAILER erneut, um das Ergebnis zu prüfen.In unserem Beispiel würden Sie das Textfeld mit der Empfängeradresse um einige Milli-meter nach unten verschieben.

5. Stellen Sie sicher, dass Sie keine Text- oder Grafikelemente im schwarz umrandetenBereich am linken Seitenrand platziert haben Abbildung 2.4-1 auf Seite 42, Position 3).Im Rechenzentrum werden hier Informationen aufgebracht, die für die automatische Ver-arbeitung nötig sind. Deshalb wird dieser Bereich auf allen Seiten eines Briefs ein-schließlich Anhängen weiß überdeckt.

6. Wenn das System keine Fehler mehr anzeigt, speichern Sie die Dokumentvorlage imVorlagenverzeichnis Ihrer Office-Anwendung.

7. Um eine Dokumentvorlage für Einschreiben zu erstellen, wählen Sie unter Einschrei-ben Abbildung 2.4-1 auf Seite 42, Position 4) z. B. Einschreiben Einwurf und passendie Musteradresse im Adressfeld an.

8. Um die Dokumentvorlage auch für das Versenden von Serienbriefen nutzen zu können,definieren Sie eine Steuerungsinformation und fügen sie in Ihre Vorlage ein.Die Steuerungsinformation ist ein beliebiger, aber eindeutiger Ausdruck (z. B. „<Seiten-start Serienbrief>“ in spitzen Klammern). Setzen Sie ihn in das obere Drittel der erstenSeite Ihrer Dokumentvorlage ein. Formatieren Sie ihn mit der Schriftfarbe Weiß, damiter unsichtbar ist. Anschließend legen Sie den Ausdruck unter Einstellun-gen > MAILER > Serienbrief als sogenannten „Serienbrief-Indikator“ fest. Detaillierte In-formationen zum Vorgehen finden Sie unter 2.3.2.6 Serienbriefe versenden.



ACHTUNG

Platzieren der SteuerungsinformationDie Steuerungsinformation muss▪ im oberen Drittel▪ auf der ersten Seitejedes einzelnen Briefs platziert sein. Andernfalls kann der E‑POST MAILER sie nichterkennen.

HINWEIS

Formatieren der Steuerungsinformation als unsichtbarer Weißtext in einem Text-feldStellen Sie sicher, dass sich der Inhalt des Textfelds mit der Steuerungsinformationnicht wie im abgebildeten Fehlerfall mit Inhalten anderer Textfelder überschneidet(Abbildung 2.3-5 auf Seite 22). Da Sie die Steuerungsinformation typischerweise alsunsichtbaren Weißtext formatieren, kann das leicht passieren. Der E‑POST MAILERkann die Einzelbriefe dann nicht trennen.

Abbildung 2.4-2 Fehlerfall: Text in einem Textfeld überlagert die Steuerungsinformation für Serienbriefe

Weiteres VorgehenWeitere Informationen über die genaue Position der freizuhaltenden Flächen oder das Er-stellen druckoptimierter Grafiken finden Sie unter 2.4.2 Adressfelder und Grafiken in Doku-mentvorlagen oder E‑POSTBRIEFEN korrekt formatieren

Was genau ist der Nutzen einer Dokumentvorlage?Mit einer Dokumentvorlage stellen Sie sicher, dass die Gestaltungsmerkmale IhrerGeschäfts- oder Privatkorrespondenz optimal zur Geltung kommen. Außerdem erleichternSie sich das physische Versenden von E‑POSTBRIEFEN.Wenn Sie eine Dokumentvorlage verwenden, die mit den Layout-Vorgaben des E‑POSTSystems konform ist, vermeiden Sie beim physischen Versenden folgende Situationen:▪ Wenn die Adressdaten nicht genau in den vorgesehenen Bereichen liegen, müssen Sie

ein (automatisch generiertes) Deckblatt einfügen, das nur die Adressdaten und einStandard-Betreff enthält. Die individuelle Gestaltung Ihres Briefs (Briefkopf, Logos usw.)würde in diesem Fall vollständig durch ein leeres Blatt verdeckt werden. Siehe auch2.3.2.2 Dokument mit Deckblatt versenden.

▪ Wenn Text oder Grafiken (z. B. ein Logo oder Wasserzeichen) in freizuhaltende Flächenam linken unteren Seitenrand hineinragen, dann überdeckt das System diese Stellenweiß. In der Briefvorschau wird das angezeigt. Die individuelle Gestaltung Ihres Briefswürde also teilweise verdeckt werden. Zur genauen Position dieser Sperrfläche siehe2.4.2.1 Wo genau liegen Sperrflächen, die ich beachten muss?

Hintergrund: Ein klassisch versendeter Brief muss bestimmte Layout-Vorgaben einhalten,damit er im Rechenzentrum der Deutschen Post AG gedruckt und automatisch verarbeitetwerden kann.

2.4.1.1



Mit einer Dokumentvorlage stellen Sie also sicher, dass die Adressdaten immer richtig plat-ziert sind und dass Ihr Brief-Layout nicht vom E‑POST System beeinträchtigt wird. Um daszu erreichen, müssen Sie Ihre existierende Dokumentvorlagen eventuell anpassen oder neuerstellen.Um eine Dokumentvorlage zu erstellen, haben Sie folgende Möglichkeiten, abhängig z. B.davon, ob Sie eine bereits bestehende Dokumentvorlage weiterbenutzen wollen:▪ Erstellen Sie eine Office-Datei, die alle nötigen Elemente enthält (Briefkopf, Logo, und

die Absenderadresse im Adressfeld usw.).Siehe auch 2.4.2 Adressfelder und Grafiken in Dokumentvorlagen oderE‑POSTBRIEFEN korrekt formatieren

▪ Erstellen Sie eine kombinierte Dokumentvorlage aus▪ einer Office-Datei, die z. B. nur die Position des Adressfelds, des Betreffs und des

Datums enthältund▪ einer qualitativ hochwertig (z. B. mit einem DTP-Programm) gestalteten PDF-Datei,

die z. B. alle grafischen Elemente (z. B. Logo, Briefkopf) enthält. Diese PDF-Dateispeichern Sie als elektronisches Briefpapier.Elektronisches Briefpapier kann sinnvoll sein,▪ wenn Sie mit einer Textverarbeitungsanwendung wie Microsoft Word arbeiten und

trotzdem sicherstellen wollen, dass Ihre E‑POSTBRIEFE mit optimaler Farb-treue gedruckt werden. Der Druckprozess der Deutschen Post AG setzt in die-sem Fall voraus, dass Ihr Dokument im CMYK-Farbraum umgesetzt ist.Dokumente, die nicht im CMYK-Farbraum sind (dies gilt auch für Sonderfarbenwie etwa Pantone-Farbräume), konvertiert das System automatisch nach CMYK.Dabei kann es passieren, dass sich die Farben des gedruckten Dokuments vondenen des originalen, digitalen Dokuments unterscheiden.Die meisten Büroanwendungen (z. B. Microsoft Word) verwenden den FarbraumRGB. Weil der CMYK-Farbraum kleiner ist als der RGB-Farbraum, können imOffsetdruck nicht alle, z. B. am Monitor verfügbaren, Farben reproduziert werden.Bei E‑POSTBRIEFEN, die Sie mit diesen Anwendungen erstellen, kann es durchdas Konvertieren nach CMYK deshalb zu Verschiebungen der Farbwerte kom-men.

▪ wenn solche Elemente bisher auf Ihrem gedruckten Briefpapier enthalten waren.Auf diese Weise können Sie Ihre existierende Dokumentvorlage, mit der Siez. B. die Adressdaten platzieren, ohne Änderungen weiterbenutzen.

▪ wenn Ihre Organisation mehrere eigene Marken umfasst. Sie können jeweils einelektronisches Briefpapier z. B. mit einem spezifischen Logo oder Design verwen-den. So können Sie jedem Brief ein passendes Briefpapier zuordnen.

Immer wenn Sie einen Brief mit Ihrem Office-Programm erstellen, wird Ihr elektro-nisches Briefpapier in der Briefvorschau mit angezeigt und beim Versenden mitgege-ben.Siehe auch 2.4.3 Elektronisches Briefpapier einrichten

Adressfelder und Grafiken in Dokumentvorlagen oderE‑POSTBRIEFEN korrekt formatierenBeheben Sie die Ursachen von Fehlern eines E‑POSTBRIEFS oder einer Dokumentvorlagefür E‑POSTBRIEFE.

2.4.2



Hintergrund: Der E‑POST MAILER stellt sicher, dass nur Druckaufträge, die den Vorgabender automatisierten Verarbeitung entsprechen, ins Rechenzentrum gelangen und verarbeitetwerden. Damit Ihre Geschäftsbriefe einwandfrei als E‑POSTBRIEFE verschickt werden,müssen Ihre Dokumentvorlagen und E‑POSTBRIEFE den standardisierten Gestaltungs-regeln für die Textverarbeitung entsprechen (DIN 5008).

HINWEIS

Wenn Ihr E‑POSTBRIEF den Layout-Vorgaben nicht entspricht, können Sie ihn dennochsenden:▪ Wenn lediglich bestimmte Freiflächen bedruckt sind, dann werden diese für die auto-

matische Verarbeitung nötigen Freiflächen im Rechenzentrum automatisch weiß über-deckt. Das System zeigt Ihnen in der Vorschau an, wo das der Fall sein wird, und Sieentscheiden, ob es für Sie akzeptabel ist.

▪ Sie können Ihren E‑POSTBRIEF mit einem Deckblatt versenden. Siehe auch2.3.2.2 Dokument mit Deckblatt versenden.

Dieses Kapitel beschreibt, wie Sie bei der Erstellung Ihrer Dokumentvorlagen typischeFehlerursachen identifizieren und beheben. Es beschreibt insbesondere▪ die Position von Sperrflächen, die Sie von Text oder grafischen Elementen freihalten

müssen▪ die genaue Position des Adressfelds▪ formale Merkmale der Adresse des Empfängers▪ typische Probleme, die bei der Verwendung von Grafiken auftreten

Wo genau liegen Sperrflächen, die ich beachten muss?Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Sperrflächen, die in ein- oder mehrseitigenE‑POSTBRIEFEN freizuhalten sind, damit das System die E‑POSTBRIEFE verarbeitenkann.

Folgende Sperrflächen prüft das System.▪ auf allen Seiten: Sperrflächen am linken unteren Seitenrand (12 mm), sowie am oberen,

unteren und rechten Rand (jeweils 2 mm). Die Flächen werden in jedem Fall weiß über-deckt. Text- oder Bild-Elemente, die dort platziert sind, wären also nicht mehr sichtbar.Es erscheint keine Fehlermeldung.Die Sperrfläche am linken Seitenrand beginnt 90 mm unterhalb des oberen Seitenrands.Sie ist 12 mm breit und reicht 207 mm bis zum unteren Seitenrand.

▪ nur auf der ersten Seite: Feld für Freimachungsvermerke der Deutschen Post AG (Zwi-schenraum zwischen Absender- und Empfängeradresse) im Sichtfenster des Briefs. DasSystem prüft, ob das Feld entweder leer ist oder weiß. Wenn Text- oder Grafikelementein das Feld hineinragen, kann das System den Brief nicht postalisch versenden. Es er-scheint eine Fehlermeldung.Die Höhe der Sperrfläche für DV-Freimachung hängt davon, ob Sie einen Brief mit oderohne Briefzusatzleistungen (BZL, z. B. Einschreiben Einwurf) versenden:▪ Ohne Briefzusatzleistungen: 13 mm (Abbildung 2.4-3 auf Seite 46)▪ Mit Briefzusatzleistungen: 18 mm (Abbildung 2.4-4 auf Seite 47)

2.4.2.1

Sperrflächen mitund ohne Brief-

Zusatzleistungen



Abbildung 2.4-3 Maße für Sperrflächen und Adressposition bei Briefen ohne Einschreibenleistungen



Abbildung 2.4-4 Maße für Sperrflächen und Adressposition bei Briefen mit Einschreibenleistungen

Wie erfasse ich die Empfängeradresse formal korrekt?Prüfen Sie, ob die Empfängeradresse bestimmten formalen Kriterien entspricht.

2.4.2.2



‣ Stellen Sie sicher, dass die Empfängeradresse den folgenden formalen Anforderungenentspricht:▪ Die Adresse hat mindestens 2 und maximal 6 Zeilen.▪ Die letzte Zeile der Adresse enthält eine 5-stellige Postleitzahl.▪ Die Schriftgröße ist so angepasst, dass alle Zeilen in das Feld für die Anschrift des

Empfängers passen.▪ Die Adresse enthält keine Leerzeilen zwischen Straßenangabe und Ort. Korrekt ist

(ohne Leerzeile) z. B.:"Beispielstraße 512345 Musterstadt"

▪ Die Schriftfarbe ist schwarz.‣ Verwenden Sie vor der Postleitzahl kein Länderkennzeichen oder ISO-Codes wie „D“

oder „DE“.

Falsch ist: „D-12345 Musterstadt“Richtig ist: „12345 Musterstadt“

ACHTUNG

Auslandsbriefe sind nicht möglich.

‣ Vermeiden Sie störende Layout-Elemente im Adressbereich, z. B. Rahmen- oder Tabel-lenlinien.

Wie formatiere ich Grafiken korrekt und halte ich sie aus Sperrflä-chen heraus?Wenn Sie Grafiken (z. B. ein Logo oder ein Hintergrundbild) verwenden, prüfen Sie, ob dieGrafiken oder z. B. unsichtbare Teile von Grafiken die Sperrflächen verletzen.Zur genauen Lage der Sperrflächen siehe 2.4.2.1 Wo genau liegen Sperrflächen, die ich be-achten muss?

‣ Stellen Sie sicher, dass Sie nur Grafiken im JPG-Format verwenden.‣ Stellen Sie sicher, dass Grafik- und Bildobjekte eine Auflösung von mindestens 300 dpi

haben. Prüfen Sie die Auflösung z. B. mit einem kostenlosen Programm wie IrfanView.‣ Stellen Sie sicher, dass Grafiken nicht herunterskaliert, sondern in Echtgöße in Ihre Do-

kumentvorlage eingefügt sind. Prüfen Sie dazu z. B. in Microsoft Word unter Grafik for-matieren > Größe > Skalieren, ob für Höhe und Breite jeweils 100% eingestellt ist.

Wenn die reale Größe größer ist als die sichtbare Größe, dann können die Sperrflächenverletzt werden.

HINWEIS

Um die reale Größe einer Grafik zu ermitteln, können Sie z. B. ein (kostenloses) Pro-gramm wie IrfanView benutzen.

Vorgehen

Beispiel

2.4.2.3

Vorgehen



‣ Prüfen Sie, ob unsichtbare (z. B. transparente) Grafiken die Sperrflächen verletzen:1. Erzeugen Sie aus Ihrem Dokument eine PDF-Datei, und öffnen Sie es mit einem

PDF-Viewer (z. B. Adobe Acrobat Reader).2. Markieren Sie Bearbeiten > Voreinstellungen > Seitenanzeige das Kontrollkäst-

chen Transparenzraster anzeigen.Sie können eine Grafik verwenden, wenn im Bereich der Sperrflächen eine grau-weißgekachelte Fläche zu sehen ist.

TIPP

Probleme mit transparenten Grafiken treten häufig bei PDF-Dokumenten auf, die mitBildbearbeitungsprogrammen wie Adobe Photoshop erstellt wurden oder aus ge-scannten Dokumenten stammen.Abhilfe: Verwenden Sie gängige Textverarbeitungsprogramme wie z. B. MicrosoftWord, Open Office Writer, Libre Office oder DTP-Programme wie Adobe InDesign.

‣ Stellen Sie sicher, dass Sie keine ganzseitigen Hintergrundbilder verwenden.Ganzzeitige oder großflächige Hintergrundbilder führen zu Fehlern bei der Druck-Vorprüfung, weil das System auch den „weißen“ oder transparenten Bildanteil als Bild er-kennt, das Sperrflächen verletzt.Um zu prüfen, ob ein großflächiges Hintergrundbild eine Sperrfläche verletzt, tun Sie Fol-gendes: 1. Erzeugen Sie aus Ihrem Dokument eine PDF-Datei, und öffnen Sie es mit einem

PDF-Viewer (z. B. Adobe Acrobat Reader).2. Markieren Sie unter Bearbeiten > Voreinstellungen > Seitenanzeige das Kontroll-

kästchen Transparenzraster anzeigen.Sie können eine Grafik verwenden, wenn im Bereich der Sperrflächen eine grau-weißgekachelte Fläche zu sehen ist.

TIPP

Teilen Sie große Grafiken in kleinere1. Wenn eine großflächige Grafik (etwa Hintergrundbilder, welche die Fußzeile und

ein Logo am oberen Seitenrand sowie z. B. die Absenderadresse beinhalten) zugroß ist, teilen Sie sie in zwei oder mehr getrennte Bilder auf.

2. Platzieren Sie die Bilder so, dass sie nicht in den Adressbereich hineinragen.



‣ Stellen Sie sicher, dass sich Grafiken nicht gegenseitig überlagern.Bei der Umsetzung von PDF-Dateien für den Druck können aus überlappenden Bildernneue, größere Bildobjekte entstehen, die in ihrer neuen Größe freizuhaltende Sperrflä-chen überdecken.

TIPP

Um beim Anordnen Ihrer Grafik- und Bildelemente Überlappungen zu vermeiden,schneiden Sie diejenigen Randbereiche der Einzelelemente ab, die inhaltlich irrele-vant sind.

TIPP

Ordnen Sie grafische Elemente in der Vorlage so an, dass sie von den Anwendernnicht verschoben werden können. Erstellen Sie z. B. in Microsoft Word Dokumentvor-lagen, in welchen die Grafiken in der Kopf- und Fußzeile eingebettet sind.

‣ Stellen Sie sicher, das „unsichtbare“, z. B. weiße Text- oder Bildelemente nicht dieSperrflächen verletzen:1. Um zu prüfen, ob Bilder (z. B. eingefügte Unterschriften) größer sind als der davon

sichtbare Teil, wählen Sie in einem kostenlosen Programm wie z. B IrfanViewPortable den Menüpunkt Image > Information.

2. Um eventuell versteckte Texte zu lokalisieren, benutzen Sie z. B. in Microsoft Worddie „Alles Markieren“-Funktion.

‣ Vermeiden Sie es, Grafiken mit der Methode der Clipping-Pfade aus DTP-Programmenzu beschneiden.Clipping-Pfade aus DTP-Programmen, mit denen Ausschnitte aus Bildern bestimmt wur-den, werden in der Druckvorbereitung nicht berücksichtigt.Wenn Sie Ihre Dokumentenvorlagen mit Hilfe von Bildbearbeitungs- oder DTP-Programmen (z. B. Photoshop, QuarkXPress, FreeHand, InDesign) erstellen, und dieMethode der Clipping-Pfade verwenden, um Ausschnitte aus größeren Bildelementen alszu druckende Bereiche zu definieren, dann wird bei der Umsetzung der PDF-Dateien fürden Druck möglicherweise das Bild in seiner Gesamtgröße umgesetzt und nicht nur derdurch den Clipping-Pfad definierte Ausschnitt.Sie haben folgende Möglichkeiten:▪ Wandeln Sie Ihre Grafik mit einem Bildbearbeitungsprogramm in ein JPG-Bild um,

und bringen Sie es auf die Größe, wie Sie die Grafik 1:1 in die Dokumentvorlage ein-bauen wollen.

▪ Wenn Sie aus einem größeren Bild nur einen Teilbereich sichtbar in der Dokumen-tenvorlage verwenden wollen, dann schneiden Sie diesen Teilbereich aus und fügenihn als eigene Bilddatei in die Dokumentenvorlage ein.

HINWEIS

Beschneiden Sie Grafiken in einem Bildbearbeitungsprogramm. Verwenden Sie dazunicht die „Beschneiden“-Funktion z. B. von Microsoft Word.

Elektronisches Briefpapier einrichtenErstellen Sie eine leere Seite im Format PDF, auf der Sie z. B. ein Unternehmens-Logo undandere Grafik-Elemente so platzieren, wie es den Design-Vorgaben Ihres Unternehmensoder Ihrer Organisation entspricht. Diese Funktion ist vor allem für Geschäftskunden mit

2.4.3



besonders hohen Ansprüchen an die Druckqualität (Farbtreue) relevant. Im allgemeinenempfehlen wir, Dokumentvorlagen zu erstellen.Elektronisches Briefpapier kann sinnvoll sein,▪ wenn Sie mit einer Textverarbeitungsanwendung wie Microsoft Word arbeiten und trotz-

dem sicherstellen wollen, dass Ihre E‑POSTBRIEFE mit optimaler Farbtreue gedrucktwerden. Der Druckprozess der Deutschen Post AG setzt in diesem Fall voraus, dass IhrDokument im CMYK-Farbraum umgesetzt ist.Dokumente, die nicht im CMYK-Farbraum sind (dies gilt auch für Sonderfarben wie etwaPantone-Farbräume), konvertiert das System automatisch nach CMYK. Dabei kann espassieren, dass sich die Farben des gedruckten Dokuments von denen des originalen,digitalen Dokuments unterscheiden.Die meisten Büroanwendungen (z. B. Microsoft Word) verwenden den Farbraum RGB.Weil der CMYK-Farbraum kleiner ist als der RGB-Farbraum, können im Offsetdruck nichtalle, z. B. am Monitor verfügbaren, Farben reproduziert werden. Bei E‑POSTBRIEFEN,die Sie mit diesen Anwendungen erstellen, kann es durch das Konvertieren nach CMYKdeshalb zu Verschiebungen der Farbwerte kommen.

▪ wenn solche Elemente bisher auf Ihrem gedruckten Briefpapier enthalten waren. Auf die-se Weise können Sie Ihre existierende Dokumentvorlage, mit der Sie z. B. die Adress-daten platzieren, ohne Änderungen weiterbenutzen.

▪ wenn Ihre Organisation mehrere eigene Marken umfasst. Sie können jeweils einelektronisches Briefpapier z. B. mit einem spezifischen Logo oder Design verwenden. Sokönnen Sie jedem Brief ein passendes Briefpapier zuordnen.

TIPP

Wie kann ich das elektronische Briefpapier am einfachsten erhalten?Bitten Sie den Grafiker, der die Druckvorlage für Ihr gedrucktes Briefpapier erstellt hat, Ihrelektronisches Briefpapier wie im Folgenden beschrieben zu erstellen oder Ihnen die digi-tale Druckvorlage zu senden.

ACHTUNG

Warum kann ich nicht einfach mein bestehendes Briefpapier einscannen?Vermeiden Sie es aus folgenden Gründen, Ihr bestehendes Briefpapier einzuscannen:▪ Die Sperrflächen im Adressfeld würden verletzt.▪ Die Druckqualität wäre unbefriedigend.▪ Die PDF-Datei wäre sehr groß.Wenn keine digitale Vorlage existiert und es auf exakte Farbtreue nicht ankommt, könnenSie statt des elektronischen Briefpapiers auch eine oder mehrere Dokumentvorlagen fürIhre textverarbeitende Software erstellen, in der alle grafischen Elemente und statischenTexte enthalten sind. Siehe auch 2.4.1.1 Was genau ist der Nutzen einer Dokumentvorla-ge?

1. Stellen Sie sicher, dass in Ihrer bestehenden Dokumentvorlage, die Sie weiterbenutzenwollen, die Sperrflächen freigehalten sind (siehe Kapitel 2.4.2 Adressfelder und Grafikenin Dokumentvorlagen oder E‑POSTBRIEFEN korrekt formatieren).

2. Legen Sie eine Datei für Ihr elektronisches Briefpapier an:a. Erstellen Sie mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm eine Seite im Format DIN A4,

die nur Ihr Firmenlogo und andere statische Elemente wie z. B. Fußzeilen enthält.

Vorgehen



ACHTUNG

▪ Verwenden Sie als elektronisches Briefpapier eine möglichst einfach struktu-rierte PDF-Datei.

▪ Stellen Sie sicher, dass das Dokument ohne Beschnitt (zusätzlicher Seiten-rand) angelegt ist. Andernfalls kann kein PDF im Format DIN A4 erzeugt wer-den.

▪ Vermeiden Sie die folgenden vom System bisher nicht voll unterstützten PDF-Eigenschaften:▪ Objekte, die teilweise außerhalb des Papierbereichs liegen▪ Bilder, die sich überlappen▪ Bilder, die nicht in Originalgröße eingebunden, sondern herunterskaliert

sind (Clipping-Pfade)

b. Starten Sie den E‑POST MAILER, um in der Vorschau zu prüfen, ob das elektro-nische Briefpapier Fehler enthält.Siehe auch 2.4.2.1 Wo genau liegen Sperrflächen, die ich beachten muss?Ihr elektronisches Briefpapier ist erstellt.

c. Um das Briefpapier ohne den simulierten Briefumschlag in der Briefvorschau zu prü-fen, entfernen Sie die Markierung beim Kontrollkästchen Briefumschlag und Son-derflächen anzeigen.

d. Exportieren Sie Ihr elektronisches Briefpapier als PDF-Datei.Stellen Sie dabei Folgendes sicher:▪ Um eine optimale Druckqualität zu erreichen, hat die PDF-Datei die von uns emp-

fohlene Druckauflösung von 300 dpi.▪ Um optimale Farbtreue sicherzustellen, verwenden Sie zum Erstellen der PDF-

Datei ein geeignetes Programm (z. B. einen PDF-Konverter wie Adobe AcrobatDistiller) und legen als Farbraum CMYK (ISO Coated v2) fest.

▪ Die maximale Dateigröße ist 1 MB.3. Fügen Sie das elektronische Briefpapier Ihrer Installation des E‑POST MAILER hinzu:

a. Wählen Sie Einstellungen.b. Wählen Sie unter MAILER auf der Registerkarte Briefpapier die Schaltfläche Hin-

zufügen.c. Wenn Sie mehrere Briefpapiere verwenden, setzen Sie (z. B. das am häufigsten ver-

wendete) als Standard.d. Bestätigen Sie mit Speichern.

Das System fügt die in Ihrer PDF-Datei enthaltenen Informationen allen E‑POSTBRIEFENals Hintergrund hinzu.

Ergebnis



HINWEIS

Grafikelemente überdecken das BriefpapierWenn Ihr Dokument (z. B. eine Word- oder Powerpoint-Datei) Grafikelemente oder Text-boxen enthält, dann wird der Inhalt des Briefpapiers von diesen Elementen überdeckt.Achtung: Dies ist auch dann der Fall, wenn das Grafik- oder Textelement transparent ist.Hintergrund: Der E‑POST MAILER wandelt alle Dokumente in das Archiv-Format PDF/A-1b um. Dieses Format lässt keine transparenten Grafiken zu.

Sie können das Briefpapier vor dem Versenden für jeden Brief individuell einstellen odereinzelne Seiten vom Briefpapier ausnehmen.

Briefpapier verwenden1. Erstellen Sie einen Brief, und starten Sie den E‑POST MAILER.2. Wählen Sie unter Briefpapier > Auswahl das gewünschte Briefpapier.3. Optional: Legen Sie im Feld Seiten ohne Briefpapier fest, für welche Seiten Ihres

Briefs (einschließlich Anhängen) Sie das Briefpapier nicht verwenden wollen. Dazutrennen Sie die Seitenzahlen durch Komma ohne Leerzeichen (z. B. 3,4,7). DefinierenSie Seitenbereich mit Bindestrich ohne Leerzeichen (z. B.3,4,9-11). Die Seitenzahlenwerden in der Briefvorschau oben links angezeigt.

Mein Briefpapier erscheint nicht in der Auswahl – was tun?Sie haben eine PDF-Datei mit elektronischem Briefpapier erstellt, die Sie im E‑POSTMAILER hinterlegen wollen (unter Einstellungen > Briefpapier). Es erscheint jedoch eineFehlermeldung, und die PDF-Datei erscheint nicht in der Liste der Briefpapiere.Die Ursache dieses gelegentlich auftretenden Fehlers ist unbekannt.

‣ Schließen Sie den Adobe Acrobat Reader und den E‑POST MAILER, und wiederholenSie den Vorgang.

E‑POST MAILER konfigurierenHinterlegen Sie Standardtexte, legen Sie fest, wo Sie E‑POSTBRIEFE standardmäßig aufIhrem PC speichern wollen, oder optimieren Sie den E‑POST MAILER für die Arbeit von un-terwegs.Wählen Sie den Link Einstellungen (Abbildung 2.4-5 auf Seite 54, Position 1).

Vorgehen

2.4.3.1

Vorgehen

2.4.4



Abbildung 2.4-5 Konfigurationseinstellungen öffnen

Versandeinstellungen festlegenKonfigurieren Sie das Versenden von E‑POSTBRIEFEN.

Standard-Texte für Betreff und Anschreiben erstellenUm das Versenden auf die Dauer zu vereinfachen, hinterlegen Sie Standardtexte für Betreffund Anschreiben. Sie können diese Standardtexte bei Bedarf für jeden Brief individuell an-passen.Hintergrund: Wenn Sie einen Brief nicht an eine physische Postadresse, sondern elektro-nisch (also an eine E‑POST Adresse) senden, dann wird automatisch ein Anschreiben er-zeugt. Typischerweise erfassen Sie dafür einen Text sowie ein Betreff (Abbildung 2.4-6 aufSeite 55, Position 1). Ihr „eigentlicher“ Brief wird damit zum Anhang des E‑POSTBRIEFS(Abbildung 2.4-6 auf Seite 55, Position 2).

2.4.4.1

2.4.4.1.1



Abbildung 2.4-6 Betreff-Zeile eines E‑POSTBRIEFS im E‑POST MAILER Postfach

Ein typischer Standard-Anschreibentext lautet z. B. „Bitte beachten Sie meinen Brief im An-hang.“

1. Wählen Sie Einstellungen (Abbildung 2.4-5 auf Seite 54, Position 1).2. Wählen Sie unter MAILER die Registerkarte Ihre Standardtexte (Abbildung 2.4-7 auf

Seite 55, Position 1).

Abbildung 2.4-7 Standardtexte erfassen

3. Erfassen Sie die folgende Daten:

Vorgehen



▪ Anschrift Absender: Ihre Post-Anschrift so, wie sie auf dem Deckblatt eines klas-sisch versendeten Briefs im Adressfeld erscheinen soll. Siehe auch 2.3.2.2 Doku-ment mit Deckblatt versenden.

▪ Betreff: Der Text erscheint▪ Im Betreff eines elektronischen E‑POSTBRIEFS▪ Im Eingangspostfach des Empfängers oder in Ihrem Gesendet-Ordner im

E‑POST MAILER Postfach (Abbildung 2.4-6 auf Seite 55, Position 1) oder imE‑POST Portalpostfach.

Beispiel: „Ihr E‑POSTBRIEF von Max Mustermann“▪ Anschreiben: Der Text erscheint als Standardtext im Anschreiben eines elektro-

nisch versendeten E‑POSTBRIEFS.Beispiel: „Bitte beachten Sie den angehängten Brief.“Der Text erscheint nicht auf dem Deckblatt eines physisch versendetenE‑POSTBRIEFS.

4. Sichern Sie Ihre Eingaben.

Verzeichnis zum Archivieren von E‑POSTBRIEFEN definierenSpeichern Sie beim Versenden eine Kopie Ihres E‑POSTBRIEFS im Format PDF. Ihre Briefesind dann immer leicht für Sie zugänglich, ohne dass Sie den E‑POST MAILER starten müs-sen. Das dafür voreingestellte Verzeichnis auf Ihrem Computer können Sie ändern.

HINWEIS

Ihre E‑POSTBRIEFE sind immer auch im E‑POST Portal gespeichert.

1. Wählen Sie Einstellungen (Abbildung 2.4-5 auf Seite 54, Position 1).2. Wählen Sie unter MAILER die Registerkarte Sonstiges (Abbildung 2.4-8 auf Seite 57,

Position 1).

2.4.4.1.2

Vorgehen



Abbildung 2.4-8 Versandprotokoll und Archiv konfigurieren

3. Legen Sie unter Standard-Speicherort für Kopien versendeter Anhänge das Ver-zeichnis für Ihr E‑POSTBRIEF Archiv fest.


Versandprotokoll konfigurierenLegen Sie z. B. fest, wie lang das Versandprotokoll gespeichert werden soll, das derE‑POST MAILER standardmäßig erstellt.

HINWEIS

Ihre E‑POSTBRIEFE sind immer auch im E‑POST Portal gespeichert.

1. Wählen Sie Einstellungen (Abbildung 2.4-5 auf Seite 54, Position 1).2. Wählen Sie unter MAILER die Registerkarte Sonstiges (Abbildung 2.4-9 auf Seite 58,

Position 1).

2.4.4.1.3

Vorgehen



Abbildung 2.4-9 Versandprotokoll und Archiv konfigurieren

3. Sie haben folgende Möglichkeiten:▪ Um das standardmäßige Erstellen des Versandprotokolls zu unterdrücken, entfernen

Sie die Markierung beim Kontrollkästchen Protokoll nach Versand speichern (Ab-bildung 2.4-9 auf Seite 58, Position 2).

▪ Passen Sie die Aufbewahrungsdauer der Versandprotokolldaten an (Abbildung 2.4-9auf Seite 58, Position 3).


Briefumschlag und Sonderflächen in der Briefvorschau standard-mäßig ausblendenWenn Sie den E‑POST MAILER starten, wird Ihr Brief in einer Briefvorschau angezeigt. Le-gen Sie fest, ob der Briefumschlag und die Sonderflächen standardmäßig ein- oder ausgebl-endet sein sollen.Auf das Einblenden des Briefsumschlags können Sie beispielsweise dann verzichten, wennSie eine funktionierende Dokumentvorlage erstellt haben. Um einen Brief zu prüfen, könnenSie die Briefvorschau mit Briefumschlag jedoch jederzeit aktivieren.

1. Wählen Sie rechts oben Einstellungen.2. Wählen Sie unter MAILER die die Registerkarte Sonstiges.3. Entfernen Sie die Markierung beim Kontrollkästchen Briefumschlag und Sonderflä-

chen in der Briefvorschau anzeigen.4. Sichern Sie Ihre Eingaben.

2.4.4.1.4

Vorgehen



Postfach konfigurierenKonfigurieren Sie Ihr Postfach, in das Sie durch Doppelklicken auf den E‑POST MAILER ge-langen. Das kann beispielsweise dann wichtig sein, wenn Sie Ihre Post unterwegs auf Ih-rem Notebook erledigen und das Datenvolumen über Ihre Verbindung zum mobilen Netzbegrenzen wollen.

Desktop-Benachrichtigung ausschaltenLegen Sie fest, ob eine Desktop-Benachrichtigung erscheinen soll, wenn ein neuerE‑POSTBRIEF in Ihrem Posteingang eintrifft. Sie erhalten solche Desktop-Benachrichtigungen standardmäßig.Die Desktop-Benachrichtigungen erscheinen am unteren Bildschirmrand (Abbildung 2.4-10auf Seite 59).

Abbildung 2.4-10 Desktop-Benachrichtigung

Wenn die Desktop-Benachrichtigungen zu oft erscheinen, schalten Sie die Funktion aus. Al-ternativ können Sie die Intervalle für das Abrufen von Nachrichten vergrößern. Siehe auch2.4.4.2.2 Aktualisierungsintervalle festlegen.

TIPP

SMS-Empfangsbenachrichtigung aktivierenDie Desktop-Benachrichtigung informiert Sie über neue Nachrichten, während Sie am PCarbeiten. Wenn Sie Ihren PC nicht täglich einschalten, denken Sie auch daran, imE‑POST Portal die Empfangsbenachrichtigung per SMS zu aktivieren. Vermeiden Sie esso, mögliche Fristen zu versäumen. Siehe auch 2.3.3.1 SMS-Empfangsbenachrichtigungaktivieren.

1. Wählen Sie Einstellungen > MAILER > Empfang.2. Damit das System neue E‑POSTBRIEFE meldet, markieren Sie das Kontrollkästchen

System-Benachrichtigung einschalten.3. Sichern Sie Ihre Eingaben.

Aktualisierungsintervalle festlegenLegen Sie fest, wie häufig das System den Posteingang aktualisieren soll.Beispiele:▪ Wählen Sie ein längeres Intervall, wenn die Benachrichtigung, dass Sie eine neue Nach-

richt erhalten haben, zu oft erscheint. Siehe auch 2.4.4.2.1 Desktop-Benachrichtigungausschalten

2.4.4.2

2.4.4.2.1

Vorgehen

2.4.4.2.2



▪ Legen Sie fest, dass gar keine Aktualisierung erfolgen soll, wenn Sie mobil arbeiten,aber auf das Bearbeiten von Post verzichten wollen.

HINWEIS

Beim Aktualisieren werden nur Metadaten (Textdaten) übertragen (z. B. zu Strukturund Inhalt der Ordnerstruktur, Absender und Betreff einzelner Nachrichten). Das Da-tenvolumen ist deshalb normalerweise gering (abhängig von der Menge der aktuali-sierten Nachrichten). Erst wenn Sie Anhänge in der Vorschau anzeigen, können be-trächtliche Datenvolumina Ihr mobiles Datennetz belasten und entsprechende Gebüh-ren verursachen.Passen Sie die Vorschau von Anhängen an Ihre Bedürfnisse an, wenn Sie unterwegsIhre Post erledigen. Siehe auch 2.4.4.2.3 Vorschau konfigurieren.

1. Wählen Sie Einstellungen > MAILER > Empfang.2. Wählen Sie unter Automatische Abfrage neuer Nachrichten das Intervall.

Mit Aktualisieren können Sie den Posteingang jederzeit manuell auffrischen (Abbildung2.4-11 auf Seite 60, Position 1).

Abbildung 2.4-11 Posteingang manuell auffrischen


Vorschau konfigurierenWenn Sie unterwegs Ihre Post auf Ihrem Notebook erledigen, schränken Sie die Menge derDaten ein, die über Ihre Verbindung zum mobilen Datennetz übertragen werden. Sie begren-zen das Datenvolumen und damit mögliche Gebühren.

1. Wählen Sie Einstellungen > MAILER > Empfang.2. Wählen Sie unter Anhänge sofort als Vorschau anzeigen eine Größenbegrenzung

fest.3. Sichern Sie Ihre Eingaben.

Prüfen, ob der E‑POST MAILER aktuell istPrüfen Sie bei Bedarf manuell, ob eine neue Version verfügbar ist.Damit Ihre Daten optimal geschützt sind, prüft das Programm automatisch in regelmäßigenAbständen, ob eine neue Version verfügbar ist, und fordert Sie bei Bedarf auf, das Aktuali-sieren zu starten.

Vorgehen

2.4.4.2.3

Vorgehen

2.4.5



‣ Wählen Sie im Kontextmenü des E‑POST MAILER Symbols (im sogenannten Systrayam unteren Rand des Windows-Desktops, Abbildung 2.4-12 auf Seite 61, Position 1)den Menüpunkt Nach neuer Version suchen (Abbildung 2.4-12 auf Seite 61, Positi-on 2).

Abbildung 2.4-12 E‑POST MAILER Symbol im Systray

ACHTUNG

Aktualisieren unter Windows XPBeachten Sie die 2.4.5.1 Besonderheiten beim Aktualisieren unter Windows XP.

Besonderheiten beim Aktualisieren unter Windows XPÄndern Sie eine Standardeinstellung im Ausführen als-Dialogfenster, um den E‑POSTMAILER unter Windows XP aktualisieren zu können.Das Ausführen als-Dialogfenster (Abbildung 2.4-13 auf Seite 61 erscheint nach dem Star-ten der Aktualisierung.

Abbildung 2.4-13 Standardeinstellung im Ausführen als-Dialogfenster

Vorgehen

2.4.5.1



1. Entfernen Sie die Markierung beim Kontrollkästchen Computer und Daten vor nichtautorisierter Programmaktivität schützen Abbildung 2.4-14 auf Seite 62, Positi-on 1).

Abbildung 2.4-14 Einstellung im Ausführen als-Dialogfenster anpassen

2. Bestätigen Sie mit OK (Abbildung 2.4-14 auf Seite 62, Position 2).

Vorgehen



E‑POST Programm herunterladen undinstallieren – Schritt für Schritt

Installieren Sie E‑POST CLOUD und E‑POST MAILER auf Ihrem Windows-PC.

ü Sie haben eine Verbindung zum Internet.ü Sie haben Administrator-Rechte auf dem Arbeitsplatzrechner.ü Sie haben eines der folgenden Betriebssysteme:ü Microsoft Windows XP (32 Bit)ü Microsoft Windows Vista (32 Bit oder 64 Bit)ü Microsoft Windows 7 (32 Bit oder 64 Bit)ü Microsoft Windows 8 (32 Bit oder 64 Bit)ü Microsoft Windows 8.1 (32 Bit oder 64 Bit)

ACHTUNG

Betriebssysteme wie Apple OS X oder Linux werden nicht unterstützt.

1. Laden Sie unter www.epost.de/mailer-download die Datei E‑POST_Setup.exe kostenlosherunter.

2. Starten Sie das Installations-Programm.Siehe auch 3.2 Die E‑POST Software lässt sich nicht installieren – was tun?

3. Bestätigen Sie die AGB, und wählen Sie Weiter.4. Legen Sie fest, wo das E‑POST Programm installiert werden soll, und bestätigen Sie mit

Weiter.Siehe auch 3.1 Welche Software-Pakete werden installiert, und mit welchem Verhaltenmuss ich rechnen?

5. Entscheiden Sie, ob Sie Privat- oder Geschäftskunde sind (oder werden möchten), undwählen Sie Jetzt Installieren.Als Geschäftskunde sind Sie Vertreter einer juristischen Person (z. B. GmbH, GbR) oderFreiberufler. Informationen zu Konditionen für Privatkunden finden Sie unterwww.epost.de/privatkunden/epostbrief/preise.html.▪ Sind Sie bereits als Privatkunde oder als Geschäftskunde bei der E‑POST registriert?

Das erkennen Sie an Ihrer E-POST Adresse.Privatkunden-Adressen enden auf @epost.de, Geschäftskunden-Adressen endenauf @<IhrFirmenname>.epost.de

▪ Sie haben noch gar keine E‑POST Adresse? Dann registrieren Sie sich nach der In-stallation des Programms.Das Registrieren dauert nur wenige Minuten. Danach können z. B sofort Ihren erstenE‑POSTBRIEF senden. Oder als Privatkunde Dokumente in der E‑POST CLOUDspeichern.

6. Um den vollen Funktionsumfang auch des E‑POST MAILER zum Versenden von Brie-fen nutzen zu können, stellen Sie sicher, dass ein PDF-Viewer installiert ist.Hintergrund: Damit Sie ein PDF-Dokument als E‑POSTBRIEF versenden oder einemBrief Anhänge im Format PDF anfügen können, muss ein kompatibler PDF-Viewer

3

Voraussetzung

Vorgehen

3 E‑POST Programm herunterladen und installieren – Schritt für Schritt



http://www.epost.de/privatkunden/epostbrief/preise.html

installiert sein. Der E‑POST MAILER ist für die PDF-Software Adobe Acrobat Reader op-timiert. Bei anderen Produkten kann es zu Problemen kommen. Dies gilt auch für ggf.vorinstallierte PDF-Viewer (z. B. unter Windows 8). Laden Sie Adobe Acrobat Readerz. B. unter http://www.adobe.com/de/products/reader herunter.

Sie finden Ihr lokales E‑POST CLOUD unter Start > Programme > Deutsche PostAG > E‑POST CLOUD.

Welche Software-Pakete werden installiert, und mit welchemVerhalten muss ich rechnen?Auf Ihrem PC werden folgende Software-Pakete entweder automatisch im Hintergrund in-stalliert oder bei Bedarf aktualisiert (Abbildung 3.1-1 auf Seite 64):▪ Ghostscript (von Artifex Software Inc.), zum Erstellen von PDF-Dateien▪ Multi file port monitor (mfilemon), eine Open Source-Software, die das Erzeugen von

Dateinamen automatisiert▪ Microsoft .NET Framework 4.0

HINWEIS

Bei Windows XP kann das Installieren von .NET dazu führen, dass das Installations-Dialogfenster mehrere Minuten eingefroren ist (es werden für .NET etwa 400 bis700 MB zusätzliche Programmdaten heruntergeladen und installiert). In Windows Vis-ta und Windows 7 ist standardmäßig .NET 3.x enthalten; .NET wird aktualisiert, fall er-forderlich. In Windows 8/8.1 ist .NET 4.5 bereits standardmäßig enthalten.

Abbildung 3.1-1 Speicherbedarf für nötige Softwarepakete, die typischerweise aktualisiert oder manchmal neu instal-liert werden

Ergebnis

3.1




Die E‑POST Software lässt sich nicht installieren – was tun?Sie haben das Installationsprogramm E‑POST_Setup.exe heruntergeladen und gestartet.Das Installieren schlägt aber fehl. Es erscheint die Fehlermeldung „Installation nicht erfolg-reich“.Mögliche Ursache: Das Installationsprogramm kann keinen Kontakt zum Update-Server derDeutschen Post AGherstellen. Das kann z. B. in Unternehmensnetzwerken vorkommen, indenen die Kommunikation über einen sogenannten Proxy erfolgt und dieser Proxy automa-tisch durch ein Skript konfiguriert wird. Das Installationsprogramm kann dann Software-Komponenten nicht herunterladen.

‣ Kontaktieren Sie Ihren Netzwerkadminstrator, um mögliche Netzwerk-Verbindungsprobleme als Ursache auszuschließen. Siehe auch 4.5 Welche Firewall-Einstellungen muss ich vornehmen?

3.2

Vorgehen



Vorgehen bei Problemen

Lösungen für gelegentlich auftretende Probleme finden Sie generell als Unterkapitel zum je-weiligen Prozess-Schritt, in dem das Problem auftreten kann.

Wie behebe ich E‑POST CLOUD Fehler?Beheben Sie die Ursachen möglicher Synchronisationsfehler oder Verbindungsprobleme.Wenn ein Fehler auftritt, ist das E‑POST CLOUD Icon im Windows-Benachrichtigungsfeld(Abbildung 4.1-1 auf Seite 66, Position 1) mit einem entsprechenden Symbol markiert.

Abbildung 4.1-1 E‑POST CLOUD Icon im Windows-Benachrichtigungsfeld

Synchronisationsfehler beheben

heißt: Die Synchronisation einer oder mehrerer Dateien oder Ordner ist fehlge-schlagen.Prüfen Sie bei jedem der folgenden Schritte, ob das Problem weiterhin besteht, und führenSie dann den nächsten Schritt aus.

1. Wählen Sie im Kontext-Menü des E‑POST CLOUD Icons (Abbildung 4.1-1 auf Seite 66,Position 1) den Menüpunkt CLOUD jetzt synchronisieren.

2. Um herauszufinden, ob und welche einzelnen Dateien betroffen sind, wählen Sie denMenüpunkt Synchronisationsverlauf.

3. Wenn die E‑POST CLOUD beim Synchronisieren ein Virus festgestellt hat, prüfen Siedie befallene Datei mit einem Virenschutzprogramm und versuchen Sie, das Virus zuentfernen.

4

4.1

Vorgehen

4 Vorgehen bei Problemen


TIPP

Virenschutzprogramm aktuell haltenWenn Sie E‑POST CLOUD nutzen, haben Sie doppelten Schutz vor Schadsoftware:Durch Ihr eigenes Virenschutzprogramm und zusätzlich durch den Virenschutz desE‑POST Systems.Das E‑POST System bietet aber einen nur zusätzlichen Schutz. Sorgen Sie deshalbdafür, dass Ihr Virenschutzprogramm immer auf dem neuesten Stand ist, am bestendurch automatisches Aktualisieren. Dann sind alle Ihre Daten geschützt.Dateien, die von Viren befallen sind, erkennen Sie daran, dass sie von der Synchroni-sierung ausgeschlossen sind.

4. Prüfen Sie, wie groß die betroffenen Dateien in Ihrem lokalen Verzeichnis sind.Dateien, die größer als 50 MB sind, lassen sich nicht synchronisieren.a. Um die Größe einer Datei anzuzeigen, wählen Sie im Windows-Explorer im Kontext-

menü der Datei den Menüpunkt Eigenschaften.b. Verschieben Sie Dateien, die größer als 50 MB sind, in ein anderes Verzeichnis,

oder versuchen Sie, sie zu verkleinern.Sie können beispielsweise versuchen, die Dateien zu komprimieren oder die Auflö-sung von Grafiken zu verringern.

5. Stellen Sie sicher, dass Ihr lokales Verzeichnis nicht größer als 5 GB ist.Wenn das lokale Verzeichnis zu groß ist, kann es nicht vollständig synchronisiert wer-den.

Verbindungsfehler beheben

bedeutet: Zwischen Ihrem PC und der E‑POST CLOUD besteht keine Internet-verbindung.Prüfen Sie bei jedem der folgenden Schritte, ob das Problem weiterhin besteht, und führenSie dann den nächsten Schritt aus.

1. Stellen Sie sicher, dass eine Internetverbindung besteht.a. Öffnen Sie beispielsweise Ihren Internet-Browser, und rufen Sie eine Webseite auf.b. Prüfen Sie Ihr LAN-Kabel oder Ihre WLAN-Verbindung.

2. Öffnen Sie die E‑POST CLOUD im E‑POST Portal:a. Loggen Sie sich unter https://portal.epost.de/ ein.b. Wählen Sie Dateien (Abbildung 4.1-2 auf Seite 68, Position 1).

Die synchronisierten Verzeichnisse werden unter Ordner angezeigt (Abbildung 4.1-2auf Seite 68, Position 3).

Vorgehen



https://portal.epost.de/

Abbildung 4.1-2 E‑POST CLOUD im Portal öffnen

c. Prüfen Sie, ob Sie eine Datei herunterladen können (Abbildung 4.1-2 auf Seite 68,Position 3).Alternativ: Versuchen Sie, mit Ihrer E‑POST CLOUD App per Smartphone auf dieE‑POST CLOUD zuzugreifen und eine Datei hoch- oder herunterzuladen.Tun Sie Folgendes:▪ Wenn Sie trotz funktionierender Internetverbindung nicht auf die E‑POST CLOUD

im Portal zugreifen können, fahren Sie fort mit Schritt 4.▪ Wenn Sie Dateien herunterladen können, fahren Sie fort mit Schritt 3.

3. Starten Sie den Computer neu, und prüfen Sie die Verbindung.4. Wenn das Problem weiterhin besteht, informieren Sie den 4.7 Kundenservice.

Ich habe mein Passwort vergessen – was nun?Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, beantragen Sie ein Entsperrpasswort, das Sie perPost erhalten.

1. Wählen Sie http://www.epost.de.2. Wählen Sie Einloggen.3. Wählen Sie den Link Passwort vergessen?.4. Erfassen Sie das Entsperrpasswort, das Sie nach der Registrierung per Post erhalten

haben, oder fordern Sie ein neues Entsperrpasswort an.

4.2

Vorgehen



http://www.epost.de

Wie deinstalliere ich das E‑POST Programm?Das Deinstallieren hängt von Ihrem Betriebssystem ab. Unter MS Windows 7 machen Siedas z. B. wie folgt.

1. Wählen Sie Start > Systemsteuerung.2. Wählen Sie Programme deinstallieren.3. Wählen Sie im Kontextmenü des Listeneintrags E‑POST den Eintrag Deinstallieren.

Sie gelangen in das Dialogfenster E‑POST Deinstallation.4. Wählen Sie E‑POST Deinstallation.Siehe auch 3. E‑POST Programm herunterladen und installieren – Schritt für Schritt

Wie komme ich an die Log-Daten heran?Ich möchte dem Kundenservice bei einem Problem mit dem E‑POST MAILER die Log-Datensenden. Wie komme ich da heran?

1. Starten Sie den E‑POST MAILER.2. Wählen Sie Einstellungen.3. Wählen Sie unter Info auf der Registerkarte System den Link Log-Daten in Zwischen-

speicher übernehmen.4. Fügen Sie die Log-Daten mit Strg+V z. B. in eine E‑Mail ein, um sie dem Kundenservice

zu senden.Bei Fragen zu technischen Problemen wenden Sie sich an den E-POST Kundenservicefür Privatkunden.▪ Tel.: +49 228 92 39 93 29, Mo – Fr 9.00 Uhr – 20.00 Uhr außer an bundeseinheitli-

chen Feiertagen▪ E‑POSTBRIEF: [email protected]▪ E-Mail: [email protected]

Welche Firewall-Einstellungen muss ich vornehmen?Der E‑POST MAILER kommuniziert mit dem Server der Deutschen Post AG per HTTPSüber den Standard-Port 443. In den meisten Organisationen und privaten Firewalls ist dieserStandard-Port freigeschaltet. Wenn das System Verbindungsprobleme meldet, prüfen SieIhre Firewall-Einstellungen.

‣ Stellen Sie sicher, dass Port 443 freigeschaltet ist.‣ Stellen Sie sicher, dass folgende URLs (und Sub-URLs) nicht durch Ihre Firewall ge-

blockt werden:▪ https://login.epost.de (IP-Adresse/Subnetz: 91.223.114.23/30)▪ https://mailbox.api.epost.de (IP-Adresse/Subnetz: 91.223.114.25/30)▪ https://send.api.epost.de (IP-Adresse/Subnetz: 91.223.114.24/30)▪ https://account.api.epost.de (IP-Adresse/Subnetz: 91.223.114.39/30)▪ https://safe.api.epost.de (IP-Adresse/Subnetz: 91.223.114.26/30)

4.3

Vorgehen

4.4

Vorgehen

4.5

Vorgehen



mailto:[email protected]

‣ Stellen Sie sicher, dass das Installationsprogramm E‑POST_Setup.exe auf das Internetzugreifen darf.

Eine Fehlermeldung wird in der Briefvorschau nicht voll-ständig angezeigt – was nun?Drücken Sie die ↓- oder ↑-Taste, um durch die Meldungen zu navigieren.Wegen eines Fehlers in einer älteren Komponente von Microsoft Windows kann es unterWindows XP vorkommen, dass eine Fehlermeldung in der Briefvorschau nicht vollständigsichtbar ist (Abbildung 4.6-1 auf Seite 70, Position 1).

Abbildung 4.6-1 Unvollständig angezeigte Fehlermeldung unter Windows XP

1. Klicken Sie auf eine Fehlermeldung.

4.6

Vorgehen



2. Drücken Sie die ↓- oder ↑-Taste, um durch die Meldungen zu navigieren.

TIPP

SicherheitWindows XP wird von Microsoft nicht mehr gepflegt und ist unsicher.Installieren Sie eine neuere Version von Microsoft Windows. Damit beheben Sie auchdas Anzeigeproblem.

KundenserviceBei Fragen zu technischen Problemen wenden Sie sich an den E-POST Kundenservice fürPrivatkunden.▪ Tel.: +49 228 92 39 93 29, Mo – Fr 9.00 Uhr – 20.00 Uhr außer an bundeseinheitlichen

Feiertagen▪ E‑POSTBRIEF: [email protected]▪ E-Mail: [email protected]

4.7



mailto:[email protected]

Deutsche Post DHL Group

Deutsche Post AGCharles-de-Gaulle-Straße 2053113 Bonn

www.deutschepost.de

Stand 07/2015

Documents

Anwenderhandbuch für Privatkunden E POST CLOUD · PDF fileDaten sichern in der E‑POST CLOUD Nutzen Sie 5 GB kostenlosen Online-Speicherplatz in der E‑POST CLOUD, um wichtige Da-ten