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Arbeitsgruppe

Verwaltung der Programme

Bremen, 06. Juni 2013

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1. Teil:

Antragstellung und Evaluation

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Ausschreibungen

Ausschreibung zur Einführung und Weiterentwicklung deutsch-französischer integrierter bi- und trinationaler Studiengänge für:

Bachelor-Studiengänge (180 ECTS) Postgraduale Studiengänge (Master / 120 ECTS) Grundständige Studiengänge mit folgenden Abschlüssen auf französischer Seite: eine Maîtrise in Jura oder ein Diplôme de

Grande École / École oder ein Diplôme d’IEP auf deutscher Seite: ein Bachelor oder ein Staatsexamen

Ausschreibung zur Einführung eines deutsch-französischen PhD-Track-Programms

Ausschreibung zur Veranstaltung wissenschaftlicher Begegnungen

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Die Evaluation der Studiengänge durch die DFH

Die Evaluation bereits geförderter Studiengänge erfolgt

im Rahmen der Maßnahmen zur Qualitätssicherung entsprechend dem Evaluationsrhythmus der DFH:

Evaluation nach einem etwaigen Einführungsjahr Evaluation alle 4 Jahren

nach einer inhaltlichen Umgestaltung des Studiengangs oder der Ausweitung auf einen neuen Partner

bei einer erneuten Antragstellung nach einer negativen Evaluation oder einer (mit der DFH abgesprochenen) Ruhephase

Grundsätzlich gilt, dass nur gefördert werden kann,

was auch evaluiert wurde!

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Ein mehrstufiges Evaluationsverfahren

Die Evaluation der Anträge folgt dem Grundsatz der Exzellenz.

Sie erfolgt entsprechend den in der Evaluationscharta aufgeführten DFH-Grundsätzen der Antragsbewertung.

Die Qualität des vorgeschlagenen Projektes ist maßgeblich.

Formale Evaluation

Vollständigkeit,formale

Förderfähigkeit

AdministrativeEvaluation

allgemeine Bestandsaufnahme, Studierendenflüsse,

Identifikation mit der DFH,

Nutzung der Mittel…

Entscheidung

desHochschulrates

Wissenschaftliche Evaluation

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Die administrative Evaluation

wird vom Sekretariat der DFH durchgeführt :

•Prüfung der Antragsunterlagen auf ihre formale Vollständigkeit

•Stellungnahme des Sekretariates pro Studiengang zu folgenden Punkten:

Sachberichte der Verwendungsnachweise Studierendenberichte Angaben zu den Studierenden- und Absolventenzahlen Öffentlichkeitsarbeit der Kooperationen im Hinblick auf die

Zusammenarbeit und die Identifikation mit der DFH, einschließlich des Studienführers online ggf. Ergebnisse der Ortsbegehungen Gesamteindruck der verwaltungstechnischen Zusammenarbeit mit der Kooperation

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Die wissenschaftliche Evaluation

Diese obliegt dem wissenschaftlichen Beirat und den in seinem Auftrag arbeitenden unabhängigen Gutachter/innen:

Begutachtung des Antrags durch ein deutsch-französisches Gutachtertandem.

Diskussion der Ergebnisse und Erstellung eines Rankings in den fachlich differenzierten Evaluationsgruppen.

Diskussion der Ergebnisse jeder Evaluationsgruppe im wissenschaftlichen Beirat (v.a. Diskussion von Zweifelsfällen) und Formulierung von Empfehlungen an den Hochschulrat.

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Die Entscheidung des Hochschulrates

Auf Basis der Empfehlungen des Wissenschaftlichen Beirates trifft der Hochschulrat die Förderentscheidung.

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Evaluationsergebnis

Wird den Hochschulen unmittelbar nach dem Hochschulrat mitgeteilt.

Positives Evaluationsergebnis

Förderung entsprechend den geltenden Finanzierungsrichtlinien

der Studiengang wird von der DFH beworben (Achtung: Für den Studienführer online muss vorher ein entsprechendes Formular von der Kooperation ausgefüllt werden!)

die Kooperation darf/sollte das Logo der DFH nutzen

die Kooperation ist Teil des DFH-Netzwerks: zunächst als Partnerhochschule, später auf Antrag als Mitgliedshochschule (Ansprechpartner: Simon Martin / Referat 1)

Negatives Evaluationsergebnis& bei auslaufenden oder ruhenden Studiengängen:

Zum Schutz der Studierenden tritt bei Weiterförderungsanträgen die Vertrauensschutzregelung der DFH in Kraft.

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Antragstellung konkret: Fristen

2.5.13: Veröffentlichung der Ausschreibung

im Mai: E-Mail an alle Kooperationen, die einen Antrag auf Weiterförderung stellen müssen oder können

Signalisierung bis zum 30.6.13 anhand des Formulars „Antragsankündigung“ (per E-Mail an weislinger@dfh-ufa.org)

Erstellung eines personalisierten Online-Antragsformulars durch die DFH; Versand eines Links an die Kooperation

31.10.13: Frist für die Validierung des Online-Antrags für eine Weiterförderung ab 2014-15

die Entscheidung wird Anfang April 2014 mitgeteilt

Jedes Jahr gelten die gleichen Fristen!

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Antragstellung konkret: Bestandteile des Antrags (Antrag auf Weiterförderung)

Personalisiertes Online-Antragsformular Ein Muster finden Sie unter Hochschulen „Ausschreibungen“

Anlagen 1: studiengangsspezifische Kooperationsvereinbarung (Zulassungsverfahren, Studierendenzahlen, Immatrikulationsmodalitäten, Studiengebühren, Abschlüsse, Diploma Supplement, Öffentlichkeitsarbeit) 2: gemeinsamer Studienplan & schematische Darstellung des Studienverlaufs

Alle Dokumente müssen in deutscher und französischer Sprache vorliegen!

weitere Anlagen - eine Unterschriftsseite pro Hochschule - anonymisiertes Muster des Zeugnisses & Diploma Supplements (wenn verfügbar) - Zusammenfassung des Werdegangs der Studierenden - ggf. Empfehlungen aus der Berufspraxis

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Antragstellung konkret: Das Online-Antragsformular

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Antragstellung konkret: Das Online-Antragsformular

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Antragstellung konkret: Wissenswertes & Tipps zur Antragstellung

Die Antragsunterlagen sind die „Visitenkarte“ des Studiengangs für die Gutachter/innen!

Qualitätskriterien der DFH im Kopf behalten: Aufgabe der Gutachter: Prüfen, in welchem Maße diese erfüllt werden.

Der Gutachter kann nur das bewerten, was explizit im Antrag steht. → Eine mangelnde / unpräzise Darstellung kann zu Punktabzügen führen

Es muss für den Gutachter unmittelbar ersichtlich sein, was Studierende belegen müssen, um den doppelten Abschluss zu erlangen.→ Bitte erstellen Sie übersichtliche Studienpläne

Empfehlung: Keine Felder leer lassen!Besser: Kurzer Hinweis, warum die Frage nicht beantwortet wird bzw. „/“.

Wenn eine Frage im Online-Formular in einer Anlage beantwortet wird:Verweis auf die entsprechende Anlage (mit konkreter Seitenangabe!).

Kooperationsvereinbarung bitte erneut beifügen, auch wenn sie der DFH vorliegt.

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Tipps zur Antragstellung: Studiengänge, die mehrheitlich Vorlesungen auf Englisch anbieten

Die DFH wird immer öfter mit Förderanträgen für deutsch-französische Studiengänge konfrontiert, deren Vorlesungen mehrheitlich auf Englisch gehalten werden.

Keine systematische Ablehnung solcher Anträge, aber es klar daraus hervorgehen:

warum die Vorlesungen so gewählt wurden,

der Mehrwert, den die Studierenden dadurch haben,

wie der Erwerb der deutschen und französischen Sprachkompetenz gesichert werden kann.

Die Doppeldiplomierten müssen in der Lage sein, auf dem deutschen und französischen Arbeitsmarkt zu bestehen.

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Antragstellung konkret: Nicht vergessen

Im Dokument „Allgemeine Informationen für Antragsteller & Hinweise zum Ausfüllen des Antragsformulars“gibt es noch weitere Hinweise zur Antragstellung.

Sie können sich jederzeit eine Druckversion des Antrags als PDF erstellen.

Unterschriften erst leisten, wenn der Antrag vollständig vorliegt.

Originalunterschriften der Hochschulleitungen und Programmbeauftragtenauf der Unterschriftenseite (an der Hochschule zu verwahren)

WICHTIG: Eine einmal erfolgte Validierung ist definitiv! Anträge, die bis zum 31.10.13 um 23h59 nicht validiert werden, gelten als nicht gestellt.

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Informationen zur Antragstellung und Evaluation:

auf unserer Homepage www.dfh-ufa.org

unter „Hochschulen“ „Evaluation“: Zeitplan und Ablauf der Evaluation Förderstruktur und Evaluationsrhythmus Entwicklungsstand der Studiengänge „DFH-Grundsätze der Antragsbewertung und Qualitätssicherung für

Studienprogramme“

unter „Hochschulen“ „Ausschreibungen“: Allgemeine Informationen für Antragsteller Ausschreibung Antragsankündigung Muster des auszufüllenden Online-Formulars

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Die Ausschreibung PhD-Tracks

eine einzige Ausschreibung pro Jahr

gleiche Fristen wie für die Ausschreibung der integrierten Studiengänge: • Veröffentlichung der Ausschreibung: 2. Mai 2013• Antragsankündigung bis zum 30. Juni 2013• Versand der Anfrage bis zum 31. Oktober 2013• Evaluation zwischen November und März Mitteilung der Ergebnisse

im April (für eine Förderung ab dem darauffolgenden Studienjahr)

Formular: • auszufüllen von beiden Partnern (auf deutsch & französisch)• zu unterschreiben von den Direktoren der Hochschulen

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Ausschreibung Wissenschaftliche Begegnungen

permanente Ausschreibung

Finanzielle Unterstützung bei der Begegnung der beiden antragsstellenden Partner • Erstellung eines deutsch-französischen integrierten Studiengangs oder

Forschungsprogramms• erst später auf eine von der DFH veröffentlichte Ausschreibung

antworten

Vergabe von maximal 2.500 € pro Begegnung, beschränkt auf eine Anfrage jährlich und geplante Kooperation

Anfrage ist auf deutsch oder französisch von einem der Partner an die DFH zu richten; spätestens einen Monat vor der Begegnung

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2.Teil:

Mittelvergabe

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Einschreibung und Rückmeldung der Studierenden

obligatorische Einschreibung und Rückmeldung für ALLE Studierenden

bis zum Erhalt des Doppeldiploms

bei nicht erfolgter Einschreibung: keine nachträgliche Einschreibung / keine Mobilitätsbeihilfe / Verfälschung der Studierendenzahlen / im Falle einer negativen Evaluation keine Neueinschreibung im folgenden Jahr möglich

Einschreibung ausschließlich online: www.dfh-ufa.org

vom 2. Mai bis spätestens zum 30. September 2013

2. Einschreibungsphase zwischen dem 15.01 und dem 31.03.2014: nur für Studierende, die nach dem 30.09.2013 ausgewählt werden und ihr Studium im Sommersemester 2014 beginnen

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Studierendenbericht

nach jedem Aufenthalt im Partner- bzw. Drittland auszufüllen

der Studienrende kann sich bei der DFH erst dann rückmelden, wenn er den Studierendenbericht ausgefüllt hat

er ist Teil der Evaluation des Studienganges

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Studienabbruch

Studienabbrüche und Studienunterbrechungen müssen der DFH unverzüglich gemeldet werden

bitte das Formular „Studienabbruch“ oder „Studienunterbrechung“ verwenden (dort finden Sie auch weitere Informationen)

Rückzahlung der Mobilitätsbeihilfe erfolgt durch die Hochschule innerhalb von 4 Wochen nach der Meldung des Abbruches

Ausnahmen: Abbruch wegen Krankheit, Verlust des Prüfungsanspruches, bei schriftlicher Beantragung eines Erlasses der Rückzahlungspflicht beim Präsidenten der DFH

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DFH - Zertifikat

für die Studierenden, die während ihres gesamten DFH – Studiums bei der DFH eingeschrieben waren und alle Abschlüsse erhalten

haben

jeder Programmbeauftragte meldet die Absolventen seines Studienganges im Rahmen des alljährlich zu erstellenden Verwendungsnachweises

Erstellung der Zertifikate auf Antrag des Programmbeauftragten bei der DFH

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Zuschuss 2013-2014 - Vorfinanzierung

betrifft die Mobilitätsbeihilfe

Antrag zwischen Juni und August anhand eines Formulars, das den Programmbeauftragten Mitte Juni per E-Mail zugeschickt wird

es ist ausreichend, das ausgefüllte Antragsformular unterschrieben zurückzusenden

Vorschuss wird ohne großen bürokratischen Aufwand an Ihre Hochschule ausbezahlt

Prüfen Sie, ob Ihre Studierende bei der DFH korrekt eingeschrieben sind, bevor Sie ihnen die Mobilitätsbeihilfe überweisen!

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Zuschuss 2013-2014 - Namensliste der Studierenden und Zahlen

Einschreibungen und Rückmeldungen der Studierenden werden unter „Infos online“ auf unserer Internetseite www.dfh-ufa.org angezeigt

Zugang erfolgt anhand der von der DFH vergebenen Identifikationsnummer und des Passworts

1. Juni: Namensliste und Zahlen sind online verfügbar

Frist für die Validierung der Namensliste und der Zahlen:

4. Oktober 2013

Je früher jedoch die Formulare der DFH vorliegen, desto früher können der Zuwendungsvertrag erstellt und die Mittel überwiesen werden

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1. Etappe: die Namensliste der Studierenden ausfüllen und speichern

Bestätigung der Teilnahme der Studierenden am Studiengang

Informationen über die Studierenden (Datum der Einschreibung, Matrikelnummer, Name, Vorname, etc.) werden automatisch erstellt

Informationen über die Inlands-, Partnerlands- oder Drittlandsphase werden automatisch vorab ausgefüllt

Beantragung der Mobilitätsbeihilfe muss vom Programmbeauftragten ergänzt werden

Im Falle einer Kofinanzierung von einer oder mehreren Mobilitätsbeihilfen: bitte die Spalte „Kofinanzierung“ ausfüllen

sobald sich alle Studierenden eingeschrieben haben, können die endgültigen Informationen eingegeben und gespeichert werden

Namensliste der Studierenden undZahlen

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Namensliste der Studierenden undZahlen

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2. Etappe: die Zahlen prüfen und validieren

die Zahlen werden automatisch berechnet – aber bitte prüfen und validieren Sie diese

wenn Sie einen Fehler feststellen, gehen Sie zurück zur Namensliste

diese Zahlen dienen als Grundlage für die Erstellung des Zuwendungsvertrags und für die Berechnung der bewilligten Mittel

sobald der Programmbeauftragte die Zahlen validiert hat, wird die DFH durch eine automatische E-Mail darüber informiert

sobald alle Partner einer Kooperation das Formular validiert haben, kann der Zuwendungsvertrag erstellt werden

Namensliste der Studierenden undZahlen

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Namensliste der Studierenden undZahlen

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der Zuwendungsvertrag wird dem Programmbeauftragten zugesandt zwecks:

Prüfung der Angaben

Angabe der Aufteilung der bewilligten Mittel sowie der Bankverbindungen

Unterschrift durch die Hochschulleitung und durch den Programmbeauftragten selbst

Rücksendung eines Exemplars an die DFH bis spätestens 15. Dezember 2013

Auszahlung der Zuwendungen:

wenn die Hochschule bereits den zahlmäßigen Nachweis des Verwendungsnachweises sowie die Tabelle der Studierenden für das vergangene Jahr bei der DFH eingereicht hat

abzüglich eventuell nicht verausgabter Infrastrukturmittel

Zuwendungsvertrag und Auszahlung der Zuwendungen

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Finanzierungsrichtlinien 2013-2014

1. Infrastrukturmittel (Summe pro Kooperation)

Studiengänge im Einführungsjahr: Pauschalbetrag i.H.v.10.000 €*

Studiengänge: Pauschalbetrag i.H.v. 3.000 €* / 5.000 €* / 8.000 €* entsprechend der Zahl der Studierenden in der Auslandsphase

Langfristige Studienaufenthalte: Pauschalbetrag i.H.v. 2.000 €*

Weitere Mittel i.H.v 500 € oder 1.000 € für jede kofinanzierteMobilitätsbeihilfe

keine Infrastrukturmittel für negativ evaluierte, ruhende und auslaufende Studiengänge

* gültig für 2013/14

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Finanzierungsrichtlinien 2013-2014

2. Mobilitätsbeihilfen (abgesehen von Studiengängen im Einführungsjahr)

für die bei der DFH eingeschriebenen Studierenden in der Partner- oder Drittlandsphase

270 € pro Monat*

Deckelung: 80* Mobilitätsbeihilfen pro Kooperation (max. 216.000 €*)

Förderung während des Praktikums, wenn dies obligatorisch gemäß der geltenden Studienordnung ist und im Partnerland stattfindet

Vertrauensschutzregelung: im Falle einer negativen Evaluation oder nach der Deklaration als Auslaufmodell, können die schon bei der DFH eingeschriebenen Studierenden von der Mobilitätsbeihilfe profitieren (je nach Fall ein Jahr oder bis Ende des Studiums)

* gültig für 2013/14

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Finanzierungsrichtlinien 2013-2014

Kostenlose Online-Sprachkurse

für die Studierenden, die bei der DFH eingeschrieben sind und die zum ersten Mal ins Partnerland gehen

Zusammenarbeit seit 2006-2007 mit Deutsch-Uni Online (DUO) für Online-Deutschkurse

Zusammenarbeit seit 2012-2013 mit Deutsch-Uni Online (DUO) für Online-Französischkurse

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Bewilligte Förderungsmittel für PhD-Tracks

anzufragen über das Mittelabrufformular

Zuschüsse zu den Betriebskosten

- Pauschalbetrag von 15.000 € pro Jahr und Programm

- + 200 € pro Student, der sich in der Auslandsphase befindet

Mobilitätsbeihilfe- für die ersten 2 Jahre des Programms: 270 € pro Monat für einen

Studenten in der Auslandsphase für eine maximale Dauer von 10 Monaten pro Studienjahr

- für die 3 letzten Jahre des Programms: 600 € pro Monat für einen Studenten in der Auslandsphase für eine maximale Dauer von 18 Monaten pro Studienjahr

Auslandsstipendien können bis zu 1.300 € pro Monat für 2 Doktoranden bewilligt werden

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3. Teil:

Nachweis über die Verwendung

der DFH-Zuwendungen

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Allgemeines

Verwendung der DFH-Zuwendungen gemäß den Richtlinien für die Verwendung der Zuwendungen

Wahrung der Grundsätze einer gewissenhaften Verwendung öffentlicher Gelder Zu beachten:

Prinzip der Wirtschaftlichkeit und der sparsamen Verwendung

Prinzip der Zweckbestimmung der Mittel

Richtlinien werden mit den Zuwendungsverträgen verschickt und können zusätzlich noch auf unserer Internetseite heruntergeladen werden

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Allgemeines

Infrastrukturmittel

Zeitraum für die Ausgaben 01.09.2012 - 31.08.2013

Ausgaben, die vor dem 31.08.2013 verpflichtend eingegangen wurden, können bis zum 31.10.2013 bezahlt werden

Mobilitätsbeihilfen

Auszahlung an die Studierenden: spätestens 3 Wochen nach Erhalt Nicht ausgezahlte Mobilitätsbeihilfen müssen bis spätestens 31.12.2013 an die DFH zurückgezahlt werden Auszahlung gemäß der im Zuwendungsvertrag festgelegten Aufteilung

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Verwendungsnachweis 2012-13

größtenteils online auf der DFH-Internetseite unter "Infos online" zahlenmäßiger Nachweis Übersichtstabelle der Studierenden Übersichtstabelle der Doppeldiplomierten Ansprechpartner

Fristen: bis 31.10.2013:

o zahlenmäßiger Nachweiso Übersichtstabelle der Studierenden

bis 31.12.2013:o Sachberichto von Hochschulleitung und Finanzkontrollstelle unterschriebener Nachweis (pdf-Dokument)o Übersichtstabelle der Doppeldiplomierteno Rückzahlung der nicht-ausgezahlten Mobilitätsbeihilfen

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Verwendungsnachweis 2012-13

erst nach Validierung der Rubriken "zahlenmäßiger Nachweis" und "Übersichtstabelle der Studierenden" können die Zuwendungen für 2013/14 an die Hochschule ausgezahlt werden

die nicht verbrauchten Mittel in 2012/13 werden mit den bewilligten Zuwendungen für 2013/14 verrechnet

Vorteil: Gelder müssen nicht angefordert bzw. zurückgezahlt werden

weniger administrativer Aufwand für die Hochschulen gilt nicht für Mobilitätsbeihilfen nicht verrechenbare Restmittel oder nicht ausgezahlte

Mobilitätsbeihilfen müssen bis zum 31.12. an die DFH zurückgezahlt werden

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Zahlenmäßiger Nachweis

Aufstellung der Ausgaben im Bereich der Infrastrukturmittel

Verschiedene Rubriken: Personalkosten Reise- und Aufenthaltskosten Verwaltungskosten Empfangs- und Bewirtungskosten Kosten für Kommunikation und Werbung im Rahmen des Studiengangs

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Übersichtstabelle der Studierenden

Liste der im akademischen Jahr 2012/13 eingeschriebenen Studierenden

Angabe: der Phase (Partnerlands-, Drittlands- oder Inlandsphase) pro Semester, in der sich die Studierenden befanden der an die Studierenden ausgezahlten Mobilitätsbeihilfe ob die Studierenden die Prüfungen bestanden haben der Höhe des zurückzuzahlenden Betrags im Falle eines Studienabbruchs

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Übersichtstabelle der Doppeldiplomierten

Liste über die Absolventen des Studiengangs, die bereits beide (oder bei Drittlandkooperationen alle drei) Abschlüsse erhalten

haben Auswahl aus einer Liste der bei der DFH eingeschriebenen Studierenden Heimatuniversität ist vorab ausgefüllt Bezeichnung des Abschlusses ist vorab ausgefüllt, kann aber geändert bzw. ergänzt werden Angabe des Datums, wann die Abschlüsse erlangt wurden

Achtung Erstellung der Zertifikate auf Grundlage dieser Angaben Mitteilung des Termins mindestens 1 Monat im Voraus

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Sachbericht

Fragen zum Studiengang, zu den Studierenden und zum Verlauf des Studiengangs

kann per Post, per Fax oder per Mail an die DFH geschickt werden

wird für die Evaluation des Studiengangs den Evaluatoren zur Verfügung gestellt

Vergleich der Antworten im Sachbericht mit denen im Studierendenbericht

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Nachweis mit Unterschriften

pdf-Dokument

zur Vorlage und Unterschrift bei der Hochschulleitung und der Finanzkontrollstelle

bescheinigt die Richtigkeit und die Rechtskraft der online gegebenen Informationen

muss per Post an die DFH gesandt werden

spätestens bis zum 31.12.

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Prüfung durch die DFH

Nachweis über die Verwendung der Zuwendungen durch die Hochschulen Einhaltung der Richtlinien Einhaltung der Fristen

Sanktionen: Rückforderung / Verrechnung der Zuwendungen bei• fehlendem Nachweis der Verwendung der in dem/den vorherigen

akademischen Jahr/en geleisteten Zuwendungen,• nicht-förderfähigen Ausgaben in Anwendung der Richtlinien für die

Verwendung der DFH-Zuwendungen,• bestehenden Forderungen aus den vorherigen akademischen Jahren.

Ortsbegehungen: Forderung der Rechnungsprüfer, bei Irregularität im Verwendungsnachweis oder auf Wunsch der Evaluatoren

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Für alle weiteren Fragen

Evaluation: Carole Reimeringer / Sabine Kletzke / Danielle Weislinger / Nadia Huppert

Studierendensekretariat: Dominique Boeglen / Hélène Dinter

Namensliste der Studierenden / Zahlen: Dominique Boeglen / Hélène Dinter

Finanzierungsrichtlinien: Carole Reimeringer / Hélène Dinter

Verwendungsnachweise: Nicole Schmidt

Zertifikate: Caroline Heigenhauser

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!