Aufgabenteilung Gemeinde- vorsteherschaft und Verwaltung ... · Ziele − Die Teilnehmenden kennen das Organisations - konzept des neuen Gemeindegesetzes und die Änderungen im Vergleich

Aufgabenteilung Gemeinde-vorsteherschaft und Verwaltung, Kompetenzdelegation, neue Organisations- und Führungsmodelle

Bildungsanlass vom 4. April 2017 Stadthaus Illnau-Effretikon

Ziele

− Die Teilnehmenden kennen das Organisations-konzept des neuen Gemeindegesetzes und die Änderungen im Vergleich zum bisherigen Recht.

− Die Teilnehmenden erhalten aus wissenschaftlicher Arbeit und Praxisbeispielen Anregungen, wie der neue Gestaltungsspielraum in der Organisation und Führung genutzt werden kann.

− Die Teilnehmenden können Erfahrungen austauschen und sich vernetzen.

Referenten:

− Vittorio Jenni, Gemeindeamt Zürich, Abteilungsleiter Gemeinderecht

− Andreas Müller, politconsulting, ehemals Vizedirektor Avenir Suisse

− Martin Mengis, Gemeinde Cham ZG, Gemeindeschreiber, Vorsitz Geschäftsleitung

− Philipp Rölli, Gemeinde Rothenburg LU, Geschäftsführer

Ablauf − Begrüssung/Vorstellung − Grundlagenreferate

- jeweils 2-3 Fragen

− Praxisreferate - jeweils 2-3 Fragen

− Fragen/Diskussion

Kanton Zürich Direktion der Justiz und des Innern Gemeindeamt

VZGV-Schulung vom 4. April 2017 Vittorio Jenni

Neuerungen im nGG zur Behörden- und Verwaltungsorganisation

Direktion der Justiz und des Innern

Inhalt

Organisationskonzept

Gemeindevorstand

Kommissionen / Schulpflege

RGPK

Verwaltungsführung


Organisationskonzept nGG

Erweiterung Organisationsspielräume

Stärkung Führung

Stärkung Verwaltung


Aufbauorganisation: Übersicht

Verwaltung

Gemeinde- vorstand Kommission / Schulpflege

Legislative

Kommission

Vorstand: politische Planung und Führung

Kommission: politische Entscheide oder grosse Ermessensspielräume

Verwaltung: Rechtsanwendungsaufgaben


Gemeindevorstand

Gemeindevorstand Ressortvorstände

Politische Planung und Führung im Kollegium

Ressortsystem Grundlage im Gesetz

Ressort: Entscheide und Erlasse (= Ausschüsse)


Unterstellte Kommission

Gemeindevorstand

Kommission

untersteht Aufsicht Gemeindevorstand

Regelung Bestand in GO

Regelung Aufgaben und Ausgestaltung in Erlass Vorstand


Eigenständige Kommission

Gleichgeordnet mit Gemeindevorstand

Regelung Bestand, Aufgaben und Ausgestaltung in GO

i.d.R. Antragsrecht an Stimmberechtigte / Parlament

Aufgabenübertragung an Verwaltung gemäss GO

Gemeindevorstand Kommission

Legislative

Verwaltung


Schulpflege

Gleichgeordnet mit Gemeindevorstand

Aufgaben gemäss Volkschulgesetz / weitere in GO

Verbindung Schulpflege / Vorstand

i.d.R. Antragsrecht an Stimmberechtigte / Parlament

Keine Übertragung Schulaufgaben an Verwaltung

Gemeindevorstand Schulpflege

Legislative


RPK mit Geschäftsprüfungsbefugnis

Gemeinde- vorstand

Legislative

RGPK

Sachliche Angemessenheit

Geschäftsbericht

Geschäftsführung des Gemeindevorstands

Sachgeschäfte


Operatives Ressortmodell

Gemeindevorstand

Verwaltungsabteilungen

Gemeindeschreiber

Gemeindeschreiber

Sicherheit


Geschäftsleitungsmodell

Gemeindevorstand


Geschäftsleitung

Gemeindeschreiber

Sicherheit


Stadtdirektor-Modell

Gemeindevorstand


Stadtdirektor

Gemeindeschreiber

Sicherheit


Neubeurteilung

Gemeindevorstand

Unterstellte Kommission

eigenständige Kommission


Gemeindevorstand

Kanton (Bezirk)

Kanton Zürich

Milizpolitik und professionelle Verwaltung

Andreas Müller

4. April 2017, Illnau-Effretikon

04.04.2017 1

Das Wesen der Milizarbeit

204.04.2017

Besonderheit des Schweizer Milizsystems

304.04.2017

26.5%

20.0%

30.2%

18.6%

10

15

20

25

30

35

1997 2000 2004 2007 2010 2013

Sinkende Bürgerbeteiligung in der Freiwilligenarbeit

404.04.2017

Beteiligung in %

Beteiligung in Institutionen (z. B. Milizsystem)

Beteiligung informell

Professionalisierung des Bundesparlaments

504.04.2017

Pensum Miliz-/Nebenamt: bis 33%Pensum Teilzeitamt: 33%-66%Pensum Vollzeitamt: 66% und mehr

Wie lauten die Diagnosen?

604.04.2017

Punktuelle Anpassungen: Motive und Aufgaben

704.04.2017

Punktuelle Anpassungen: Rahmenbedingungen

804.04.2017

Rekrutierungsverfahren

904.04.2017

Vermeintliche Lösungsansätze (I)

1004.04.2017

Vermeintliche Lösungsansätze (II)

1104.04.2017

Drei Modelle für die Schweiz

1204.04.2017

Individualistisch-liberale, expertenorientierte Schweiz

Professionalisierung, Angleichung an Nachbarländer

Aufgabe des Milizsystems

Genossenschaftlich-liberale, republikanische Schweiz

Neudefinition des Milizgedankens Modernisierung und Verbreiterung

des Republikanismus

Status-quo-Schweiz Voraussetzung: Stabilisierung der Beteiligung Punktuelle Massnahmen und Korrekturen

Avenir-Suisse-Vorschlag: Bürgerdienst als Zukunftsprojekt

1304.04.2017

Mögliche Einsatzgebiete eines Bürgerdienstes

1404.04.2017

Unterstützung

Mögliche Einwände und Entgegnungen

1504.04.2017

Startschuss für eine breite Debatte

1604.04.2017

Einwohnergemeinde Cham

Praxisreferat Geschäftsleitungs-Modell Einwohnergemeinde Cham (Kanton Zug)

Referat VZGV 4. April 2017 Martin Mengis, Gemeindeschreiber Cham


2

Vorstellung Gemeinde Cham

ZUG

BAAR

CHAM • 16'000 Einwohner/innen • 10'000 Stimmberechtigte

Gemeindeversammlung (kein Parlament) • Exekutive: 5-köpfiger Gemeinderat mit 260 Stellen-%


Geschäftsleitung

3 3

politisch, strategisch operativ

Gemeindeschreiber

Finanzen + Verwaltung

Abteilungs- leitung

Bildung

Planung + Hochbau

Soziales + Gesundheit

Verkehr + Sicherheit

Zentrale Dienste Personalverantwortliche(r)

Abteilungs- leitung

Abteilungs- leitung

Abteilungs- leitung

Abteilungs- leitung

Gemeinderat Finanzen + Bildung Planung + Soziales + Verkehr + Verwaltung Hochbau Gesundheit Sicherheit

Aufbauorganisation, Organigramm


Vergleich Stadt Kloten

Finanzen + Logistik Markus Dolder

Stadtrat Verwaltungsdirektion

Thomas Peter

Geschäftsleitung

Kommunikation Sonja Gartmann

Direktionssekretariat Renate Stucki

Einwohnerdienste + Soziales Patrick Strasser

Lebensraum + Sicherheit Marc Osterwalder

Bildung + Kind Eslbeth Fässler

Freizeit + Sport Kurt Steinwender

Gesundheit + Alter Simon Kuppelwieser

Finanzverwaltung Fredi Streule

Personaldienst Erika Joss

Liegenschaften Andreas Schlegel

Informatik Rosario Campagiorni

Vormundschaft Ruth Eigenmann

Sozialdienst Beat Schneider

Steueramt Michael Gutermann

Betreibungsamt Marco Schmid

Stadtbüro Monika Hardmeier/Regula Huber

Raum + Umwelt Marc Osterwalder

Sicherheit Thomas Grädel

Tiefbau / Unterhalt + Forst Daniel Bär

Baupolizei Maya Vettiger

Schulverwaltung vakant

Jugendarbeit

Anita Egg

Hort-/Krippenbetriebe Jörg Riecke

Personalentwicklung

Familienergänzende Betreuung

Gaby Muntwyler-Schuker

Hallen- und Freibad Schluefweg Daniel Weiss

Infrastruktur Schluefweg

Erwin Mensink

Admin./Kassen/Marketing Claudia Egli

Kulturelle Betriebe Matthias Ettlin

Sekretariat Gemeinderat Rebekka Schütz

Zusatzleistungen Mario Martins

Zivilstandsamt Angelika Zika

Schulpsych. Dienst Georg Birchmeier

Schulsozialarbeit Gino Calore

Pflege PZ im Spitz Illena Zogg

Ökonomie PZ im Spitz Corina Fehr

Spitex + Administration Susi Probst

Altersberater Roland Keil

Koordinator Bevölkerung Jean-Luc Kühnis


Vergleich Stadt Kloten

Organisation Stadtrat


• In Cham hat jedes Gemeinderatsmitglied (s)eine "eigene" Verwaltungs-Abteilung

• In Kloten korrespondiert hingegen die Aufteilung der Verantwortlichkeiten im Stadtrat NICHT mit dem Aufbau der Verwaltung

-> bessere Trennung operativ-strategisch in Kloten? -> mehr "Fach-Know-How" (und Identifikation/ Einsatz für einzelne Anträge) beim GR Cham?

Fazit Vergleich Kloten – Cham (Organigramm)


• Die GL ist abschliessend für alle Belange der Verwaltungsführung zuständig

• Die GL erstellt Budget und Investitionsplanung und schlägt diese dem Gemeinderat vor

• Finanzkompetenz bei den Abteilungen: Inner-halb Budget einmalig bis CHF 200'000 (mit Doppelunterschrift), jährlich wiederkehrend bis CHF 50'000 (Spezialregelung bei Submissionen). Ausserhalb Budget keine Finanzkompetenz

• GR ist nur Anstellungsinstanz bei GL-Mitgliedern. • Die Abteilungen erlassen diverse erstinstanzliche

Verfügungen (GR ist Beschwerdeinstanz)

Kompetenzen GL (und Verwaltung) Cham


Fazit Vergleich Kloten – Cham (Kompetenzen)

• Finanzielle Kompetenzen innerhalb Budget ähnlich (in Kloten v.a. bei der GL, in Cham bei den Abt.). Ausserhalb Budget in Kloten grösser

• In Kloten hat die GL das "Recht" auf Einbezug in den Strategieprozess (Legislaturziele) Grundlage für die Identifikation mit Strategie und Zielen der Politik

• In Kloten ist die GL für die Personalpolitik verant-wortlich (in Cham der GR über die Personal-Verordnung mit den personalpolitischen Grundsätzen)


Arbeitsweise GL Cham

• Die GL arbeitet entsprechend den für Exekutiv-behörden geltenden Regeln (Gemeindegesetz). Aktenauflage und Protokolle, Teilnahmepflicht, keine Stimmenthaltung, Kollegialitätsprinzip etc.

• Das Protokoll liegt dem Gemeinderat zur Einsichtnahme auf transparente Tätigkeit, Gemeinderat könnte jederzeit eingreifen

• Sitzung im gleichen Rhythmus wie Gemeinderat (i.d.R. jede 2. Woche, jeweils 1 Tag vor dem GR) letzte Möglichkeit, GR-Anträge über die Abteilungs- grenzen zu "koordinieren"

• Die GL ist NICHT zuständig für die operative Füh-rung der Schulen Cham (obwohl Einheitsgemeinde)


• Budgetprozess (Mühen beim "Überwinden" von Abteilungsgrenzen", Kultur des sich einmischen)

• Vorgehen beim Eingang von "Reklamationen" bei GR-Mitgliedern

• Wer fällt (unangenehme) Personalentscheide? • Will die Verwaltung mehr Kompetenzen? • Erhält der GR die notwendigen Grundlagen, um

strategisch entscheiden zu können? • Vorgehen bei Auftragsvergaben • Alltag bei GR-Sitzungen: nur "strategische/

politische" Geschäfte"?

soweit die Theorie… und in der Praxis?


Erfolgsfaktoren

• Vertrauensbasis zwischen Politik + Verwaltung • Berücksichtigung unterschiedlicher Anforde-

rungen (Kunden, gesetzliche Aufgaben, MA) • Handhabbares Führungsinstrumentarium: Klare

Verantwortlichkeiten und Transparenz in der Entscheidfindung und Berichterstattung

• Leistungs- und innovationsfördernde Unternehmenskultur: Personalentwicklung, Benchmark / Wettbewerb, Kaderausbildung


Erfolgsfaktoren

• Handlungsfreiheit mit genügend Organisations- und Finanzkompetenz

Ziel, Aufgabe

Kompetenz

Verantwortung

Ziel, Aufgabe

Kompetenz

Verantwortung


Aktueller Stand (Modell stammt von 1999)

Die Grundlagen unseres Führungssystems wurden bereits 1999 / 2000 erarbeitet und umgesetzt (einzelne GR-Beschlüsse). In der "Gemeindeordnung" wurde das Modell seit 1. Okt. 2005 festgesetzt


Aktueller Stand, Überarbeitung

Wegen der Notwendigkeit einer neuen Gemeindeordnung wird Folgendes überprüft: • Beschränkt sich der Gemeinderat wirklich auf

politische-strategische Entscheide (Auswertung GR-Sitzungen 2015-2016) oder ist eine Anpassung der Kompetenzen der Verwaltung sinnvoll?

• Wie erhält der Gemeinderat von der Verwaltung am besten die notwendigen Informationen/ Unterstützung, um politisch/strategisch fundiert entscheiden zu können?

Neue Gemeindeorganisation (8 Jahre danach…) VZGV, 4. April 2017

07.04.2017 1

Agenda

Ausgangslage Umsetzung Erfahrungen (8 Jahre) Reflexion

07.04.2017 2

Gemeinde Rothenburg

07.04.2017 3

Gemeinde Rothenburg

07.04.2017 4

Aufstrebende und attraktive Luzerner Agglomerationsgemeinde mit ländlichem Charakter in Stadtnähe 7’400 Einwohnerinnen und Einwohner Legislative: Gemeindeversammlung/Urne Exekutive: Gemeinderat mit 5 Mitgliedern Zentrale Verwaltung: ca. 25 Mitarbeitende Grossprojekte: Autobahnanschluss, IKEA,

Zonenplanrevision, Infrastrukturerweiterungen

Ausgangslage Organigramm bis 2007

07.04.2017 5

Organisation Exekutive (alt): 5 Mitglieder: 100%, 45%, 40%, 25%, 25% (235%)

+ traditionell, bewährtes Modell + grosse Bürgernähe durch GR (1 Pensum 100%)

+ GR verfügen über grosse Detailkenntnisse

Ausgangslage

Gemeinderat, zu wenig Zeit für strategische Aufgaben Verwaltungsdienstleistungen wurden in

Teilbereichen durch politisch gewählte Personen erbracht (Fachausbildung ist jedoch nicht Wahlvoraussetzung) Unbefriedigende Pendenzensituation in

Teilbereichen der Verwaltung Verantwortungsbewusstsein der Verwaltung in

Teilbereichen steigerungsfähig 07.04.2017 6

Umsetzung

Politischer Prozess 2005 (Basis: neues Gemeinde- gesetz, welches neue Führungsmodelle zulässt) Einsetzung Kommission (Entwurf,

Vernehmlassung, Beschluss GV 2007) Das „richtige“ Führungsmodell gibt es nicht

(Entwicklung von situativen und massgeschneiderten Lösungen)!

07.04.2017 7

Umsetzung

POLITISCHER FÜHRUNGSKREISLAUF

Gemeinderat

Verwaltung

Stimmberechtigte

VERWALTUNGSINTERNER FÜHRUNGSKREISLAUF

Bürger/in als Kunde/in

Bürger/in als Kandidat/in

Verträglich mit Job und Familie?

07.04.2017 8

Kundenbedürfnisse abdecken

Professionalisierung Verwaltung

Umsetzung: GF-Modell Organigramm ab 2008

07.04.2017 9

Gemeinderat (130%)

Dienstleistungen Zentrale Dienste Präsidiales Öffentliche Infrastruktur Bildung (25%) (25%) (30%) (25%) (25%)

Geschäftsführung *

Dienstleistungen *

Öffentliche Infrastruktur *

Bildung *

Sekretariat des Gemeinderats

Zentrale Dienste *

Steuern

Kanzleidienste

Soziales und ges. Integration

Alters- und Pflegeheim

Umwelt, Raumordnung, Verkehr

Sicherheit, Gemeindeliegenschaften

SH Hermolingen

SH Gerbematt

SH Konstanzmatte

SH Konstanz

Musikschule

Schulische Dienste

Schulpflege

* Mitglieder Geschäftsleitung

Ressortprinzip

Politische Gleichwertigkeit

Trennung von Strategie (Politik) und Operation

Operative Verantwortung durch Geschäftsführer

Umsetzung AKV

Werkdienst

Umsetzung

Vorausschauende Denkweise des Gemeinderats, da Fokussierung auf strategische Aufgaben (Wegfall von operativen „Tagesgeschäften“)

Ausgebildetes Fachpersonal der Verwaltung übernimmt sämtliche Sachaufgaben

Trennung von politischen und operativen Aufgaben (die Politik gibt das „WAS“ vor und die ausgebildeten Fachkräfte der Verwaltung sind für das „WIE“ bzw. die Ausführung verantwortlich)

07.04.2017 10

Umsetzung

Politische Gleichwertigkeit (5 ca. gleiche Pensen, ca. 25% im Milizsystem)

Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen werden klar und stufengerecht zugeordnet und delegiert

Mit dem Milizsystem (Gemeinderatspensen ca. 25%) sollen der Gemeinde wieder vermehrt führungserfahrene Personen zur Verfügung stehen

07.04.2017 11

Erfahrungen Bevölkerung (Kunden)

Positives Feedback Kundenbefragung 2011 Die Entscheidungswege sind kürzer geworden Die Verfahrensabläufe dauern in der Regel

weniger lang Bei der älteren Generation wurde tendenziell zu

Beginn eher eine gewisse Skepsis festgestellt (GR-Mitglied weiss nicht mehr über alles Bescheid), welche heute kaum mehr spürbar ist

Die verbesserte Kundenorientierung wird geschätzt

07.04.2017 12

Erfahrungen Gemeinderat

GR kann sich vermehrt auf politische und strategische Themen fokussieren

Kleine, inhaltlich interessante GR-Mandate (auch für Führungskräfte aus der Privatwirtschaft interessant und zeitlich machbar = IST-Zustand Rothenburg)

GR-Sitzungen sind effizienter und bieten mehr Platz für Grundsatzthemen (Reduktion um mehr als die Hälfte; aktuell 15 Sitzungen/Jahr)

07.04.2017 13

Erfahrungen Gemeinderat

Ausgewogenere Diskussionen (gleiche Pensen) Vertrauen in Verwaltung auf erfreulichem Stand

(man muss nicht mehr alles wissen) (Sach-)Entscheide werden von ausgebildeten

Fachpersonen und stufengerecht gefällt (AKV-Prinzip)

Wichtige Projekte werden professioneller und schneller umgesetzt

07.04.2017 14

Erfahrungen Verwaltung

Trennung zwischen Politik (GR) und Operation (MA) klappt erfreulich gut; unscharfe Schnittstellen werden gemeinsam gelöst

Klare Effizienzsteigerung in Verwaltung, weniger Pendenzen und Reklamationen

Erhöhte Motivations- und Leistungssteigerung spürbar

Bereitschaft muss vorhanden sein, mehr Verantwortung zu übernehmen

07.04.2017 15

Reflexion (Prozess)

Es braucht Promotoren (GP und GF) Die Betroffenen sind zu Beteiligten zu machen

(Einbezug sämtlicher Anspruchsgruppen) Schriftlich formulierter Projektbeschrieb ist

unerlässlich (Meilensteine setzen!) Offene, kontinuierliche Information und

Kommunikation sind sehr wichtig Unterstützendes Element war auch Beizug

externer Beratung

07.04.2017 16

https://www.google.ch/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwioiYqFgcTSAhVEPRoKHQKqCLkQjRwIBw&url=https://pixabay.com/de/plus-button-hinzuf%C3%BCgen-gr%C3%BCn-24834/&bvm=bv.148747831,d.ZGg&psig=AFQjCNEuVNyZGwEmAExUsUUY0r8nh6PYAg&ust=1488962858630272





Reflexion (Prozess)

Tiefgreifender Politischer Prozess ("langer Atem")

"Nach dem Projekt ist vor dem Projekt"; Kontinuierliche Weiterentwicklung und Reflexion (z.B. Globalbudget, Einführung neuer Mitarbeitenden)

Verstärkter Einbezug der Schulpflege als wichtige Behörde

Nicht einfache "persönliche Rolle"

07.04.2017 17





07.04.2017 18 Vereinzelt auch kritische Stimmen

Persönliche Botschaften Jede Gemeinde hat für sich situativ, eine

massgeschneiderte Organisation zu entwickeln Es ist nicht entscheidend welches Modell man

wählt; Fahrlässig ist, wenn man sich nicht aktiv mit den neuen Möglichkeiten auseinandersetzt

Die Zusammenarbeit zwischen Gemeinderat & Verwaltung ist erfolgsentscheidend (Vertrauen, Kommunikation, Rollenklarheit & einander «Raum» zugestehen)

07.04.2017 19

Persönliche Botschaften Der langjährige Veränderungsprozess hat sich

in Rothenburg gelohnt: Es macht Spass mit gut aufgestelltem GR und toller Verwaltung in einer Organisation mit effektiven und effizienten Strukturen gemeinsam die Ziele zu erreichen! … … denn das Wichtigste in jedem Unternehmen sind die Menschen darin

07.04.2017 20

Schulungen Behördenschulungen − Kurs 1: Finanzhaushalt im Gemeindegesetz - Mai-Juli 2017

− Kurs 2: Entscheidungen im Übergang - Mai-Juli 2017

− Kurs 3: Budget und Bilanzanpassung - Mai-September 2018

− Kurs 4: Jahresrechnung - Dezember 2019-Februar 2020

Fachschulungen − Modul 1: Anlagenbuchhaltung/Restatement - August-Oktober 2017

− Modul 2: Budget - März/April 2018

− Modul 3: Bilanzanpassung - Oktober/November 2018

− Modul 4: Jahresrechnung - Oktober/November 2019

Fragen/Diskussion

Moderation: Pascal Widmer, Partner Federas Beratung AG

Einladung zum Apéro riche

Documents

Aufgabenteilung Gemeinde- vorsteherschaft und Verwaltung ... · Ziele − Die Teilnehmenden kennen das Organisations - konzept des neuen Gemeindegesetzes und die Änderungen im Vergleich