Ausschreibung für die Austragung der greenmeetings und events Konferenz 2019, 2021 und 2023

Internationale Fachkonferenz für nachhaltiges Veranstaltungsmanagement | www.greenmeetings-events.de

Nachhaltigkeit wirkt.

Beim jährlichen Ranking der International Congress & Convention Association (ICCA) belegt Deutschland im Jahr 2017 zum 13. Mal in Folge europaweit den ersten Platz. Mit aktuell über drei Millionen Veranstaltungen und 394 Millionen Teilnehmern, liegt Deutsch-land im weltweiten Vergleich erneut auf Rang zwei hinter den USA. Neben Kompetenzen in Wissenschaft und Wirtschaft sowie Innova-tionsgeist überzeugt Deutschland als Gast-geber besonders mit nachhaltigen Veranstal-tungsangeboten.

Die Würdigung als führende europäische Tagungs- und Kongressdestination birgt dabei eine gewisse Verantwortung für die deutsche Veranstaltungsbranche, nimmt sie doch in punkto Nachhaltigkeit eine Vorreiter-rolle ein. So attestieren Organisatoren und Anbieter gleichermaßen, dass Veranstaltun-gen inzwischen nur unter Berücksichtigung nachhaltiger Komponenten realisierbar sind, nicht zuletzt um die erforderliche Transparenz im Nachhaltigkeits-Report der Unternehmen zu gewährleisten.

Nachhaltigkeit auf breiter Ebene

Veranstaltungen wirken sich auf vielen ver-schiedenen Ebenen auf Umwelt, Wirtschaft und das soziale Klima aus. In die Planung und Organisation von Veranstaltungen sollten daher frühzeitig ökologische, ökonomische als auch soziale Aspekte einbezogen werden. Dazu zählt die nachhaltige Auswahl von ge-eigneten Veranstaltungsorten, ökologisches Gebäudemanagement, grüne Unterbringungs-möglichkeiten und Mobilitätsangebote, die Umsetzung von innovativen Energie- und Klimakonzepten, moderne Veranstaltungs-

technik, die umweltgerechte Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen, ein gutes Abfallmanagement, Übernahme von Sozialverantwortung bis hin zu nachhaltigen Gastgeschenken. Auch die Kommunikation spielt eine wichtige Rolle. Um Transparenz in diese Themenvielfalt nachhaltiger Veranstaltungen zu bringen, haben das GCB German Convention Bureau e. V. und der EVVC Europäische Verband der Veranstaltungs-Centren e. V. gemeinsam die „greenmeetings und events Konferenz“ ins Leben gerufen.

Bewusstsein schaffen

Die Nachhaltigkeitskonferenz der Veran-staltungswirtschaft sensibilisiert Akteure der Branche für Nachhaltigkeitsaspekte und schafft ein breites Bewusstsein für umwelt- und sozialverträgliche Konzepte. Neben einem intensiven Erfahrungs- und Meinungs-austausch bietet die greenmeetings und events Konferenz ein großes Spektrum an Informationen rund um die neuesten Trends und Impulse in Sachen nachhaltiger Ver-anstaltungsplanung. Handfeste Inhalte und Botschaften, die zum Handeln anregen sowie namhafte Persönlichkeiten und Influencer, die sich der Nachhaltigkeit verschrieben haben, wie bspw. Dr. Dirk Gläser, UNWTO- Nachhaltigkeitsexperte (2017), Hannes Jaennicke, Schauspieler und Umweltaktivist (2015), Prof. Dr. Klaus Töpfer, Bundesumwelt-minister a.D. (2013) und Prof. Dr. Ernst Ulrich v. Weizsäcker (2011) sorgen dabei für positive Resonanz und Öffentlichkeitswirkung.

Zwei Initiatoren, ein gemeinsames Ziel – Kompetenz Nachhaltigkeit

2 | Konferenz

Im Rahmen der greenmeetings und events Konferenz wird der Meeting Experts Green Award verliehen. Mit dieser Auszeichnung prämieren GCB und EVVC nachhaltige Projek-te aus der Tagungs- und Kongressbranche in den Kategorien Energiemanagement /

Ressourcenschonung, Nachhaltige Ver-anstaltung, Nachhaltige(s) VA-Centrum / Location / Hotel, Nachhaltiges Personalma-nagement und Nachhaltiges/r Unternehmen / Verband / Zusammenschluss.

Meeting Experts Green Award

Für die Konferenz in den Jahren 2013, 2015 und 2017 hat das Bundesministerium für Um-welt, Naturschutz, Bau und Reaktorsicherheit (BMUB) die Schirmherrschaft übernommen.

3 | Award-Verleihung

Das GCB German Convention Bureau e. V. repräsen tiert Deutschland als eine weltweit führende und nachhaltige Kongress- und Tagungsdestination.

Das GCB unterstützt seine Mitglieder und Partner bei der internationalen und nationa-len Vermarktung ihres Angebotes und fun-giert als Impulsgeber der Branche.

Die rund 200 Mitglieder repräsentieren über 450 Betriebe und zählen zu den führenden Hotels, Kongresszentren, Locations, städti-schen Marketin gorganisationen, Veranstal-tungsagenturen sowie Dienstleistern aus der deutschen Tagungs- und Kongressbranche.

Preferred Partner des GCB sind das Hamburg Convention Bureau und die KONGRESS HALLE am Zoo Leipzig. Als Strategische Partner unterstützen die Deutsche Lufthansa, Deut-sche Bahn und die DZT Deutsche Zentrale für Tourismus die Arbeit des GCB.

Online-Suche nach Tagungskapazitä-ten, Newsletter, Deutschland-Guide, Informationen zu Green Meetings, einen CO2-Rechner für Veranstaltungen und vieles mehr unter r www.gcb.de

Der Europäische Verband der Veranstal-tungs-Centren e. V. repräsentiert rund 750 Veranstaltungszentren, Kongresshäuser, Arenen und Special Event Locations jeder Größenordnung in Deutschland, Österreich, der Schweiz, Italien und weiteren angrenzen-den europäischen Ländern.

Neben diesen, durch derzeit mehr als 350 Mit-gliedsbetriebe vertretenen Häusern, ergänzen persönliche Mitglieder aus der Veranstal-tungswirtschaft, Ehrenmitglieder sowie rund 70 Partnerunternehmen das breite Spektrum des Verbandes und machen den EVVC so zum vielseitigsten Kommunikationsnetzwerk der Branche.

Wichtige Themen des Verbandes sind z. B. die Entwicklung der Aus- und Weiterbildung in der Branche, die Erstellung branchenrelevan-ter Kennzahlen sowie die Kommunikation mit der Bundespolitik zur Vertretung der Interes-sen der Veranstaltungsindustrie. r www.evvc.org

Zur Erhöhung der Wahrnehmung der Tagungs- und Kongressbranche im medialen und politischen Umfeld vollziehen das GCB und der EVVC den Schulterschluss bei bestimmten Schnittmengen ihrer Aufgaben und ent-scheiden sich durch die Gründung der Meeting Industry Service- und Event GmbH für ein projektbezogenes Vorgehen von GCB und EVVC. Die Meeting Industry Service- und Event GmbH dient der Entwicklung eines

neuen Betätigungsfeldes und nutzt die operativen, wirtschaftlichen, finanziellen und professionellen Fähig-keiten beider Verbände zur optimalen und ressourcen-schonenden Entwicklung dieses Bereichs. Neben der greenmeetings und events Konferenz betreut die Meeting Industry Service- und Event GmbH die MEXCON - Meeting Experts Conference.

Initiatoren

Die Durchführungsgesellschaft

4 | Initiatoren

Für die nächsten drei Termine der green-meetings und events Konferenz sind wir auf der Suche nach einem renommierten und nachhaltigen Veranstaltungsort, der in unser Veranstaltungsprofil passt und Interesse da-ran hat, Teil einer thematisch hochaktuellen Konferenz zu werden.

Die Planung und Durchführung der Konferenz erfolgt absolut umweltgerecht: Catering, Werbemittel, Logistik und Energieversorgung werden umweltfreundlich organisiert und sollten dem GCB Leitfaden für nachhaltige Veranstaltungen entsprechen. Des Weiteren wird vorausgesetzt, dass der Veranstaltungs-ort sich nachweislich im Bereich Nachhal-tigkeit engagiert und dies durch eine Zerti-fizierung wie z. B. Green Globe, ISO 14001, Ökoprofit, das EMAS- oder Viabono-Siegel belegen kann.

Mit der Bewerbung um die Ausrichtung der greenmeetings und events Konferenz der kommenden Jahre verpflichten Sie sich fol-gende Aufgaben und Kosten zu übernehmen:

R kostenfreie Bereitstellung der erforderli-chen Tagungsräumlichkeiten und öffentli-chen Flächen (Details S. 6) R Mobiliar für Lounge- und Medienbereich R kostenfreie bzw. komplett gesponserte Tech-nik (detaillierte Anforderung siehe S. 6-8) R kostenfreies bzw. komplett gesponsertes, nachhaltiges Catering, inklusive Abendver-anstaltung R Organisation der Abendveranstaltung am ersten Veranstaltungstag (inkl. Rahmenpro-gramm) R kostenfreies bzw. gesponsertes Gardero-benpersonal und falls nötig Ordnungs- und Sicherheitspersonal R Zusammenarbeit und Organisation der Veranstaltung mit den ausschreibenden Verbänden R Abstimmung mit der lokalen Hotellerie zur Bereitstellung von ausreichenden Zimmer-kontingenten zu Sonderkonditionen

R Umsetzung der Veranstaltung in Anlehnung an den Leitfaden des Umweltbundesamts für die umweltgerechte Organisation von Veran-staltungen (wird bei Anfrage versendet)

Anforderungsprofil greenmeetings und events Konferenz 2019, 2021, 2023

5 | Anforderunsprofil

Sponsoring/Finanzierung Akquisition von Sponsoren zur Abdeckung der Kosten für z. B. Technik, Catering ist in Abstimmung mit den ausschreibenden Verbänden möglich. Bitte beachten Sie, dass eine Akquisition von Ausstellern als zusätzli-che Einnahmequelle nicht möglich ist. Da die Konferenz nachhaltig organisiert und durchgeführt werden soll, müssen die Sponsoren entsprechend aufgestellt sein. Die formale und inhaltliche Organisation (Einladungen, Rücklaufkontrolle, Tagesordnungen, Namensschilder etc.) verbleibt bei den ausführenden Verbänden.

Bitte beachten Sie, dass die Anforderungen auf den Erfahrungen der greenmeetings und events Konferenz

2017 basieren und Änderungen möglich sind. Zur Ab-stimmung von Details (Ablauf, Zeitplanung, technische Anforderungen etc.) wird der Veranstalter Sie rechtzei-tig vorab besuchen.

TerminDer Termin für die greenmeetings und events Konferenz 2019, 2021 und 2023 steht noch nicht fest. Wir freuen uns über Ihre Terminvorschläge für einen Zeitraum im ersten Quartal dieser Jahre an zwei zusammenhängen-den Werktagen von Montag bis Donnerstag.

Raumprofil R Auditorium für ca. 300-350 Teilnehmer R 5-8 Sessionräume für ca. 15-70 Personen R Organisationsbüro R Registrierungscounter mit Stromanschluss und Lan-Anschluss (für bis zu 4 Plätze) R Freifläche für Logistik und Catering im Zentrum der Sessionräume und dem Audi-torium

Technik Auditorium R Videotechnik: Leinwand, inkl. Softedge Projektion (oder ähnlich) und Regie, 2x Kameras mit Personal, Live-Regie und Mischplatz R Audiotechnik: Beschallung, Monitoring, Mikrofonierung: Headsets 5x (Moderation plus Interviewpartner), + Backup Handmi-krofon R Lichttechnik: Lichtpaket R Einspielung von Präsentationen und Videos R Monitore Zeitanzeige und Vorschaubild

Technik Sessionräume R Leinwände R Laptop und Beamer R Mikrofone, Clipmikrofone R Beschallung R Rednerpult mit Handmikrofon

Dolmetschertechnik (nur bei Bedarf)

R Dolmetscheranlage mit Kabine R Simultantechnik R Führungsanlagen sowie Mikrofon- und Beschallungstechnik zur Übertragung der Sprache im Saal und zu den Dolmetschern (inkl. entsprechende Anzahl an Kopfhörern)

Anforderungen im Einzelnen

6 | Anforderungsprofil

Abendveranstaltung mit Awardverleihung

R Videotechnik: Leinwand, inkl. Softedge Projektion und Regie, 2x Kameras mit Per-sonal, Live-Regie und Mischplatz R Audiotechnik: Beschallung, Monitoring, Mikrofonierung: Headsets 2x (2x Moderati-on, Handmikros für Preisträger) R Lichttechnik: Lichtpaket, LED Spots für den Bühnenbereich und die Bühnenseiten, Verfolgerspots, Moving Heads R Bartresen für Interviewsituationen R Backstagebereich (Get Together der Nomi-nierten inkl. Sitzgelegenheiten, Ablage für Awards, Getränke usw.), R Backstage Monitore für Live-Bild und PPT R Monitore Zeitanzeige und Vorschaubild, Monitorboxen Bühne

Freifläche R ca. 300 m2 netto Freifläche für Catering, Aussteller und Speakers Corners/ Break-Out-Bereiche R Fläche für eine Medienlounge R Basis-Ausstattung für Aussteller auf Anfrage (Stehtisch, 2 Barhocker, Stroman-schluss)

Mobiliar R Bartresen für Interviewsituationen im Auditorium R flexible Bestuhlung in den Sessionräumen (für interaktive Formate) R Stehtische und Sitzecken für den Catering-bereich R Loungemöbel für Speakers Corner und Medienlounge R gemischte Bestuhlung für die Abendveran-staltung

Catering R Kaffeepausen R Mittagessen R Tagungsgetränke im Cateringbereich R Getränke in den Tagungsräumen (nur Wasser) R Essen und Getränke für die Abendveran-staltung

7 | Anforderunsprofil

8 | Anforderungsprofil

Generell R technische Betreuung in den Räumen R Bestuhlung in den Räumen laut Vorgaben des Veranstalters R Bühnenelemente R Flipcharts, Metaplanwände und Moderato-renkoffer nach Bedarf

R Wifi im ganzen Gebäudekomplex verfügbar

Hotelkontingente R für die Teilnehmer an der greenmeetings und events Konferenz werden etwa 250-300 Zimmer vom ersten auf den zweiten Veranstaltungstag benötigt. Das Selbstabruferkontingent in maximal 3 Hotels (Häuser müssen gewisse Nachhal-tigkeitskriterien erfüllen, möglichst Mitglie-der des GCB oder Partner des EVVC) kann nach Ausstattung und Komfort preislich gestaffelt sein, jedoch sollte ein reduzierter Preis angeboten werden (z. B. Expedien-tenrate). Die Rückgabe des Zimmerkontin-gents sollte gestaffelt bis kurz vor Veran-staltungsbeginn möglich sein R für die Referenten sollte außerdem ein Kontingent von 10 kostenfreien Zimmern zur Verfügung gestellt werden

Nachhaltige Organisation

Catering: R regionales, saisonales und fleischreduzier-tes Catering R bei Zusammenarbeit mit einem externen Caterer, Einbindung eines regionalen Unternehmens, welches vorne aufgeführte Anforderungen erfüllen kann R vor Ort: Beschriftung des Caterings zur, für den Gast sichtbaren, Dokumentation, welchen Ursprungs die Speisen sind R fair gehandelten Kaffee und Tee R keine kleinen Portionseinheiten für Milch und Zucker R Softdrinks in großen Gebinden

Transfer: R eine Zusammenarbeit mit dem ÖPNV in Form eines Kombitickets (Eintritt und ÖP-NV-Nutzung) ist wünschenswert R Shuttles vom Hotel zu den verschiedenen Veranstaltungsstätten, vorzugsweise Elek-trobusse bzw. Busse, die mit Bio Treibstoff betrieben werden

Ressourcen: R möglichst papierarme Organisation und Durchführung der Veranstaltung, bei Ver-wendung von Papier ist darauf zu achten, dass es sich um Papier mit dem Label ‚Der Blaue Engel‘ handelt R bei der Verwendung von Werbemitteln ist ein reduzierter Gebrauch wünschenswert R keine Verwendung von Schnittblumen bzw. Pflanzen zur Einmalverwendung

Programm-Entwurf1. Kongresstag

Bis 12:00 Anreise12:00 – 13:00 Registrierung und Lunch 13:00 – 13:30 Kongresseröffnung: Begrüßung durch Vertreter der austragenden Stadt bzw. der gastgebenden Location sowie durch die Initiatoren13:30 – 14:15 Keynote 14:30 – 16:00 parallele Fachforen, Site-Inspections 16:00 – 17:00 Pause 17:00 – 18:30 Wiederholung parallele Fach- foren, Site-Inspections ab 19:00 Verleihung des Meeting Experts Green Award und im Anschluss Abendveran- staltung, Ausklang bei einem Get-together

2. Kongresstag09:00 – 09:30 Rückblick auf den ersten Kon- gresstag 09:45 – 11:15 parallele Fachforen, Site-Inspections 11:15 – 11:45 Pause 11:45 – 13:15 Wiederholung parallele Fach- foren, Site-Inspections 13:15 – 14:15 Mittagessen 14:15 – 15:00 Keynote 15:00 – 15:30 Konferenzabschluss und Ausblick Ab 15:30 Abreise

Die Details zu den einzelnen Veranstaltungstagen wer-den nach einer erfolgreichen Bewerbung zugesendet.

Ihre Vorteile als gastgebende Location

Multiplikationseffekt

Beziehungsmarketing

Networking - direkter Kontakt zu einer interessanten Zielgruppe

9 | Programm & Vorteile

Hohe Medienpräsenz (online & offline)

Große öffentliche Aufmerksamkeit durch Teilnahme renommierter Redner

Imagegewinn

Die Bewerbung kann über das folgende Formular oder in Form einer Be-werbungsmappe in Ihrem Layout erfolgen. Eine vollständige Bewerbung beinhaltet:

1 eine schlüssige Begründung für die Bewerbung zur Ausrichtung einer Konferenz in einem nachhaltigen Kontext (max. 1.200 Zeichen)

2 die Beschreibung eines Gesamtkonzepts, welches dem Kontext, in dem die Veranstaltung eingebettet ist, Rechnung trägt (max. 1.200 Zeichen)

Bewerbung um die Ausrichtung der greenmeetings und events Konferenz 2019 2021 2023

10 | Bewerbungsformular

3 Verfolgen Sie bestimmte CSR-Leitlinien in Ihrem Unternehmen? Falls ja, beschreiben Sie uns diese bitte (max. 1.000 Zeichen)

4 Raumkonzept

Auditorium, max. Plätze: Reihe _____________ Parlament _____________

Freifläche (inkl. Cateringbereich in m2) ___________________________________________

Break-Out-Rooms/Sessionräume, Plätze: Raum 1 ____________ Raum 2 _______________

Raum 3 ____________ Raum 4 _______________

Raum 5 ____________ Raum 6 _______________

Raum 7 ____________ Raum 8 _______________

5 die Beschreibung der Freifläche (z. B. wo befindet sich diese, wie ist der Zugang von den Tagungsräumen, usw.) (max. 600 Zeichen)

11 | Bewerbungsformular

6 die Darstellung der Cateringsituation (z. B. wo findet das Catering statt in Bezug auf die Freifläche und die Tagungsräume, woher wird das Catering (inkl. Getränke) bezogen, usw.) (max. 600 Zeichen)

7 das Aufzeigen der Möglichkeiten für eine Abendveranstaltung (max. 1.200 Zeichen)

8 die Beschreibung der Hotelsituation (wie viele Hotels in welcher Kategorie befinden sich in welcher Entfernung zum Veranstaltungsort) (max. 600 Zeichen)

12 | Bewerbungsformular

9 Terminvorschläge

Datum 1 ________________ Datum 2 ________________ Datum 3 ________________

Bitte richten Sie Ihre vollständige Bewerbung bis spätestens 15. September 2017 an:

R Raphaela Herbst Meeting Industry Service- und Event GmbH Kaiserstraße 53 60329 Frankfurt R Telefon: 069 242930-20 R Fax: 069 24293026 R E-Mail: info@greenmeetings-events.de R Web: www.greenmeetings-events.de

Absender:

Firma ________________________________________________________

Name, Vorname ________________________________________________________

Straße ________________________________________________________

PLZ, Ort ________________________________________________________

Telefon ________________________________________________________

Fax ________________________________________________________

E-Mail ________________________________________________________

Alle genannten Kriterien der Ausschreibung für die Durchführung der greenmeetings und events Konferenz können von uns erfüllt werden. Wir bewerben uns hiermit offiziell um die Ausrichtung der greenmeetings und events Konferenz und übernehmen alle o. g. Kosten.

Datum Unterschrift

13 | Bewerbungsformular

Kontakt Raphaela Herbst

Meeting Industry Service- und Event GmbHKaiserstraße 5360329 Frankfurt

Telefon: 069 242930-20Fax: 069 242930-26

E-Mail: info@greenmeetings-events.de Web: www.greenmeetings-events.de

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