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Ausgewählte Anwendungsfälle im Diakonie-Wissensportal
28.3.2011
Konkretisierung des Grobkonzepts von KMS
Visualisierung der tabellarisch aufgeführten Anforderungen (Checklisten)
Folie 2
Die wichtigsten Anwendungsfälle
1. Zentrale Ablage1.Dokumenten-Datenbank
2.Benutzer-Datenbank
3.Kalender
2. Zentrale Bereitstellung von Tools1.Gruppen, Netzwerke und Teambereiche einrichten und pflegen
2.Content erzeugen, ändern, verwalten, publizieren
3.Interaktion ermöglichen
3. Zentrale Administration1.Verwaltung der zentralen Ablage: z.B. Benutzerverwaltung
2.Aufbau und Pflege von Formularen, Taxonomien, Wertelisten
3.Evaluation und Qualitätssicherung
4.Fehler- und Änderungsmanagement
4. Arbeiten in geschlossenen Gruppen und Vernetzung1.Zugriff auf die zentral bereitgestellten Tools
2.eigene Rechte, Rollenverwaltung für die Mitglieder
3.Workflows zum Publizieren von Content in der zentralen Ablage
5. Suchen und Finden
Folie 3
Legende
Gruppenart wählen
Gruppe nutzen
Entscheidung
Anwendungsfall oderProzessschritt innerhalb eines Anwendungsfalls
Weiterführender Anwendungsfall
Statische Gruppe: Ausgewählte Personen Erläuterung
Anwendungsfälle:Referenzen ergänzen
Folie 4
Die Idee des Diakonie-Wissensportals
Dateien
???Personen
Termine
Eine zentrale Ablage für Content (Wissen, Inhalte)
wird generiert, bearbeitet und in verschiedenen Formaten publiziert, gelöscht oder archiviert
einzelne Contentelemente können beliebig miteinander zu neuen Contentelementen verknüpft werden (komplexe Datensätze)
alle Contentelemente sind eindeutig identifizierbar und können mit Metadaten beschrieben werden
Folie 5
Gruppe
Die Idee des Diakonie-Wissensportals
Dateien???
Personen
Termine
Tools für die Erstellung, Bearbeitung, Nutzung von Content werden zentral bereitgestellt
Tools bereitstellen Berechtigungen verwalten Vernetzung und Austausch
ermöglichen
Gruppe mit Teambereich
Import/ Export Office-Anwendungen
Import/ Export andere CMS
Import/ Export Spezialanwendungen
Freigabe für Nutzung ohne Login
Angemeldete Benutzer und Gruppen
Folie 6
Anwendungsfall „Benutzer verwalten“KMS: Nutzerprofil und Verwaltung, S.42
Dynamischen Gruppen zuordnen
Benutzer wird (ggf. zusammen mit anderen) in das Benutzerverzeichnis importiertBenutzer meldet sich am
System an (Formular mit Metadaten)
Als Nutzer registrieren Nutzer importieren
Name + MailadresseDublettenkontrolle
Benutzer kann von allen Portalbenutzern recherchiert werden
Regelmäßige Aufforderung, Profil zu aktualisieren und damit Portalmitgliedschaft zu
verlängern
Benutzer freischalten
Profil aktualisieren
Benutzerdaten zusenden
Statischen Gruppen zuordnen
• Mitgliedschaft in einer Gruppe ist im Benutzerprofil sichtbar/ recherchierbar
• Gruppenadmin prüft regelmäßig Liste der Mitglieder und bereinigt sie
Folie 7
Anwendungsfall „Gruppen bilden“KMS: Gruppen im Wissensportal, S.12; S.20
Folie 7
Mitglieder suchen (Filter festlegen)
Gruppe nutzen
Gruppe anzeigen
Gruppe speichern
Teambereich einrichten
Gruppe beschreiben(Metadaten)
Statische Gruppe
• Manuelles Hinzufügen / Entfernen von einzelnen Mitgliedern
• Manuelles Hinzufügen einer gespeicherten dynamischen Gruppe oder einer anderen statischen Gruppe.
• Änderungen werden überall synchronisiert
• Beispiel: Mailverteiler, Mitglieder eines Teambereichs
Statische Gruppe
Dynamische Gruppe
Optional
Dynamische Gruppe
• Dynamische Gruppen pflegt das System automatisch (wird einer Person ein Metadatum hinzugefügt oder ein Wert eines Metadatums geändert, ändert sich ihre Gruppenzuordnung)
• Der Anwender kann die Filterkriterien jederzeit ändern
• Eine dynamische Gruppe kann gespeichert werden („Netzwerk“, „Verteiler“)
• Eine gespeicherte dynamische Gruppe kann zur Nutzung an andere Portalmitglieder freigegeben werden
Gruppenart wählen
Mitglieder auswählen (manuelle Selektion)
Folie 8
Anwendungsfall „Gruppe verwalten“KMS: Gruppen im Wissensportal, S.12; S.20
Gruppe auswählen
Dynamische Gruppe
Statische Gruppe Mitglieder entfernen
Selektionskriterien (Filter) ändern
Änderungen speichern
Gruppe nutzen
Gruppe verwalten
Gruppe löschen
Rechte und Rollen der Gruppe verwalten
Auswahl aus Verzeichnis (Personen, gespeicherte oder gefilterte Gruppen)
Kommunikation/ Vereinbarung mit Mitglied via E-Mail
Anzeige im Benutzerprofil: Person ist Mitglied in Gruppe X
Mitglieder einladen
Metadaten der Gruppe ändern
Folie 9
Anwendungsfall „Teamraum registrieren“KMS: Mitarbeiter agieren als Initiatoren…, S.20
Gruppe Teamraumzugeordnet
Gruppe selektieren oder erstellen
Neuen Teamraum erstellen
Über Formular
• Ersteller und Ansprechpartner werden Teamraumadministrator
• Teamraum wird mit allen Metadaten angezeigt
• Teamraum ist recherchierbar
• Nutzungskonditionen für Teamraum werden vereinbart (z.B. Nutzungsdauer, Speicherplatz etc., Pflicht zur regelmäßigen Aktualisierung der Daten und damit Verlängerung der Laufzeit)
• Ggf. Auswahl des Teamraumtypus je nach Ziel (Template)
Mitglieder zuweisen [Gruppe]
Systemintern entsteht eine neue Gruppe (Mitglieder des Teamraums XY)
Teamräume haben keine Mitglieder.Ihnen wird eine (statische/dynamische) Gruppe zugewiesen, die die Mitglieder des Teamraums umfasst
Folie 10
Anwendungsfall „Teamraum einrichten“KMS: Schematischer Seitenaufbau, S.41
Funktionen der heutigen Teambereiche übernehmen:
• Startseite gestalten
• Strukturierte Dokumentenablage (DMS) mit Explorer-Tree
• Benachrichtigung per e-Mail (von jeder Stelle aus können Mails versendet werden)
• Diskussionsforen
• Mitgliederlisten
• Suche / Was ist neu?
• Kalender
• Aufgabenliste
Weitere Funktionen nach Bedarf zuschalten (Wiki, Umfragen, weitere (Funktionen des Werkzeugs)
Mehrere Dokumente gleichzeitig hochladen (ohne ActiveX/Java)
Möglichkeit, Unterräume einzurichten (Teilmenge der Mitglieder hat Zugang zu zusätzlich geschützten Inhalten)
Teamraum nutzen
Teamraum gestalten
Content erstellen
Menüstruktur gestalten
Content platzieren
Werkzeuge bereitstellen
Teamraum registrieren Standardraum mit Standardinhalten und Standardfunktionen einrichten
Administration (Mitglieder, Statistik …)Standardraum initialisieren
Spezifische Taxonomie pflegen
Folie 11
Über ähnliche Metadaten
identifizieren
Anwendungsfall „Netzwerk knüpfen“ KMS: Nutzerprofil & Verwaltung, S.42
Anwender suchen (A)
Kontaktwunsch senden (AB)
Kontaktwunsch bearbeiten (B)
Kontakt herstellen (BA)
Spezialfall der Gruppenbildung: Private, statische Gruppe
Vorgehen orientiert sich an Xing
Passende Profile vorschlagen
Netzwerk-Aktivitäten beobachten
Netzwerk erweitern
Anwender suchen
Folie 12
Content-RepositoryZentrale Datenbank
Definition: ContentKMS: Inhalte im Wissensportal, S.9
Content-Element erlaubt direkten Zugriff auf die jeweils aktuelle und gültige Version
Referenz(Link / URL)
Kopie
Metadaten hängen an Content-Element (nicht an den Content-Element-Versionen)
Die Information über die verfügbaren Versionen hängt am Content-Element
Kopie erzeugt neues Content-Element auf Basis der gewählten Version
Gelber Rahmen, gestrichelt: Verfügt über eine URL
Ansicht (View) auf Content
Export, z.B. PDF
Repository enthält n durch das System verwaltete Content-Elemente
Die wichtigsten Content-Typen:
• Dateien (z.B. Text)
• Personendaten (z.B. Benutzer)
• Gruppen
• Termine
• Texte (z.B. Nachrichten aus CMS)
• Media-Content
Content-Element kann versioniert werden
12 Content-
Element3.Version
Folie 13
ContentKMS: Inhalte im Wissensportal, S.9
Gibt es spezifische Conten-Repositories für unterschiedliche Content-Typen oder gibt es eine einzige physische/virtuelle Content-Library für alle Content-Typen?
Wo werden welche Content-Typen gespeichert?
• Dateien (z.B. Text)
• Personendaten (z.B. Benutzer)
• Gruppen
• Termine
• Texte (z.B. Nachrichten aus CMS)
• Media-Content
Werden Content-Elemente immer komplett separiert gespeichert?
• Beispiel Confluence-Wiki: Dokumente hängen immer an einer Seite
Folie 14
Anwendungsfall „Content erstellen + bearbeiten“ KMS: Inhalte im Wissensportal, S.9
Content erstellen
Erfolgt typischerweise auf lokalem PC.
Anwendung auf lokalem PC: MS Office / Open Office / Libre Office / Google Docs / Lotus …
Alternativ: Online-Erstellung mit WYSIWYG-Editor
Neue Version im WMS erzeugen
Best. Version im WMS aktualisieren
Content publizieren
Content speichern
Content bearbeiten
Prozess-Ausprägung für unterschiedliche Content-Typen darstellen (max. 2)
Intuitives Arbeiten (analog zur Büroumgebung)
Darf nicht lokal sein sondern gleich im Wissensmanagement
Folie 15
Anwendungsfall „Content publizieren“KMS: Inhalte im Wissensportal, S.9
Metadaten und Taxonomien
• Beschreibung mit Metadaten für einheitliche Recherche
• Pflicht s. „KMS: Strukturierte Klassifikation, S.8“, je nach Anwendung weitere Metadaten
• Metadaten ergänzen / Archivierungsdauer festlegen
Content auswählen Content bearbeitenContent erstellen
Änderungen an Content
• Einfach und übersichtlich
• Vergleichbar
• Dokumentiert
Änderungen am Content ermöglichen
Veröffentlichung des Contents in der Wissensdatenbank des Portals
• Verschieben aus dem Teambereichen
• Umwandlung in andere Formate: pdf-A, Druckausgabe im CD, Excel-Export für Listen und Tabellen, ical etc.
Verlinkung für externen Zugriff (ohne Login) z.B. diakonie.de, FID etc.
• Ich habe das Copyright berücksichtigt
• Nutzung erlaubt für Auswahl
In Teambereich publizieren
In Teambereiche verlinken
Content veröffentlichen
Content extern publizieren
Content finalisieren
Nutzungsrechte klären
Folie 16
Anwendungsfall „Content verwalten“KMS: Inhalte im Wissensportal, S.9
Content auswählen Content bearbeitenContent erstellen
Content verschlagworten
Content in Taxonomie einordnen
Content versionieren
Sich über Änderungen informieren
Nur für textuellen Content
Versionen vergleichen
Folie 17
Anwendungsfall „Content finden“KMS: Suche im Wissensportal, S.10
Personalisierung / Individualisierung• IP• Metadaten• Inhaltsdarstellung personalisieren - Personalisierung / Individualisierung von
Inhalten• Startseite personalisieren (Individualisierte Startseiten)
Navigationen• Über Seitenstruktur• Rechtesteuerung
Suche• Siehe Folgeseite
Wie stellen sich diese Funktionen dar, wie werden sie am besten kombiniert?
Folie 18
Volltextsuche (Google)
Anwendungsfall „Content finden“KMS: Suche im Wissensportal, S.10
Suchkriterien festlegen
diakonie-wissen.de
• Alle Anwendungen
• Ausgewählte Anwendungendiakonie.de
Mit Stichworten suchen/
Taxonomien und anwendungstypische Metadaten
Content anhand Taxonomie filtern
Anzeige
• Trefferliste (Anzahl)
• Alle anzeigen/ blättern
• Ansicht ändern (Liste/ Tabelle)
• Mehr / weniger Details anzeigen
Liste der Suchergebnisse
• Sortieren
• Einzelne Treffer markieren, die Liste drucken, in Excel/ Word exportieren, per E-Mail versenden
• Ggf. Vorschau auf Datei
• Suche speichern
Systeme durchsuchen
Ergebnisse anzeigen
Folie 19
Anwendungsfall „Kategorien/Schlagworte verwalten“KMS: Strukturierte Klassifikation, S.8
Kategorien1) (thematisch, regional, anwendungsspezifisch…)
Bleiben relativ stabil, dienen der langfristigen Strukturierung der Inhalte, der Navigation und als Filter
Kategorien werden zentral verwaltet und können an beliebigen Stellen genutzt werden
1) Die bei KMS aufgeführten Kategorien (Themen, Region…) sind für jeden Content Pflichtfelder und einheitlich zu verwenden!
2) Schlagworte sind Kann-Felder und müssen technisch funktionieren wie gewünscht. Der Aufbau und die Pflege eines Thesaurus sind sinnvoll, wahrscheinlich aber personell nicht zu leisten. Ggf. Zugriff auf andere gepflegte Thesauri (Deutsche Nationalbibliothek?)
Änderungsvorschläge verwaltenHistorie der Änderung von Taxonomien vorhanden
Hierarchische Darstellung (Baum)Alphabetische Darstellung mit Beschreibung (Glossar)
• Import / Synchronisierung mit anderen Taxonomien
• Export für andere Anwendungen (Diakonie.de)
• Zentrale Bereitstellung der Taxonomie über Standard-Schnittstelle oder Export/Import-Funktionen, z.B. im SKOS-Format
Kategorien im- und exportieren
Kategorien darstellen
Kategorien ändern
Schlagworte2)
• Auswahl aus einer gepflegten SWT-Liste (Thesaurus)
• Freie Formulierung möglich
• Können mehrteilig sein („Evangelischer Kindergarten“)
• Auswertung der Nutzungshäufigkeit ermöglichen
• Ersetzen/Umbenennen von Schlagworten ermöglichen
• Import/ Export/ Synchronisierbarkeit mit anderen Thesauri ermöglichen
Relation Kategorie /
Schlagworte abbilldbar?
Kategorien verwalten
Schlagworte verwalten
Folie 20
Anwendungsfall „Content taggen & klassifizieren“KMS: Strukturierte Klassifikation, S.8
Content auswählen Content bearbeiten
Durch Kategorien navigieren
System generiert – wenn möglich – automatisch Vorschläge
Content taggen und klassifizieren
Schlagworte auswählen
Schlagworte vorschlagen
Neues Schlagwort erstellenZuordnung
speichern
Kategorie zuweisen
Optional, sofern System mehrere Taxonomien unterstützt und dies sinnvoll ist.
Taxonomie wählen
Folie 21
Anwendungsfall „Umfragen erstellen“KMS: Inhalte im Wissensportal, S.9
Umfrage durchführen
Umfrage auswerten
Anforderungen:
• das von KMS entworfene CD muss umsetzbar sein
• Papierausdrucke, elektronische Formulare im Anhang an Emails und ggf. für Webumfragen sollen damit möglich sein
• Dynamische Formulare, d.h. Verzweigungen in den Fragestellungen müssen möglich sein
• Pop-up Menus zur Anleitung für den Endnutzer müssen ermöglicht werden
• Im Falle von mit Emails verschickten Formularen muss die Auswertung automatisiert in eine Tabelle oder Datenbank erfolgen, so dass nicht jeder rücklaufende Bogen händisch einkopiert werden muss.
• Endnutzer müssen das Formular ausfüllen können ohne dazu Software kaufen zu müssen.
Bausteine
• Text für Überschriften auf drei Ebenen
• Text um Fragen zu formulieren oder zu erläutern
• Textfeld, in dem Text eingeben werden kann. Hier werden flexible Größen gebraucht
• Numerisches Feld zur Eingabe von Zahlen
• Optionsfeld zur Auswahl zwischen mehreren Möglichkeiten
• Im Unterschied dazu ein Ankreuzfeld oder Haken, um verschiedene Möglichkeiten zu markieren
• Schaltflächen für Ausdruck und zur Rücksendung
Umfrage erstellen