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aws erp-Kredite

Zum Nachweis der Anerkennbarkeit von Kosten bei investiven und F&E-Projekten und der widmungsgemäßen

Verwendung von Förderungsmitteln (inklusive Mittel aus dem EFRE-Strukturfonds)

A. Einleitung

Die Sicherstellung der widmungsgemäßen Verwendung von Förderungsmitteln steht im zentralen Interesse der

Förderungsgeberinnen und Förderungsgeber. Aus der Perspektive eines integrierten Qualitätsmanagements ist es

nicht ausreichend, erst bei der Projektabrechnung Festlegungen über die Förderungsfähigkeit und Anerkennbarkeit

von Kosten zu treffen, sondern bereits bei der Interpretation der Richtlinien vor Genehmigung einer Förderung

anzusetzen.

Fragen der Förderungsfähigkeit und Anerkennbarkeit von Kosten sind im Laufe der Bearbeitung eines

Förderungsfalles beginnend von der ersten Beratung über die Begutachtung eines konkreten Projektes im

Genehmigungsverfahren, bis hin zur Abrechnungskontrolle ständig zu beantworten. Die Vielfalt der Detailfragen

reduziert sich bei näherer Betrachtung auf die Behandlung von investiven Projekten einerseits, bei denen Kosten für

maschinelle Anlagen und Baulichkeiten im Mittelpunkt stehen, und auf F&E-Projekte andererseits, bei denen die

Bewertung von internen Personalkosten und die Zurechenbarkeit von Gemeinkosten die Hauptproblemfelder

darstellen.

Der vorliegende Leitfaden soll – ohne Anspruch auf Vollständigkeit – Orientierungshilfe für alle mit der Abwicklung und

Prüfung der Förderungsaktionen des ERP-Fonds befassten Personengruppen sein und die wichtigsten und

häufigsten Fragen hierzu beantworten.

Hauptaufgabe des Leitfadens ist es, so weit als möglich einheitliche Vorgangsweisen betreffend Form und Inhalt der

Prüfung von Anerkennbarkeit förderungsrelevanter Kosten sowie des Nachweises der widmungsgemäßen

Verwendung von Förderungsmitteln des ERP-Fonds festzulegen. In diesem Sinne liefert er einen entscheidenden

Beitrag zur Qualitätssicherung und zu mehr Transparenz im Förderungswesen.

B. Grundsätzliches

Grundsätzlich werden nur vollständige und ordnungsgemäß beendete Projekte (bzw. Teilprojekte oder in sich

abgeschlossene Projektphasen) gefördert. Demgemäß muss auch immer das gesamte abgeschlossene Projekt

abgerechnet werden. Die Abrechnung und Darstellung bis zur Höhe des seinerzeit als förderbar anerkannten

Präliminares genügt jedenfalls dann nicht, wenn die tatsächlichen (förderbaren) Projektkosten höher sind.

Wesentliche betragliche bzw. inhaltliche Änderungen (z. B. das Nichterreichen des Projektzieles, usw.) des der

Förderung zugrundeliegenden Projektes bzw. Projektteiles bedürfen zur Aufrechterhaltung der Förderung der

schriftlichen Zustimmung der Förderungsstelle.

C. Förderbare (anerkennbare) Kosten bei investiven (Teil-)Projekten

1. Allgemeines

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Anerkennung von Kosten in investiven (Teil-)Projekten bilden ohne

Anspruch auf Vollständigkeit u.a. (siehe auch Anhang 7):


— Verordnung (EG) Nr. 1080/2006 des Europäischen Parlamentes und des Rates vom 05. Juli 2006 über den

Europäischen Fonds für regionale Entwicklung

— Verordnung (EG) Nr. 1828/2006 der Kommission vom 08. Dezember 2006 zur Festlegung von

Durchführungsvorschriften zur Verordnung (EG) Nr. 1083/2006 des Rates mit allgemeinen Bestimmungen über

den Europäischen Fonds für regionale Entwicklung, den Europäischen Sozialfonds und den Kohäsionsfonds und

der Verordnung (EG) Nr. 1080/2006 des Europäischen Parlamentes und des Rates vom 05. Juli 2006 über den


— die Leitlinien für staatliche Beihilfen mit regionaler Zielsetzung der EU

— der Gemeinschaftsrahmen für staatliche Beihilfen an kleine und mittlere Unternehmen der EU

— die jeweiligen Förderungsrichtlinien der spezifischen Förderungsaktion

Als zentrale Definition ergibt sich daraus, dass die förderbaren Kosten sich aus allen dem Projekt zurechenbaren

Ausgaben bzw. Aufwendungen errechnen, die direkt, und tatsächlich entstanden sind. Eine generelle Beschreibung

der förderbaren Kosten bzw. die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Anerkennung von Kosten findet sich in den

jeweils der Förderung zugrundeliegenden Förderungsrichtlinien.

2. Eindeutig förderbare (anerkennbare) Kosten

Eindeutig förderbar sind alle projektbezogenen Kosten, die bezahlt wurden und aktiviert sind (in allen

Förderungsprogrammen für betriebliche Investitionen ist grundsätzlich die Aktivierung der geförderten Investitionen

durchzuführen).

Grundsätzlich förderbar (anerkennbar) sind dabei aber nur die laut Förderungszusage genehmigten und damit dem

Projekt zuordenbaren tatsächlichen von der Förderungsnehmerin bzw. dem Förderungsnehmer bezahlten

Nettobeträge (das heißt, durchlaufende Umsatzsteuerbeträge, Skonti, Rabatte sowie noch offene Haftrücklässe, etc.,

sind nicht anerkennbar). Dieser grundsätzlich förderbare bezahlte Nettobetrag wird noch durch vom Lieferanten

angebotene aber von der Förderungsnehmerin bzw. dem Förderungsnehmer nicht lukrierte Skonti reduziert (das

heißt, erfolgte die Zahlung erst nach Ablauf einer angebotenen Skontofrist ohne Abzug von Skonto, so ist der dabei

nicht abgezogene angebotene mögliche Skonto von den bis dahin förderbaren Kosten abzuziehen – siehe auch

Punkt 4.) Finanzierungskosten).

Sowohl das Datum der jeweils dazu gehörigen Rechnung als auch der Valutatag der Zahlung müssen ausnahmslos

innerhalb der im Förderungsvertrag bzw. in der Förderungszusage festgelegten Anerkennungsfrist liegen, das gleiche

gilt auch für damit im Zusammenhang stehende Lieferungen oder Leistungen im Rahmen des Projektes

(Planungskosten vor Stichtag sind zulässig, aber nicht förderfähig).

Achtung: Für Regionalbeihilfen basierend auf den „Leitlinien für staatliche Beihilfen mit regionaler Zielsetzung 2007 -

2013“ (2006/C 54/08) gilt künftighin, dass bereits vor Beginn der Arbeiten am zu fördernden Projekt ein konkreter

Förderungsantrag bei der zuständigen Förderungsstelle eingereicht worden sein muss und diese muss den Eingang

und die grundsätzliche Förderungswürdigkeit (vorbehaltlich einer späteren detaillierten Überprüfung) schriftlich

bestätigt haben! Erst dann kann mit den Arbeiten am Projekt begonnen werden, wobei man darunter die erste

verbindliche Verpflichtung zur Bestellung von Anlagen bzw. die Aufnahme der Bauarbeiten versteht!

3. Unter bestimmten Voraussetzungen förderbare (anerkennbare) Kosten

Folgende demonstrativ aufgezählte Kostenarten bzw. Zahlungen sind unter bestimmten Voraussetzungen förderbar

(anerkennbar):

— Zahlungen von Fremdwährungskonten oder in fremder Währung: anerkennbar ist der jeweils am Tag der Zahlung

mittels Tageskurs (Eurokurs) ermittelte Eurobetrag ohne Wechsel- oder Bankspesen, etc.

— Zahlungen unter Eigentumsvorbehalt eines Dritten (meist Bank) sind grundsätzlich anerkennbar, wenn das

Wirtschaftsgut bei der Förderungsnehmerin bzw. dem Förderungsnehmer aktiviert ist und der Gegenwert der

Zahlung der Bank (an den Lieferanten) als Verbindlichkeit auf einem Bankkonto der Förderungsnehmerin bzw. des

Förderungsnehmers unmittelbar aufscheint (beide Vorgänge sind nachzuweisen).

— Zahlungen mittels Gegenverrechnung (darunter ist der Ausgleich beiderseitiger Ansprüche aus Lieferungen und

Leistungen aus der jeweils üblichen Geschäftstätigkeit zu verstehen; siehe auch § 355 UGB) sind, wenn eindeutig

nachvollziehbar, und der Ausgleich fristenkonform (Investitionsdurchführungsfrist) erfolgt, anerkennbar.


— Davon zu unterscheiden sind Zahlungen, bei denen mittels in Zahlung geben (Rückgabe) eines anderen (meist

gebrauchten) Wirtschaftsgutes zumindest ein Teil des Kaufpreises geleistet wird. Dabei wird der vom Lieferanten

angerechnete Betrag für die Rücknahme des alten Wirtschaftsgutes (meist ein „Vorgängermodell“) nicht als

förderbar anerkannt, sondern nur der darüber hinausgehende zusätzliche (echte) Zahlungsbetrag. Es macht dabei

keinen Unterschied, ob die Anrechnung durch den Lieferanten (oder auch einem Dritten) direkt auf der

förderungsgegenständlichen Rechnung ausgewiesen ist, oder in einem gesonderten Vorgang erfasst ist (das

heißt, keine Förderung von reinen Ersatzinvestitionen - „Nettozuwachsförderung“).

— Eigenleistungen der Förderungsnehmerin bzw. des Förderungsnehmers müssen belegmäßig (projektbezogene

individuelle transparente Zeitaufzeichnungen, individuelle Lohnnachweise, Materialentnahmescheine, Kalkulation,

etc.) nachvollziehbar sein und in ihrer bzw. seiner Bewertung dem im Kapitel F&E hinsichtlich Personal-, Material-

und Gemeinkosten Gesagten entsprechen. Sie müssen jedenfalls aktiviert sein (Ausnahme F&E-Projekte, siehe

dort) und zwingend mittels Bestätigung einer Wirtschaftsprüferin bzw. eines Wirtschaftsprüfers nachgewiesen

werden. Bei Projekten welche auch mit EU-Strukturfondsmittel gefördert wurden, können nur nachgewiesene und

förderbare Gemeinkosten im Zuge von abgerechneten Eigenleistungen anerkannt werden, das heißt, keine

Anerkennung von (zwanzig Prozent) pauschalen Gemeinkosten (siehe Kapitel F&E).

— Leasing: Bei mittels aws erp-Krediten geförderten Projekten können Leasingfinanzierte Investitionen (indirektes

Leasing) anerkannt werden, wenn die Leasingnehmerin bzw. der Leasingnehmer schon beim Kreditantrag ein

entsprechendes verbindliches Leasinganbot hierzu vorgelegt hat.

Bei diesen durch Leasing finanzierten einzelnen Wirtschaftsgütern ist grundsätzlich darauf zu achten, dass der

jeweilige Leasingvertrag einen der gewöhnlichen Nutzungsdauer des geleasten Wirtschaftsgutes annähernd

entsprechenden Leasingzeitraum vorsieht, oder eine Rückkaufklausel enthält. Mit den Förderungsmitteln sind

grundsätzlich Mietvorauszahlungen zu leisten, welche 30 % des Nettohandelswertes des Leasinggutes nicht

übersteigen (bzw. 50 % inklusive Kaution). Anrechenbar sind für die Ausnützung des aws erp-Kredites nur die

tatsächlich geleisteten Zahlungen (Mietvorauszahlung, Kaution, Leasingraten). Für die Feststellung der aws erp-

anerkennbaren Kosten wird allerdings der Nettohandelswert laut Leasingvertrag anerkannt (ebenso wie für die

Bemessung der aws erp-Kreditquote).

Bei Zuschussförderungen (z. B. ELER, AMFG, EFRE) werden leasingfinanzierte Investitionen derzeit nicht

praktiziert.

— Mietkauf: Bei mittels aws erp-Kredit-geförderten Projekten können Finanzierungen von Investitionen mittels

sogenannten Mietkauf anerkannt werden, wenn das entsprechende Wirtschaftsgut bei der Förderungsnehmerin

bzw. beim Förderungsnehmer aktiviert ist, dem ERP-Fonds keine Finanzierungskosten (Zinsen, Provisionen, etc.)

abgerechnet werden und die Dauer des vertraglich festgelegten Mietkaufes (letzte Rate) innerhalb der

genehmigten Investitionsdurchführungsfrist liegt. Die vollständige Bezahlung des Wirtschaftsgutes durch die den

Mietkauf abwickelnde Gesellschaft (meist Bank oder Leasingunternehmen) an den ursprünglichen Lieferanten ist

nachzuweisen.

Bei Zuschussförderungen (z. B. ELER, AMFG, EFRE) werden mietkauffinanzierte Investitionen derzeit nicht

praktiziert.

— Zahlungen (Rechnungen) innerhalb eines Konzernes (bzw. innerhalb verbundener Unternehmen) für im Konzern

hergestellte (oder veredelte) Wirtschaftsgüter oder dergleichen sind grundsätzlich anerkennbar, wenn diese

eindeutig nachvollziehbar sind und in ihrer Höhe den üblichen Nettohandelswert eines solchen zugrundeliegenden

Wirtschaftsgutes nicht übersteigen. Der Nachweis hierzu ist in Zweifelsfällen von der Förderungsnehmerin bzw.

vom Förderungsnehmer zu erbringen. Auch Zahlungen für konzernintern an die Förderungsnehmerin bzw. an den

Förderungsnehmer weitergegebene reine Handelsware ohne jegliche Wertschöpfung zu Einstandskosten ohne

Aufschlag sind anerkennbar wenn eindeutig nachvollziehbar. (Zu Kosten für den Erwerb von Patenten, Lizenzen,

technischer Kenntnisse innerhalb verbundener Unternehmen siehe Punkt 4.)

— Zahlungen an (Rechnungen von) Zwischenhändler(n) sind dann anerkennbar wenn entweder das Wirtschaftsgut

anders nicht zu erwerben war (z. B. Generalvertreterinnen, Handelsvertreter, etc.) oder das Wirtschaftsgut ohne

Aufschläge von Dritten erworben werden konnte. Einen entsprechenden Nachweis hat die Förderungsnehmerin

bzw. der Förderungsnehmer im Zweifelsfall zu erbringen.

— Vertragserrichtungskosten (Notar) sind anerkennbar, wenn sie im unmittelbaren (förderbaren)

Projektzusammenhang stehen (ohne öffentliche Gebühren und Abgaben) und im Förderungsvertrag

(Kostengliederung) angeführt sind.


— Büroeinrichtung: In den Förderungsprogrammen für betriebliche Investitionen (aws erp-Regionalprogramm, aws

erp-Technologieprogramm, aws erp-KMU-Programm, aws Arbeitsmarktförderung) sind unter Einrichtungen

grundsätzlich Produktionseinrichtungen zu verstehen. Um förderbar zu sein, sollten Büroeinrichtungen einen klar

definierten Projektbezug haben und im Förderungsvertrag (Kostengliederung) angeführt sein. Beispielsweise kann

bei industrienahen Dienstleistern oder Unternehmensgründungen (oder Neuerrichtungen) die Büroeinrichtung als

projektgegenständlich dargestellt werden. In aws erp-Technologieprojekten kann die Büroausstattung

projektgegenständlich sein, wenn sie ausschließlich für Forschungszwecke benützt wird. Im aws erp-

Infrastrukturprogramm ist explizit (siehe Richtlinien) die Ausstattung des Zentrumsmanagements und eine

Basisausstattung des Technologie- oder Gründerzentrums generell förderungsfähig, so ferne die Einrichtungen

bei der Errichtungs- bzw. Betriebsgesellschaft, nicht aber bei den angesiedelten Firmen aktiviert werden.

— Außenanlagen: Außenanlagen, wie Zufahrtsstraßen, Freilagerplätze, Parkplätze, Beleuchtung, Markierungen und

Grundstücksbegrünung, etc. sind im Regelfall als Baukosten zu behandeln und grundsätzlich im

projektnotwendigen Ausmaß förderfähig.

— Sozialräume: Wie für alle anderen Baukosten gilt auch hier, dass grundsätzlich ein Projektbezug herzustellen ist

und die Anerkennung auf das projektnotwendige Ausmaß beschränkt ist. Einrichtungen für Sozialräume sind nicht

förderbar.

Beispielsweise kann bei einer substantiellen Betriebserweiterung und einer entsprechenden Aufstockung des

Beschäftigtenstandes aufgrund von Vorschriften des Arbeitnehmerschutzes oder ähnliches die Miterrichtung von

Sozialräumen zwingend vorgeschrieben und somit projektnotwendig sein.

— Netzbereitstellungsentgelte (für Strombezugsrechte zur Bereitstellung von sogenannten Netz- bzw. Stromebenen)

bei Projektbezug (nicht gemeint ist dabei das sogenannte Netzzutrittsentgelt zur erstmaligen Herstellung eines

Stromanschlusses).

— Schulungskosten: Beihilfen, die Einzelpersonen (auch auf dem Umweg über eine Pauschalverrechnung mit dem

Betrieb) für Höherqualifizierungsmaßnahmen und Ausbildungsmaßnahmen gewährt werden, müssen bei der EU

als solche notifiziert sein. Die aws erp-Programme sind nicht als Ausbildungsbeihilfen notifiziert.

Folgende Schulungskosten können bei investiven Projekten anfallen:

„Einschulung“ auf eine neue Produktionsanlage durch den Maschinenhersteller oder andere Externe: Hierbei

handelt es sich um eine projektbezogene externe Beratung, die zumeist normal fakturiert wird und oft bereits im

Lieferumfang der Maschine enthalten ist. Unabhängig davon, wo diese Einschulung stattfindet, sind lediglich die

dafür fakturierten Kosten förderbar (siehe Richtlinien: immaterielle Kosten), nicht jedoch die internen

Personalkosten für den Zeitaufwand der eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder etwaige Reisekosten zum

Ort der Einschulung. In der Kostengliederung sollten diese Kosten zweckmäßigerweise als externe Beratung

klassifiziert werden.

Einschulung auf neue Anlagen durch internes Personal: Hierbei handelt es sich um laufenden Betriebsaufwand,

der zudem nicht aktivierungsfähig ist. Diese Kosten sind nicht förderungsfähig.

Besuch von Kursen (projektunspezifische Höherqualifizierung einzelner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, z. B.

Standardsoftware, Sprachen, Managementseminare, ...) Hierbei handelt es sich um eine Ausbildungsmaßnahme

für die jeweiligen Einzelpersonen. Ein Projektbezug ist nicht herstellbar. Diese Kosten sind daher nicht förderbar.

4. Eindeutig nicht förderbare (anerkennbare) Kosten sind

— Kosten für gebrauchte Wirtschaftsgüter (Ausnahmen bei gebrauchten Wirtschaftsgütern aus Konkursen möglich).

Ebenso sind Zuleistungen (z. B., Montage, etc.) zu gebrauchten Wirtschaftsgütern nicht förderbar (außer bei

wirklich substantieller Änderung des gebrauchten Wirtschaftsgutes möglich)

— Umsatzsteuer und andere Steuern (Abgaben) und Gebühren sofern sie nicht tatsächlich und endgültig von der

bzw. vom Begünstigten getragen werden

— Abbruchkosten (gemeint sind nur großflächige Abrisskosten wie z. B. Abriss ganzer Gebäude, nicht reine

Adaptierungen oder Umbauten)

— Finanzierungskosten (darunter sind auch auf der Rechnung angebotene, aber nicht lukrierte Skonti zu verstehen)

— Bankspesen, (z. B. Umwechselspesen, Bankprovisionen bei Nichteurozahlungen, etc.)

— Kosten für einzelne geringwertige Wirtschaftsgüter, die nicht Teil eines über diese Grenze hinausgehenden

Wirtschaftsgutes sind (und nicht aktiviert werden)

— Kosten für kurzlebige Wirtschaftsgüter


— Kosten für nicht aktivierte Investitionen (gilt nicht für die reinen aws erp-Technologieförderungsprogramme

— Kosten für nicht am genehmigten Projektstandort befindliche Wirtschaftsgüter (bei Regionalförderungen)

— Kosten für Kfz (außer innerbetriebliche Transportmittel ohne öffentliche Zulassung)

— Kosten für Mobiltelefone, mobile Digitalkameras, Rasenmäher, Schneepflüge, allgemeine Reinigungsgeräte oder

ähnliches

— Kosten für Laptops (oder dergleichen), die nicht unmittelbar und ausschließlich am Investitionsstandort für den

produktiven Bereich verwendet werden (Regionalförderung)

— Kosten für Bewirtung, Gleichenfeiern oder ähnliches

— Kosten für eigene Bauaufsicht und eigene Bauplanung

— Kosten für Ersatzteile (Ausnahme: Erstausstattungen)

— Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung (Reparaturen)

— Betriebsmittel (z. B. Kraftstoffe, etc.)

— Kosten für den Erwerb von Patenten, Lizenzen oder technischen Kenntnissen innerhalb von verbundenen

Unternehmen i.w.S.

— Rechnungen, die nicht auf die Förderungsnehmerin bzw. den Förderungsnehmer lauten, bzw. Zahlungen, die

nicht von der Förderungsnehmerin bzw. vom Förderungsnehmer geleistet wurden

— (Teil-) Beträge aus Zahlungen für Investitionen, für die nachträglich Gutschriften gewährt bzw. rückverrechnet

wurden (in Höhe der Gutschrift). Gleiches gilt für Haftrücklässe die gegen eine aufrechte Bankgarantie des

Lieferanten bezahlt wurden.

(Anmerkung: Behandlung von Wirtschaftsgütern aus Konkursen: keine EU-Finanzierung)

D. Förderbare (anerkennbare) Kosten in F&E-(Teil-)Projekten

1. Allgemeines

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Anerkennung von Kosten in F&E-Projekten bilden

— der Gemeinschaftsrahmen für staatliche Forschungs-, Entwicklungs- und Innovationsbeihilfen der EU

— die jeweiligen Förderungsrichtlinien der spezifischen Förderungsaktion

— in Einzelfällen wo Projekte aus dem EFRE-Strukturfonds unterstützt werden: Verordnung (EG) Nr. 1080/2006 des

Europäischen Parlamentes und des Rates vom 05. Juli 2006 über den Europäischen Fonds für regionale

Entwicklung Verordnung (EG) Nr. 1828/2006 der Kommission vom 08. Dezember 2006 zur Festlegung von





Als zentrale Definition ergibt sich daraus, dass die förderbaren Kosten sich aus allen dem Projekt zurechenbaren

Ausgaben bzw. Aufwendungen errechnen, die direkt, tatsächlich und zusätzlich (zum herkömmlichen

Betriebsaufwand) entstanden sind.

Generell nicht förderbar sind unter anderem folgende Kostenarten:

— Marketing, Werbung und Vertrieb

— Finanzierungskosten

— kalkulatorische Wagnisse

— kalkulatorische Zinsen

— Gewinntangente

Ebenfalls nicht förderbar sind des weiteren Kosten vor dem vertraglich festgelegten Anerkennungsstichtag).

In F&E-Förderungsprogrammen (wie z. B. aws erp-Technologieprogramm) ist die Aktivierung nicht zwingend

erforderlich.


Kostenarten

a) Personalkosten

Personaleinzelkosten

Förderbar sind laut den einschlägigen Richtlinien ausschließlich Personalkosten von Mitarbeiterinnen und

Mitarbeitern, die ganz oder teilweise für das betrachtete F&E-Vorhaben eingesetzt werden. Die Personalkosten

setzen sich aus den direkten Gehalts- bzw. Lohnkosten und den Personalnebenkosten zusammen.

Zur Berechnung der Personalkosten und Personalnebenkosten ist vom Grundsatz auszugehen, dass nur individuell

ermittelte Stundensätze auf Basis des Bruttogehalts (ev. Bruttolohns) und der Normalarbeitszeit der jeweiligen

Projektmitarbeiterin bzw. des jeweiligen Projektmitarbeiters anerkannt werden können. Es wird die vereinfachende

Annahme getroffen, dass das geförderte Projekt im Rahmen der Normalarbeitszeit durchgeführt wird. Überstunden-

zuschläge finden daher in den anerkannten Personalkosten keine Berücksichtigung.

Als Personalnebenkosten gelten Sonderzahlungen, Dienstgeberbeiträge zur Sozialversicherung, Sozialleistungen,

Abfertigungen, bezahlte Nichtanwesenheitszeiten (Urlaub, Krankenstand, Feiertage). Die Personalnebenkosten

können als Zuschlagsatz zu den direkten Gehalts- bzw. Lohnkosten ausgedrückt werden. Es werden grundsätzlich

nur nachgewiesene Gehaltsnebenkosten anerkannt. Eine pauschale Anerkennung von z. B. 100 %

Gehaltsnebenkosten zum Bruttomonatsgehalt kann nicht erfolgen.

Zur Ermittlung der anerkennbaren Kosten wird bei der Abrechnung der Stundensatz inklusive der anteiligen

Personalnebenkosten dann mit der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit gemäß der projekt- und personenbezogenen

Zeitaufzeichnungen multipliziert.

Beispiel:

— Ein Projekt hat einen Durchführungszeitraum von einem Jahr.

— Eine Projektmitarbeiterin bzw. ein Projektmitarbeiter erhält über den gesamten Projektzeitraum ein

gleichbleibendes Bruttomonatsgehalt von EUR 4.000,00 bei einer Normalarbeitszeit von 38,5 Wochenstunden.

Ihr bzw. sein Stundensatz ohne Berücksichtigung der Personalnebenkosten errechnet sich daher aus

Bruttomonatsgehalt × 12

_________________________________________

Wochenstunden Normalarbeitszeit × 52,25 Wochen

Mit den Zahlen des Beispiels ergibt sich so ein Stundensatz ohne Personalnebenkosten in Höhe von

EUR 23,87.

— Es wurden zwei Bruttogehälter Sonderzahlung und darüber hinaus keine Sozialleistungen oder geldwerte

Leistungen (vertraglich geregelte Leistungsprämie, Dienstwagen, Jahresnetzkarte etc.) ausbezahlt oder erbracht.

— Die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter hat fünf Wochen Urlaub konsumiert und befand sich elf Tage im

Krankenstand.

Damit hat das Unternehmen bezogen auf diese Mitarbeiterin bzw. diesen Mitarbeiter Personalnebenkosten in Höhe

von 96 % des Bruttogehalts nachgewiesen.

Der Stundensatz für die Berechnung der anerkennbaren Kosten beträgt daher EUR 46,78.

Es wurden gemäß Projektaufzeichnungen 1.200 Stunden für das Projekt geleistet. Die anerkennbaren Kosten für

diese Mitarbeiterin bzw. diesen Mitarbeiter betragen daher EUR 56.139,23.

Hinweis: Ändert sich das Bruttogehalt der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters oder die Grundlagen für die

Berechnung der Personalnebenkosten während der Projektlaufzeit, sind für den Nachweis der tatsächlich

entstandenen und anerkennbaren Kosten entsprechende Zeitabschnitte zu bilden, und für jeden Abschnitt die jeweils

zutreffenden Stundensätze zu errechnen und mit der Anzahl der in den jeweiligen Zeitabschnitten geleisteten

projektbezogenen Stunden zu multiplizieren.


Personalgemeinkosten

Förderungsfähig sind Overheadkosten, die direkt durch das F&E-Projekt verursacht werden und nur mit extrem

hohem Aufwand als Einzelkosten zu identifizieren wären.

Die Zuteilung der Gemeinkosten muss transparent und plausibel sein. Die Gemeinkosten müssen (z. B. nach

Arbeitszeit, Gehaltskosten, Bürofläche) sämtliche für das Unternehmen (Betrieb, Dienststelle) insgesamt sachlich in

Betracht kommenden Kostenstellen (und nicht nur einzelnen EU-kofinanzierten Vorhaben) zugeordnet werden. Die

einem EU-kofinanzierten Vorhaben zugerechneten Gemeinkosten dürfen keine Elemente enthalten, die von einer EU-

Kofinanzierung grundsätzlich ausgeschlossen sind (z. B. Finanzierungskosten, kalkulatorische Kosten). Direkt dem

Vorhaben als Einzelkosten verrechnete Kosten dürfen nicht gleichzeitig auch in den Gemeinkosten verrechnet

werden.

Grundsätzlich müssen auch Gemeinkosten durch tatsächliche Zahlungen nachgewiesen werden.

i) Ermittlung bei Unternehmen ohne Kostenträgerrechnung

Bei Unternehmen ohne Kostenrechnung ist die detaillierte Ermittlung des tatsächlichen Gemeinkostensatzes mangels

dazu notwendiger Aufzeichnungen unmöglich.

Bei Unternehmen mit adäquater Kostenrechnung ist es trotzdem oft sehr aufwändig, die nicht förderungsfähigen

Kostenarten herauszufiltern.

Im Rahmen des aws erp-Technologieprogramms kann bei nicht EU-kofinanzierten Projekten in begründeten Fällen

zur Vereinfachung der Abwicklung bei der Abrechnung die pauschale Anerkennung von 20 % Gemeinkosten auf den

zuvor ermittelten individuellen Stundensatz vereinbart werden.

ii) Ermittlung bei Unternehmen mit Kostenträgerrechnung

Bei Vorliegen einer vollständigen und kohärenten Kostenstellen- bzw. Kostenträgerrechnung werden höhere

Gemeinkostenzuschläge akzeptiert, wenn

— alle nicht förderungsfähigen Kostenarten herausgefiltert wurden, und

— der Zuordnungsmechanismus der Gemeinkosten offen gelegt wurde.

Insbesondere sind herauszufiltern:

— Marketing, Werbung und Vertrieb

— Finanzierungskosten

— kalkulatorische Wagnisse

— kalkulatorische Zinsen

— Gewinntangente

— einzelverrechnete Kosten

— Abschreibungen für Anlagen, die ohnehin zur Gänze einzelverrechnet werden.

— Umlage von Unterauslastungen anderer Unternehmensbereiche auf die Kostensätze des F&E-Bereiches.

Sonderfall: Geschäftsführende Gesellschafterinnen und Gesellschafter

Ist eine Geschäftsführerin bzw. ein Geschäftsführer zu 25 % oder weniger am Unternehmen beteiligt, gilt sie bzw. er

als Angestellte bzw. Angestellter. Die Ermittlung ihres bzw. seines Stundensatzes erfolgt analog zu Punkt 2. a) und b).

Ist die Geschäftsführerin bzw. der Geschäftsführer hingegen zu mehr als 25 % am Unternehmen beteiligt, gibt es in

der Regel keine vertraglich geregelten, zahlungswirksamen Gehaltskosten und es gilt folgende Regelung:

— Als förderbar anerkannt werden ausschließlich die projektbezogenen Arbeitsstunden von geschäftsführenden

Gesellschafterinnen und Gesellschaftern kleinster Unternehmen (das sind in der Regel Unternehmen mit maximal

zehn unselbstständig beschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die aber im Übrigen der KMU-Definition der

EK entsprechen).

— Arbeitsstunden von Geschäftsführenden Gesellschafterinnen und Gesellschaftern größerer Unternehmen werden

nicht anerkannt.


— Es können akzeptable Personalkosten gegebenenfalls durch einen gut dokumentierten Nachweis von

Opportunitätskosten (was würde die Erbringung der Leistung durch einen Angestellten vergleichbarer

Qualifikation kosten?) glaubhaft gemacht werden.

HINWEIS: Wegen der erheblichen Nachweisprobleme sollte eine derartige Form der Projektträgerschaft bei EU-

kofinanzierten Projekten jedoch möglichst vermieden werden.

b) Sachkosten und Sonstige Kosten

Externe F&E-Kosten

Aufwendungen für externe F&E-Aufträge mit direktem Projektbezug sind förderungsfähig.

Alle anerkennbaren externen Kosten verstehen sich exklusive Abgaben, wie z. B. Umsatzsteuer (mit Ausnahmen).

Reisekosten

Reisekosten (Diäten, Nächtigungskosten, Fahrtkosten) sind anrechenbar, wenn sie nach den steuerrechtlichen

Bestimmungen in Österreich als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können oder den dienstrechtlichen

Regelungen für öffentlich Bedienstete entsprechen.

Sachkosten

Darunter ist Material, das ausschließlich für das F&E-Projekt genutzt wird, zu verstehen; jedoch werden geringwertige

Wirtschaftsgüter im Allgemeinen nicht anerkannt. Ebenfalls keine Förderbarkeit besteht für Werbe-, Vertriebs- und

Marketingaufwendungen.

Anlagen („Maschinenstunden“)

Maschinelle Anlagen, die im Zuge von Pilot- bzw. Demonstrationsvorhaben über einen definierten Zeitraum

(Projektlaufzeit) ausschließlich für dieses Projekt verwendet werden, können in Form einer aliquotierten Abschreibung,

oder, wenn sie nicht ausschließlich für das F&E-Vorhaben verwendet werden, in Form von Maschinenstundensätzen

anerkannt werden. Anhand von Bilanz und Anlagenspiegel ist hierbei die Dauer des Abschreibungszeitraums – unter

Umständen gemeinsam mit der Förderungswerberin bzw. dem Förderungswerber – zu bestimmen. Für EDV-Hard-

und Software wird seitens des ERP-Fonds generell mit dreijähriger Abschreibungsdauer gerechnet, im Rahmen des

aws erp-Technologieprogramms wird projektbezogene Hard- und Software – soferne richtliniengemäß zulässig – in

vollem Kostenumfang anerkannt.

Leasing

Behandlung erfolgt sinngemäß wie bei investiven Projekten bzw. Projektteilen.

E. Art des Nachweises

1. Nachweis bei investiven Projekten

a) Gesamtverwendungsnachweis (= GVN) bzw. Endabrechnung („Soll-Ist-Vergelich“)

Grundsätzlich hat jede aws erp-Förderungsabrechnung aus einer Gegenüberstellung des Präliminare gemäß

Förderungszusage (analog der Gliederung des in der jeweiligen Förderungsbewilligung genehmigten

Investitionsvorhabens) mit den tatsächlichen Ist-Kosten zu bestehen (= Gesamtverwendungsnachweis, GVN)

Ein nicht verbindliches Muster ist in Anlage 1 dargestellt.

Der Gesamtverwendungsnachweis stellt eine Zusammenfassung der unter b.) beschriebenen Kredit (Förderungs-)

Verwendungsnachweisliste dar. Der GVN ist generell von der Förderungsnehmerin bzw. vom Förderungsnehmer

firmenmäßig zu fertigen. Bei Abrechnungen von aws erp-Krediten ist zusätzlich von der aws erp-Treuhandbank

bankmäßig mit dem Passus” anhand der Originalbelege überprüft und für in Ordnung befunden” zu unterfertigen.

Neben den Gesamtkosten in den einzelnen Kostenpositionen sind auch gegenüber dem Projektrahmen entstandene

Mehr- oder Minderkosten ziffernmäßig darzustellen. Etwaige Kostenabweichungen von 10 % oder mehr gegenüber

den gemäß der jeweiligen Förderungszusage genehmigten Ansätzen oder generelle Änderungen des Projektes

sollten formlos auf einem separaten Beiblatt kurz begründet werden.


b) Kredit-(Förderungs-)-Verwendungsnachweisliste: (= KVN-Liste oder Detailliste).

Jedem Gesamtverwendungsnachweis ist zwingend eine KVN-Liste beizufügen. Hier sind die einzelnen im GVN

bereits positionsweise zusammengefassten Rechnungen und Zahlungen detailliert aufzulisten. Diese Auflistung soll

eine blockweise Zuordnung zu den Positionsbezeichnungen des GVN ermöglichen.

Ein nicht verbindliches Muster hierfür ist in Anlage 2 dargestellt.

Die KVN-Liste sollte neben der Bezeichnung der Förderungsnehmerin bzw. dem Förderungsnehmer und der

jeweiligen Förderungszusagenummer enthalten:

— Zuordnung zur Teilposition (Pos.Nr.) des Projektes gemäß Förderungszusage (sinnvoll wäre die Verwendung

eines eigenen Blattes pro Teilposition)

— Gegenstand: Bezeichnung der Art der Investitionen bzw. des Investitionsgutes

— Zahlungsempfängerin bzw. Zahlungsempfänger (Lieferant): Bezeichnung des Rechnungslegers bzw. Lieferanten

— Sonstiges (z. B. Währung, etc.)

— Rechnungsbetrag (brutto) so wie er auf der Rechnung aufscheint

— Rechnungsdatum

— Zahlungsdatum (Valutatag)

— Datum der Lieferung bzw. der Leistung oder (für Regionalbeihilfen auf Basis der sogenannten „Regionalleitlinien“)

des Beginns der Bauarbeiten bzw. der ersten Verpflichtung zur verbindlichen Bestellung von Anlagen.

— Zahlungsbetrag in Euro brutto

— Förderungsrelevante Kosten: hier ist der jeweils tatsächlich bezahlte Betrag ohne Umsatzsteuer, ohne Rabatte,

Skonti (auch ohne angebotene nicht lukrierte) sowie eventuell noch offener Haftrücklässe oder dergleichen

anzugeben (und nicht die oftmals theoretischen Rechnungsnettobeträge)

— Seitennummer

— Zwischensumme bzw. Seitenüberträge

— Datum und firmenmäßige Fertigung (Stempel und Unterschrift)

— Bei aws erp-Krediten: bankmäßige Fertigung

c) Teilabrechnungen von geförderten Projekten

Auch für Teilabrechnungen von geförderten Projekten gilt das unter a.) und b.) Angeführte.

2. Nachweis bei F&E- (Teil-) Projekten

Auch bei F&E- (Teil-) Projekten gilt das unter 1.) gesagte sinngemäß.

F. Prüfung von Projektkosten

1. Allgemeines

Eine Prüfung von förderungsrelevanten Kosten sollte grundsätzlich vor Ort erfolgen und nur aufgrund bereits

vorliegender Verwendungsnachweislisten (siehe Punkt E 1.)) sowie anhand der dazugehörigen Originalbelege.

Dies sind im Wesentlichen:

— Rechnungen (Definition der Rechnung laut Umsatzsteuergesetzgebung; wenn nötig inklusive Bestellungen,

Lieferscheinen, Anboten, Verträgen, etc.)

— Zahlungsunterlagen (Zahlscheine, Kassabelege, Auszüge elektronischer Zahlungsmedien, etc.)

— Bankauszüge und -belege (Kassabuch) als Nachweis der erfolgten Zahlung

— Anlageverzeichnis (Inventar, Sachkonten)

— (testierte) Bilanzen und G+V

— Aktivierungsnachweis durch Wirtschaftsprüferin bzw. Wirtschaftsprüfer

— Projektbezogene individuelle transparente Zeitaufzeichnungen (Stundenlisten) oder dergleichen

— Lohn- und Gehaltsaufzeichnungen

— Materialentnahmescheine oder dergleichen

— Kostenrechnung

— Sonstige geeignete Unterlagen


Rechnungen sind immer (ohne Ausnahme) anhand des Originals zu prüfen! Hinsichtlich des Zahlungsbeleges und

des Kontoauszuges, etc. kann den jeweiligen betrieblichen Umständen entsprechend, in begründeten Fällen, auch

anhand einer Kopie geprüft werden (es sollten diesfalls allerdings stichprobenartig einige Originale eingesehen und

verglichen werden).

Belege welche zur Aufbewahrung im Einklang mit den einschlägigen Bestimmungen gescannt, verfilmt (Mikrofiches

von Originalen), oder sonst wie elektronisch erfasst wurden, können als Originale anerkannt werden. Liegen diese

Unterlagen nur in elektronischer Form vor, so muss das verwendete EDV-System anerkannten Sicherheitsstandards

genügen, die die Gewähr bieten, dass die aufbewahrten Unterlagen den nationalen Rechtsvorschriften entsprechen

und dass sie für Rechnungsprüfungszwecke glaubwürdig sind.

2. Abgrenzung „Bau“ (Gebäude) – „Technische Anlagen“ (Maschine)

Definition für Bauten (Gebäude)

Bauten (Gebäude) sind (nach der auch für die handelsrechtliche Bilanzierung verwendeten Definition im Steuerrecht)

Bauwerke auf eigenem oder fremdem Grund und Boden, die Menschen, Tieren oder Sachen durch räumliche

Umschließung Schutz gegen äußere Einflüsse gewähren, den Aufenthalt von Menschen gestatten können, fest mit

dem Boden verbunden, von einiger Beständigkeit und ausreichend standfest sind. Auch unter der Erdoberfläche

befindliche Bauwerke können Gebäude sein.

Diese Definition ist für unsere Problemstellung zur konkreten Abgrenzung zwischen eventuell nicht förderbarem Bau

und förderbarer technischer Anlage (Maschine) noch nicht ausreichend, sondern hat bestenfalls allgemeinen

Informationswert.

Maßgeblich zur Unterscheidung erscheint die Behandlung bei der Bilanzierung (Aktivierung) zu sein, sofern diese im

Einklang mit den Gliederungsvorschriften der Bilanz gemäß § 224 UGB steht.

Für die Abgrenzung zwischen Gebäude und beweglichem Anlagevermögen (technischer Einrichtung) ist wesentlich

die wirtschaftliche Zweckbestimmung bzw. die Verkehrsauffassung (siehe auch Steuerrecht und Spruchpraxis des

Verwaltungsgerichtshofes), das heißt, Einrichtungen und technische Anlagen, die im Wirtschaftsverkehr als Teile eines

Gebäudes angesehen werden sind in der Bilanz auch unter der Position Bauten (Gebäude) auszuweisen!

Bei Wohn- und Geschäftsgebäuden (Bürogebäuden) zählen nach der Verkehrsauffassung die meisten technischen

Gebäudeeinrichtungen (z. B. Elektro- und Sanitärinstallationen, Heizungs- und Klimaanlagen, Nachrichtenanlagen,

Fahrstühle) zum Gebäude. Ausnahmen gelten für Sonderinstallationen für bestimmte Räume, die wegen deren

besonderer Nutzung erforderlich sind (z. B. Sondervorrichtungen für Räume, in denen zentrale

Datenverarbeitungsanlagen untergebracht sind) oder andere mit dem Gebäude fest verbundene Einrichtungen, die

einen Nutzungs- und Funktionszusammenhang zum Betriebsprozess haben (z. B. Rohrpostanlagen).

Bei Fabriksgebäuden (Produktionshallen, Lagerhallen) sind technische Einrichtungen weniger dazu bestimmt, den

Aufenthalt der Menschen im Raum angenehm zu gestalten, sondern die Produktion bzw. Leistungserbringung zu

ermöglichen oder ihren Ablauf zu verbessern. Installationen für Kraftstrom, Einrichtungen zur Wärmeversorgung,

Transporteinrichtungen, etc. werden, auch wenn sie mit dem Gebäude fest verbunden sind, meist zum beweglichen

Anlagevermögen gezählt. Der Ausweis im Posten Technische Anlagen und Maschinen hat dann zu erfolgen, wenn

der Nutzungs- und Funktionszusammenhang weniger zum Gebäude als zum Betriebsprozess besteht.

Bei Gebäuden, die der Umhüllung einer technischen Betriebsanlage dienen, wie z. B. den baulichen Umschließungen

von Energiezentralen, ist der Ausweis im Bilanzposten Bauten üblich, obwohl diesen Bauten keine von der

technischen Anlage gesonderte Nutzungsmöglichkeit und Funktion zukommt und der Abschreibungszeitraum für

diese Bauten daher in der Regel mit dem Abschreibungszeitraum für die in dem Gebäude befindliche technische

Betriebsanlage übereinstimmt.

Eindeutig zu den Liegenschaften zu zählen sind die Außenanlagen (Straßen, Plätze, Kanäle, Schächte, Stützmauern,

die zur Herstellung bestimmter Niveauverhältnisse errichtet werden einschließlich der Kosten der damit verbundenen

Erdbewegungen), dasselbe gilt für die Einfriedung von Grundstücken.


Außerhalb von Gebäuden befindliche Betriebsanlagen die mit dem Grund und Boden fest verbunden sind, wie

Rohrleitungen, Eisenbahnanlagen (Schienen), Trafostationen, werden im Bilanzposten Technische Anlagen und

Maschinen ausgewiesen.

Zusammengefasst gesagt sollte man bei der Unterscheidung Bau – Technische Anlagen sich an der jeweiligen

Aktivierung orientieren.

Wenn diese zum Zeitpunkt der Entscheidung für die Förderbarkeit oder Nichtförderbarkeit meist noch nicht erfolgt ist,

sollte man folgendermaßen vorgehen:

— Frage an Firma: Wo wird diese Kostenposition aktiviert? (Bau oder technische Anlage/Maschine?). Ist dies im

Einklang mit obig gesagtem, dann sind diese Kosten auch förderungstechnisch so zu behandeln, das heißt, sie

sind förderbare Kosten oder eben nicht.

— Wo wurde eventuell eine analoge Kostenposition bisher (früher) von Firma aktiviert? (Wie war es bisher?) Vorsicht

ist geboten, wenn bisher auf Gebäude und jetzt auf einmal technische Einrichtung.

— Bei Zweifel an der Richtigkeit der Auskunft der Firma ist eigene Prüfung und Aufteilung der Kosten w.o.

notwendig.

Behandlung nach Verkehrsauffassung

bei reinen

Bürogebäuden bei Produktionsgebäude (Lagehallten)

Elektro, Sanitär, Heizung, Klima,

Nachrichtenanlagen, Fahrstühle, etc. eher Gebäude eher technische Einrichtung

Wenn gar nichts mehr hilft:

Faustregel: „Was ich nicht entfernen kann, ohne das Gebäude zu beschädigen, gehört zum Gebäude“.

3. Stichprobe (gilt nicht für EU-geförderte Projekte)

Die Prüfung einer Förderungsabrechnung kann auch mit Hilfe eines geeigneten Stichprobenverfahrens durchgeführt

werden (Ausnahme: Prüfung von Projektabrechnungen für EU-Förderungen). Dieses sollte mindestens die Qualität

des sogenannten „Dollar Unit Sampling“-Verfahrens (oder gleichwertiger) aufweisen. Dabei ist bei der Prüfung der

Belege grundsätzlich auf ein repräsentatives Verhältnis zwischen großen, mittleren, kleineren und kleinsten

Investitionen zu achten.

Unbedingt zu prüfen sind:

— die summenmäßig größten Positionen

— Positionen unter EUR 400,00 (ob GWG bzw. kurzlebig)

— Positionen der Verwendungsnachweisliste, die Teilzahlungen beinhalten

— Leasingfinanzierte Wirtschaftsgüter

— Gegenverrechnungen

— Konzerninterne Leistungen bzw. Umsätze

— Eigenleistungen (zumindest Systemprüfung)

— Fremdwährungsrechnungen bzw. -zahlungen (Systemprüfung)

Werden bei der Prüfung der Belege systematische oder eindeutig nicht förderbare Kosten betreffende Mängel

festgestellt, so sind die Abrechnungsunterlagen (KVN-Liste) gemeinsam mit der Förderungsnehmerin bzw. dem

Förderungsnehmer umfassend zu korrigieren.

Bei Feststellung von wesentlichen Mängeln der Abrechnung hat darüber hinaus eine Vollprüfung zu erfolgen (= 100 %

der abgerechneten Summe).

4. Vor-Ort-Prüfung

Darüber hinaus sollte jedes geförderte Projekt anhand z. B. der KVN-Liste sowie des sogenannten Inventars bzw.

Anlageverzeichnisses, etc., zumindest repräsentativ stichprobenartig dahingehend geprüft werden, ob die


abgerechneten Baulichkeiten, Maschinen bzw. maschinellen Anlagen, etc., auch tatsächlich vor Ort vorhanden (und

in Betrieb) sind. Bei mit EU-Mitteln geförderten Projekten kommen die speziellen Bedingungen für diese zur

Anwendung (z. B. bei EFRE-Förderung zwingend Kontrolle vor Ort, etc.)

5. Prüfbericht

Die geprüften Projektteile sind nachvollziehbar zu kennzeichnen, über die Prüfung ist ein Prüfprotokoll oder

Prüfbericht anzufertigen (siehe Muster Anhang 6). Die Originalbelege (Rechnungen) sind zur Vermeidung von

Doppelförderungen zu entwerten!

G. Sonderfall aws erp-Kleinkredite

Für aws erp-Kleinkredite ist, mit der in den Richtlinien dazu gemachten Einschränkungen, das in den Punkten A bis F

zu Abwicklung und Kontrolle gesagte grundsätzlich ebenfalls zu beachten. Allerdings sollte im Hinblick auf eine

Verhältnismäßigkeit in der Abwicklung, ein dem angemessener, möglichst geringer Aufwand Platz greifen. Zudem ist

bei diesen Krediten ein breiteres Spektrum an anerkennbaren Kosten zulässig (Details dazu siehe in den jeweiligen

Richtlinien) als bei allen anderen aws erp-Krediten, wie z. B. Betriebsmittel, etc.

Als Abrechnung vorzulegen seitens der aws erp-Treuhandbank ist jedenfalls eine zumindest mit der „Sorgfalt eines

ordentlichen Kaufmannes“ stichprobenartig geprüfte und bestätigte Rechnungsaufstellung (KVN-Liste) und ein Soll-

Ist-Vergleich (GVN). Auf eine belegmäßige Nachvollziehbarkeit bei eventuell möglichen späteren Kontrollen durch den

ERP-Fonds ist die Kreditnehmerin bzw. der Kreditnehmer aber ausdrücklich hinzuweisen.


H. Anhänge

Anhang 4

Merkliste für die Systemprüfung der Kostenaufzeichnung und Kostenrechnung bei der

Förderungswerberin bzw. beim Förderungswerber

Wurde das gesamte Projekt abgerechnet?

Wurde das Projektziel erreicht?

Gibt es individuelle personen- und projektbezogene Zeitaufzeichnungen?

Werden diese Aufzeichnungen ausschließlich für das geförderte Projekt erstellt?

Können Daten nachträglich verändert werden?

Enthalten die Zeitaufzeichnungen Tätigkeitsvermerke?

Erfolgen die Zeitaufzeichnungen regelmäßig?

Gibt es Nebenaufzeichnungen und sind diese nachvollziehbar?

Hat das Unternehmen eine Kostenrechnung?

Ist das Kostenrechnungssystem in das Gesamtunternehmen integriert?

Welche Kostenarten sind erfasst?

Welche Kostenstellen werden gebildet?

Wie sind Kostenträger definiert?

Anhang 5

Checkliste erp-EFRE-Kontrolle für die Prüfung von investiven Projekten (vor Ort)

Firma:

GZ:

FV-Nr.:

— Bin ich ausreichend über zu kontrollierendes Projekt und Firma, etc. informiert (Gutachten, Rechtsform, Projekt,) etc.?

— Information der Kundin bzw. des Kunden über Zweck und Ablauf der Kontrolle (Wer bin ich? Was will ich? Worum

geht es eigentlich? Wichtig: Unsere Aufgabe ist es eventuelle inhaltliche bzw. formelle Mängel bei der Ab-

rechnung gemeinsam mit der Kundin bzw. dem Kunden zu korrigieren, um Förderungen möglichst erhalten zu

können und um damit Sicherheit für etwaige EU-Prüfungen etc. zu erlangen, etc.)

— Sind ausreichend Budgetmittel zur Auszahlung der Förderungsvaluta vorhanden?

— Gibt es Abänderungen zum Förderungsvertrag (Fristen, Projekt, Rechtsform, Firmenwortlaut, etc.)?

— Gibt es besondere Auflagen im Förderungsvertrag? Sind diese erfüllt?

— Gibt es für das Projekt noch andere Förderungen? Wenn ja, welche?

— Gibt es vollständige KVN-Listen und (Teil-)GVN?

— Wurden Originalbelege (zumindest die Rechnung, Zahlungsbelege und Bankauszüge unter Umständen auch in

Kopie) vorgelegt? Sind diese vollständig?

— Wurde das gesamte Projekt abgerechnet? Sind alle Teilzahlungen inklusive Schlussrechnung erfasst? Sind noch

Haftrücklässe offen (Bankgarantien)?

— Wurde das Projektziel erreicht?

— Ist die Fristenkonformität gegeben (z. B. erste verbindliche Bestellung, Beginn der Bauarbeiten bei

Regionalförderungen)? Sind Fristverlängerungen notwendig? Wenn ja, bis wann?

— Sind tatsächliche Nettokosten (Mehrwertsteuer, Skonti, Rabatte und Haftrücklässe abgezogen) abgerechnet?

Wurden angebotene nicht lukrierte Skonti abgezogen?

— Ist die Stichprobe repräsentativ (nicht bei EU-Förderungen)?

— Liegt ein Anlagenverzeichnis vor (oder zumindest Sachkonten)? Geprüft?

— Ist die Zuordnung der abgerechneten Beträge zu genehmigtem Projekt eindeutig möglich

(Projektnummern)?

— Gibt es Gegenverrechnungen (an Zahlung statt)? Wenn ja, sind diese nachvollziehbar, etc.?

— Wurden Eigenleistungen abgerechnet? Wenn ja, Personal- und/oder/keine Materialkosten? Projektbezogene

Zeitaufzeichnungen? Kalkulation in Ordnung? Aktivierung?

— Gibt es konzerninterne Leistungen und Umsätze? Wenn ja, sind diese nachvollziehbar und in Ordnung?

— Gibt es Fremdwährungsrechnungen bzw. -zahlungen? Wenn ja, richtig abgerechnet (Kurs, Bankspesen)?

— Wurden die geförderten Wirtschaftsgüter aktiviert? Wurden GWG bzw. kurzlebige Wirtschaftsgüter abgezogen?

Aktivierungsbestätigung der Wirtschaftsprüferin bzw. des Wirtschaftsprüfers vorliegend?

— Wurden Wirtschaftsgüter über Leasing oder Mietkauf finanziert?


— Besteht Eigentumsvorbehalt?

— Wurden gebrauchte Wirtschaftsgüter abgerechnet? Zuleistungen dazu?

— Wurden Abbruchkosten abgerechnet?

— Wurden sonstige nicht förderbare Kosten abgerechnet (siehe aws erp-Leitfaden)?

— Sind projektgegenständliche Bauten, Maschinen und maschinelle Anlagen, etc. vor Ort vorhanden und in Betrieb?

Maschinen (Anlagen-)kontrolle durchgeführt? Protokoll dazu?

— Liegt Schreiben der Kundin bzw. des Kunden über Kontonummer zur Überweisung vor?

— Sind die wettbewerbsrechtlichen Barwerthöchstgrenzen eingehalten?

— Sind vergaberechtliche Bestimmungen zu beachten?

— Sind eventuelle Publizitätsvorschriften eingehalten (Projekttafel, etc.)?

— GKK-Bestätigung (nur bei EFRE-Endabrechnung) vorliegend?

— Wurden Kopien der wesentlichen Belege zu beanstandeten (nicht anerkannten) Positionen der Abrechnung für

den Prüfungsakt angefertigt?

— Wurden die Originalbelege entwertet? Doppelförderungen?

— Originalbelege zurückgegeben? Bestätigung darüber vorliegend („Originalbelege [x-Ordner] vollständig zurück

erhalten am ...“)?

— Ergebnis der Kontrolle? Kommt es zu Kürzungen der Förderungen?

— Information der Kundin bzw. des Kunden über Ergebnis der Prüfung?

Anhang 6

Beispiel der wesentlichsten Punkte eines Prüfungsprotokolls bzw. Prüfberichtes

— Geprüfte Förderung (FV-Nr., etc.)

— betreffend Firma

— aws erp-Treuhandbank (bei aws erp-Kredit)

— Tag der Überprüfung

— Ort

— Kontrollorgan

— Auskunftsgeberin bzw. Auskunftsgeber

— gefördertes Projekt

— ursprüngliche Projekthöhe

— Förderungshöhe

— Art und Ausmaß der Prüfung (Stichprobe oder Vollprüfung, etc.)

— Bezeichnung bzw. Beschreibung der festgestellten Mängel (bzw. besonderer Problemstellungen)

— Abzugspositionen (summenmäßig)

— Ergebnis der Prüfung (neue anerkennbare Kosten)

— Auswirkungen der Prüfung (Konsequenzen)

— Sonstiges

— Unterschrift zumindest des Kontrollorganes

Anhang 7

Rechtsquellen: (Auszug)

— Verordnung (EG) Nr. 1080/2006 des Europäischen Parlamentes und des Rates vom 05. Juli 2006 über den


— Verordnung (EG) Nr. 1828/2006 der Kommission vom 08. Dezember 2006 zur Festlegung von





— Leitlinien für staatliche Beihilfen mit regionaler Zielsetzung 2007-2013, ABl. C 54 vom 04. März 2006

— ERP-Fonds-Gesetz, BGBl 1962/207 in der geltenden Fassung

— aws erp-Richtlinien in der jeweils zum Zeitpunkt der Beschlussfassung der EKK über die Förderung geltenden

Fassung

— Allgemeine Richtlinien für die Vergabe von Bundesförderungen (ARR 2004)

— Subsidiäre nationale Regeln für die Förderfähigkeit von Ausgaben mit Kofinanzierung aus dem Europäischen

Fonds für regionale Entwicklung (EFRE) in Österreich gemäß Art. 56 Abs. 4 der Verordnung (EG) Nr.1083/2006

des Rates

Gegenstand der

Rechnung

Lieferant/

Zahlungsempfänger

Lieferung/

Leistung

oder

verbindliche

Bestellung/

Beginn der

Bauarbeiten

**

angebotene

Skonti

(laut Rechnung)

förderungs-

relevante

Kosten

(= Nettobetrag der

Zahlung abzüglich

Rabatte, Skonti*,

offene

Haftrücklagen,

Bankspesen, etc.)

Kurzbeschreibung der

Anschaffung/Investitionausführende Firma Datum Währung Brutto Datum Währung Brutto Datum in % in EUR

* WICHTIG! Bei sämtlichen Förderungen müssen angebotene, aber nicht lukrierte Skonti ebenfalls abgezogen werden!

** je nach Festlegung in KZE bzw. Förderungsvertrag (siehe dort)

Anhand der Originalbelege überprüft und in Ordnung befunden

bankmäßige Fertigung bei erp-Kreditenfirmenmäßige Fertigung der Förderungsnehmerin bzw. des Förderungsnehmers

Summe/Übertrag Summe/Übertrag Summe/Übertrag

Kredit-(Förderungs-)-Verwendungsnachweis-Liste (erp-KVN-Liste)

Formblatt 1 (detaillierte Auflistung der Kosten) - Rechnungen/Zahlungen anerkennbar ab ...

Rechnung

(Angabe der Währung kann bei EUR

entfallen)

Zahlung

(Angabe der Währung kann bei EUR

entfallen

Abrechnung

Förderungsnehmerin bzw.

FV-Nr. oder KZE-Nr.

Datum

Positio

n laut

FV

Kredit-(Förderungs-)-Verwendungsnachweis-Liste (erp-KVN-Liste) | Abrechnung | Seite 1

Soll Ist

Mehr-

/Minderkosten

Position laut

FV

Bezeichnung laut Gliederung des

Vorhabens (die Positionen sind exakt aus

dem Beiblatt zum Förderungsvertrag

"Gliederung des Vorhabens" bzw. zur

Kreditzusage (KZE) zu übernehmen)

genehmigter Betrag

laut "Gliederung des

Vorhabens" gemäß

Förderungsvertrag bzw.

gemäß Kreditzusage

(KZE) in EUR

realisierte

Investitionen

gemäß Formblatt

1/KVN-Liste, Spalte

"projektrelevante

Kosten" in EUR

Differenz der Spalten

"Soll" und "Ist";

Abweichungen über 10

% sind zu begründen

in EUR

0,00 0,00 0,00

* nichtzutreffendes streichen

Summe/Übertrag

Übertrag

bankmäßige Fertigung bei aws erp-Krediten

firmenmäßige Fertigung der Förderungsnehmerin bzw. des

Förderungsnehmers

Anhand der Originalbelege überprüft und in Ordnung befunden

Zurodnung zu Position

Gesamt-(Teil-)-Verwendungsnachweis (GVN)

(Soll-/Ist-Vergleich) Teil-/Endabrechnung - Formblatt 2

Für das Projekt wurden andere Förderungen

genehmigt

Abrechnung

Förderungsnehmerin bzw. Förderungsnehmer

FV-Nr. oder KZE-Nr.

Datum

Ja Nein

Gesamt-(Teil-)Verwendungsnachweis (GVN) | Abrechnung | Seite 1

Documents

aws erp-Kredite - oeht.at und... · aws erp-Kredite | Leitfaden | Seite 1 aws erp-Kredite Zum Nachweis der Anerkennbarkeit von Kosten bei investiven und F&E-Projekten und der widmungsgemäßen