Aufbau des Geschäftsbereiches Zentraleinkauf und Logistik ... · in SAP Biometrisch im 4-Augenprinzip unterschreiben inkl. Freigabe Auftragsversand aus SAP Elektr. Ablage der Begleit-dokumente

„Operation am offenen Herzen“

Aufbau des Geschäftsbereiches

Zentraleinkauf und Logistik mit Umstellung

auf IT-gestützte Prozesse und Automation an

der Universitätsmedizin Rostock (UMR)

med.Logistica - 06.06.2019

Agenda

2

Vorstellung der Universitätsmedizin Rostock

Ausgangslage

Umfang der Neuorganisation

Neuorganisation des Zentraleinkaufs

Neuorganisation der Logistik

Ausblick auf die weitere Entwicklung

Universitätsmedizin Rostock – gök Consulting

Universitätsmedizin Rostock: damals und heute

Gründung der Universität Rostock 1419

in der Marienkirche zu Rostock

Älteste Universität Nordeuropas

Im Unterschied zu einigen anderen im

15. Jahrhundert gegründeten deutschen

Universitäten besaß Rostock von Anfang

an eine Medizinische Fakultät.

Heute ist die UMR der Maximalversorger

für die Region. Im Gegensatz zu anderen

Landesteilen in MV stehen die demo-

grafischen und wirtschaftlichen Zeichen

für die Zukunft auf Wachstum.

Luftaufnahme vom Campus Schillingallee in 1930er Jahren

3Universitätsmedizin Rostock – gök Consulting

Universitätsmedizin Rostock: verteilt über die Stadt

6

Schillingallee (Zentralcampus)

Chirurgische Fächer, Innere Medizin,

Pathologie, Zahnklinik, Forschungsflächen,

Dermatologie, Verwaltung

Südstadt

Strahlenklinik, MVZ Gynäkologie

Gehlsdorf

Neurologie, Psychiatrie, Psychosomatik u.

Forensische Psychiatrie

Gertrudenplatz

Nuklearmedizin

Doberaner Straße

HNO, Augenheilkunde, Orthopädie, MVZ,

Teile Radiologie und Anästhesie, Verwaltung

2 kleinere Standorte befinden sich in Warne-

münde (6) und in der St.-Georg-Straße (7)

7

1

1

2

2

3

3

4

54

5


Universitätsmedizin Rostock: Zahlen


• ca. 4.000 Mitarbeiter

• 36 Kliniken/Abteilungen

• 19 Institute

• 7 Standorte

• 43.500 Fälle stationär/Jahr

• 1.620 Fälle in Tageskliniken/Jahr

• 1.028 Planbetten vollstationär

• 27 Facharztpraxen, Tendenz steigend

• Bilanzsumme 360 Mio. €

• Ergebnis seit mehr als 10 Jahren positiv

Ausgangslage Einkauf 2014 im Überblick

Dezentrale Einkaufsstruktur

• Einkaufsabteilung mit beschränktem Zuständigkeitsbereich

• Wenig Verhandlungen

• Einkauf durch diverse Fachabteilungen/ Nutzer

• Keine bis kaum Kommunikation zw. den einkaufenden Fachabteilungen

• Kaum Leistungsdaten, kein Controlling

• Keine Vergabestelle

• Wenig aktueller Wissensstand

• Keine Klarheit, wo der Einkaufsprozess beginnt und wo er endet

• keine Standards

SAP-MM aufgegliedert in 5 Werke

• Jedes Werk eigene Stammdaten, andere Oberfläche


Ausgangslage Logistik 2014 im Überblick (1)

• Div. Abteilungen erbringen Logistikleistungen

• Keine bis kaum Kommunikation

zw. den Logistikbereichen

• Kaum Leistungsdaten, kein Controlling

• Neues Gebäude mit nicht in Betrieb

genommenen Kommissionieranlagen

• Versorgung aus alten Lagern oder

Interimslösungen

Medikalproduktelager VEZ

jetzt Cross-Dockingfläche

Außenlager Formulare

Wirtschaftsbedarf (jetzt aufgelöst)

Automatísches Hochregallager

Blick in Behälterlager

Medikalproduktelager VEZ

mit eingehaustem AXON-Band

jetzt neue Offizin Apotheke

Offizin – Apotheke

jetzt verlagert in VEZ


Ausgangslage Logistik 2014 im Überblick (2)

• Betriebsleitung der Transportdienste

durch externes Krankentransport-

unternehmen

• Telefonische Disposition von Kranken-

und sonstigen Spontantransporten

• Intransparente Tourenpläne

• Ungeordnete Warenbereitstellung in

Kartons mit handschriftlicher

Kennzeichnung

• Leerzeiten in allen Logistikbereichen

wegen fehlender Gesamtkoordination

• geringe Termintreue

• Zeitverlust bei Schichtwechsel Fahrer

(Fuhrpark in Kessin)

Versandeinheit Warenlieferung Rohrpostanlage nicht in Betrieb

AWT-Anlage nicht in Betrieb Waschanlagen nicht in Betrieb


Umfang der Neuorganisation

Zentrale

Organisation von

Einkauf und

Logistik in einem

Geschäftsbereich

Projektstart Februar 2015 --> Mit der Schaffung des neuen Geschäftsbereichs

Zentraleinkauf und Logistik wurde eine umfassende Neuorganisation aller

Einkaufs- und Logistikbereiche sowie -prozesse begonnen.

Organisation Prozesse Steuerung Controlling

Standardisierte

Prozesse und

bereichsüber-

greifende

Planungen

IT-gestützte

Steuerung der

Logistikprozesse

zentral gepflegte

Stammdaten-

basis Einkauf

und Logistik

Standardisierte

Auswertungen

Regelmäßiges

Reporting

Kompetenz Effizienz Konsistenz Transparenz


Heterogene Einkaufs- u. Logistikorganisation 2014

Dezernat

Technik

Technik, Medien

Medizintechnik

1 Mitarbeiter

Kranken-

hauslogistik

Dezernat

Beschaffung

Wirtschaftsbedarf,

IT-Technik,

Sonstiges

Lager Wirtschafts-

bedarf

Apotheke

Pharmaka,

Labordiagnostik,

Infusionen,

Ernährungsls.,

Desinfek.-mittel,

med. Sachbedarf

Lager Offizin,

Infusionen,

Gefahrstoffe,

Labordiagnostik,

med. Sachbdarf

Dezernat

IT

IT-Verträge

UMR Logistik GmbH

Kranken-

transport

Material-

transport

Modul-

versorgung

Pflege

Patienten-

begleitdienst

Externe

Betriebsleitung

Vorgefundener Status

• Dezentrale Strukturen

• Keine einheitlichen Methoden

• Keine Transparenz

• Kaum bereichsübergreifend

abgestimmte Prozesse

EinkaufstätigkeitenDisposition

Anwender

Je nach

Bedarf und

Interessen-

lage

Lagerbetrieb


GB Zentraleinkauf und Logistik 2019

Einkauf

Fachbereich

Logistik

GB Leitung

Apotheke*

UMR

Logistik

GmbH

Kranken-

transport

Material-

transportModul- und

Revierversorgung

Patientenbegleit-

dienst fußläufig

Fachbereich

Zentraleinkauf

Vergabestelle

Datenmanage-

ment, Schnitt-

stellenbetreuung

SAP/Kommiss.

Pharmaeinkauf Logistikplanung

und -controlling

Zentrale

Disposition

Transportdienste

* Nicht dargestellt:

Herstellung, sonst. Apothekenaufgaben

Einkaufstätigkeiten

Lagerbetrieb im

gleichen Gebäude


Lager med.

Sachbedarf,

Wirtschaftsbe.,

Labordiagnostik

Lager Offizin,

Infusionen,

Gefahrstoffe

Ausschreibungs-

management

Versorgungsprozess an der UMR

Modul-versor-gung/

Anwender

Apotheke und

Einkauf

Lager

Transport-dienst

Fragenstellungen bei Projektbeginn

• Können Einkauf und Logistik parallel

bearbeitet werden?

• Wo lassen sich im Einkauf die größten

Effekte zur Verbesserung erzielen?

• Wo lassen sich in der Logistik die

größten Effekte zur Verbesserung

erzielen?

• Was ist zu beachten?

L

a

g

e

r

w

a

r

e


Aufbau/Entwicklung des Geschäftsbereiches

Teilzusammenzug

der Einkäufer

Einkauf

Logistik

Logistik-

analyse

2015 2016 2017 2018/19

Rohr-

post

VEZ-Lager

Wirtschaftsbedarf

Formulare

AWT-

Anlage

Automatisches

Hochregallager

VEZ

Zentrale Transport-

disposition UMR

LOGBUCH

alle Transporte

Inbetriebnahme

Apotheke im

VEZ

Bereichsübergreifende

Logistikplanung

Instrumente zur

Reorganisation

Modulversorgung

IT-gestütztes

Cross-Docking und

Sendungsverfolgung

Infusionslager

VEZ

ZMF

Logistik-

anschluss

Logistik-

datenbank

Mehrwegkisten

Gitterwagen

Umzug Einkauf

und Logistik

ins VEZ,

erstmalig

praktische

Prozess-

koordination

Gründung

Vergabestelle

Anpassung

Aufgabengebiete

Prozess-

standardisierung

Aufbau

ControllingEinführung Clearing

Beginn Artikel-

standardisierung

Team-

optimierungenVorbereitung

Vergaben

ZMF

digitale

Einkaufsakte


Einkaufs-

analyse

LOGBUCH

Inhouse-

Krankentr.

Aufgabenstrukturierung Einkauf

Ausrichtung des Einkaufs am Vergaberecht

• Einkäufer --> freihändige Vergabe bis 25 T €

• Vergabestelle --> Vorgänge ab 25 T €

• Einrichtung Ausschreibungsmanagement

− Erstellung der Leistungsverzeichnisse in

Zusammenarbeit mit Nutzer und Einkäufer ggf.

Medizintechnik, Bau etc., Testungen etc.


Verantwortung Kompetenzen

Aufgaben

• Keine klassische Trennung zwischen operativen und strategischen Einkauf

• Prozessverantwortung des Einkäufers von Anforderung bis Wareneingang

− Zusätzlich Reklamationsmanagement

− Rechnungsfehlerbearbeitung

• Strategieteam --> tagt jeden Freitag (Einkauf, Logistik, Apotheke)

SAP-MM Standardisierung

• Integration aller Werke in ein Werk

Konse-

quenzen

Schaffen einer Vergabestelle

Formale Durchführung aller Vergaben ab 25 T €

Standardisierung von Formblättern und Vergabeabwicklung

Beratung / Begleitung bei

• Wahl der Vergabeart

• Verhandlungsverfahren / Zuschlagserteilung

Bewertung von

• Leistungsbeschreibungen (vergaberechtlich)

• Vergabevermerk der Einkäufer ab 25 T €

• Ergebnissen (kaufmännisch, Unterstützung durch Ausschreibungsmanagement)

sowie

• Beantwortung v. Bieteranfragen in Zusammenarbeit mit Ausschreibungsmanagement

• Erstellung Vergabeakte


Zentrales Datenmanagement

• Erstellung der Controllingdaten

− Einkauf

− Apotheke

− Logistik

• SAP-MM

− Stammdatenpflege nach festgelegten Standard

− Schulung der Mitarbeiter im Geschäftsbereich

− Testungen der Patche, neuer Anwendungen

− Projektbetreuung

• Betreuung der Kommissioniereinheiten

• Verantwortlich für die Inventuren

LVS = Lagerverwaltungssystem

WE/WA = Wareneingang/Warenabgang


SAP

Stamm-

daten

Bestands-

daten

WE-/WA-

daten

LVS

HRL

LVS

AXON

Elemente der Logistik

Material-

transport

Automat.

Hochregal-

lager ZuL

Apotheke

VEZ

Sonstige

Lager

GB ZuL

Boten-

dienst

Schrank-

(Modul-)

versorgung

AWT-

Anlage

Rohrpost-

anlage

Vorüberlegungen

• Wo besteht akuter Handlungsbedarf?

• Gibt es unveränderliche

Rahmenbedingungen?

• Welche Abteilungen / Gruppen sind

am Gesamtprozess beteiligt?

• Welches ist das geschwindigkeits-

bestimmende Element?

• Die Umsetzungsschritte dürfen die

durchgängige Arbeitsfähigkeit und

Versorgungssicherheit nicht gefährden

→ Operation am offenen Herzen

• Priorisierung

− Größter Handlungsbedarf u.

höchstes Potenzial

− Schnittstelle zu einem hoch

priorisiertem Bereich

→ abteilungsübergreifende Gesamtsicht

Kranken-

transport

Speise-

versorgung

Wäsche-

versorgung

Abfall-

entsorgung

Aktuelle Phase Kein akuter Handlungsbedarf


Boten-

dienst

AWT-

Anlage

Rohrpost-

anlage

Labore,

Transfus.-

medizin

Planungs- und Migrationsschritte Logistik

Versorgungslogistik Transportlogistik


• Leistungstests und Batchplanungen

Hochregallager

• Wochenversorgungsplanung

• Revierplanung Modulversorger

• Arbeitsanweisungen, VK-Planung

• Lagerplatzplanung Apotheke

• Batchplanung Apotheke koordiniert mit

Hochregallager und Modulversorgung

• Anpassung Wagenbeladungsplan

• Inbetriebnahme AXON und Umzug

• Beginn Reorganisation der Modul-

versorgung in den med. Bereichen

• Gitterwagen und Mehrwegkisten

• Inbetriebnahme Hochregallager und

Paternosterregal

• Umsetzen Tagesablauf Lager und

Modulversorgung

Planung

Tests

Umsetzung

Phase 1

Umsetzung

Phase 2

• Tests und Inbetriebnahme Rohrpost

• Planungen Tests AWT-Anlage

• Planungen Implementierung LOGBUCH

• Tourenplanung Materialversorgung

• Anpassung der Touren

• Inbetriebnahme AWT-Anlage

• Umsetzung Tourenplan

• Zentrale Disposition und LOGBUCH

• Standortverlagerung Fuhrpark

Weitere

Umsetzungen

• IT-gestütztes Cross-Docking für

Zentrallager/Apotheke

• Sendungsverfolgung

Konsistente Datengrundlage für die Planung

Herausforderung

• Nicht konsistente Bezeichnungen über

die Datenquellen hinweg

• Teilweise nicht mehr aktuell

• Formate, meist nicht weiter verarbeitbar

Inkonsistente Datenlage

SAP

• Kostenstellen/Warenempfänger

• Leistungsdaten Läger, Apotheke

• Bestandsdaten

Ergebnis nach Bearbeitung

• Zusammenfassung aller Logistikdaten

• Jeder Warenempfänger ist erfasst

• Standardisierte Zusatzinformationen

sind vollständig vorhanden

• Zentrale Pflege sichert die Aktualität

und Datenqualität

• Alle Planungen auf einer Datenbasis

20 Tabletts pro Wagen

Berechnung36er-Wagen

TablettsWagen

TablettsWagen

TablettsWagen

POZ A

28

2

32

2

30

2

1

KAI PIT 1

16

1

17

1

16

1

1

POZ B

29

2

34

2

31

2

1

POZ D

32

2

38

2

26

2

1

POZ C MKG

18

1

22

2

15

1

POZ C Unfall

13

1

16

1

14

1

POZ F

19

22

17

POZ F int.

7

8

6

CUK G Unfall

36

2

35

2

36

2

1

KAI PIT 2

13

1

13

1

12

1

1

ZIM 1

17

18

14

ZIM 2 / KBT

6

5

5

ZIM 3

14

1

17

1

13

1

ZIM 4

18

1

21

2

15

1

ZIM 5

14

1

13

1

9

1

ZIM 6

17

1

20

1

15

1

ZIM 7

24

2

27

2

14

1

1

ZIM 8

22

27

14

KWE

7

6

8

ZIM9 Kardio

12

14

10

ZIM9 Nephro

8

9

8

ZIM Dialyse

10

1

14

1

7

1

ZIM 11

22

2

22

2

22

2

ZIM12 Endo

12

1

13

1

11

1

ZIM ITS

8

1

6

1

10

1

1

UUK A

22

21

20

UUK B

21

20

20

3

3

2

1

2

1

2

2

12

2

21

Mittagessen

Ø vom 01.06.2012

bis 15.06.201213.06.2012(akt. MAX)

10.06.2012(akt. MIN)

2

2

2

1

1

1

2

1

1

1

1

• Tourenpläne

• Aufzeichnungen

• Grundrisse


Inbetriebnahme automatisches Hochregallager

Herausforderung

• Unbekannte Leistungsdaten

• keine Erfahrung mit dem System

(technisch und in der Anwendung)

• Eingelagerte Ware ist nicht manuell

zugänglich

Merkmale

Vorgehen

• Techn. Inbetriebnahme, Schnittstelle SAP

• Ausführliche Leistungstests u. Identifikation

der Einflussparameter auf die Leistung

• Erstellen Versorgungsplan u. Batchplanung

• Umlagerstrategie Palettenlager →

Behälterlager

• „Schattenlager“ mit Fachbodenregalierung

für 2 Tage Reichweite als Notfallbestand bei

Anlagenausfall

Beschreibung Anzahl

Regalbediengeräte 2

Palettenlager 234 Plätze

Behälterlager 1028 Plätze

Kommissionierung 3 Plätze

Anzahl Lagerartikel ca. 700

Aufträge pro Batch max. 8

Kommissionierzeilen Ø 860 p. Tag

Palettenlager

Behälterlager

Kommissionierplatz

Cross-Docking HRL-Ware


Cross-Docking

21

▪ Seit Mitte 2018

▪ IT-gestützte Zusammenführung der Waren aus den Kommissionieranlagen

und dem Wareneingang zu Versandeinheiten nach Verortung der Empfänger

▪ Automatischer Ausdruck einer Packliste mit Adress- u. Versandinformationen

▪ Qualitätssteigerung, Vermeidung von Mehraufwänden durch Fehler,

Reduzierung Verlustfälle


* Automatisches Warentransportsystem

Sendungsverfolgung (aktuell in Umsetzung)

22

▪ IST: Keine Transparenz über den Verbleib der Ware ab Rampe

▪ Zukünftig

▪ Jedem Artikel wird während der Kommissionierung eine Packstücknummer

zugeordnet

▪ Jedem der Packstücke wird während des Cross Dockings eine Versandeinheit

(Wagen) zugeordnet

▪ Verfolgung von Regelbelieferungen und Spontantransporten per Scan von

LKW- und Ortsbarcodenummern

▪ Recherchemöglichkeit bei Nutzeranfragen, Nachvollziehbarkeit Kühlkette,

Datengewinnung für zukünftige Planungen


Transport ModulversorgerVEZ Empfangsstelle

Bedarfs-erfassung

Kommissionierung

Zusammen-führung

(Cross-Docking)

Transport mit

Sendungs-verfolgung

Schrank-auffüllung

Regelversorgung Verbrauchs-/Apothekengüter

Film

Versorgung der medizinischen

Bereiche mit Medizinprodukten,

sonstiger Zentrallagerware und

Apothekengütern

* existiert für jeden Werktag

Tagesablaufplan*

Gesamtlogistik


Digitale Einkaufsakte

Soll-Prozess ab Mai 2019

orange: erfolgt bereits

grau: aktuell in Umsetzung

• biometrisch signieren im 4-Augen-Prinzip inkl. Freigabestrategie

• Auftragsversand aus SAP

• elektronische Ablage der Begleitdokumente

• elektronische Ablage Lieferschein

• elektronischer Rechnungslauf inkl. Fehlerkorrektur/Freigabeprozess

Mit Anschluss digitales Archiv entfällt die Papierakte

24

Vergabe /

Angebots-

einholung

BANF anlegen

in SAP

Biometrisch im

4-Augenprinzip

unterschreiben

inkl. Freigabe

Auftragsversand

aus SAP

Elektr. Ablage

der Begleit-

dokumente

Wareneingangs

buchung in

SAP

Elektronische

Ablage

Lieferschein

Elektronischer

Rechnungs-

eingang

Zahllauf

Bestell-

anforderung

über SAP

Prozess

abgeschlossen


Zentrale Disposition ab 01.07.2019

▪ IST: drei Abteilungen disponieren/überwachen mit unterschiedlichen Arbeitszeiten

und Verfügbarkeit, nachts Transport-Disposition über Drittanbieter

▪ Zukünftig

▪ Zusammenführung der 3 Bereiche in eine Zentrale Disposition

▪ Disposition aller Anforderungen z.B. Transporte, Reparaturen,

Sonderreinigungen über ein System (LOGBUCH) in einem Bereich

▪ Integration der Leitstelle Gebäudetechnik in die zentrale Disposition

▪ Disposition aller Themen in 24/7 Besetzung, Entfall der externen Leistung


Zentrum für medizinische Funktionen (2020)

Funktionen

• Zentrale Patientenannahme

• Zentrale Notaufnahme

• Radiologie

• Funktionsdiagnostik

• Kardiologie, Herzkatheterlabor

• Transfusionsmedizin, Mikrobiologie und

Zentrallabor

• 2 Intensiv-, 1 Stroke Unit und 2

Normalpflegestationen

• Cafeteria, Mitarbeitermensa

Vorbereitung GB ZuL

• Vorbereitung der Vergaben

für die „lose Ersteinrichtung“

• Planung der Einbindung des

Gebäudes in die Gesamtlogistik


Team des GB Zentraleinkauf & Logistik

Teamgeist IST nicht. Er entsteht.Torsten Marold, dt. Spieleautor


Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

gök Consulting AGUlrike Gies

Projektleiterin

T. 0172 / 3844316

[email protected]

Universitätsmedizin Rostock

Britta Wark

Geschäftsbereichsleitung Zentraleinkauf & Logistik

Stellvertretender Kaufmännischer Vorstand

Geschäftsführerin UMR Logistik GmbH

T. 0381 / 4945080

[email protected]

Documents

Aufbau des Geschäftsbereiches Zentraleinkauf und Logistik ... · in SAP Biometrisch im 4-Augenprinzip unterschreiben inkl. Freigabe Auftragsversand aus SAP Elektr. Ablage der Begleit-dokumente