„Von der Papierakte zur elektronischen Akte“ · Microservices/Apps im Backend Klassifikation (um was für ein Dokument handelt es sich) und Automation Werkzeuge zur Prozessdigitalisierung

28.11.2018

„Von der Papierakte zur

elektronischen Akte“

Sachstand 11/2018

Hubert Haan Falk M. Trauttmansdorff

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D i g i t a l i s i e r u n g . A n d e r s . D e n k e n

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Technologietag 2018

MOR GEN

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Was machen Sie? Ich bestelle Bücher und Geschenke online

Mein Fernseher ist SMART

Die Temperatur meines Kühlschranks stelle ich per smartphone ein

Mein Arzt speichert mein Rezept direkt auf meine Versichertenkarte

Meine Reisen buche ich über App

Meine Photos teile ich via Dropbox

Termine stimme ich per Doodle ab

Banking mache ich online und per App

Meine Steuererklärung reiche ich online ein

Eintrittskarte Meine Eventkarten buche ich online

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Und ihre Verwaltung?

Verwaltung Digital natives

Anspruch an die Verwaltung verändert sich

Grundlage für die Anspruchshaltung der Gesellschaft liegt in den technischen Möglichkeiten

Verwaltung = Dienstleister

E-G

ov

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nt-G

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Produkte im Wandel Trends: Webbasierte Oberflächen und Apps im Frontend Microservices/Apps im Backend Klassifikation (um was für ein Dokument handelt es sich) und Automation Werkzeuge zur Prozessdigitalisierung

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Produkte im Wandel d.3 basis workflows d.3 import d.3 listview d.3 smart explorer d.3 view

d.3one d.3one in Microsoft Office d.3one in Microsoft Outlook

d.3one in Microsoft SharePoint d.ecs content crawler d.velop groupware

d.cold d.ecs forms d.ecs pdf collector d.ecs pdf extension d.ecs rendition service d.ecs sign d.ecs task d.link for microsoft exchange

d.link for microsoft office d.link for microsoft outlook d.link for microsoft sharepoint d.velop GDPR compliance center d.velop inbound scan

dbs | case manager dbs | case manager contract dbs | contract

dbs | GKV AU dbs | invoice reader

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eAkte im Wandel

eAkte im d.3 ecm

Suche, Ablage, Bearbeitung d.3 smart explorer d.3one d.3one in Office d.3 mobile

Prozesse, Vorgänge, Aufgaben decs.flow dbs | case manager d.ecs task Prozessportal, Formulare

Klassifizieren und Automatisierung d.velop inbound scan dbs | invoice reader d.velop | documentreader

Exportieren, Zustellen

decs.pdf collector foxdox.connect

Zentraler Sammelort für sämtliche Infomation

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8.1 8.2 9.0

heute 2019 ?

Produkte im Wandel

Trends: Webbasierte Oberflächen und Apps im Frontend Microservices/Apps im Backend

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Der Wechsel auf d.3one in Microsoft Office

• d.link for Microsoft Office ist zu 03/2019 abgekündigt

• d.3one in Microsoft Office ist eine mögliche Alternative

• Vorlagenverwaltung einfach gemacht

• Microsoft Word Dokumente direkt in einer Akte erstellen

• Microsoft Word, Excel oder Powerpoint Dokumente in d.3ecm ablegen

in Microsoft Office

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in Microsoft Office

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Mobiles

Arbeiten

d.3 mobile

DMS

Arbeitsplatz

Arbeitszeitmodelle

Kommunikation

Attraktivität

Flexibilität

Zeitgemäß

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Prozessmanagement

Workflowmanagement

Vorgangsmanagement

Arbeitsfluss & Mitarbeiter Self Service

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Workflowmanagement

Vorgangsmanagement

https://www.d-velop.de/loesungen/vorgangsmanagement/

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Aufgaben

Der neue „Postkorb“ • Auf Basis der neuen Architektur • Moderne HTML5-Oberflächen

• Kann autark genutzt werden • Mögliche Alternative zum d.3 Postkorb • Verfügbar mit dem d.3 smart explorer 8.2 (geplant)

d.ecs task

Aufgaben verwalten • Aufgaben erstellen • Aufgaben delegieren • Aufgaben annehmen • Aufgaben erledigen

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Prozesse Mit der Funktion Prozessportal und Formularintegration verfügen Sie über die Möglichkeiten, für alle d.3 Anwendungen (z.B. d.3 smart explorer, d.3 mobile, d.3one) durchgängig dokumentenabhängige und -unabhängige webbasierte Apps bzw. Plugins zu erstellen und so für eine optimale Prozessdigitalisierung zu sorgen.

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Prozesse

Formulare Bedarfsmeldung Ausgangsrechnung Fortbildungsmaßnahme Bewerbermanagement Planstellenfreigabe Personalratsprozess Vergabebegleitprozess Kundendienstprozess Kilometerentschädigung FAD Workflow Überstundenanordnung Checklisten Eintritts- und Austrittsprozesse

Verfahrensakte anlegen d3 Gruppenmitglieder Dokumente im Workflow …

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Formularperspektive

mit Dokumentbezug

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Lösungen

Prozesse eRechnung

EN 16931

XRechnung wird kommen

https://www.schuetze-consulting.ag/themen/erechnung/ gesetzliche-regelungen-zur-erechnung.html

Neue Funktionen im dbs | invoice reader 2.3.0 (digitale Eingangsrechungverarbeitung) Verarbeitung von XRechnungen Verarbeitung von ZUGFeRD 2.0/Factur-X Rechnungen

Klassifikation und Automatisierung

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d.velop | documentreader

Q4 / 2018 Rechnung Q1 / 2019 Bestellung Q2 / 2019 Auftragsbestätigung Q4 / 2019 Posteingang

Nächste Schritte Personalakten Branchenspezifische Lösungen

Klassifikation und Automatisierung

Ziel: dem Benutzer Arbeit abnehmen

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Mit d.velop inbound scan können Sie Seiten aus verschiedenen

Quellen, etwa von einem Scanner, zu einer digitalen

Einheit, einem sogenannten Stapel, zusammenfassen. Sie

können die Seiten des Stapels beliebig umsortieren und

bearbeiten, etwa drehen. Den Stapel können Sie schließlich als

PDF-Datei auf der Festplatte oder in d.3 speichern.

d.velop inbound scan

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decs.pdf collector Mit dem d.ecs pdf collector stellen Sie sich aus verschiedenen Akten und Dokumenten flexibel eine neue PDF-Datei zusammen, die Sie dann lokal speichern oder in einem d.3-Repository ablegen können. Die PDF-Datei kann direkt digital weiter verarbeitet werden. Zusätzlich können Sie noch ein persönliches Anschreiben anfügen, sowie die Redlining-Informationen und Signaturen mit exportieren.

Über die Vorschaufunktion haben Sie Ihr zu exportierendes Dokument dabei immer im Blick. Quelle: decspdfcollector.pdf Handbuch der d.velop AG

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https://www.d-velop.de/foxdox/foxdox-home

foxdox.connect

Eine Möglichkeit

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Usability

Sprachsteuerung, z.B. bei einer Suche über smart mobile

Künstliche Intelligenz: die Software lernt und macht Vorschläge

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Feedback

Anregungen Vorschläge

Geben Sie uns ihr Feedback zu den Produkten aus ihrer täglichen Arbeit Wir stellen ihre Anliegen ins

von d.velop

Geben Sie uns Anregungen und Vorschläge wie ihre tägliche Arbeit mit ihren Dokumenten noch

verbessert werden könnte Themen am Stand Tools & Tipps decs.pdf collector d.ecs forms E-Mail Client d.ecs forms Exportmanager Attributexport Excel d3 csv-Importer d3 Tansfer Prozessportal

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Fragen?

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Danke

für‘s Zuhören für ihre Aufmerksamkeit

Referenten in alphabetischer Reihenfolge Hubert Haan Falk M. Trauttmansdorff

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