Modul zur Optimierung der Abläufe und Auswertungen Erweitertes Statistikmodul für das Workflow-Managem ent In den nächsten Wochen werden einige neue Module und Erweiterungen zum Test freigegeben, die im Rahmen der Updates ausgeliefert werden. Hier sei insbesondere ein erweitertes Statistikmodul für das Workflow-Management genannt. Kunden, die das Workflow-Management einsetzen, steuern einen Großteil der Praxis über dieses Modul. Dabei werden viele Daten in der zugehörigen Datenbank gespeichert. Die ifa systems AG hat nun ein Programm entwickelt, das die Daten aufbereitet, auswertet, darstellt und auch für einen Export in Standardapplikationen ausgeben kann. Grundlage für diese Auswertungen ist der Einsatz des Workflow-Managements. Kunden, die dieses Modul lizenziert haben, haben diese Erweiterungen automatisch mit dem Update erhalten. Nutzer des Workflow-Managements können ab sofort die Abläufe in der Praxis optimieren. Die Statistik ermöglicht, dass bestimmte Daten, die im Workflow-Management gespeichert werden, ausgewertet werden können. Dabei ist es unter anderem möglich, die folgenden Daten zu ermitteln:

• Zeit der Patienten in der Praxis • Wartezeiten von Patienten je Behandlungsschritt • Anzahl der Patienten in der Praxis • Vergleich von Perioden • Anzahl der Untersuchungen

Aufruf der Workflow-Management-Statistik In der Wartezimmerliste klickt man auf den Button „Usus“, „Workflow-Statistik“ (siehe Abb.1).

Abb. 1

Im Anschluss wird nach dem Passwort für das Wartezimmer-Management gefragt.

Abb. 2

Hat man dieses eingegeben und mit „OK“ bestätigt, erscheint folgendes Hinweisfenster:

Abb. 3

Man muss beachten, dass nach dem Einspielen des Updates die Workflow-Statistik erstmalig aktiv ist. Das bedeutet, dass noch keine Daten im Workflow-Management gespeichert wurden. Daher ist es sinnvoll, nach dem Update einige Tage wie gewohnt zu arbeiten, um im Anschluss die erste Statistik zu erstellen. Erst dann kann die Statistik gespeicherte Daten wiedergeben. Bestätigt man das Hinweisfenster mit „OK“ wird die Workflow-Statistik aufgerufen. In Abb. 4 kann man sich einen ersten Eindruck über die Abfragemöglichkeiten der Statistik machen.

Abb. 4

Starten einer Abfrage

Bevor man eine Abfrage starten kann, muss mindestens ein gewünschter Zeitraum ausgewählt werden. Man hat die Möglichkeit, den Zeitraum für ein bestimmtes Quartal, einen bestimmten Monat, ein bestimmtes Jahr und nach einem selbstdefinierten Zeitraum zu selektieren (siehe Markierung in Abb.5).

Abb. 5

Als nächstes kann man zwischen folgenden Abfragen wählen:

• Übersicht alle Schritte • Übersicht Schritte pro Benutzer • Übersicht alle Benutzer • Übersicht alle Benutzer pro Schritt • Globale Wartezeit • Wartezeit vor Schritten • Kapazitätsauslastung

Abb. 6

Eine Auswertung pro Benutzer kann nur dann erfolgen, wenn der User-Login aktiviert ist. Der User-Login ermöglicht es jedem Mitarbeiter, sich im ifa-Programm mit eigenem Benutzernamen und Passwort einzuloggen. So kann mit Hilfe der Workflow-Statistik beispielswiese die Behandlungszeit pro Schritt und pro Benutzer

ausgewertet werden. Dies funktioniert jedoch nur, wenn die Behandlungsschritte einer Wartezimmerliste zugewiesen wurden. Um einen ersten Eindruck über das Statistikergebnis zu gewinnen, belässt man die Abfrageeinstellung zunächst einmal auf „Übersicht alle Schritte“. In Abbildung. 7 ist ein Beispiel für ein Statistikergebnis aus einer Testversion gegeben. Das Ergebnis zeigt die Auflistung der Behandlungsschritte, die im Monat März vorgenommen wurden. Zusätzlich kann man die Gesamtzeit der Schritte ermitteln. Die Zeit wird berechnet, sobald der Patient aus der Wartezimmerliste geöffnet wird und endet, sobald der Patient geschlossen wird und der Behandlungsschritt abgeschlossen ist.

Abb. 7

Zusätzlich wird eine durchschnittliche Gesamtzeit für alle Behandlungsschritte des ausgewählten Zeitraums (siehe Markierung in Abb. 7) dargestellt.

Anzeigen von Grafiken Es besteht die Möglichkeit, generierte Statistikergebnisse in einer Grafik anzuzeigen. Dazu führt man zunächst eine Abfrage durch und anschließend klickt man auf den Button „Graphik anzeigen“ (Abb.8).

Abb. 8

Ein Beispiel einer Grafik könnte folgendermaßen aussehen:

Abb. 9

Aus der Grafikansicht kann zu einer 2D- oder 3D-Ansicht gewechselt werden. Zusätzlich können Grafiken ausgewählt, gespeichert und gedruckt werden.

Vergleich verschiedener Zeiträume Mit Hilfe der Workflow-Statistik kann man verschiedene Zeiträume / Perioden miteinander vergleichen. Dazu wählt man zwei Zeiträume aus (Abb.10).

Abb. 10

Da die Workflow-Statistik erst mit dem Update 01/2013 aktiv ist und die Daten aus dem Workflow-Management ab diesem Zeitpunkt erst abgespeichert werden, kann für den Monat April noch kein Ergebnis erstellt werden. Der Vergleich verschiedener Zeiträume kann erst ab dem Monat April gestartet werden.