BAW-SCHULE AKADEMIE für Wirtschaft EDV und · PDF fileImprovisation Ist ein spontanes unvorbereitetes Handeln mit dem Feuerwehr-regelung der Betrieb auf ein unvorherges ehenes Ereignis

BAW-SCHULE AKADEMIE fr Wirtschaft EDV und Fremdsprachen
von Dieter Kirchartz, BAW-Akademie
Dieses Skript ersetzt nicht das Lehrbuch, eigene Aufzeichnungen aus dem Lehrgang oder Recherchen in externen Unterlagen.
Bei einem Fortbildungslehrgang wird von dem/der Teilnehmer/-in erwartet,
dass er/sie sich intensiv auch mit den Gesamtzusammenhngen beschftigt. Nicht erwartet werden die angegebenen Paragraphen. Sie dienen lediglich dazu,
den entsprechenden Gesetzestext bei Interesse nachlesen zu knnen.
Organisation und
Zeitmanagement fr
Fachkaufleute fr Bromanagement
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Organisation und Zeitmanagement aus "Information- und Bromanagement" der Fachkauffrauen fr Bromanagement
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Inhaltsverzeichnis
1. Begriff und Aufgabe der Organisation 1.1 Unterschiedliche Bedeutungen des Organisationsbegriff 1.2 Anforderungen an die Organisation 1.3 Bereiche der Organisation 1.4. Organisation als Fhrungsaufgabe 1.5 Organisation, Disposition und Improvisation 2. Das Analyseinstrument 2.1. Aufgaben- und Arbeitsanalyse als Voraussetzung fr Organisation 2.1.1 Die Aufgabenanalyse 2.1.2 Die Aufgabengliederung 2.2 Die Arbeitsanalyse 2.2.1 Komplexe Aufgaben und ihre einzelnen Elemente 2.2.2 Die Systematik des Vorgehens in der Arbeitsanalyse 2.2.3 Methoden der Arbeitsanalyse 3. Die Aufbauorganisation 3.1 Die Bildung von Stellen 3.1.1 Prinzipien der Stellenbildung 3.1.2 Die Stellenbeschreibung 3.2 Fhrungsstellen und Fhrungsebenen 3.2.1 Bildung von Fhrungsstellen (Instanzen) und -ebenen 3.2.2 Die Organisation der Unternehmensleitung 3.2.3 Zentralisation und Dezentralisation der Entscheidungen 3.3 Der mehrstufige Betriebsaufbau 3.3.1 Die hierarchische Zuordnung 3.3.1.1 Das Einliniensystem 3.3.1.2 Stab-Linien-System (modifiziertes Einliniensystem) 3.3.1.3 Funktionsmeistersystem (Mehrliniensystem) 3.3.2 Die sachliche Zuordnung = Art der Aufgabenteilung 3.3.2.1. Funktionale Organisation 3.3.2.2 Divisionale Organisation 3.3.2.3 Matrixorganisation 3.3.2.4 Holding-Oganisation 3.3.2.5 Netzwerkorganisation 3.3.2.6 Teamorganisation 3.3.3 Informelle Gruppen 4. Die Ablauforganisation 5. Entwicklung und berprfung der Organisation 5.1. Mglichkeiten des Effizienzverlusts der Organisation im Zeitablauf 5.2. Abhngigkeit der Organisation von der Situation der Unternehmung 6. Management 6.1 Selbstmanagement 6.2 Zeitmanagement u. a. 6.2.1 Mindmap 6.2.2 ABC-Analyse 6.2.3 Pareto-Prinzip 6.2.4 Eisenhower-Methode 6.2.5 ALPEN-Methode 6.2.6 Motivation

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Organisation
1. Begriff und Aufgabe 1.1 Unterschiedliche Bedeutungen des Organisationsbegriff (Bedeutungsvarianten)
Prozess des Organisierens
entweder Ttigkeit oder Vorgang
Ergebnis der Ttigkeit des Organisierens
dauerhafte Sicherung des effizienten Betriebsablaufs
Institution Mitgliederorganisationen (z.B. Vereine) weltanschauliche Organisationen (z.B. Kirchen) ffentliche Organisationen (z.B. Bahn) wirtschaftliche Organisationen (z.B.
Unternehmen)
Hierarchie rangmige Zuordnung
Aufgabenbereiche funktionale Gliederung und Zuordnung der betrieblichen Funktionen und Einzelaufgaben
Koordination das aufeinander Abstimmen von Ttigkeiten, Entscheidungen und Zielvorstellungen
Arbeitsgestaltung / Rationalisierung
Herstellung der wirkungsvollsten Ordnung fr die Arbeitserledigung
Sozialgebilde die Gesamtheit der menschlichen Beziehungen und gruppendynamischen Prozessen
Def.: Betriebsorganisation System von dauerhaft angelegten Regelungen, die eine mglichst zweckmige und wirtschaftliche Durchfhrung der Betriebsaufgaben gewhrleisten soll. Organisation bedeutet rationales Handel, durch Strukturierung der betrieblichen Aufgabenbewltigung und Arbeitsleistung hinsichtlich der Gesamtaufgabe, d. h. Erreichung der Unternehmensziele.

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1.2 Anforderungen an die Organisation
Die Betriebsorganisation hat im Sinne der o.g. Definition folgende Kriterien zu erfllen:
Zweckmigkeit Jede organisatorische Manahme soll am obersten Zweck (Erreichen der Unternehmensziele) ausgerichtet sein.
Wirtschaftlichkeit Die zu bewltigenden Betriebsaufgaben mssen in einem wirtschaftlichen vertretbaren Rahmen erfllt werden, d.h. in einer optimalen Kombination von Arbeitskraft, Material, Zeit, Weg/Raum und dem jeweils erforderlichen Grad an Genauigkeit.
Dauerhaftigkeit Die erwartete Handlungssicherheit kann nur erreicht werden, wenn die Organisation dauerhaft ist. Andererseits muss sich die Organisation neuen betrieblichen Zielen oder Bedingungen anpassen knnen. z.B. neue Abteilung, Fortschritt, Fusion
bersichtlichkeit In einer bersichtlichen Organisation sind Aufgabenbereiche klar abgegrenzt, Zustndigkeiten eindeutig festgelegt, Arbeitsablufe verstndlich geregelt und grundstzliche Informationen einfach und klar formuliert.
1.3 Bereiche der Organisation Drei Bereiche der Organisation werden unterschieden: Aufbauorganisation erscheint z. T. in der Stellenbeschreibung
Befasst sich mit dem hierarchischen und funktionalen Aufbau, d.h. Gliederung der Aufgaben nach Zustndigkeitsbereichen Entscheidungs- und Anweisungsbefugnissen, ber- und Unterstellungsverhltnissen, Zusammenarbeit im Betrieb.
Ablauforganisation Befasst sich mit dem betrieblichen Ablauf, d.h. dem rumlich-zeitlichen Zusammenwirken von Menschen und Sachmitteln, die zur Erfllung der einzelnen Aufgaben erforderlich sind.
Informations- und Kommunikationsstruktur
Informationen: zweckorientiertes Wissen Kommunikation: Informationsaustausch

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1.4. Organisation als Fhrungsaufgabe Regelungsbedarf Die wichtigste Frage der Organisation:
Was soll geregelt werden, damit die Durchfhrung der Betriebsaufgaben gewhrleistet wird? Nur generell regelbare Tatbestnde sind organisationsfhig.
Regelungsnotwendigkeit Betriebliche Regelungen knnen, wie folgt, vorgenommen werden:
fallweise generell jeder Fall wird erst dann geregelt wenn er entsteht Nachteile: sehr zeitaufwndig, Gefahr, dass in gleichen Fllen unterschiedlich entschieden wird. Vorteil: flexible Entscheidungen mglich
gleichartige und regel-mige Flle werden einmal entschieden und einheitlich geregelt. Nachteil: keine Flexibilitt Vorteile: Verhaltenssicherheit der Mitarbeiter, gerechte Regelungen
Regelungsmodus Nun stellt sich fr die Unternehmensleitung die
Frage: Wie soll etwas geregelt werden? Hierzu gehren z.B. Festlegungen ber: Welche Aufgaben hat jeder zu bernehmen? Welche Entscheidungsbefugnisse hat jeder? Welche Regelungen zum Betriebsablauf sind zu
beachten?
Aufgaben der Betriebsfhrung
Analyse Synthese Zerlegung der betrieblichen Gegebenheiten und knftigen Anforderungen in Einzelelemente
In einem gegenlufigen Prozess werden bei der Analyse gewonnenen Elemente zu sinnvollen Einheiten zusammengesetzt.

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1.5 Organisation, Disposition und Improvisation Organisation generelle Regeln zur Bewltigung von
Standardsituationen
Disposition Nennt man eine kurzfristige Anpassung an nderungen, die zwar erwartet werden, in ihrer konkreten Gestalt aber nicht im Voraus voll zu berblicken sind. Hier treten an die Stelle von generellen Regelungen Dispositionsspielrume, z.B. Budget, Stckzahl oder Kapazittsgrenze.
Improvisation Feuerwehr-regelung
Ist ein spontanes unvorbereitetes Handeln mit dem der Betrieb auf ein unvorhergesehenes Ereignis reagiert. Fr das in dieser Situation entstandene Problem wird eine Regelung festgelegt, die der Betrieb oft dann in krzester Frist umsetzen muss. Dies geschieht ohne Rcksicht auf die betriebliche Organisation.

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2. Das Analyseinstrument
2.1. Aufgaben- und Arbeitsanalyse als Voraussetzung fr Organisation
Durch Arbeits- und Aufgabenanalyse mssen zunchst Aufgaben und die damit verbundenen Arbeitablufe systematisch daraufhin untersucht werden, welche Merkmale sie aufweisen und wie Sie aufgrund dieser Merkmale den Aufgabentrgern am Besten zu geordnet werden. 2.1.1 Die Aufgabenanalyse
Eine besondere Rolle fr die Entscheidung spielt die Frage, wie der Handelsbetrieb gegenber dem Kunden auftreten will: Braucht er einen Allrounder, der den Kunden durchbedient oder ihn rundum
betreut oder den Spezialisten, der fr seine Abteilung oder fr eine bestimmte
Anwendungsproblematik der Fachmann ist Die Antwort auf diese berlegungen fhrt in kleineren Handelsbetrieben eher zur Mengenteilung und in greren Unternehmen oft zur Artteilung 2.1.2 Die Aufgabengliederung Die Gesamtaufgabe eines Betriebes besteht aus vielen unterschiedlichen Teilaufgaben. Als Merkmale fr die Aufgabengliederung verwendet die Organisationslehre: Verrichtung/Ttigkeit Es wird untersucht, welche einzelnen Verrichtungen,
Ttigkeiten oder Arbeitarten in der (Gesamt-) Aufgabe enthalten sind. Diese Unterscheidung kann Entschei

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