Ausgewählte Anwendungsfälle im Diakonie-Wissensportal

28.3.2011

Konkretisierung des Grobkonzepts von KMS

Visualisierung der tabellarisch aufgeführten Anforderungen (Checklisten)

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Die wichtigsten Anwendungsfälle

1. Zentrale Ablage1.Dokumenten-Datenbank

2.Benutzer-Datenbank

3.Kalender

2. Zentrale Bereitstellung von Tools1.Gruppen, Netzwerke und Teambereiche einrichten und pflegen

2.Content erzeugen, ändern, verwalten, publizieren

3.Interaktion ermöglichen

3. Zentrale Administration1.Verwaltung der zentralen Ablage: z.B. Benutzerverwaltung

2.Aufbau und Pflege von Formularen, Taxonomien, Wertelisten

3.Evaluation und Qualitätssicherung

4.Fehler- und Änderungsmanagement

4. Arbeiten in geschlossenen Gruppen und Vernetzung1.Zugriff auf die zentral bereitgestellten Tools

2.eigene Rechte, Rollenverwaltung für die Mitglieder

3.Workflows zum Publizieren von Content in der zentralen Ablage

5. Suchen und Finden

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Legende

Gruppenart wählen

Gruppe nutzen

Entscheidung

Anwendungsfall oderProzessschritt innerhalb eines Anwendungsfalls

Weiterführender Anwendungsfall

Statische Gruppe: Ausgewählte Personen Erläuterung

Anwendungsfälle:Referenzen ergänzen

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Die Idee des Diakonie-Wissensportals

Dateien

???Personen

Termine

Eine zentrale Ablage für Content (Wissen, Inhalte)

wird generiert, bearbeitet und in verschiedenen Formaten publiziert, gelöscht oder archiviert

einzelne Contentelemente können beliebig miteinander zu neuen Contentelementen verknüpft werden (komplexe Datensätze)

alle Contentelemente sind eindeutig identifizierbar und können mit Metadaten beschrieben werden

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Gruppe

Die Idee des Diakonie-Wissensportals

Dateien???

Personen

Termine

Tools für die Erstellung, Bearbeitung, Nutzung von Content werden zentral bereitgestellt

Tools bereitstellen Berechtigungen verwalten Vernetzung und Austausch

ermöglichen

Gruppe mit Teambereich

Import/ Export Office-Anwendungen

Import/ Export andere CMS

Import/ Export Spezialanwendungen

Freigabe für Nutzung ohne Login

Angemeldete Benutzer und Gruppen

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Anwendungsfall „Benutzer verwalten“KMS: Nutzerprofil und Verwaltung, S.42

Dynamischen Gruppen zuordnen

Benutzer wird (ggf. zusammen mit anderen) in das Benutzerverzeichnis importiertBenutzer meldet sich am

System an (Formular mit Metadaten)

Als Nutzer registrieren Nutzer importieren

Name + MailadresseDublettenkontrolle

Benutzer kann von allen Portalbenutzern recherchiert werden

Regelmäßige Aufforderung, Profil zu aktualisieren und damit Portalmitgliedschaft zu

verlängern

Benutzer freischalten

Profil aktualisieren

Benutzerdaten zusenden

Statischen Gruppen zuordnen

• Mitgliedschaft in einer Gruppe ist im Benutzerprofil sichtbar/ recherchierbar

• Gruppenadmin prüft regelmäßig Liste der Mitglieder und bereinigt sie

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Anwendungsfall „Gruppen bilden“KMS: Gruppen im Wissensportal, S.12; S.20

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Mitglieder suchen (Filter festlegen)

Gruppe nutzen

Gruppe anzeigen

Gruppe speichern

Teambereich einrichten

Gruppe beschreiben(Metadaten)

Statische Gruppe

• Manuelles Hinzufügen / Entfernen von einzelnen Mitgliedern

• Manuelles Hinzufügen einer gespeicherten dynamischen Gruppe oder einer anderen statischen Gruppe.

• Änderungen werden überall synchronisiert

• Beispiel: Mailverteiler, Mitglieder eines Teambereichs

Statische Gruppe

Dynamische Gruppe

Optional

Dynamische Gruppe

• Dynamische Gruppen pflegt das System automatisch (wird einer Person ein Metadatum hinzugefügt oder ein Wert eines Metadatums geändert, ändert sich ihre Gruppenzuordnung)

• Der Anwender kann die Filterkriterien jederzeit ändern

• Eine dynamische Gruppe kann gespeichert werden („Netzwerk“, „Verteiler“)

• Eine gespeicherte dynamische Gruppe kann zur Nutzung an andere Portalmitglieder freigegeben werden

Gruppenart wählen

Mitglieder auswählen (manuelle Selektion)

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Anwendungsfall „Gruppe verwalten“KMS: Gruppen im Wissensportal, S.12; S.20

Gruppe auswählen

Dynamische Gruppe

Statische Gruppe Mitglieder entfernen

Selektionskriterien (Filter) ändern

Änderungen speichern

Gruppe nutzen

Gruppe verwalten

Gruppe löschen

Rechte und Rollen der Gruppe verwalten

Auswahl aus Verzeichnis (Personen, gespeicherte oder gefilterte Gruppen)

Kommunikation/ Vereinbarung mit Mitglied via E-Mail

Anzeige im Benutzerprofil: Person ist Mitglied in Gruppe X

Mitglieder einladen

Metadaten der Gruppe ändern

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Anwendungsfall „Teamraum registrieren“KMS: Mitarbeiter agieren als Initiatoren…, S.20

Gruppe Teamraumzugeordnet

Gruppe selektieren oder erstellen

Neuen Teamraum erstellen

Über Formular

• Ersteller und Ansprechpartner werden Teamraumadministrator

• Teamraum wird mit allen Metadaten angezeigt

• Teamraum ist recherchierbar

• Nutzungskonditionen für Teamraum werden vereinbart (z.B. Nutzungsdauer, Speicherplatz etc., Pflicht zur regelmäßigen Aktualisierung der Daten und damit Verlängerung der Laufzeit)

• Ggf. Auswahl des Teamraumtypus je nach Ziel (Template)

Mitglieder zuweisen [Gruppe]

Systemintern entsteht eine neue Gruppe (Mitglieder des Teamraums XY)

Teamräume haben keine Mitglieder.Ihnen wird eine (statische/dynamische) Gruppe zugewiesen, die die Mitglieder des Teamraums umfasst

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Anwendungsfall „Teamraum einrichten“KMS: Schematischer Seitenaufbau, S.41

Funktionen der heutigen Teambereiche übernehmen:

• Startseite gestalten

• Strukturierte Dokumentenablage (DMS) mit Explorer-Tree

• Benachrichtigung per e-Mail (von jeder Stelle aus können Mails versendet werden)

• Diskussionsforen

• Mitgliederlisten

• Suche / Was ist neu?

• Kalender

• Aufgabenliste

Weitere Funktionen nach Bedarf zuschalten (Wiki, Umfragen, weitere (Funktionen des Werkzeugs)

Mehrere Dokumente gleichzeitig hochladen (ohne ActiveX/Java)

Möglichkeit, Unterräume einzurichten (Teilmenge der Mitglieder hat Zugang zu zusätzlich geschützten Inhalten)

Teamraum nutzen

Teamraum gestalten

Content erstellen

Menüstruktur gestalten

Content platzieren

Werkzeuge bereitstellen

Teamraum registrieren Standardraum mit Standardinhalten und Standardfunktionen einrichten

Administration (Mitglieder, Statistik …)Standardraum initialisieren

Spezifische Taxonomie pflegen

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Über ähnliche Metadaten

identifizieren

Anwendungsfall „Netzwerk knüpfen“ KMS: Nutzerprofil & Verwaltung, S.42

Anwender suchen (A)

Kontaktwunsch senden (AB)

Kontaktwunsch bearbeiten (B)

Kontakt herstellen (BA)

Spezialfall der Gruppenbildung: Private, statische Gruppe

Vorgehen orientiert sich an Xing

Passende Profile vorschlagen

Netzwerk-Aktivitäten beobachten

Netzwerk erweitern

Anwender suchen

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Content-RepositoryZentrale Datenbank

Definition: ContentKMS: Inhalte im Wissensportal, S.9

Content-Element erlaubt direkten Zugriff auf die jeweils aktuelle und gültige Version

Referenz(Link / URL)

Kopie

Metadaten hängen an Content-Element (nicht an den Content-Element-Versionen)

Die Information über die verfügbaren Versionen hängt am Content-Element

Kopie erzeugt neues Content-Element auf Basis der gewählten Version

Gelber Rahmen, gestrichelt: Verfügt über eine URL

Ansicht (View) auf Content

Export, z.B. PDF

Repository enthält n durch das System verwaltete Content-Elemente

Die wichtigsten Content-Typen:

• Dateien (z.B. Text)

• Personendaten (z.B. Benutzer)

• Gruppen

• Termine

• Texte (z.B. Nachrichten aus CMS)

• Media-Content

Content-Element kann versioniert werden

12 Content-

Element3.Version

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ContentKMS: Inhalte im Wissensportal, S.9

Gibt es spezifische Conten-Repositories für unterschiedliche Content-Typen oder gibt es eine einzige physische/virtuelle Content-Library für alle Content-Typen?

Wo werden welche Content-Typen gespeichert?

• Dateien (z.B. Text)

• Personendaten (z.B. Benutzer)

• Gruppen

• Termine

• Texte (z.B. Nachrichten aus CMS)

• Media-Content

Werden Content-Elemente immer komplett separiert gespeichert?

• Beispiel Confluence-Wiki: Dokumente hängen immer an einer Seite

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Anwendungsfall „Content erstellen + bearbeiten“ KMS: Inhalte im Wissensportal, S.9

Content erstellen

Erfolgt typischerweise auf lokalem PC.

Anwendung auf lokalem PC: MS Office / Open Office / Libre Office / Google Docs / Lotus …

Alternativ: Online-Erstellung mit WYSIWYG-Editor

Neue Version im WMS erzeugen

Best. Version im WMS aktualisieren

Content publizieren

Content speichern

Content bearbeiten

Prozess-Ausprägung für unterschiedliche Content-Typen darstellen (max. 2)

Intuitives Arbeiten (analog zur Büroumgebung)

Darf nicht lokal sein sondern gleich im Wissensmanagement

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Anwendungsfall „Content publizieren“KMS: Inhalte im Wissensportal, S.9

Metadaten und Taxonomien

• Beschreibung mit Metadaten für einheitliche Recherche

• Pflicht s. „KMS: Strukturierte Klassifikation, S.8“, je nach Anwendung weitere Metadaten

• Metadaten ergänzen / Archivierungsdauer festlegen

Content auswählen Content bearbeitenContent erstellen

Änderungen an Content

• Einfach und übersichtlich

• Vergleichbar

• Dokumentiert

Änderungen am Content ermöglichen

Veröffentlichung des Contents in der Wissensdatenbank des Portals

• Verschieben aus dem Teambereichen

• Umwandlung in andere Formate: pdf-A, Druckausgabe im CD, Excel-Export für Listen und Tabellen, ical etc.

Verlinkung für externen Zugriff (ohne Login) z.B. diakonie.de, FID etc.

• Ich habe das Copyright berücksichtigt

• Nutzung erlaubt für Auswahl

In Teambereich publizieren

In Teambereiche verlinken

Content veröffentlichen

Content extern publizieren

Content finalisieren

Nutzungsrechte klären

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Anwendungsfall „Content verwalten“KMS: Inhalte im Wissensportal, S.9

Content auswählen Content bearbeitenContent erstellen

Content verschlagworten

Content in Taxonomie einordnen

Content versionieren

Sich über Änderungen informieren

Nur für textuellen Content

Versionen vergleichen

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Anwendungsfall „Content finden“KMS: Suche im Wissensportal, S.10

Personalisierung / Individualisierung• IP• Metadaten• Inhaltsdarstellung personalisieren - Personalisierung / Individualisierung von

Inhalten• Startseite personalisieren (Individualisierte Startseiten)

Navigationen• Über Seitenstruktur• Rechtesteuerung

Suche• Siehe Folgeseite

Wie stellen sich diese Funktionen dar, wie werden sie am besten kombiniert?

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Volltextsuche (Google)

Anwendungsfall „Content finden“KMS: Suche im Wissensportal, S.10

Suchkriterien festlegen

diakonie-wissen.de

• Alle Anwendungen

• Ausgewählte Anwendungendiakonie.de

Mit Stichworten suchen/

Taxonomien und anwendungstypische Metadaten

Content anhand Taxonomie filtern

Anzeige

• Trefferliste (Anzahl)

• Alle anzeigen/ blättern

• Ansicht ändern (Liste/ Tabelle)

• Mehr / weniger Details anzeigen

Liste der Suchergebnisse

• Sortieren

• Einzelne Treffer markieren, die Liste drucken, in Excel/ Word exportieren, per E-Mail versenden

• Ggf. Vorschau auf Datei

• Suche speichern

Systeme durchsuchen

Ergebnisse anzeigen

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Anwendungsfall „Kategorien/Schlagworte verwalten“KMS: Strukturierte Klassifikation, S.8

Kategorien1) (thematisch, regional, anwendungsspezifisch…)

Bleiben relativ stabil, dienen der langfristigen Strukturierung der Inhalte, der Navigation und als Filter

Kategorien werden zentral verwaltet und können an beliebigen Stellen genutzt werden

1) Die bei KMS aufgeführten Kategorien (Themen, Region…) sind für jeden Content Pflichtfelder und einheitlich zu verwenden!

2) Schlagworte sind Kann-Felder und müssen technisch funktionieren wie gewünscht. Der Aufbau und die Pflege eines Thesaurus sind sinnvoll, wahrscheinlich aber personell nicht zu leisten. Ggf. Zugriff auf andere gepflegte Thesauri (Deutsche Nationalbibliothek?)

Änderungsvorschläge verwaltenHistorie der Änderung von Taxonomien vorhanden

Hierarchische Darstellung (Baum)Alphabetische Darstellung mit Beschreibung (Glossar)

• Import / Synchronisierung mit anderen Taxonomien

• Export für andere Anwendungen (Diakonie.de)

• Zentrale Bereitstellung der Taxonomie über Standard-Schnittstelle oder Export/Import-Funktionen, z.B. im SKOS-Format

Kategorien im- und exportieren

Kategorien darstellen

Kategorien ändern

Schlagworte2)

• Auswahl aus einer gepflegten SWT-Liste (Thesaurus)

• Freie Formulierung möglich

• Können mehrteilig sein („Evangelischer Kindergarten“)

• Auswertung der Nutzungshäufigkeit ermöglichen

• Ersetzen/Umbenennen von Schlagworten ermöglichen

• Import/ Export/ Synchronisierbarkeit mit anderen Thesauri ermöglichen

Relation Kategorie /

Schlagworte abbilldbar?

Kategorien verwalten

Schlagworte verwalten

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Anwendungsfall „Content taggen & klassifizieren“KMS: Strukturierte Klassifikation, S.8

Content auswählen Content bearbeiten

Durch Kategorien navigieren

System generiert – wenn möglich – automatisch Vorschläge

Content taggen und klassifizieren

Schlagworte auswählen

Schlagworte vorschlagen

Neues Schlagwort erstellenZuordnung

speichern

Kategorie zuweisen

Optional, sofern System mehrere Taxonomien unterstützt und dies sinnvoll ist.

Taxonomie wählen

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Anwendungsfall „Umfragen erstellen“KMS: Inhalte im Wissensportal, S.9

Umfrage durchführen

Umfrage auswerten

Anforderungen:

• das von KMS entworfene CD muss umsetzbar sein

• Papierausdrucke, elektronische Formulare im Anhang an Emails und ggf. für Webumfragen sollen damit möglich sein

• Dynamische Formulare, d.h. Verzweigungen in den Fragestellungen müssen möglich sein

• Pop-up Menus zur Anleitung für den Endnutzer müssen ermöglicht werden

• Im Falle von mit Emails verschickten Formularen muss die Auswertung automatisiert in eine Tabelle oder Datenbank erfolgen, so dass nicht jeder rücklaufende Bogen händisch einkopiert werden muss.

• Endnutzer müssen das Formular ausfüllen können ohne dazu Software kaufen zu müssen.

Bausteine

• Text für Überschriften auf drei Ebenen

• Text um Fragen zu formulieren oder zu erläutern

• Textfeld, in dem Text eingeben werden kann. Hier werden flexible Größen gebraucht

• Numerisches Feld zur Eingabe von Zahlen

• Optionsfeld zur Auswahl zwischen mehreren Möglichkeiten

• Im Unterschied dazu ein Ankreuzfeld oder Haken, um verschiedene Möglichkeiten zu markieren

• Schaltflächen für Ausdruck und zur Rücksendung

Umfrage erstellen