Archivinformationssysteme –

Ein Überblick

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Archivieren: Auf Dauer!

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Grundlegendes...Die Einführung eines bildschirmgestützten Informationsverarbeitungssystems kann Auswirkungen auf die Struktur, Funktion und physische Umwelt einer Organisation haben. Formen der Zusammenarbeit können sich ändern; individuelle, organisatorische oder technische Zusammenhänge können sich ändern, ebenso die Arbeitsinhalte. Diese Veränderungen sollten die Arbeitsausführung, die Gesundheit und das Wohlbefinden der davon betroffenen Menschen in positiver Weise beeinflussen.

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• Der Versuch, die archivfachlichen Anforderungen an Erschließungssoftware an dieser Stelle allgemeingültig festzulegen, käme einer Quadratur des Kreises gleich. Es sei nur auf die wichtige Diskussion innerhalb des Fachs zu Erschließung und Erschließungsrichtlinien hingewiesen. Nicht einmal die Fachtermini sind österreichweit gleich, so dass deren Verwendung nicht untersucht werden soll, solange es sich um archivische Fachtermini handelt. (Berger 2005)

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Anforderungen an ein AIS-System• Die sichere Verwaltung von mehreren (> 3) Millionen

Verzeichnungseinheiten (Archivalien) ist gewährleistet. • Die Archivtektonik kann in einer baumförmigen Struktur abgebildet

und verwaltet werden.• Die Zahl der Verzeichnungsebenen ist dabei in allen praktischen

Belangen unbegrenzt. • Die Beschreibung der Archivtektonik kann gemäß dem Standard

ISAD(G) erfolgen.• Die Struktur jeder Verzeichnungsebene kann frei und individuell

definiert werden.• Für die Eingabe und Anzeige von Daten in jedem Bereich des

Verzeichnungsbaumes sowie für die Eingabe von Suchkriterien können vom Personal der Staatsarchivs frei und individuell Formulare definiert werden.

• Personal des Staatsarchivs kann zusätzliche Datenfelder definieren. • Es ist möglich, Benutzergruppen zu definieren, deren Berechtigungen

bei der Verwendung der Applikation eingeschränkt werden können. Mitglieder der Gruppen dürfen nur auf jene Funktionen und Datenbestände Zugriff haben, die für ihre Gruppe vorgesehen sind.

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• Alle Bereiche der Anwendung unterstützen Unicode 16. • Die Anwendung verfügt über eine grafische Oberfläche, die dem „Look

and Feel“ von Microsoft-Anwendungen nach aktuellem Standard entspricht.

• Bei der Navigation innerhalb der Anwendung und innerhalb des Datenbestandes (der Abbildung der Archivtektonik, siehe unten) besteht eine Orientierungsmöglichkeit, die dem Benutzer auf einfache Weise angibt, „wo“ er sich befindet.

• Für jede Verzeichnungsebene können Einfügeregeln definiert werden, die die Eingabe unvollständiger oder inkonsistenter Daten verhindern.

• Die Darstellung der Archivtektonik kann auf einen beliebigen Teilbaum der Hierarchie eingeschränkt werden.

• Verzeichnungseinheiten können innerhalb der Baumdarstellung verschoben werden. Dabei werden definierte Einfügeregeln beachtet.

• Der Zugang von Benutzergruppen zu bestimmten Teilbäumen kann beschränkt werden.

• Datumsfelder erlauben die Eingabe und Kennzeichnung von Zeitspannen.

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• Verzeichnungseinheiten können miteinander verknüpft werden.

• Zu Verknüpfungen können Rollen (z. B. „Nachfolger“, „siehe auch“, „Aussteller“ usw.) und Datumsangaben angegeben werden.

• Verzeichnungseinheiten können mit externen Dateien wie z. B. Textdokumenten verknüpft werden.

• Derart verknüpfte Dateien können direkt geöffnet werden. Zu jeder Verzeichnungseinheit können Bild-Dateien, z. B. ein Scan der Archivalie, abgelegt werden.

• Listen von Schlagworten und Rollen können von Fachadministratoren verwaltet werden. Schlagwort- und Rollenlisten können hierarchisch aufgebaut sein. Verzeichnungseinheiten können mit Schlagworten versehen werden.

• Grundsätzlich kann nach Inhalten aller verwendeten Felder auf allen Ebenen der Verzeichnungshierarchie gesucht werden. Suchen können bestandsübergreifend durchgeführt werden. Die Suche und Weiter-Suche kann in der Baumdarstellung der Verzeichnungshierarchie durchgeführt werden. Für Recherchen können vom Personal des Staatsarchivs verschiedene Suchformulare definiert werden. Volltextsuche ist möglich.

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Es existieren viele Lösungen….

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Verbreitung in Österreich

• Augias: Diözesanarchiv St. Pölten, Stadtarchiv Innsbruck, Archiv der Kunstuniversität Graz, Landesarchiv Niederösterreich

• Scope: Österreichisches Staatsarchiv, Universitätsarchiv Wien, Akademie der bildenden Künste Wien

• V.E.R.A (als WAIS): Wiener Stadt- und Landesarchiv• Archivis Pro: Steiermärkisches Landesarchiv

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– CM Star:CM Star: http://www.cmiag.ch/de/04_produkte/04_cmistar.htm

– Scope:Scope: www.scope.ch– V.E.R.AV.E.R.A: www.startext.de– MIDOSA:MIDOSA:

http://www.archivschule.de/content/26.html

– ARCHIVIS Pro:ARCHIVIS Pro: http://www.imdas.at/index.php?id=298

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• Mindestens so wichtig wie die Auswahl der Software ist die Implementierungsphase, wo die Vorgaben für die Einführung der Software genau definiert und umgesetzt werden müssen. MitarbeiterInnen dürfen nicht überfordert werden.

• BLEIBEN SIE REALISTISCH!

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Literatur

• Aigner, Thomas; Winter, Karin (Hg.) (2006): Alte Archive - neue Technologien =. Old archives - new technologies. St. Pölten: Diözesanarchiv St. Pölten.

• Assmann, Aleida (2001): Das Archiv und die neuen Medien des kulturellen Gedächtnisses. In: Stanitzek, Georg /. Vosskamp Wilhelm (Hg ). (Hg.): Schnittstelle: Medien und Kulturwissenschaften,. Köln (Mediologie, 1), S. 268–281.

• Berger, Andreas, Eine vergleichende Untersuchung von Erschließungssoftware unter archivfachlichen und softwareergonomischen Gesichtspunkten. Transferarbeit im Rahmen des Referendariats für den höheren Archivdienst (Münster 2005), 25, hinterlegt unter der URL http://www.archive.nrw.de/dok/Transferarbeiten/Berger/Transferarbeit%20web.pdf

• Weber, Hartmut; Maier, Gerald (2000): Digitale Archive und Bibliotheken. Neue Zugangsmöglichkeiten und Nutzungsqualitäten. Stuttgart: Kohlhammer (Werkhefte der Staatlichen Archivverwaltung Baden-WürttembergSerie A, Landesarchivdirektion, 15).

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Web 2.0 und Archive….

• Präsentation Glauert.