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Ausgangssituation Warum und wie Controlling? Erwartungen Rollenverständnis Aufgaben Themenfindung/Welche Stellschrauben gibt es? Was wirkt sich auf die Hilfen zur Erziehung
aus? Kernarbeitsbereiche Herausforderungen Hindernisse Arbeitsalltag Steuerungsmaßnahmen implementieren
Sabine Hermann Netzwerktagung Controller/innen und Führungskräfte SGB VIII und XII vom 29.11. bis 01.12.2017 2
Ständig steigende Kosten und Fallzahlen
Jährliche überplanmäßige Ausgaben bei den Hilfen zur Erziehung seit Umstellung auf NKF (2007)
Überlastungsanzeigen der Fachkräfte im ASD
Keine ASD-Leitung
Keine validen Fallzahlen
Kein Controlling
Sabine Hermann – Netzwerktagung Controller/innen und Führungskräfte SGB VIII und XII vom 29.11. bis 01.12.2017 3
Ständige Rechtfertigung gegenüber Führung und Politik
Nicht nachvollziehbare Kostensteigerung
Keine validen Fallzahlen
Keine Transparenz
Von der Haushaltsbeauftragten zur Stabsstelle Fach- und Finanzcontrolling
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Eigene Erwartungen vs. Erwartungen von
Leitung
Strategische Ziel- Kostenersparnis vorgaben
Klare Aufgaben- Fallzahlsenkung zuweisung
Klare Kompetenz- Tranparenz zuweisung
Sabine Hermann – Netzwerktagung Controller/innen und Führungskräfte SGB VIII und XII vom 29.11. bis 01.12.2017 5
Managementunterstützerin
Ergebnis- und Ressourcenforscherin
Berichterstatterin
Analytikerin
Systemverbinderin
Übersetzerin
Moderatorin
Kommunikatorin
Thesenerfinderin
Sabine Hermann – Netzwerktagung Controller/innen und Führungskräfte SGB VIII und XII vom 29.11. bis 01.12.2017 6
Steuerungsunterstützung
Kein Steuermann/-frau
„Dumme Fragen stellen“
Transparenz herstellen
Berichtswesen aufbauen
Kommunikationskultur aufbauen
Koordination an den Schnittstellen
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Selten durch Leitung vorgegeben
Personelle Ausstattung im ASD
Qualifizierung der Fachkräfte
Standards
Strukturelle Maßnahmen
Prozessmaßnahmen
Sabine Hermann – Netzwerktagung Controller/innen und Führungskräfte SGB VIII und XII vom 29.11. bis 01.12.2017 8
Gibt es eine Personalbedarfsbemessung?
Entspricht die personelle Ausstattung dem Soll-Personalschlüssel?
Wie ist die ASD-Leitung und Jugendhilfeplanung eingebunden?
Gibt es Spezialdienste?
Sabine Hermann – Netzwerktagung Controller/innen und Führungskräfte SGB VIII und XII vom 29.11. bis 01.12.2017 9
Gibt es Haushaltsmittel für Qualifizierungen?
Welche Zusatzqualifizierungen gibt es im ASD?
Wo liegen die Qualifizierungsbedarfe?
Welche Fortbildungsthemen sind von Interesse?
Werden Supervisionen angeboten?
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Gibt es Standards für die Hilfen zur Erziehung?
Sind diese auf dem Laufenden?
Wie werden diese kommuniziert?
Wird die Einhaltung der Standards überprüft?
Sabine Hermann – Netzwerktagung Controller/innen und Führungskräfte SGB VIII und XII vom 29.11. bis 01.12.2017 11
Wie ist das Zusammenspiel zwischen Controlling, ASD und Jugendhilfeplanung?
Wie kann ich als Controllerin alle im ASD mitnehmen?
Wie werden Ergebnisse kommuniziert und umgesetzt?
Wie komme ich zu validen Daten?
Sabine Hermann – Netzwerktagung Controller/innen und Führungskräfte SGB VIII und XII vom 29.11. bis 01.12.2017 12
Sind die Prozesse/Arbeitsabläufe klar definiert?
Was sind die Schlüsselprozesse?
Welche Optimierungsmöglichkeiten gibt es?
Wie und durch wen werden Ziele im Hilfeplan vereinbart?
Sabine Hermann – Netzwerktagung Controller/innen und Führungskräfte SGB VIII und XII vom 29.11. bis 01.12.2017 13
Controllingkonzept erarbeiten
Aufbau und Pflege eines Berichtswesens
Geschäftsprozessanalysen/ -optimierungen
Zieldefinitionen
Personalbedarfsbemessung
Qualitätsmerkmale § 79a
Gegensteuerungsmaßnahmen entwickeln
Valide Zahlen liefern
Träger- und fallübergreifende Steuerungsinstrumente erarbeiten
Sabine Hermann – Netzwerktagung Controller/innen und Führungskräfte SGB VIII und XII vom 29.11. bis 01.12.2017 14
Systeme verbinden, Koordination an den Schnittstellen zu Leitungskräften, JHP, JHA ..
Zielsystem für den Einzelfall aufbauen
Arbeitsgruppen, Tagungen, Workshops
Netzwerke nutzen
„Auf Augenhöhe“ kommunizieren
Erfolgsbilanz statt Rechtfertigung
Entwicklung von Kennzahlen
Kommunizieren, kommunizieren und nochmals kommunizieren
Und ganz wichtig: kommunizieren
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Kommunikationskultur mit den freien Trägern aufbauen für ein partnerschaftliches Miteinander
„Höhere Gewalt“ ist nicht kalkulierbar
Alle Fachkräfte im ASD mitnehmen, nicht nur in einem Boot sitzen sondern auch in dieselbe Richtung rudern
Unterschiedliche Interessen unter einen Hut bringen -intern wie extern-
Konkurrenzdenken ausschalten
Sabine Hermann – Netzwerktagung Controller/innen und Führungskräfte SGB VIII und XII vom 29.11. bis 01.12.2017 16
Controlling wird mit Kontrolle gleichgesetzt
Unklare Aufgabenstellung
Unterstützung/Rückendeckung durch Leitung
Akzeptanz von Neuerungen (Mehraufwand im ASD)
Wie nehme ich alle mit
Kompetenzgerangel
Umsetzung der Optimierungen
Sabine Hermann – Netzwerktagung Controller/innen und Führungskräfte SGB VIII und XII vom 29.11. bis 01.12.2017
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Kommunikation ist alles
Abstimmungsprozesse auf unterschiedliche Ebenen
Alles hinterfragen auch sich selber
Strukturen (weiter-)entwickeln
Aufgaben selber finden
Hohes Engagement
Arbeitsgruppenbildung
Prozessanalyse und –optimierung
Zahlen, Daten, Fakten liefern
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Strukturelle Steuerungsmaßnahmen:
Jährliche Personalbemessung
Spezialdienste
Standards
Strukturen
Qualifizierung
Gruppenförderung
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Prozesse:
Zielsystem
GPA/GPO der Schlüsselprozesse
Berichtsinhalte
Falleingangsmanagement
Sozialpädagogische Diagnostik
Beteiligung
Evaluation
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit